Adpu 4331 Ok PDF

9.
28 Administrasi Perkantoran •
karena mendengar suara mesin tersebut tetapi seorang bukan ahlinya lak
mungkin dapat memperkirakan dengan tepat tanpa membongkar lebih dahulu
mesin itu. Dari hal itu saja sudah menimbulkan perbedaan yang tidak sedikit
dalam efisiensi.
Masalah keahlian dalam masyarakat dewasa ini, baik pekerjaan di
bidang pemerintahan maupun swasta telah berkembang sehingga
menghendaki adanya keahlian pada masing-masing bidang. Perkembangan
pekerjaan yang menjurus ke arah spesialisasi termaksud mensyaratkan
tenaga-tenaga ahli yang ada. Dengan bertambah majunya dan
berkembangnya masyarakat maka makin banyak spesialisasi diciptakan dan
semakin banyak pula keahlian diperlukan.
Sehubungan dengan hal tersebut maka faktor yang sangat erat
hubungannya dengan keahlian ini ialah penempatan orang dalam suatu
pekerjaan. Untuk dapat mengembangkan keahlian (skill) maka diperlukan
berbagai jenis latihan (training) bagi mereka, baik yang diselenggarakan oleh
organisasi maupun di luar organisasi. Organisasi harus menetapkan alat-alat
atau ukuran bilamana dan jenis latihan yang diperlukan bagi karyawan.
3. Kedisiplinan
Kedua unsur sebagaimana dikemukakan di atas, belum akan menjamin
hasil kerja yang baik, kalau tidak disertai dengan unsur kedisiplinan. Dalam
konsep efisiensi dan kedisiplinan terkandung faktor waktu. Oleh karena itu,
antara efisiensi dan kedisiplinan sangat erat hubungannya. Tidaklah
berlebihan apabila dikatakan bahwa kedisiplinan adalah suatu unsur penting
dalam efisiensi.
Unsur kedisiplinan berkaitan erat pula dengan unsur kesadaran, sebab
kedisiplinan ini pun timbulnya juga dari kesadaran. Hanya bedanya, kalau
kesadaran timbulnya atau prosesnya dapat memakan waktu lama dan sulit
dilaksanakan, tetapi kedisiplinan dapat ditimbulkan dalam waktu relatif
singkat dan dapat dipaksakan dengan melalui atau menggunakan suatu
aturan.
Di tempat kerja selalu ditemukan berbagai aturan yang pada dasarnya
menuntut adanya kedisiplinan dari para karyawan, dengan berbagai
sanksinya. Dalam kata kedisiplinan, terkandung dua faktor yang penting
yaitu: faktor waktu dan kegiatan atau perbuatan. Adapun usaha untuk
mcnciptakan adanya kedisiplinan yang baik pada organisasi antara lain
dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, lata cara atau
• ADPU433 1/MDDUL 9 9.29
tata kerja (prosedur) yang sederhana tetapi memadai, diketahui oleh setiap
karyawan sehingga mereka mengetahui dengan tepat di mana dan bagaimana
posisi mereka.
Selanjutnya, usaha lain yang tidak kalah pentingnya ialah menciptakan
keseimbangan kepentingan antara organisasi dan pribadi yang kadang-
kadang saling bergesekan. Untuk dapat menciptakan suasana yang kondusif
maka banyak hal yang harus diperhatikan, misalnya: gaji/pendapatan,
penghargaan, pendidikan dan latihan, fasilitas, organisasi pegawai, rekreasi,
dan hal yang menyangkut dasar-dasar kemanusiaan pada mereka (karyawan).
Apabila usaha tersebut dapat diwujudkan dengan baik maka kedisiplinan
organisasi dapat ditegakan dan dipelihara sehingga semua pekerjaan dapat di
laksanakan dengan hasil yang memuaskan.
Dalam hal pekerjaan perkantoran, sumber efisiensi juga terletak pada
manusianya. Di sini manusia dihadapkan pada pekerjaan-pekerjaan, mulai
dari keterampilan sampai pada pemikiran, yang semuanya itu seyogianya
dilakukan secara efisien.
G. PENERAPAN EFISIENSI DALAM KANTOR
Sebagaimana telah diuraikan sebelumnya, bahwa asas dan pedoman-

pedoman efisiensi tata usaha dapat diperinci lebih lanjut ke dalam cara-cara
bekerja yang lebih efisien di bidang tata usaha. Sejalan dengan adanya 5
(lima) unsur usaha atau sumber kerja maka pelaksanaan efisiensi pada
macam-macam pekerjaan ketatausahaan ini digolong-golongkan menurut
penggunaan masing-masing sumber kerja itu, yaitu:
1. Pikiran - untuk mencapai cara yang termudah
2. Tenaga - untuk mencapai cara yang teringan
3. Waktu - untuk mencapai cara yang tercepat
4. Ruang - untuk mencapai cara yang terdekat
5. Benda - untuk mencapai cara yang termurah
L Pemakaian Pikiran
a. Pekerjaan mental yang menggunakan banyak pikiran, sedapat-dapatnya
diubah menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata
dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja.
9.30 Administrasi Perkantoran •
Contoh:
Untuk pekerjaan-pekerjaan menghitung yang berulang kembali seperti
upah buruh harian atau harga pembelian bahan bangunan hendaknya
disiapkan tabel-tabel jumlah atau penghitungan. Ini akan menghemat
pikiran dan mengurangi kemungkinan membuat kesalahan. Di samping
itu, pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat.
b. Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai
sarana yang memudahkan pembacaan atau penangkapan mata itu.
Contoh:
Dalam menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan angka-
angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata.
Dalam menyalin naskah dengan mesin tik, hendaknya diletakkan mistar
di bawah garis-garis kalimat sehingga memudahkan pembacaan dan
tidak kehilangan jejak pada naskah itu.
C. Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet,
sedapat-dapatnya langkah-langkah permulaannya disiapkan atau
diselesaikan
d. Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau
yang memerlukan pengerjaan yang berbeda-beda hendaknya
digolongkan secara jelas. Bila pekerjaan-pekerjaan ini akan diajukan
kepada atasan, hendaknya diajukan secara terpisah-pisah sehingga
mempermudah penyelesaiannya.
e. Tingkat urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak
terlampau banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya
satu sama lain maupun melaksanakannya.
f. Segenap langkah-langkah pekerjaan sebagai suatu prosedur hendaknya
diatur sehingga merupakan suatu rangkaian yang lancar dan mengikuti
aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
g- Untuk setiap benda hendaknya disediakan tempat penyimpanan tertentu
dan benda itu harus senantiasa berada di tempatnya apabila tidak sedang
dipakai.
h. Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya
atau catatan-catatan keterangan mengenai isinya.
2. Pemakaian Tenaga
a. Gerakan tangan atau anggota tubuh lainnya yang berlebihan dalam
melaksanakan sesuatu pekerjaan jasmani hendaknya dihindarkan.
• ADPU433 1/MDDUL 9 9.31
b. Pekerjaan jasmani sedapat mungkin diubah menjadi pekerjaan otomatis

atau dilaksanakan dengan bantuan sarana mekanis
c. Bagi setiap pekerjaan sedapat mungkin diusahakan agar dilakukan
dengan kedua tangan secara bersamaan dengan arah yang berlawanan
dan setangkup.
d. Pada pekerjaan yang memakai jari-jari tangan, beban kerja hendaknya
dibagi secara tepat di antara masing-masing jari itu sesuai dengan
kekuatannya.
e. Benda dan alat kerja yang setiap saat dipakai hendaknya ditaruh dalam
lingkungan bidang kerja yang dapat dicapai oleh tangan dengan tidak
usah menggerakkan badan.
f. Sesuatu langkah pekerjaan yang sama hendaknya tidak dilakukan
berulang-ulang dalam suatu kebulatan kerja, l(salu) kali saja sudah
cukup.
g- Pekerjaan-pekerjaan yang sejenis sedapat mungkin diusahakan
pelaksanaannya sekali jalan atau digabungkan penyelesaiannya dalam
1 (satu) proses.
h. Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu memberikan
hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang sia-sia.
1. Tangan kiri hendaknya tidak dijadikan semacam alat pemegang dalam
proses pekerjaan atau berdiam diri menunggu saja.
3. Pemakaian Waktu
a. Hari, bulan, dan tahun hendaknya direncanakan dengan sebaik-baiknya
sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkalai.
b. Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang
hampir tanpa memberikan suatu hasil kerja betapapun kecilnya.
4. Pemakaian Ruang
Lalu lintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak
yang terpendek dengan menghapuskan perjalanan yang tidak perlu atau
mengubah letak perabotan kantor sesuai dengan urutan penyelesaian
warkat itu.
b. Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya ditaruh dekat pegawai-pegawai
yang sering mempergunakannya untuk mengurangi jarak mondar-mandir
yang banyak.
c. Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus

melainkan langsung dibuang ke dalam keranjang sampah sehingga tidak
memakan tempat.
5. Pemakaian Benda
a. Material dan peralatan tata usaha yang dibeli sedapat mungkin bereorak
serbaguna sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan. Tilik berat
hendaknya ditekankan pada faktor fungsionil (yaitu kemanfaatan riil
yang dapat diberikan oleh perbekalan itu ) dan bukan faktor prestise.
b. Pembelian barang perbekalan tata usaha yang habis pakai hendaknya
dilakukan sekaligus dalam jumlah dan ukuran yang besar. Misalnya
membeli kertas berukuran piano (65 x 100 cm) atau bahkan rol-rolan dan
membeli tinta dalam takaran literan atau kalengan. Jadi, tidak membeli
menurut rim-riman folio atau lusinan botol-botol kecil yang apabila
dihitung harganya menjadi lebih mahal.
Bagi beberapa material tata usaha tertentu bila mungkin dibeli saja bahan
mentahnya untuk kemudian diolah sendiri. Misalnya, bahan perekat
kristal yang dapat dimasak sendiri sehingga tidak perlu membeli lem
yang sudah jadi dalam botolan kecil-kecil. Ini juga akan menghemat
biaya atau dengan pengeluaran biaya yang sama seperti semula
memperoleh barang yang lebih banyak.
Untuk setiap barang perbekalan tata usaha yang banyak pemakaiannya
hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak akan terjadi salah
beli, terutama membeli dalam mutu yang lebih rendah. Misalnya, dalam
membeli kertas karbon hendaknya ditetapkan warnanya, ukurannya,
tebalnya, dan merek pabriknya yang terkenal bermutu tinggi (tahan lama
dipakai) dengan harga yang layak.
Dalam pembelian barang-barang tata usaha hendaknya waspada agar
tidak terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya, membeli alat
tulis yang harganya memang murah tetapi kegunaan atau daya tahan alat
itu sangat rendah sehingga tidak seimbang bila dibandingkan dengan
merek yang lain. Dalam hal ini akan terjadi bahwa alat tulis tersebut
sebentar-sebentar harus diganti sehingga akhirnya jumlah pembiayaan
dengan alat itu menjadi lebih mahal. Lebih tepat membeli alat yang
harganya lebih tinggi secukupnya tetapi mutunya tinggi dan
kegunaannya terjamin lama.
• ADPU433 1/MDDUL 9 9.33
f. Setiap pemakaian material tata usaha hendaknya dapat diperhitungkan

banyaknya dan dipertanggungjawabkan pentingnya. Misalnya, dalam
menyetensil peraturan hendaknya dapat dihitung di muka mengenai
banyaknya rim kertas yang betul-betul diperlukan. Jadi, tidak boleh
diperkirakan sekian banyak. Perhitungan yang cermat dan
pertanggungjawaban yang ketat akan mendorong pegawai untuk
memakainya secara hati-hati dan tidak boros.
g- Pembuatan warkat-warkat hendaknya dilakukan dalam jumlah yang
sungguh-sungguh diperlukan sehingga tidak menghamburkan material.
Misalnya dengan jalan:
D Tidak membuang warkat misalnya, tembusan surat dalam rangkap
yang lebih daripada jumlah yang diperlukan berdasarkan perkiraan
bahwa kelak mungkin dibutuhkan.
2) Tidak mengirim tembusan kepada instansi yang kurang perlu atau
tidak langsung bersangkutan dengan persoalan yang dikerjakan.
3) Tidak menggandakan sesuatu warkat apabila itu bisa dipakai secara
berantai. Umpamanya, tidak setiap peraturan perlu distensil dan
dibagi-bagikan kepada semua pegawai. Bagi petugas atau bagian
yang kelak mungkin memerlukan suatu peraturan, dapatlah kiranya
meminjam dari bagian arsip atau dokumentasi.
h. Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan perkantoran hendaknya tidak
digunakan material yang berlebih-lebihan atau bersilat mewah,
melainkan secukupnya saja dalam kuantitas maupun kualitas sepanjang
pekerjaan tersebut telah dapat diselesaikan secara baik. Misalnya, dalam
membuat formulir dengan sit stensil, tak perlu seluruh sit dipakai
melainkan bila mungkin berukuran /2 atau % ukuran lembaran tersebut.
Dalam mencetak kartu undangan instansi pemerintah rasanya belum
waktunya memakai tinta emas dan lembaran mengkilat yang harganya
jauh lebih mahal dalam kondisi keuangan Negara belum berlimpah ruah
dan bahkan banyak hutangnya ke luar negeri.
1. Dalam pembuatan formulir yang dipakai pada berbagai bagian dan seksi
hendaknya dipusatkan dan dikendalikan oleh kantor pusat. Dengan
demikian, masing-masing bagian/seksi tidak perlu membuat sendiri-
sendiri yang biasanya mengakibatkan kekembaran kerja dan pemborosan
material.
J- Bila perlu tidak menimbulkan beban kerja banyak, benda-benda sisa
hendaknya dimanfaatkan kembali atau dipakai kembali untuk keperluan-
keperluan lainnya. Misalnya, potongan-potongan kertas dapat dibuat

note, sisa-sisa kertas stensilan dibuat menjadi amplop.
Bagi mesin kantor dan peralatan tata usaha lainnya hendaknya disusun
jadwal perawatan yang teratur agar alat-alat tersebut dapat dipakai secara
lancar dan mencapai umur teknis terlama. Misalnya, mesin tik, mesin
stensil dengan pencatatan yang cermat hendaknya diservis setiap jangka
waktu tertentu (misalnya setiap bulan bila pemakaian setiap harinya
ternyata penuh). Demikian pula misalnya, setiap tutup kantor alat
penutup mesin-mesin itu hendaknya dipasangkan oleh pegawai yang
memakainya. Pembelian mesin-mesin kantor yang terlampau sering
karena cepat rusak berarti penghamburan biaya inventaris yang
sesungguhnya dapat dicegah.
1. Pemakaian telepon interlokal atau pengiriman telegram harus dikontrol
dengan ketat. Misalnya saja telegram yang disusun dengan cermat
sehingga memakai kata-kata yang sedikit mungkin tanpa mengurangi
kejelasannya dapat menghemat biaya yang banyak juga bila volume
pengiriman itu cukup besar. Kebiasaan atau kegemaran untuk sedikit-
sedikit main interlokal padahal urusannya cukup diselesaikan dengan
surat harus pula dikikis agar tercapai penghematan dalam biaya tata
hubungan.
m. Pengeluaran biaya tata hubungan juga tidak sia-sia apabila pesawat-
pesawat telepon selalu dalam keadaan baik. Pesawat yang rusak
hendaknya seketika diusahakan perbaikannya sehingga meniadakan
kejengkelan pada pihak sendiri maupun pihak lain yang melakukan
hubungan telepon, di samping tidak sia-sia membayar biaya langganan
untuk pesawat telepon yang tidak pernah dipergunakan karena rusak.
Demikianlah pelaksanaan sejumlah cara-cara bekerja efisien dalam

bidang tata usaha yang akan menghemat pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan
benda. Sampai berapa besar jasa tata usaha dalam sesuatu organisasi atau
suksesnya pekerjaan-pekerjaan operatif, hal itu terutama ditentukan oleh
efisiensi kerjanya.
• ADPU433 1/MODUL 9 9.35
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas,

kerjakanlah latihan berikut!
Agar tujuan organisasi tereapai dengan baik maka perlu diperhatikan
bagaimana pelaksanaan pekerjaan sehari-hari. Untuk itu efisiensi kerja
perlu diperhatikan. Coba Anda jelaskan apa sebenarnya efisiensi kerja
2) Dalam pencapaian efisiensi kerja diperlukan adanya beberapa asas. Coba

Anda jelaskan asas-asas yang diperlukan dalam efisiensi kerja kantor!
3) Efisiensi dianggap penting bagi kelancaran pelaksanaan pekerjaan
organisasi. Coba Anda jelaskan syarat-syarat dari efisiensi kerja!
4) Efisiensi dianggap penting bagi kelancaran pelaksanaan pekerjaan
organisasi. Coba Anda jelaskan pedoman untuk bekerja efisien!
5) Coba anda jelaskan penerapan efisiensi kerja dalam sebuah kantor!
Petunjuk Jawaban Latihan
Untuk dapat menjawab latihan di atas, coba Anda pelajari materi

Kegiatan Belajar 2 dengan cermat. Kesemua jawaban dari pertanyaan dalam
latihan tersebut ada dalam materi Kegiatan Belajar 2. Apabila Anda merasa
kurang mantap, coba diskusikan dengan rekan atau tutor Anda.
RANGKUMAN
Kegiatan pekerjaan kantor harus terencana dengan baik, dibina,

dikendalikan, dan disempurnakan. Kesemuanya itu dapat berlangsung
dan berhasil dengan baik apabila efisiensi diperhatikan. Efisiensi adalah
suatu konsepsi mengenai perbandingan terbaik antara hasil yang
diperoleh atau output dengan usaha yang harus dilakukan atau input
dengan menggunakan sumber daya, waktu, dan ruang.
Untuk pencapaian efisiensi diperlukan beberapa asas yaitu asas
perencanaan, penghematan, penyederhanaan, penghapusan, dan
penggabungan. Untuk dapat melaksanakan pekerjaan secara efisien
maka harus memenuhi syarat-syarat yaitu berhasil guna dan efektif,
ekonomis, pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan, dan syarat
pembagian kerja yang nyata.
Dalam rangka membantu menciptakan cara yang efisien maka

dibutuhkan sebuah pedoman untuk bekerja efisien. Seseorang yang
bekerja dengan efisien akan dapat mencapai kesuksesan dalam bidang
pekerjaan karena ia akan bekerja lebih baik daripada orang lain yang
tidak mempunyai jiwa efisiensi. Banyak faktor yang dapat
mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan cara yang efisien
TES FORMATIF 2
Pilihlah satu jawaban yang paling lepat!
Apabila pekerjaan kantor tidak tertata dengan baik maka pekerjaan

tersebut akan merupakan suatu kumpulan kegiatan yang ....
A. tidak teratur
B. produktif
C. kuantitatif
D. efisien
Efisiensi atau daya guna sangat diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan

kantor yaitu sebagai dasar penentuan ....
A. kualitas
B. ukuran baku
C. kerja sama
D. pendataan
3) Kegiatan yang telah dilakukan dengan tepat namun belum

mempertimbangkan adanya penghematan sumber daya yang digunakan
adalah....
A. efisiensi
B. kualifikasi
C. efektivitas
D. kuantifikasi
Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien apabila untuk mencapai hasil

yang ditetapkan itu dilakukan dengan cara seperti berikut ini, kecuali....
A. cara yang paling mudah
B. cara yang paling dekat
C. cara yang paling lambat
D. cara yang paling murah
• ADPU433 1/MODUL 9 9.37
5) Pekerjaan yang menggunakan cara yang mudah, praktis, dan cepat

adalah memenuhi asas....
A. perencanaan
B. penghapusan
C. penghematan
D. penyederhanaan
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang

terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar.
Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan
Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Jumlah Jawaban yang Benar

Tingkat penguasaan = x 100%
Jumlah Soal
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
<70% = kurang
Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat

meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%,
Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang
belum dikuasai.
Kunci Jawaban Tes Formatif
Tes Formatif I
D A. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien
mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan,
peralatan, fasilitas tenaga kerja sistem kerja, waktu, dan biaya yang
tersedia.
2) D. Karena pernyataan ini mendefinisikan Sistem kerja bukan manfaat
dari tata kerja, prosedur, dan sistem kerja.
3) C. Salah satu asas dari tala kerja, prosedur, dan sistem kerja adalah
harus disusun secara tertulis dan sistematis serta dituangkan dalam
bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaan.
4) A. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat
bagan prosedurnya dan hal ini merupakan salah satu prinsip-prinsip
dan teknik penyusunan serta penentuan tata kerja, prosedur kerja,
dan sistem kerja.
5) A. Segi empat bujur sangkar adalah simbol dalam prosedur, untuk
menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas
(quantity).
Tes Formatif 2
1) A. Apabila pekerjaan kantor tidak tertata dengan baik maka pekerjaan
kantor itu menjadi suatu kegiatan yang tidak teratur.
2) B. Efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor merupakan dasar
penentuan ukuran yang baku.
3) B. Efektivitas merupakan kegiatan yang telah dilaksanakan secara tepat
namun belum mempertimbangkan masalah sumber daya.
4) C. Yang tidak termasuk adalah cara yang paling lambat. Seharusnya
mudah, dekat, murah, ringan, dan cepat.
5) D. Asas Penyederhanaan terdiri dari mudah, praktis, dan cepat.
• ADPU433 1/MODUL 9 9.39
Daftar Pustaka
Gie, The Liang. (1978). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Nur

Cahaya.
................ . (1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.
Haryadi, Hendi. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf,

Jakarta: Visimedia.
Moekiyat. (1985). Administrasi Kantor. Bandung: Alumni.
.............. . (1997). Administrasi Perkantoran Modern, Mandar Maju.

Bandung.
.............. . (2002). Tata Laksana Kantor. Bandung: Mandar Maju.
Republik Indonesia. (1987). Buku Pelajaran Pengetahuan Perkantoran.

Buku I, II, ill. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
.................. . (2003). Buku Pelajaran Pengetahuan Perkantoran. Buku I, II,

III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Sedarmayanti. (1990). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi

Modern. Bandung: Ilham Jaya.
................. . (1996). Tata Kerja dan Produktivitas Kerja Suatu Tinjauan

Dari Aspek Ergonomi dan Kaitan Antara Manusia dengan Lingkungan
Kerjanya. Bandung: Mandar Maju.
................ . (2009). Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran,Suatu Pengantar. Bandung: Mandar Maju.
== BUKU MATERI POKOK
ADPUJ.33 1/3SK5/MDDUL 1 -9
Administrasi
Perkantoran
Hak Cipta © dan Hak Penerbitan pada dilindungi Undang-undang ada pada
Universitas Terbuka - Kementerian Riset, Teknolo Pendidikan Tinggi
Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang Selatan - 15418
Banten - Indonesia
Telp.: (021) 7490941 (hunting); Fax.: (021) 7490147;
Laman: www.ut.ac.id
Dilarang mengutip sebagian ataupun seluruh buku ini

dalam bentuk apa pun tanpa izin dari penerbit
Edisi Kedua
Cetakan pertama, Juni 2014
Cetakan kedua, September 2014
Penulis : Mas Halimah, S.IP, M.Si.

Penelaah Materi : Drs. Enceng, M.si.
Pengembang Desain Instruksional: Yulitirta Riandi EA
Desain cover & Ilustrator : Sunarty

Lay-outer : Nono Suwamo
Copy Editor : Brillianing Pratiwi
651
HAL HALIMAH, Mas
m Materi pokok administrasi perkantoran; 1 - 9/ADPU4331/
3 sks/ Mas Halimah. - Cet.2; Ed.2-, Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka, 2014.
407 hal: ill..; 21 cm.
ISBN: 978-979-011-820-1
I. administrasi - perkantoran
I. Judul
Daftar Isi
TINJAUAN MATA KULIAH................................................. IX
MODUL 1: KONSEP DAN RUANG LINGKUP ADMINISTRASI 1.1

PERKANTORAN
Kegiatan Belajar 1:
Pengertian Administrasi, Manajemen, Kantor dan Ruang Lingkup 1.3
Pekerjaan Kantor..................................................................
Latihan ............................................................................... 1.22
Rangkuman......................................................................... 1.22
Tes Formatif 1..................................................................... 1.23
Kegiatan Belajar 2:
Pengertian Manajemen Perkantoran.......................................... 1.25
Latihan ............................................................................... 1.38
Rangkuman......................................................................... 1.39
Tes Formatif 2..................................................................... 1.39
KUNCI JAWABAN TES FORMATIF..................................... 1.41

DAFTAR PUSTAKA........................................................... 1.42
MODUL 2: ORGANISASIPEKERJAAN KANTOR 2.1

Kegiatan Belajar I:
Pengertian dan RuangLingkup Organisasi.................................. 2.4
Latihan ............................................................................... 2.12
Rangkuman.......................................................................... 2.13
Tes Formatif 1..................................................................... 2.13
Kegiatan Belajar 2:
Tipc/Bcntuk-hcntuk Organisasi............................................... 2.15
Latihan ............................................................................... 2.25
Rangkuman......................................................................... 2.26
Tes Formatif 2..................................................................... 2.27
Kegiatan Belajar 3:
Pengorganisasian Pelaksanaan Pekerjaan Kantor........................ 2.29
Latihan ............................................................................... 2.36
Rangkuman......................................................................... 2.37
Tes Formatif 2..................................................................... 2.37

DAFTAR PUSTAKA............................................................ 2.41
MODUL 3: MANAJEMEN GEDUNG/TEMPAT KANTOR 3.1

Kegiatan Belajar 1:
Penentuan Lokasi Gedung Kantor............................................ 3.3
Latihan ............................................................................... 3.6
Rangkuman......................................................................... 3.7
Tes Formatif 1..................................................................... 3.7
Kegiatan Belajar 2:
Tata Ruang Kantor.................................................................... 3.10
Latihan ............................................................................... 3.27
Rangkuman......................................................................... 3.27
Tes Formatif 2..................................................................... 3.28
Kegiatan Belajar 3:
Jenis Fasilitas atau Perlengkapan Kantor.................................. 3.31
Latihan ............................................................................... 3.43
Rangkuman............................................................................. 3.44
Tes Formatif 3......................................................................... 3.44
KUNCI JAWABAN TES FORMATIF......................................... 3.46

DAFTAR PUSTAKA............................................................ 3.48
MODUL 4: PERSONEL KANTOR 4.1

Kegiatan Belajar I:
Kepemimpinan DalamKantor.................................................. 4.3
Latihan .................................................................................. 4.25
Rangkuman............................................................................. 4.26
Tes Formatif 1 ......................................................................... 4.26
Kegiatan Belajar 2:
Manajer, Sekretaris,dan Staf....................................................... 4.28
Latihan .................................................................................. 4.44
V
Rangkuman......................................................................... 4.45
Tes Formatif 2..................................................................... 4.45

DAFTAR PUSTAKA............................................................ 4.48
MODUL 5: PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

FORMULIR 5.1
Kegiatan Belajar 1:
Pengertian, Fungsi, dan Kegunaan Formulir.................................... 5.3
Latihan ............................................................................... 5.21
Rangkuman......................................................................... 5.21
Tes Formatif 1..................................................................... 5.21
Kegiatan Belajar 2:
Perancangan dan Pengendalian Formulir................................... 5.24
Latihan ............................................................................... 5.35
Rangkuman......................................................................... 5.35
Tes Formatif 2......................................................................... 5.36

DAFTAR PUSTAKA............................................................ 5.39
MODUL 6: KORESPONDENSI 6.1

Kegiatan Belajar 1:
Pedoman Dalam Pembuatan Surat............................................ 6.3
Latihan .................................................................................. 6.17
Rangkuman......................................................................... 6.18
Tes Formatif 1......................................................................... 6.18
Kegiatan Belajar 2:
Macam-macam Surat, Pengurusan dan Pengendalian Surat........... 6.20
Latihan .................................................................................. 6.35
Rangkuman............................................................................. 6.35
Tes Formatif 2......................................................................... 6.36

DAFTAR PUSTAKA............................................................... 6.39
vi
MODUL 7: PENULISAN LAPORAN 7.1

Kegiatan Belajar 1:
Tata Cara Pembuatan Laporan................................................. 7.3
Latihan ............................................................................... 7.18
Rangkuman......................................................................... 7.18
Tes Formatif 1..................................................................... 7.19
Kegiatan Belajar 2:
Laporan Manajerial............................................................... 7.21
Latihan ............................................................................... 7.30
Rangkuman......................................................................... 7.30
Tes Formatif 2..................................................................... 7.30

DAFTAR PUSTAKA............................................................ 7.34
MODUL 8: KEARSIPAN 8.1

Kegiatan Belajar 1:
Ruang Lingkup Kearsipan...................................................... 8.4
Latihan .................................................................................. 8.14
Rangkuman............................................................................. 8.14
Tes Formatif 1......................................................................... 8.15
Kegiatan Belajar 2:
Pengelolaan, Pemeliharaan, dan Penyusutan Arsip...................... 8.17
Latihan .................................................................................. 8.50
Rangkuman............................................................................. 8.51
Tes Formatif 2......................................................................... 8.51

DAFTAR PUSTAKA................................................................ 8.54
MODUL 9: PROSEDUR PERKANTORAN DAN EFISIENSI

PEKERJAAN KANTOR 9.1
Kegiatan Belajar 1:
Prosedur Perkantoran............................................................ 9.3
Latihan .................................................................................. 9.13
Rangkuman......................................................................... 9.14
Tes Formatif 1...................................................................... 9.14
Kegiatan Belajar 2:
Efisiensi Pekerjaan Kantor...................................................... 9.17
Latihan ............................................................................... 9.35
Rangkuman......................................................................... 9.35
Tes Formatif 2..................................................................... 9.36

DAFTAR PUSTAKA............................................................ 9.39
ix
Tinjauan Mata Kuliah
alam administrasi perkantoran diperlukan pengelompokan dan

<D pengaturan berbagai macam kegiatan penyelenggaraan perkantoran
guna membantu pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi. Dengan kata lain, penyelenggaraan aktivitas
perkantoran memerlukan pengorganisasian, manajemen gedung/tempat
kantor, personel kantor, formulir, korespondensi, laporan, kearsipan, serta
tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja.
Dengan demikian, mata kuliah Administrasi perkantoran ini akan
memperluas wawasan, memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada
Anda dalam penyelenggaraan berbagai macam kegiatan operasional kantor.
Untuk mencapai maksud dan tujuan sebagaimana tersebut di atas, maka
pembahasan dalam mata kuliah Administrasi Perkantoran terbagi dalam 9
(sembilan) modul yang saling menunjang dan berkesinambungan secara
sistematis.
Modul Pertama, mengajak Anda untuk lebih memahami pengertian dan
ruang lingkup administrasi perkantoran.
Modul Kedua, memberikan pengetahuan tentang hal-hal yang berkailan
dengan pengorganisasian pekerjaan kantor
Modul Ketiga, memberikan wawasan dan pengetahuan tentang
manajemen gedung/tempat kantor termasuk di dalamnya membahas tentang
penentuan lokasi gedung kantor, tata ruang kantor, fasilitas/perlengkapan
kantor
Modul Keempat, memberikan wawasan dan pengetahuan tentang
personel kantor, termasuk di dalamnya membahas tentang kepemimpinan
dalam kantor, manajer, sekretaris, dan staf
Modul Kelima, memberikan bekal kepada Anda berupa pengetahuan dan
keterampilan yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian formulir
termasuk di dalamnya membahas tentang pengertian, fungsi dan kegunaan
formulir dalam kegiatan perkantoran, perancangan pembuatan, penggunaan
dan pengendalian formulir kantor.
Modul Keenam, memberikan bekal kepada Anda berupa pengetahuan
dan keterampilan yang berkaitan dengan pengertian, fungsi, syarat-syarat,
macam-macam, langkah-langkah dalam menyusun, pedoman dalam
menyusun isi surat, kualifikasi surat menyurat, bentuk-bentuk surat,
pembuatan surat, serta mengurus dan mengendalikan surat
X
Modul Ketujuh, membekali Anda dengan pengetahuan dan keterampilan

yang berkaitan dengan tata cara pembuatan laporan dan pembuatan laporan
manajerial tentang aktivitas kantor.
Modul Kedelapan, membekali Anda dengan pengetahuan dan
keterampilan yang berkaitan dengan arti penting arsip, jenis-jenis arsip,
pengelolaan arsip dalam manajemen kearsipan, ruang lingkup manajemen
kearsipan; pengorganisasian arsip, sarana penataan arsip, sistem penataan
arsip, peminjaman arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan, dan
pemusnahan arsip, peralatan dalam penataan arsip.
Modul Kesembilan, memperluas wawasan, pengetahuan dan
keterampilan Anda tentang asas-asas penyusunan, pengaturan pokok tata
kerja, prosedur kerja dan sistem kerja , prinsip-prinsip dan teknik penyusunan
prosedur, simbol-simbol dalam prosedur, kegunaan skema prosedur, dan
asas-asas efisiensi dalam pekerjaan kantor, syarat-syarat efisiensi kerja,
pedoman untuk bekerja efisien, faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi
kerja, sumber efisiensi kerja, dan penerapan efisiensi kerja dalam kantor
Rangkaian isi pembahasan BMP Administrasi Perkantoran dapat dilihat
pada peta kompetensi berikut.
xi
Peta Kompetensi
Administrasi Perkantoran/ADPU4331/3 sks
Winrr-i’L.-n hr’T p rjjn lri;ri
ddtiu iklinta iî ii
T
Hin-.ar>phn
P. .C-uLl PcikuAUUI il.ii.
IVI
I
MiJij.h«an Meillill&UidlTi
MuipAih .«mj- MmjMknfiii ilu> KMHrapten
LU! ULIIJiqiliJI
luil.4 iii-:n JiluL IqiciLEi 4
fcCWWIdiCSI ■wnn:anMnibr
ffi ("1 !6j |Kiu:tiblui F.-i i i u* i
<51
Mrn irai: in nvrjjiirer klinydtcciri

ixzinu.’unijci kuli n ■■ |h:nMi;l kunir
’ i-*1)
“T"
i
L
Mrrri; x-k<T
:ui .»irij<rii: n < eii -:r
(2)
Z
I----------------- I
iTk.ijdnLui
H u i rg In p-: if A d r.* i nww
Ptrksii i:r,n
H;
Agar Anda berhasil menguasai materi-materi tersebut di atas, ikutilah
petunjuk belajar berikut.
1. Baca pendahuluan setiap modul dengan cermat sebelum membaca materi
kegiatan belajar!
2. Baca materi kegiatan belajar dengan cermat!
3. Kerjakan setiap latihan sesuai dengan petunjuk/rambu-rambu yang
diberikan. Jika tersedia kunci jawaban latihan, jangan melihat kunci
sebelum mengerjakan latihan.
4. Baca rangkuman kemudian kerjakan tes formatif secara jujur tanpa
terlebih dahulu melihat kunci jawaban tes formatif tersebut.
5. Laksanakan tindak lanjut sesuai dengan prestasi yang Anda peroleh
dalam mempelajari setiap kegiatan belajar.
Jika petunjuk di atas Anda ikuti dengan disiplin, Anda akan berhasil.
Selamat belajar!
Mddul 1
Konsep dan Ruang Lingkup

Administrasi Perkantoran
Mas Halimah,S,IP, M.Si.
PENDAHULUAN
/A ada modul ini akan dibahas pengertian atau konsep-konsep Administrasi.

jE Administrasi dapat dibedakan dalam pengertian sempit dan dalam arti
luas. Kedua arti administrasi tersebut mempunyai perbedaan, sehingga perlu
kita cermati terlebih dahulu. Selanjutnya, Anda akan diajak untuk memahami
pengertian manajemen. Manajemen merupakan inti dari administrasi. Dalam
kaitan dengan pengertian administrasi dan manajemen, ada beberapa tokoh
yang menyamakan arti administrasi dengan manajemen, tetapi ada juga yang
membedakan administrasi dan manajemen. Berkaitan dengan administrasi
dan manajemen ini, marilah kita cermati pendapat para ahli berikut!
1. Administrasi lebih luas dari manajemen (Milon Brown) karena
administrator sebagai pengambil/pembuat kebijakan, sedangkan pada
level manajer sebagai pelaksana kebijakan.
2. Administrasi sama dengan manajemen (Daleyorder, Dimock and
Koenig) karena fungsi manajemen sama juga dengan fungsi dari
administrasi.
3. Administrasi lebih sempit dari manajemen. Administrasi diartikan
sebagai ketatausahaan atau clerical work.
Demikian pula halnya pendapat tentang ruang lingkup administrasi

perkantoran. Berbagai pendapat tentang hal tersebut sangat beraneka ragam,
ada yang mengatakan ruang lingkup administrasi perkantoran sama dengan
ruang lingkup manajemen perkantoran, dan ada juga yang membedakan
antara ruang lingkup administrasi perkantoran dengan manajemen
perkantoran. Dalam kaitan ini, kantor merupakan sebuah unit organisasi yang
terdiri dari tempat staf/personil dan operasi ketatausahaan guna mencapai
tujuan yang telah ditentukan. Pembahasan yang lebih rinci tentang organisasi
akan dibahas secara tersendiri pada Modul 2.
Berdasarkan hal tersebut di atas, setelah mempelajari modul ini Anda

diharapkan mampu menjelaskan ruang lingkup administrasi perkantoran.
Secara khusus, setelah mempelajari modul ini Anda diharapkan mampu
menjelaskan secara tepat tentang:
1. pengertian administrasi;
2. pengertian manajemen;
3. pengertian kantor;
4. ruang lingkup administrasi perkantoran;
5. pengertian manajemen perkantoran.
Berdasarkan tujuan tersebut di atas maka modul ini terbagi menjadi dua
kegiatan belajar, yaitu
1. Kegiatan Belajar I membahas tentang pengertian administrasi,
manajemen dan kantor dan ruang lingkup pekerjaan kantor
2. Kegiatan Belajar 2 membahas tentang pengertian manajemen
perkantoran
Selamat Belajar!
• ADPU433 1/MODUL 1 1.3
Kegiatan Belajar 1
Pengertian Administrasi, Manajemen,

Kantor dan Ruang Lingkup
Pekerjaan Kantor
A. PENGERTIAN ADMINISTRASI
1. Administrasi Secara Etimologis

Secara etimologis, istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris
administration yang bentuk infinilifnya adalah to administer. Dalam Oxford
Advanced Learner's Dictionary of Current English (1974), kata to administer
diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan). Kata
Administrasi dalam bahasa Belanda adalah administratie yang mempunyai
pengertian mencakup stelselmatige verkrijging en verwerking van gegeven
(tata usaha), besluur (manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi), dan
Mieer (manajemen dari sumber daya, seperti finansial, personel, gudang).
Istilah, pengertian, dan hakikat administrasi di Indonesia pada mulanya
berasal dari Eropa Barat atau Eropa Kontinental melalui penjajahan Belanda
(Belanda merupakan salah satu negara Eropa Kontinental). Eropa Barat
seperti hal yang sama juga di Jerman, Prancis, Italia, memperolehnya dari
bangsa Romawi. Di zaman Romawi terdapat banyak istilah yang
berhubungan dengan administrasi, antara lain:
1. administer, = pembantu, abdi, kaki tangan, penganut.
2. administratif = pemberian bantuan, pemeliharaan, perlakuan,
pelaksanaan, pimpinan, pemerintahan, pengelolaan.
3. administro = membantu, mengabdi, memelihara, menguruskan,
memimpin, mengemudikan, mengatur.
4. administrator = pengurus, pengelola, pemimpin.
Di zaman Romawi, seorang administrator adalah seorang yang

mendapat kepercayaan untuk melakukan tugas dari seorang pemilik harta
kekayaan untuk mengurus semua kesatuan harta kekayaan berikut personil
dalam satu organisasi. Kesatuan harta kekayaan dan personil merupakan unit
organisasi dan diurus serta diselenggarakan sedemikian rupa sehingga
masing-masing merupakan suatu administratio atau unit administrasi. Suatu
unit administrasi atau administratio atau unit organisasi dipimpin oleh

administrator yang bertanggung jawab kepada pemilik atau magister yang
memberikan tugas, kewajiban, dan tanggung jawab kepadanya.
Dalam mengurus atau mengelola harta kekayaan tersebut, administrator
mengadakan kegiatan-kegiatan pemeliharaan inventaris, sistem pembukuan
keuangan, barang, sistem korespondensi, dan sebagainya. Jika pemilik harta
kekayaan atau wakil datang untuk memeriksa keberesan manajemen maka
yang diperiksa adalah keberesan tata usaha. Jika tata usaha beres maka
manajemennya pun beres. Dalam kaitan ini, tata usaha dipergunakan sebagai
cermin manajemen. Dengan kata lain, untuk menjalankan tugas dan tanggung
jawab yang diberikan magister. Administrator melakukan administer
(melayani, menaati) sesuai dengan kebijakan yang ditentukan magister
sekaligus pula menjalankan administrare (menyelenggarakan lata usaha,
yaitu registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi,
kearsipan) untuk mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilakukannya.
Untuk menggerakkan personil di dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan
organisasi yang dipimpin maka administrator melakukan administro
(memimpin, mengemudikan, mengatur).
Dengan demikian, administratio yang dijalankan oleh administrator
terdiri dari kegiatan administrare (lata usaha) dan administro (memimpin dan
manajemen). Hal yang menjalankan administratio (di Italia disebut
administrazione, di Prancis dan Jerman disebut administration dan di
Belanda disebut administrate) yaitu pemberian bantuan, pemeliharaan,
pelaksanaan, pimpinan, pengelolaan adalah administrator sehingga
administrator menjalankan kegiatan overall management of the organization
(Prajudi Atmosudirjo,1980).
Administrator merupakan perantara dari pemilik dan pelaksana atau
penanggung jawab secara langsung pengelolaan harta kekayaan kepada
pemiliknya. Beberapa nama untuk administrator antara lain, Direktur,
Direksi, Administrates, Bestuurder. Hal yang melakukan administro, di
Prancis disebut gerant, di Jerman disebut leita fuhrer, di Belanda disebut
leider, heherdeer dan dalam bahasa Inggris disebut managing director.
Demikianlah praktek-praktek di negara-negara Eropa Kontinental, misalnya
jika di Belanda dan Jerman berbicara tentang keberesan administrasi maka
yang dimaksud adalah keberesan tata usaha, organisasi, dan manajenien.
Berdasarkan uraian di atas, maka secara etimologis administrasi dapat
diartikan sebagai kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi,
• ADPU433 1/MODUL 1 1.5
mengelola manusia, mengelola harta benda ke arah suatu tujuan yang

terhimpun dalam organisasi. Tugas administrator adalah melayani atau
menaati, melaksanakan administrare atau tata usaha (registrasi, dokumentasi,
inventarisasi atau pencatatan harta kekayaan dan kegiatan-kegiatan yang
dilakukan) dan administro atau memimpin dan mengarahkan personil yang
dipercayakan. Kegiatan administro tidak lain merupakan kegiatan
manajemen, yaitu proses pengendalian, penggerakan, dan pemanfaatan atau
pendayagunaan faktor-faktor sumber daya yang sudah direncanakan (Prajudi
Atmosudirdjo, 1980).
Perkembangan penggunaan istilah dan pengertian administrasi di
Indonesia juga masih menunjukkan ketidaksamaan pandangan atau pendapat.
Di satu pihak administrasi diartikan sebagai tata usaha dan di lain pihak
administrasi diartikan sebagai kegiatan pengelolaan human resources dan
material resources termasuk pengelolaan informasi atau kegiatan tata usaha.
Meskipun demikian, popularitas penggunaan istilah dan arti administrasi
banyak dipengaruhi bahasa Belanda dari kata administratie dalam arti
stelselmatige verkrijging en verwerking van gegeven yang di Indonesia
disebut tata usaha. Hal ini merupakan administrasi dalam arti sempit, sebab
di samping itu, masih terdapat arti lain dari kata administratie yaitu bestuur
(manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi) dan beheer (manajemen dari
sumber daya-sumber daya, baik personil, finansial, materiil, gudang, dan
sebagainya) serta Administratie, adalah organizeren atau pengaturan tugas-
tugas atau pekerjaan (organisasi), administeren atau penatausahaan (tata
usaha) dan beheren atau memberi bimbingan (manajemen). Administrasi
sebagai tala usaha merupakan arti yang dipopulerkan di Indonesia oleh
pemerintah Hindia Belanda pada masa penjajahannya. Di lain pihak karena
orang pribumi Indonesia (Inlander) hanya bekerja atau diberi pekerjaan
dalam bidang tata usaha maka kegiatan administrasi diartikan sebagai
kegiatan tala usaha.
2. Administrasi dalam Arti Sempit

Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan
data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan
keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan
dan dalam hubungannya satu sama lain. Data dan informasi yang dimaksud
berhubungan dengan aktivitas organisasi, baik untuk kepentingan intern
maupun ekstern. Administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tata usaha
(clerical work, office work). Berikut ini dikemukakan beberapa pengertian

administrasi dalam arti sempit atau tata usaha.
Tata usaha pada hakikatnya merupakan pekerjaan pengendalian (the

handling) informasi (Prajudi Atmosudirjo, 1980). Kegiatan administrasi
meliputi pekerjaan tata usaha yang bersifat mencatat segala sesuatu
yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi
pimpinan (J. Wajong, 1962)
Administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang

rapi dan sistematis serta penentuan fakta-fakta secara tertulis dengan tujuan
memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara
satu fakta dengan fakta lainnya (Ali Mufiz yang mengutip pendapat
Munawardi Reksohadiprawiro, 1984). Oleh karena kegiatan tata usaha
merupakan pengelolaan data dan informasi yang keluar dari dan masuk ke
organisasi maka keseluruhan rangkaian kegiatan-kegiatan tersebut terdiri alas
penerimaan, pencacatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan,
pengetikan, penggandaan, pengiriman informasi dan data secara tertulis yang
diperlukan oleh organisasi. Adapun tempat penyelenggaraan kegiatan-
kegiatan ketatausahaan berlangsung disebut kantor, yaitu suatu unit kerja
yang terdiri atas ruangan, personil, peralatan dan operasi pengelolaan
informasi.
Kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam liga kelompok, yaitu:
a. Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat yaitu rangkaian
aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis
mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi
hingga sampai kepada pihak yang dituju. Korespondensi akan lebih
berarti apabila informasi yang dikirim memperoleh jawaban dari pihak
yang dituju. Salah satu alat atau sarana untuk mengirim atau memberi
informasi tertulis kepada alasan atau pihak lain, baik sebagai laporan,
pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat.
b. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang
dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern. Ini
dimaksudkan untuk memudahkan mengetahui atau pembuktian bahwa
suatu informasi yang dibutuhkan sudah dikirim atau diterima.
c. Pengarsipan (filing), yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi
secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan
setiap diperlukan. Informasi yang dimaksud dapat berupa warkat
• ADPU433 1/MODUL 1 1.7
(records) yaitu catatan-catatan tertulis atau bergambar yang memuat

keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk
membantu ingatan. People forget, records remember (orang bisa lupa,
tetapi warkat selalu ingat). Adapun arsip dapat diartikan sebagai
kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis sehingga jika
diperlukan dapat secara cepat ditemukan. Seluruh kegiatan di atas
merupakan kegiatan tata usaha (administrasi dalam arti sempit) dan
dipandang sebagai pekerjaan intern yang melibatkan manusia (personil)
serta sarana dan prasarana ketatausahaan dalam kerangka kerja sama
yang dimaksudkan untuk tercapainya tertib administratif dalam hal
informasi sehingga akan memperlancar arus informasi (information flow)
khususnya, baik dalam proses komunikasi (communication process)
maupun dalam proses pengambilan keputusan (decision making
process).
3. Administrasi dalam Arti Luas

Dengan semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan informasi
atau ketergantungan masyarakat yang mau tidak mau harus berhubungan
dengan urusan-urusan kantor dewasa ini maka istilah administrasi sudah
populer dikenal atau memasyarakat meskipun yang dipahami masih terbatas
dalam arti sempit yaitu sebagai tata usaha. Hakikat dan arti administrasi
sesungguhnya sangat luas seperti yang dikembangkan oleh para pelopor teori
administrasi, misalnya Hanry Fayol, maupun yang dikembangkan di dunia
pendidikan tinggi dewasa ini, seperti yang ditelaah dalam Fakultas Ilmu
Administrasi.
Istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerja sama yang
dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang
diinginkan. Sudah menjadi kodrati bagi kehidupan manusia untuk saling
membutuhkan antara satu dengan yang lainnya dalam memenuhi kebutuhan
hidupnya, baik bersifat materiil (kebutuhan fisiologis) maupun nonmateriil
(kebutuhan biologis dan psikologis). Akan tetapi, di samping kebutuhan-
kebutuhan tersebut terbatas dan sulit diperoleh, serta tiap individu tidak
berdaya untuk memperoleh atau mewujudkannya secara sendiri-sendiri oleh
keterbatasan waktu dan kemampuan yang dimiliki maka pada akhirnya
manusia individu melakukan kerja sama dengan individu lainnya yang
memiliki kebutuhan dan tujuan yang sama.
Kerja sama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok

orang secara bersama-sama, teratur, dan terarah berdasarkan pembagian lugas
sesuai dengan kesepakatan bersama. Kegiatan sekelompok orang berdasarkan
kerja sama merupakan gejala yang bersifat universal (tidak mengenal waktu
dan tempat) yang telah berlangsung sejak zaman primitif atau sejak
timbulnya peradaban manusia hingga abad modern, di negara maju atau
terbelakang atau interorganisasi, dengan teknologi tradisional maupun
teknologi modern, dalam aspek kehidupan manusia dalam bidang politik,
ekonomi, sosial, budaya, pertahanan, keamanan maupun di dan antarlembaga
atau organisasi negara (public organization), organisasi sosial (social
organization) maupun organisasi swasta (business organization).
Dengan demikian, hampir di semua aktivitas kehidupan manusia, apalagi
jika aktivitas kehidupan tersebut memerlukan bantuan orang lain, selalu
dijumpai sekelompok orang melakukan kerja sama dengan maksud untuk
mencapai tujuan yang diinginkan. Herbert A. Simon mengatakan bahwa
apabila dua orang yang bekerja sama untuk menggulingkan atau
memindahkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan hanya oleh satu
orang di antara mereka, maka dalam kegiatan tersebut terdapat proses
administrasi.
Rangkaian kegiatan yang dikakukan oleh sekelompok orang dalam suatu
kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu disebut Administrasi (The Liang
Gie, 1980). Pada dasarnya, administrasi adalah aktivitas-aktivitas golongan
yang bersifat kooperatif (Dimock & Dimock, 1968). Adapun ilmu yang
mempelajari fenomena kerja sama yang bersifat kooperatif dan terorganisasi
untuk mencapai tujuan adalah Ilmu Administrasi.
Dengan kata lain, fenomena kerja sama yang bersifat kooperatif dan
terorganisasi menjadi pusat kajian dari Ilmu Administrasi. Fenomena kerja
sama yang dilakukan oleh dan bersifat publik menjadi pusat kajian ilmu
administrasi negara (Public Administration), fenomena kerja sama yang
dilakukan oleh dan bersilat privat menjadi pusat kajian Ilmu Administrasi
Bisnis (Business Administration) dan fenomena kerja sama antarnegara serta
antarindividu atau organisasi yang melewati batas negara merupakan pusat
kajian Ilmu Administrasi Internasional (International Administration).
Adakalanya terdapat sekelompok orang yang ingin mencapai tujuan,
tetapi kegiatannya tidak berdasarkan atas kerja sama yang teratur, tidak dapat
disebut administrasi. Sebaliknya, sekelompok orang yang melakukan kerja
sama untuk mencapai tujuan, tetapi kelompok orang, pembagian tugas serta
• ADPU433 1/MDDUL 1 1.9
tujuan yang akan dicapai dan cara untuk mencapai tujuan tidak tersusun
secara sistematis juga tidak dapat disebut sebagai administrasi. Hal ini
berarti, tidak semua kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok
orang dapat disebut sebagai administrasi. Hal yang dapat dikategorikan"
sebagai administrasi adalah kerja sama yang diorganisasi atau kerja sama
keorganisasian (organizational cooperation)
Untuk dapat memahami arti administrasi dalam arti luas, perhatikan
definisi-definisi berikut ini.
Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap

pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja
sama mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie; 1980)
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang

dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk
usaha kerja sama demi tercapainya. Tujuan yang ditentukan
sebelumnya (Sondang P. Siagian, 1980).
Administrasi (lat. Administrare), meliputi segala proses pelaksanaan

tindakan kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan
yang telah ditentukan (Ensiklopedi Indonesia, 1980).
Administration is the universal process of efficiently getting activities

completed with and through other people (Stephen P. Robbins, 1983).
Administrasi adalah keseluruhan proses dari aktivitas-aktivitas
pencapaian tujuan secara efisien dengan dan melalui orang lain.
Administrasi adalah suatu daya upaya manusia yang kooperatif, yang,

mempunyai tingkat rasionalitas tinggi (Dwight Waldo, 1971)
B. PENGERTIAN MANAJEMEN
Studi administrasi dan manajemen diawali dengan suatu pandangan luas

atas sifat, ruang lingkup, dan fungsi penggunaannya dalam setiap aktivitas
kerja sama organisasional. Dengan kata lain, administrasi, dan manajemen
merupakan hal yang universal dalam setiap dinamika kerja sama manusia
organisasional, baik dalam dunia kegiatan yang bersifat publik maupun privat
atau dunia bisnis modern. Manajemen telah menjadi makin penting dengan
meningkatnya spesialisasi pekerjaan serta berkembangnya skala operasi.
Kemajuan teknologi selalu menciptakan tantangan baru. Kompleksitas
hubungan antarmanusia selalu menantang mereka yang menduduki fungsi
manajerial (Joseph L. Massie, 1985).
1.10 Administrasi Perkantdran •
Hal itulah yang menyebabkan, bahwa keberhasilan organisasi mencapai

tujuan dan sasarannya tergantung dari dan ditentukan oleh kemampuan
manajemennya. Dalam kaitan ini adalah kemampuan para manajer untuk
mendayagunakan sumber daya manusia dan materiI (human and material
resources). Dalam pada itu, masalah-masalah moral, etika dan nilai juga
menjadi pertimbangan yang harus diperjuangkan para manajer dalam
pemilihan atau penentuan dan pencapaian tujuan yang tepat.
Berdasarkan kenyataan-kenyataan tersebut, betapa pentingnya orang-
orang yang terlibat dalam kerja sama organisasional, khususnya para manajer
atau administrator memiliki sesuatu yang disebut "ilmu" dan "seni"
manajemen. Ilmu dan seni manajemen bukanlah monopoli manajer (top
manajer), tetapi juga oleh manajer-manajer tingkat bawah dan orang-orang
yang terlibat dalam suatu kerja sama organisasional, meskipun dalam kadar
yang lebih rendah.
Lalu apa sebenarnya manajemen itu?, fungsi-fungsi apa yang terkandung
di dalamnya sehingga sangat menentukan dalam usaha pencapaian tujuan
organisasional?Atau mengapa setiap kegiatan kerja sama organisasional
dalam mencapai tujuan memerlukan manajemen ?
1. Arti Manajemen
Istilah manajemen yang kita kenal berasal dari kata ’’management”, yang
bentuk infinitifnya adalah ”to manage”. Di samping itu, terdapat istilah-
istilah yang disebut sebagai asal-usul management dari bahasa-bahasa Latin,
Perancis dan Italia sebagai berikut: manus, mano, manage/menege, meneggie,
maneggiare (Pariata Wcstra, 1980). Dalam banyak kepustakaan, maneggiare
lebih banyak disebut sebagai asal kata management, yang artinya: melatih
kuda atau secara harfiah berarti mengendalikan = to handle. Adapun kata to
manage, dalam Kamus Inggris Indonesia dari John M. Echols dan Hassan
Shadily (1983), diartikan sebagai: mengurus, mengatur, melaksanakan,
mengelola, Di Indonesia, kata ’’management” (Inggris) ini diterjemahkan
dalam berbagai istilah, seperti: kepemimpinan, tata pimpinan,
ketatalaksanaan, pengaturan, pengelolaan, pengendahan, pengurusan,
pembinaan, penguasaan dan lain sebagainya (Pariata Westra, 1980). Di
samping itu, banyak penulis-penulis yang lebih "senang atau respek"
menggunakan kata aslinya management (Panglaykim dan Hazil) atau
melakukan pembakuan dalam bahasa Indonesia menjadi: ’’managemen” (SP.
Siagian, Socwarno Handayaningrat), “mcncjcmcn” (Komaruddin) atau
• ADPU433 1/MODUL 1 1.11
’’manajemen”. Hal yang terakhir ini (istilah manajemen) mulai dipergunakan

dewasa ini, terutama di dunia Perguruan Tinggi (sebagai mata kuliah)
maupun oleh Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Manajemen (LPPM).
Terlepas dari kata mana yang lebih tepat antara manajemen, menejemen atau
managemen (penulis menggunakan kata manajemen, sesuai dengan proses
pembakuan bahasa), tetapi yang jelas istilah-istilah tersebut tidak akan
mengubah arti yang terkandung dalam kata management. C. Canby Balderton
mengatakan, bahwa: since management activities are diverse, a large number
of synonims are commonly used for phrase to direct, to administer, to
conduct, to supervise, to superinted, to boss, to discipline, to motivate, to
plan, to control (semenjak aktivitas-aktivitas manajemen menjadi bermacam-
macam, sejumlah besar persamaan pada umumnya digunakan bagi perkataan
”lo manage”. Di antaranya: to run (menjalankan), to operate (mengerjakan),
to direct (mengarahkan), to administer (menyelenggarakan), to conduct
(memimpin), to supervise (mengawasi), to superinted (menjagai), to boss
(menguasai), to discipline (menertibkan), to motivate (memotivasi), to plan
(merencanakan), to control (mengendalikan) (Pariata Westra, 1980).
Manajemen dapat ditelaah dari beberapa definisi sebagai berikut:

Management is a distinct process consisting of planning, organizing,
actuating, and controlling, performed to determine and accomplish
stated objectives by the use of human beings and other resources
(George R. Terry, 1977). Management is the accomplishing of a
predetermined objective through the effort of other people (George R.
Terry dalam Alex S. Nitisemito, 1984).
Management is the function of gettings done through people (Harold

Koontz dan Cyril O'Donnell, 1968).
Management is concerned with the direction of the individuals and

functions to achieve ands previously determined (John M. Pfiffner
1953).
Management is the process of planning, organizing, leading, and

controlling the efforts of organizational members and of using all other
organizational resources to achieve stated organizational goals (James
A.F.Stoner, 1982).
Management is the process of acquiring and combining human,

financial, and psysical resources to attain the organization's primary
Soal of producing a product or service desired by some segment of

society (Justin G.Longenecker dan Charles D. Pringle, 1981).
Manajemen meliputi koordinasi antara manusia dan sumber-sumber

bahan mentah untuk mencapai suatu tujuan. (Fremont E. Kast dan
James E. Rosenzweig, 1982).
Manajemen sebagai aktivitas menggerakkan segenap orang dan

mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok orang yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (Miftah Thoha, 1983).
Manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau keterampilan

untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan
melalui kegiatan-kegiatan orang lain (Sondang P. Siagian, 1978).
Manajemen sebagai "rangkaian kegiatan penataan berupa penggerakan

orang-orang dan pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerja sama benar-
benar tercapai" (The Liang Gie dan Sutarto, 1980). Kast dan Rosenzweig
mengemukakan empat elemen dasar dari manajemen, yaitu: 1) menuju
tercapainya suatu tujuan; 2) melalui orang-orang; 3) dengan teknik-teknik
tertentu, dan 4) dalam suatu organisasi.
Dalam modul ini, manajemen diartikan sebagai suatu proses kegiatan
yang dilakukan oleh seorang manajer/administrator untuk mencapai suatu
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan menggunakan sumber-
sumber daya yang ada setepat-tepatnya. Kegiatan yang dimaksud tidak lain
adalah fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, dan pengawasan, Sumber-sumber daya yang dimaksud, lazim
disebut dengan tool of management.
Banyak definisi-definisi untuk menjelaskan konsep dasar praktek
manajemen (Bittie, 1978), antara lain:
a. Management is getting things done through other people
Definisi ini menitikberatkan (stresses) kerja kelompok (teamwork),
delegasi (delegation), dan hasil (results).
b. Management is partly an art and partly a science

Definisi ini lebih menunjukkan intuisi, keterampilan subjektif (subjective
skills) dalam proses manajemen dan menimbulkan pentingnya pengetahuan
yang benar sebagai petunjuk untuk tindakan dan putusan manajerial
(managerial decision and action).
• ADPU433 1/MODUL 1 1.13
c. Management is an academic and professional discipline

Definisi ini berarti satu badan pengetahuan yang diakui dalam kurikulum
sekolah, universitas, dan institusi-institusi teknikal. Hal itu juga termasuk
kemungkinan untuk pengembangan dari manajemen sebagai suatu profesi.
d. Management is a collective noun used to refer to the entire management

group of an organization.
Pengertian ini menunjukkan suatu badan dari manajer-manajer sebagai
satu kesatuan.
e. Management is the performance of the critical functions essential to the

success of an organization.
Esensialilas dari definisi ini mengandung pengertian bahwa manajemen
adalah sesuatu yang dikerjakan manajer-manajer dalam menjalankan
peranannya sebagai manajer.
Berdasarkan uraian-uraian di atas dapatlah disimpulkan bahwa

pengertian manajemen mengandung berbagai aspek dan karakteristik.
D Manajemen sebagai proses, yaitu rangkaian tahapan kegiatan untuk
mencapai suatu tujuan tertentu dengan mendayagunakan sumber-
sumber yang ada seoptimal (efektif dan efisien) mungkin.
2) Manajemen sebagai suatu fungsi, yaitu rangkaian kegiatan atas dasar
fungsi-fungsi tertentu yang saling berkaitan dan dapat dilaksanakan
bersamaan, sendiri-sendiri atau saling mendahului tanpa menunggu
selesainya kegiatan fungsi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi.
3) Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang, yaitu pejabat yang
bertanggung jawab terlaksananya aktivitas manajemen dalam pencapaian
tujuan sesuai dengan bidang atau unit yang dipimpinnya. Jabatan dalam
organisasi menunjukkan jabatan kepemimpinan dalam organisasi, seperti
manajer, sub manajer, supervisor atau apa yang sering disebut sebagai
manajemen puncak, manajemen tengah, dan manajemen bawah.
4) Manajemen sebagai suatu sistem, yaitu merupakan suatu kerangka kerja
yang terdiri dari berbagai bidang atau unit atau komponen yang satu
sama lain saling berkaitan, bergantung, dan terorganisasikan dalam satu
kesatuan untuk mencapai tujuan.
5) Manajemen sebagai ilmu, yaitu sebagai ilmu yang bersifat interdisipliner
dalam hal mana konsep-konsep, teori-teori, metode-metode, dan
analisisnya menggunakan bantuan dari berbagai ilmu seperti: ekonomi,

sosiologi, matcmatik, dan statistik. Sebagai ilmu, manajemen juga
merupakan disiplin akademik.
6) Manajemen sebagai seni; yaitu keterampilan dalam mendayagunakan
sarana dan prasarana dan menggerakkan, mengarahkan orang-orang
dalam kegiatan manajerial.
7) Manajemen sebagai suatu profesi, merupakan bidang pekerjaan yang
esoterik atas dasar spesialisasi keahlian tertentu, seperti halnya dalam
bidang kedokteran, bidang hukum.
Bagaimanapun juga, dari pengertian atau delinisi yang dikemukakan di

atas memperlihatkan indikasi, bahwa manajemen dalam usaha mencapai
tujuannya bukan hanya melalui dan atau mendayagunakan orang-orang,
tetapi juga menggunakan dan mendayagunakan sumber-sumber, seperti
keuangan, perlengkapan, informasi serta teknik, dan metode tertentu. Dalam
pada itu, manajemen atau manajer mendayagunakan sumber daya manusia,
bahan mentah, mesin, uang, waktu, dan ruang yang berbeda-beda ke dalam
suatu usaha yang bermanfaat. Manajemen adalah proses di mana sumber-
sumber tersebut di atas yang tidak ada hubungannya satu dengan yang lain,
diintegrasikan ke dalam suatu total sistem untuk mencapai tujuan. Manajer
dalam mencapai tujuan organisasi harus melalui kerja sama antara orang-
orang dan sumber-sumber yang bersifat fisik lainnya. Manajer mengoordinasi
dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan dan pekerjaan orang-orang di dalam
organisasi (Fremont E. Kast/James E. Rozenweig, 1982) Dan bahkan
"organizations, which are strongly influenced by their managers, have a
profound and increasing impact on our lives" (Hellrigel and Slocum, 1978).
Kadang-kadang, dalam kenyataan kita mengatakan hidup dalam suatu
’’masyarakat organisasional” (organizational society). Menurut David B.
Hertz (dalam Kast dan Rozenweig, 1983), satu-satunya kegiatan manusia
yang selalu ada setiap waktu adalah kegiatan manajemen.
C. PENGERTIAN KANTOR
1. Arti Kantor
Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka
mencapai tujuan secara berhasil guna dan berdaya guna memerlukan adanya
pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas
• ADPU433 1/MODUL 1 1.15
masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Di samping itu,

dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerja sama antara satu
aspek dengan aspek lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana,
agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis.
Guna mencapai hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang dapat
memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam organisasi agar
tujuan dapat terarah dan jelas. Selain itu, gerak dan dinamika suatu organisasi
tidak dapat lepas hubungannya dengan kegiatan organisasi lain serta
lingkungannya. Oleh sebab itu, salah satu kebutuhan dalam rangka mencapai
tujuan organisasi adalah kebutuhan akan tersedianya informasi.
Pada hakikatnya, setiap manusia selalu memerlukan informasi dalam
kehidupannya. Pada umumnya tanpa adanya informasi yang diterima ataupun
yang disampaikan, manusia tidak dapat bertindak sesuatu karena tidak ada
bahan pertimbangan untuk tindak lanjut berikutnya.
Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang dilakukan
oleh sekelompok orang, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta,
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, secara keseluruhan akan
memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi, dan lancar. Salah satu
prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya, adalah
terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang
benar, berdasarkan fakta, dan dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka
mengatur dan mengendalikan usahanya. Tanpa tersedianya informasi yang
lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan maka akan sulit
bagi pimpinan dalam menentukan suatu kebijaksanaan. Dengan demikian,
dapat disimpulkan bahwa informasi yang berdasarkan fakta akurat, lengkap
dan menyeluruh sangat diperlukan untuk segera disiapkan dan
ditindaklanjuti.
Dewasa ini, kedudukan, dan peranan kantor berkembang dengan pesat
dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai
tujuannya. Demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan
dalam suatu kantor. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat di
mana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam
rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi, dengan perkembangan dewasa ini,
kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan
sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi guna menunjang kelancaran
pelaksanaan kegiatan di segala bidang.
Berdasarkan hal tersebut maka kantor dapat disimpulkan sebagai:

a. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
b. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan
informasi.
Di samping itu, perlu diketahui pula bahwa setiap kepulusan yang akan
dan telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi, perlu dicatat, diolah
dan disimpan dengan baik untuk dijadikan bukti di masa yang akan datang.
Berikutnya, dengan semakin berkembangnya analisis manajemen, pengkajian
sistem prosedur, penggunaan teknologi mutakhir dalam kegiatan kantor maka
kantor menjadi pusat informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan
oleh pimpinan. Ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas
mengakibatkan tidak mungkin pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu
orang atau sekelompok kecil orang-orang tertentu penyelesaiannya. Dalam
hal demikian, seorang pimpinan dapat menunjuk atau mengangkat pembantu
yang akan diserahi tugas tertentu untuk membantunya. Banyak atau
sedikitnya pembantu dan macam pekerjaan yang diperlukan, tergantung dari
besar kecilnya organisasi, luas sempitnya ruang lingkup kegiatan atau besar
kecilnya volume kerja.
Fungsi Kantor
Menurut J.C Denyer dalam bukunya Office Administration, fungsi kantor
adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara
rinci adalah:
a. To receive information (e.g. letters, price, quotation, etc.).
b. To record information (e.g. stock, price and personnel records).
c. To arrange information (e.g. as costing, accounting, etc.).
d. To give information (e.g. sales invoices, estimates, etc.).
e. To saveguard assets (e.g. care ofcash, stock, etc.).
atau dapat diartikan sebagai berikut:
a. Untuk menerima keterangan (misalnya: surat-surat, harga, kutipan dan

sebagainya).
b. Untuk mencatat keterangan (misalnya: persediaan, harga dan catatan-
catatan kepegawaian).
• ADPU433 1/MODUL 1 1.17
c. Untuk menyusun keterangan (misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan

dan sebagainya).
d. Untuk memberi keterangan (misalnya: faktur-faktur penjualan,
perkiraan-perkiraan dan sebagainya).
e. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya: pemeliharaan uang tunai,
persediaan dan sebagainya).
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan,

penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesional,
dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan
pimpinan dan staf yang mengerti akan tugasnya, semangat dalam mengejar
prestasi. Dalam kaitan dengan lingkungannya (manusia, alat, sumber-sumber,
ruang, waktu dan lain-lain), seorang karyawan diharapkan dapat
mencurahkan perilakunya secara sungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat
mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berguna .
Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan
perkantoran merupakan inti kehidupan organisasi karena kantor mempunyai
fungsi antara lain:
a. Sebagai alat penyambung panca indera bagi pimpinan,
b Membantu pimpinan dalam perumusan pekerjaan.
c Membantu pimpinan dalam penyederhanaan sistem manajemen,
prosedur dan metode kerja.
d. Membantu pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan pencapaian tujuan dan
organisasi yang berdaya guna.
Pada kenyataannya, salah satu kebutuhan manusia akan diusahakan

pemenuhannya melalui organisasi, sehingga organisasi dapat dikatakan
merupakan suatu kebutuhan bagi kehidupan manusia. Semakin maju
masyarakat, hidupnya juga semakin tergantung pada kemampuan organisasi
untuk menyediakan segala sesuatu yang diperlukannya. Agar supaya
organisasi dapat hidup, tumbuh, dan berkembang, harus dipimpin oleh
seorang pimpinan yang cakap. Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat
pertemuan, pusat kegiatan, pusat melakukan hubungan, pusat pengambilan
berbagai keputusan, pusat merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan
dan mengawasi pekerjaan. Tempat tersebut memberi arti dan membantu
menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi,
penghitungan, penggolongan, dan penyimpanan arsip merupakan pekerjaan
kantor.
3. Hakikat Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah.
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan. Mencatat
keterangan/kejadian berarti mencatat semua yang dilakukan sehingga
menjadi keterangan yang kelak dapat lebih berguna. Pada kenyataannya,
pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat
hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan
tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang
berguna untuk semua pihak. Apabila diteliti lebih lanjut, hakikat pekerjaan
kantor dapat dibagi menjadi sebagai berikut:
a. Mengumpulkan/menghitung keterangan
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi
keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
b. Mencatat keterangan
Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan pelbagai macam
peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan,
keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap
pakai.
c. Mengolah keterangan
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan keterangan
Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat,
sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim keterangan
Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat
dari satu pihak kepada pihak lain.
f Menyimpan keterangan
Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai
cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis, dan aman.
• ADPU433 1/MODUL 1 1.19
Dari pengelompokan tersebut secara umum dapat disimpulkan bahwa

pekerjaan kantor meliputi: pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan keterangan. Kegiatan setiap
kelompok atau kategori dapat diperluas sebanyak mungkin sehingga dapat
dikatakan bahwa, semua kegiatan di kantor adalah menjadikan keterangan
tersebut benar-benar berguna atau siap pakai untuk organisasi. Dengan
demikian, dapat disimpulkan bahwa hakikat pekerjaan kantor adalah
pengurusan keterangan dari keterangan yang belum siap dipakai menjadi
keterangan yang siap pakai.
Selain itu, aspek lain dalam pengurusan keterangan, yang perlu disadari,
adalah bahwa dalam organisasi yang luas ruang lingkup usahanya, menuntut
pimpinannya untuk dapat melakukan tugas manajerialnya dengan baik,
ditunjang oleh tersedianya keterangan yang siap pakai. Seorang pimpinan,
baik yang berada pada tingkat pucuk pimpinan atau tingkat menengah, selalu
menghadapi tugas untuk mengambil keputusan. Untuk membuat keputusan
yang tepat, pimpinan harus meneliti kembali berbagai keterangan yang
diperlukannya, sehingga langsung dapat memperoleh gambaran yang benar
pada waktu melihatnya. Keputusan yang akan diambil harus didasarkan pada
pengertian yang betul. Situasi yang sama dihadapi pula oleh pimpinan yang
tingkatannya lebih rendah, akan tetapi kadar kepentingannya tentu lebih
kecil, jika dibandingkan dengan pucuk pimpinan.
4. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor

Pelaksanaan pekerjaan kantor di setiap kantor berbeda ruang lingkupnya.
Hal tersebut tergantung dari kebutuhan masing-masing kantor.
Pada umumnya, ruang lingkup pekerjaan kantor dipengaruhi oleh
beberapa faktor, antara lain:
a. Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor bersangkutan.
Perusahaan yang besar dan luas jangkauannya, memerlukan lebih banyak
informasi yang harus ditangani dari pada perusahaan yang sempit
lingkup usahanya.
b. Sifat atau jenis usaha suatu kantor.
Berdasarkan faktor yang mempengaruhi kebutuhan pekerjaan kantor

tersebut maka dalam pelaksanaannya, pekerjaan kantor dapat berupa
pekerjaan tulis-menulis dan catat-mencatat. Akan tetapi, apabila dituntut
pekerjaan kantor yang ruang lingkupnya lebih luas maka pekerjaan kantor
dalam hal demikian dapat dilaksanakan dengan pekerjaan ketatausahaan yang

meliputi pekerjaan pengetikan penggandaan, (stensil, foto copy dan lain-
lain), kearsipan, ekspedisi surat, pelayanan telepon dan sebagainya.
Selanjutnya, apabila lingkup pekerjaan kantor dari perusahaan lebih luas
lagi menuntutnya maka pekerjaan kantor yang diperlukan adalah
ketatausahaan ditambah dengan kegiatan lainnya seperti: penentuan sistem
dan prosedur perkantoran, merencanakan tata ruang kantor, penggunaan
pengolahan data elektronik, pembinaan pegawai kantor dan sebagainya.
Dengan demikian, pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan tulis-
menulis ataupun ketatausahaan tetapi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor,
dapat berupa:
a. Pekerjaan tulis-menulis atau catat-mencatat.
b. Ketatausahaan
c. Ketatausahaan ditambah dengan kegiatan lain yang lebih kompleks.
Pekerjaan kantor, berfungsi memberi fasilitas kepada pelaksanaan tugas

pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi
terhadap kegiatan-kegiatan pokok.
Menurut William H. Lcffingwcll dan Edwin M. Robinson pekerjaan
kantor meliputi:
a. Receiving, dispatching, and shipping orders.
b. Billing.
c. Correspondence, dictation, typing.
d. Filling.
e. Passing credit and collecting outstanding accounts.
f. Handling, distributing, and dispatching mail.
g- Duplicating and addressing work.
h. Miscellaneous, such as telephone, receiving visitors, messenger service.
1. Special tasks.
j. Making records (noting down desired data).
Atau dapat diartikan sebagai berikut:

a. Menerima, mengirim, dan mengangkut pesanan-pesanan.
b. Membuat rekening.
c. Surat menyurat, mendikte, dan mengetik.
d. Menyimpan warkat.
• ADPU433 1/MODUL 1 1.21
e. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan

yang belum diselesaikan
f. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat-surat pos.
g. Pekerjaan memperbanyak warkat dan memberikan alamat.
h. Bermacam macam pekerjaan, seperti menelepon, menerima tamu,
pekerjaan pesuruh.
i. Tugas-tugas khusus.
j. Membual warkat-warkat (mencatat data yang diinginkan).
5. Peranan Pekerjaan Kantor Bagi Pimpinan

Dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, pimpinan tidak dapat
lepas dari kebutuhan informasi. Kantor merupakan satuan terpusat yang
memberikan pelayanan. Secara garis besar, pekerjaan kantor mempunyai 3
peranan pokok:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu
pelaksanaan pekerjaan pokok untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi
sebagai suatu keseluruhan.
Selanjutnya, berbagai macam keterangan disediakan sesuai dengan

kebutuhan, dan keterangan tersebut memudahkan tercapainya tujuan yang
diinginkan, atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operasional dengan
lebih baik. Hasil pencatatan keterangan sangat dibutuhkan oleh seorang
pimpinan dalam rangka perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,
pengawasan, dan fungsi manajemen lainnya.
Di samping itu, pekerjaan kantor juga mempunyai peranan melancarkan
kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena
fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan, dan sumber dokumen.
Dalam menyelenggarakan kegiatan, perlu adanya pencatatan yang cermat,
pengelolaan arsip secara tertib, guna penilaian atau penyusunan program
perkembangan organisasi lebih lanjut.
Pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan
kepadanya kesempatan untuk mengetahui secara keseluruhan tentang sesuatu
yang terjadi dalam organisasinya. Pimpinan akan memakai informasi itu
sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
Dari uraian di atas jelaslah bahwa pekerjaan kantor meliputi

pcmbuatan/pencatatan informasi yang bertingkat kemanfaatannya. Pekerjaan
kantor merupakan kegiatan penunjang yang tidak berdiri sendiri, tetapi
diperlukan bantuan untuk menunjang pelaksanaan tugas pokok, terutama
untuk kepentingan pimpinan dalam melaksanakan lugas manajerialnya.

D Jelaskan pengertian administrasi secara etimologis!
2) Jelaskan pengertian administrasi dalam arti sempit!
3) Berikan contoh pekerjaan administrasi secara sempit!
4) Jelaskan pengertian administrasi dalam arti luas!
5) Berikan contoh pekerjaan administrasi dalam arti luas!
6) Jelaskan pengertian manajemen!
7) Apakah arti dari manajemen dan administrasi itu sama atau beda?
Apabila sama jelaskan apa alasannya, begitu pula apa bila berbeda apa
penjelasannya!
8) Apa fungsi dari kantor?
9) Sebutkan pekerjaan-pekerjaan dalam kantor!

Kegiatan Belajar I dengan cermat. Jawaban semua pertanyaan dalam latihan
tersebut ada dalam materi Kegiatan Belajar 1. Apabila Anda merasa kurang
mantap, coba diskusikan dengan rekan atau kelompok Anda.
RANGKUMAN
Administrasi sering diartikan sebagai kegiatan catat mencatat atau

tulis menulis atau kegiatan-kegiatan ketatausahaan. Pandangan
administrasi seperti ini hanya memandang dari arti administrasi secara
sempit, sedangkan kegiatan dalam hal penentuan-penentuan tujuan
termasuk pada kegiatan administrasi dalam arti luas.
• ADPU433 1/MODUL 1 1.23
Ada beberapa tokoh yang menyamakan arti administrasi dan

manajemen, dan ada pula yang membedakannya.
Kantor merupakan unit organisasi yang terdiri dari tempat staf
personil dan operasi ketatausahaan. Fungsi dari sebuah kantor
merupakan pusat informasi.
TES FORMATIF 1
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!

Secara etimologis istilah administration berasal dari bahasa ....
A. Oxford
B. Prancis
C. Inggris
D. Belanda
2) Administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tata ....

A. perkantoran
B. manajemen
C. usaha
D. letak
3) Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap

pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja
sama mencapai tujuan tertentu. Definisi ini menurut pendapat....
A. P. Sondang Siagian
B. Stephen. P. Robbins
C. The Liang Gie
D. D. Waldo
4) Fungsi kantor menurut J.C Denyer dapat diartikan sebagai berikut.

kecuali....
A. untuk menerima keterangan
B. untuk mencatat keterangan
C. untuk memanipulasi keterangan
D. untuk memberi keterangan
Hakikat pekerjaan kantor dapat dilihat sebagai berikut, kecuali....

A. mengumpulkan keterangan
B. mencatat keterangan
C. memanipulasi keterangan
D. menggandakan keterangan

Anda terhadap materi Kegiatan Belajar I.

Tingkat penguasaan =---------------------------- x 100%
Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
< 70% = kurang

meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%,
belum dikuasai.
• ADPU433 1/MDDUL 1 1.25
Kegiatan Belajar 2
Pengertian Manajemen Perkantoran
A. ARTI MANAJEMEN PERKANTORAN
Dalam beberapa sumber bacaan yang terbit di Amerika Serikat maupun

di Inggris istilah Office Administration (Administrasi Perkantoran) dan Office
Management (Manajemen Perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti
yang sama. Walaupun istilah administrasi diterapkan lebih banyak bagi
tindakan dalam urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak bagi
urusan perusahaan, namun dewasa ini terdapat kecenderungan bahwa istilah
manajemen digunakan juga bagi urusan-urusan negara. Hal tersebut terjadi
karena penerapan praktik manajemen perusahaan yang semakin meningkat di
bidang administrasi negara. Dengan demikian, penjelasan berikutnya tidak
akan dibedakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran.
Dalam konsepsi modern, kantor merupakan pusat organisasi, pusat
manajemen, pusat pemikiran, pusat komunikasi, dan pusat informasi.
Kegiatan perkantoran bertitik tolak pada penyajian informasi yang paripurna,
yang didukung oleh sistem dan sarana yang tepat, maksimal serta prosedur
yang mantap. Untuk mendapat gambaran yang lebih lengkap, marilah kita
cermati beberapa pengertian manajemen perkantoran berikut.
I George Terry, dalam buku Office Management and Control, tahun 1966
mengutarakan:
"Office management can he defined as the planning, controlling, and
organizing of office work, and actuating those performing it so as to
achieve the predetermined objectives". (Manajemen perkantoran dapat
didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan
agar mencapai tujuan-tujuan yang lelah ditentukan lebih dahulu).
2. William Leffingwell dan Edwin Robinson, dalam buku Textbook of
Office Management, tahun 1950 mengemukakan: ’’Office management
as a function, is that branch of the art and science of management which
is concerned with the efficient performance of office work, whenever
and wherever that work is to be done”.
(Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah eabang dari seni

dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan
perkantoran secara efisien, bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus
dilakukan).
3. Mills Geoffrey (1990) menyatakan.
Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor
dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya
demi mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran

adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan
meliputi sejumlah kegiatan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan
sifat, pelaksanaan, atau karena merupakan suatu urutan, sehingga saling
berkaitan atau saling bergantung satu sama lain.
Dalam suatu organisasi, fungsi dibebankan kepada seseorang atau satuan
tertentu sebagai tugas yang harus dilaksanakan. Dengan demikian, pada
prinsipnya manajemen perkantoran merupakan rangkaian kegiatan
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberi arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan
kontrol), sampai menyelenggarakan suatu pekerjaan secara tertib dan lancar.
Saudara, lingkup bidang kerja manajemen perkantoran telah meluas
meliputi banyak hal. Menurut Charles O Libbey 9 bidang kerja manajemen
perkantoran meliputi berikut ini.
1. Office Space (Ruang Perkantoran).
2. Communications (Komunikasi).
3. Office Personel (Kepegawaian Kantor).
4. Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan).
5. Appliances and Mechines (Peralatan dan Mesin).
6. Supplies and Stationery (Perbekalan dan Keperluan Tulis).
7. Methods (Metode).
8. Records (Warkat).
9. Executive Controls (Kontrol Pejabat Pimpinan).
Secara lebih rinci, lingkup bidang kerja manajemen perkantoran tersebut

adalah sebagai berikut.
• ADPU433 1/MODUL 1 1.27
1. Office Space (Ruang Perkantoran)
Space forecasting (Perkiraan kebutuhan ruang)

Space allotment (Penjatahan ruang)
Office layouts (Tata ruang perkantoran)
Healing and ventilating (Pemanasan dan peredaran udara)
Air Conditioning (Pendingin udara)
Acoustics (Pantulan suara)
Painting (Lukisan)
Service facilities (Fasilitas kebersihan)
Assembly rooms (Ruang pertemuan)
Safety factors (Faktor keselamatan)
Moving offices (Memindahkan kantor)
Alterations (Perubahan-perubahan)
Maintenance (Pemeliharaan)
2. Communications (Komunikasi)
Mailing (Pengiriman surat)

Messenger service (Pelayanan pesuruh)
Pneumatic tubes (Pipa hantaran)
Telephones (Telepon)
Wiring layouts (Susunan kabel)
Telephone dictation (Pendiktean telepon)
Interoffice telephone system (Sistem telepon antar kantor)
Telegraph and cable service (Telegraf dan pelayanan kawat)
Bulletin hoards (Papan pengumuman)
Reception service (Pelayanan terima tamu)
3. Office Personnel (Kepegawaian Perkantoran)

Selection (Pemilihan)
Orientation (Perkenalan)
Training (latihan)
Testing (Pengujian)
Promotion (Kenaikan pangkat)
Turnover (Pergantian)
Suggestion System (Sistem saran)
Pooling employees (Pengerahan pegawai)

Tardiness (Keterlambatan)
Absenteeism (Persoalan mangkir)
Departure interview (Wawancara pemberhentian)
Lunchroom facilities (Fasilitas ruang makan siang)
Morale (Semangat kerja sama)
Die ip line (Disiplin)
Retirement (Pensiun)
Rating (Penilaian)
Grievances (Pengaduan)
4. Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)

Desk (Meja kerja) (Kursi)
Chairs
Tables (Meja panjang)
Filling equipment Vaults and (Perlengkapan arsip) (Ruang dan peti
safes Fungtional furniture besi) (Perabotan fungsional)
Warehousing furniture (Perabotan gudang)
Maintenance and repair (Pemeliharaan dan perbaikan)
Reference equipment Supply (Perlengkapan acuan) (Lemari
cabinets and shelving perbekalan dan penempatan rak)
Clothing racks Library furniture (Cagak pakaian) (Perabotan
Evaluation of new equipment perpustakaan) (Penilaian
perlengkapan baru)
5. Appliances and Machines (Peralatan dan Mesin)

Typewriters Adding machines (Mesin tik)
Billing machines Bookkeeping (Mesin tambah)
machines Calculating machines (Mesin faktur)
Dictating equipment Mailng (Mesin pembukuan)
equipment Visible appliance (Mesin hitung)
Miscellaneous office equipment (Perlengkapan dikte)
Janitorial equipment (Perlengkapan kirim surat)
Reproduction equipment (Peralatan terlihat)
Maintenance and repair (Aneka perlengkapan perkantoran)
Evaluation of new appliances (Perlengkapan kebersihan)
and machines (Perlengkapan penggandaan)
• ADPU433 1/MODUL 1 1.29
(Pemeliharaan dan perbaikan)

(Penilaian peralatan dan mesin
baru)
6. Supplies and Stationary (Perbekalan dan keperluan tulis)
Stationary items (Barang-barang keperluan tulis)
Letterheads (Kertas surat)
Forms (Formulir)
Janitorial supplies Reproduction (Perbekalan kebersihan) (Perbekalan
supplies Evaluating of new penggandaan) (Penilaian perbekalan
supplies baru)
7. Methods (Met ode)
Data processing Office surveys (Pengolahan bahan keterangan)
Measurement of clerical outpi (Penyelidikan perkantoran)
Scheduling of routines (Pengukuran hasil kerja tulis)
Charting procedures (Penjadwalan prosedur rutin)
Use offilms (Prosedur pembaganan)
Statistical analysis (Pemakaian film)
(Anaiisis statistik)
8. Records (Warkat)
Forms coordination (Pengoordinasian formulir)
Forms design (Perancangan formulir)
Correspondence services (Pelayanan surat menyurat)
Form letters (Pola surat)
Letterwriting reviews (Peninjauan surat menyurat)
Typing pools (Ruang terpusatkan kerja tik)
Reporting methods (Metode pelaporan)
Surveys (Penyelidikan)
Disposal of records (Penyingkiran warkat)
Microfilming (Pembuatan film kecil)
Retention schedules (Jadwal penyimpanan)
Archival practices and storage (Praktek kearsipan dan
penyimpanan)
9. Executive Controls (Kontrol Pejabat Pimpinan)
Organ ization plann ing (Perencanaan organisasi)
Centralization or (Pemusatan atau pemencaran
decentralization pelayanan)
of service (Perencanaan anggaran)
Budgetary planning (Penaksiran)

Forecasting (Buku pedoman petunjuk kerja)
Instruction manuals (Konfrensi)
Conferences (Latihan pemindahan tugas)
Replacement training (Analisis tugas pekerjaan)
Job analysis (Pembakuan gaji)
Salary standardization
B. TUJUAN MANAJEMEN PERKANTORAN
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah

tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai
dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan
pemborosan maka hal tersebut sebaiknya dihindari.
Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut maka sumber-sumber
daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya
dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi manajemen.
Tujuan proses manajemen perkantoran adalah tersedianya informasi
yang siap pakai. Ciri informasi yang siap pakai adalah:
1. Lengkap.
2. Relevan dengan kegunaannya.
3. Tidak terlambat, (up to date).
4. Akurat.
5. Dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.
Adapun tujuan manajemen perkantoran antara lain adalah:

1. Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna
pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang
terjangkau.
3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya.
4. Untuk memberikan pekerjaan tala usaha yang cermat dan membantu
memberi pelayanan kepada para pelanggan atau mitra kerja.
5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.
• ADPU433 1/MODUL 1 1.31
Sumber Daya Dalam Manajemen Perkantoran.

Pada umumnya setiap organisasi memiliki unsur-unsur manajemen yang
terdiri dari manusia, uang, materiil, mesin-mesin, metoda dan pasar (Tool of
Management) sebagai sumber daya yang akan dikelola sumber daya tersebut.
Secara rinci sumber daya dalam manajemen perkantoran terdiri dari:
1. Pegawai Kantor
Yaitu para pegawai atau pejabat yang hakikat tugasnya adalah mengolah
informasi.
Biaya Kantor
Dalam melaksanakan pekerjaan kantor tentu memerlukan biaya, baik
untuk gaji, pembelian peralatan, maupun biaya untuk keperluan lainnya.
3. Materiel Kantor, yang terdiri dari:

a. Alat tulis kantor
Alat tulis kantor, antara lain kertas, stensil sheet, karbon, pita mesin tulis
dan sebagainya. Benda-benda tersebut mempunyai kegunaan yang penting
dalam proses penanganan informasi sehingga perlu pengelolaan yang baik
agar tidak terjadi pemborosan.
h. Perabot kantor
Hal yang termasuk sumber daya ini antara lain lemari file, meja tulis,
kursi dan lain-lain yang harus tepat pengadaan dan penggunaannya dalam
mengelola informasi.
c. Ruang kantor
Pekerjaan kantor tidak mungkin dikerjakan di luar ruangan, kecuali
dalam keadaan darurat atau untuk sementara. Pada umumnya pekerjaan
kantor perlu dikerjakan dalam ruangan yang memadai.
d. Mesin-mesin kantor
Termasuk dalam sumber daya ini adalah mesin tulis, telex, mesin foto
copy, komputer dan lain-lain.
e. Metoda kantor
Adalah cara kerja dan prosedur dalam menangani informasi. Untuk
menangani informasi yang besar jumlahnya dan banyak macam ragamnya,
cara kerja yang lepat dan prosedur yang tidak berbelit-belit akan menunjang
tercapainya tujuan manajemen perkantoran.
f Waktu khusus untuk pegawai kantor

Dalam hal tertentu, misalnya untuk suatu perusahaan yang tidak
sepanjang hari menangani informasi maka perlu pengaturan waktu sehingga
sehari-harinya tersedia waktu khusus untuk menangani informasi.
g. Pasar
Dalam hal tertentu untuk memasarkan hasil produksi dan keperluan
lainnya.
C. KAITAN MANAJEMEN PERKANTORAN DENGAN

FllNGSI-FUNGSl MANAJEMEN
Sumber daya sebagaimana diuraikan sebelumnya diperuntukkan bagi

pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan penyaluran
informasi agar hasil pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut dapat mencapai
tujuan yaitu tersedianya informasi yang siap pakai. Oleh karena itu,
hendaknya diterapkan fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya
tersebut.
1. Fungsi Manajemen yang Perlu Diterapkan Terhadap Sumber Daya

a. Perencanaan
Atas dasar kebijaksanaan disusun perencanaan, yaitu keseluruhan proses
pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan- kegiatan yang akan
dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang
telah ditentukan. Hal tersebut adalah untuk menentukan tujuan suatu
organisasi dan cara manakah yang harus ditempuh dalam mengoordinasikan
berbagai macam pelayanan pengolahan informasi dalam rangka mencapai
tujuan.
Dalam proses perencanaan, seorang pimpinan yang bijaksana harus
menggariskannya berdasarkan pengalaman dan informasi yang tersedia.
Dengan singkat dapat dikatakan bahwa pimpinan memerlukan informasi
yang akan dijadikan dasar perencanaannya.
Pimpinan memerlukan informasi dalam bentuk tertentu sehingga ia dapat
memanfaatkan waktunya untuk menyusun rencana, dan bukan untuk
• ADPU433 1/MDDUL 1 1.33
menjalankan lugas sebagai petugas pelaksana. Seorang pimpinan perlu

mempelajari bagaimana mendelegasikan tugas, mengurus informasi kepada
stafnya yang lebih terlatih dalam pekerjaan termaksud sehingga ia benar-
benar dapat menjalankan tugasnya sebagai pengambil keputusan.
Perencanaan terhadap berapa jumlah dan kualifikasi yang diperlukan bagi
pegawai kantor perlu dilakukan, Demikian pula perencanaan terhadap
pengadaan dan perawatan alat tulis kantor, perabot kantor, dan mesin-mesin
kantor.
Ruangan yang akan dipergunakan perlu pula direncanakan baik letak,
luas, dan bentuknya maupun lata ruang di dalam ruangan tersebut perlu diatur
seefisien mungkin. Berapa biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan
pekerjaan kantor hendaknya ditetapkan melalui perencanaan anggaran
organisasi. Apabila hal ini diabaikan, dapat terjadi kekurangan biaya kantor
atau pemborosan yang keduanya akan menghambat pelaksanaan tugas pokok
organisasi.
b. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-
alat, tugas-tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk menciptakan
organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Seorang pimpinan memerlukan
informasi untuk membantunya dalam pengorganisasian pegawai dan
pekerjaan mereka. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai
tugas seorang pimpinan. Pimpinan harus mempunyai informasi yang relevan,
up to date, dan lepat sebagaimana diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya
serta melaksanakan prinsip-prinsip dasar organisasi kantor di dalam
merencanakan hubungan kerja di antara pegawai, serta dilengkapi dengan
peralatan yang memadai untuk mencapai tingkat produktivitas yang tinggi.
Pengorganisasian para pegawai maupun penentuan hubungan kerja serta
meletakkan kedudukan unit perkantoran dalam organisasi adalah langkah
yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.
c. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja
kepada para bawahan agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi
tercapainya tujuan organisasi. Fungsi pokok menggerakkan mengandung
penciptaan dan penerusan keinginan oleh setiap anggota kelompok pekerja
untuk mencapai tujuan sesuai dengan rencana. Rencana harus dilaksanakan

oleh orang-orang yang bekerja dengan giat pada tugas-tugas yang telah
ditentukan dan pada waktu serta tempat-tempat tertentu. Untuk melaksanakan
hal termaksud, pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk
yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan. Personil kantor
dituntut untuk memenuhi persyaratan kerja tertentu, sehingga diperlukan
cara, guna menggerakkan tenaga kerja tersebut agar mampu dan mau
melaksanakan tugas dengan sukarela. Dalam rangka penggerakan maka
kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan antara lain adalah:
1. Mendorong atau memberi semangat kerja.
2. Memberi pengarahan kepada seluruh karyawan.
3. Memberi motivasi kerja sesuai kebutuhan.
Jenis orang, bagian kegiatan yang akan dilakukan, fasilitas-fasilitas yang
disediakan dan dipertimbangkan manajer, menentukan ukuran-ukuran yang
digunakan untuk melaksanakan fungsi penggerakan ini.
d. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi, guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan, berjalan
sesuai rencana yang telah ditentukan. Dengan demikian, terdapat kailan yang
erat antara pengawasan dan perencanaan.
Adapun beberapa langkah pengawasan adalah sebagai berikut.
1) Penetapan tolok ukur dan metode pengukuran pekerjaan.
2) Mengukur hasil kerja.
3) Membandingkan antara hasil yang diukur dan tolok ukurnya.
4) Mengambil tindakan koreksi.
Dalam kegiatan pengawasan perlu dilakukan pemantauan, yaitu kegiatan

untuk menentukan apakah unit tertentu atau keseluruhan organisasi telah
mendapatkan dan memanfaatkan sumber-sumber yang diperlukan secara
efisien, sehingga mencapai sasaran. Bila hal termaksud tidak tercapai maka
perlu dilaksanakan tindakan koreksi. Dalam proses evaluasi, akan tercakup
kegiatan pengukuran, perbandingan, dan koreksi.
Seorang pimpinan memerlukan informasi yang berguna dalam
pengawasan. Dasar pengawasan adalah informasi yang diterima melalui
berbagai macam laporan, pembicaraan, surat, peninjauan secara langsung,
dan sebagainya. Akhirnya, dapat dilaksanakan perbaikan/penyempurnaan
• ADPU433 1/MODUL 1 1.35
sistem, prosedur kerja masing-masing tahapan pekerjaan kantor. Pengawasan

sebagai salah satu fungsi manajemen mutlak perlu dilakukan terhadap
pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Demikian pula pengawasan
terhadap penggunaan biaya, pemakaian, dan perawatan mesin-mesin kantor
dan perabot kantor serta ruangan kantor.
2. Fungsi Manajemen Lainnya

Fungsi manajemen lainnya yang perlu diterapkan dalam proses
manajemen perkantoran adalah pemberian motivasi kepada pegawai-pegawai
kantor. Hal ini perlu karena bagi pegawai-pegawai yang menangani arsip,
pengolahan data, juru ketik dan sebagainya kadang-kadang mereka
kehilangan kebanggaan kerja karena sifat pekerjaannya adalah sebagai
penunjang dan output atau keluaran yang dihasilkan tidak langsung nampak
serta bersilat memberi fasilitas. Oleh karena itu, bagi mereka perlu diciptakan
iklim sehingga mereka merasa dimanfaatkan, merasa hasil karyanya
mempengaruhi kelancaran pelaksanaan tugas pokok organisasi dan ada
kesempatan untuk mengembangkan kariernya.
Demikian pula koordinasi baik terhadap masing-masing pelaksana
maupun koordinasi terhadap unit-unit yang menangani informasi adalah salah
satu cara untuk mencapai keserasian dan keterpaduan dalam upaya
menyediakan informasi yang siap pakai. Keseluruhan fungsi manajemen
saling berkaitan karena masing-masing bergantung satu sama lain.
D. AKTIVITAS-AKTIVITAS MANAJEMEN PERKANTORAN
Kegiatan administrasi perkantoran teraktualisasi dalam kegiatan tata

usaha. Kegiatan tata usaha itu bukan saja tampak seperti pctcla-pctcla
(hierarki) tetapi juga sebagai suatu keseluruhan kegiatan yang nyata yang
dilaksanakan pegawai tata usaha dalam sebuah kantor misalnya mengetik,
melayani mesin hitung dan computer elektonis, menyetensil, memfoto copi,
menulis alamat, menomori warkat, memisah-misahkan berbagai kartu
membuat dan menyusun arsip membuat laporan dan sejumlah kegiatan tata
usaha lainnya. Dalam penyelidikan yang lelah dilakukan di Amerika Serikat
di bawah National Office Management Assocation, sedikitnya tercatat 55
jenis kegiatan ketata usahaan yang hasil pekerjaannya dapat diukur.
Geoffrey Whitehead misalnya mengatakan bahwa di seluruh kantor
terdapat lima bidang kegiatan utama yaitu:
1. Kegiatan komunikasi
2. Kegiatan kalkulasi
3. Pengelolaan warkat
4. Penyusunan laporan
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Kelima kegiatan utama di dalam kantor itu diuraikannya dengan ringkas

sebagai berikut:
1. Kegiatan komunikasi.
Setiap kantor dari sudut tertentu merupakan pusat komunikasi. Kantor
tersebut menerima perintah, informasi, dan laporan dari kantor-kantor
lain, dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir-formulir dan
dokumen-dokumen, meneruskan inlruksi, dan penjelasan kepada mereka
yang menunggunya. Hal itu dapat merupakan memo-memo intern atau
surat-surat kepada badan-badan luar
2. Kegiatan kalkulasi.
Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi
atau perhitungan angka. Berbagai alat untuk menolong kegiatan saat ini
yang sangat banyak, mulai dari mesin hitung sederhana hingga komputer
yang canggih.
3. Pengelolaan warkat.
Warkat dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dilakukan secara
efisien, bahkan warkat tersebut seringkah diperlukan untuk
membuktikan kontrak-kontrak yang sudah dibuat, atau janji-janji yang
lelah dipenuhi, kemampuan untuk menjawab pertanyaan dari pekerja,
langganan dan lainnya dengan efisien dan cepat. Bukti-bukti tadi sangat
vital bagi manajemen kantor. Warkat yang disusun dengan teliti mampu
menghadapi hal tersebut dengan mudah, dan dalam banyak hal mampu
membandingkan pelaksanaan sekarang dengan pencapaian yang telah
lalu serta meneliti masalah-masalah yang akan timbul jauh sebelum hal
itu terjadi. Warkat sistematis demikian akan menghindari banyak
organisasi dari kebangkrutan
4. Penyusunan laporan.
Dasar kegiatan pelaporan adalah laporan. Apabila seorang anggota staf
mengetahui sesuatu yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya.
Banyak laporan diperlukan sebagi prosedur-prosedur rutin dari bagian-
bagian kepada kepala kantor. Di sanalah laporan dipertimbangkan dan
• ADPU433 1/MDDUL 1 1.37
dianalisis untuk menyingkapi apakah peristiwa-peristiwa organisasi

tersebut ditangani dengan baik.
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.
Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor
ingin berfungsi dengan tepat.
Pekerjaan kantor harus dinilai berdasarkan hasil-hasil yang dicapai.

Pekerjaan kantor merupakan alat untuk mencapai sesuatu tujuan yang
diinginkan, di mana pekerjaan bukanlah merupakan tujuan. Pekerjaan kantor
dapat dianalisis dan dievaluasi, dapat dibagi-bagi dalam bagian-bagian atau
komponen dan masing-masing bagian dapat dipelajari secara kritis untuk
mengetahui bagaimana pentingnya dalam pencapaian tujuan yang diinginkan.
Manajemen dapat diterapkan dalam bidang pekerjaan kantor. Ada bermacam-
macam fungsi manajemen kantor, namun demikian aktivitas-aktivitas pokok
dapat dinyalakan sebagai berikut:
1. Menyediakan suatu organisasi kantor yang efektif.
a. Aktivitas-aktivitas ditentukan dan personel yang tepat dipekerjakan.
b. Saluran-saluran tertentu dan hubungan-hubungan organisatoris
digariskan.
c. Delegasi kekuasaan dan tanggung jawab.
d. Tanggung jawab tetap ada di antara personil.
2. Mengusahakan adanya fasilitas-fasilitas fisik yang baik di kantor
a. Layout perkantoran, pengaturan meubel-meubel, dan alat-alat kantor
b. Penerangan yang cukup
c. Ditiadakan suara-suara yang tidak perlu
d. Adanya ventilasi secukupnya
3. Membuat spesifikasi dan membeli alat-alat dan persediaan-persediaan
a. Meubel-meubel dan alat-alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
organisasi
b. Mesin-mesin kantor yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
c. Pcrscdian-pcrscdian kantor seperti alat tulis kantor
4. Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi
a. Pekerjaan korespondensi, stenografi, dan mengetik
b. Penyimpanan arsip (filling) dan penyimpanan catatan-catatan
c. Mengerjakan surat-surat masuk dan keluar
d. Service telepon dan telegraf
e. Adanya jaringan informasi secara online
5. Mengusahakan adanya hubungan pimpinan dengan pegawai yang

harmonis dan memuaskan
a. Supervisi yang cukup
b. Analisis pekerjaan dan pendidikan
c. Administrasi gaji
d. Pemilihan pekerjaan
e. Latihan dan promosi
f. Usaha untuk menjamin keselamatan di kantor
g. Motivasi bagi pegawai yang ada di kantor
6. Menganalisis dan memperbaiki metode-metode kantor serta prosedur-
prosedur
a. Penghematan gerakan dan simplifikasi pekerjaan
b. Standar-standar waktu
c. Menetapkan metode-metode efisien dan prosedur-prosedur
7. Mengawasi aktivitas-aktivitas kantor
a. Kualitas pekerjaan
b. Perencanaan pekerjaan kantor
c. Menulis dan menerbitkan buku-buku petunjuk untuk kantor
d. Data biaya
Perlu dinyatakan bahwa tidak semua aktivitas manajemen perkantoran

seperti tersebut di atas dilaksanakan pada setiap perusahaan atau instansi
pemerintah. Jumlah dan luas aktivitas-aktivitas demikian tergantung dari dua
buah faktor yaitu:
1. Sikap anggota-anggota lop manajemen
2. Luas perusahaan

D Apabila Anda sudah bekerja, coba Anda perhatikan bagaimana fungsi

manajemen perkantoran di kantor Anda. Apakah sudah diterapkan sesuai
dengan fungsi-fungsi manajemen perkantoran?
2) Bagaimana proses berjalannya fungsi-fungsi manajemen perkantoran di
sebuah kantor!
• ADPU433 1/MODUL 1 1.39
Untuk dapat menjawab latihan di atas, coba Anda pclajari materi

Kegiatan Belajar 2 dengan cermat. Jawaban semua pertanyaan dalam latihan
RANGKUMAN
Administrasi Perkantoran merupakan segenap kegiatan yang

dijalankan dalam rangka usaha penyelenggaraan perkantoran guna
membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan
dan pencapaian tujuan organisasi. Kegiatan tersebut menjadi pangkal
tolak aktivitas selanjutnya, yaitu mencakup semua langkah-langkah dan
tindakan ketatausahaan yang dilakukan baik di dalam maupun di luar
kantor karena berkaitan dengan tanggung jawab yang dibebankan pada
pimpinan organisasi yang bersangkutan.
TES FORMATIF 2
1) Tujuan proses manajemen perkantoran adalah terjadinya informasi yang

siap pakai, ciri informasi yang siap pakai adalah berikut ini, kecuali....
A. lengkap
B. relevan dengan kegunaannya
C. akurat
D. tidak dapat dipertanggung jawabkan dalam kebenarannya
2) Sumber daya dalam manajemen perkantoran yang akan dikelola terdiri

dari berikut ini, kecuali....
A. mesin kantor
B. materil kantor
C. perabot rumah
D. pegawai kantor
3) Cara kerja dan prosedur dalam menangani informasi disebut sebagai....

A. metode kantor
B. informasi kantor
C. pegawai kantor
D. biaya kantor
4) Materil kantor adalah berikut ini, kecuali....

A. alat tulis kantor
B. perabot kantor
C. ruang kantor
D. mesin kantor
5) Rangkaian tahapan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan tertentu

dengan mendayagunakan sumber-sumber yang ada seoptimal mungkin
(efektif dan efisien), disebut sebagai....
A. manajemen sebagai suatu fungsi
B. manajemen sebagai proses
C. manajemen sebagai suatu sistem
D. manajemen sebagai suatu ilmu


Tingkat penguasaan =----------------------------- x 100%
Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
• ADPU433 1/MODUL 1 1.41
Tes Formatif I
D c. Kosakata yang digunakan berasal dari bahasa Inggris
2) c. Kegiatan yang dilakukan dalam sebuah kantor dengan pandangan
dari arti administrasi secara sempit
3) c. Definisi tersebut dari pendapatnya The Liang Gie
4) c. Fungsi kantor menurut J.C. Denyer yaitu, 1. untuk menerima
keterangan, 2. mencatat keterangan, 3. menyusun keterangan,
4. memberi keterangan, 5. menjamin aktiva-aktiva
5) c. Hakikat pekerjaan perkantoran itu terdiri dari 6 bagian, 1.
mengumpulkan keterangan, 2. mencatat keterangan, 3. mengolah
keterangan, 4. menggandakan keterangan, 5. mengirim keterangan,
6. menyimpan keterangan.
Tes formatif 2
1) D. Ciri informasi yang siap pakai adalah sebagai berikut: Lengkap,
Relevan dengan kegunaannya, Tidak terlambat (up to date), Akurat,
Dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
2) c. unsur-unsur manajemen yang dikelola terdiri dan manusia, uang,
materiil, mesin-mesin, metode, dan pasar.
3) A. Metode adalah cara kerja dan prosedur dalam menangani informasi.
4) I). Material kantor adalah alat tulis kantor, perabot kantor, dan ruang
kantor.
5) B. Proses merupakan tahapan-tahapan kegiatan.
Daftar Pustaka
Almosudirdjo, Prayudi. (1987). Dasar-Dasar Administrasi Manajemen dan

Office Management. Jakarta.
_____________ .(1982). Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran,

Jakarta: Ghalia Indonesia.
Dcnyer, J.C.(1974). Office Management, Fourth Edition. London:

Macdonald & Evans Ltd.
_____________ . (1973). Office Administration, Second Edition. London:

Lefingwell, William H., & Edward M., Robinson. (1950). Textbook of Office
Management. New York: Me. Graw Hill Book Company, 3 rd.
Littlefield, C.L. & Frank Rachel. (1964). Office and Administrative

Management : Systems Analysis, Data Processing and Office Service,
Englewood Cliffs, N.J: Prentice Hall 2 nd ed.
____________ and R.L. Peterson. (1956). Modern Office Management,

Prentice Hall, Inc., N.J: Englewood Cliffs.
Komarudin. (1993). Manajemen Kantor teori dan Praktek. Bandung:

Tigendra Karya.
Mager, N.H., & Sylvia K. Mager, (Ed).(1955). The Officer Encyclopedia,

New York: Pocket Books, Inc.
Maze, Coleman L., (Ed). (1947). Office Management : A Handbook. New

York: Ronald Press.
Millet, John D. (1954). Management is The Public Service New York:

Me. Graw Hill Book Company, Inc.
• ADPU433 1/MODUL 1 1.43
Mills Geoffrey, Oliver Standingford, Robert 0. Appleby, (1991).

Manajemen Perkantoran Modern. London: Pitman Publishing Limited.
Moekiyat, (198). Administrasi Kantor. Bandung: Alumni.
Sedarmayanli. (2009). Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran, Suatu Pengantar. Bandung: Mandar Maju.
Silalahi, Ulbert. (1999). Studi Tentang Ilmu Administrasi, Konsep, Teori dan
Dimensi. Bandung: Sinar Baru Algensindo.
The Liang Gic. (1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:

Liberty dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.
William H., Leffingwell and Edwin M. Robinson. (1950). Textbook of Office

Management, 3 rd Ed.
Winardi. (1982). Organisasi Perkantoran dan Motivasi. Bandung: Alumni.
___________ . (1990). Manajemen Perkantoran dan Pengawasan.

Bandung: Mandar Maju.
Wylie, Harry L, (Ed). (1958). Office Management Handbook. New York:

Ronald Press, 2 nd.
Mddul 2
Organisasi Pekerjaan Kantor
Mas Halimah, S.IP., M.Si.
PENDAHULUAN
£T' imbulnya suatu organisasi karena adanya tujuan. Tujuan tersebut

1 mengakibatkan harus dilakukannya kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas
oleh tenaga manusia dengan menggunakan benda, uang, dan bangunan atau
fasilitas lainnya, seperti mesin dan peralatan lain.
Agar tujuan manajemen tercapai, seorang pemimpin memerlukan
organisasi. Pengorganisasian adalah proses manajemen yang berhubungan
erat dengan kegiatan kerja sama antara manusia, fungsi, dan faktor
jasmaniah, sehingga dapat membentuk satuan manajemen yang terwarisi.
Organisasi sebagai hasil dari proses manajemen, merupakan rangka dasar
tempat orang-orang melakukan sesuatu. Di dalamnya tercakup pula alokasi
tugas dan penyusunan tugas.
Suatu organisasi biasanya mempunyai tugas pokok dan fungsi. Apabila
tugas pokok dan fungsi tersebut terlaksana dengan baik, maka tujuan yang
diinginkan akan segera dapat dicapai. Tugas pokok dan fungsi akan
memberikan corak dan sifat organisasi. Berdasarkan tugas pokok dan fungsi
itu maka organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan, usaha,
dan pekerjaan yang harus dilaksanakan sehingga tujuan organisasi dapat
tercapai.
Dalam suatu pencapaian tujuan organisasi, perlu adanya suatu sistem
pengorganisasian yang jelas, sebagaimana disebutkan oleh Sedarmayanti
(2001:71) dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Susunan, status, kedudukan, dan hubungan pejabat yang satu dengan
yang lainnya.
2. Kekuasaan dan tanggung jawab masing-masing pejabat
3. Luas dan macam pekerjaan yang harus dilakukan
4. Pembagian pekerjaan yang seimbang
5. Prosedur dan mekanisme kerja yang efisien.
Kriteria tersebut melahirkan suatu struktur dan bentuk yang disebut

organisasi. Dengan demikian, organisasi dapat dirumuskan sebagai “Bentuk
atau susunan orang-orang atau badan-badan dengan tugas pokok dan fungsi
tertentu dan diatur prosedurnya sehingga terdapat hubungan serta kerja sama
beberapa orang guna mencapai suatu tujuan yang ditetapkan oleh organisasi
(Sedarmayanli, 2001:71).
Senada dengan pendapat tersebut, Sondang P. Siagian menyatakan
bahwa pengorganisasian adalah penyusunan dan pengelompokan kegiatan
dan orang-orang yang melaksanakan kegiatan tersebut dalam usaha mencapai
tujuan bersama yang ditetapkan sebelumnya.
Organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang hati-hati mengenai
apa, siapa pelaksana, dan pengawas, dan bagaimana melaksanakan pekerjaan
dengan cara yang paling efisien. Efisien dalam arti yang bersahaja adalah
cepat, tepat, dan biaya yang rendah. Dalam hubungannya dengan efisien
tersebut, dapat dikatakan bahwa organisasi yang baik akan menjelma dalam
cipta kerja sama yang seimbang dan dengan biaya yang rendah dalam
penyelesaian pekerjaan.
Melalui organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat ditetapkan,
sehingga tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta merta. Lebih dari itu
melalui organisasi, pekerjaan yang lebih efisien dapat dilaksanakan dengan
prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan komunikasi yang lebih lancar.
Melalui organisasi yang baik, inefisiensi biaya dapat dihindarkan.
Setelah mempelajari modul ini. Anda diharapkan mampu menjelaskan
Pengertian dan Ruang Lingkup Organisasi, Tipc/Bcntuk-bcntuk Organisasi,
Pengorganisasian Pelaksanaan Pekerjaan Kantor.
Secara khusus, setelah mempelajari modul ini Anda diharapkan dapat
menjelaskan:
1. Pengertian dan ruang lingkup organisasi secara umum.
2. Prinsip-prinsip umum dan fungsi organisasi.
3. Tipe/Bentuk-benluk Organisasi.
4. Tahapan Penetapan Kedudukan dan Struktur Organisasi Kantor.
5. Asas Pengorganisasian Pelaksanaan Pekerjaan Kantor.
6. Bidang pengelolaan organisasi kantor.
• ADPU433 1/MODUL 2 2.3
Berdasarkan tujuan tersebut di atas maka modul ini terbagi menjadi tiga
kegiatan belajar, yaitu
1. Kegiatan Belajar I membahas tentang Pengertian dan Ruang Lingkup
Organisasi.
2. Kegiatan Belajar 2 membahas tentang Tipe/Bentuk-bentuk Organisasi.
3. Kegiatan Belajar 3 membahas tentang Pengorganisasian Pelaksanaan
Pekerjaan Kantor.
Selamat Belajar!
Kegiatan Belajar 1
Pengertian dan Ruang Lingkup Organisasi
A. PENGERTIAN ORGANISASI DAN UNSUR ORGANISASI
John M. Pfiffner dalam bukunya Public Administration mengemukakan

Organization is the structuring of individuals and functions into productive
relationship (John M. Pfiffner, 1958: 5). Lebih lanjut Sondang P. Siagian
menyatakan bahwa sebagai alat administrasi dan manajemen, organisasi
dapat ditinjau dari dua sudut pandangan. Pertama, organisasi dapat
dipandang sebagai, “wadah” atau tempat di mana kegiatan-kegiatan
administrasi dan manajemen dijalankan, kedua, organisasi dapat dipandang
sebagai proses di mana dianalisis interaksi antara orang-orang yang menjadi
anggota organisasi itu. Sebagai wadah organisasi itu bersifat “relatif statis”
artinya sekali ditetapkan susunan atau strukturnya, tidak berubah-ubah
selama waktu tertentu. Apabila terdapat perubahan kebutuhan yang
diakibatkan oleh pengaruh lingkungan misalnya karena perkembangan
masyarakat dan faktor-faktor lain yang berubah, baru diadakan penyesuaian
dalam susunan organisasi yang bersangkutan biasanya setelah kurun waktu
lima tahun atau lebih. Sebagai contoh organisasi kelurahan atau desa yang
semula membawahi 8 lingkungan atau dukuh, sebagai akibat dari makin
meningkatnya jumlah penduduk dan makin banyaknya macam-macam
pelayanan yang harus dilakukan maka dipecah menjadi 2 buah kelurahan atau
desa.
Organisasi sebagai proses menyoroti interaksi antara orang-orang di
dalam organisasi itu. Karenanya, organisasi sebagai proses sifatnya lebih
dinamis dibandingkan dengan organisasi sebagai wadah. Organisasi sebagai
proses membawa kita kepada pembahasan berbagai hubungan manusia dalam
organisasi tersebut, yaitu hubungan formal atau kedinasan, yang biasanya
diatur dalam hukum pendirian organisasi yang bersangkutan atau terlihat
pada struktur organisasi dengan adanya hierarki atau jenjang jabatan dalam
organisasi tersebut serta hubungan informal yang timbul sebagai akibat dari
interaksi atau kontak pribadi antara orang-orang dalam organisasi itu.
Hubungan formal atau kedinasan diperlukan dalam pelaksanaan tugas-
tugas pekerjaan yang harus dilakukan dalam usaha mencapai tujuan
• ADPU433 1/MODUL 2 2.5
organisasi melalui saluran wewenang dan tanggung jawab. Hubungan formal

itu dapat dibedakan dalam:
1. Hubungan vertikal, yaitu hubungan antara atasan dengan bawahan
langsung. Contoh hubungan vertikal misalnya antara Bupati dengan
Camat atau antara Lurah dengan Kepala Lingkungan dan sebaliknya.
2. Hubungan horizontal atau lateral, yaitu hubungan antara pejabat/petugas
yang kedudukannya setingkat dalam struktur organisasi, contoh
hubungan horizontal adalah hubungan antara Kepala Urusan
Pemerintahan di Kelurahan dengan Kepala Urusan Kesejahteraan di
Kelurahan tersebut.
3. Hubungan diagonal, yaitu hubungan antara pejabat yang lebih tinggi
kedudukannya dengan pegawai bawahan tetapi bukan merupakan
bawahannya langsung. Contoh hubungan diagonal adalah hubungan
antara Kepala Urusan Pemerintahan di Kecamatan dengan Kepala
Urusan Pemerintahan di Kelurahan. Jadi, hubungannya bersifat
fungsional karena sejenis.
Adanya hubungan informal tidak diatur sebelumnya dalam hukum

pendirian organisasi atau dalam peraturan kedinasan lainnya, melainkan
timbul secara spontan yang terjadi karena hal-hal berikut.
1. Hubungan yang didasarkan pada hubungan/pergaulan antara individu
sehari-hari.
2. Hubungan karena persamaan profesi atau keahlian dalam pekerjaan.
3. Hubungan karena ada kepentingan dalam organisasi sehingga menjadi
lebih intim.
4. Hubungan dalam kegiatan di luar organisasi, seperti olahraga, rekreasi,
koperasi, dan lain- lain.
Dalam setiap organisasi terdapat unsur-unsur organisasi,

komponen atau bagian yang diperlukan oleh organisasi dalam pelaksanaan
kegiatan, terdiri dari:
1. Manusia, yang menjadi anggota organisasi dan menggerakkan organisasi
tersebut;
2. Tujuan, yang harus dicapai oleh organisasi itu;
3. Tugas atau kegiatan, yang harus dilakukan dalam rangka usaha mencapai
tujuan organisasi;
4. Peralatan atau fasilitas, yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan

organisasi seperti barang atau material, mesin, uang, dan metode atau
cara kerja yang harus digunakan.
Sementara itu, unsur-unsur manajemen sebagaimana dikemukakan oleh

George R. Terry terdiri dari manusia (men), mesin (machines), barang
(material), uang (money), tata cara (method) dan pasar (market), yang disebut
sebagai: the six M 's ofmanagement.
Adapun ruang lingkup organisasi tergantung dari tujuan organisasi yang
bersangkutan dan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dalam usaha
mencapai tujuan tersebut. Misalnya, ruang lingkup organisasi kecamatan
adalah menyelenggarakan segala urusan pemerintahan, pembangunan, dan
pembinaan masyarakat di wilayah kecamatan. Demikian pula ruang lingkup
organisasi kelurahan atau desa adalah menyelenggarakan segala urusan
pemerintahan, pembangunan, dan pembinaan masyarakat di wilayah
kelurahan atau desa tersebut.
Dengan demikian, ruang lingkup organisasi perkantoran meliputi:
1. melayani pekerjaan operatif yang harus dilakukan guna mencapai tujuan
organisasi, misalnya menyelenggarakan tata usaha/surat-menyurat,
melaksanakan pembukuan keuangan, melakukan pencatatan hasil-hasil
kegiatan seperti hasil produksi, hasil penjualan, dan kegiatan lain yang
bersifat menunjang,
2. menyediakan keterangan atau informasi bagi pimpinan organisasi
sebagai bahan untuk pengambilan keputusan dan perumusan
ke b ij aksanaa n organ i sasi.
3. membantu kelancaran dalam pengembangan organisasi sesuai dengan
perubahan yang diperlukan sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan
dan teknologi.
B. ASAS-ASAS POKOK PENGORGANISASIAN
Organisasi bisa dikatakan baik, apabila di dalam proses pembentukan

maupun eksistensinya dan operasionalnya memenuhi asas-asas pokok
pengorganisasian. Asas dapat diartikan sebagai suatu dasar atau landasan
yang harus ada dalam sebuah organisasi, seperti halnya yang disampaikan
oleh Sedarmayanti (2001:76-78), yaitu:
• ADPU433 1/MODUL 2 2.7
1. Asas Pembagian Tugas

Asas dalam pembagian tugas menentukan perlunya tugas untuk dibagi
habis sehingga dapat dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam
penyelenggaraan tugas termaksud. Oleh sebab itu, perlu adanya perumusan
tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi, benturan, dan kekaburan.
2. Asas Fungsionalisasi
Asas ini menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dalam
rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antarkegiatan maka bagian
fungsional berkewajiban memprakarsainya.
3. Asas Koordinasi
Asas ini menentukan perlunya setiap bagian menyerasikan, memadukan,
dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu maupun perumusan
kebijaksanaan, perencanaan, perprograman, penganggaran, pengendalian
serta pengawasan tugas dan fungsi yang diembannya.
4. Asas Kesinambungan
Asas ini mengharuskan bahwa tugas-tugas berjalan secara terus-menerus
sesuai dengan kebijaksanaan dan program yang telah ditetapkan, tanpa
tergantung pada diri pejabat.
5. Asas Akordion
Asas ini menentukan bahwa organisasi dapat berkembang atau mengecil
sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya.
6. Asas Pendelegasian Wewenang

Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian
tugas dan kewenangannya kepada pejabat yang ada di bawahnya.
7. Asas Keluwesan
Asas ini menghendaki agar organisasi selalu mengikuti dan
menyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan sehingga
dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas.
8. Asas Rentang Pengendalian

Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar dalam
menentukan jumlah satuan organisasi atau orang yang ada di bawah seorang
pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya
kemampuan seorang pimpinan atau atasan dalam pengendalian bawahannya.
9. Asas Jalur dan Staf

Asas jalur dan staf adalah asas yang menentukan bahwa dalam
penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang
melaksanakan tugas pokok instansi dengan satuan-satuan organisasi yang
melaksanakan tugas-tugas bantuan.
10. Asas Kejelasan dalam Pembaganan

Asas pembaganan mengharuskan setiap organisasi menggambarkan
susunan organisasinya agar setiap pihak yang berkepentingan dapat segera
memahami kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.
C. PRINSIP-PRINSIP UMUM DAN FUNGSI ORGANISASI
Sebagaimana telah disinggung sebelumnya bahwa unsur-unsur pokok

organisasi adalah manusia, tujuan, tugas pekerjaan, dan peralatan/fasilitas.
Dengan demikian, setiap organisasi harus memiliki unsur tersebut baik
organisasi itu bersilat organisasi negara/pemerintah yang mengatur dan
memberi pelayanan kepada rakyat atau bersifat niaga/bisnis yang
menghasilkan barang dan jasa serta menjual kepada masyarakat dengan
mencari keuntungan, atau bersifat sosial/kemasyarakatan yang memberikan
bantuan serta pelayanan kepada masyarakat tanpa mencari keuntungan.
Selanjutnya, agar organisasi tersebut dapat melaksanakan tugas dengan
sebaik-baiknya sesuai dengan tujuan yang harus dicapai, baik tujuan itu
berskala sempit atau luas, harus memenuhi beberapa prinsip umum tertentu.
Prinsip umum tersebut harus dipenuhi, misalnya suatu lembaga pendidikan
seperti Universitas agar dapat memberikan pelayanan kepada para mahasiswa
dengan sebaik-baiknya maka penyajian materi pelajaran harus bermutu,
penyediaan tenaga-tenaga akademik yang profesional, dan tenaga-tenaga
administratif yang handal, serta usaha peningkatan efisiensi secara terus-
menerus. Demikian pula halnya dengan organisasi lain, seperti Panti Asuhan
yang pelaksanaannya disesuaikan dengan sifat dan macam kebutuhan dalam
memenuhi tujuan organisasi yang bersangkutan.
• ADPU433 1/MODUL 2 2.9
1. Prinsip Organisasi
Sondang P. Siagian dalam bukunya ’’Filsafat Administrasi” (1980: 119)
mengemukakan bahwa organisasi yang baik adalah suatu organisasi yang
memiliki prinsip atau ciri pokok sebagai berikut.
1. Terdapat tujuan yang jelas karena tanpa tujuan yang jelas organisasi
dapat diumpamakan dengan sebuah kapal yang tidak mempunyai
pelabuhan tujuan yang akan dicapai sehingga terombang-ambing di
tengah lautan.
2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap anggota organisasi tersebut
dan diterima dengan baik sehingga manusia yang harus menggerakkan
organisasi tersebut benar-benar dapat melaksanakan tugasnya dengan
baik dan dengan semangat kerja yang tinggi.
3. Adanya kesatuan perinlah dan kesatuan arah, sehingga dapat mencapai
tujuan secara terpimpin dan sukses dalam arti efektif dan efisien.
4. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab. Prinsip ini
penting karena apabila wewenang lebih besar dari tanggung jawab akan
mudah menimbulkan penyalahgunaan wewenang, seperti korupsi, main
perinlah, menindas bawahan dan sebagainya. Sebaliknya, apabila
tanggung jawab lebih besar dari wewenang akan menyebabkan petugas
menjadi ragu-ragu atau tidak aman dalam menjalankan suatu tindakan
tertentu.
5. Adanya pembagian tugas pekerjaan yang merata dan sesuai dalam arti
sesuai dengan bakat dan kemampuan orang-orang yang diserahi untuk
melakukan tugas, serta sesuai dengan hasil yang ingin dicapai. Hal ini
dipengaruhi pula oleh perkembangan kebutuhan masyarakat serta
perkembangan teknologi yang makin maju.
Prinsip ini penting sekali karena hakikat organisasi tidak lain adalah
pembagian tugas (division of work).
6. Susunan atau struktur organisasi harus dibuat sesederhana mungkin yaitu
sesuai dengan kebutuhan dan hasil yang ingin dicapai.
7. Pola dasar organisasi harus relatif permanen/tetap, meskipun struktur
organisasi dapat diubah sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan
faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi tetapi perubahan tersebut
harus diusahakan secara luwes atau fleksibel sehingga tidak perlu
mengubah pola dasar organisasi.
Dengan demikian, susunan organisasi harus bersifat fleksibel tetapi harus
dapat menjamin kontinuitas atau berkelanjutan.
8. Adanya jaminan stabilitas jabatan atau pekerjaan (security of tenure).

Karena organisasi terdiri dari manusia maka harus ada jaminan terhadap
manusia sebagai anggota organisasi agar merasa aman/tenang tanpa
khawatir untuk dipecat secara semena-mena.
9. Pemberian balas jasa atau imbalan kepada anggota organisasi yang
setimpal dengan jasa atau prestasi yang diberikan. Hal ini perlu
dilaksanakan sesuai dengan moto equal pay for equal work.
Hal senada dikemukakan Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, S.H. bahwa

prinsip-prinsip organisasi meliputi:
1. Prinsip tujuan, mengandung konsekuensi adanya kesatuan pimpinan
(unity of command) dan kesatuan arah gerak (unity of direction).
2. Prinsip pembagian tugas dan penugasan kerja yang homogen, yaitu
adanya pengelompokan kerja, misalnya menurut wilayah produksi,
proses atau fungsi, bahan baku, dan jumlah orang.
3. Prinsip hierarki atau jenjang jabatan yang harus memperhatikan
subprinsip:
a. span of control.
b. delegasi yang berimbang.
c. komunikasi.
d. kontinuitas.
e. koordinasi.
4. Pengaturan yang jelas (rule of the game).
Selanjutnya, dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Tim Penyusunan

Buku “Manajemen dalam Pemerintahan” yang diterbitkan oleh Lembaga
Administrasi Negara, prinsip-prinsip pokok yang harus diperhatikan dalam
organisasi agar tercapai efektivitas dan efisiensi adalah:
1. Prinsip pembagian habis tugas.
2. Prinsip perumusan tugas pokok dan fungsi yang jelas.
3. Prinsip akordeon (penyesuaian dengan sifat pekerjaan).
4. Prinsip fungsionalisasi.
5. Prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS).
6. Prinsip kontinuitas.
7. Prinsip jalur dan staf.
8. Prinsip kesederhanaan.
9. Prinsip fleksibilitas.
• ADPU433 1/MODUL 2 2.11
10. Prinsip pendelegasian wewenang.

11. Prinsip pengelompokan secara homogen (departmentation).
12. Prinsip tersedianya pegawai yang cakap dan sesuai.
13. Prinsip rentang pengendalian (span of control).
Demikianlah beberapa prinsip umum organisasi yang dikemukakan oleh

para ahli, yang sudah barang tentu dalam mengemukakan pendapatnya
tersebut dipengaruhi oleh latar belakang keahlian dan pengalaman masing-
masing. Dalam praktik kehidupan yang nyata, kita harus dapat menentukan
prinsip mana yang harus kita utamakan dan prinsip mana yang belum perlu
kita pertimbangkan menurut sifat tujuan organisasi yang ingin dicapai dan
luas atau sempitnya ruang lingkup organisasi yang bersangkutan. Untuk itu
diperlukan kearifan dalam menyusun kebijaksanaan organisasi dan seni bagi
pemimpin organisasi bersangkutan dalam usaha mencapai tujuan organisasi
yang telah ditetapkan.
Oleh karena itu, manajemen di samping sebagai ilmu pengetahuan juga
bersifat sebagai seni (Management is both a science and an art).
2. Fungsi Organisasi
Pada uraian terdahulu telah ditegaskan bahwa hakikat organisasi adalah
pembagian tugas. Pembagian tugas tersebut dilakukan dalam usaha untuk
mencapai tujuan sehingga dapat dikatakan pula bahwa organisasi merupakan
alat/sarana untuk mencapai tujuan.
Dengan demikian, organisasi berfungsi sebagai sarana atau cara agar
pencapaian tujuan lebih mudah dilakukan daripada dilakukan sendiri tanpa
membentuk suatu organisasi. Organisasi mempunyai fungsi atau sifat tugas
sebagai berikut.
a. Sebagai alat/sarana untuk mencapai tujuan dengan sistem kerja sama
antara orang-orang dalam mencapai tujuan.
b. Sebagai kelompok atau himpunan orang-orang (wadah) dalam
melaksanakan kerja sama tersebut.
c. Sebagai proses pembagian tugas/pekerjaan yang harus dilakukan dalam
usaha pencapaian tujuan.
Pada sisi lain, hakikat administrasi adalah menyelenggarakan kegiatan

perkantoran. Kegiatan perkantoran dilakukan dalam rangka membantu
puncak pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan untuk mencapai
tujuan organisasi.
Berdasarkan pengertiannya, administrasi berfungsi sebagai sarana atau

alat untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi administrasi atau sifat tugas
administrasi serupa dengan organisasi yaitu sebagai berikut.
1. Sebagai kelompok orang yang melakukan kerja sama.
2. Sebagai pelaksana yang melaksanakan tugas dengan menggunakan alat-
alat, sarana, materi, dan perlengkapan.
3. Sebagai pembantu pimpinan agar dapat bekerja secara efektif dan efisien
dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

D Suatu organisasi pada umumnya bersifat statis. Menurut Anda, berapa
lama seharusnya sebuah organisasi itu berubah?
2) Menurut George R. Terry, apa saja yang menjadi komponen utama dari
sebuah organisasi?
3) Organisasi harus dapat menentukan prinsip mana yang harus diutamakan
dan prinsip mana yang belum perlu kita pertimbangkan menurut sifat
tujuan organisasi yang ingin kita capai. Pada sisi lain, agar tujuan
tercapai secara efektif dan efisien, maka semua prinsip organisasi harus
dilakukan secara bersama-sama, bagaimana pandangan Anda tentang
pernyataan tersebut!

• ADPU433 1/MODUL 2 2.13
RANGKUMAN
Organisasi merupakan alat dari pimpinan untuk mencapai tujuan

yang sudah ditetapkan. Oleh sebab itu, pimpinan yang bijaksana adalah
pimpinan yang mampu menciptakan dan memelihara agar organisasi
sehat, tepat dan sempurna, yakni suatu organisasi yang di dalam proses
pembentukan maupun eksistensi dan operasionalnya dapat memenuhi
asas-asas pokok dan prinsip-prinsip pengorganisasian.
TES FORMATIF 1
1) Menurut Sondang P. Siagian, pengertian organisasi adalah ....

A. sekelompok orang yang memiliki visi dan misi yang sama
B. penyusunan dan pengelompokan kegiatan dan orang-orang yang
melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang sama
C. penyusunan tugas-tugas yang harus dijalankan oleh sekelompok
orang yang dipimpin oleh seorang yang disegani
D. pengelompokan kegiatan dari orang-orang yang mempunyai tujuan
yang telah ditentukan sebelumnya
2) Organisasi memproses interaksi dari orang-orang dalam organisasi.

Organisasi sebagai proses sifatnya ....
A. dinamis
B. statis
C. apatis
D. skeptis
Hubungan yang terjadi antara atasan dan bawahan seperti Bupati dan
Kepala Dinas disebut hubungan ....
A. diagonal
B. horizontal
C. vertikal
D. lateral
4) Hubungan yang bersifat fungsional sejenis merupakan hubungan ....

A. informal
B. formal
C. lateral
D. diagonal
5) Pekerjaan seperti melaksanakan pembukuan keuangan merupakan

kegiatan....
A. melayani pekerjaan operatif
B. menyediakan keterangan
C. pengambilan keputusan
D. membantu kelancaran
Cocokkan 1 ah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
<70% = kurang

belum dikuasai.
• ADPU433 1/MODUL 2 2.15
Kegiatan Belajar 2
Tipe/Bentuk-bentuk Organisasi
rganisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, bentuk
O atau tipe organisasi dipengaruhi oleh fungsi dasarnya yaitu fungsi dasar
kerja suatu kegiatan yang harus dilakukan dalam usaha mencapai tujuan
tersebut. Pada umumnya, dikenal enam macam bentuk atau tipe organisasi,
yaitu:
1. organisasi bentuk lini (line organization)',
2. organisasi bentuk fungsional (functional organization)',
3. organisasi bentuk lini dan staf (line and staff organization)',
4. organisasi bentuk panilia (comittee type organization)',
5. organisasi bentuk matrix',
6. organisasi bentuk informal.
A. ORGANISASI BENTUK LINI
Organisasi bentuk lini mempunyai sifat-sifat sebagai berikut.

1. Ruang lingkup organisasi masih kecil.
2. Jumlah karyawannya sedikit.
3. Hubungan kerja antara pimpinan, yang biasanya juga menjadi pemilik
organisasi, dengan para bawahan pada umumnya bersifat langsung (face
to face).
4. Semua anggota organisasi masih kenal satu sama lain.
5. Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana.
6. Tingkat spesialisasi yang dibutuhkan masih rendah.
7. Alat-alat yang dibutuhkan masih sederhana.
8. Struktur organisasi sederhana.
9. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam.
Organisasi bentuk lini disebut pula sebagai organisasi bentuk lurus atau
organisasi militer karena biasanya hanya mengenal satu atasan/pimpinan
yang mempunyai kewenangan dalam segala bidang kegiatan. Tugas-tugas
dibagikan dan didelegasikan dari atas ke pengawas madya yang mempunyai
tugas khusus dan dari pengawas madya ke pengawas yang bertugas langsung
mengawasi jalannya kegiatan.
Adapun kebaikan-kebaikan yang dimiliki oleh organisasi bentuk lini

ialah:
I. proses pengambilan keputusan dapat berjalan dengan cepat;
2. rasa solidaritas para anggota organisasi pada umumnya besar, karena
saling mengenal satu sama lain;
3. disiplin biasanya tinggi.
Sementara itu, kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam organisasi

bentuk lini ialah:
1. tujuan organisasi didasarkan atas tujuan pribadi pimpinan organisasi;
2. kecenderungan bagi pimpinan organisasi untuk bertindak secara
otokratis, yaitu tidak memperhatikan pertimbangan atau saran-saran
bawahan;
3. seluruh organisasi bergantung kepada seseorang, yaitu pimpinan
organisasi;
4. kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan spesialisasi sangat
terbatas;
5. tidak adanya koordinasi antardepartemen karena tiap departemen hanya
menangani tugasnya sendiri-sendiri.
Sebagai contoh Organisasi bentuk lini adalah Kantor Agen Perjalanan.
Gambar 2.1.
Contoh Organisasi Bentuk Lini
• ADPU433 1/MODUL 2 2.17
B. ORGANISASI BENTUK FUNGSIONAL
Organisasi bentuk fungsional adalah organisasi yang di dalamnya tidak

terlalu menekankan kepada hierarki struktural atau jenjang jabatan secara
vertikal, akan tetapi lebih banyak didasarkan kepada sifat dan macam fungsi
yang perlu dijalankan. Bentuk organisasi fungsional ini tidak pernah
mencapai tingkat popularitas yang tinggi, meskipun dipergunakan oleh
organisasi niaga pada umumnya, khususnya pada toko serba ada dan industri
pakaian jadi.
Dalam struktur organisasi bentuk fungsional, wewenang, dan tugas
setiap fungsi diberikan sepenuhnya kepada seorang pejabat/pimpinan yang
dipandang ahli dalam bidangnya atau fungsinya. Selanjutnya, pelaksanaan
segala urusan dalam fungsi itu, pemimpin tersebut membimbing semua
karyawan dalam organisasi, walaupun karyawan tersebut termasuk dalam
suatu unit organisasi yang dipimpin oleh seorang pejabat lain. Sebaliknya,
seluruh karyawan dari unit organisasi, program atau proyek apa pun
sepanjang menyangkut fungsi tersebut bertanggung jawab kepada pejabat
pimpinan yang aktif dalam fungsi tersebut. Misalnya, untuk urusan keuangan,
semua karyawan bertanggung jawab kepada manajer keuangan, demikian
pula untuk urusan kepegawaian, semua karyawan bertanggung jawab kepada
manajer kepegawaian.
Organisasi bentuk fungsional (functional organization) untuk pertama
kali diperkenalkan oleh Frederick Winslow Taylor (1856-1915) pada pabrik-
pabrik di Amerika Serikat. Menurut konsepsi F.W. Taylor, setiap pabrik
dengan sejumlah karyawan hendaknya dipimpin oleh 8 orang pimpinan
fungsional yang terdiri dari: (1) gang-boss (untuk persiapan produksi), (2)
speed boss (pengatur kecepatan dan ketepatan kerja), (3) inspector (penilik),
(4) repair boss (pengatur perawatan mesin), (5) route clerk (pengatur aliran
pekerjaan), (6) instruction card clerk (pengatur tata cara dan persyaratan
kerja), (7) time and cost clerk (pengatur waktu dan biaya), (8) shop
disciplinarian (pengatur disiplin kerja).
Adapun kelebihan dari organisasi bentuk fungsional ialah:
1. spesialisasi petugas dipergunakan semaksimal mungkin;
2. solidaritas antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama pada
umumnya tinggi;
3. moril serta disiplin dalam fungsi yang sama adalah tinggi;
4. koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dilakukan.
Pada sisi lain, kelemahan-kelemahan organisasi bentuk fungsional antara

lain
1. para karyawan terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang
kegiatan tertentu sehingga sulit untuk diadakan pertukaran tugas (tour of
duty dan tour of area), tanpa melalui pendidikan khusus terlebih dahulu;
2. orang-orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu
mementingkan fungsinya sendiri sehingga koordinasi yang bersifat
menyeluruh sukar dilakukan.
Sebagai contoh organisasi bentuk fungsional adalah Industri Kerajinan
direktur
MANAJFR MANAJER MANAJER MANAJFR

PRODUKSI KEPEGAWAIAN KEUANGAN
• II
Sepalu. Sandal. Setop Tas. Kopo', Dompet
PEKERJA PEKERJA
Gambar 2.2.
Contoh Organisasi Bentuk Fungsional
C. ORGANISASI BENTUK LINI DAN STAF
Organisasi bentuk lini dan staf mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.

I. Organisasinya besar dan kompleks.
2. Jumlah karyawannya banyak.
• ADPU433 1/MODUL 2 2.19
3. Hubungan kerja yang bersilat langsung (face to face) tidak mungkin lagi
bagi seluruh anggota organisasi.
4. Terdapat dua kelompok karyawan dalam organisasi, yaitu:
a. sekelompok karyawan yang melaksanakan tugas pokok organisasi
dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Orang-orang ini sering
disebut orang-orang lini (line personnel)’,
b. sekelompok karyawan yang sifat lugasnya memberikan bantuan
dalam pelaksanaan lugas pokok baik karena keahliannya dalam
memberikan nasihat seperti ahli teknik atau ahli pemasaran, maupun
memberikan jasa kepada unit-unit operasional dalam bentuk bantuan
pelayanan (auxiliary service) seperti kegiatan di bidang
kepegawaian, angkutan, perlengkapan kantor, dan sebagainya.
Orang-orang inilah yang disebut orang-orang staf (staff personnel)
yang melaksanakan tugas staf (staff function). Orang-orang staf ini
dapat dibagi ke dalam dua golongan, yaitu golongan penasihat (staf
ahli) dan golongan petugas pelayanan umum (staf umum).
Adapun kelebihan organisasi bentuk lini dan staf ialah:

1. ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan
tugas pokok dengan orang-orang yang melaksanakan tugas bantuan
sebagai penunjang (staff)’,
2. bakat yang berbeda-beda dari para anggota organisasi dapat
dikembangkan menjadi suatu spesialisasi;
3. koordinasi dalam setiap kelompok mudah dijalankan;
4. disiplin serta moril biasanya tinggi karena lugas yang dilaksanakan oleh
seseorang sesuai dengan bakat, keahlian, pendidikan, dan
pengalamannya;
5. penerapan prinsip the right man in the right place lebih mudah
dilakukan;
6. bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang
bagaimanapun besarnya, apapun tujuannya dan betapapun
kompleksitasnya.
Sementara itu, kelemahan yang terdapat dalam organisasi bentuk lini dan
staf antara lain
1. bagi para pelaksana operasional, tidak selalu jelas yang bersifat
instruksi/perintah dan yang bersilat nasihat;
2. para pelaksana operasional mempunyai dua macam pimpinan, yaitu

atasan langsung yang berhak memerintah sesuai dengan line of command
dan pimpinan staf yang mempunyai wewenang fungsional (functional
authority)',
3. perintah dari hierarki lini tidak selalu seirama dengan nasihat dari
hierarki staf karena belum tentu kedua macam hierarki itu memandang
suatu hal dari pandangan yang sama.
Meskipun ada kelemahan-kelemahan, sering kali organisasi bentuk lini

dan staf dipandang sebagai bentuk organisasi terbaik dan dapat digunakan
secara umum oleh sejumlah besar organisasi karena dapat memenuhi
kebutuhan dan dapat diadakan penyesuaian seperlunya.
Sebagai contoh organisasi bentuk lini dan staf adalah Kantor Bank.
Gambar 2.3.
Contoh Organisasi Bentuk Lini dan Staf
D. ORGANISASI BENTUK PANITIA
Organisasi bentuk panitia ini mempunyai sifat-sifat sebagai berikut.

Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok orang.
• ADPU433 1/MODUL 2 2.21
2. Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang, dan tanggung

jawab yang sama.
3. Para pelaksana, dikelompokkan menurut lugas yang harus dilakukan
sesuai kebutuhan secara khusus dalam bentuk suatu satuan tugas (task
force).
Adapun kelebihan dari organisasi bentuk panitia ialah sebagai berikut.

1. Keputusan yang diambil pada umumnya tepat karena dibicarakan secara
kolektif terlebih dahulu.
2. Kemungkinan bagi seseorang untuk bertindak diktatoris sangat kecil.
3. Kerja sama di antara bawahan lebih mudah dibina.
Pada sisi lain, kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam organisasi

bentuk panitia antara lain
1. Proses pengambilan keputusan sangat lambai karena harus dirundingkan
bersama.
2. Dalam hal timbul suatu kemacetan, tidak seorang pun dari pimpinan
yang dapat dimintai pertanggungjawaban.
3. Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak datang dari satu
orang saja tetapi dari beberapa orang.
Sebagai contoh organisasi bentuk panitia ialah Koperasi Rukun Warga.

Organisasi bentuk panitia dapat pula bersifat sementara, dalam arti hanya
berlaku selama waktu tertentu, misalnya panitia Anggaran pada suatu
perusahaan yang bertugas untuk menyusun anggaran perusahaan. Panitia
Anggaran tersebut diketuai oleh Direktur Keuangan dengan Kepala Bagian
perencanaan dan Kepala Bagian pemasaran sebagai Wakil Ketua sedangkan
para anggotanya terdiri dari Kepala unit produksi, Kepala Bagian
Kepegawaian, Kepala Bagian umum dan Kepala Bagian penjualan. Setelah
anggaran perusahaan selesai disusun dan disahkan oleh Direktur Ulama atau
Direksi (Direktur Utama dan para Direktur lainnya) maka panitia Anggaran
tersebut dibubarkan.
Gambar 2.4.
Contoh Organisasi Bentuk Panitia
Macam-macam bentuk organisasi panitia

1. Kelompok kerja; beberapa macam eksekutif dan kelompok pelaksana
yang dibentuk untuk mengoordinasikan fungsi-fungsi utama dari
organisasi tersebut.
2. Task forces, satuan-satuan tugas yang anggotanya terdiri dari wakil-
wakil fungsi untuk menangani berbagai masalah antarbagian.
3. Staff group, tujuan utamanya untuk mengintegrasikan dasar manajemen
seperti perencaaan di seluruh organisasi.
4. Program of Project of Management, setiap proyek yang dilaksanakan
bukan merupakan bagian dari kegiatan organisasi. Seorang manajer
biasanya mengintegrasikan kelompok-kelompok fungsional dalam suatu
unit kegiatan untuk menangani bermacam-macam tahap proyek tersebut.
E. BENTUK ORGANISASI MATRIX
Organisasi bentuk ini merupakan salah satu bentuk organisasi di mana

beberapa karyawan merupakan bagian dari organisasi lini dan sekaligus
sebagai anggota tetap dari sebuah tim yang diambil dari wakil-wakil
• ADPU433 1/MODUL 2 2.23
beberapa bagian. Dalam organisasi bentuk ini, tiap-tiap karyawan ditugaskan

dalam satu grup fungsional (dengan seperangkat fungsi-fungsi dasar, seperti
manajer produksi) dan dalam tim kerja (anggotanya terdiri dari macam-
macam kelompok fungsional yang bekerja sama dalam suatu proyek, seperti
merencanakan atau membuat produk baru).
Gambar 2.5.
Contoh Organisasi Bentuk Matriks
F. ORGANISASI BENTUK INFORMAL
Sebaik apapun sebuah organisasi dapat di rusak oleh jeleknya pelaksana,

dan sebuah perencanaan organisasi yang lemah dapat dialasi menjadi efektif
oleh manajer kantor yang berkualitas. Manajer tersebut harus senantiasa
menjaga nilai yang didapat dari pengelolaan semua hubungan kerja di antara
para karyawan dalam organisasi yang tidak tampak dalam bagan struktur
organisasi. Hubungan-hubungan itulah yang menimbulkan organisasi
informal atau organisasi tak tertulis.
Tidak ada organisasi yang dapat menggambarkan secara rinci hubungan
antara satu orang dan lainnya yang menyebabkan munculnya organisasi
informal tersebut, dan tidak satu organisasi pun yang ada, berjalan tanpa
interaksi para karyawan di semua tingkatan.
Seorang administrator harus dapat menjalin hubungan dan
memanfaatkan individu-individu yang secara informal mempunyai pengaruh
dan mampu membantu kelancaran organisasi walaupun nama-nama mereka
tidak tercantum dalam bagan organisasi tersebut.
Sering kali sebuah hubungan informal lebih efektif dan efisien daripada
yang formal dalam penyampaian informasi, memperoleh umpan balik,
memecahkan masalah dan perbaikan prosedur. Karena organisasi informal
tidak digambarkan dalam struktur maka dapat menimbulkan sikap manipulasi
dan oportunis. Di antara kejelekan dari organisasi informal adalah
kelemahan-kelemahan yang timbul apabila batas-batas wewenang ke atas
maupun ke bawah diabaikan. Misalnya, salah seorang wakil kepala bagian
keuangan langsung berhubungan dan memerintah seseorang yang berada jauh
di bawah wewenangnya, misalnya programmer untuk melaksanakan suatu
tugas tertentu tanpa memperhatikan kepala bagian data processing. Jika hal
ini terjadi dan ditambah lagi yang memerintah tidak punya pengetahuan akan
tugas yang diberikan terhadap programmer maka tugas tersebut tidak dapat
dipertanggungjawabkan. Kelemahan lain adalah terjadi apabila dua orang
atau lebih secara formal setuju untuk tidak memenuhi prosedur yang ada. Hal
ini berbahaya dan kebijaksanaan organisasi betul-betul sudah tidak
diperhatikan lagi atau akan terjadi kesalahan dalam melaksanakan tugasnya.
Contoh bentuk organisasi informal
Gambar 2.6.
Contoh Bentuk Organisasi Informal
• ADPU433 1/MODUL 2 2.25

Salah satu tipe organisasi adalah organisasi bentuk lini (line
organization), coba Anda jelaskan apa yang dimaksud dengan organisasi
bentuk lini, sebutkan juga apa kebaikan dan kelemahan dari organisasi
bentuk lini!
2) Dalam tipe organisasi bentuk fungsional, umumnya tidak dapat
mencapai tingkat popularitas yang tinggi. Coba Anda jelaskan maksud
pernyataan tersebut dan beri contoh organisasi bentuk fungsional!
3) Coba Anda jelaskan sifat-sifat yang terdapat pada organisasi bentuk
panitia!
4) Bentuk organisasi lini dan staf dipandang sebagai bentuk organisasi
terbaik dan dapat digunakan secara umum oleh sejumlah besar organisasi
karena dapat memenuhi kebutuhan dan dapat diadakan penyesuaian
seperlunya, tetapi pada dasarnya tipe lini dan staf ini terdapat
kelemahannya. Bagaimana caranya untuk mengatasi kelemahan dari
bentuk lini dan staf ini dalam pelaksanaan organisasi?
5) Coba Anda buat kelompok kecil untuk mencari struktur organisasi yang
ada di pemerintah pusat dan atau di pemerintah daerah. Setelah
mendapatkan struktur organisasi dari salah satu instansi, kemudian Anda
lihat struktur instansi tersebut sesuai dengan bentuk organisasi yang
mana? Setelah itu, juga bahas kelemahan dan kelebihan dari struktur
yang ada di instansi tersebut.

Kegiatan Belajar 2 dengan cermat. Jawaban semua pertanyaan tersebut ada
dalam materi Kegiatan Belajar 2. Apabila Anda merasa kurang mantap, coba
diskusikan dengan rekan atau tutor Anda.
Struktur atau tata raga organisasi harus dirancang dan dibangun

sesuai dengan perkembangan organisasi dan sumber-sumber
kemampuannya. Segenap rangkaian kegiatan merancang dan
membangun struktur berupa membagi-bagi dan mengelompokkan
bidang-bidang kerja serta menetapkan dan menyusun jalinan hubungan
kerja di antara orang maupun bidang kerja merupakan pengorganisasian.
Agar organisasi dapat mencapai tujuannya maka struktur organisasi
itu harus memenuhi 2 (dua) syarat, yaitu efisiensi dan sehat. Struktur
organisasi yang efisien berarti organisasi itu memiliki susunan yang
logis dan bebas dari sumber pergesekan sehingga segenap satuan di
dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara hasil kerja
dengan masukan, baik mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja.
Pada sisi lain, struktur yang sehat berarti bahwa organisasi itu
mempunyai bentuk yang teratur di mana masing-masing bidang kerja
beserta pejabat, tugas, dan wewenangnya merupakan satuan-satuan
tertentu dalam lingkungan keseluruhan organisasi dapat menjalankan
peranannya dengan tanpa kesimpangsiuran.
Struktur organisasi yang tidak mengikuti pola yang efisien dan sehat
biasanya akan mekar susunannya menjadi berlipat ganda dengan tidak
menambah kegiatan yang dilakukan dan hasil kerja yang dicapai.
Pemekaran susunan organisasi itu berarti bertambahnya jumlah
karyawan dan besarnya biaya sedangkan pembagian kerjanya mungkin
tidak tumbuh secara wajar.
Organisasi adalah suatu alat untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu,
bentuk/tipe organisasi harus disesuaikan dengan sifat dan ruang lingkup
kegiatannya apabila ingin sukses dalam mencapai tujuan.
Ada 6 (enam) macam bentuk organisasi dapat dijadikan pilihan
dalam penentuan bentuk organisasi yang akan dibuat, yaitu sebagai
berikut:
1. organisasi bentuk lini (line organization)',
2. organisasi bentuk fungsional (functionalorganization)',
3. organisasi bentuk lini dan staf (//ne and staff organization)',
4. organisasi bentuk panitia (comittee type organization)',
5. organisasi bentuk matrix',
6. organisasi bentuk informal.
• ADPU433 1/MODUL 2 2.27
TES FORMATIF 2
1) Organisasi yang tepat bagi militer adalah tipe organisasi....

A. lini
B. langsung
C. panitia
D. fungsional
Organisasi bentuk lini disebut juga sebagai organisasi bentuk lurus.

Tugas atau wewenang pimpinan dari organisasi bentuk lini adalah ....
A. hanya satu bidang
B. menerapkan pimpinan yang otoriter
C. dalam segala bidang
D. bersifat langsung
3) Salah satu ciri dari organisasi bentuk lini dan staf adalah ....
A. koordinasi dalam satu fungsi mudah dilakukan
B. organisasinya besar dan kompleks
C. ruang lingkup organisasi kecil
D. karyawan dan pimpinan mempunyai hak yang sama
4) Salah satu kekurangan dari organisasi dengan tipe atau bentuk fungsional
adalah...
A. disiplin pegawai sangat tinggi
B. bakat dari masing-masing anggota tidak berkembang
C. instruksi dan nasihat tidak jelas
D. spesialisasi sangat kuat
5) Dalam era modern ini, bentuk atau tipe organisasi yang dipandang cukup
baik adalah tipe...
A. organisasi
B. fungsional
C. lini dan staf
D. panitia


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
• ADPU433 1/MODUL 2 2.29
Kegiatan Belajar 3
Pengorganisasian Pelaksanaan
Pekerjaan Kantor
A. TAHAPAN PENETAPAN KEDUDUKAN DAN STRUKTUR

ORGANISASI KANTOR
Menurut Sedarmayanti (2001:28-29), untuk menetapkan kedudukan dan

struktur organisasi kantor ada beberapa tahap yang harus dilalui sebelumnya.
i. Menetapkan tujuan
Tujuan akhir manajemen perkantoran adalah tersedianya informasi yang
siap pakai. Sekarang perlu dikaji apa tujuan antara yang harus dicapai
dengan membentuk satuan kerja di bidang perkantoran itu.
Hal ini berarti perlu ditetapkan untuk apa dan untuk siapa informasi itu
disediakan.
2. Menetapkan kedudukan
Apakah langsung di bawah pucuk pimpinan atau merupakan bagian dari
salah satu unit kerja.
3. Menetapkan tugas-tugas apa yang menjadi tanggung jawab unit
perkantoran tersebut sebagai lugas pokok yang harus dilaksanakan oleh
unit perkantoran.
4. Mengkaji dan memperhitungkan beban tugas kemudian mengelompok
kan dan membagi dalam satuan yang lebih kecil. Dalam hal ini perlu
dipertimbangkan adakah tugas yang perlu dilaksanakan oleh satuan
tertentu atau tugas tersebut dapat digabung dalam satuan kerja yang lain.
5. Sebelum menetapkan jumlah satuan kerja dan perkiraan tentang apa saja
yang akan dimasukkan ke dalam unit perkantoran itu, perlu dikaji apakah
setiap satuan yang lebih kecil (subunit) kedudukannya setingkat atau
seimbang beban tugasnya. Kemudian perlu dipertimbangkan apakah
tugas yang akan ditangani oleh subunit termaksud berkesinambungan
atau hanya ada secara insidental. Jika suatu tugas bersifat insidental,
maka tidak perlu dilembagakan.
6. Menyusun struktur organisasi unit yang menangani pekerjaan kantor.
Dalam proses penempatan struktur ini, hal-hal yang harus dihindari

adalah:
1. Diciptakan satuan kerja yang tidak pasti tugasnya.
2. Terjadinya tumpang tindih pelaksanaan tugas.
3. Ada kegiatan tetapi tidak jelas siapa yang bertanggung jawab.
4. Ketidakseimbangan beban tugas bagi satuan kerja yang setingkat
kedudukannya.
5. Tidak jelasnya hubungan kerja antara satuan kerja yang satu dengan
lainnya.
Bidang kegiatan suatu kantor, pada dasarnya dapat dikelompokkan ke

dalam dua bidang kegiatan, yaitu:
1. Bidang substantif adalah bidang lugas pokok, yakni tugas operasional
organisasi.
Bidang administratif adalah bidang-bidang penunjang terhadap
pelaksanaan tugas operasional. Misalnya : Kepegawaian, Keuangan,
Perbekalan dan lain-lain.
Pelaksanaan pekerjaan kantor adalah perencanaan penataan secara tepat,

pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan pekerjaan secara baik atau
sempurna guna mewujudkan hasil kerja yang maksimal. Pelaksanaan
pekerjaan tersebut akan dapat sempurna sesuai dengan apa yang diharapkan,
apabila diorganisasi secara baik pula.
B. ASAS PENGORGANISASIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN

KANTOR
Menurut Sedarmayanti (2001:30), pelaksanaan pekerjaan kantor yang

dapat diorganisasi dilakukan dengan berpedoman pada 3 asas, yaitu sebagai
berikut:
1. Asas sentralisasi (Pemusatan)
2. Asas desentralisasi (Pemencaran)
3. Asas gabungan atau Kombinasi antara sentralisasi dengan desentralisasi.
1. Asas Sentralisasi (Pemusatan)

Adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di
suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu
• ADPU433 1/MODUL 2 2.31
satuan organisasi (unit) tersendiri yang khusus menangani pekerjaan kantor

atau menangani informasi. Misalnya, bagian tata usaha/bagian sekretariat
sehingga unit-unit pelaksanaan tugas pokok dalam organisasi itu dibebaskan
dari pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan seperti:
a. Penggandaan
b. Pengelolaan arsip
c. Pengetikan surat dan lain-lain
Asas sentralisasi bagi pekerjaan kantor berkailan dengan spesialisai atau

pengkhususan dalam pelaksanaan pekerjaan oleh seorang petugas secara
terus menerus.
Kebaikan atau keuntungan penerapan asas sentralisasi adalah:
a. Mudah menyeragamkan cara kerja
b. Mudah melakukan pengawasan
c. Penggunaan perabot dan peralatan kantor lebih bisa dihemat.
d. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor
e. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel
Kelemahan penggunaan asas sentralisasi adalah:

a. Dengan dipusatkan semua pekerjaan kantor maka tidak mungkin untuk
menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan
kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat akan mengalami
penundaan/kelambatan.
b. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi
oleh unit yang merupakan pusat (sentral) pelayanan kegiatan.
c. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai
hambatan.
2. Asas Desentralisasi (Pemencaran)

Asas desentralisasi (Pemencaran) adalah pelaksanaan semua kegiatan
atau pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit dalam organisasi diurus
sendiri oleh masing-masing unit bersangkutan. Asas ini dapat diterapkan bagi
organisasi yang kebutuhan informasinya belum rumit. Misalnya: Setiap unit
bagian mempunyai;
a. Seksi pengarsipan.
b. Seksi pengetikan, penggandaan, dan lain-lain.
Keuntungan penerapan asas desentralisasi adalah:

a. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung maka untuk
semua pekerjaan kantor jalannya akan menjadi lebih lancar.
b. Beberapa pekerjaan yang memang menurut sifatnya harus dilakukan
oleh masing-masing bagian atau didesentralisasikan karena mempunyai
ciri yang khas misalnya pekerjaan mengolah data, membuat laporan
mengenai sesuatu yang bersifat teknis, dan sebagainya.
c. Karena dikerjakan oleh unit yang bersangkutan maka surat-surat yang
bersifat rahasia dapat lebih terjamin kerahasiaannya.
d. Perencanaan dan pengawasan lebih efektif.
e. Penghematan dan waktu karena alat yang diperlukan siap di tempat
dengan jarak yang dekat.
Kelemahan penerapan asas desentralisasi

a. Apabila setiap bagian harus mempunyai alat-alat kantor yang sama,
misalnya dalam hal pengadaan mesin stensil, mesin ketik, dan
sebagainya maka dalam hal ini akan membroroskan biaya kantor, apalagi
mesin tersebut penggunaannya di masing-masing unit tidak kontinyu.
b. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja.
c. Sulit mengadakan pekerjaan kantor.
3. Asas Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi

Adalah asas yang menggabungkan antara asas sentralisasi dan asas
desentralisasi. Setiap satuan kerja menangani kegiatan teknis, menangani
informasi untuk keperluan masing-masing satuan kerjanya. Di samping itu
dibentuk pula satuan kerja yang secara khusus bertugas menangani informasi
untuk keperluan organisasi secara menyeluruh, dan mengoordinasikan
pelaksanaan penanganan informasi di masing-masing satuan kerja yang
menangani urusan teknis organisasi.
Dengan menggunakan asas ini dapat diperhitungkan untuk mengurangi
atau meniadakan kerugian yang ada pada masing-masing asas, baik
sentralisasi maupun desentralisasi, dan dapat mengadakan suatu
kebijaksanaan khusus bila perlu.
Misal:
a. Untuk surat atau berkas yang berkaitan dengan semua unit
penyampaiannya dilaksanakan oleh pusat arsip organisasi.
• ADPU433 1/MODUL 2 2.33
b. Untuk surat atau berkas yang berkaitan dengan satu unit,

penyimpanannya dilaksanakan oleh unit itu.
Untuk organisasi yang telah luas ruang lingkup kegiatannya maka

sebaiknya digunakan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi. Dengan
demikian, pengorganisasian terhadap segenap pelaksanaan pekerjaan kantor
yaitu sentralisasi dan desentralisasi diperhatikan. Dalam suatu organisasi dan
pada suatu ketika mungkin lebih tepat kalau menitikberatkan kepada asas
pemusatan. Tetapi pada kesempatan lain, mungkin lebih baik bilamana
satuan-satuan operatif memikul dan bertanggung jawab pula terhadap
penyelesaian kerja perkantoran sendiri. Sampai seberapa jauh penggunaan
asas-asas tersebut, hal itu tergantung kepada tujuan organisasi, luas kegiatan,
taraf perkembangan, kebutuhan dan kemampuannya pada suatu saat.
Bagi organisasi yang telah cukup berkembang, pada umumnya dapat
membentuk satuan pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggung
jawab mengenai segi-segi pelaksanaan pekerjaan kantor yang terdapat pada
seluruh organisasi. Sebaliknya, apabila sebagian aktivitas dalam bidang
pekerjaan kantor tidak tepat dipusatkan, perlu tetap dikerjakan oleh masing-
masing satuan organisasi. Tetapi, pelaksanaan sebagian pekerjaan kantor
pada satuan-satuan operatif itu hendaknya memperoleh bantuan dan petunjuk
dari tenaga ahli bidang perkantoran yang terdapat pada satuan pelayanan
pusat.
Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor tertentu oleh satuan organisasi yang
terpusatkan, dimaksudkan agar tiada pemborosan atau kekembaran dalam
pembelian peralatan maupun pemakaian tenaga-tenaga khusus di bidang
perkantoran.
Tugas pokok lainnya dari satuan pelayanan pusat di bidang perkantoran
adalah memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja
perkantoran yang tersebar di segenap satuan organisasi lainnya. Tenaga ahli
administrasi perkantoran dari satuan pusat itu mencurahkan perhatiannya
untuk merencanakan, memutuskan, mengoordinasikan, dan menyempurnakan
segi-segi pelaksanaan pekerjaan kantor yang berlangsung dalam seluruh
organisasi.
Akhirnya, sebuah satuan pelayanan pusat dapat memberikan nasihat dan
bantuan staf mengenai suatu tata kerja perkantoran dari satuan-satuan
operatif yang perlu ditetapkan atau secara berkala diperbaiki.
C. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENERAPAN

PELAKSANAAN PEKERJAAN KANTOR
Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pemilihan asas termaksud

antara lain adalah:
1. Sifat dan jenis usaha atau tugas pokok organisasi.
2. Besar kecilnya struktur organisasi.
3. Banyak sedikitnya volume kerja.
4. Letak gedung kantor.
5. Proses pelaksanaan pekerjaan.
D. PELAYANAN-PELAYANAN KANTOR YANG DAPAT

DISENTRALISASIKAN
Pelayanan-pelayanan kantor yang dapat disentralisasikan menurut

Moekijat (1997:8) adalah sebagai berikut:
1. Surat-surat yang diterima dan dikirimkan.
2. Telepon, telegraf, dan metode-metode komunikasi lainnya.
3. Penerimaan tamu.
4. Pengadaan surat-surat
5. Penyimpanan surat-surat dan warkat-warkat
6. Pengetikan (bagian pengetikan pusat)
7. Pekerjaan menghitung.
8. Perlengkapan kantor dan alat tulis menulis
9. Pengawasan formulir
10. Pembersihan kantor dan kantin
11. Latihan dan pengerjaan tata usaha
12. Daftar hadir
E. BIDANG PENGELOLAAN ORGANISASI KANTOR
Dalam proses manajemen kantor banyak yang perlu ditangani, namun

bidang yang perlu dikelola oleh organisasi kantor dapat dikelompokkan ke
dalam Sembilan bidang utama. Kesembilan bidang utama tersebut
sebagaimana dikemukakan oleh Komaruddin (1993:58-59) meliputi sebagai
berikut:
• ADPU433 1/MODUL 2 2.35
1. Kebijaksanaan personalia kantor

2. Perencanaan metode dan pelaksanaan kantor
3. Teknik dan pekerjaan rutin kantor
4. Lokasi, tata lahan, dan tata ruang kantor
5. Penyediaan bahan, alat tulis, perlengkapan, perabot, perkakas, dan mesin
kantor.
6. Perencanaan,penyelenggaraan, dan pengawasan warkat.
7. Sistem komunikasi.
8. Koleksi dan pengawasan biaya kantor
9. Kebijaksanaan dan pengawasan eksekutif.
Dalam dunia usaha kegiatan manajemen lembaga dan pemerintahan pada

saat ini umumnya tidak ada lagi sekelompok fungsi administrasi perkantoran
yang berada di bawah seseorang yang dikenal sebagai manajer kantor, kepala
dinas administrasi atau nama-nama lain yang serupa, orang-orang dengan
berbagai istilah jabatan mempunyai wewenang dan tanggung jawab langsung
untuk mengawasi kegiatan-kegiatan perkantoran dan menyediakan jasa-jasa
administrasi.
Jasa-jasa Administrasi atau jasa-jasa kantor itu mungkin meliputi
sebagian besar atau seluruh pembagian sebagaimana dikembangkan oleh
Dewan Pcnaschat Editorial “Handbook of Moder Office Management and
Administrative Service” yang bekerja sama dengan “Administratif
Management Society” sebagaimana dikutip oleh Komarudin (1993:58-59)
meliputi:
1. Akunting.
2. Auditing Intern.
3. Kredit dan penagihan.
4. Anggaran perusahaan secara keseluruhan.
5. Anggaran untuk pekerjaan kantor.
6. Perencanaan untuk bangunan kantor baru.
7. Perencanaan ruang kantor.
8. Perekrutan: perkantoran umum dan administrasi.
9. Pelatihan personalia kantor.
10. Pemeliharaan kantor
11. Hiasaan kantor.
12. Keamanan kantor.
13. Sistem dan prosedur administrasi.
14. Operasi komputer.

15. Jenis pekerjaan yang diselesaikan komputer (perencanaan).
16. Ruangan mesin akunting elektronik (MAE).
17. Sistem informasi manajemen (SIM).
18. Pembelian perlengkapan besar kantor (komputer, mesin, akunting besar).
19. Pembelian perlengkapan kantor jenis meja.
20. Persediaan kantor.
21. Pengopian (penyalinan, penduplikasian).
22. Percetakan dalam perusahaan.
23. Pembelian percetakan.
24. Manajemen warkat.
25. Arsip pusat.
26. Pelayanan film mikro.
27. Perpustakaan.
28. Komunikasi: telepon, teleks, dsb.
29. Pengiriman surat dan pesuruh.
30. Kafetaria, ruang makan.

1) Apabila Anda sudah bekerja, coba Anda perhatikan bagaimana proses
jalannya administrasi perkantoran di kantor Anda. Apakah dari para
anggota yang bekerja sudah menguasai pekerjaannya masing-masing?
2) Bagaimana wewenang dan tanggung jawab yang seimbang menurut
Anda, jelaskan dan berikan contohnya!
3) Asas pelaksanaan pekerjaan yang mana menurut Anda tepat
dilaksanakan di pemerintah daerah baik itu di kabupaten atau kota.
Jelaskan pendapat Anda!
4) Sebutkan pekerjaan-pekerjaan atau pelayanan-pelayanan yang dilakukan
dalam sebuah kantor dengan menggunakan asas pelaksanaan pekerjaan
kantor secara desentralisasi!
Berdasarkan pendapat dan hasil pencarian di salah satu instansi, coba
Anda sebutkan dan jelaskan pekerjaan yang diselenggarakan instansi
pemerintah!
• ADPU433 1/MODUL 2 2.37
Untuk dapat menjawab latihan di atas, coba Anda pclajari materi

RAN G KU MAN
Tempat dan pusat kegiatan yang ada hubungannya dengan usaha

pencapaian tujuan organisasi dalam arti negara atau perusahaan disebut
kantor. Kegiatan kantor disebut juga dengan kegiatan Tata Usaha,
memegang peranan penting dalam tiga hal yaitu: 1. melayani pekerjaan
operatif guna mencapai tujuan organisasi, 2. menyediakan keterangan
bagi pimpinan, dan 3. membantu kelancaran perkembangan organisasi.
Supaya organisasi dapat mencapai tujuan sesuai dengan rencana
yang telah ditentukan sebelumnya maka dalam menetapkan kedudukan
dan struktur organisasi kantor harus menjalankan keenam tahapan. Di
samping itu, harus diputuskan atau ditentukan penggunaan asas tertentu
oleh seorang pimpinan. Asas pelaksanaan pekerjaan mana yang tepat
untuk suatu organisasi, apakah asas sentralisasi atau asas desentralisasi
atau asas gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi. Keputusan
untuk menentukan asas pelaksanaan pekerjaan kantor itu sangat penting.
TES FORMATIF 3
1) Tahapan yang dilakukan dalam menetapkan kedudukan dan struktur

organisasi kantor antara lain ...
A. menetapkan tujuan
B. menetapkan kedudukan
C. menetapkan tugas-tugas
D. A, B,dan C benar
2) Dalam proses penetapan struktur, ada beberapa hal yang harus dihindari
antara lain ...
A. diciptakan satuan kerja yang tidak pasti tugasnya
B. terjadinya tumpang tindih pelaksanaan tugas
C. ada kegiatan tetapi tidak jelas siapa yang bertanggung jawab
D. A. B. dan C adalah benar
3) Bidang kegiatan suatu kantor pada dasarnya dapat dikelompokkan

menjadi 2 bidang kegiatan, yaitu bidang ....
A. subtantif dan bidang keuangan
B. administratif dan bidang kepegawaian
C. subtantif dan bidang administratif
D. kepegawaian dan bidang keuangan
4) Pelaksanaan pekerjaan kantor yang dapat diorganisasi dapat

menggunakan asas....
A. asas sentralisasi
B. asas desentralisasi
C. asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi
D. A, B, dan C semuanya benar
5) Jasa-jasa administrasi atau jasa-jasa kantor yang dikembangkan oleh

Dewan Pcnaschat Editorial "Handbook of Moder Office Management
and Administrative Service" bekerja sama dengan "Administratif
Management Society” Urusan kepegawaian, meliputi • • • •
A. 30 jasa kantor
B. 29 jasa kantor
C. 28 jasa kantor
D. Z1 jasa kantor


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
<70% = kurang

belum dikuasai.
• ADPU433 1/MODUL 2 2.39
Tes Formatif I
D B. Menurut Sondang P. Siagian pengertian organisasi adalah
penyusunan dan pengelompokan kegiatan dan orang-orang yang
melaksanakan kegiatan.
2) A. Organisasi yang bersifat dinamis.
3) C. Merupakan hubungan vertikal.
4) D. Merupakan hubungan diagonal.
5) A. Melayani pekerjaan operatif.
Tes Formatif 2
D A. Di militer hanya mengenal satu atasan/pimpinan yang mempunyai
2) C. Di militer hanya mengenal satu atasan/pimpinan yang mempunyai
kewenangan dalam segala bidang kegiatan
3) B. Besar dan kompleks merupakan ciri dari bentuk organisasi lini dan
staf
4) D. Spesialisasi sangat kuat merupakan keburukan dari bentuk
organisasi Fungsional
5) C. Lini dan staf dipandang cukup baik karena dapat memenuhi
kebutuhan dan dapat diadakan penyesuaian seperlunya.
Tes Formatif 3
1) D. Karena menetapkan tujuan, menetapkan kedudukan, dan
menetapkan tugas-tugas merupakan tahapan dalam menentukan
kedudukan dan struktur organisasi kantor.
2) D. Karena diciptakan satuan kerja yang tidak pasti tugasnya, terjadinya
tumpang tindih pelaksanaan tugas, ada kegiatan tetapi tidak jelas
siapa yang bertanggung jawab merupakan proses penetapan struktur
yang memang harus dihindari
3) C. Bidang subtantif dan bidang administratif merupakan bidang
kegiatan yang ada dalam sebuah kantor
4) D. Asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas gabungan sentralisasi
dan desentralisasi merupakan asas-asas yang ada dalam
pengorganisasian pelaksanaan pekerjaan kantor
5) A. Jasa-jasa Administrasi atau jasa-jasa kantor yang dikembangkan

oleh Dewan Penasehat Editorial “Handbook of Moder Office
Management and Administrative Service" yang bekerja sama
dengan “Administratif Management Society", urusan kepegawaian
menangani 30 jasa pelayanan kantor.
• ADPU433 1/MODUL 2 2.41
Daftar Pustaka
Atmosudirdjo, Prayudi. (1987). Dasar-dasar Administrasi Manajemen dan

Office Management.Jakarta.
.................... (1982). Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran.

Denyer, J.C. (1974). Office Managemen. Fourth Edition. London:

.................... .(1973). Office Administration. Second Edition. London:

Komarudin. (1993). Manajemen Kantor Teori dan Praktek. Bandung:

Tigcndra Karya.
Management. New York:Mc. Graw Hill Book Company.
Littlefield, C.L., & Frank Rachel. (1964). Office and Administrative

Management : Systems Analysis, Data Processing and Office Service.
Englewood Cliffs, N.J., Prentice Hall.
...................... and R.L. Peterson. (1956). Modern Office Management,

Prentice Hall, Inc., Englewood Cliffs, N.J.
Mager, N.H., & Sylvia K. Mager (Ed). (1955). The Officer Encyclopedia.
New York. Pocket Books, Inc.
Maze, Coleman L., (Ed). (1947). Office Management : A Handbook. New

York: Ronald Press.
Millet, John D. (1954). Management Is The Public Service. New York Me.
Graw Hill Book Company, Inc.
Mills Geoffrey, Oliver Standingford, Robert 0. Appleby. (1991).

Manajemen Perkantoran Modern. London: Pitman Publishing Limited.
Moekijat. (1985). Administrasi Kantor. Bandung: Alumni.
_____ . (1997). Admistrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
Sedarmayanti. (2009). Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran, Suatu Pengantar.Bandung: Mandar Maju.
The Liang Gie. (1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:

William H, Leffingwell and Edwin M. Robinson. (1950). Textbook of Office

Management.
Wylie, Harry L. (1958). Office Management Handbook. New York: Ronald

Press.
Modul 3
Manajemen Gedung/Tempat Kantor
Mas Halimah,S.IP., M.Si.
PENDAHULUAN
uatu kantor merupakan tempat melakukan pekerjaan kantor, yaitu

S kegiatan menghimpun, mencatat, menggandakan, mendistribusikan, dan
menyimpan informasi guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam
proses pengambilan keputusan dan perumusan kebijaksanaan organisasi.
Selain sebagai tempat bekerja, kantor juga merupakan tempat pertemuan bagi
para pegawai/karyawan yang selama kurang lebih 9 jam ada di kantor
tersebut.
Menurut Glenn W. Howard, suatu kantor mempunyai beberapa fungsi
sebagai berikut. The office is the center of administrative activity, and serves
as a work and study room, an information center, a conference room, a
negotiating room a service center, a room for records a reception room, and
often a symbol of status. (The Liang Gie, 1978 : 105). Jadi, terdapat berbagai
fungsi yang dimiliki oleh suatu kantor, kantor harus dapat memberikan
suasana yang merangsang daya kerja para pegawainya dan memberikan
kesan menyenangkan bagi para pengunjung kantor yang mempunyai
kepentingan dengan urusan-urusan atau pelayanan pegawai kantor.
Dalam modul ini akan dibahas penentuan lokasi gedung kantor dengan
memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi serta cara penyusunan tata
ruang kantor dengan mempertimbangkan asas-asas dan faktor-faktor yang
mempengaruhi kelancaran pelaksanaan pekerjaan kantor. Modul ini terdiri
dari 3 (tiga) kegiatan belajar, yaitu
1. Kegiatan Belajar 1 membahas penentuan lokasi gedung kantor,
2. Kegiatan Belajar 2 membahas tata ruang kantor,
3. Kegiatan Belajar 3 membahas pengertian umum fasilitas atau
perlengkapan kantor
Secara umum setelah mempelajari modul tiga ini, Anda diharapkan

mampu menjelaskan tentang penentuan lokasi gedung kantor dan tata ruang
kantor serta pengertian umum fasilitas atau perlengkapan kantor.
Secara khusus setelah mempelajari modul ini, Anda dihar
menjelaskan:
1. faktor-faktor yang mempengaruhi penentuan lokasi gedung kantor;
2. syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam penentuan lokasi kantor;
3. faktor-faktor yang mempengaruhi penyusunan tata ruang kantor.
4. asas-asas penyusunan tala ruang kantor;
5. standardisasi perabot dan peralatan kantor;
6. prinsip-prinsip pemilihan perabot kantor;
7. perabot kantor, mesin kantor, dan alat bantu peraga.
Selamat belajar!
• ADPU433 1/MODUL 3 3.3
Kegiatan Belajar 1
Penentuan Lokasi Gedung Kantor
/A ada umumnya, seorang kepala kantor tidak bebas dalam memilih dan
jl menentukan lokasi atau tempat gedung kantor yang akan digunakan,
karena tergantung dari kebijaksanaan pucuk pimpinan organisasi yang
bersangkutan atau secara historis sudah ditempati oleh kantor tersebut dalam
jangka waktu yang lama. Selain itu, penentuan kawasan atau daerah
perkantoran dan bisnis oleh pemerintah daerah setempat. Kecuali, jika
direncanakan untuk membangun suatu gedung kantor yang baru atau
perluasan gedung kantor dan tergantung dari kebutuhan dan dana yang
tersedia maka dapat diadakan penelitian lebih dahulu secara saksama tentang
kemungkinan-kemungkinan yang paling menguntungkan bagi organisasi
yang bersangkutan.
Adapun faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih dan
menentukan lokasi gedung kantor antara lain:
A. PERENCANAAN FAKTOR LINGKUNGAN KERJA
Lingkungan kerja sangat mempengaruhi aktivitas kantor. Hal ini perlu

dipertimbangkan karena setiap organisasi harus bekerja sama dengan
organisasi-organisasi lain sejenis atau ada sangkut pautnya dengan bidang
kegiatannya. Misalnya, kantor agen perjalanan harus berhubungan dengan
stasiun kereta api, kantor pemesanan tiket pesawat terbang (hooking office),
dengan kantor pemesanan tiket kapal laut, bank, kantor pajak dan sebagainya.
Di samping itu, perlu juga diperhatikan agar jangan terlalu dekat pabrik yang
kebisingannya dapat mengganggu ketenangan bekerja para pegawai, atau
terlalu dekat dengan pasar, terminal bis yang menyebabkan kegaduhan.
Jangan terlalu dekat pula dengan pesaing-pesaing yang mempunyai bidang
kegiatan sejenis karena dapat menimbulkan hubungan yang kurang sehat atau
perebutan langganan. Dalam kaitan ini, perlu diadakan penelitian agar
lingkungan sekitar dapat mendukung kelancaran kegiatan organisasi.
B. FAKTOR JARAK DENGAN UNIT-UNIT ORGANISASI LAIN

YANG MERUPAKAN BAGIAN DARI KESELURUHAN
ORGANISASI
Tidaklah selalu memungkinkan bagi suatu organisasi yang besar untuk

menempati suatu blok pergedungan yang dapat menampung seluruh unit-unit
organisasi yang ada dalam lingkungan organisasinya. Namun, harus dijaga
agar jaraknya jangan terlalu jauh atau sulit dicapai dengan alat transportasi.
Sebagai contoh, kantor direktorat jenderal suatu kementrian tidak selalu
berada dalam satu kompleks. Misalnya, Kementrian Keuangan, kantor
Direktorat Jenderal Pajak terletak di Jalan Jenderal Gatot Subroto, kantor
Direktorat Jenderal Bea Cukai terletak di Jalan Jenderal A. Yani, kantor
Direktorat Jenderal Moneter Dalam Negeri berlokasi di Jalan Lapangan
Banteng. Demikian pula halnya dengan Kantor Wilayah Kementrian yang
berada di daerah-daerah. Apalagi kantor-kantor yang berada di kota yang
relatif kecil, letak gedung kantor unitnya mungkin terpisah-pisah, kecuali
kalau dibangun suatu kompleks kantor yang baru. Begitu pula kantor suatu
perusahaan industri, mungkin kantor direksinya terpisah dengan kantor pusat
penjualan, ruang pameran hasil produksi, pusat penelitian, dan
pengembangan produk. Hal yang penting harus diusahakan agar terjamin
adanya hubungan yang lancar dan menguntungkan.
C. FAKTOR HARGA ATAU SEWA BANGUNAN
Antara keuntungan lokasi gedung kantor yang dapat diperoleh karena

berada dalam satu kompleks, dengan harga atau sewa gedung yang harus
dibayar untuk memperolehnya harus dipertimbangkan secara teliti. Mungkin
tempat yang secara teoretis kurang baik letaknya tetapi biaya lebih murah
maka pada akhirnya akan lebih menguntungkan karena biaya tetap (overhead
cost) dapat ditekan sehingga memberikan peluang yang besar dalam
persaingan dan lebih menguntungkan.
D. FAKTOR KEDEKATAN DENGAN PASAR TENAGA KERJA
Faktor ini penting karena para pegawai yang bertempat tinggal dekat
dengan tempat bekerja secara relatif tidak terlalu menuntut penghasilan yang
tinggi dibandingkan kalau tempat bekerja itu jauh dari daerah pemukiman.
Jadi, masalah transportasi bagi para pegawai perlu mendapat perhatian.
• ADPU433 1/MODUL 3 3.5
E. FAKTOR JALAN KELUAR MASUK PEGAWAI
Apabila jalan keluar masuk pegawai suatu kantor dipergunakan pula oleh
pegawai perusahaan/kantor lain, dapat menimbulkan masalah yang tidak
diinginkan. Misalnya, saling membandingkan gaji dan fasilitas yang
diperoleh sehingga kemungkinan menimbulkan konflik dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, sebaiknya diusahakan adanya pintu keluar masuk sendiri
yang khusus diperuntukkan bagi para pegawai dan para pengunjung yang
memang mempunyai kepentingan dengan kantor tersebut.
F. FAKTOR KEAMANAN
Faktor keamanan adalah penting terutama untuk kantor yang banyak

menggunakan mesin-mesin kantor yang mahal seperti komputer, fotokopi,
alat-alat elektronik dan sebagainya, biasanya menjadi incaran pencuri. Suatu
kantor yang letaknya di daerah kurang aman, dengan sendirinya harus
mengeluarkan tambahan biaya untuk petugas keamanan dan alat-alat
pengamanan yang diperlukan.
Di samping memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi penentuan
lokasi gedung kantor, harus dipertimbangkan pula agar bentuk dan susunan
gedung kantor tersebut dapat memenuhi syarat-syarat sebagai berikut.
1. Dapat memberikan fasilitas terhadap kelancaran proses pelaksanaan
pekerjaan yang berlangsung di dalamnya.
2. Menjamin kesehatan dan kesenangan (comfort) para pegawai sehingga
menimbulkan semangat atau gairah kerja yang tinggi.
3. Memberikan kesan yang baik dan menyenangkan kepada para
pengunjung, yaitu pelanggan dan publik secara umum. Karena kesan
pertama yang baik akan menyebabkan para pengunjung menjadi puas
dan akan tetap berkunjung secara berkelanjutan. Hal ini penting untuk
menarik dan mempertahankan pelanggan yang merupakan sumber
penghasilan bagi organisasi yang bersifat bisnis.
4. Memiliki fleksibilitas atau keluwesan bagi kemungkinan perluasan
gedung, baik secara horizontal atau secara vertikal sesuai dengan
perkembangan organisasi.
5. Terdapat keseimbangan antara biaya-biaya yang harus dikeluarkan
dengan keuntungan yang diperoleh.
G. PENGORGANISASIAN RUANG KANTOR
Setelah ruang kantor diperoleh, hal yang perlu dipikirkan selanjutnya

adalah cara mengorganisasikan ruang kantor. Pengorganisasian ruang kantor
melibatkan bentuk fisik dari suatu kantor khususnya mengenai desain dari
kantor. Pengorganisasian ruang kantor memiliki tujuan-tujuan khusus seperti,
1. menyediakan ruang kantor yang cocok dan memaksimumkan
penggunaannya.
2. menjamin kenyamanan para karyawan maupun masyarakat yang
berhubungan dengan kantor.
3. mengembangkan aliran kerja yang efektif dengan biaya yang murah
4. merancang tempat-tempat kerja yang mampu menyerap metode-metode
kerja yang baik dan memelihara sistem aliran kerja.
5. mengoordinasikan penggunaan ruang dengan faktor-faktor lingkungan
yang terkait seperti pendingin ruangan, penerangan, warna dan
sebagainya.
6. menjamin fleksibilitas dan mengembangkan tata letak agar bisa diubah-
ubah untuk kecepatan kerja yang diperlukan.
7. Untuk lebih mempertimbangkan perlunya hubungan antarkaryawan
dengan menyediakan suatu lingkungan yang bebas dari berbagai
hambatan komunikasi.
8. Untuk peninjauan secara periodik semua aspek dari program pengelolaan
ruang dan meningkatkannya jika diperlukan.

1) Dalam penentuan lokasi atau gedung yang akan dipergunakan, kepala
kantor tidak dapat menentukan sendiri. Coba jelaskan mengapa
demikian!
2) Untuk menentukan letak kantor, ada beberapa faktor yang perlu
diperhatikan, Jelaskan!
3) Syarat-syarat apa saja yang harus dipenuhi dalam menentukan lokasi
kantor?
• ADPU433 1/MODUL 3 3.7

tersebut ada dalam materi Kegiatan Belajar I. Apabila Anda merasa kurang
mantap, coba diskusikan dengan rekan atau tutor Anda.
RANGKUMAN
Dalam menentukan lokasi gedung untuk kantor, tidak dapat

ditentukan sembarangan. Banyak permasalahan yang harus diperhatikan,
dan biasanya yang menentukan atau kata akhir ada pada pimpinan
puncak organisasi.
Ada beberapa faktor yang menentukan, yaitu faktor:
1. lingkungan sekitarnya;
2. jarak dengan unit-unit organisasi lain yang merupakan bagian dari
keseluruhan organisasi;
3. harga atau sewa bangunan;
4. kedekatan dengan pusat tenaga kerja;
5. jalan keluar masuk pegawai;
6. keamanan.
Di samping itu, perlu dipertimbangkan pula agar bentuk dan

susunan gedung dari kantor tersebut dapat memenuhi beberapa syarat
seperti fasilitas, jaminan kesehatan pegawai, suasana yang menarik baik
bagi pengguna maupun tamu, fleksibilitas, dan keseimbangan antara
dana yang dikeluarkan dengan keuntungan.
TES FORMATIF 1
Seseorang tidak dapat mendirikan kantor sesuai keinginan pribadi.

Banyak faktor yang harus diperhatikan, seperti....
A. fungsi
B. lingkungan
C. daerah
D. waktu
2) Suatu organisasi yang besar seperti, kantor pajak tidak menempati satu
gedung, tetapi beberapa direktorat terpisah seperti bagian Pajak Bumi
dan Bangunan, berada di tempat lain. Kesemuanya ini dapat terjadi, agar
pekerjaan berjalan lancar maka kendala yang perlu diperhatikan adalah
faktor....
A. waktu
B. jarak
C. lingkungan
D. sewa bangunan
Lokasi kantor dapat berada di tempat yang secara teoretis kurang baik
letaknya, namun dipilih karena biayanya murah. Dalam hal ini faktor
yang diutamakan adalah faktor....
A. lingkungan
B. tenaga kerja
C. jarak
D. harga
4) Suatu kantor yang banyak mempergunakan peralatan canggih dan mahal,

maka faktor yang sangat diperhatikan adalah faktor....
A. keamanan
B. tenaga kerja
C. biaya
D. keluar masuk pegawai
5) Faktor jalan keluar masuknya pegawai dapat menimbulkan masalah

terutama apabila dalam gedung yang sama ada beberapa kantor. Hal
yang bukan merupakan permasalahan yang timbul antara lain adalah ....
A. gaji yang diperoleh
B. fasilitas yang tersedia
C. perselisihan antarpegawai
D. sosialisasi antarpegawai
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif I yang


Jumlah Soal
• ADPU433 1/MODUL 3 3.9

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Tata Ruang Kantor
alam penyelenggaraan kegiatan perkantoran. Salah satu faktor penting

yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan pekerjaan adalah
penyusunan tempat kerja dan perlengkapan atau perabot kantor. Penyusunan
alat perlengkapan kantor dan perabot kantor pada letak yang tepat serta
pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan dan kegairahan bekerja
bagi para pegawai sehingga memperoleh hasil yang maksimal disebut tata
ruang kantor atau office layout. Tata ruang kantor menurut George R, Terry
dalam bukunya Office management and Control sebagai berikut: Office
layout is the determination of the space requirements and of the detailed
utilization of the space in order to provide a practical arrangement of the
physical factors considered necessary for the execution of the office work
within reasonable costs. (Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaannya secara terinci dari ruang itu
untuk menyediakan suatu pengaturan yang praktis tentang faktor-faktor fisik
yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kegiatan perkantoran dengan biaya
yang layak, (The Liang Gie, 1978 : 160). Pada umumnya terdapat kurang
perhatian pucuk pimpinan organisasi terhadap tata ruang kantor ini, baik
dalam organisasi pemerintahan maupun organisasi bisnis. Sebagai contoh,
sering terjadi dalam praktik, bahwa suatu unit organisasi atau pejabat yang
banyak melayani publik ditempatkan di bagian belakang gedung kantor atau
di sudut yang menjorok, sehingga orang-orang yang berkepentingan harus
banyak bertanya sebelum dapat menemukannya. Hal ini dapat membuang
waktu dan tenaga serta mengganggu pegawai-pegawai lain yang setiap kali
harus memberikan petunjuk. Tidak jarang terjadi pula bahwa dalam proses
penyelesaian pekerjaan kantor, pegawai yang bersangkutan harus berjalan
mondar-mandir dari satu meja ke meja lain, sehingga mengurangi kecepatan
kerja. Hal-hal tersebut dapat terjadi karena cara penyusunan tata ruang kantor
yang kurang baik. Contoh konkret adalah suatu unit kerja dalam suatu
perusahaan industri yang harus membuat faktur untuk pengiriman barang-
barang yang dipesan oleh pelanggan atau perusahaan lain. Proses
penyelesaian pembuatan faktur tersebut dimulai dari diterimanya daftar
pesanan oleh juru arsip, lalu daftar pesanan dicatatnya, kemudian diserahkan
kepada Kepala Seksi untuk dibuatkan catatan seperlunya mengenai harganya,
• ADPU433 1/MODUL 3 3.11
potongan-potongan yang harus diberikan, tambahan biaya pengiriman dan

lain-lainnya. Lalu daftar tersebut diteruskan kepada juru hitung untuk
dilakukan perhitungan lebih lanjut. Setelah itu, diteruskan kepada juru
periksa untuk diteliti kebenarannya dan kemudian diteruskan kepada juru tik
untuk ditik dalam blangko faktur. Setelah pengetikan blangko faktur selesai,
dikembalikan lagi kepada juru periksa untuk diperiksa kebenarannya dan
dibubuhi paraf untuk selanjutnya diajukan kepada Kepala Seksi guna
ditandatangani. Setelah faktur ditandatangani oleh kepala Seksi diteruskan
kepada juru arsip guna pengirimannya kepada yang memesan barang-barang
tersebut, sedangkan arsipnya disimpan di almari arsip. Proses penyelesaian
faktur dari permulaan diterimanya daftar pesanan sampai pengiriman faktur
yang telah diketik terdiri dari 9 (sembilan) langkah sebagaimana dapat Anda
lihat pada Gambar 3.la. Ternyata kalau diteliti, terdapat lalu lintas perjalanan
daftar pesanan tersebut yang dibawa mondar-mandir oleh petugas yang
bersangkutan dan menempuh jarak kurang lebih 15 meter. Setelah diadakan
penelitian dan diadakan perbaikan dapat ditetapkan proses penyelesaian yang
lebih cepat dan efisien sebagaimana dapat Anda lihat pada Gambar 3.1 b.
Dalam proses penyelesaian yang telah disempurnakan tersebut dapat
dikurangi jumlah langkah dari 9 (sembilan) langkah menjadi 7 (tujuh)
langkah dan jarak yang ditempuh dari 15 (lima belas) meter menjadi kurang
lebih hanya 6 (enam) meter saja. Di samping itu, ruang yang digunakan
menjadi lebih kecil sehingga masih dapat diberikan tambahan beberapa meja
lagi untuk tambahan pegawai apabila dibutuhkan menurut perkembangan unit
kerja yang bersangkutan.
Ar<ip
• ADPU433 1/MODUL 3 3.13
Jadi, penyusunan lata ruang kantor yang baik mempunyai peranan

sebagai berikut.
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena
prosedur kerja dapat disingkat sehingga tidak perlu berjalan mondar-
mandir.
2. Menjamin kelancaran proses penyelesaian pekerjaan.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan
menemui bagian tertentu.
5. Menciptakan kenyaman bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:
a. Gerak pegawai yang sedang bekerja.
b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi kerpeluan lain pada waktu
tertentu.
c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian
hari.
A. BEBERAPA PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG

KANTOR YANG BAIK
Dalam penyusunan tata ruang kantor yang baik perlu diperhatikan

beberapa pedoman sebagai berikut.
1. Asas-asas Pokok Penyusunan Tata Ruang Kantor

a. Asas jarak yang terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang bersifat khusus, suatu tata ruang
kantor yang baik ialah memungkinkan proses penyelesaian pekerjaan
menempuh jarak terpendek.
b. Asas rangkaian pekerjaan

Suatu tata ruang kantor yang baik dapat disusun dengan cara
menempatkan para pegawai dan alat perlengkapan kantor seperti meja kursi,
almari, mesin kantor, menurut urutan rangkaian pekerjaan yang harus
apabila para pegawai dan alat perlengkapannya ditempatkan berderet-deret

menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan tersebut. Menurut asas ini

suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan
sampai selesai, tidak boleh ada gerakan mundur atau menyilang. Hal ini tidak
berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Hal
yang terpenting adalah bahwa proses itu harus selalu mengarah maju ke
muka menuju ke penyelesaian pekerjaan, bentuknya dapat berupa garis
lengkung seperti setengah lingkaran atau seperti huruf U, atau dapat pula
berbentuk garis siku-siku, misalnya seperti huruf L.
c. Asas penggunaan segenap ruang

Suatu tata ruang kantor yang baik dapat tercipta dengan cara
menggunakan sepenuhnya segenap ruang yang ada. Jadi, sedapat mungkin
tidak ada ruang yang dibiarkan kosong atau tidak terpakai sehingga menjadi
lebih efisien.
d. Asas kemungkinan perubahan atau fleksibilitas

Suatu tata ruang kantor yang baik hendaklah dapat diubah atau disusun
kembali dengan tidak terlalu sukar dan memerlukan biaya yang banyak,
sesuai dengan perkembangan kebutuhan. Jadi, dalam hal pemberian batas
antara unit kerja yang satu dengan unit kerja yang lain, sebaiknya digunakan
sekat-sekat dari hardboard atau tripleks yang dapat dipindah-pindah atau
diubah dengan mudah.
2. Petunjuk tentang Penempatan Unit Kerja atau Petugas

Penempatan unit kerja atau petugas dapat mengikuti petunjuk berikut.
a. Unit kerja yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik
secara umum, hendaknya ditempatkan sedemikian rupa sehingga mudah
didatangi oleh orang-orang dari luar organisasi tanpa mengganggu unit
kerja lainnya. Tempat yang mudah didatangi orang dari luar tersebut
sebaiknya terletak di ruang terdepan dari gedung kantor itu. Misalnya,
bagian kas yang menerima pembayaran dari luar atau bagian perizinan
yang melayani permohonan-permohonan dari luar. Kalau penempatan di
ruang terdepan tidak memungkinkan, hendaknya dibuatkan papan
penunjuk yang akan membawa publik ke tempat yang akan dituju
tersebut, sehingga tidak akan mengganggu pegawai bagian lain.
b. Unit-unit kerja yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain,
hendaknya dikelompokkan pada satu tempat, terutama pada gedung
• ADPU433 1/MODUL 3 3.15
kantor yang bertingkat maka penempatannya dilakukan pada lantai yang

sama, sehingga tidak perlu mondar-mandir, naik-turun. Dengan
demikian, akan terpenuhi asas jarak yang terpendek dan asas rangkaian
pekerjaan, di samping itu, juga memberikan pelayanan yang memuaskan
bagi publik.
Unit kerja pusat yang mengerjakan semua kegiatan tala usaha bagi
seluruh organisasi, yaitu dalam sistem sentralisasi, hendaknya diberi
tempat di tengah-tengah, sehingga unit kerja lainnya dapat
menghubunginya dengan mudah. Unit kerja itu misalnya yang bertugas
menerima semua surat-surat untuk organisasi tersebut atau yang
memberikan nomor surat keluar secara terpusat.
d. Unit kerja yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gaduh, misalnya
percetakan, hendaknya ditempatkan secara terpisah yang agak jauh dari
unit kerja lainnya, sehingga tidak mengganggu ketenangan bekerja,
lebih-lebih dari unit kerja yang melakukan pekerjaan otak seperti bagian
perencanaan atau bagian akuntansi.
Bagi unit kerja yang mempunyai jumlah pegawai banyak, disediakan
ruang terbuka dengan penyusunan meja dan kursi dilakukan berderet-
deret yang dapat terdiri dari beberapa baris. Di antara baris-baris meja itu
perlu disediakan lorong utama di tengah selebar kurang lebih 120 cm
untuk keperluan lalu lintas para pegawai, sedangkan di antara baris yang
lain disediakan lorong yang lebarnya sekitar 80 cm. Lorong utama
selebar 120 cm dimaksudkan untuk dapat dilalui oleh 2 orang yang
berpapasan tanpa bersinggungan badan dengan perhitungan bahwa lebar
badan seseorang rata-rata tidak melebihi 60 cm. Sedangkan lorong yang
lebarnya 80 cm dimaksudkan agar dapat digunakan oleh 2 orang yang
berpapasan dengan cara memiringkan badannya, dengan perhitungan
bahwa tebal badan seseorang rata-rata tidak lebih dari 40 cm.
Pegawai-pegawai yang melakukan pekerjaan membutuhkan ketelitian,
misalnya menghitung angka-angka atau menggambar suatu denah atau
proyek, perlu diberikan ruang yang memperoleh cukup penerangan
sehingga tidak merusakkan mata.
g. Pegawai-pegawai yang sering berhubungan dengan publik hendaknya
ditempatkan di dekat pintu, sehingga orang-orang yang berhubungan
tidak terlalu mondar-mandir.
h. Almari yang berat atau peti besi hendaknya ditempatkan menempel pada
dinding atau tiang, sehingga menghemat ruang dan sekaligus sebagai
penyangga agar tidak mudah goyah.
1. Bagi pejabat pimpinan yang sering menerima tamu penting dan
membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia, hendaknya dibuatkan ruang
tersendiri dan disediakan ruang tamu khusus.
3. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Tata Ruang Kantor

Dalam merancang susunan tata ruang kantor terdapat beberapa faktor
yang mempengaruhi sehingga perlu diperhatikan, yaitu: faktor cahaya, faktor
warna, faktor udara dan faktor suara. Keempat faktor tersebut mempunyai
pengaruh yang besar terhadap kesempurnaan tata ruang kantor.
a. Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan
menambah efisiensi kerja para pegawai karena mereka dapat bekerja dengan
lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan dan matanya tidak lekas
menjadi lelah. Pada umumnya kantor-kantor di Indonesia bekerja dengan
penerangan dari cahaya matahari. Namun demikian dengan makin banyaknya
gedung bertingkat di kota-kota besar sinar dari cahaya matahari tidak cukup,
sehingga perlu disediakan cahaya lampu listrik untuk mengatur penerangan
dalam suatu kantor.
Cahaya matahari tidak dapat diatur menurut keinginan orang dan dapat
pula menimbulkan kesilauan pada mata kalau cahaya matahari itu
sepenuhnya masuk dalam ruang kantor. Cahaya penerangan lampu listrik
dapat diatur secara berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan pegawai yang
bersangkutan.
1) Cahaya langsung.
Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan meja
pegawai. Apabila digunakan lampu pijar biasa, cahaya bersifat tajam
lebih-lebih apabila terletak dalam lingkungan sudut 45 derajat dari
penglihatan mala maka lampu tersebut dapat menyilaukan mata.
• ADPU433 1/MODUL 3 3.17
■
t
Gambar 3.2.
Cahaya Penerangan Lampu yang Bersifat Langsung
2) Cahaya setengah langsung: cahaya ini memancar dari sumbernya melalui

kap (tudung) lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna susu.
Cahaya ini tersebar ke pelbagai jurusan, sehingga bayangan yang
ditimbulkan tidak begitu tajam.
Gambar 3.3.
Cahaya Setengah Langsung
Namun, sebagian besar cahaya tetap memancar langsung ke permukaan

meja dan memantul kembali ke arah mata pegawai tetapi agak lebih baik
daripada cahaya langsung.
3) Cahaya setengah tak langsung

Penerangan macam ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar
merupakan pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan, sebagian lagi
terpancar melalui kap lampu. Cahaya ini lebih baik daripada cahaya
setengah langsung.
Gambar 3.4.
Cahaya Setengah Tak Langsung
Cahaya lak langsung

Penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung. Cahaya ini
dari sumbernya memancar ke arah langit-langit ruangan, dari situ
barulah dipantulkan ke arah permukaan meja. Sifat cahayanya benar-
benar sudah lunak sehingga tidak menimbulkan kelelahan pada mata
pegawai.
Gambar 3.5.
Cahaya tak Langsung
• ADPU433 1/MODUL 3 3.19
b. Warna
Warna merupakan faktor yang penting pula dalam memperbesar efisiensi
kerja para pegawai. Warna pada khususnya mempengaruhi keadaan jiwa
manusia. Dengan menggunakan warna yang tepat pada dinding ruangan dan
alat-alat perlengkapan lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja pada
pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang lepat akan mencegah
kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Harry L.
Wylie membedakan 3 warna pokok, yaitu: merah, kuning, dan biru.
D Warna Merah
Merah adalah warna yang menggembirakan, panas, dan kegairahan
bekerja. Sebagai alat untuk merangsang panca indera dan jiwa agar
bersemangat dan melaksanakan suatu pekerjaan, warna merah tepat
untuk digunakan. Akan tetapi, kalau terlalu banyak dipakai juga tidak
baik.
2) Warna Kuning
Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini
terutama merangsang mata dan syaraf. Pengaruh mental yang dapat
ditimbulkan adalah perasaan riang gembira dan melenyapkan perasaan
tertekan. Oleh karena itu, warna kuning tepat digunakan pada kamar atau
lorong-lorong yang gelap.
3) Warna Biru
Warna biru menggambarkan ketenteraman dan keluasan. Oleh karena
itu, warna ini mempunyai kemampuan untuk mengurangi ketegangan
otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Dari 3 (tiga) warna pokok tersebut dapat diciptakan warna-warna
sekunder. Warna merah dicampur dengan kuning menjadi warna jingga
(orange). Warna kuning ditambah biru menjadi hijau, sedangkan warna
biru dicampur merah menjadi ungu. Kalau ketiganya dicampur menjadi
satu terciptalah warna abu-abu netral. Percampuran lebih lanjut akan
menciptakan warna-warna derajat ketiga. Misalnya, 2 (dua) bagian
warna kuning dicampur dengan bagian warna biru akan menjadi warna
hijau kekuning-kuningan.
Masing-masing warna itu apabila disoroti oleh cahaya penerangan akan

memantulkan kembali cahaya itu secara berbeda-beda yang disebut daya
pantul warna. Oleh para ahli telah diadakan penelitian dengan menghitung
daya pantul warna dan menghasilkan daftar sebagai berikut.
Daya pantul
1) Warna putih 88%
2) Warna yang sangat muda:
a) Hijau kebiru-biruan 76%
b) Kuning gading 81%
c) Biru 65%
d) Kuning kecokelat-cokelatan 76%
e) Abu-abu muda 83%
3) Warna sedang (medium):
a) Hijau kebiru-biruan sedang 54%
b) Kuning 65%
c) Kuning kecokelat-cokelatan sedang 63%
d) Abu-abu sedang 61%
4) Warna tua (gelap):
a) Biru tua 8%
b) Kuning tua 50%
c) Cokelat tua 10%
d) Abu-abu tua 25%
e) Hijau tua 7%
5) Perabotan dari kayu:
a) Kayu "maple" 42%
b) Kayu kenari 16%
c) Kayu mahoni 12%
Bagian-bagian manakah yang memerlukan banyak daya pantul cahaya

misalnya dari ruangan atau bagian kantor. MacDonal menyebutkan:
1) Langit-langit, dengan warna yang daya pantulnya sekitar 80% - 92%.
2) Bagian atas dinding, dengan warna yang daya pantulnya sekitar 80% -
92%.
3) Dinding ruangan, dengan warna yang daya pantulnya sekitar 40% - 60%.
4) Jendela (apabila jendela itu dirapatkan), dengan warna yang daya
pantulnya sekitar 40% - 60%.
5) Permukaan meja, alat-alat mesin, dan perabot kantor dengan warna yang
daya pantulnya sekitar 26% - 44%.
6) Lantai, dengan warna yang daya pantulnya sekitar 21 % - 30%.
• ADPU433 1/MODUL 3 3.21
Pilihan warna juga perlu memperhatikan silat pekerjaan, misalnya untuk

pekerjaan yang amat membutuhkan ketenangan, sebaiknya dipilih warna biru
pada dinding kantor. Warna permukaan meja atau benda-benda yang sering
menjadi sasaran pandangan para pekerja hendaknya tidak berkilat.
c. Udara
Mengenai faktor udara ini yang penting adalah suhu udara dan
kelembaban udara. Tubuh manusia secara terus-menerus mengeluarkan panas
agar dapat hidup. Untuk dapat memancarkan panas tersebut perlu udara di
sekeliling yang mempunyai suhu lebih rendah daripada suhu badan manusia
yang normalnya adalah 37° Celcius. Cara lain untuk mengeluarkan panas dari
tubuh manusia ialah dengan menguapkan peluh dan agar peluh (keringat) dari
badan manusia dapat menguap sepenuhnya diperlukan udara yang cukup
kering untuk menerima uap baru. Dengan perkataan lain, kelembabannya
rendah. Udara di Indonesia pada umumnya terlampau panas dan lembab,
sehingga orang tidak dapat memancarkan panas dari tubuhnya dengan
sebaik-baiknya. Udara tropik yang panas dan lembab mempunyai pengaruh
menekan terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang. Udara
yang panas membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah, dan kurang
bersemangat. Menurut hasil penelitian perhimpunan insinyur di Amerika
Serikat, syarat yang paling mendekati untuk bekerja dengan enak bagi
sebagian terbesar pekerja adalah suhu udara 25,6° Celcius dan nilai
kelembaban udara sebesar 45%. Sedangkan suhu udara di Indonesia, rata-rata
27° sampai 32° Celcius dan nilai kelembaban udara rata-rata di atas 70%.
Karena itu, untuk mengalasi udara yang panas dan lembab tersebut diadakan
usaha-usaha, antara lain sebagai berikut:
1) Mengatur suhu udara di ruang kerja dengan air conditioning (AC).
2) Membuat lubang-lubang udara yang cukup banyak dan membuka
jendela-jendela pada waktu kerja.
3) Mengatur pakaian kerja yang sesuai, yaitu tidak terlalu tebal dan dapat
menyerap keringat.
d. Suara
Faktor suara mempunyai pengaruh cukup besar bagi operasional
pekerjaan kantor yang pada umumnya merupakan pekerjaan mental, yaitu
pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan konsentrasi pikiran. Itulah sebabnya
kebisingan atau keributan suara yang ditimbulkan oleh jenis pekerjaan
tertentu supaya dibatasi, dihindari atau dijauhkan, agar tidak mengganggu

kegiatan-kegiatan yang memerlukan konsentrasi pikiran penuh. Untuk
mengatasi faktor suara yang sering mengganggu ketenangan bekerja dan
mengurangi efisiensi kerja, hendaklah diperhatikan letak alat perlengkapan
kantor yang menimbulkan kegaduhan, yaitu ditempatkan secara terpisah dan
berjauhan dengan unit kerja lain atau dalam ruangan yang dibuat kedap suara.
Usaha-usaha lain yang dapat dilakukan ialah misalnya pada langit-langit dan
dinding diberi lapisan karet tipis, pesawat telepon ditempatkan dalam ruang
kecil tertutup, terutama yang disediakan untuk keperluan umum. Pada
perkembangan akhir-akhir ini ada kalanya diperdengarkan musik yang
lembut dan tenang sehingga dapat menambah kegairahan bekerja dan
mengurangi ketegangan syaraf, terutama pada jam-jam di siang hari setelah
waktu makan.
e. Bahaya-bahaya
Sebagai tempat kerja, kantor disiapkan agar para pegawai dapat bekerja
dengan tenang, gembira, dan penuh rasa aman. Bahaya-bahaya yang dapat
mengganggu pegawai bekerja misalnya kebakaran, kejahatan, banjir, gempa
bumi, teror bom dan lain sebagainya. Untuk mengatasi hal-hal tersebut perlu
hendaknya dipikirkan langkah yang praktis dan aman bagi semua pegawai.
Barang-barang yang berharga perlu diasuransikan. Tidak kalah pentingnya
adalah bahaya pencemaran lingkungan oleh limbah bahan kimia dan lain-
lain. Jadi, adanya bahaya-bahaya tersebut perlu diperhitungkan dan
diusahakan pencegahannya sedini mungkin. Dengan demikian, pegawai tidak
was-was untuk melaksanakan pekerjaannya.
f. Musik
Dalam arti positif, musik dapat membangkitkan semangat untuk bekerja
lebih produktif, mengingat sifatnya yang menghibur sehingga kepenatan
bekerja tidak dirasakan dan orang dibebaskan dari cengkeraman kebosanan.
Menurut The Liang Gie, lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi
ketegangan syaraf dan kejemuan serta menambah kegembiraan kerja.
4. Penyusunan Ruang Kantor Berdasarkan Fungsinya

Tata letak ruang kantor pada masa lampau ditandai dengan kelompok-
kelompok terpisah yang dibatasi oleh tembok-tembok penyekat tertutup, dan
terlihat kaku. Hal ini akan menghalangi hubungan dan komunikasi serta
• ADPU433 1/MODUL 3 3.23
menghambat aliran kerja antarbagian. Kemudian, timbul konsep baru tentang

pengaturan tata letak kantor yang dikenal sebagai perkantoran terbuka.
a. Bagian-bagian
Bagian-bagian hendaknya disusun sedemikian rupa sehingga aliran kerja
berjalan dalam keadaan yang tidak terganggu dan kalau mungkin berjalan
melalui sedikit tangan. Perencanaan ruang membutuhkan suatu pengkajian
dari berbagai sistem kantor dan prosedurnya, susunan perabot, dan peralatan,
dan tentu saja yang paling penting adalah masalah penempatan pegawainya.
Prinsip yang harus diikuti dalam persiapan tata letak bagian adalah untuk
bagian yang sering berhubungan dengan masyarakat misalnya bagian
pelayanan mahasiswa harus diletakkan dekat dengan pintu utama yang
mempunyai jalan langsung ke koridor, Hal ini untuk mengurangi lalu lintas
orang pada tempat-tempat terbuka.
b. Pengaturan ruang kantor

Pengaturan ruang kantor yang terbuka terdiri dari semua fungsi, faktor-
faktor teknis untuk menentukan tala letak pusat-pusat kerja individu yang
hampir tanpa pembatas tembok penyekat permanen. Tempat-tempat kerja
hanya dibatasi peralatan yang mudah dipindah-pindah seperti meja, kursi,
lemari buku,.//7/7ig kabinet tanpa mengubah peralatan-peralatan atau instalasi-
instalasi permanen seperti karpet-karpet, penerangan lampu, air conditioner
dan sebagainya.
Selama perkantoran menggunakan tata letak terbuka, biasanya ruangan-
ruangan pribadi menjadi tidak ada. Hal-hal yang bersilat pribadi disediakan
dengan memakai pembatas penyekat yang kedap suara atau skctscl dan pot-
pot bunga yang mudah dipindah-pindahkan. Tata letak terbuka ini menjamin
fleksibilitas di mana tata letak dapat diganti seperti penggantian jam kerja.
Sebagai contoh apabila sebuah tim kerja dibenluk untuk menangani masalah
khusus, tim tersebut dapat disatukan dalam suatu tempat dengan tata letak
yang disesuaikan. Apabila tugasnya sudah selesai maka tim tersebut dapat
dibubarkan dan perabotnya dipisahkan dari bagian-bagiannya dan disusun
sesuai dengan kebutuhan yang baru.
c. Ruang pribadi atau umum

Selama ini kantor pribadi atau ruang pribadi dianggap sebagai salah satu
simbol yang penting dari keberhasilan eksekutif. Namun, sekarang ini perlu
dipikirkan kembali apakah perlu dibangun ruang-ruang pribadi atau umum

ataukah ruang terbuka untuk para pegawai. Biasanya penyediaan ruang-ruang
pribadi adalah dengan alasan:
D Menciptakan prestise dalam pandangan karyawan dan para tamu,
biasanya diperuntukkan bagi pucuk pimpinan dan beberapa kepala
bagian.
2) Pekerjaan yang dikerjakan membutuhkan terjaminnya kerahasiaan
seperti: penelitian, perencanaan, persiapan laporan keuangan, dan
sebagainya.
3) Pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan konsentrasi tinggi seperti
pemrograman komputer dan sebagainya.
Ruang-ruang pribadi relatif kurang fleksibel dan sulit untuk dipindah-

pindahkan apalagi yang sifatnya permanen, sehingga timbul hambatan untuk
mengadakan pengawasan dan pengarahan terhadap karyawan apabila
pimpinan tersebut berada dalam satu ruangan khusus yang permanen. Dan
selanjutnya dapat menciptakan hambatan komunikasi lisan dalam kantor.
Dengan adanya penyekat yang dapat dipindah-pindah maka ruangan akan
menjadi fleksibel dan apabila diperlukan adanya ruangan yang bersifat
pribadi dapat segera disesuaikan.
B. MACAM-MACAM TATA RUANG KANTOR
Pada dasarnya dikenal dengan adanya empat macam tata ruang kantor
yaitu:
1. Tata ruang kantor berkamar
2. Tata ruang terbuka
3. Tata ruang kantor berhias atau disebut pula dengan berpanorama/
bertaman
4. Tala ruang kantor gabungan yaitu antara bentuk tata ruang kantor
berkamar, tata ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias.
Untuk lebih memperjelas ke empat macam tata ruang tersebut maka

dapat dikatakan bahwa setiap lata ruang itu ada keuntungan dan kerugiannya.
Keuntungan dan kerugian tersebut adalah sebagai berikut:
• ADPU433 1/MODUL 3 3.25
1. Tata Ruang Kantor Berkamar

Adalah ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-
kamar kerja. Keuntungan dan kerugiannya adalah sebagai berikut:
a. Keuntungan tata ruang kantor berkamar, adalah sebagai berikut:
D Konsentrasi kerja lebih terjamin
2) Pekerjaan yang bersilat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi
3) Untuk menambah kewibawaan status pejabat sehingga selalu
terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan
4) Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung
jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki
b. Kerugian tata ruang kantor berkamar, adalah sebagai berikut:

1) Komunikasi langsung antarpegawai tidak lancar sehingga
kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
2) Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan
ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya peralatan lainnya.
3) Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan
perkembangan organisasi.
4) Mempersulit pengawasan.
5) Memerlukan ruangan yang luas.
2. Tata Ruang Kantor Terbuka

Adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa
pegawai yang bekerja bersama-sama di ruangan termaksud tanpa dipisahi
oleh penyekat. Kekurangan dan kelebihan dari tala ruang kantor terbuka
adalah sebagai berikut:
Keuntungan Tata Ruang Kantor Terbuka, adalah sebagai berikut.
1) Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan
warna, dan dekorasi.
2) Luwes dan fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak
memerlukan biaya tinggi
3) Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan
penyeragaman kerja, dan pembagian peralatan kerja.
4) Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan ruangan kerja,
penggunaan kelengkapan ruangan, dan peralatan, penggunaan
telepon dan lainnya.
b. Kerugian Tala ruang Kantor Terbuka, adalah sebagai berikut:

D Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan.
2) Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi.
3) Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak.
4) Pekerjaan yang bersilat rahasia sulit dilakukan.
5) Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau
kertas dan peralatan kerja lainnya sehingga mengakibatkan
pemandangan yang kurang baik.
3. Tata Ruang Kantor Berhias atau Bertaman/Bcrpanoraina

Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan
lainnya. Bentuk kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan
perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar
merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam
pemanfaatan ruangan. Keuntungan dan kerugian tata ruang berhias adalah
sebagai berikut.
a. Keuntungan tata ruang berhias atau bertaman/berpanorama adalah
sebagai berikut.
D Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja
2) Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindari
3) Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang
4) Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan
efisiensi sehingga tujuan organisasi dapat mudah tercapai
b. Kerugian tala ruang berhias atau bertaman/berpanorama adalah sebagai

berikut
1) Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi
2) Biaya pemeliharaan tinggi
3) Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah
4. Tata Ruang Kantor Gabungan

Tata ruang kantor gabungan merupakan tala ruang antara bentuk
berkamar, tata ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias. Ketiga
tata ruang tersebut mempunyai kerugian, oleh karena itu, untuk mencegah
atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor
gabungan.
• ADPU433 1/MODUL 3 3.27

D Seandainya Anda adalah pimpinan suatu organisasi dan akan menempati
gedung baru, di mana diperlukan peralatan kantor. Coba Anda jelaskan
langkah apa yang Anda ambil dalam menata ruang kantor baik peralatan
kantor maupun tata ruangnya!
2) Coba Anda jelaskan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi
penyusunan tata ruang kantor!
3) Coba Anda jelaskan macam-macam tata ruang kantor yang Anda
ketahui!

mantap, coba diskusikan dengan rekan atau tutor Anda.
RANGKUMAN
Dalam penyelenggaraan suatu kegiatan perkantoran yang perlu

diperhatikan adalah masalah penyusunan tempat kerja dan perlengkapan
kantor. Kedua faktor ini sering kali tidak diperhatikan oleh pucuk
pimpinan organisasi. Sementara kedua faktor ini sangat menunjang
kelancaran kerja suatu organisasi.
Penyusunan tata ruang kantor yang baik akan mendapatkan manfaat
berupa adalah:
1. Mencegah pemborosan waktu dan tenaga pegawai.
2. Proses kerja lancar.
3. Pemanfaatan ruang secara optimal.
4. Ketenangan kerja pegawai.
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi penyusunan tata ruang

kantor antara lain faktor cahaya, warna, udara, dan suara. Dengan
memperhatikan ke empat faktor tersebut maka kemungkinan besar
suasana kerja dapat lebih menyenangkan.
Untuk tercapainya peranan tata ruang kantor maka ada beberapa

macam lata ruang yang dapat dijadikan pilihan untuk mengatur ruangan
yang ada dalam sebuah kantor, yaitu :
1. Tata ruang kantor berkamar
2. Tata ruang terbuka
3. Tata ruang kantor berhias atau sering disebut dengan berpanorama/
bertaman
4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata
ruang kantor berkamar, tala ruang kantor terbuka, dan tata ruang
kantor berhias.
TES FO R M ATI F 2
Arti tata ruang kantor dapat diutarakan sebagai berikut, kecuali

sebagai pengaturan dan penyusunan ....
A. seluruh mesin kantor
B. alat dan perlengkapan kantor
C. perabot kantor pada tempat yang tepat
D. perabot rumah tangga
2) Di bawah ini termasuk beberapa tujuan tata ruang kantor, kecuali....

A. menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
B. memungkinkan pemakaian ruang kerja
C. membangun gedung kantor yang sangat megah dan mewah
D. menciplakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai
3) Mengetahui hubungan satuan kerja yang melaksanakan tala usaha

dengan satuan-satuan kerja lainnya adalah merupakan salah satu langkah
menyusun....
A. tujuan tata ruang kantor
B. menyusun tata ruang kantor
C. asas-asas pokok tata ruang kantor
D. macam-macam lata ruang kantor
4) Pada dasarnya dikenal ada 4 macam tata ruang kantor, kecuali tata ruang
kantor. • • •
A. berkamar
B. terbuka
• ADPU433 1/MODUL 3 3.29
C. berhias atau bertaman

D. berpintu
5) Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah ....

A. konsentrasi kerja lebih terjamin
B. mempersulit pengawasan
C. memerlukan ruangan yang luas
D. pemakaian ruangan kurang luwes
6) Kalau kita menyelenggarakan suatu kegiatan perkantoran salah satu

faktor penting agar kelancaran kegiatan operasional kantor lancar
adalah....
A. koordinasi yang baik antarpegawai
B. penyusunan tempat kerja dan peralatan
C. spesialisasi tugas dari karyawan
D. pengaturan dan ketepatan kerja
7) Penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan tentang penggunaan secara

rinci dari ruang kantor yang dapat menimbulkan gairah kerja disebut
dengan....
A. office layout
B. nomenklatur
C. booking office
D. comfort
Sering kali terjadi untuk menyelesaikan suatu surat, seorang pegawai

harus hilir mudik dari satu meja ke meja lain. Kejadian ini sangat
mempengaruhi pekerjaan dan peranan pegawai dalam hal....
A. penghamburan tenaga dan waktu
B. kurangnya fleksibilitas pegawai
C. ketenangan kerja pegawai
I). berkurangnya moril pegawai
Sebaiknya dalam penataan ruang kantor, pegawai, dan peralatan kantor

yang diperlukan dalam penyelesaian pekerjaan terdapat dalam satu
ruang. Kondisi ini memenuhi asas....
A. jarak terpendek
B. penggunaan ruangan
C. rangkaian pekerjaan
D. kemungkinan fleksibilitas
10) Penerangan lampu yang terbaik dalam ruang kantor adalah cahaya ....
A. langsung
B. setengah langsung
C. setengah tak langsung
D. tak langsung
Cocokkan 1 ah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
<70% = kurang

belum dikuasai.
• ADPU433 1/MODUL 3 3.31
Kegiatan Belajar 3
Jenis Fasilitas atau Perlengkapan Kantor
T7» antor sebagai tempat berlangsungnya kegiatan-kegiatan organisasi

(VV terdiri dari unsur-unsur yang diperlukan serta ditata secara harmonis
oleh seorang manajer kantor. Organisasi kantor yang baik tentunya memiliki
unsur-unsur yang dapat menunjang pelaksanaan kerja. Salah satu di
antaranya adalah tersedianya alat perlengkapan kantor sebagaimana
dikemukakan oleh Prayudi Atmosudirdjo (1986:86), bahwa unsur-unsur dari
kantor meliputi tiga unsur yaitu:
1. Gedung
2. Alat Perlengkapan
3. Personil
Unsur-unsur tersebut di atas merupakan suatu rangkaian yang satu sama

lain saling berhubungan serta saling menunjang. Pelaksanaan kegiatan
organisasi yang ditunjang oleh ketiga unsur, yaitu gedung, equipment, dan
personil mengakibatkan tercapainya tujuan organisasi secara efisien dan
efektif melalui pelaksanaan lugas pekerjaan kantor. The Liang Gie
berpendapat bahwa dalam melaksanakan pekerjaan di suatu kantor, suatu
faktor penting yang turut menentukan kelancarannya adalah penyusunan
tempat kerja, penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta
pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para
pegawai”.
Pengaturan tata ruang yang baik, tergantung kepada kebutuhan dan
situasi yang ada dengan memperhitungkan faktor efisiensi kerja yang akan
dicapai. Dalam pencapaian efisiensi kerja, banyak faktor yang menentukan
sehingga tujuan tersebut tercapai. Salah satu faktor tersebut adalah pengadaan
alat perlengkapan kantor yang terdiri dari:
1. Perabot kantor
2. Mesin-mesin kantor
3. Alat-alat tulis kantor
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang secara lengkap

dibutuhkan untuk melakukan kegiatan kantor. Istilah logistik sudah banyak
dikenal di dalam masyarakat terutama melalui lembaga atau instansi yang
berhubungan dengan urusan tersebut. Di kalangan masyarakat tertentu,

dikenal adanya Badan Usaha Logistik, dan dalam kegiatan organisasi sehari-
hari hampir selalu ada seksi logistik. Semua ini menunjukkan bahwa istilah
logistik sudah cukup populer di kalangan masyarakat.
Oleh karena itu, logistik meliputi berbagai aspek kegiatan yang sangat
luas sehingga pengertian dan definisi logistik pun menjadi beraneka ragam.
Pada dasarnya, kegiatan logistik sama tuanya dengan peradaban manusia,
tetapi istilah itu relatif baru. Secara sadar atau tidak, setiap manusia, rumah
tangga, kantor, dan organisasi lain memiliki unsur logistik, walaupun
kenyataannya tidak selalu menggunakan istilah logistik.
Apabila diterjemahkan secara bebas, rumusan logistik dalam arti singkat
merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan dengan segi-segi:
1. Perencanaan dan pengembangan, pengadaan penyimpanan, pemindahan
penyaluran, pemeliharaan, pengawasan alat-alat perlengkapan.
2. Pemindahan dan perawatan personel.
3. Pengadaan atau pembuatan, penyelenggaraan, pemeliharaan, dan
penghapusan fasilitas-fasilitas
4. Pengusahaan atau pemberian pelayanan atau bantuan-bantuan.
Untuk memperlancar pekerjaan kantor tersebut, maka sebuah kantor

memerlukan sarana dan prasarana yang dapat menunjang pelaksanaan
pekerjaan kantor sehingga tujuan kantor dapat tercapai secara efektif dan
efisien. Salah satu sarana yang dapat menunjang pekerjaan kantor adalah
tersedianya alat perlengkapan kantor yang sesuai dengan kondisi kantor, baik
dilihat dari segi jumlah, jenis maupun kegunaannya.
Dalam kaitan dengan perlengkapan kantor tersebut, Ibnu Syamsi
mengemukakan bahwa perlengkapan kantor adalah barang-barang yang
secara lengkap dibutuhkan untuk melakukan kegiatan kantor seperti
perlengkapan mengetik yaitu barang-barang yang secara lengkap dibutuhkan
untuk melakukan pekerjaan mengetik, baik barang tahan lama (meja, kursi,
mesin tik dan lain-lain), maupun barang habis pakai, sekadar pelengkap saja.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa setiap kantor pasti
memerlukan barang-barang perlengkapan kantor baik barang tahan lama
maupun barang habis pakai untuk membantu dan mempermudah pelaksanaan
pekerjaan sehari-hari di kantor.
• ADPU433 1/MODUL 3 3.33
A. FAKTOR-FAKTOR YANG PERIAJ DIPERTIMBANGKAN

DALAM MEMILIH PERLENGKAPAN DAN MESIN-MESIN
KANTOR
Menurut Moekijat, dalam pelaksanaan pekerjaan terdapat

beberapa hal yang harus dipertimbangkan secara saksama, antara lain:
1. Pekerjaan dan cara menyelesaikannya
Tujuan pekerjaan harus dirumuskan dengan jelas dan diperiksa dengan
saksama untuk menjamin bahwa tujuan tersebut adalah penting dan
bahwa semua rician yang tidak perlu telah dihapuskan.
2. Kebutuhan pegawai perseorangan
Keputusan untuk menggunakan perlengkapan atau mesin kantor harus
didasarkan alas kebutuhan pegawai perseorangan dari kantor tersebut
3. Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya
Selain jumlah waktu, penggunaan waktu yang dihemat harus juga dinilai.
Agar menguntungkan, waktu yang dihemat harus dipergunakan untuk
pekerjaan kantor yang produktif lainnya.
4. Fleksibelitas penggunaannya
Penghematan yang diperoleh dari penggunaan perlengkapan atau mesin-
mesin kantor dipengaruhi oleh luasnya kesatuan-kesatuan itu dapat
dipergunakan untuk bermacam-macam jenis pekerjaan dalam kantor.
5. Harga dan penanaman modal
Harga harus dipertimbangkan bersamaan dengan pelayanan-pelayanan
yang diberikan dan dimungkinkan oleh kesatuan.
6. Kemampuan kesatuan
Dalam kebanyakan mesin, hasil yang diharapkan dapat ditentukan dari
pengalaman orang yang menggunakan mesin tersebut.
7. Nilai keindahan
Nilai keindahan bersifat subyektif dan dipengaruhi oleh rasa senang
seseorang bukan oleh data yang sesungguhnya.
8. Preferensi pegawai
Pertimbangkan ini penting karena unsur manusia sangat penting untuk
menentukan apakah perlengkapan layak digunakan atau tidak.
9. Pengaruh terhadap syarat-syarat pegawai
Sering kali penggunaan perlengkapan mengubah syarat-syarat, baik
mengenai jumlah pegawai maupun tingkat kecakapan mereka.
10. Ramalan mengenai beban pekerjaan

Harus dipertimbangkan juga kebutuhan untuk waktu yang akan datang
dan kecukupan kesatuan untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang.
II. Kualitas pekerjaan tata usaha
Pengaruh kesatuan terhadap ketelitian dan wujud kertas-kertas (surat-
surat) harus juga dipertimbangkan.
12. Keperluan untuk salinan-salinan dan data statistik
Sebuah mesin dapat memberikan salinan lebih banyak dan dalam hal ini
dapat melengkapi banyak data dari satu macam dan dalam suatu bentuk
yang sekarang tidak tersedia.
Dalam pengadaan perkakas kantor, perlu dipertimbangkan faktor-faktor

sebagaimana dikemukakan oleh Moekijal, yaitu:
1. Harus menghemat ruang lantai
2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan
3. Tidak terlalu berat agar mudah dipindah-pindahkan
4. Harus ada ruangan yang cukup di bawah untuk membersihkan
5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan
6. Keawetan
7. Risiko
B. PRINSIP-PRINSIP PEMILIHAN PERABOT KANTOR
Perabot kantor yang dipilih harus berdasarkan manfaat sebanyak-

banyaknya yang dapat diperoleh dari penggunaannya.
Saran-saran berikut ini hendaknya dipertimbangkan dalam pemilihan
perabot kantor
1. Perabot hendaknya menarik dan modern dalam gaya dan harmonis atau
sesuai dengan ruangan karena akan mempengaruhi volume, ketepatan,
dan moral karyawan
2. Berkualitas bagus dan dibuat dengan konstruksi yang kuat serta dengan
rancangan yang cocok untuk memperlancar para karyawan dalam
menyelesaikan tugasnya
3. Perabot hendaknya mempunyai multi fungsi sehingga mampu dipakai di
mana saja diperlukan.
• ADPU433 1/MODUL 3 3.35
4. Karena setiap kantor mempunyai kebutuhan sendiri-sendiri maka

tidaklah begitu perlu untuk meniru perabot-perabot yang dipakai oleh
kantor lain walaupun kantor itu mempunyai kemiripan.
5. Jumlah perabot harus sesuai dengan jumlah karyawan dan jenis
pekerjaan yang harus dilaksanakan
6. Penggunaan perabot-perabot khusus seperti rak dan perabot yang mudah
dipindah-pindahkan hanya bisa dipertimbangkan jika biaya operasional
lebih rendah daripada manfaatnya.
7. Para karyawan yang akan memakai perabot tersebut hendaknya dimintai
keterangan sebelum diadakan pembelian atau pengadaan
8. Hendaknya benar-benar dipertimbangkan apakah akan menggunakan
perabot dari bahan kayu, plastik atau logam.
C. PERABOT KANTOR, MESIN KANTOR, DAN ALAT BANTU

PERAGA
1. Perabot Kantor
Perabot kantor (office furniture) seperti meja, kursi, lemari, rak, laci-laei
dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya
mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khususnya untuk
memungkinkan terlaksananya pekerjaan yang bersifat administratif dengan
sebaik-baiknya. Patut diakui bahwa adanya meja, kursi, dan lain-lain perabot
kantor dengan ukuran dan bahan yang tepat, akan menyebabkan pegawai
senang mempergunakannya. Dan dengan demikian, produktivitas kerja
mereka dapat senantiasa ditingkatkan. Itulah maksudnya bahwa perabot
kantor yang demikian, mutlak diperlukan oleh setiap kantor.
a. Beberapa contoh perabot kantor

Dalam kesempatan ini hanya akan dibahas beberapa perabot kantor yang
umum dipakai di Indonesia. Di antaranya adalah: meja, kursi, lemari kabinet,
laci-laci kartu, rak filing dan sebagainya.
1) Meja
Meja tulis atau meja kerja:
a) Ukuran luas permukaan mejanya:
Luas sempit permukaan meja hendaknya disesuaikan dengan
kedudukan dan jabatan orang yang mempergunakannya. Tapi yang
penting harus diperhatikan ialah bahwa permukaan meja tidak boleh
terlalu besar agar segala sudutnya dapat dijangkau dengan tangan

oleh orang yang mempergunakannya.
b) Tingginya:
Untuk golongan meja di Indonesia lazim dipakai yang mempunyai
ukuran tinggi lebih kurang 0,75 m, yakni dapat membentuk jarak
antara mala orang yang sedang menulis atau membaca (dengan
duduk di atas kursi) dengan permukaan meja kira-kira 32 cm.
2) Kursi
Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dan tinggi serta
modelnya harus disesuaikan dengan orang yang hendak
mempergunakannya. Di Indonesia tinggi kursi rata- rata 0,46 m.
Lemari
a) Lemari-lemari warkat, dengan ukuran besarnya (volume)
antara 0,5 m sampai I m adalah termasuk lemari golongan
B. Lebih besar dari itu termasuk golongan A Dan lebih kecil
dari golongan B termasuk golongan C. Lemari ini biasanya
dipergunakan untuk menyimpan warkat (papers) yang belum
diolah atau belum di file.
b) Lemari rak, yakni untuk menyimpan map dan bundel laporan
ataupun dokumen lainnya yang sudah disusun ke dalam
map besar (ordner). Untuk lemari rak ini ukuran dan
golongannya sama dengan lemari warkat.
c) Lemari brandkas (cash-box), untuk menyimpan uang, check,
dan surat berharga lainnya.
4) Filing Cabinet
Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah ke atas,
gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang
berukuran kurang lebih 25 x 35 cm.
5) Laci-laci Kartu
Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil
dari pada laci-laci filing cabinet.
6) Peralatan
Selain perabot yang disebut pada bagian terdahulu, dapat pula
disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor seperti pesawat telepon,
pesawat pendikte (dictaphone), pesawat pemanggil (megaphone),
pesawat radio, pesawat TV, pesawat perekam suara (tape recorder),
papan tulis, gambar kepala negara, peta bumi, globe dan sebagainya.
• ADPU433 1/MODUL 3 3.37
Perlu ada pedoman tertentu tentang penempatan fasilitas tersebut serta

penggunaannya, di samping untuk memenuhi ketentuan jabatan
seseorang, asas keserasian, juga tetap perlu diperhatikan untuk
meningkatkan efisiensi.
b. Kualitas perabot kantor

Kualitas perabotan kantor yang akan dipergunakan oleh sesuatu instansi
tergantung kepada kemampuan keuangan, daya mual ruangan, sifat bidang
kegiatan, dan beban kerja instansi yang bersangkutan. Dalam kaitan ini,
pemikiran dan perencanaan yang setepat-tepatnya dalam menentukan kualitas
perabotan yang akan dipergunakan perlu dilakukan jauh sebelum tindakan
pembelian dilakukan.
Penggolongan ukuran maupun kualitas perabotan termaksud dapatlah
dipakai sebagai pedoman, baik dalam rangka perencanaan pembelian maupun
dalam rangka melaksanakan penelitian bidang perabot kantor. Perlu pula
diterapkan ilmu ergonomi, yaitu ilmu yang mempelajari keserasian
perbandingan antara manusia (pegawai) dengan alat-alat/perabotan kerja
sehingga ikut menjamin adanya suasana kerja yang menggairahkan.
Meja kerja seorang pegawai perlu dilengkapi bermacam-macam
perlengkapan dan alat-alat penting guna pelaksanaan dan penyelesaian tugas
dengan sebaik-baiknya.
Perlengkapan meliputi barang awet pakai dan barang habis pakai.
Pengertian awet pakai adalah barang-barang yang tahan lama dalam
pemakaiannya, misal: alat pelubang kertas yang lama kelamaan bisa rusak.
Sedangkan benda habis pakai, tak selalu berarti benda tersebut menjadi
musnah atau habis tanpa bekas, misal: karet penghapus yang dapat dipakai
berulang kali.
Pada umumnya untuk benda-benda keperluan yang habis dalam
pemakaiannya disebut Office Supplies (bekal tata usaha).
2. Mesin Kantor
a. Pentingnya penggunaan mesin kantor
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan dengan efisien. Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak
organisasi, baik pemerintah maupun swasta yang dalam usahanya, semakin
mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang
optimal.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk

bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang.
Dalam rangka menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan
kesiapan manusianya dan kelengkapan sarananya. Oleh sebab itu, diperlukan
usaha untuk memiliki keterampilan dalam mengoperasikan mesin kantor
tersebut. Seseorang yang dapat cepat memiliki keterampilan menggunakan
mesin-mesin kantor akan mendapatkan keuntungan serta manfaat yang
banyak.
Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran yang akan dipakai
adalah fungsi alat termaksud beserta jaminan dari pihak penjual terutama
menyangkut masalah pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai
serta pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat banyak
kesibukan.
Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya mesin kantor,
hendaknya perlu diperhatikan hal-hal berikut:
D Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.
2) Jenis mesin hendaknya praktis.
3) Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
4) Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
5) Mutu mesin harus baik.
6) Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.
7) Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
8) Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.
9) Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
10) Perlu tersedia ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin
tersebut.
Tidak bisa disangkal lagi bahwa mesin dan perlengkapan kantor (office
machine and equipment) sangat diperlukan dalam rangka mendukung
kelancaran prosedur dan lata kerja setiap instansi baik pemerintah maupun
swasta. Oleh sebab itu, masalah penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan
dalam usaha memperlancar prosedur dan metode kerja itu pun harus
mendapat perhatian pula.
Penggunaan mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk
menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-
tugasnya baik bersifat rutin maupun insidental, baik untuk pekerjaan-
pekerjaan bersifat teknis industrial (engineering) maupun bersifat teknis catat
• ADPU433 1/MODUL 3 3.39
mencatat atau paperwork. Hal ini dimaksudkan dalam rangka menyadari arti
pentingnya manusia dalam organisasi. Penggunaan mesin-mesin dan
perlengkapan dalam suatu instansi hanya dapat dibenarkan terhadap jenis
pekerjaan yang mempunyai ciri sebagai berikut:
1) Harus dikerjakan berulang-ulang, dalam jumlah yang cukup banyak dan
dalam bentuk serta ukuran yang sama sehingga tampaknya (seolah-olah)
membosankan orang yang mengerjakannya. Misalnya saja pembuatan
formulir-formulir dengan mesin stensil.
2) Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia, misalnya
alat-alat besar sebagai mesin-mesin penarik atau pengangkut barang
berat.
3) Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan. Misalnya
pembuatan surat-surat rangkap (dengan tembusan) bisa mempergunakan
mesin tik, juga pencetakan buku dan brosur dalam jumlah banyak, perlu
dipergunakan mesin cetak.
4) Harus ada formalitas, misalnya surat-surat dinas harus diketik.
5) Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika dikerjakan dengan
otak manusia bisa terjadi kesalahan. Dengan demikian, perlu ada mesin-
mesin untuk otomatisasi pekerjaan rutin. Misalnya saja, mesin hitung
ataupun komputer untuk menghitung, menjumlahkan, mengumpulkan
ataupun menggolong-golongkan, dan menyortir data.
h. Macam-macam Mesin
Berdasarkan kelima pokok bahasan untuk penggunaan mesin maka
dapatlah dibedakan pula adanya tiga jenis mesin dan perlengkapan, yaitu:
1) Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia disebut
sebagai Labour Saving Machine, misal alat-alat besar: fork-lift pada unit-
unit pergudangan dan depo-depo peralatan atau bangunan dan komputer,
kalkulator dan sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan administratif
(paperwork).
2) Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut Money Saving
Machine, yakni mesin-mesin untuk mass-production. Jadi, di samping
mesin-mesin yang bersifat teknis engineering seperti mesin pintal,
mesin-mesin komputer, mesin-mesin pengganda dan sebagainya.
3) Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut Time Saving
Machine, misalnya komputer, mesin foto kopi, mesin pengganda, mesin
atau alat komunikasi transportasi dan sebagainya.
c. Keuntungan dan kerugian penggunaan mesin kantor

Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun
melalui lahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan
dan kerugian.
Keuntungan penggunaan mesin kantor:
1) Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal, dan sesuai
kebutuhan.
2) Dapat menghemat tenaga dan waktu.
3) Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.
4) Memudahkan pengawasan.
5) Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
6) Keterangan yang dimuat, dapat lebih banyak.
7) Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan
tangan.
8) Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu
pekerjaan.
Kerugian penggunaan mesin kantor

1) Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.
2) Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan
dan pemeliharaannya.
3) Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya
untuk melatih mereka.
4) Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit di
dapatkan dan diterapkan.
5) Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila
terjadi kerusakan.
d. Pemeliharaan dan peningkatan penggunaan mesin kantor

Penggunaan mesin kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat
digunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Oleh sebab itu,
perlu jadwal waktu untuk diadakan .verv/ce/perbaikan dalam rangka
pemeliharaan dan peningkatan.
Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam rangka pemeliharaan
dan peningkatan penggunaan mesin-mesin kantor, yaitu:
• ADPU433 1/MODUL 3 3.41
1) Pemeliharaan (maintenance)
Perawatan terhadap perlengkapan materiil dengan tujuan agar
perlengkapan itu dapat lebih awet (mengurangi kecepatan rusak).
Pemeliharaan ini lebih ditekankan pada pencegahan sebelum terlanjur
rusak dengan pertimbangan biaya yang lebih ringan.
2) Reparasi (repair)
Yaitu perbaikan terhadap perlengkapan materiil agar dapat berfungsi lagi
sebagaimana mestinya
3) Peningkatan (betterment)
Yaitu mengusahakan perlengkapan materiil pada kondisi yang lebih baik
lagi sehingga umur dan nilainya juga bertambah.
4) Penggantian (replacement)
Yaitu mengganti perlengkapan yang telah ada dengan perlengkapan lain
yang lebih cocok/baru.
5) Penambahan (addition)
Yaitu menambah jumlah perlengkapan yang fungsinya sama sehingga
nilai total dari perlengkapan sejenis itu bertambah.
Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang banyak diperlukan dan

dipergunakan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas perkantoran
adalah:
1) Computer (komputer).
2) Typewriter (mesin tik).
3) Memory writer (mesin tik elektronik).
4) Photocopy Machine (mesin foto kopi).
5) Telecopier (facsimile).
6) Shredder (mesin penghancur kertas).
7) Transcribing Machine (mesin penyalin dikte).
8) Teleprinter Exchange (telex).
9) Mesin penjumlah, dan lain-lain.
3. Alat Bantu Peraga (Audio visual Aids)

Alat bantu diperlukan guna membantu memperlancar komunikasi yang
diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan. Seseorang perlu memahami dan
hendaknya dapat memilih alat bantu yang dibutuhkan serta sesuai dengan
sasaran yang diinginkan.
a. Pengertian Alat Bantu Peraga

D Audio : berasal dari kata AUDIBLE yang berarti kedengaran,
Kemudian, istilah audio ini dapat diartikan pengalaman
dari hasil pendengaran.
2) Visual : berasal dari kata VISIBLE yang berarti kelihatan. Kemudian,
istilah ini dapat diartikan pengalaman dari hasil penglihatan.
3) Air : berarti bantuan.
Dari uraian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa audio visual aids
atau alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu
kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu
penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktek,
dengan melalui penggunaan alat-alat peraga tersebut.
b. Fungsi alat bantu peraga

Fungsi alat bantu peraga adalah:
1) Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian (presentasi).
2) Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam.
3) Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebih-lebihan.
4) Menimbulkan perhatian.
5) Mendorong untuk berpikir dan bertindak.
6) Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan
dengan lancar dan mudah.
c. Maksud dan tujuan dari penggunaan alat bantu peraga

Adapun maksud dan tujuan dari penggunaan alat bantu peraga ialah:
D Membantu penyempurnaan metode penyajian/presenlasi sehingga
didapatkan cara komunikasi yang efektif.
2) Menimbulkan perhatian dan memberikan variasi pada cara menyajikan,
sehingga tidak menimbulkan kebosanan.
3) Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama.
4) Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung.
Ruang lingkup alat bantu peraga

Sesuai dengan pembahasan, tentang pengertian alat bantu peraga tersebut
di atas maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui panca
indera ialah:
• ADPU433 1/MODUL 3 3.43
1) Tape recorder.
2) Video tape recorder.
3) Radio.
4) Televisi, dan Iain-Iain.
Alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan ialah:

1) Slide projector.
2) Film strip.
3) Movie film.
4) Opaque projector.
5) Overhead projector (OHP).
Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan:

1) Chalk hoard.
2) Flip chart.
3) While hoard.
4) Flannel graph.
5) Grafik.
6) Formulir.
7) Buku, dan lain-lain.

1) Jelaskan mengapa perabot itu perlu dalam sebuah kantor!
2) Mengapa dalam perencanaan pengadaan perabot kantor harus
memperhatikan beberapa prinsip pemilihan perabot kantor?
3) Berikan beberapa contoh perabot yang ada di kantor!
4) Mengapa mesin itu diperlukan dalam sebuah kantor?
5) Berikan beberapa contoh mesin-mesin yang ada di kantor!
6) Perabot dan mesin kantor bagaimanakah yang dikatakan perabot dan
mesin kantor yang berkualitas?
Untuk menjawab 6 soal latihan tersebut di atas, silakan Anda membaca

kembali dan pahami dengan seksama materi yang terdapat pada Kegiatan
Belajar 3 pada Modul 3 tersebut.
RANGKUMAN
Dalam penyelenggaraan kegiatan perkantoran yang perlu

diperhatikan adalah penyusunan tempat kerja dan perlengkapan kantor.
Pengaturan tata ruang yang baik tergantung kepada kebutuhan dan
situasi yang ada dengan memperhitungkan faktor efisiensi kerja yang
akan dicapai. Dalam pencapaian efisiensi kerja, banyak faktor penentu
pencapaian tujuan tersebut. Salah satu bagiannya adalah pengadaan alat
perlengkapan kantor yang terdiri dari:
1. Perabot kantor
2. Mesin-mesin kantor
3. Alat Tulis Kantor
TES FORMATIF 3
1) Unsur kantor menurut Prayudi Atmosudirjdo adalah ....

A. gedung, alat perlengkapan, personil
B. gedung, alat perlengkapan, mesin
C. alat perlengkapan, mesin, personil
D. personil, alat bantu peraga, perabot kantor
2) Hal yang termasuk alat perlengkapan kantor adalah ....

A. mesin, perabot kantor, alat tulis kantor
B. gedung, alat perlengkapan, mesin
C. alat perlengkapan, mesin, personil
D. personil, alat bantu peraga, perabot kantor
3) Kualitas perabot kantor yang akan dipergunakan oleh suatu instansi

tergantung kepada....
A. kemampuan keuangan
B. daya muat ruangan
• ADPU433 1/MODUL 3 3.45
C. beban kerja instansi

D. semuanya benar
4) Hal yang termasuk pada jenis perabot kantor adalah sebagai berikut...
A. shreder
B. typewriter
C. memory write
D. filling cabinet
5) Hal yang termasuk jenis mesin kantor adalah sebagai berikut, kecuali...
A. shreder
B. typewriter
C. memory write
D. filling cabinet


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
Tes Formatif I
D D. Sebagai pengaturan dan penyusunan perabot rumah tangga tidak
diutarakan sebagai arti dari tata ruang kantor
2) C. Membangun gedung kantor yang sangat megah dan mewah bukan
tujuan dari tata ruang kantor.
3) B. Salah satu langkah dalam menyusun lata ruang kantor adalah
dengan mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha
dengan satuan-satuan kerja lainnya.
4) D. Yang dikenal dengan tata ruang kantor itu di antaranya berkamar,
terbuka, dan berhias/ bertaman.
5) A. Konsentrasi kerja lebih terjamin merupakan salah satu keuntungan
dari tata ruang kantor berkamar.
6) B. Salah satu faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih dan
menentukan lokasi gedung adalah lingkungan.
7) B. Meskipun satu organisasi memiliki bagian-bagian di gedung-gedung
lain dengan letak tidak dalam satu lingkungan maka faktor yang
diperhatikan dalam menentukan lokasi gedung adalah faktor jarak.
8) D. Lokasi gedung dipilih di tempat yang secara teoretis kurang baik
letaknya tetapi dengan biaya lebih murah maka faktor yang
diperhatikan adalah harga/sewa bangunan.
9) A. Faktor keamanan lebih diutamakan bagi organisasi yang memiliki
peralatan mahal dan canggih.
10) D. Apabila dalam satu gedung terdiri dari beberapa kantor, maka faktor
keluar masuk pegawai perlu diperhatikan. Hal ini dapat
menimbulkan masalah yang tidak diinginkan seperti perbandingan
gaji yang diperoleh, fasilitas yang tersedia, dan perselisihan
pegawai.
Tes Formatif 2
D B. Salah satu faktor penting dalam penyelenggaraan kegiatan
perkantoran adalah penyusunan tempat kerja dan perlengkapannya.
2) A. Office layout atau tala ruang kantor adalah penyusunan alat
perlengkapan kantor dan perabot kantor pada letak yang tepat serta
pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan dan
kegairahan kerja pegawai.
• ADPU433 1/MODUL 3 3.47
3) A. Penghamburan tenaga dan waktu kerja pegawai.

4) C. Suatu tata ruang kantor yang baik ialah dengan menempatkan
pegawai dan alat perlengkapan kantor menurut rangkaian kerja atau
satu ruangan termasuk dalam asas rangkaian pekerjaan.
5) D. Penerangan lampu di ruang kerja yang terbaik adalah cahaya tak
langsung.
Tes Formatif 3
1) A. Unsur kantor menurut Prayudi Atmosudirjdo adalah gedung, alat
perlengkapan, personil.
2) A. Yang termasuk alat perlengkapan kantor adalah mesin, perabot
kantor, alat tulis kantor.
3) D. Kualitas perabot kantor yang akan dipergunakan oleh suatu instansi
adalah tergantung kepada kemampuan keuangannya, daya muat
ruangan, beban kerja instansi, dan bidang sifat kegiatan.
4) D. Filling cabinet merupakan salah satu jenis perabot kantor.
5) D. Shreder, Typewriter, Memory write merupakan mesin-mesin yang
sering digunakan dalam kantor.
Daftar Pustaka
Almosudirdjo, Prayudi. (1987). Dasar-Dasar Administrasi Manajemen dan

Office Management. Jakarta.
____________ . (1982). Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran.

Denyer, J.C. (1974). Office Management, Fourth Edition. London:

___________ . (1973). Office Administration, Second Edition. London:

Management. New York: Me. Graw Hill Book Company, 3 rd.
Littlefield, C.L., & Frank Rachel. (1964). Office and Administrative

Management: Systems Analysis, Data Processing and Office Service,
Englewood Cliffs, N.J: Prentice Hall 2 nd ed.
__________ , and R.L. Peterson. (1956). Modern Office Management.

N.J., Prentice Hall, Inc. Englewood Cliffs.
Mager, N.H., & Sylvia K. Mager. (Ed). (1955). The Officer Encyclopedia.
New York: Pocket Books, Inc.
Maze, Coleman L. (Ed). (1947). Office Management : A Handbook. New

York: Ronald Press.
Mills Geoffrey, Oliver Standingford, Robert C. Appleby. (1991). Manajemen

Perkantoran Modern. London: Pitman Publishing Limited.
Millet, John D. (1954). Management is The Public Service. New York:

Me. Graw Hill Book Company, Inc.
• ADPU433 1/MODUL 3 3.49
Sedarmayanti. (2009). Dasar-Dasar Pengetahuan tentang Manajemen

The Liang Gie. (1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:

William H., Leffingwell and Edwin M. Robinson. (1950). Textbook of Office

Management, 3 rd Ed.
Wylie, Harry L., (Ed). (1958). Office Management Handbook. New York:
Ronald Press, 2 nd.
Modul 4
Personel Kantor
PENDAHULUA N______________________________________
ebagaimana lelah diuraikan pada modul sebelumnya bahwa dalam setiap

S organisasi terdapat unsur-unsur organisasi, yaitu komponen atau bagian
yang diperlukan oleh organisasi dalam pelaksanaan kegiatan. Unsur-unsur
organisasi tersebut meliputi:
1. Manusia, yang menjadi anggota organisasi dan menggerakkan organisasi
tersebut.
2. Tujuan, yang harus dicapai oleh organisasi itu.
3. Tugas atau kegiatan, yang harus dilakukan dalam rangka usaha mencapai
tujuan organisasi.
4. peralatan atau fasilitas, yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan
organisasi seperti barang atau material, mesin, uang, dan metode atau
cara kerja yang harus digunakan.
Sementara itu, unsur-unsur manajemennya, sebagaimana dikemukakan

oleh George R. Terry terdiri dari manusia (men), mesin (machines), barang
(material), uang (money), tata cara (method), dan pasar (market), yang
disebut sebagai: the six M's of management.
Jika kita cermati, terlihat bahwa manusia merupakan unsur pertama dan
utama dalam sebuah organisasi, Tujuan sebuah organisasi dapat tercapai
apabila peran manusia dalam sebuah organisasi berjalan dengan baik. Peran
manusia dalam sebuah organisasi salah satunya adalah memimpin.
Memimpin sebuah organisasi harus mempunyai kemampuan dan keahlian
supaya tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan sebelumnya.
Dalam setiap organisasi terdapat tiga tingkatan kelompok pimpinan,
yakni:
1. Kelompok Top management yang juga sering disebut dengan istilah
Administrative management.
2. Kelompok pimpinan tingkat menengah (Middle Management).

3. Kelompok pimpinan tingkat bawahan yang terkenal pula dengan istilah
lower management atau supervisory management.
Selain pemimpin, juga ada yang disebut sebagai sekretaris. Sekretaris

adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan atau badan
pimpinan suatu organisasi, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan
administratif yang akan menunjang kegiatan managerial seorang pimpinan
atau kegiatan operasional organisasi.
Berkaitan dengan sumber daya manusia organisasi maka dalam modul
ini akan diuraikan terlebih dahulu tentang pengertian Kepemimpinan,
kepemimpinan sebagai inti manajemen, ciri-ciri kepemimpinan, tingkatan
kelompok pimpinan, kepemimpinan dan kepengikutan, cara memberi
instruksi dan hubungan kerja, hubungan atasan dan bawahan, komunikasi
pimpinan dan staf, kualifikasi staf, telaahan staf, dan sekretaris.
Modul ini terdiri dari 2 (dua) kegiatan belajar, yaitu :
1. Kegiatan Belajar 1 membahas tentang kepemimpinan dalam kantor, serta
2. Kegiatan Belajar 2 membahas tentang Manajer, Sekretaris, dan Staf.
Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan mampu menguraikan

tentang Kepemimpinan/Manajer, Sekretaris, Staf.
Secara khusus, setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan dapat
menjelaskan secara tepat tentang:
1. Pengertian kepemimpinan.
2. Urgensi kepemimpinan.
3. Ciri-ciri kepemimpinan.
4. Tingkatan kelompok pimpinan.
5. Hubungan kepemimpinan dan kepengikutan.
6. Cara memberi instruksi dan hubungan kerja.
7. Hubungan atasan dan bawahan.
8. Komunikasi pimpinan dan staf.
9. Manajer.
10. Sekretaris.
11. Kualifikasi dan telaahan staf.
Selamat belajar!
• ADPU433 1/MODUL 4 4.3
Kegiatan Belajar 1
Kepemimpinan Dalam Kantor
A. PENGERTIAN
Dalam manajemen perkantoran tidak dapat melepaskan diri dari usaha

memanfaatkan manusia termasuk pembinaannya. Hal ini disebabkan hakikat
manajemen merupakan usaha pembinaan manusia, dan setiap pimpinan harus
berhubungan dengan manusia. Kepemimpinan dapat diartikan kemampuan
untuk mempengaruhi perilaku orang lain. Keberhasilan seorang pemimpin
tergantung kepada kemampuannya untuk mempengaruhi kelompok yang
dipimpin. Dengan kata lain, kepemimpinan dapat diartikan sebagai
kemampuan seseorang untuk mempengaruhi perilaku orang atau orang-orang
agar dengan penuh pengertian, kesadaran, dan sepenuh hati bersedia
mengikuti kehendak pemimpin. Seorang pimpinan yang efektif adalah
seorang yang memiliki kemampuan tersebut.
B. KEPEMIMPINAN SEBAGAI INTI MANAJEMEN
Memiliki bakat kepemimpinan, berarti menguasai seni atau teknik

melakukan tindakan-tindakan seperti teknik memberikan perintah,
memberikan teguran, memberikan anjuran, memberikan pengertian,
memperoleh saran, memperkuat identitas kelompok yang dipimpin,
memudahkan pengikut/anggota organisasi baru untuk menyesuaikan diri,
menanamkan rasa disiplin di kalangan pengikut serta membasmi berita yang
tidak benar dan lain sebagainya.
Seseorang yang menjalankan fungsi manajemen berkewajiban
mempengaruhi orang-orang yang dibawahinya agar mereka tetap
melaksanakan tugas dengan baik, memiliki dedikasi terhadap organisasi, dan
tetap merasa berkewajiban untuk mencapai tujuan organisasi. Dari uraian
tersebut, jelas bahwa keberhasilan manajemen akan ditentukan oleh
keberhasilannya dalam mempengaruhi perilaku orang-orang yang menjadi
bawahannya. Ini berarti bahwa keberhasilan manajemen akan ditentukan oleh
efektivitas kepemimpinan.
Oleh karena itu, kepemimpinan dapat dikatakan merupakan inti dari
manajemen. Oleh karena itu pula, seharusnya setiap orang yang
melaksanakan fungsi manajemen, memiliki, dan melaksanakan

kepemimpinan dengan baik.
C. CIRI-CIRI KEPEMIMPINAN
Seseorang yang menduduki jabatan pimpinan, seperti telah dijelaskan

terdahulu, tidak selalu sekaligus menjadi seorang pemimpin. Dalam kaitan ini
perlu diketahui ciri kepemimpinan yang baik sehingga seseorang yang
menduduki jabatan pimpinan dapat dikategorikan sebagai pemimpin atau
bukan. Apalagi seseorang yang secara formal menduduki suatu jabatan
pimpinan tetapi kemampuan dan sikapnya tidak memenuhi ciri-ciri seorang
pemimpin maka ia tidak dapat dikatakan sebagai seorang pemimpin, la hanya
memiliki Formal Power, tetapi tidak memiliki Personal Power.
Kepemimpinan berkaitan dengan ciri kepribadian seseorang. Kualifikasi
kepribadian dalam kepemimpinan merupakan faktor yang sangat penting.
Menurut Ordway Tead, seorang pemimpin perlu memiliki ciri-ciri sebagai
berikut.
1. Kekuatan fisik dan syaraf.
2. Memahami tujuan dan arah organisasi.
3. Enthusiasme.
4. Keramahan dan kecintaan.
5. Integritas.
6. Penguasaan teknik bidang lugasnya.
7. Dapat mengambil keputusan.
8. Inteligensi.
9. Keterampilan sebagai guru.
10. Keyakinan.
Millet mengemukakan 8 ciri kepemimpinan, yaitu:

1. Kesehatan yang baik, kekuatan pribadi, dan ketahanan fisik.
2. Memahami tugas pokok (mission), komitmen pribadi terhadap kegiatan
atau tujuan bersama, enthusiasme, kepercayaan diri.
3. Memiliki perhatian kepada orang lain, ramah-tamah, memperhatikan
masalah orang lain.
4. Intelegensi (tidak harus memiliki pengetahuan yang rinci atau ahli, tetapi
"common sense" yang baik), kemampuan yang siap dan cepat untuk
memahami unsur-unsur yang esensial dari informasi yang perlu, dan
kapasitas untuk menggunakan pengetahuan.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.5
5. Integritas, memahami kewajiban moral dan kejujuran, kemauan untuk

menjadikan pencapaian sesuatu sebagai hasil bersama, kemampuan
untuk menetapkan standar tingkah laku pribadi dan resmi yang akan
menghasilkan sikap hormat dari orang lain.
6. Sikap persuasif, kemampuan mempengaruhi orang lain untuk menerima
keputusan-keputusannya.
7. Kritis, kemampuan untuk mengetahui kekuatan, dan kelemahan orang
yang bekerja dengannya dan cara memperoleh kemanfaatannya secara
maksimal bagi organisasi.
8. Kesetiaan, perhatian penuh kepada kegiatan bersama, dan juga kepada
orang-orang yang bekerja dengannya, semangat mempertahankan
kelompoknya terhadap serangan dari luar.
Ki Hajar Dewantoro, telah merumuskan dasar kepemimpinan guru dalam

pendidikan, yang dapat diterapkan pula dalam bidang lain khususnya dalam
pemerintahan, yaitu:
1. Tut wuri handayani: dari belakang menumbuhkan daya gerak.
2. Ing madya mangun karsa: di tengah-tengah menumbuhkan kemampuan.
3. Ing ngarso sung tulodo: di muka memberi suri tauladan.
D. TINGKATAN KELOMPOK PIMPINAN
Dalam setiap organisasi terdapat tiga tingkatan kelompok pimpinan,

yakni:
1. Kelompok top management yang juga sering disebut dengan istilah
Administrative management.
2. Kelompok pimpinan tingkat menengah (Middle Management).
3. Kelompok pimpinan tingkat bawahan yang terkenal pula dengan istilah
lower management, supervisory management, gang leader, mandor, atau
operational management.
Setiap pemimpin, pada tingkat apapun ia bekerja selalu memerlukan dua

macam keterampilan (skills), yaitu:
1. technical skills.
2. managerial skills.
Aksioma yang berlaku dalam bidang ini ialah bahwa semakin tinggi
kedudukan seseorang di dalam organisasi, ia semakin kurang memerlukan
technical skills dan semakin banyak managerial skills. Sebaliknya, semakin
rendah kedudukan seseorang di dalam suatu organisasi, ia semakin
memerlukan lebih banyak technical skills dan kurang managerial skills.
Dengan perkataan lain, semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam
organisasi ia harus semakin menjadi seorang generalist, sedangkan semakin
rendah kedudukannya di dalam organisasi ia harus menjadi spesialist.
Alasannya ialah: Apabila seseorang menduduki jabatan pimpinan yang
semakin rendah (lower management), ia masih berhadapan langsung dengan
petugas-petugas operasional dan tugas utamanya ialah memberikan
bimbingan langsung kepada petugas-petugas tersebut. Dengan demikian, ia
masih harus menguasai seluk beluk dari kegiatan-kegiatan yang operatif
sifatnya.
Sebaliknya, apabila seseorang berhasil menduduki jabatan pimpinan
yang semakin tinggi terutama dalam organisasi yang besar, ia semakin
"terpisah" jauh dari kegiatan-kegiatan operasional dan sifat tugasnya beralih
dari pemberian bimbingan langsung kepada petugas-petugas operatif menjadi
tugas penentuan tujuan, perumusan kebijaksanaan, penggerakan kelompok
pimpinan pada tingkat yang lebih rendah, dan memikirkan hal-hal yang
sifatnya lebih menyeluruh.
Dengan menjelaskan tingkatan kelompok pimpinan dimaksudkan untuk
memberi gambaran bahwa pada masing-masing tingkat ada perbedaan bobot
dan sifat managerial skills yang diperlukan. Namun demikian, seorang
pimpinan itu termasuk Top Management, Middle ataupun Lower, masing-
masing diharapkan memiliki ciri-ciri sebagai pemimpin seperti yang
dijelaskan sebelumnya.
Di samping pengetahuan dan keterampilan yang sudah dibicarakan tadi,
bagi seorang pemimpin yang ingin berhasil masih ada satu pengetahuan lagi
yang harus dimilikinya, yaitu pengetahuan tentang organisasi yang
dipimpinnya (Company Knowledge), yaitu pengetahuan tentang:
1. Sejarah organisasi serta pimpinannya.
2. Masalah-masalah yang dihadapi organisasinya.
3. Tujuan organisasinya.
4. Kebijaksanaan organisasinya.
5. Struktur organisasinya.
6. Kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan organisasinya. Posisinya
dalam organisasi.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.7
Singkatnya bagi setiap manajer perkantoran ada pengetahuan dan

keterampilan yang harus dimiliki, yaitu:
1. Memahami dan mampu melakukan fungsi-fungsi management
(Managerial Skill).
2. Pemahaman dan pemanfaatan, perilaku orang-orang (bawahan) dalam
mencapai tujuan organisasi (Behavioral Skill).
3. Tahu akan keterampilan teknik (Technical Skill).
4. Tahu akan hal-hal khusus organisasinya (Company Knowledge).
E. KEPEMIMPINAN DAN KEPENGIKUTAN (LEADERSHIP&

FOLLOWERSHIP)
Sebagaimana telah disinggung sebelumnya bahwa seorang yang

menjabat sebagai pimpinan tidak selalu dengan sendirinya menjadi
pemimpin. Dalam hal ini ada perbedaan-perbedaan yang hakiki antara
pengertian kepemimpinan (leadership) dan kekepalaan (headship). Seorang
yang diangkat menjadi pimpinan, dalam hal ini sebagai contoh manajer
perkantoran, ia dapat dikatakan sebagai kepala (headship) berdasarkan
hukum atau peraturan yang berlaku. Ia mempunyai wewenang yang bersifat
formal power termasuk wewenang memerintah bawahannya. Akan tetapi,
belum tentu ia mempunyai kepemimpinan (leadership) sebagai suatu
kepribadian yang mencerminkan personal power.
Seorang manajer perkantoran yang telah memiliki wewenang (formal
power) masih harus dilengkapi dengan kemampuan (personal power) untuk
mempengaruhi perilaku bawahannya sehingga dengan demikian bawahan
memiliki sifat-sifat kepengikutan (followership) terhadap atasannya. Manajer
perkantoran yang memiliki kemampuan akan mendapat pengakuan dari
bawahannya sebagai pemimpin dan diterima dengan sepenuh hati, segala
perinlah, petunjuk dan lain sebagainya. Secara formal bawahan merasa dan
sadar sebagai bawahan. Di samping itu, dalam hati mereka merasa sebagai
pengikut.
Saudara, sebelum menjelaskan sifat kepemimpinan terlebih dahulu akan
dijelaskan sifat kepengikutan beserta asal atau sebab-sebabnya mengingat
proses kepemimpinan berlangsung karena adanya pengikut (yang dipimpin).
Bawahan yang tidak serasi dengan pimpinannya, kepemimpinan atasannya
akan kurang efektif, karena dalam hati para bawahan tidak ada perasaan
sebagai pengikut.
Ada beberapa hal yang menyebabkan seseorang mau dan bersedia

menjadi pengikut:
1. Naluri
Sejak lahir manusia sudah memiliki naluri untuk mengikuti jalan
kehidupan, meniru atau mencontoh orang yang memeliharanya (orang tua).
2. Agama dan Hati Nurani

Kepercayaan agama yang berisi norma-norma beserta sanksinya, serta
keputusan hati nurani akan selalu ditaati dan diikuti. Semua itu merupakan
ketentuan dari Tuhan Maha Pencipta untuk kebahagiaan manusia di dunia
dan akhirat. Nabi bagi para pengikutnya merupakan contoh dalam sikap dan
perilakunya.
3. Tradisi dan Adat

Kebiasaan yang berulang menjadi adat dan tradisi juga merupakan
norma-norma yang akan diikuti dan ditaati oleh setiap orang dari kelompok
masyarakatnya. Kalau tidak diikuti, sanksi akan terkena kepada pelanggarnya
(dicemoohkan, tidak disenangi masyarakat atau dikucilkan).
4. Peraturan Ilukum
Peraturan hukum dibuat oleh pemerintah untuk mengatur ketertiban
dalam mencapai kehidupan yang sejahtera dalam masyarakat. Para pelanggar
terhadap peraturan hukum akan menerima sanksi-sanksi yang setimpal.
Sanksi tersebut mendorong setiap orang untuk mentaati dan mengikutinya
5. Nalar dan Pikiran Sehat

Dengan nalar orang akan memilih mana yang benar dan mana yang
salah, mana yang baik dan mana yang kurang baik, mana yang merugikan
dan mana yang menguntungkan. Oleh karena itu, berdasarkan
pertimbangannya orang akan mengikuti yang baik, benar atau
menguntungkan.
Silat pribadi bawahan dan manusia pada umumnya terbentuk karena
berbagai faktor, yaitu faktor genetik, dan faktor lingkungan berupa
pengalaman dan pendidikan yang dialaminya. Sifat tersebut tampak dalam
sikap dan perilakunya. STEINMETZ dalam bukunya "Realities That Shape
Management" mengemukakan 3 sifat bawahan, yaitu:
1. Indifferent (acuh lak acuh).
• ADPU433 1/MODUL 4 4.9
2. Ascendant (menaruh perhatian).

3. Ambivalent (mendua).
Semua sifat tersebut perlu kita pahami dan pemimpin perlu melakukan
pendekatan dengan metode dan teknik tertentu agar semua bawahan dengan
berbagai silat tersebut:
1. menyenangi dan melaksanakan tugasnya;
2. memahami dan berpartisipasi dalam memecahkan tugas organisasi.
Selanjutnya, kepemimpinan yang efektif adalah kepemimpinan yang

memahami dan menyesuaikan cara mempengaruhi dengan hakikat para
bawahannya.
Adapun mengenai timbulnya kemampuan seseorang sehingga diakui dan
diterima oleh orang lain sebagai pemimpin, ada beberapa teori atau
kemungkinan. Marilah kita cermati satu persatu!
1. Teori Genetis
Para penganut teori ini mengatakan bahwa seorang pemimpin akan
menjadi pemimpin karena ia telah dilahirkan dengan bakat-bakat
kepemimpinan ("Leaders are born and not made"). Dalam keadaan yang
bagaimanapun seseorang ditempatkan karena ia telah ditakdirkan menjadi
pemimpin, suatu saat kelak ia akan muncul sebagai pemimpin. Berbicara
mengenai bakat bawaan dan lahir, secara filosofis, pandangan ini tergolong
kepada pandangan yang fatalistis atau deterministis, walaupun dalam
kenyataan banyak kita jumpai pemimpin-pemimpin di dunia yang dapat
dikategorikan sebagai pemimpin karena bakat atau karena sifat-sifat
kemampuannya telah tampak sejak usia muda.
2. Teori Sosial
Inti teori sosial ini ialah bahwa setiap orang dapat menjadi pemimpin
apabila diberikan pendidikan dan pengamalan yang cukup (Leaders are made
and not born). Dengan timbulnya teori sosial ini banyak orang meragukan
kebenaran teori genetis karena bisa saja seorang itu dididik dan dibina baik
oleh lingkungan maupun orang lain sejak dini sehingga dalam usia muda
seseorang telah tampak sifat kepemimpinannya.
3. Teori Ekologis
Sebagai reaksi terhadap dua teori terdahulu, timbullah teori ketiga yang
disebut teori ekologis yang pada intinya menjelaskan bahwa seseorang hanya
akan berhasil menjadi pemimpin yang baik apabila ia pada waktu lahirnya
telah memiliki bakat kepemimpinan, bakat tersebut kemudian dikembangkan
melalui pendidikan yang teratur dan pengalaman yang memungkinkannya
untuk mengembangkan lebih lanjut yang telah dimiliki. Teori ini
menggabungkan segi-segi positif dari kedua teori terdahulu, dan karenanya
dapat dikatakan merupakan teori yang paling mendekati kebenaran. Namun,
penelitian lebih mendalam masih diperlukan dalam rangka menjawab
pertanyaan tentang munculnya pemimpin yang baik.
Di samping ketiga teori yang telah disatukan di atas, walaupun belum
merupakan teori hasil pendidikan, dalam kenyataan masih ada kemungkinan-
kemungkinan lain timbulnya kepemimpinan yang disebabkan oleh:
1. Tradisi
Tradisi suatu masyarakat tertentu, baik masyarakat dalam suatu daerah
atau masyarakat dalam suatu negara, ada kalanya mempunyai tradisi untuk
mengakui seseorang bahkan sampai kepada keturunannya sebagai pemimpin
mereka. Kemungkinan semacam ini banyak terjadi dalam hal mana
masyarakat yang terikat pada tradisi. Masyarakat seperti itu menilai kadar
kepemimpinan pemimpin yang diakuinya tetapi sudah merupakan tradisi
untuk menerima dan mengakui ia sebagai pemimpin mereka dengan landasan
adat atau kepercayaan tertentu.
2. Kesempatan dan Lingkungan

Ada kemungkinan juga seseorang yang tidak terbina sebelumnya tetapi
tiba-tiba ia mendapat kedudukan dalam lingkungan tertentu berdasarkan
hukum atau peraturan yang ada memberi kemungkinan kepadanya untuk
mengembangkan kemampuan kepemimpinannya.
Walaupun harus melalui proses trial and error sambil mempelajari
pengalaman-pengalaman orang lain, tidak mustahil pada jangka waktu
tertentu akhirnya ia berhasil diakui dan diterima sebagai seorang pemimpin.
3. Keadaan Darurat
Dalam menghadapi suatu keadaan darurat, suatu kelompok masyarakat
tertentu atau kelompok kecil orang-orang tertentu pada saat kritis
• ADPU433 1/MODUL 4 4.11
membutuhkan seorang yang dapat menuntun atau memecahkan masalah

mereka. Apabila dalam keadaan seperti itu ada seseorang yang dianggap oleh
kelompok mempunyai kelebihan-kelebihan dan terbukti memecahkan
masalah, maka kelompok itu akan diakui dan diterima sebagai pemimpin,
walaupun kadang-kadang terbatas.
Kemungkinan seperti ini dapat terjadi apabila orang yang diakui sebagai
pemimpin tersebut mempunyai pengetahuan, pengalaman atau teknik untuk
memecahkan masalah kelompok dengan tepat serta mampu mengambil
keputusan yang cepat dan tepat.
F. TIPE-TIPE PEMIMPIN
Pemimpin dalam berbagai organisasi dapat digolongkan menjadi 6

(enam) golongan (enam tipe) pemimpin, tipe itu adalah:
1. Tipe Otokratis
Seorang pemimpin yang otokratis ialah seorang pemimpin yang
mempunyai ciri sebagai berikut:
a. Menganggap organisasi sebagai milik pribadi.
b. Mengidentikkan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi.
c. Kepercayaan dirinya terlalu besar.
d. Menganggap bawahan sebagai alat semata-mata.
e. Tidak mau menerima kritik, saran, dan pendapat.
f. Terlalu mengandalkan kekuasaan formalnya.
g. Dalam tindakan penggerakannya sering menggunakan pendekatan yang
mengandung unsur paksaan.
h. Cenderung memberi hukuman pada bawahan.
Dari sifat tersebut jelas terlihat bahwa tipe pemimpin yang demikian
tidak tepat untuk suatu organisasi modern di mana hak-hak asasi manusia
yang menjadi bawahan itu harus dihormati. Kecuali, apabila dalam
menghadapi situasi tertentu dan/atau menghadapi kondisi bawahan tertentu
yang dituntut untuk menerapkan pendekatan otokratis maka sikap otokratis
dapat diterapkan sebagai pendekatan tetapi tidak menjadi tipe atau pola
dalam memimpin.
2. Tipe Militeristis
Seorang pemimpin yang bertipe militeristis ialah seorang pemimpin
yang memiliki ciri-ciri:
Dalam menggerakkan bawahan lebih cenderung mempergunakan sistem
perintah.
Dalam menggerakkan bawahan selalu dikaitkan kepada pangkat dan
jabatan.
Senang kepada formalitas yang berlebih-lebihan.
d. Menuntut disiplin yang tinggi dan kaku dari bawahan.
e. Sukar menerima kritikan dari bawahannya.
f. Menggemari upacara-upacara untuk berbagai peristiwa.
Terlihat dari ciri tersebut bahwa sifat pemimpin yang militeristis

bukanlah cara memimpin yang ideal untuk setiap situasi tetapi masih dapat
dipakai untuk suatu pendekatan apabila situasi dan kondisi memerlukannya
3. Tipe Pemimpin yang Paternalistis

Seorang pemimpin yang tergolong sebagai pemimpin yang paternalistis
ialah seorang yang:
a. Menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa.
b. Bersikap terlalu melindungi.
c. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengambil
keputusan.
d. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengambil
inisiatif, mengembangkan daya kreasi, dan fantasinya.
e. Cenderung bersifat maha tahu.
4. Tipe Pemimpin yang Paternalistik

Sampai saat ini para ahli belum berhasil menemukan sebab-sebab
seseorang pemimpin memiliki karisma. Pada dasarnya, seorang pemimpin
yang demikian mempunyai daya tarik yang amat besar. Oleh karenanya, pada
umumnya mempunyai pengikut yang jumlahnya sangat besar, meskipun para
pengikut itu sering pula tidak menjelaskan mengapa mereka menjadi
pengikut pemimpin itu. Karena kurangnya pengetahuan tentang sebab-
musabab seseorang menjadi pemimpin yang kharismatik maka sering hanya
dikatakan bahwa pemimpin yang demikian diberkahi dengan kekuatan gaib.
Sebaliknya, kekayaan, kekuasaan, kesehatan, profil, tidak dapat dipergunakan
sebagai kriteria untuk karisma.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.13
5. Tipe Pemimpin yang Demokratis

Para ahli berpendapat bahwa tipe pemimpin demokratis adalah paling
tepat untuk organisasi modern karena:
a. Dalam proses penggerakan bawahan selalu bertitik tolak dari pendapat
bahwa manusia itu adalah makhluk yang termulia.
b. Selalu berusaha mensinkronkan kepentingan dan tujuan organisasi
dengan kepentingan dan tujuan pribadi dari para bawahannya.
c. la senang menerima saran, pendapat, dan bahkan kritik dari bawahannya.
d. Selalu berusaha mengutamakan kerja sama dan teamwork yang kompak
dalam usaha mencapai tujuan.
c. Dengan ikhlas memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada
bawahan untuk memperbaiki kesalahan mereka.
f. Selalu berusaha mengembangkan kemampuan bawahannya.
Secara implisit tergambar bahwa untuk menjadi pemimpin tipe

demokratis bukanlah suatu hal yang mudah untuk dicapai. Hal ini hendaknya
juga dipertimbangkan, bahwa tidak semua situasi dan kondisi menuntut
pendekatan demokratis. Bahkan untuk situasi tertentu tidak tepat apabila
diterapkan pendekatan demokratis. Oleh karena itu, pemimpin yang termasuk
lipe demokratis harus waspada pula bahwa pada suatu situasi tertentu ia
dituntut untuk menerapkan pendekatan yang lain
6. Tipe Pemimpin Laissez Faire

Seorang pemimpin yang termasuk tipe laissez faire mempunyai ciri:
a. Tidak mempunyai keyakinan diri dalam kapasitas kepemimpinannya.
b. Sebagai pemimpin ia tidak menetapkan tujuan untuk kelompok yang
dipimpinnya.
c. Pengambilan keputusan dan penetapan tujuan, diserahkan kepada
kelompok.
d. Kelompok menjadi kurang bersemangat dan kurang minat untuk bekerja.
Pada umumnya pemimpin yang termasuk lipe ini lidak produktif, tetapi
terhadap orang-orang tertentu dan dalam menghadapi tugas-tugas tertentu
dapat dipergunakan pendekatan laissezfaire ini dengan syarat:
a. Pemimpin yakin bahwa kelompok terdiri dari orang-orang yang mampu
bekerja secara produktif walaupun pemimpin lepas tangan.
b. Pemimpin yakin bahwa kelompok terdiri dari orang-orang yang jujur,
loyal, besar rasa tanggung jawabnya, dan berintegritas tinggi.
Sebagai catatan, penggunaan pendekatan laissez faire tidak dapat

diterapkan secara terus menerus dan dalam segala situasi. Pendekatan ini
hanya efektif untuk tugas-tugas tertentu dengan syarat-syarat tersebut di atas.
Setelah dibahas tipe-tipe pemimpin tersebut maka dapatlah kita
simpulkan bahwa dalam pelaksanaannya seorang pemimpin sebaiknya, tidak
berpola pada salah satu dari tipe-tipe termaksud. Tipe-tipe tersebut adalah
hasil penelitian para ahli melalui wawancara dan pengamatan. Metode atau
kiat yang ideal adalah tipe-tipe itu hendaknya dijadikan referensi dan dalam
pelaksanaannya hendaklah dipertimbangkan faktor situasi dan kondisi
tertentu digunakan pendekatan yang tepat.
G. CARA MEMBERI INSTRUKSI DAN HUBUNGAN KERJA
1. Perintah
Setiap anggota organisasi sudah barang tentu pernah menerima perintah
dan melaksanakan perinlah. Suatu hal yang perlu dipahami adalah bahwa
perintah selalu datang dari atas, atau dari pimpinan. Dengan demikian,
jelaslah bahwa yang berhak memberi perintah yaitu atasan atau pimpinan,
sedangkan bawahan menerimanya. Dalam lingkungan militer perintah sering
disebut pula Komando, artinya sesuatu yang diperintahkan oleh komandan
(atasan).
Pada dasarnya perintah merupakan pernyataan kehendak komandan atau
pimpinan, yang dinyatakan secara jelas dan tegas. Secara singkat, perintah
dapat diartikan sebagai berikut:
’’Perintah adalah suatu pernyataan kehendak pimpinan secara tegas dan

ringkas, yang dirumuskan dalam suatu bentuk tertentu, didasarkan
kepada suatu sarana komunikasi secara tertulis atau lisan, yang
mengemukakan keterangan mengenai kegiatan, untuk dilaksanakan”.
Dari uraian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa perintah merupakan

pernyataan kehendak pimpinan yang disampaikan kepada bawahan agar
bawahan tersebut melakukan suatu kegiatan untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
2. Instruksi
Instruksi merupakan salah satu bentuk dari perintah. Dalam bahasa
sehari-hari, antara perintah dan instruksi sering disamakan dan dikaburkan
perbedaannya. Memang instruksi merupakan perintah juga, hanya saja
• ADPU433 1/MODUL 4 4.15
instruksi biasanya diberikan oleh pimpinan tingkat atas dan untuk jangka
waktu yang relatif lama. Oleh sebab itu, instruksi dapat diartikan sebagai
berikut:
’’Instruksi adalah salah satu bentuk perintah untuk memberikan

keterangan tentang tujuan umum, kebijaksanaan, dan rencana strategi
kegiatan dalam suatu kegiatan tertentu untuk jangka waktu yang relatif
lama”.
Dari pengertian tersebut, maka dapat dibedakan antara perintah dan

instruksi, antara lain sebagai berikut:
a. Instruksi mempunyai lingkup yang lebih luas daripada perinlah.
b. Instruksi berlaku dalam suatu jangka waktu yang agak lama,
sedangkan perinlah merupakan kehendak pimpinan yang harus segera
dilaksanakan.
3. Prosedur Tetap dan Petunjuk

Dalam suatu organisasi, sering terjadi suatu kegiatan yang sama tetapi
harus dilakukan secara berulang. Kegiatan dan tindakan yang mencerminkan
kehendak pimpinan harus dituangkan dalam bentuk perintah. Sesuai
penjelasan terdahulu, bila pimpinan menghendaki agar bawahan melakukan
suatu kegiatan atau tindakan yang sama secara berulang-ulang maka perintah
juga harus dikeluarkan secara berulang-ulang. Untuk menghindari
pengeluaran perinlah yang sama secara berulang, dikeluarkan prosedur lelap,
yaitu suatu prosedur yang sifatnya tetap dengan tujuan untuk menghindari
pengeluaran perinlah yang sama secara berulang.
Selain perintah, prosedur tetap, dan instruksi, bentuk perintah lainnya
adalah petunjuk. Petunjuk merupakan pernyataan kehendak pimpinan secara
tertulis atau lisan, di mana suatu kebijaksanaan ditetapkan atau suatu kegiatan
tertentu diperintahkan secara luas. Petunjuk biasanya dikeluarkan oleh
pimpinan tingkat atas.
Petunjuk mempunyai lingkup yang lebih luas dibandingkan dengan
instruksi dan perinlah.
4. Ciri Perintah
Suatu perintah atau instruksi harus mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

a.
Perintah harus jelas, sehingga mudah dimengerti oleh bawahan atau
pimpinan bawahan yang menerimanya. Harus dihindari penggunaan kata
yang dapat menimbulkan salah pengertian.
b. Lengkap
Suatu perinlah harus lengkap, maksudnya memuat keterangan yang
diperlukan untuk menjamin pelaksanaan yang seksama oleh para bawahan
atau pimpinan bawahan.
c. Singkat
Perintah harus singkat tetapi tidak mengurangi kejelasan maksud.
d. Menjamin kebebasan bawahan

Diharapkan, perintah tidak terlalu kaku sehingga membatasi inisiatif
bawahan atau pimpinan bawahan.
e. Gunakan kalimat mengiakan

Untuk kejelasan dan kesederhanaan, gunakan kalimat mengiakan dan
jangan digunakan kalimat ingkar.
f Tepat waktu
Pengeluaran perintah harus tepat pada waktunya. Hal ini dimaksudkan
agar para pimpinan bawahan dapat segera mempersiapkan rencananya.
5. Cara Menyampaikan Perintah/instruksi

Dalam menyampaikan perintah/instruksi secara
memperhatikan petunjuk berkomunikasi. Suatu perintah/instruksi harus dapat
diterima secara benar dan tepat oleh bawahan/pimpinan bawahan. Oleh sebab
itu dalam penyampaian perintah/instruksi secara lisan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut:
a. Sampaikan perintah/instruksi secara jelas.
Perhatikan suasana yang memungkinkan bawahan dapat menerima
perintah/instruksi secara tenang.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.17
c. Selesai penyampaian perintah/instruksi, bawahan harus diberi

kesempatan bertanya.
d. Bila perlu diperiksa kembali apakah bawahan sudah memahami secara
tepat dan benar terhadap perintah/instruksi yang diberikan.
Hal tersebut perlu dilakukan dan diperhatikan untuk menjamin bahwa

bawahan dapat menerima perintah/instruksi yang dimaksud tanpa kesalahan,
sehingga membantu keberhasilan dalam melaksanakannya. Oleh karena itu,
apabila perintah dilakukan secara tertulis harus dilakukan pemeriksaan ulang,
untuk meyakinkan apakah perintah/instruksi sudah diterima atau belum.
Sehubungan dengan hal tersebut maka perintah secara tertulis perlu disertai
catatan yang menyebutkan ’’Harap melaporkan kepada pimpinan bila
perintah/instruksi sudah diterima”.
H. HUBUNGAN ATASAN DAN BAWAHAN
1. Adanya Satu Atasan

Dalam organisasi terdapat alasan, bawahan, dan staf. Dalam organisasi
besar, pimpinan tidak dapat lagi mengendalikan kegiatan organisasi seorang
diri, sehingga harus dibantu oleh staf.
Apabila kita cermati, hubungan atasan, dan bawahan ditinjau dari segi
bawahan maka dapat dikatakan bahwa staf merupakan seseorang atau
kelompok orang yang membantu pimpinan dalam melaksanakan
kepemimpinannya dengan memberikan saran dan pertimbangan, Staf
mempunyai tugas untuk membantu kelancaran tugas-tugas operasional.
Dalam organisasi, baik yang memiliki staf maupun tidak memiliki staf,
terlihat bahwa setiap anggota organisasi hanya mempunyai satu atasan. Tidak
ada seorang bawahan yang mempunyai lebih dari satu atasan. Atasan atau
pimpinan dimaksudkan sebagai pimpinan langsung, dari seorang anggota
yang akan menerima perintah/instruksi dan kepada siapa bawahan tersebut
bertanggung jawab. Hal tersebut akan memberikan gambaran yang jelas bagi
setiap anggota organisasi, sehingga tidak akan terjadi kekacauan dalam
pelaksanaan tugas.
Dalam keadaan yang mendesak maka mungkin saja atasan dari atasan
langsung memberi perintah/instruksi kepada seorang anggota organisasi.
Dalam kaitan ini, anggota tersebut harus menilai bahwa perintah/instruksi
tersebut sama dengan perintah atau instruksi alasannya. Harus disadari bahwa
perintah atau instruksi diberikan secara hierarki. Oleh karena itu, untuk
menjamin terpeliharanya rantai pimpinan secara hierarki maka dalam hal
memberi perintah perlu ditempuh langkah sebagai berikut:
a. Atasan yang memberi perintah harus segera memberitahukan kepada
atasan langsung anggota yang menerima perintah pada kesempatan
pertama, bahwa ia telah memberi perintah atau instruksi kepada
bawahannya. Pimpinan/atasan pemberi perintah harus menjelaskan
tentang alasan sampai terjadinya perintah langsung tersebut. Harus
diingat bahwa pemberian perintah atau instruksi secara demikian hanya
demi pencapaian kelancaran tugas organisasi dan sama sekali tidak ada
faktor pribadi yang mempengaruhi.
b. Anggota yang menerima perintah harus segera melaporkan kepada
atasan langsung tentang perintah yang diterimanya, serta tindakan yang
telah dilakukan sehubungan dengan perintah tersebut.
Walaupun terdapat perintah dari atasan langsung kepada anggota

organisasi, masih dapat dibenarkan dalam keadaan darurat maka sejauh
mungkin hal tersebut dihindarkan. Namun, perlu diingat bahwa setiap
anggota organisasi hanya mempunyai satu atasan sehingga benar-benar
memahami dari siapa ia menerima perintah atau instruksi dan kepada siapa ia
bertanggung jawab.
2. Rentang Kendali
Rentang kendali mencerminkan hubungan atasan bawahan, namun
ditinjau dari segi atasan rentang kendali pada dasarnya bertujuan menemukan
jumlah bawahan atau unit-unit bawahan yang dapat dibina secara tepat oleh
seorang atasan atau pemimpin. Perlu diingat bahwa lingkup kendali
seseorang harus dibatasi seefisien mungkin berdasarkan pada:
a. Luas sempitnya bidang tugas yang bersangkutan.
b. Pengetahuan, kecakapan, dan pengamalan pejabat yang bersangkutan.
c. Sifat dari pekerjaan.
d. Tempat dan jumlah pekerjaan yang ada.
e. Perlengkapan, peralatan, dan fasilitas yang tersedia.
f. Waktu yang tersedia bagi atasan.
Untuk memperoleh gambaran rentang kendali yang lepat, secara

piramida dapat digambarkan sebagai berikut:
• ADPU433 1/MODUL 4 4.19
Gambar 4.1.
Pengendalian Tenaga Kerja.
Susunan demikian akan sangat berpengaruh pada penggolongan jabatan.

Jadi, harus diusahakan agar jangan sampai ada pekerjaan atau unit kerja yang
berada di luar jangkauan pengendalian.
3. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab

Pada organisasi yang besar, terdapat banyak karyawan yang mempunyai
hubungan kerja yang kompleks. Oleh sebab itu, kemungkinan seorang
pimpinan tidak akan dapat melaksanakan lugasnya secara keseluruhan tanpa
mendelegasikan wewenangnya. Dalam organisasi yang besar dapat dikatakan
bahwa pendelegasian wewenang harus dilakukan sepraktis mungkin.
Wewenang didelegasikan oleh pimpinan tingkat alas kepada para pimpinan
yang lebih rendah. Dengan adanya pendelegasian wewenang tersebut maka
pimpinan tingkat bawah akan dapat bertindak secara lebih efisien tanpa selalu
minta petunjuk lebih lanjut kepada pimpinan tingkat atasnya.
Sehubungan dengan hal tersebut maka harus ada keseimbangan antara
wewenang dan tanggung jawab. Bila wewenang lebih besar dari tanggung
jawab maka dapat terjadi penyalahgunaan wewenang yang mungkin
merugikan organisasi. Sebaliknya, apabila tanggung jawab lebih besar
daripada wewenang maka dalam pelaksanaan tugas kemungkinan besar akan
timbul kemacetan-kemacetan. Wewenang dapat diartikan sebagai hak
seseorang untuk menyuruh atau melarang orang lain dalam menggunakan
alat atau sumber. Sedangkan tanggung jawab adalah kewajiban untuk
melakukan lugas serta menggunakan alat atau sumber yang lelah
dipercayakan kepada seseorang.
Dalam hubungan antara wewenang dan tanggung jawab, yang perlu
diingat adalah bahwa pada suatu organisasi, hanya pimpinan yang
bertanggung jawab terhadap segala yang terjadi dan tidak terjadi di dalam
organisasinya. Pimpinan merupakan satu-satunya orang yang bertanggung
jawab terhadap berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Oleh
karena itu, pimpinan boleh dan bahkan perlu mengadakan pendelegasian
wewenang. Namun demikian, tidak boleh mendelegasikan tanggung jawab.
4. Pembagian Tugas
Dalam setiap organisasi akan selalu ditentukan kegiatan yang diperlukan
untuk mencapai tujuan, pengklasifikasian pekerjaan, dan membagikannya
kepada kelompok, unit organisasi atau perorangan. Pelaksanaan kerja secara
teknik, tidak mungkin dilaksanakan tanpa pembagian tugas yang jelas.
Pembagian tugas dapat juga disebut spesialisasi dan hal ini dimaksudkan agar
tiap orang yang terlibat dalam organisasi sesuai dengan bidang lugasnya,
dapat memahirkan diri menjadi spesialis. Pembagian tugas akan berakibat
pula terhadap wewenang dan tanggung jawab seseorang, kelompok atau unit
organisasi. Ada tiga hal yang berkaitan erat dengan pembagian pekerjaan
tersebut yaitu:
(L Rantai Kepemimpinan atau Rantai Komando
Hal ini menunjukkan tingkatan-tingkatan dalam struktur organisasi.
b. Rentang kendali
Konsep ini dihubungkan dengan jumlah bawahan yang dapat diawasi
secara tepat guna.
c. Struktur
Dari struktur tersebut dapat diketahui hubungan yang terjadi antara
berbagai kegiatan, dan pelaksanaan kerja di dalam suatu organisasi.
Salah satu kesulitan dalam mengadakan pembagian tugas pekerjaan
adalah adanya kenyataan bahwa banyak jalan yang dapat ditempuh untuk
melakukan hal tersebut. Hal ini disebabkan oleh beraneka ragam jenis
pekerjaan yang ada. Namun sebenarnya, secara organisatoris pembagian
kerja sesungguhnya sudah tercermin dalam organisasi.
Dalam setiap organisasi, pada dasarnya terdapat 3 kelompok, yaitu:
1) Kelompok pimpinan
Kelompok ini merupakan kelompok yang bertugas mengendalikan
semua kegiatan organisasi dan mengendalikan serta mengoordinasikan
semua pekerjaan dan kegiatan bawahan.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.21
2) Kelompok pembantu pimpinan.

Yaitu kelompok pembantu pimpinan yang dapat memberikan saran dan
pertimbangan.
3) Kelompok pelaksana
Yaitu kelompok unsur operasional yang setiap kegiatan dan
pekerjaannya berhubungan langsung dengan peneapaian tujuan.
Dengan demikian, pada tiap kelompok atau unit harus dilakukan

pembagian pekerjaan secara jelas dan tegas sehingga tidak seorang pun
dalam suatu organisasi yang tidak mempunyai pekerjaan atau tugas.
5. Tata Kerja Dan Prosedur Kerja

Setelah setiap orang, tiap unit atau tiap kelompok yang terdapat dalam
suatu organisasi memahami tugas masing-masing, maka perlu disusun suatu
tata kerja dan prosedur kerja. Rangkaian tata kerja dan prosedur yang
kemudian membentuk suatu kesatuan atau pola tertentu dalam rangka
melaksanakan sesuatu fungsi tertentu disebut sistem kerja.
Prosedur kerja merupakan ’’aturan main” yang harus dipahami, diterima,
dan diamati oleh seluruh organisasi. Prosedur kerja ini antara lain meliputi:
Pengaturan pembagian tugas yang jelas dan tegas. Rumuskan ’’siapa
melakukan apa”.
Pengaturan hubungan kerja sama antar satuan organisasi, Rumuskan
’’siapa bekerja sama dengan siapa”.
Pengaturan tentang garis wewenang dan tanggung jawab. Rumuskan
’’siapa yang memerintah dan siapa pula yang bertanggung jawab kepada
siapa”.
Prosedur dan sistem kerja akan mencerminkan rincian fungsi dan

kebijaksanaan pimpinan menjadi kegiatan-kegiatan pelaksanaan.
I. HUBUNGAN KERJA
Dalam suatu organisasi yang besar dengan kegiatan yang kompleks dan
rumit serta karyawan yang banyak maka seorang atasan atau pimpinan
mungkin tidak atau merasa kurang mampu melaksanakan kepemimpinannya
seorang diri saja, tetapi memerlukan suatu badan pembantu pimpinan yang
disebut staf.
’’Staf” ialah mereka yang membantu pimpinan organisasi, baik

kedudukannya sebagai pimpinan unit lini yang lebih rendah maupun staf
pembantu yang bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan penunjang
dalam organisasi. Jika dilihat dari segi perannya maka staf dapat dibedakan
atas 2 (dua) golongan:
1. Advisory Staff.
2. Service Staff.
1. Advisory Staff
Bertugas memberi pertimbangan-pertimbangan kepada pimpinan.
Biasanya mereka terdiri dari orang-orang yang ahli dalam bidangnya masing-
masing. Karena itu sering juga disebut: ’’Staff Ahli”. Pertimbangan-
pertimbangan yang mereka berikan selayaknya diperhitungkan secara
ilmiah, sudah dikaji dengan teliti dan diuji serta sudah mantap. Staf
merupakan ’’motor” atau ’’brain trust” bagi pimpinan.
Pemberian pertimbangan yang mantap kepada pimpinan dilakukan
dengan mengadakan proses kegiatan-kegiatan pendahuluan antara lain:
a. Penelitian.
b. Analisis fakta dan informasi lainnya.
c. Interpretasi/evaluasi.
d. Membuat kesimpulan.
e. Merumuskan saran pertimbangan.
Setelah suatu kegiatan dilaksanakan, kemudian mengajukan saran

pertimbangannya kepada pimpinan. Pada hakikatnya, sebelum saran diajukan
oleh staf kepada pimpinan, saran-saran tersebut perlu dianalisis dan dikaji
secara mendalam sehingga staf dapat memberikan alternatif terbaik dan
sesuai untuk dilaksanakan. Saran staf yang baik adalah saran yang memenuhi
persyaratan-persyaratan tertentu antara lain sebagai berikut:
a. Lebih dari satu alternatif yang diajukan kepada pimpinan.
b. Setiap alternatif disertai dengan penjelasan yang lengkap, tepat, jelas
tetapi singkat.
c. Aksentuasi yang jelas mengenai hasil perkiraan staf dan alternatif yang
dipandang terbaik.
d. Staf harus membuktikan bahwa staf telah bekerja atau prinsip
"Completed Staff Work" yang berarti bahwa pimpinan tidak perlu lagi
meminta keterangan tambahan atau menanyakan sesuatu kepada staf
• ADPU433 1/MODUL 4 4.23
yang memerlukan penelaah. Dalam praktek, pimpinan sering tidak sabar

menunggu, dan cepat meminta pertimbangan yang matang.
Staf yang baik, harus sudah menyimpan dan memelihara data, informasi
yang erat hubungannya dengan tugas pokok organisasi, sehingga tidak setiap
kali ia harus mengadakan pengumpulan data. Staf yang baik, hendaknya hafal
data pokok yang ia perlukan. Waktu yang diberikan untuk membuat
pertimbangan dapat bervariasi, yaitu dapat dalam waktu yang lama atau
dalam waktu yang singkat. Analisis dan evaluasi keadaan dengan cepat
diperoleh dengan cara menelepon sehingga kesimpulan mudah dibuat dan
saran pertimbangan cepat disampaikan kepada pimpinan. Bagaimanapun
cepatnya saran pertimbangan ia ajukan, staf yang baik harus tetap melakukan
proses-proses kegiatan secara menyeluruh. Biasanya bidang tugas yang
diserahkan kepada advisory Staff, adalah:
a. Mengumpulkan data.
b. Menginterpretasikan data.
c. Mengusulkan alternatif tindakan.
d. Mendiskusikan rencana yang sedang diperlukan dengan berbagai pihak
dan memperoleh kesepakatan atau alasan rencana tersebut ditolak.
e. Mempersiapkan instruksi tertulis dan dokumen lainnya yang diperlukan
untuk melaksanakan kegiatan sebagai realisasi dari rencana yang telah
ditetapkan.
f. Menjelaskan dan menginterpretasikan instruksi yang telah dikeluarkan.
g- Mengamati kegiatan operasional dan kondisi yang dihadapi untuk
menentukan apakah instruksi yang telah dikeluarkan memudahkan atau
menghambat diperolehnya hasil yang diinginkan.
h. Berdasarkan pengalaman operasional dan kondisi baru diharapkan
timbul prakarsa rencana atau gagasan baru.
1. Mengusahakan adanya tukar-menukar informasi antarpetugas
operasional.
j- Membina antusiasme di antara petugas operasional guna melaksanakan
kebijaksanaan dan program yang telah ditentukan.
k. Memberi informasi dan nasihat kepada petugas-petugas operasional
mengenai pelaksanaan tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.
2. Service Staff
Staf ini diberi tugas melancarkan segala sesuatu yang mendukung
pelaksanaan lugas pokok dengan cara memberi pelayanan. Misalnya bagian
rumah tangga, bagian tata usaha, bagian administrasi, keuangan, bagian
personalia, bagian perlengkapan dan lain-lain. Bantuan Staf tidak ditekankan
kepada pemberian sumbangan pikiran, tetapi langsung melancarkan kegiatan-
kegiatan. Mereka disebut staf karena kegiatannya tidak langsung ditujukan
kepada tujuan utama dari organisasi. Service Staff tidak memberi
pertimbangan pemikiran kepada pimpinan, akan tetapi langsung beroperasi
menunjang kelancaran lini.
J. KOMUNIKASI (HUBUNGAN) PIMPINAN DAN STAF
Komunikasi (hubungan) adalah proses pengalihan (transfer) sesuatu dari

satu orang atau unit kepada orang lain atau unit lain. Komunikasi (hubungan)
antara pimpinan dan staf dapat bermacam-macam jenis, misalnya:
1. Perinlah tertulis atau lisan.
2. Laporan.
3. Hubungan pcrsurat, nota, telepon, sandi.
4. Rapat atau konferensi.
5. Memberi bimbingan dan nasihat.
Seorang staf diharapkan sering berhubungan dengan atasan yang

dilayaninya. Apabila tidak sering berhubungan dengan atasan, ia akan
menghadapi kesukaran untuk mengetahui informasi yang diperlukan oleh
atasan yang bersangkutan. Staf yang demikian akan berada dalam posisi yang
lemah untuk menjelaskan pandangan-pandangan atasan tentang sesuatu
masalah kepada orang-orang lain di dalam organisasi.
Jika ia tidak mempunyai hubungan langsung dengan pimpinan yang
harus dilayaninya maka rekomendasi atau gagasan yang diberikannya
mungkin akan menimbulkan kesukaran daripada kebaikan bagi organisasi.
Pimpinan lebih baik untuk tidak menerima nasihat dari staf yang demikian.
Keperluan bagi seorang pejabat staf untuk mempunyai hubungan yang
erat dengan atasannya menempatkan suatu tanggung jawab di atas
pundaknya, yaitu untuk selalu bersedia berdiskusi dengan staf lainnya dan
membagikan dengan mereka secara bebas informasi yang dimilikinya,
harapannya, prasangka yang ada padanya dan rencana kerjanya. Kontak
• ADPU433 1/MODUL 4 4.25
pribadi yang langsung, konferensi, dan sirkulasi dari bahan-bahan tertulis,

surat-surat, dan laporan-laporan mungkin diperlukan untuk maksud ini.
Di samping hubungan antara sesama staf sebagai wahana untuk tukar-
menukar informasi, pimpinan kegiatan operasional juga harus memahami
bahwa staf berhak memperoleh informasi yang berhubungan dengan
penugasannya dan dalam batas-batas tertentu boleh meminta laporan tentang
situasi yang dihadapi oleh organisasi serta dapat juga mengadakan hubungan
secara tidak resmi/informal.
Kesemuanya ini diperlukan untuk menjadikan staf itu mengetahui dan
memiliki informasi tentang apa yang terjadi dalam organisasi. Arus informasi
yang demikian lebih tergantung pada hubungan-hubungan informal daripada
hubungan-hubungan formal organisatoris. Meskipun demikian, dengan
menyadari pentingnya hubungan-hubungan yang bersilat informal itu,
pimpinan dapat menunjukkan dan bahkan juga mcnciptakan suasana di mana
hubungan-hubungan pribadi secara langsung tersebut hanya terjadi sesuai
dengan kebutuhan.
Berhasilnya staf melayani pimpinan baik dalam perencanaan maupun
dalam pengawasan, menuntut agar staf sungguh-sungguh berada dalam posisi
melayani, terutama sebagai otak dari pimpinan yang bersangkutan.
LATI H AN

D Coba Anda jelaskan, mengapa dikatakan bahwa kepemimpinan
merupakan inti dari manajemen
2) Coba Anda jelaskan ciri-ciri kepemimpinan menurut Millet!
3) Coba Anda jelaskan perbedaan perinlah dan instruksi !
4) Coba Anda jelaskan tentang komunikasi antara pimpinan dengan staf

Kegiatan Belajar l dengan cermat. Kesemua jawaban dari pertanyaan dalam
latihan tersebut ada dalam materi Kegiatan Belajar l. Apabila Anda merasa
Seseorang yang menjalankan fungsi manajemen berkewajiban

mempengaruhi orang-orang yang dibawahinya agar mereka tetap
melaksanakan tugas dengan baik, memiliki dedikasi terhadap organisasi,
dan tetap merasa berkewajiban untuk mencapai tujuan organisasi. Dari
uraian tersebut, jelas bahwa keberhasilan manajemen akan ditentukan
oleh keberhasilan pemimpin dalam mempengaruhi perilaku orang-orang
yang menjadi bawahannya. Ini berarti bahwa keberhasilan manajemen
akan ditentukan oleh efektivitas kepemimpinannya.
TES FORMATIF 1
1) Inti dari manajemen adalah ...

A. administrasi
B. organisasi
C. kepemimpinan
D. human relation
2) Ciri-ciri yang perlu dimiliki oleh seorang pemimpin menurut Ordway

Tead adalah berikut ini, kecuali...
A. penguasaan teknik bidang lugasnya
B. dapat mengambil keputusan
C. kesehatan yang baik
D. intelegensi
Apabila seseorang yang secara formal menduduki suatu jabatan

pimpinan tetapi kemampuan dan sikapnya tidak memenuhi ciri-ciri
seorang pemimpin, maka ia dapat dikatakan seorang pemimpin yang
hanya memiliki....
A. formal power, tetapi tidak memiliki personal power
B. personal power, tetapi tidak memiliki formal power
C. formal power, juga memiliki personal power
D. A, B, dan C salah
4) Alasan yang menyebabkan seseorang mau bersedia menjadi pengikut

adalah....
• ADPU433 1/MODUL 4 4.27
A. naluri
B. tradisi dan adat
C. nalar dan pikiran sehat
D. semua benar
5) Suatu perintah atau instruksi harus mempunyai ciri-ciri sebagai berikut,

kecuali...
A. jelas
B. lengkap
C. singkat
D. kalimat penolakan


Jumlah Soal

80- 89% = baik
70- 79% = cukup
<70% = kurang

belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Manajer, Sekretaris, dan Staf
A. MANAJER
1. Pengertian Manajer
Manajemen merupakan seni dan ilmu dalam perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap
orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan. Berdasarkan definisi
tersebut berarti “Manajer adalah seorang yang bertindak sebagai perencana,
pengorganisasi, pengarah, pemotivasi, serta pengendali orang dan mekanisme
kerja untuk mencapai tujuan.” (Siswanto, 2005:13)
2. Peran Manajer
Pada akhir tahun 1960-an, Henry Mintzberg melakukan penelitian
saksama terhadap lima orang eksekutif untuk menentukan tugas mereka.
Berdasarkan observasinya, Mintzberg menyimpulkan bahwa manajer
melakukan sepuluh peran atau rangkaian perilaku yang berbeda dan saling
berkaitan erat. Stephen P. Robbins dalam bukunya “Perilaku Organisasi”
menjelaskan bahwa kesepuluh peran ini bisa dikelompokkan sebagai berikut:
a. Peran antarpersonal
Semua manajer diharuskan melakukan tugas-tugas terkait seremonial
dan bersifat simbolis. Sebagai contoh, ketika rektor perguruan tinggi
memberikan ijazah sarjana pada acara wisuda, ia berperan sebagai tokoh
utama (figurehead). Semua manajer memiliki peran kepemimpinan.
b. Peran informasianal
Semua manajer, sampai pada tingkat tertentu, mengumpulkan informasi
dari organisasi-organisasi dan institusi luar. Biasanya mereka mendapatkan
informasi dengan membaca majalah dan berkomunikasi dengan individu lain
untuk mempelajari perubahan selera masyarakat, apa yang mungkin
direncanakan oleh para pesaing dan semacamnya. Mintzberg menyebut hal
ini sebagai pemantau.
c. Peran pengambilan keputusan

Dalam peran ini, manajer harus bertindak dalam empat peran yang
bertalian dengan pengambilan keputusan yang dapat diambil oleh manajer.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.29
Peran manajer yang dimaksud adalah peran wirausaha, peran pereda

gangguan, peran pengalokasian sumber daya, dan peran perundingan.”
(Robbins, 2008:7-8).
3. Keterampilan Manajer
Seorang manajer harus memiliki beberapa keterampilan di antaranya
a. Keterampilan teknis (technical skill)

Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard (1980:67) sebagaimana dikutip
oleh Siswanto mengemukakan bahwa keterampilan teknis merupakan.
Kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, metode, prosedur,
teknik, dan akal yang diperlukan untuk melaksanakan tugas spesifik yang
diperoleh lewat pengalaman, pendidikan, dan pelatihan. Manajer
membutuhkan keterampilan teknis yang cukup untuk menjalankan alat
(mekanik) dari suatu pekerjaan tertentu yang menjadi tanggung jawabnya.”
(Siswanto, 2005:20).
h. Keterampilan manusiawi (human skill)

Stephen P. Robbins menjelaskan bahwa keterampilan manusiawi adalah
Kemampuan untuk bekerja sama, memahami, dan memotivasi individu lain,
baik secara individual maupun dalam kelompok, mendefinisikan keahlian
personal (human skill). Banyak individu cakap secara teknis, tetapi tidak
cakap secara antarpersonal. Mereka mungkin merupakan pendengar yang
buruk, tidak mampu memahami kebutuhan individu lain, atau mempunyai
kesulitan dalam menangani konflik. Karena manajer menyelesaikan segala
urusan melalui individu lain, mereka harus memiliki keahlian personal yang
baik untuk berkomunikasi, memotivasi, dan mendelegasikan. (Robbins,
2008:9).
c. Keterampilan konseptual (conseptual skill)

Menurut Siswanto (2005,20), keterampilan konseptual adalah
kemampuan memahami kompleksitas keseluruhan organisasi tempat
seseorang beradaptasi dalam operasi. Pengetahuan tersebut membenarkan
seseorang untuk bertindak sesuai dengan tujuan organisasi, daripada hanya
dijadikan dasar tujuan umum dan kebutuhan kelompok yang mendesak.
Manajer memerlukan keterampilan konseptual yang cukup untuk mengenali
bagaimana berbagai macam faktor pada suatu kondisi tertentu berkaitan satu
sama lain. Dengan demikian, tindakan yang diambilnya akan ditujukan untuk
kepentingan organisasi secara keseluruhan.”
4. Macam-macam Manajer
Pada umumnya manajer memiliki tanggung jawab yang sama, yaitu
melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, serta
penyusunan staf namun dari sisi tingkat atau level manajemen dapat dibagi
menjadi tiga macam, yakni:
Cl. Manajer puncak/top manager
Tanggung jawab dari manajer puncak adalah keseluruhan kinerja dan
keefektifan dari suatu organisasi. Manajer tingkat puncak membuat
kebijakan, keputusan, dan strategi yang berlaku secara umum pada suatu
organisasi. Manajer puncak juga yang melakukan hubungan dengan
organisasi lain dan pemerintah.
b. Manajer menengah/middle manager

Manajer tingkat menengah berada di antara manajer puncak dan manajer
lini pertama. Manajer ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan
serta keputusan yang diambil oleh manajer tingkat atas atau puncak.
c. Manajer lini pertama/first-line manager

Manajer tingkat bawah ini kebanyakan melakukan pengawasan atau
supervisi terhadap karyawan dan memastikan strategi, kebijakan, dan
keputusan yang telah diambil oleh manajer puncak dan menengah lelah
dijalankan dengan baik. Manajer lini pertama juga memiliki andil dan turut
serta dalam proses pengimplementasian strategi yang telah ditetapkan.
5. Aktivitas Manajerial
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Lulhan bahwa para manajer
terlibat dalam empat aktivitas manajerial berikut.
a. Manajemen tradisional: membuat keputusan, merencanakan, dan
mengendalikan.
b. Komunikasi: bertukar informasi dan memproses pekerjaan tulis-menulis.
c. Manajemen sumber daya manusia: memotivasi, mendisiplinkan,
menangani konflik, menyusun kepegawaian, dan melatih.
d. Pembangunan jaringan: bersosialisasi, terlibat dalam aktivitas politik,
dan berinteraksi dengan individu-individu luar.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.31
B. SEKRETARIS
Tingkat keberhasilan sebuah organisasi, baik organisasi pemerintah

maupun swasta, berskala kecil ataupun besar, sangat ditentukan oleh sumber
daya organisasi. Keberadaan sumber daya akan sangat mempengaruhi
keberhasilan organisasi karena kegiatan apa pun yang dilaksanakan
organisasi sudah pasti memerlukan dukungan sumber daya. Sebaliknya,
sumber daya organisasi tidak dapat dikatakan berarti, apabila tidak dapat
mendukung kegiatan organisasi. Dengan demikian, antara sumber daya dan
aktivitas organisasi satu sama lain saling mendukung dan menentukan dalam
pencapaian tujuan. Misalnya, mesin-mesin produksi yang modern tidak akan
menghasilkan apa-apa kalau organisasi tidak memiliki tenaga kerja yang
mampu menjalankan mesin tersebut, atau sebaliknya sebuah organisasi
memiliki tenaga kerja yang berkualitas, mereka pun tidak akan menjadi
produktif atau bekerja secara optimal kalau tidak didukung oleh, misalnya
peralatan kerja yang cukup, jaminan kesejahteraan yang memadai dan lain
sebagainya. Oleh sebab itu, apapun sumber daya yang dimiliki oleh
organisasi harus senantiasa dipelihara dan dijaga keberadaannya, karena
semua itu adalah aset penting yang akan mendukung tercapainya tujuan
organisasi.
Sebagaimana telah disinggung sebelumnya bahwa salah satu sumber
daya yang terlibat langsung dalam segala aktivitas organisasi adalah manusia.
Hampir bisa dipastikan bahwa sumber daya manusia memiliki peran yang
sangat dominan dalam organisasi, dan bahkan memiliki dampak yang
simetris terhadap keberhasilan organisasi. Maksudnya adalah apabila sebuah
organisasi dikelola oleh sejumlah tenaga kerja yang memiliki kualitas bagus
maka dengan sendirinya pelaksanaan kegiatan organisasi akan berjalan sesuai
dengan tujuan organisasi yang diharapkan, yang pada akhirnya akan menjaga
kelangsungan hidup organisasi tersebut. Sebaliknya, apabila organisasi
ditangani oleh orang-orang yang tidak memiliki kecakapan maka bisa
dipastikan organisasi tersebut harus dikendalikan dengan ketat apabila tidak
ingin mengalami kehancuran.
Di era globalisasi sekarang ini di mana persaingan sudah semakin ketat,
kehadiran tenaga kerja yang berkualitas dalam organisasi sangat diperlukan.
Kehadiran mereka di semua posisi jabatan diharapkan dapat memberikan
kontribusi yang positif terhadap perkembangan organisasi, termasuk di
dalamnya jabatan sekretaris. Jabatan sekretaris merupakan jabatan strategis
dalam organisasi. Oleh karena itu, harus diisi oleh orang yang profesional di
bidangnya. Jabatan sekretaris dapat dikatakan strategis di dalam organisasi
terutama apabila dilihat dari:
1. Keberadaannya di organisasi, sekretaris adalah orang kepercayaan
pimpinan. Segala suatu yang berhubungan dengan kerja pimpinan dia
mengetahui, dan bahkan rahasia organisasi pun sekretaris
mengetahuinya. Sebagai pembantu pimpinan atau orang kepercayaan
pimpinan maka sekretaris harus memiliki kemampuan yang bisa
membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya, lebih bagus
lagi apabila sekretaris mengetahui betul karakteristik dan keinginan
pimpinannya dalam bekerja. Hal tersebut memungkinkan seorang
pimpinan tidak akan ragu memberikan kepercayaan kepada sekretaris
untuk melakukan semua tugas-tugasnya.
2. Perannya di organisasi, sekretaris merupakan media komunikasi dalam
organisasi, artinya sekretaris merupakan fasilitator terhadap
pimpinannya. Selain itu, juga sekretaris bisa memfasilitasi keinginan
berbagai pihak yang berkepentingan dengan organisasi, baik intern
organisasi ataupun para stakeholders. Performance yang ditampilkan
sekretaris ketika menghadapi pihak-pihak yang berkepentingan dengan
organisasi sangat berpengaruh terhadap citra dirinya, pimpinan bahkan
organisasi. Apabila peran yang ditampilkan oleh sekretaris baik maka
dengan sendirinya akan mengangkat citra pimpinannya atau
organisasinya. Pada sisi lain, karyawan atau relasi akan merasa
terpuaskan dengan pelayanan kerja yang diberikan sekretaris.
Sebaliknya, apabila seorang sekretaris tidak memberikan performance
kerjanya secara optimal maka akan menimbulkan kesulitan-kesulitan
baik buat dirinya maupun pemimpinnya. Tidak jarang kesulitan itu
berujung pada ancaman kegagalan kepemimpinan atasan atau membawa
citra buruk organisasi di mata relasi atau orang lain.
1. Pengertian Sekretaris
Prayudi Atmosudirdjo (1982;63) mengemukakan bahwa istilah sekretaris
berasal dari kata: Secret (Bahasa Inggris) atau Secrelum (Bahasa Latin),
Secetaris (Bahasa Belanda) artinya rahasia atau dipercaya, Secretarius atau
Confidential Employee, artinya pegawai yang menangani hal-hal yang
bersifat rahasia. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sekretaris adalah
seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan atau badan pimpinan
• ADPU433 1/MODUL 4 4.33
suatu organisasi, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang

akan menunjang kegiatan managerial seorang pimpinan atau kegiatan
operasional organisasi.
2. Jenis-jenis Jabatan Sekretaris

Jabatan sekretaris dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Berdasarkan Luas ruang lingkup tanggung jawab
D Sekretaris organisasi (Executive Secretary)
Seorang sekretaris yang mengepalai suatu unit kerja yang lazimnya
disebut sekretariat pengelolaan administrasi organisasi (sekretariat).
Dengan kata lain, sekretaris organisasi adalah seorang yang memimpin
sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat suatu instansi
pemerintah. Sekretaris organisasi di samping bekerja atas instruksi
pimpinan, juga memiliki wewenang untuk ikut membuat keputusan,
pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, dan
mengadakan pengawasan, serta melakukan penyempurnaan organisasi
dan tata kerja.
Sebutan lain:
(a) Sekretaris organisasi.
(b) Kepala sekretariat.
(c) Corporate secretary.
(d) Administrator Manager.
Fungsi Utama Sekretaris Organisasi adalah mengoordinasikan seluruh

pelayanan administrasi yang menunjang kegiatan operasional organisasi.
Ciri Sekretaris Organisasi:
(a) Memimpin suatu unit kerja (sckrctariatj/Pimpinan sekretariat
instansi/organisasi.
(b) Memiliki wewenang untuk ikut membuat kebijakan (policy).
(c) Bertugas membantu melakukan fungsi manajemen (POAC):
(1) ikut membuat rencana organisasi;
(2) ikut membuat keputusan;
(3) ikut membual pengarahan;
(4) koordinator pelayanan administrasi;
(5) melakukan pengawasan;
(6) melakukan penyempurnaan organisasi.
(d) Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak
Contoh sekretaris organisasi:

(1) Sekretaris jenderal.
(2) Sekretaris wilayah daerah.
(3) Sekretaris organisasi.
2) Sekretaris pribadi (Private secretary)

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan kantor,
membantu seorang tertentu, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam
pengertian ini bukan pegawai staf dari suatu organisasi atau organisasi,
tetapi diangkat, dan digaji oleh perorangan, contoh sekretaris pribadi
artis, sekretaris pribadi presiden.
Sekretaris Pimpinan
Seorang sekretaris yang membantu pimpinan tertentu. Dapat pula disebut
sebagai seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas
kantor untuk seorang pemimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian
ini diangkat dan digaji oleh organisasi yang bersangkutan. Sekretaris
pimpinan dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh pegawai lain yang
ada dibawahinya (sebagai justru tik, asisten, juru arsip dan sebagainya)
Fungsi Utama sekretaris pimpinan adalah melaksanakan kegiatan
administrasi dan lugas perkantoran untuk kelancaran kegiatan manajerial
pimpinan tertentu.
Ciri-ciri sekretaris pimpinan:
(a) Seorang pelaksana, bukan seorang pimpinan.
(b) Tidak memiliki wewenang menentukan kebijakan (policy).
(c) Tugasnya terbatas pada penyelenggaraan administrasi dan kegiatan
perkantoran.
(d) Bertanggung jawab kepada pimpinan tertentu.
b. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman

1) Sekretaris Yunior
Di mana seorang sekretaris yang baru lulus dari pendidikan umum tanpa
pelatihan khusus, mereka biasanya mengerjakan tugas-tugas rutin, dari
mulai dari menyeduh kopi, membuat amplop, mengantarkan surat,
melayani mesin, hingga menyusun arsip.
2) Sekretaris senior, kemampuan dan pengalaman dalam pekerjaannya
melebihi dari seorang sekretaris yunior.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.35
Berdasarkan spesialisasi
(a) Sekretaris kapabel.
(b) Terampil.
(c) Pengetahuan khusus.
Contoh: sekretaris bidang Hukum, bidang Farmasi
3. Fungsi Sekretaris
a. Ruang lingkup tugasnya
D Fungsi primer
Memberikan jasa atau pelayanan administrasi yang menunjang kegiatan
operasional organisasi/perusahaan/unit organisasi melalui keterampilan,
meliputi pengetikan, penanganan telepon, pengelolaan surat, dan arsip
launnya, penanganan agenda, penggandaan dan lain-lain.
Contoh tugas:
(a) Mengetikkan laporan yang dibuat oleh atasannya.
(b) Menerima telepon.
(c) Memproses surat-surat masuk.
(d) Menyimpan atau mengambil kembali arsip yang dibutuhkan atasan.
(d) Mengatur agenda kerja atasan, dan lain-lain.
Fungsi Sekunder
Turut menjamin kelancaran kegiatan organisasi serta bertanggung jawab
atas aktivitas rutin di kantor dengan memanfaatkan beberapa
pengetahuan, misalnya bisnis organisasi, perbankan, statistik, dan
keuangan, hubungan antarmanusia, komunikasi teknik persiapan rapat
dan lain-lain.
(a) Sekretaris memberikan informasi tentang produk yang dihasilkan
kepada seseorang yang membutuhkan informasi tersebut melalui
telepon.
(b) Membantu atasan untuk mengurus hal-hal tertentu yang berkaitan
dengan bank.
(c) Melakukan penyempurnaan format laporan yang dibuat setiap bulan,
agar lebih mudah dikaji.
(d) Membina hubungan baik dengan rekan sekerja.
(e) Berkomunikasi secara luwes dengan para relasi organisasi sehingga
mencerminkan citra positif organisasi tempat ia bekerja.
Membuat persiapan rapat dengan baik dan cermat, dan lain-lain.
b. Kedudukan dalam Organisasi

1) Anggota Organisasi (staf)
2) Receptionist
3) Operator Telp
4) Arsiparis
5) Typist
6) Pembantu Bos
7) Public Relation officer
8) Individu
c. Hubungan dengan Bos

1) Penjaga Manajer
2) Asisten Pribadi
3) Perawat
4) Penasihat
4. Tugas Sekretaris
Membantu pimpinan semaksimal mungkin agar pimpinan dapat bekerja
secara maksimal, berhasil guna, berdaya guna, dan lebih profesional.
Tugasnya dapat berupa:
a. Tugas tata usaha yang meringankan pekerjaan pimpinan.
b. Tugas memberikan pelayanan pada relasi.
c. Tugas mengadakan hubungan kerja sama dengan pimpinan atau sendiri.
Begitu banyak lugas seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsinya

sebagai pembantu pimpinan dalam bidang administratif, sehingga
dikelompokkan menjadi 4 kelompok besar, yaitu:
a. Tugas Rutin.
b. Tugas Instruktif.
c. Tugas Kreatif.
d. Tugas Koordinatif.
a. Tugas sekretaris rutin

Tugas-tugas umum yang hampir tiap hari dihadapi tanpa menunggu
instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus
dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya.
Dilakukan secara berkala/rutin setiap hari, minggu/bulan. Tanpa menunggu
• ADPU433 1/MODUL 4 4.37
description), yaitu:
1) Mengurus dan mengendalikan surat.
2) Korespondensi.
3) Menangani dan menata arsip.
4) Melayani tamu kantor.
5) Kearsipan.
6) Menangani tamu dan bertamu.
7) Menelepon dan menerima telepon.
8) Melayani dan menelepon.
9) Mengatur jadwal kegiatan pimpinan.
10) Pembuatan laporan.
b. Tugas instruktif
antara lain:
1) Persiapan rapal
2) membuat notulen rapat
3) membual konsep surat keluar
4) mempersiapkan perjalanan dinas
5) mengurus hal-hal tertentu di bank
6) menangani perjalanan dinas
berikut:
1) Konsentrasi penuh
2) Mendengar dengan sungguh-sungguh
3) Bertanya untuk hal yang kurang jelas
4) Mencatat untuk butir-butir penting
5) Meningkatkan wawasan tentang masalah
Contoh tugas instruksi:

Pimpinan Anda memberitahukan pada anda tanggal 4 Januari 2004, saya
akan mengenalkan produk kita, berupa mobil sedan mitsubishi type GLX
2000 di hotel AYU Bogor. Sebaiknya sore-sore saja jam lima sesudah jam
kantor. Sebarkan undangan untuk relasi-relasi utama kita. Bila perlu undang
para direktur organisasi besar di Bandung. Sekarang sambungkan telepon ke
PT Tawakal Bandung dengan Pak Salimudin. Saya akan negosiasi agar dia
mau menjadi sponsor. Anda kumpulkan juga data organisasi yang kira-kira
dapat saya hubungi untuk menjadi sponsor. Pertanyaan.
1) Berapa kegiatan yang harus Anda lakukan, sebutkan!
2) Sebutkan urutan kerjanya
3) Buat surat undangan!
c. Tugas kreatif
Dilaksanakan atas prakarsa sekretaris sendiri. Dilakukan guna
meringankan beban pekerjaan atau menciptakan efisiensi dan efektivitas
kerja. Umumnya tidak terdapat dalam uraian tugas. Contoh lugas kreatif
adalah sebagai berikut:
1) Membuat rencana kerja sekretaris.
2) Mempelajari pengetahuan penunjang pekerjaannya.
3) Membuat kliping koran dari saingan.
4) Mengusahakan pengembangan kepribadian.
5) Mengetahui ruang kerja.
6) Mempelajari pengetahuan tentang bank.
7) Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil.
8) Pemantapan kepribadian.
9) Efisiensi kerja.
10) Pengembangan diri sekretaris.
11) Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan, dan alat-alat penting bagi
sekrelaris/Persiapan alat-alat perlengkapan sekretaris.
12) Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual aids (alat bantu
peraga).
13) Memahami peraturan/keadaan organisasi tempat bekerja.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.39
d. Tugas koordinatif
Tugas koordinatif adalah tugas untuk berkomunikasi dan berkoordinasi
dengan internal maupun eksternal organisasi. Maksud dari tugas koordinasi
adalah:
D Melakukan koordinasi dengan orang lain agar tugasnya terlaksana
dengan baik.
2) Selalu ada unsur komunikasi guna menumbuhkan hubungan baik.
3) Dilaksanakan secara terselubung saat melaksanakan tugas rutin,
instruktif maupun tugas kreatif.
5. Perbedaan Kedudukan Tugas Sekretaris Pribadi dengan Pegawai

Tata Usaha
Perbedaan kedudukan tugas sekretaris pribadi dengan pegawai tata usaha
dapat dilihat dari lugas yang dilakukan oleh sekretaris pribadi dan lugas
sebagai tata usaha.
Tugas Sekretaris Pribadi dapat dilihat sebagai berikut:
a. Pelaksana penanganan informasi untuk pimpinan tertentu
b. Ruang lingkup tugasnya aspek-aspek perkantoran
c. Kedudukannya langsung mendapat instruksi dari pimpinan
Tugas Pegawai TU, dapat dilihat sebagai berikut:

a. Pelaksanaan penanganan informasi untuk unit organisasi.
b. Ruang lingkup tugasnya salah satu/beberapa aspek perkantoran.
c. Kedudukannya tidak langsung dari pimpinan.
d. Lebih sering pada tugas-tugas rutin, insidental.
Selain adanya perbedaan antara kedudukan tugas sekretaris

pribadi dengan pegawai tata usaha, juga ada persamaan kedudukan
tugas sekretaris pribadi dengan pegawai Tata Usaha (TU), yaitu:
a. Pelaksana tugas perkantoran.
b. Sebagai pelaksana, bukan pimpinan.
C. KESEKRETARIATAN
1. Sekretariat
Sekretariat dapat diartikan sebagai:
a. Satuan organisasi yang melaksanakan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan
sebagai kegiatan penunjang, supaya tujuan organisasi dapat dicapai

dengan lebih lancar.
b. Merupakan tempat sekretaris melaksanakan lugasnya.
c. Merupakan satuan /unit organisasi yang ditangani dalam bidang tata
keterangan, tata warkat/tata usaha.
d. Merupakan satuan organisasi yang dikepalai oleh sekretaris dan dibantu
beberapa staf untuk melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang menunjang kelancaran
aktivitas satuan organisasi lainnya.
Pimpinan Sekretariat
a. kepala bagian sekretariat;
b. sekretaris organisasi;
c. sekretaris organisasi;
d. administrasi manajer;
e. office manager.
2. Kegiatan Sekretariat
Pada dasarnya kegiatan dalam suatu organisasi dikelompokkan dalam 2
bidang kegiatan yaitu:
a. Bidang Substantif
Adalah bidang tugas pokok (manajemen dan pelaksanaannya), yakni
tugas operasional organisasi.
h. Bidang administratif
Adalah tugas penunjang terhadap pelaksanaan tugas pokok, misal;
kepegawaian, keuangan.
Kegiatan sekretariat:
1) Pengelolaan kegiatan tata usaha seperti mengelola arsip, surat menyurat.
2) Pelayanan administrasi.
3) Kegiatan komunikasi dan membina relasi.
4) Pengaturan tamu organisasi/organisasi.
5) Pengaturan rapat-rapat.
6) Kegiatan bantuan lain dan penyediaan fasilitas penunjang.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.41
3. Fungsi Sekretariat
a. Melaksanakan rangkaian kegiatan yang menunjang pelaksanaan tugas
pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasi dengan lancar.
b. Sebagai penyelenggara bidang administratif/ketatausahaan yang
menunjang kelancaran kegiatan operasional organisasi dan pencapaian
tujuan organisasi.
4. Kesekretariatan
Segala kegiatan atau rangkaian aktivitas dan tata kerja yang dilakukan
oleh sekretariat. Jadi, kesekretariatan menunjuk pada kegiatan dan tata
kerjanya.
D. STAF
1. Kualifikasi Staf
Untuk dapat menjadi staf yang baik, seseorang harus memiliki
kualifikasi sebagai berikut:
a. Memahami dengan baik hakikat tujuan, tugas pokok dan fungsi dari
organisasi yang dilayaninya.
b. Menguasai filsafat yang dianut oleh pimpinan organisasi dalam
melaksanakan kegiatan operasional.
c. Mendalami sistem pembagian tugas yang terdapat dalam organisasi.
d. Menerima secara ikhlas kepemimpinan dari pimpinan unit
operasional dengan segala hak prerogatifnya.
e. Sifat kerendahan hati dalam hal bantuan yang dapat diberikan oleh staf
karena pengetahuan spesialisasi dan/atau keterampilan khusus yang
dimilikinya.
f. Kesadaran tentang keterbatasan peranan yang dapat dimainkan oleh staf.
g- Menyadari bahwa penggunaan wewenang fungsional secara efektif
sangat tergantung kepada kemampuan "menjual" ide kepada pimpinan
dan para pelaksana unit operasional.
h. Keinginan yang sungguh-sungguh untuk menghubungkan pelaksanaan
kegiatan staf sebagai bagian integral dari proses manajemen.
1. Memahami bahwa delinisasi wewenang dan tanggung jawab operasional
dengan wewenang secara tanggung jawab staf mutlak perlu, demi
terpeliharanya hubungan lini dan staf yang harmonis guna mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
2. Telaahan Staf
Untuk dapat memberikan saran kepada atasan, setiap staf diharapkan
mampu menganalisis dan menelaah semua faktor yang mempengaruhi
pelaksanaan tugas dalam upaya pemecahan persoalan. Sehubungan dengan
hal tersebut, seorang staf harus mampu membuat perkiraan keadaan untuk
membuat telaah staf. Perkiraan keadaan adalah suatu pemecahan logis dan
teratur dari semua faktor yang dapat mempengaruhi pelaksanaan tugas untuk
menentukan cara tindak lanjut yang sebaik-baiknya, secepat, dan setepat
mungkin dalam rangka pengambilan suatu keputusan.
Perkiraan keadaan menggunakan bentuk tertentu untuk menjamin
penelaahan yang logis dan teratur dan akan dijadikan dasar perkiraan
pimpinan. Selanjutnya, perkiraan pimpinan akan melahirkan suatu keputusan
dan konsep umum operasi yang akan menjadi dasar tindak lanjut.
Pada umumnya perkiraan staf digunakan untuk perencanaan jangka
pendek yang dirumuskan melalui tahap tindakan sebagai berikut:
a. Pengenalan dan perumusan masalah.
b. Pengumpulan keterangan pendahuluan.
c. Penetapan kebijaksanaan umum pemecahan masalah.
d. Perkiraan staf, meliputi:
1) Pengembangan alternatif-alternatif.
2) Evaluasi masing-masing alternatif.
3) Perbandingan antarkonsekuensi alternatif-alternatif.
4) Determinasi alternatif terbaik.
5) Analisis cara bertindak yang berlawanan.
e. Pengajuan saran.
f. Pertimbangan atau saran.
g. Pemilihan alternatif terbaik.
h. Implementasi keputusan.
Setelah perkiraan staf dibuai maka hal tersebut dapat dijadikan dasar
pembuatan telaahan staf. Arti telaahan staf adalah suatu karangan/tulisan
yang resmi dibuat oleh staf, berisi suatu analisis ringkas disertai saran
pemecahan persoalannya.
Telaahan staf yang telah dirumuskan adalah suatu hasil penelitian staf
dan merupakan suatu cara pelaporan kepada atasan tentang suatu analisis
yang dibuat oleh staf disertai dengan kesimpulan dan saran.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.43
Fungsi : Telaahan sial' berfungsi untuk membantu pimpinan dalam

menentukan sesuatu kcputusan/kcsimpulan, sehingga harus sesuai
dengan permasalahan.
Syarat : Telaahan staf harus teliti, jelas, logis, teratur, obyektif, dan lengkap.
Tujuan : Karena telaahan staf merupakan suatu sarana komunikasi kedinasan
maka tujuannya adalah agar staf atau bawahan dapat memberi saran
tindak lanjut kepada pimpinan untuk memecahkan masalah tertentu.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa bentuk saran merupakan

tulisan staf yang resmi, berisikan suatu analisis singkat tapi teliti berkenaan
dengan pemecahan masalah tertentu. Telaahan staf hanya berlaku dalam
lingkungan suatu kesatuan organisasi. Penyusunannya harus didasarkan pada
asal pekerjaan staf yang lengkap.
Pada umumnya, telaahan staf dapat dibuat dengan susunan antara lain
sebagai berikut:
1. KEPALA NASKAH
2. PERSOALAN
3. PRA ANGGAPAN
4. FAKTA YANG BERPENGARUH TERHADAP PERSOALAN
5. PEMBAHASAN
6. KESIMPULAN
7. TINDAKAN YANG DISARANKAN
8. PENUTUP
9. LAMPIRAN
L KEPALA NASKAH
Kepala naskah adalah sama dengan kop naskah yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan.
2. PERSOALAN
Persoalan harus mengarah ke suatu tujuan yang harus dicapai.
3. PRA-ANGGAPAN
Pra-anggapan digunakan bila tidak ada data yang dapat dibuat.
4. FAKTA YANG BERPENGARUH TERHADAP PERSOALAN
Kemukakan pernyataan yang dapat berpengaruh terhadap persoalan atau
pemecahannya.
5. PEMBAHASAN
Berisi analisis semua faktor yang relevan, termasuk keuntungan dan
kerugiannya.
6. KESIMPULAN
Bagian ini menyajikan kesimpulan sebagai hasil analisis dari semua
faktor yang relevan, semua pemecahan yang mungkin dan faktor yang
mempengaruhi pemecahan persoalan.
7. TINDAKAN YANG DISARANKAN
Saran tindakan harus lengkap, dan sesuai dengan kesimpulan.
8. PENUTUP
Penutup meliputi tanda tangan, daftar lampiran dan kegiatan yang
dilakukan oleh yang berwenang.
9. LAMPIRAN (bila perlu).

1) Coba Anda jelaskan, mengapa sekretaris diperlukan dalam sebuah
organisasi?
2) Coba Anda jelaskan perbedaan antara sekretaris pribadi dengan
sekretaris organisasi!
3) Coba Anda jelaskan perbedaan antara sekretaris pribadi dengan pegawai
tala usaha!
4) Coba anda jelaskan fungsi sekretariat!
Untuk dapat menjawab latihan di alas, coba Anda pelajari materi

• ADPU433 1/MODUL 4 4.45
RAN G KU MAN
Seorang Manajer mempunyai tugas menjalankan fungsi-fungsi

manajemen, dan berkewajiban mempengaruhi orang-orang yang
dibawahinya, agar mereka tetap melaksanakan tugas dengan baik,
memiliki dedikasi terhadap organisasi dan tetap merasa berkewajiban
untuk mencapai tujuan organisasi. Keberhasilan organisasi akan
ditentukan oleh keberhasilan manajer dalam mempengaruhi perilaku
orang-orang yang menjadi bawahannya. Selain manajer yang
menentukan tercapainya tujuan organisasi adalah pegawai lainnya, di
antaranya sekretaris yang bekerja sesuai dengan fungsinya, begitu pula
para staf lainnya.
TES FORMATIF 2____________________________________
1) Seorang manajer harus mampu mencapai tujuan organisasi yaitu dengan

melakukan kegiatan sebagai berikut....
A. perencanaan
B. pengorganisasian
C. menggerakkan pegawai yang ada di bawahnya
D. A, B, dan C benar
2) Jabatan yang merupakan media komunikasi dalam sebuah organisasi,

atau merupakan fasilitator terhadap pimpinannya, adalah jabatan ....
A. manajer
B. staf
C. sekretaris organisasi
D. sekretaris
3) Suatu jabatan yang mempunyai kewenangan untuk ikut membuat

kebijakan dan bertugas membantu melaksanakan fungsi manajemen
merupakan ciri dari jabatan ....
A. manajer
B. staf
D. sekretaris pribadi
4) Keterampilan teknis, keterampilan manusiawi dan keterampilan

konseptual merupakan keterampilan yang harus dipenuhi oleh ....
A. manajer
B. staf
D. sekretaris pribadi
5) Peran wirausaha, peran pereda gangguan, peran pengalokasian sumber

daya, dan peran perundingan merupakan peran ....
A. antarpersonal
B. informasional
C. pengambilan keputusan
D. transisional


Tingkat penguasaan = x 100%
Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
<70% = kurang

belum dikuasai.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.47
Tes Formatif I
1) C. Kepemimpinan merupakan inti dari manajemen.
2) C. Kesehatan yang baik bukan ciri seorang pemimpin dari Ordway
Tead.
3) A. Formal Fower tetapi tidak memiliki personalfower.
4) D. Naluri, tradisi dan adat, nalar dan pikiran sehat merupakan penyebab
seseorang bersedia menjadi pengikut.
5) D. Kalimat penolakan bukan merupakan ciri perintah/instruksi,
sedangkan yang termasuk pada perintah/instruksi adalah kalimat
mengiakan.
Tes Formatif 2
1) Perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pegawai yang ada di
bawahnya merupakan kegiatan yang dilakukan oleh seorang
manajer.
2) Jabatan yang merupakan media komunikasi dalam sebuah
organisasi, atau merupakan fasilitator terhadap pimpinannya, adalah
3) C. Mempunyai kewenangan untuk ikut membuat kebijakan dan

bertugas membantu melaksanakan fungsi manajemen merupakan
ciri dari jabatan sekretaris organisasi.
4) A. Keterampilan teknis, keterampilan manusiawi dan keterampilan
konseptual merupakan keterampilan yang harus dipenuhi oleh
manajer.
5) A. Peran wirausaha, peran pereda gangguan, peran pengalokasian
sumber daya, dan peran perundingan merupakan peran pengambilan
keputusan.
• ADPU433 1/MODUL 4 4.47
Tes Formatif I
1) C. Kepemimpinan merupakan inti dari manajemen.
2) C. Kesehatan yang baik bukan ciri seorang pemimpin dari Ordway
Tead.
3) A. Formal Fower tetapi tidak memiliki personalfower.
4) D. Naluri, tradisi dan adat, nalar dan pikiran sehat merupakan penyebab
seseorang bersedia menjadi pengikut.
5) D. Kalimat penolakan bukan merupakan ciri perintah/instruksi,
sedangkan yang termasuk pada perintah/instruksi adalah kalimat
mengiakan.
Tes Formatif 2
1) Perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pegawai yang ada di
bawahnya merupakan kegiatan yang dilakukan oleh seorang
manajer.
2) Jabatan yang merupakan media komunikasi dalam sebuah
organisasi, atau merupakan fasilitator terhadap pimpinannya, adalah
3) C. Mempunyai kewenangan untuk ikut membuat kebijakan dan

bertugas membantu melaksanakan fungsi manajemen merupakan
ciri dari jabatan sekretaris organisasi.
4) A. Keterampilan teknis, keterampilan manusiawi dan keterampilan
konseptual merupakan keterampilan yang harus dipenuhi oleh
manajer.
5) A. Peran wirausaha, peran pereda gangguan, peran pengalokasian
sumber daya, dan peran perundingan merupakan peran pengambilan
keputusan.
Daftar Pustaka
Atmosudirdjo, Prayudi. (1982). Kesekretariatan dan Administrasi

Perkantoran. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Gie, The Liang. (1978). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:

Nur Cahaya.
_________ . (1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:

Haryadi, Hendi. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf.

Jakarta: Visimedia.
_________ . (1997). Administrasi Perkantoran Modern. Bandung: Mandar

Maju.
_________ . (2002) Tata Laksana Kantor. Bandung: Mandar Maju.
Sedarmayanti. (2009). Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen

Modul 5
Perencanaan dan Pengendalian

Formulir
PENDAHULUAN
alam pelaksanaan administrasi perkantoran di zaman modern sekarang

jlZ ini tidak ada suatu instansi kantor pun yang tidak menggunakan
formulir, baik yang harus diisi oleh pegawai kantor tersebut maupun oleh
orang luar yang mempunyai kepentingan dengan kantor tersebut. Suatu
kanlor yang paling sederhana pun seperti agen bis malam juga menggunakan
formulir misalnya formulir pemesanan karcis dan karcisnya sendiri yang
diisi, serta formulir laporan penjualan karcis secara berkala kepada
perusahaan bus yang bersangkutan.
Formulir-formulir kantor yang harus diisi oleh kantor pemerintah
misalnya formulir pendaftaran surat, formulir laporan keuangan, formulir
permintaan pencairan dana anggaran, formulir persediaan barang, dan
formulir laporan-laporan secara khusus.
Dalam pelayanan masyarakat oleh Kantor Kclurahan/Dcsa misalnya
dipergunakan macam-macam formulir kanlor seperti: formulir master
kependudukan, formulir permintaan surat keterangan berkelakuan baik,
formulir surat kelahiran, formulir surat kematian, formulir surat keterangan
untuk macam-macam keperluan.
Demikian pula kalau seseorang mau mengajukan lamaran suatu
pekerjaan perlu mengisi formulir-formulir seperti daftar riwayat hidup, surat
keterangan berkelakuan baik, daftar nilai hasil pendidikan, surat referensi
pengalaman bekerja dan sebagainya.
Formulir yang digunakan oleh tiap-tiap kantor biasanya telah
distandarisasi (dibakukan) dan diberi nomor kode sehingga lebih
memudahkan dalam penggunaannya, baik bagi petugas yang mengeluarkan
formulir tersebut maupun bagi orang yang memerlukan formulir itu.
Dalam modul ini akan diuraikan tentang pengertian formulir, fungsi, dan
kegunaan formulir dalam kegiatan perkantoran, perancangan pembuatan
formulir kantor, penggunaannya dan pengendalian formulir kantor.
1. Kegiatan Belajar 1 membahas tentang pengertian dan kegunaan formulir
kantor;
Kegiatan Belajar 2 membahas tentang perancangan pembuatan formulir
kantor dan pengendalian formulir kantor.
Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan mampu mengelola

formulir kantor dengan benar.
Secara khusus, setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan dapat:
1. menjelaskan pengertian formulir kantor dengan lepat;
2. menjelaskan fungsi atau kegunaan formulir kantor dengan tepat;
3. menjelaskan asas-asas dalam perancangan formulir kantor dengan benar;
4. menerapkan prosedur pembuatan formulir kantor dengan benar;
6. mengendalikan formulir kantor dengan benar.
Selamat Belajar!
• ADPU433 1/MDDUL 5 5.3
Kegiatan Belajar 1
Pengertian, Fungsi, dan Kegunaan Formulir
A. PENGERTIAN FORMULIR
Formulir merupakan lembaran kertas terlepas berukuran tertentu yang

dicetak atau distensil dengan uraian-uraian, kolom-kolom, garis-garis, dan
ruang-ruang untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan atau
informasi yang diperlukan.
Seorang ahli perancang formulir bernama B. Kronvall, memberikan
perumusan mengenai formulir sebagai berikut: ”A form is a sheet ofpaper or
card, cut to a fixed format, on which entries are to he made, and usually
printed with lines, text, and other matters which is common or recurs
frequently in the peculiar different, ases, for which it is used, while what is to
be the case concerned is indicated by filling in, crossing out, marking or the
like" (Dikutip oleh The Liang Gic, 1978 : 247). Jadi, suatu formulir kantor
adalah selembar kertas atau kartu yang dipotong menurut ukuran tertentu, di
mana akan dibuat pcncatatan-pcncatatan yang biasanya dicetak dengan garis-
garis, uraian tulisan, tanda-tanda, dan hal-hal lain yang umum atau sering
berulang kembali dalam peristiwa-peristiwa berlainan bagi yang
memerlukannya, dinyatakan dengan cara mengisi, mencoret, menandai atau
lainnya semacam itu, yang dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
Formulir kantor dibuat selengkap mungkin karena formulir tersebut
dipergunakan untuk menampung data dan informasi yang dibutuhkan, baik di
internal organisasi, maupun dengan pihak eksternal organisasi sebagai open
system. Dengan demikian, formulir kantor dapat dibedakan menjadi dua
macam, yaitu:
1. Formulir Intern
Formulir yang dipergunakan di dalam lingkungan organisasi, seperti:
formulir penilaian kerja pegawai, biodata pegawai, dan lain-lain
2. Formulir Ekstern
Formulir yang dipergunakan untuk menjalin hubungan-hubungan dengan
pihak ekstern organisasi, seperti: formulir tanda setoran tunai, formulir slip
penyetoran tabungan, formulir slip pengambilan tabungan, formulir aplikasi
pengiriman uang.
Isi formulir pada umumnya dapat dibedakan dalam dua bagian, yaitu
bagian tercetak berisi keterangan-keterangan yang telah tetap dan bagian
yang berubah sesuai dengan keterangan-keterangan yang diisikan dalam
ruang-ruang yang disediakan. Bagian tercetak yang berisi keterangan-
keterangan bersifat tetap itu dimaksudkan agar menghemat waktu dan tenaga
sehingga pada waktu mengisi formulir tersebut tidak perlu selalu menulis
uraian-uraian yang telah tetap tersebut, tetapi hanya mengisi keterangan-
keterangan yang diperlukan saja.
Sebagai contoh, dalam mengisi formulir riwayat hidup maka pada
formulir tersebut sudah dicetak bagian uraian-uraian yang telah tetap, seperti:
nama, tempat/tanggal lahir, agama, jenis kelamin, alamat, pendidikan,
riwayat pekerjaan.
Pada prinsipnya, formulir dapat diartikan sebagai sesuatu bentuk
lembaran cetakan dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi dengan
angka, jawaban ataupun keterangan yang sesuai dengan pertanyaan ataupun
instruksi yang ada.
Agar penggunaan formulir di kantor mengenai sasarannya, (dapat
menghemat waktu, tenaga, dan biaya), maka
1. Formulir harus dirancang (dibuat) dengan sebaik-baiknya, sehingga
berguna bagi calon pengguna.
Formulir yang dibuat harus direncanakan terlebih dahulu baik model,
bentuk, ukuran, serta kolom data yang dibutuhkan dalam formulir guna
pengumpulan data, sesuai dengan kebutuhan informasi yang diinginkan
oleh kantor.
2. Formulir harus dapat dimanfaatkan secara tepat.
Formulir yang sudah dibuai dalam penggunaannya jangan sernbarangan
diberikan kepada siapa saja, tetapi diberikan sesuai dengan
peruntukannya saja.
3. Penggunaan formulir harus melalui proses pengawasan/pengendalian.
Dalam penggunaan formulir harus ada pengawasan guna tcrciptanya
ketertiban dan keteraturan formulir-formulir yang dipergunakan dalam
sebuah kantor.
B. TUJUAN DAN MANFAAT
Pembuatan dan penggunaan formulir yang sedemikian banyak, antara

lain disebabkan formulir sangat bermanfaat bagi pelaksanaan operasi
kegiatan kanlor.
• ADPU433 1/MODUL 5 5.5
Adapun tujuan dan manfaat dipergunakan formulir oleh setiap kantor

adalah:
1. Untuk mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali
keterangan yang sama dan berulang-ulang. Hal ini penting untuk
menghemat waktu kerja, juga untuk menghindarkan kelelahan dan
kebosanan kerja.
2. Untuk mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja.
3. Untuk mempermudah dalam mengklasifikasikan data.
4. Untuk mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja.
5. Sebagai alat pemberian instruksi.
6. Sebagai alat perencanaan, karena di dalamnya terdapat data kuantitatif
maupun kualitatif.
7. Sebagai alat untuk pengawasan dan evaluasi.
Penggunaan formulir dimaksudkan untuk peningkatan efisiensi kerja dari

kantor yang bersangkutan. Oleh karena itu, tepatlah apabila dalam setiap
kantor diusahakan adanya keseragaman dalam pembuatan, penggunaan,
penyimpanan, dan pemeliharaan formulir. Jadi, untuk formulir yang
dipergunakan dengan maksud sama, hendaklah dibuat seragam, baik ukuran,
warna, tebal-lipisnya kertas, koloninya, dan lain-lain.
C. PEDOMAN PEMBUATAN
Semakin modern suatu kantor maka semakin banyak diperlukan formulir

dalam rangka pengoperasian operasi kegiatannya dan perlu diperhatikan
adanya keseragaman. Perlu diperhatikan, bahwa efisiensi dalam hal
penggunaan formulir tergantung pula pada ketepatan cara pembuatan
formulir termaksud.
Dalam rangka merancang (membual formulir) maka pedoman yang perlu
diperhatikan antara lain adalah sebagai berikut:
1. Tugas pokok organisasi.
2. Pekerjaan dan keterangan yang dibutuhkan untuk melakukan lugas
termaksud.
Pelaksanaan proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat
pengklasifikasian pekerjaan.
Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekerjaan tersebut
masing-masing harus dilakukan.
Frekuensi pekerjaan dan hubungan kerja antar unit dalam rangka

pelaksanaan tugas perlu kita ketahui. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui:
1. Jam kerja rata-rata untuk tiap jenis pekerjaan.
2. Nilai produktivitas pegawai.
3. Arah dan arus formulir yang akan dipakai.
4. Jumlah kolom dan pertanyaan serta instruksi yang harus dicantumkan
dalam formulir.
5. Banyaknya tembusan yang harus dibuat.
Dalam cara atau teknik pembuatannya harus memperhatikan hal-hal

sebagai berikut:
1. Gunakan kertas yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal.
2. Sebaiknya menggunakan huruf cetak, dengan mempergunakan kertas
yang berwarna putih, dan apabila menggunakan kertas berwarna,
hendaklah dipilih warna yang muda sehingga tulisan atau huruf dapat
terbaca.
3. Gunakanlah lembaran yang cukup luasnya sehingga masih dapat
memungkinkan dipakai untuk disposisi, instruksi, ataupun catatan
lainnya.
4. Pembuatan formulir hendaknya menunjukkan suatu gambaran yang
sistematis tentang keterangan yang ingin diperoleh.
5. Ukuran harus disesuaikan dengan kebutuhan pengisian dan
penyimpanan.
6. Apabila formulir nantinya akan dimasukkan ke dalam komputer atau
mesin data processing maka harus diperhatikan ukuran dan tebal tipisnya
kertas serta hendaknya diusahakan pula bahwa antara kolom yang satu
dengan kolom yang lain harus ada jarak yang cukup sehingga
memudahkan proses berikutnya.
7. Hendaknya dibuat nomor seri dan kode tertentu yang sekaligus
menunjukkan tentang jumlah berapa lembar dan oleh siapakah formulir
itu dibuat.
D. FUNGSI ATAU KEGUNAAN FORMULIR KANTOR
Semakin meluasnya penggunaan formulir oleh kantor-kantor pemerintah

maupun nonpemerintah disebabkan oleh daya guna/kemanfaatan formulir
kantor tersebut bagi pelaksanaan operasi kegiatan perkantoran. Lebih-lebih
• ADPU433 1/MODUL 5 5.7
selelah digunakan mesin komputer dalam kegiatan perkantoran sehingga

mengakibatkan proses pengolahan informasi atau keterangan yang diperlukan
oleh pimpinan kantor dapat dilaksanakan dengan cepat dan akurat.
Adapun fungsi atau kegunaan formulir kantor ialah sebagai berikut.
1. Untuk menghemat waktu dan tenaga, karena tidak perlu lagi mengisi
uraian-uraian yang panjang dan berulang kembali.
2. Untuk mengadakan keseragaman dan perbaikan kerja (work
standardization).
3. Untuk mempermudah dalam penggolongan (classification) dan proses
(processing) informasi yang diperoleh.
4. Untuk menyederhanakan pembuatan berkas (filing), baik sistemnya
maupun cara penyimpanannya.
5. Untuk mempermudah penertiban prosedur atau tala kerja.
6. Sebagai alat pemberian instruksi, misalnya dalam formulir disposisi yang
ditempelkan pada surat-surat masuk.
7. Sebagai bahan perencanaan karena di dalamnya terdapat data dan fakta,
baik kuantitatif maupun kualitatif.
8. Sebagai alat kontrol atau pengawasan dan evaluasi baik bersifat
kuantitatif maupun kualitatif.
9. Untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin dan terperinci.
Sebagai contoh tentang macam ragam formulir kantor yang digunakan

oleh suatu kantor kelurahan atau desa, berikut ini disajikan sebagian formulir
sesuai dengan keperluannya, yaitu:
1. Formulir KTP
2. Formulir master kependudukan.
3. Formulir pengantar surat keterangan berkelakuan baik.
4. Formulir surat kelahiran.
5. Formulir surat kematian.
6. Formulir surat keterangan untuk bepergian.
7. Formulir surat keterangan untuk berbagai kepentingan.
8. Formulir isian data kartu keluarga.
Contoh tentang macam formulir yang digunakan oleh suatu kantor Bank,
antara lain:
1. Formulir tanda setoran tunai.
2. Formulir slip penyetoran tabungan.
3. Formulir slip pengambilan tabungan.

4. Formulir aplikasi pengiriman uang.
Contoh formulir yang digunakan oleh suatu kantor pada suatu

perguruan tinggi, antara lain:
1. Formulir KRS
2. Formulir pengajuan Permohonan surat penelitian
3. Formulir aplikasi Beasiswa
4. Formulir/Lembar disposisi
Contoh: Formulir KTP

• ADPU433 1/MODUL 5 5.9
h:km.i i-' ->-HMi:H:r..“im MM. I.whu* h-h 4ilM. i f.I •

felriu'
I J'M faiPMUP r F r.v: J» ihlaa
? laik ir arj > i» b • v ■ -w -d- n I L- iri ■ w g 3ii f id ■•« k-dr t »
I tib^bv-i a ■ di ai^w ■■•wdaw «u in Kwudi'a < ■ h w rama ib • bw
MaNMwfaM
FLW.K'“- H.F '<i 3 4 HMr b’ 1
HhUK1«< MI^MYlb IMTA 3 1 HKAMT
KUCMiYIU T "r •:« *
M
IVfli IMFI 111111 T 1 '.
l HlHWflW* I
I b-.L.^ IIIII I I
i» Ll GK
I P»,
4 d La. m'
j
M I I [ I I NUU.HA h /| I |. |J I
I aki» Jpta, _
Ufa
V rr |r Jb i \ ■ tVia G <■» p
>
*
HJHMLIJ MHT rAHM NMWNK IM “ J
bbUhlJHUal PdZP11 MM’

*<
r? wvmih mcnrn >xrtr. ttienv
rTfdUHJL sjrns-k
Kni|KUl> UI HMP» .»<IU
»VI4ihjv>5 f'I ■ UJM. I rb'H.MU.MMk
I mi rry m— —rrr . i i ■ i-------- i i i i—i i i i ■ i i

J M ■• i t~~i ih l n f
3 IV. r i r iii i r i t i i r rrn
i F4rw
P4IW «W’* i> HI-FrOf (tfW MCK-HHI > nu’t
RT I [!2Lii L±U l""Hd PJ.1A PM
*n
J ^hwChhi J- H-* «p
Contoh: Formulir Master Kependudukan.
PEMERINTAH KOTAMADYA DT. II BOGOR

Kotamadya ............................................................
Kecamatan ............................................................
Kelurahan/Desa ............................................................
Kode Wilayah ............................................................
FORMULIR MASTER KEPENDUDUKAN

(diisi dengan huruf balok)
'l’
■U. Qftllllipw Cj ' *4 2- ‘AM. ‘
-.i 4, ’l . .. boil.: L. I •••'
Krj»L^«r«u.nePlKKnri I ? | ' I I I I I I «111 Itî I 1-11 i-1_ |_]_J_ |

•i. Wr. 5ofriic'lT<ci4rM«to:i ‘4 011TTT mJ___1 j 1™ I__ H 1 hI 1”
=□ ? TA.TbMiWj J K
i.r-itf.iB-z<r i V. -
L 5W *nx1
5 5i i* iirm 1 lJ#.-iWi
m
1? l'Anar !.“■] higirf J 'i'AllAH’J 4 Vsvim
S Tir|]i ► AVl UJHW J rii»i
«•1 R 1 =111 l!Aii >n:j '2 Uvpr
li. Ddhl •; Kuri • f:»» 16 ^rrr-r C«3i II Li t*. i
■ '
n
19 ii>43 -j o
i
* 1 H- 1 IJC 3. H. Sm $ b L ■ • ’h
*
••
tJ. Lht LJ j i LJ H •■</>< d' !< "-n-e DHp«Ai f. Dipt
* 11
KicklT ‘"| □
i. Cd. A 3 U 0 i C <Li l4cii
21
rrr
1 LI 1 i 11 1J 11II 1 TTT 1
• D
tr 1 Z CrrlVv»' j TuuMru
S TumMuli. 1 h»y«c
□
<1 ll UltMI *
1, M 2 9ilir
*s iriidih
Twtjb WiMi . |X1 Ctr. □ II UJ

• ADPU433 1/MODUL 5 5.11
Contoh: Formulir Pengantar Surat Keterangan Berkelakuan Baik
PEMERINTAH KOTAMADYA DT. II BOGOR Lamp. 11

KECAMATAN KOTA BOGOR........................ No. Seri:........
KELURAHAN/DESA .................................
Jl........................................ No.....
BOGOR
PENGANTAR
SURAT KETERANGAN BERKELAKUAN BAIK
Nomor:....................................................
Yang bertanda tangan di bawah ini Kepala Kelurahan/Kepala Desa

menerangkan bahwa
Nama:........................................................................
Jenis Kelamin
Tempat Tgl. Lahir
Kewarganegaraan
Agama
Pekerjaan
KTP/Tanda Lapor Diri Nomor
Tempat tinggal
Selama berada dalam Wilayah kami adalah berkelakuan baik dan tidak terlibat dalam perkara
pidana/urusan Kepolisian.
Keterangan ini dipergunakan untuk.......................................
Demikian Surat Keterangan ini dibuat dengan mengingat sumpah jabatan dan untuk dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Tanda Tangan Pemegang Bogor................. 20.....

Lurah/Kepala Desa
Mengetahui
Tanggal........................... Tanggal...................................
Nama.............................. Nama.......................................
Camat Kota Bogor Dan Sek. Kepolisian

Contoh: Formulir Surat Keterangan untuk Bepergian

KECAMATAN KOTA BOGOR........................ No. Seri:............
KELURAHAN/DESA.......................................
Jl.......................................................... No.........
BOGOR
SURAT KETERANGAN UNTUK BEPERGIAN
Nomor:................................................................
Yang bertanda tangan di bawah ini Kepala Kelurahan/Kepala Desa menerangkan

bahwa:
Nama :............................................................................................
Jenis Kelamin :............................................................................................
Tempat Tgl. Lahir/Umur :...........................................................................................
Kewarganegaraan :...........................................................................................
Agama :..........................................................................................
Pekerjaan :...........................................................................................
KTP/Tanda Lapor Diri Nomor:...........................................................................................
Tempat tinggal :............................................................................................
Maksud bepergian :............................................................................................
Tempat yang dituju
*) :...........................................................................................
Lamanya bepergian :............................................................................................
Yang turut dalam bepergian :...........................................................................................
Barang-barang yang dibawa :...........................................................................................
Mempergunakan kendaraan :...........................................................................................
Demikian untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tanggal................................... Bogor,........................................ 20......

Nomor ................................... Lurah/Kepala Desa..............................
Mengetahui
Camat Kota Bogor...............................
(....... ............................. . ) (......................... ............ )

NIP. NIP.
Perda No. 12/1997

• ADPU433 1/MODUL 5 5.13
Contoh: Formulir Surat Pengantar untuk berbagai keperluan

KECAMATAN KOTA BOGOR......................... No. Seri:............
KELURAHAN/DESA........................................
Jl........................................................... No.........
BOGOR
SURAT PENGANTAR
Nomor:................................................................
Yang bertanda tangan di bawah ini Kepala Kelurahan/Kepala Desa menerangkan

bahwa
Nama :...........................................................................................
Jenis Kelamin :............................................................................................
Tempat Tgl. Lahir :............................................................................................
Kewarganegaraan :............................................................................................
Agama :............................................................................................
Pekerjaan :..........................................................................................
KTP/Tanda Lapor Diri Nomor :......................................................................................
STMD Nomor :...........................................................................................
Tempat tinggal :...........................................................................................
RT........................................... RW..................................
Bermaksud
Demikian Surat Pengantar ini, tiada lain agar menjadi maklum.
Tanggal................................... Bogor, 20
Lurah/Kepala Desa..............................
Mengetahui
Camat Kota Bogor...............................
(................................... ) (..................................... )
NIP. NIP.
Perda No. 12/1997

Contoh: form permohonan surat keterangan kelahiran
Form Permohonan Surat Keterangan Kelahiran
Nama Anak •
•
Lengkap (‘) 0 Lafaki (] Perempuan
: / /
Tanggal Lahir
1
(DD/MM/YYYY) •
Tempat Lahir
(Kota, county, : / /
State)
Dikeluarkan
tanggal
(DD/MM/YYYY)
Nama Orang Tua
Ayah
Ibu
Alamat
Demikian form pendaftaran diisi dengan sebenarnya*

(*)
Orang Tua Pemohon
Nama Lengkap
(*) Cheklis
ADPU4331/M DDUL 5
Contoh: Formulir Tanda Setoran Tunai
PT SANK RAKYAT INDONESIA (PERSERC | SMP PEMYETORAN

ofposrr sop"
♦
BrilAma J BritAma Dollar S. inaiin
* G ro TaBungan Map L _z Pinjaman
Q f <ict M
Manna • N&n*
KancAXCPlBHI UiM 9 (Hu
*
Mala Uar Rutpiar
r Orpt»>-ltw
iA • Ambw
Alamat / 4An«u
u*UaaI»P
5.15
5.16
Contoh: Formulir Slip Pengambilan Tabungan
PT. BANK RAKVAT INDONESIA (PERSERO)
TAC-413
SLTP PENARIKAN
L 3PFA .IA J : “i O FT E ..
Kanta BRI Asal
Nomor Rekening T
Nama Pemegang Rekening

Al.irnai Pemegang Rekening ■
A d m in is t r a s i P e r k a n t o r a n
Nomor Telepon A
Jumlah Uang 1
Rp.
L
CJ
Kcvr -ir.
j Pr i.rfnl in snh -^r.-Uh r1iv.ih.-LjM «tfrir dilBcduas^Mii yiftjr. berwcnuip
l’’:- i.eil.ui fl RITaMA rxinik d-u-iim i!r^~|«>n Ruku T<Iringan
Signer Furtaril
Contoh: Form ulir Aplikasi Pengirim an Uang
• ADPU433 1/MDDUL 5
5.17
Contoh tentang formulir yang digunakan oleh suatu kantor di suatu

perguruan tinggi, antara lain :
1. Formulir biodata mahasiswa
2. Formulir KRS
3. Formulir pengajuan permohonan surat penelitian
4. Formulir aplikasi beasiswa
5. Formulir/Lcmbar disposisi
Contoh formulir Pengisian Biodata ‘Data Pribadi’ Mahasiswa
• 'I i*m I hia*-lu I i**r*i**lwH" laulh/
4 kuj
UU»||
Sumber: http://mahasiswa.unpad.ac.id
• ADPU433 1/MDDUL 5 5.19
Contoh formulir Pengisian Biodata 'Alamat' Mahasiswa
Alxiu: »uii|p.ur,îd'.i I* I'

i'irrjii :
m :
kiah'i» :
KTP3ufirg : 2 -j I Thiwnj. .jr;r..l I; c s jhr i (T
Al.rn.i KnJ d L' rili|ifl| I Kr.hu»mm J.n L .r LJ>mihini|j
KaihiWVji .-Lif I i
ftlNIl
ricta :
iila.n« i
IPfimlktal ;
► Ha hnalAr-iJ !
:li|.j JJij
Contoh formulir Pengisian Biodata ‘Data Keluarga’ Mahasiswa
jtj
Dj:-i A-fjli
Fri ikil L mi 1
FckujiMri
mIi| ■
I-
îni
Firrt-lLir.
FlhTbb»»
Ulu
A.rrbl Dnirii fa.
l'W ■
rJmwi ■
Ci. I.i 1
trrWv: ■ i
Kuntuk Uici hio
i Fbfwn ■
ttan-laisEC
1"
Pii" d driAm Knlii
*
Â
ta&lc
>.i<4 c
brrJih .iJA
L
:Tfp:n
• ADPU433 1/MDDUL 5 5.21

1) Coba Anda jelaskan apa yang dimaksud dengan formulir berdasarkan
pendapat ahli perancang formulir bernama B Kronvall!
2) Dalam formulir sudah tercetak bagian-bagian yang tetap dan berubah.
Coba jelaskan apa fungsi dan kegunaan dari formulir kantor!
3) Coba Anda perhatikan formulir yang ada di kantor Anda atau formulir
yang sering Anda jumpai. Jelaskan apa kegunaannya!

RANGKUMAN
Selain buku pedoman pegawai maka penggunaan formulir pada

kegiatan kantor baik organisasi pemerintah maupun privat dan sosial
mempunyai peranan besar. Formulir dipergunakan di semua kantor baik
besar maupun kecil, bahkan yang paling sederhana sekalipun seperti
agen bis malam juga mempunyai formulir kantor. Formulir kantor adalah
lembaran kertas lepas dengan ukuran tertentu dan dicetak, memuat
kolom-kolom dan uraian, untuk menghimpun informasi atau data yang
diperlukan.
TES FORMATIF 1
1) Isi formulir yang memuat keterangan-keterangan yang telah tetap

merupakan bagian formulir....
A. resmi
B. tercetak
C. terdaftar
D. terbuka
2) Formulir yang berisi keterangan-keterangan yang diisikan pada ruang-

ruang yang tersedia merupakan bagian formulir yang ....
A. terbuka
B. terdaftar
C. berubah
D. tercetak
3) Salah satu kegunaan dari formulir kertas adalah untuk menyederhanakan

pembuatan berkas atau lebih dikenal dengan ....
A. processing
B. filing
C. classification
D. disposisi
4) Formulir membantu menyederhanakan pembuatan berkas baik dari cara

penyimpanan maupun ....
A. uraian
B. keseragamannya
C. penggolongannya
D. sistemnya
5) Agar penggunaan formulir di kantor dapat mengenai sasarannya maka

formulir harus dapat dimanfaatkan secara ....
A. tepat
B. cepat
C. lambat
D. semua salah


Tingkat penguasaan =
Jumlah Soal
• ADPU433 1/MDDUL 5 5.23

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Perancangan dan Pengendalian Formulir
A. PERANCANGAN FORMULIR
Formulir harus didesain sesuai dengan kegunaannya. Pertimbangan

pertama adalah formulir digunakan untuk mengumpulkan atau untuk laporan
informasi. Informasi adalah data yang telah diproses dengan suatu maksud
dan kegunaan sedangkan data adalah fakta dan bentuk kasar. Aturan dasar
desain formulir meliputi:
1. Pelajari maksud dan kegunaan formulir dan mendesainnya dengan
pertimbangan pemakai.
2. Desain formulir sesederhana mungkin; hindari informasi atau data yang
tidak perlu.
3. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau sediakan
definisi; beri nama/tanda semua informasi.
4. Sertakan petunjuk untuk memastikan konsistensi pengumpulan data atau
interpretasi.
5. Bagi item data secara logika, dalam hubungan dengan sumber dokumen
atau dalam susunan penangkapan data; sajikan informasi dalam susunan
yang dapat menarik minat pembaca.
Formulir yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan akan menunjang

efisiensi kerja. Untuk membuat formulir yang sesuai (dapat memenuhi
kebutuhan) calon pengguna maka pada prinsipnya proses pembuatannya
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pembuat formulir mengadakan diskusi (tanya jawab) dengan pejabat
yang meminta formulir bersangkutan.
2. Pembuat formulir mencari/menggali informasi dari pihak terkait
sehubungam dengan formulir yang akan dirancang.
Misal:
a. Memperhatikan pengalaman dan cara kerja mereka.
b. Keterangan/data yang ingin diperoleh atau akan dimasukkan pada
formulir.
c. Cara pemakaian dan penyimpanan formulir, dan sebagainya.
• ADPU433 1/MDDUL 5 5.25
3. Pembuat formulir membuat konsep rancangan formulir beberapa macam

untuk diuji coba dan didiskusikan kembali dengan pihak terkait/calon
pengguna, agar jelas kekurangannya.
4. Pembuat formulir mengadakan penyempurnaan seperlunya, dan meminta
izin memberlakukannya kepada yang berwenang.
Seperti telah dijelaskan dalam Kegiatan Belajar 1, penggunaan formulir

kantor dimaksudkan untuk menghemat waktu dan tenaga sehingga
pelaksanaan pekerjaan kantor menjadi lebih efisien. Dengan demikian, agar
penggunaan formulir kantor tersebut mencapai sasarannya harus diadakan
perancangan (design) tentang model dan bentuk formulir yang sebaik-
baiknya, penggunaan yang setepat-tepatnya dan pengendalian yang
konsisten.
Dalam merancang atau mendesain formulir kantor, hendaknya
diperhatikan asas-asas sebagai berikut.
1. Tentukan dan rumuskan secara tepat maksud atau tujuan penggunaan
formulir kantor tersebut, yaitu dengan memperhatikan pertanyaan dan
pernyataan berikut:
a. Apa tujuan formulir tersebut.
b. Jika terdapat beberapa tujuan, tentukan tujuan yang paling penting.
c. Apakah tujuan itu cukup penting dan cukup lama untuk dibuatkan
formulir khusus.
d. Apakah tujuan tersebut seluruhnya dapat dipenuhi dalam formulir
e. Apakah sudah ada formulir lain yang sedang digunakan dan

diadakan perubahan/tambahan sedikit guna menampung tujuan
tersebut, sehingga tidak perlu dibuatkan formulir baru.
Apabila perlu adanya suatu formulir baru, buatlah desain formulir
tersebut sesederhana mungkin agar mudah dimengerti oleh orang yang
akan menggunakannya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain formulir adalah:
a. Informasi pokok yang diperlukan dan diminta untuk diisi, dimuat di
tengah-tengah kertas sehingga mudah ditemukan dan dibaca.
Apabila formulir itu akan disortir dan disusun menurut abjad nama
maka nama itu harus ditempatkan di pinggir atas kanan atau kiri dan
diberi tanda panah yang mencolok.
C. Jika formulir itu harus disimpan menurut nomor urut maka nomor
itu harus ditaruh di tempat yang strategis, misalnya bagian atas
kanan supaya mudah dicari.
3. Setiap formulir harus diberi nama tertentu dan apabila perlu diberi
nomor kode, seperti formulir yang digunakan oleh Bank, antara lain ada
slip penyetoran tabungan dan slip pengambilan tabungan.
4. Setiap formulir harus mempunyai ukuran tertentu menurut kebutuhan
guna pengisiannya dan penyimpanannya (diadakan standarisasi).
5. Setiap formulir harus dicetak dengan tipe huruf yang jelas dan seragam.
6. Jangan menggunakan garis-garis dan ruang-ruang, terutama yang harus
diisi dengan menggunakan mesin tik.
7. Jangan menggunakan huruf-huruf cetakan yang berwarna, kecuali jika
warna itu mempunyai arti tertentu atau suatu kode tertentu (misalnya
warna merah untuk angka debet nasabah bank).
8. Apabila formulir harus dibuat dalam beberapa rangkap, dapat digunakan
warna kertas yang berlainan, misalnya warna putih untuk yang asli,
warna biru muda untuk lembar kedua, warna merah jambu untuk lembar
ketiga dan warna kuning untuk lembar keempat sebagai arsip.
Selanjutnya, untuk dapat menentukan bentuk formulir kantor yang baik,

perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut.
1. Siapa yang akan diminta untuk mengisi formulir tersebut.
2. Apakah formulir yang diperlukan itu sudah dalam keadaan siap pakai
(ready for use) atau harus diolah lagi.
3. Apakah informasi itu sudah lengkap, atau diperinci lebih lengkap lagi.
4. Apakah dapat diadakan penghematan waktu dan tenaga dengan
menggunakan:
a. Sistem pemasukan satu kali saja (tidak usah dipindahkan ke formulir
lain).
b. Sistem singkatan atau kode nomor (misalnya untuk keterangan
mengenai agama digunakan: Nomor I = Islam, 2 = Protestan, 3 =
Katolik, 4 = Budha. 5 = Hindu).
c. Sistem kotak kosong untuk diberi tanda chek (^).
d. Tata susunan (lay out) yang praktis dan sistematis, sehingga
memudahkan dalam pengisian formulir tersebut.
5. Berapa rangkap/lembar yang diperlukan dalam mengisi formulir
tersebut.
• ADPU433 1/MDDUL 5 5.27
B. PROSES PEMBUATAN FORMULIR
Setiap kantor sebaiknya mempunyai seseorang ahli perancang formulir

(form designer), apakah kepala kantornya sendiri, apakah dari bagian
penelitian dan pengembangan, atau bagian perencanaan.
Pada umumnya proses atau prosedur pembuatan formulir mengikuti
langkah-langkah sebagai berikut.
1. Perancang mengadakan diskusi dengan Kepala Unit yang memerlukan
formulir tersebut.
2. Melakukan wawancara dengan para pegawai yang biasa bekerja dengan
menggunakan formulir, memperhatikan pengalaman mereka dalam
pengolahan, dan penyimpanannya.
3. Perancang memintakan ketegasan lagi dari Kepala Unit yang
memerlukan formulir tersebut dan menentukan tujuan penggunaan
formulir, macam data yang ingin diperoleh, cara pemakaian, dan
pengolahan data yang didapat dan cara penyimpanan formulir tersebut.
4. Perancang membuat desain formulir sebagai contoh dan menunjukkan
kepada kepala unit yang membutuhkan serta kepada para pegawai yang
akan menggunakannya untuk mendapat persetujuan.
5. Setelah memperoleh persetujuan oleh kepala unit dan mendapat
pengesahan oleh kepala kantor yang berwenang, kemudian formulir itu
diberi nomor kode seperlunya untuk selanjutnya dicetak dan
dipergunakan oleh unit yang bersangkutan.
Oleh karena formulir merupakan alat yang penting dalam pelaksanaan

pekerjaan kantor pada umumnya, dan khususnya dalam pengurusan informasi
maka dalam merancang formulir hendaknya dipertimbangkan mengenai
bentuk, panjang atau luasnya ruang (kolom) yang akan diisi, serta besar
kecilnya formulir. Apabila pertimbangan dan perhitungannya kurang maka
dapat menimbulkan pemborosan-pemborosan waktu, tenaga maupun alat
tulis kantor yang dipergunakan. Bahkan dapat pula formulir tidak
bermanfaat.
Dalam mendesain (merancang) bentuk formulir ada beberapa hal yang
harus dipertimbangkan dan diperhitungkan. Pertimbangan yang menyangkut
hal-hal seperti tujuan formulir, informasi (data) yang diperlukan, ukuran,
jumlah kopi yang diperlukan, disebut pertimbangan-pertimbangan
fungsional. Sedangkan pertimbangan yang menyangkut jenis tinta, macam
dan ukuran kertas, jenis huruf dan lain-lain disebut pertimbangan fisik.
Pertimbangan Fungsional
Penentuan tujuan formulir merupakan hal yang penting dalam
menetapkan informasi/data yang diperlukan. Dengan ditetapkannya
tujuan formulir maka ada pedoman untuk menentukan informasi/data
apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan formulir itu. Dalam hal
ini hendaknya diadakan penelitian dan pemikiran yang saksama
mengenai informasi/data yang benar-benar relevan dan diperlukan,
sehingga jangan sampai ada informasi atau data yang diisikan ternyata
tidak ada gunanya atau tidak relevan dengan tujuan formulir itu sen.
Urutan hal-hal yang termasuk dalam formulir hendaknya sesuai dengan
arus pekerjaan yang dimaksud dalam formulir. Hal-hal yang
berhubungan erat satu dengan yang lainnya, hendaknya dijadikan satu
kelompok. Sering kali, dalam formulir dicantumkan petunjuk-petunjuk
untuk membantu orang yang akan mengisi formulir. Petunjuk dimaksud
sebaiknya diletakkan sebelum bagian-bagian dari formulir yang
memerlukan penjelasan tersebut. Hal ini perlu agar petunjuk-petunjuk itu
terbaca sebelum orang yang bersangkutan/pengguna mulai mengisi
bagian formulir tersebut. Dengan demikian, akan mengurangi
kemungkinan kesalahan-kesalahan dalam mengisi formulir.
C. Ruang atau kolom untuk diisi informasi/data hendaknya benar-benar
diperhitungkan panjang atau besarnya agar pengisian dapat dilakukan
tanpa berdesak-desakan. Formulir dapat diisi dengan mesin tulis atau
dengan tulisan tangan. Bila formulir itu diisi dengan tulisan tangan,
hendaknya disediakan ruang yang cukup. Formulir-formulir yang diisi
dengan mesin tulis, garis-garis tulisannya hendaknya disesuaikan dengan
besarnya spasi mesin tulis. Ini untuk mencegah jangan sampai pengisi
harus terus menerus menyesuaikan garis mesin tulis dengan garis dari
informasi/data yang akan diisikan.
Judul dan Nomor formulir hendaknya dijadikan satu. Nomor formulir
dipakai untuk menentukan perbedaan jenis formulir. Umpamanya
formulir lamaran mempunyai nomor yang berbeda dengan formulir
pembelian. Apabila diperlukan dapat memberi nomor tambahan bagi
suatu jenis formulir tertentu. Nomor-nomor yang diberikan dalam suatu
serie sering disebut sebagai nomor-nomor serie. Pemberian nomor ini
akan bermanfaat untuk penyimpanan dan penemuan kembali formulir
itu.
• ADPU433 1/MODUL 5 5.29
e. Jumlah kopi yang diperlukan untuk setiap formulir hendaknya ditetapkan

menurut keperluan dan tujuan formulir. Apabila diperlukan banyak
orang yang mengisi formulir dalam waktu yang hampir bersamaan maka
dapat dicetak multiple copy form atau formulir-formulir dalam kopi
berganda. Jumlah kopi untuk formulir macam ini hendaknya benar-benar
diperhitungkan jangan sampai terlalu banyak kopi. Dalam hal orang-
orang yang akan mengisi itu tidak semuanya dimintakan informasi/data
yang sama maka hendaknya berhati-hati dalam mendesain formulir,
jangan sampai banyak kolom yang kosong karena tidak perlu diisi oleh
sejumlah orang yang mengisi. Sebagai pengganti nomor atau untuk lebih
jelas perbedaan penggunaan formulir, setiap lembar dapat diberi warna
yang berbeda-beda. Formulir yang sudah diisi dan diselesaikan biasanya
di file untuk keperluan referensi pada waktu yang akan datang. Filing
formulir dapat menurut nama, bagian, tanggal, nomor, seri dan
sebagainya. Penunjukan di mana formulir itu di file dapat ditulis pada
formulir itu dan ini disebut "key information". Key information itu
sebaiknya ditulis pada tempat atau bagian yang dapat mempermudah
pencarian formulir di file, dan ini sebaiknya disesuaikan dengan cara
bagaimana formulir itu di file, apakah secara vertikal atau horizontal.
2. Pertimbangan Fisik
Selain pertimbangan secara fungsional terdapat pula pertimbangan-
pertimbangan fisik dalam kaitan dengan pembuatan formulir. Tinta yang
dipilih untuk formulir hendaknya jelas, kontras dengan warna kertas formulir.
Jenis huruf cetak sebaiknya yang menarik atau sedap dipandang mata dan
mudah dibaca.
Untuk menetapkan berat kertas yang akan dipakai, perlu
dipertimbangkan faktor:
a. Jumlah kopi yang diperlukan.
b. Apakah menggunakan karbon untuk tembusannya.
c. Cara mempersiapkan dan menggunakan formulir.
d. Apakah formulir dicetak dalam halaman sebelah menyebelah.
e. Cara formulir itu akan di file.
f. Lamanya formulir disimpan.
Mutu kertas dapat ditetapkan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan

antara lain, lama formulir itu diharapkan akan digunakan, cara menggunakan
formulir itu, bentuk formulir yang diinginkan dan sebagainya. Ukuran kertas
tentu saja ada pengaruhnya terhadap beberapa hal antara lain atas banyaknya
informasi/data yang diperlukan yang akan diisikan ke dalam formulir itu.
Pihak office manager harus mengenal data-data mengenai kertas yang

digunakan untuk membuat formulir. Ketentuan tentang kertas yang akan
dibuat untuk sebuah formulir dapat dilihat dari sifat kertas, yaitu :
a. Berat (Weight)
b. Jenis (Grade)
c. Serat (Grain)
d. Warna (Color)
e. Ukuran (Size)
Sifat dari kertas tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Berat (weight)
Kertas biasanya dijual berdasarkan menurut beratnya (80 gram,
70 gram, dan lain-lain).
Biasanya dalam penggunaan kertas, berat kertas menjadi sebuah ukuran,
berat kertas yang dianjurkan adalah sebagai berikut:
Penggunaan kertas Berat Kertas yang dianjurkan

Legal document 28 pound
Ledgers 24 pound
Letter heads 20 pound
Bila dibuat 1 copy 16 pound
Bila dibuai 5- 8 copy 13 pound
h. Jenis (grade)
Jenis kertas yang mempunyai arti kualitas kertas, dan hal ini didasarkan
atas jenis-jenis bahan yang digunakan dalam proses manufaktur.
c. Serat (grain)
Seperti halnya dengan kayu, kertas mempunyai ciri serat kertas
mempunyai kegunaan untuk mendeterminasi kekakuan kertas, oleh karena
itu, serat kertas sangat penting untuk menjadi ukuran untuk kualitas kertas.
d. Warna (color)
Kemungkinan untuk menggunakan kertas berwarna perlu
dipertimbangkan, dalam hal pembiayaannya, mengingat bahwa kertas
berwarna biasanya lebih mahal dibandingkan dengan kertas yang berwarna
• ADPU433 1/MDDUL 5 5.31
e. Ukuran (size)
Biasanya pabrik kertas menjual kertas menurut ukuran standar sesuai
dengan jenis yang berbeda dan tujuan pemakaian kertas.
Penggunaan kertas Ukuran
Bonds, ledgers, general writing 17”x 22”
Book Paper and offset pages 25”x 38”
Cover Stock 20”x 26”
Newsprint 24”x 36”
Bristol board 221/2” x 281/2”
Satu riem (a ream) merupakan patokan umum untuk kertas, dan satu
riem ini berjumlah kurang lebih 500 helai kertas
C. PENGENDALIAN FORMULIR
Pengendalian formulir perlu dilakukan guna mengatasi ketidakefisienan

penggunaan formulir dalam suatu kantor misalnya, adanya kecenderungan
memperbanyak atau membuat formulir, baik formulir lama atau formulir
baru tanpa menghiraukan informasi yang diperlukan sudah memadai atau
belum, memuat keterangan yang tidak perlu,, atau terlalu banyak membuat
tembusan, sehingga orang yang tidak berkepentingan bisa memperoleh
formulir tersebut. Di samping itu, melalui pengendalian dapat diketahui
adanya penyimpangan sehingga dapat segera diambil langkah yang tepat
untuk mengatasi penyimpangan tersebut.
Pengendalian formulir merupakan metode membatasi, mengarahkan, dan
mengatur penggunaan formulir-formulir kantor. Melalui pengawasan
formulir, seorang manajer kantor berusaha untuk :
1. Menggunakan dan mempertahankan formulir-formulir yang perlu
2. Mengusahakan agar formulir-formulir yang diperlukan didesain dengan
tepat, guna memberikan bantuan terbesar dengan biaya terendah.
3. Menghasilkan formulir-formulir yang dibutuhkan dengan proses yang
paling tepat.
4. Mendistribusikan formulir-formulir kepada pihak yang berhak
menerimanya berdasarkan alasan-alasan tertentu.
5. Mempelajari intisari formulir yang diusulkan atau formulir-formulir
yang direvisi.
6. Meninjau kembali secara periodik semua formulir-formulir yang sedang
dipergunakan agar sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Pengendalian formulir adalah kegiatan secara teratur dan terus menerus

untuk:
1. Mencegah jangan sampai ada formulir yang digunakan tidak
2. Mencegah jangan sampai ada formulir yang di rubah tanpa persetujuan
sebelumnya.
3. Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa
sepengetahuan/perselujuan yang berwenang.
4. Agar pekerjaan rutin tidak diubah tanpa rencana sehingga formulir tidak
diubah secara mendadak.
Agar penggunaan formulir kantor dapat dilaksanakan secara efektif dan

efisien maka perlu ditetapkan pedoman tentang pengendalian formulir kantor
seperti berikut.
1. Penetapan seorang pejabat sentral yang berwenang dan bertanggung
jawab atas semua formulir kantor yang beredar serta penggunaannya.
Pejabat tersebut mungkin kepala bagian perencanaan atau kepala Sub-
Bagian Perancangan formulir.
2. Kepada semua pejabat diinstruksikan untuk tidak mengubah atau
mengadakan tambahan pada formulir-formulir yang beredar atau
membuat formulir baru, tanpa melalui pejabat sentral yang ditunjuk
sebagai form supervisor tersebut.
3. Pejabat form supervisor mempelajari, menganalisis, mengecek semua
formulir yang diusulkan, apakah memenuhi syarat-syarat teknis seperti:
ukuran, mutu kertas, berat kertas, tala susunan isi formulir, kolom-
kolom, garis-garis, huruf dan angka, serta hal-hal lain yang dianggap
perlu guna standarisasi.
4. Mencegah jangan sampai ada formulir kantor yang tidak digunakan
5. Melakukan peninjauan secara terus-menerus apakah terdapat formulir
yang dapat digabungkan dengan formulir lain untuk efisiensi dan
penyederhanaan, apakah diperlukan perubahan/lambahan pada formulir
yang sudah ada, apakah terdapat formulir yang sudah tidak diperlukan
lagi dan sebagainya. Pokoknya diadakan usaha-usaha untuk lebih
menyempurnakan penggunaan formulir kantor dalam rangka
peningkatan efektivitas dan efisiensi pekerjaan kantor.
• ADPU433 1/MDDUL 5 5.33
Pengendalian formulir kantor menurut Winardi dapat dilakukan yaitu

sebagai berikut:
1. Sentralisasi
Pada setiap perusahaan seorang yang berwenang harus diangkat sebagai
kepala pengendalian formulir-formulir. Dalam banyak kasus orang ini adalah
manajer kantor. Manajer kantor harus memiliki otoritas untuk membeli
formulir-formulir, mempelajari formulir, menyetujuinya atau menolak
formulir apapun juga di dalam lingkungan perusahaan/organisasi.
Guna mensentralisasi formulir-formulir maka tindakan-tindakan berikut
perlu dilakukan:
a. Umumkan kepada semua pegawai dan terangkan kepada mereka adanya
unit yang mengendalikan formulir-formulir, fungsi-fungsinya, dan
otoritasnya, dan nyatakan siapa pemimpinnya.
b. Bekukan semua “aktivitas-aktivitas dalam bidang formulir pada status
quo-nya”. Umumkanlah bahwa setiap penambahan, perubahan atau
pembelian harus dirundingkan, dan disetujui oleh unit yang
mengendalikan formulir-formulir.
c. Kumpulkanlah sedikit-sedikitnya dua buah kopi setiap formulir kantor
yang digunakan di dalam lingkungan perusahaan/organisasi. Simpanlah
sebuah kopi di dalam arsip sentral untuk formulir
d. Buatlah sebuah daftar terperinci mengenai semua formulir yang
menunjukan nomor formulir, dan cantumkanlah nama leveransir (apabila
formulir tersebut dibeli dari luar). Sebaiknya digunakan sebuah kode
sederhana untuk identifikasi formulir. Pengaturan yang memuaskan
terdiri dari sejumlah nomor yang terdiri dari sebuah nomor untuk
kelompok departemental dan nomor formulir, ditambah dengan huruf-
huruf yang menunjukan type serta jumlah formulir, misalnya :
C Menunjukan kartu (= Card)
E Menunjukan amplop (Ênvelope)
P Menunjukan ala (= Pad)
S Menunjukan Sheet tunggal (=Sheet)
T Menunjukan Label (=Tag)
X Menunjukan hal kontinu
A Menunjukan 25 sheet atau sets
B Menunjukan 50 sheet atau sets
C Menunjukan 100 sheet atau sets
Contoh:
1) F7-33 PC menunjukan formulir pada departemen 7 nomor formulir
33 yang disedikan dalam jumlah (alas) sebayak 100 sheet.
2) F9-45 PC menunjukan formulir pada gedung 9 nomor formulir 45
yang disediakan dalam jumlah 9 (alas) sebayak 100 sheet.
e. Buallah daftar mengenai semua prosedur kantor yang perlu di dalam
lingkungan perusahaan.
f. Klasifikasikanlah dan berilah tanda-tanda kepada semua formulir-
formulir sesuai dengan prosedur dimana mereka digunakan
2. Analisis
Tindakan penting kedua dalam pengendalian formulir yaitu analisis.
Setiap formulir perlu dianalisi guna mendelerminasi apakah hal tersebut
dapat:
a. Dieliminasi/dihapuskan
b. Dikombinasi dengan formulir lain
c. Diperbaiki
Pekerjaan ini penting sekali karena bagian terbesar dari penghematan

pada kantor adalah pengurangan jumlah formulir yang kembali lagi akan
menyebabkan timbulnya pengurangan pada kebanyakan operasi-operasi lain.
Dalam hal menganalisis sebuah formulir perlu ditekankan pertimbangan-
pertimbangan fungsional. Tepatnya formulir yang memenuhi syarat-syarat
kerja konsisten dengan manajmen efisien adalah sangat penting.
Pertimbangan-pertimbangan tersebut berguna bagi orang yang memimpin
pengendali formulir untuk bertemu secara terpisah dengan masing-masing
kepala departemen, dan mendiskusikan saran-saran perubahan, atau
peniadaan formulir yang digunakan pada departemennya. Pertemuan seperti
ini selanjutnya dapat diikuti oleh pertemuan-pertemuan kelompok untuk
semua kepala-kepala departemen, guna memutuskan perubahan-perubahan
yang dilakukan dalam formulir-formulir yang mempengaruhi lebih dari
sebuah departemen.
3. Standarisasi
Tindakan penting terakhir pada pengendalian formulir adalah
standarisasi. Sebuah formulir harus menjadi standar, bila setelah dilakukan
• ADPU433 1/MDDUL 5 5.35
penelitian secara mendalam dipastikan bahwa formulir tersebut adalah yang

paling cocok dengan kebutuhan-kebutuhan perusahaan/organisasi.
Formulir-formulir yang distandarisasi memberikan uniformitas,
stabilitas, dan kontinuitas terhadap usaha-usaha pengendalian formulir.
Formulir yang di standarisasikan membantu dalam pengukuran hasil serta
mengusahakan agar hasil-hasil tersebut lebih optimal dan memuaskan.

1) Formulir kantor dimaksudkan untuk menghemat waktu dan tenaga.

Dengan demikian, formulir itu perlu dirancang sedemikian rupa. Coba
jelaskan apa saja yang perlu diperhatikan dalam merancang formulir
kantor!
2) Untuk mendapat suatu formulir yang baik ada beberapa hal yang perlu
dipertimbangkan. Jelaskan langkah-langkah apa saja yang perlu
dipertimbangkan!

RAN G KU MAN
Formulir dipergunakan untuk mempermudah mengumpulkan data

dan menghemat waktu dan tenaga. Untuk itu, formulir perlu dirancang
secara khusus agar tujuan diadakan formulir itu tercapai. Memang ada
beberapa kantor yang menggunakan formulir yang sudah baku (standar)
namun tidak tertutup kemungkinan ada revisi apabila dirasakan formulir
tersebut tidak atau kurang memenuhi tujuan seperti yang diharapkan.
Untuk itu, dalam merancang atau mendesain formulir kantor perlu
diperhatikan beberapa asas yang dapat dijadikan masukan.
TES FDRMATIF 2
Pilihlah paling tepat!
1) Dalam merancang formulir kantor selain bentuk, model, dan penggunaan

yang tepat, perlu juga dipikirkan pengendalian suatu formulir yang ....
A. konsisten
B. baku
C. beragam
D. kualitatif
2) Setiap formulir harus memiliki ukuran tertentu menurut kebutuhan

dalam pengisian, maupun dalam ....
A. perancangan
B. penyimpanan
C. pengendalian
D. pengawasan
3) Dalam menentukan bentuk formulir kantor yang baik, perlu juga

mempertimbangkan apakah informasi yang diperlukan harus diolah lagi
atau sudah....
A. form disigner
B. standar
C. ready for use
D. kualitatif
Untuk memudahkan pengisian dipikirkan segi tata

susunan yang sistematis dan ....
A. baku
B. siap pakai
C. lengkap
D. praktis
5) Penentuan tujuan formulir merupakan salah satu pertimbangan dalam

mendesain formulir secara...
A. fisik
B. fasilitatif
C. fungsional
D. struktural
• ADPU433 1/MDDUL 5 5.37


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
Tes Formatif I
D B. Bagian formulir yang tercetak merupakan keterangan-keterangan
yang tetap.
2) Bagian yang berubah adalah bagian dari formulir yang harus diisi
dengan keterangan-keterangan tertulis.
3)
penyimpanannya.
4) D. Penyederhanaan pembuatan berkas terutama ditinjau dari segi cara
penyimpanan maupun sistemnya.
5) A. Tepat karena formulir harus mengenai sasarannya.
Tes Formatif 2
D A. Agar penggunaan formulir kantor tersebut dapat mencapai
sasarannya maka perlu dipikirkan model yang tepat, penggunaan
yang tepat, dan pengendalian formulir yang konsisten.
2) B. Ukuran formulir perlu diperhatikan karena menyangkut aspek
penyimpanan.
3)
yang diperlukan itu sudah siap (ready for use) atau belum.
4) D. Tata susunan (lay out) dari kartu formulir kertas sebaiknya
sistematis dan praktis.
5) C. Penentuan tujuan formulir merupakan salah satu pertimbangan
dalam mendesain formulir secara fungsional.
• ADPU433 1/MDDUL 5 5.39
Daftar Pustaka
Atmosudirdjo, P. (1979). Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran.


Cahaya.
Littlefield., C.L. (1978). Office Operations Manajement. New Jersey:

Prentice Hall.
Soedjadi, F.X. (1990). Organization and Methods, Penunjang Berhasilnya

Manajemen. Jakarta: Haji Mas Agung.
Winardi. (1990). Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Mandar Maju.

Bandung
http://zakiakartikautami.blog.ugm.ac.id/2011/05/07/aturan-dasar-desain-
formulir/
http://books.google.co.id/books?id=pOPD009z668C&pg=PA110&lpg=PAl
10&dq=pengertian+pengendalian+formulir&source=bI&ots=j9C-
HALTv&sig=c3zN3_zjoUQtStGl-
UIWxyUhZlg&hl=id&sa=X&ei=CHYXT-
i0G6GziQetmtnmAw&ved=0CCsQ6AEwAg#v=onepage£q=pengertian
%20pengendalian%20formulir&f=false
Modul 6
Korespondensi
PENDAHULUAN
iry» egiatan surat menyurat atau korespondensi pada suatu organisasi dapat
diibaratkan sebagai denyut nadi organisasi. Bila kegiatan surat
menyurat pada suatu organisasi terhenti berarti kegiatan organisasi secara
keseluruhan ikut berhenti.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain, baik atas nama sendiri
ataupun atas nama jabatannya dalam organisasi. Dengan demikian, surat
membawa informasi, pernyataan atau pesan yang dapat berupa
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, anggaran, dan
sebagainya.
Agar informasi yang diberikan mempunyai kekuatan hukum serta
menjamin kelangsungan informasi maka diperlukan suatu pedoman
persuratan yang mengatur hal tersebut.
Dalam modul ini akan diuraikan tentang pengertian, fungsi surat, syarat-
syarat surat, macam-macam surat, langkah-langkah dalam menyusun surat,
pedoman dalam menyusun isi surat, kualifikasi surat menyurat, bentuk-
bentuk surat, pembuatan surat, serta mengurus dan mengendalikan surat.
1. Kegiatan Belajar 1 membahas tentang Pengertian, Tujuan, Fungsi,
Syarat-syarat Surat, Langkah-Langkah, Bagian-bagian, dan Bentuk-
Bentuk Surat;
2. Kegiatan Belajar 2 membahas tentang Macam-Macam surat, serta
mengurus dan mengendalikan surat
Secara umum setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan mampu

mengelola surat kedinasan dengan benar.
Secara khusus, selelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan mampu

I. menjelaskan fungsi surat dengan tepat
2. menjelaskan syarat-syarat surat dengan benar
3. menjelaskan langkah-langkah dalam menyusun surat dengan tepat
4. membedakan bentuk-bentuk surat dengan benar
5. membual surat kedinasan dengan benar
6. mengurus dan mengendalikan surat dengan benar
Selamat Belajar!
• ADPU433 1/MODUL 6 6.3
Kegiatan Belajar 1
Pedoman Dalam Pembuatan Surat
A. PENGERTIAN KORESPONDENSI
Korespondensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi

dengan menggunakan surat sebagai alat. Komunikasi dalam arti luas
merupakan proses penyampaian pendapat, pesan atau lambang yang
mengandung pengertian antarperseorangan atau golongan. Dari uraian
tersebut maka dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensi merupakan
salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan sering kali dilakukan
dalam tugas sehari-hari.
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi maka unsur kerja sama baik
ke dalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya. Agar kerja sama
tersebut dapat dilaksanakan dengan baik maka perlu adanya komunikasi.
Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh suatu organisasi,
yaitu dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui surat.
Apabila seorang pimpinan harus menyusun sendiri korespondensinya
sampai dengan hal yang sekecil-kecilnya, tentu akan menyita waktu
pimpinan tersebut. Pimpinan cukup mendiktekan pokok isi surat saja,
sedangkan penyusunan selanjutnya sampai kepada pengetikannya dapat
diserahkan kepada staf/pegawai lainnya, termasuk pula kepada siapa
tembusan, alamat, dan lampiran perlu disampaikan.
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Dengan demikian,
jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar
tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, perlu diusahakan agar dapat
membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan
dapat mempengaruhi citra organisasi.
Bentuk komunikasi tertulis lainnya yang sering digunakan selain surat,
adalah memo, laporan, dan lain-lain. Untuk membantu memperlancar
komunikasi tertulis maka prinsip yang harus diterapkan adalah 7C, yaitu;
1. Completeness (lengkap).
2. Conciseness (ringkas).
3. Cons idem t ion (pert imbanga n).
4. Concreteness (konkret).
5. Courtesy (sopan).
6. Correctenes (benar).
7. Clarity (mudah).
B. FUNGSI SURAT
Secara umum fungsi surat sebagaimana tercermin dalam rumusan

pengertiannya adalah sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
pesan atau informasi, akan tetapi secara khusus fungsi surat adalah sebagai
berikut:
1. Wakil dari Pengirim/Penulis
Surat sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan
bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas
pengirimnya
2. Bahan Pembukti
Sebagai bukti tertulis hitam di atas putih terutama surat-surat perjanjian
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
Surat sebagai pedoman kerja seperti surat keputusan atau surat instruksi,
surat sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat
dilihat lagi jika diperlukan untuk pengambilan keputusan.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi.
Sebagai alat bukti yang dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti
sejarah seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan
suatu instansi, yuridis, dan administratif
5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)
C. SYARAT-SYARAT SURAT YANG BAIK
Bila Anda menulis sepucuk surat, hendaknya memenuhi syarat-syarat

surat yang baik. Apalagi bila Anda menulis surat dinas. Surat dinas sebagai
sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan format yang menarik,
tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat, adab dan
takzim. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat
teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan
seenaknya menurut keinginan penulis. Selanjutnya, surat dinas diusahakan
tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan
menjemukan. Sebaliknya, surat yang singkat merupakan suatu keuntungan.
Kemudian, bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.5
ditangkap dan unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan predikat dinyatakan
dikatakan adab jika pernyataan yang diungkapkan itu sopan dan simpatik,
tidak menyinggung perasaan si penerima. Selain itu, surat harus bersih dan
necis. Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri
kedinasan, dan harus ada keseragaman pola bentuk.
Surat yang baik harus
1. Objektif.
2. Sistematis susunan isi surat.
3. Singkat, tidak bertele-tele.
4. Jelas kepada siapa, dari mana, tentang apa.
5. Lengkap isinya.
6. Sopan.
7. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas,bentuk surat,ketikan dan
sebagainya).
Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang telah

diutarakan maka penulisannya pun perlu memenuhi syarat yaitu;
1. Menguasai permasalahannya.
2. Menguasai bahasa tertulis.
3. Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.
D. SYARAT DASAR BAGI PENULIS SURAT
Untuk membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang baik dan
dapat berfungsi secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas,
penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar
sebagai berikut:
1. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan dalam surat.
2. Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan.
3. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima.
4. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan
pembaca.
5. Pengetahuan tentang teknik korespondensi.
Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat dalam hal-
hal tertentu; mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari
pembacanya.
E. LANGKAH-LANGKAH TEKNIS PENULISAN SURAT
Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki adanya informasi yang

terlewat, tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya.
Sebaliknya, tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya
termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan. Oleh
karena itu, apabila pertimbangan telah bahwa komunikasi melalui
surat adalah yang paling tepat maka langkah teknis yang berikutnya adalah:
1. Penegasan penulisan pokok surat.
2. Pengumpulan data/informasi.
3. Perkiraan tentang pembaca.
4. Penyusunan draf atau konsep.
5. Penyelesaian.
Semakin sering menulis surat, seseorang semakin terbiasa dengan

langkah-langkah tersebut di atas.
Untuk hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis
mengandung informasi yang relatif sama berulang kali, biasanya dibuat
formulir atau surat isian.
F. BAGIAN-BAGIAN SURAT
Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu
surat adalah formalnya. Hal yang dimaksud dengan format surat dinas adalah
tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Anda tentu telah memahami
sebagai berikut:
1. Kepala surat (Heading, letter head) dengan fungsi sebagai:
a. Alat pengenal (identitas).
b. Alat pemberian informasi.
c. Iklan, pada kantor-kantor tertentu.
ADPU433 1/MDDUL 6 6.7
2. Tanggal surat, berfungsi sebagai

a. Referensi.
b. Alat pemberian informasi.
c. Iklan, pada kantor-kantor tertentu.
3. Nomor surat, berfungsi sebagai
a. Alat petunjuk bagi petugas filling.
b. Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada
suatu periode tertentu.
c. Penunjuk unit asal surat.
d. Referensi.
e. lampiran
4. Lampiran;
Sebutkan berapa banyak halaman yang dilampirkan/ disertakan (bukan l
berkas proposal).
5. Sifat surat;
a. Dinas
b. Niaga
c. Pribadi
6. Hal atau perihal berfungsi sebagai
a. Referensi.
b. Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan.
c. Petunjuk bagi petugas filling
7. Alamat dalam, berfungsi sebagai;
a. Petunjuk bagi petugas filling
b. Ke mana surat harus disampaikan
c. Alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela.
8. Kalimat pembuka;
Tanda pt akan dimulai. Tidak digunakan dalam surat resmi.
9. Isi surat;
Memberi uraian materi pokok dan subyek-subyek lainnya.
10 . Kalimat penutup;
Tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak surat
resmi.
11 . Nama jabatan (penutup surat);
a. Identitas penanggung jawab.
b. Petunjuk bagi petugas filling.
12 . Nama dan NIP penanda tangan;
13. Tembusan;
Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi
surat tersebut.
14. Initial;
Adalah kode nama (singkatan nama) pembuat konsep dan pengetik,
digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi
kekeliruan.
Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing.

Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan ditentukan oleh masing-
masing organisasi. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian-
bagian surat serta teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat
keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan, dan digunakan sebagai
pedoman. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh
penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan. Untuk instansi-
instansi pemerintah, pedoman umum tentang penggunaan dan teknik
pengetikan bagian-bagian surat ini dimuai dalam Keputusan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 tahun 1993 tentang Pedoman
Tata Persuratan Dinas.
Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam format tertentu yang
biasa disebut juga dengan istilah “style’’.
G. BENTUK-BENTUK SURAT
Bentuk atau‘S’fy/e ” surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh

organisasi yang bersangkutan. Untuk instansi pemerintah, bentuk surat sudah
ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Tata Persuratan Dinas.
Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana
keputusan MENPAN No 71 Tahun 1993, di lingkungan organisasi atau
perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat berikut.
1) Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style)
2) Format Balok yang diubah (Modified Block Style)
3) Format Setengah Balok (Semi Block Style)
4) Format Sederhana (Simplified)
5) Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indenlied Style)
6) Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf)
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.9
Beberapa pola bentuk surat tersebut di atas dapat Anda cermati pada
gambar berikut.
Kepala Surat
Gambar 6.1.
Format Surat Full Block
Gambar 6.2.
Format Surat Modified Block
• ADPU433 1/MODUL 6 6.11
Gambar 6.3.
Format Surat Semi Block
Gambar 6.4.
Format Surat Simplified
• ADPU433 1/MODUL 6 6.13
Gambar 6.5.
Format Surat Resmi I
Gambar 6.6.
Format Surat Surat Resmi II
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.15
Kepala Surat
Gambar 6.7
Format Surat Resmi (KEPMENPAN 71/1993)
Kepala Surai
Gambar 6.8.
Format Surat Menggantung (Hanging Paragraf)
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.17
II. PENGGUNAAN BAHASA DALAM SURAT DINAS
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar

surat dikatakan baik adalah jelas dan sopan. Hal itu akan dapat dicapai kalau
kita menggunakan bahasa yang praktis. Maksud bahasa praktis adalah:
1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis
surat.
2. Kata yang dipergunakan ; sederhana, umum, bukan kala daerah / kala
asing dan lain-lain.
Di samping keharusan mempergunakan bahasa praktis, keberhasilan
suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat, gaya
bahasa sangat dipengaruhi oleh dua faktor yaitu:
1. Kedudukan penulis surat lerhadap yang dikirimi surat.
2. Persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat, misalnya: instruksi,
pemberitahuan, permohonan dan sebagainya.

1) Apakah yang dimaksud dengan korespondensi?
2) Apa saja tujuan umum surat?
3) Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas!
4) Jelaskan langkah-langkah dalam teknis penulisan surat!
5) Jelaskan bagian-bagian surat!
6) Jelaskan bentuk-bentuk surat!

latihan, tersebut ada dalam materi Kegiatan Belajar 1. Apabila Anda merasa
Dalam suatu organisasi yang besar, komunikasi lisan antara pejabat

yang satu dengan yang lain atau antara alasan dengan bawahan tidak
selalu dapat terjadi setiap saat. Untuk itu, diperlukan adanya komunikasi
tertulis yang berisi data, instruksi ataupun perintah dengan melalui surat
sehingga lalu lintas kerja dapat berjalan dengan lancar. Akan tetapi, surat
tersebut harus memuat informasi yang objektif, sistematis, singkat,
jelas, lengkap isinya, sopan, dan wujud fisik yang menarik. Supaya
syarat-syarat surat terpenuhi maka dalam pembuatan surat harus melalui
langkah-langkah teknis penulisan surat, dan dalam menulis surat
terdapat berbagai macam pilihan format.
TES F □ R M A TI F 1_____________________________________
1) Surat yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut, kecuali....

A. objektif
B. subjektif
C. Sistematis
D. jelas
Surat merupakan wakil dari si pengirim, bahan bukti, alat pengukur

kegiatan organisasi, sarana memperpendek jarak. Hal ini merupakan ....
A. fungsi surat
B. syarat-syarat surat
C. tujuan surat
D. prinsip surat
Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi
surat, ini merupakan bagian surat berupa ....
A. initial
B. tembusan
C. nama jabatan
D. perihal
4) Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan merupakan

bagian surat berupa....
A. initial
B. tembusan
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.19
C. nama jabatan
D. perihal
5) Untuk dapat membuat surat yang baik dan berfungsi dengan baik secara
umum maupun secara khusus maka penulis surat perlu memiliki
kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut, kecuali....
A. penguasaan materi yang akan di komunikasikan,
B. penguasaan bahasa terutama bahasa tulisan
C. penguasaan pikiran dan perasaan penerima
D. penguasaan bahasa terutama bahasa lisan

Anda terhadap materi Kegiatan Belajar l.

Jumlah Soal

80- 89% = baik
70 - 79% = cukup
<70% = kurang

belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Macam-macam Surat, Pengurusan dan

Pengendalian Surat
A. MACAM SURAT
Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan Anda,

marilah kita cermati macam/jenis berbagai segi, misalnya:
1. Menurut wujudnya
a. Kartu pos
b. Warkat pos
c. Surat bersampul
d. Memorandum dan nota
e. Telegram
f. Surat pengantar
2. Menurut tujuannya
a. Surat pemberitahuan
b. Surat perintah
c. Surat permintaan
d. Surat peringatan
e. Surat panggilan
f. Surat susulan
g. Surat laporan
h. Surat keputusan
i. Surat perjanjian
j. Surat penawaran, pesanan dan lain-lain
3. Menurut sifat isi dan asalnya
a. Surat dinas
b. Surat niaga
c. Surat pribadi
d. Surat yang isinya masalah sosial
4. Menurut jumlah penerima
a. Surat biasa
b. Surat edaran
c. Surat pengumuman
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.21
5. Menurut keamanan isinya

a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia
c. Surat biasa
6. Menurut urgensi penyelesaiannya
a. Surat sangat segera
b. Surat segera
c. Surat biasa
7. Menurut prosedur pengurusannya
a. Surat masuk
b. Surat keluar
8. Menurut jangkauannya
a. Surat intern
b. Surat ekstern
B. PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN SURAT
Pengurusan dan pengendalian surat pada suatu kantor merupakan

kegiatan yang penting dalam suatu kantor. Pengorganisasian pengurusan
surat di suatu kantor berbeda dengan kantor lainnya. Pengurusan dan
pengendalian surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar
yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian dan
pemrosesan lebih lanjut.
Pada kantor yang kecil, pengurusan surat dapat diurus oleh seorang
petugas saja yang merangkap tugas lainnya sedangkan pada kantor yang
besar, dengan volume pekerjaan tinggi, pengurusan surat dapat
diselenggarakan oleh suatu bagian khusus, yaitu oleh bagian arsip/ekspedisi.
Tujuan pengurusan dan pengendalian surat supaya surat dapat dengan cepat
dan tepat sampai kepada alamat yang dituju, atau pengolah.
1. Pembagian Surat
Berdasarkan urgensi penyelesaiannya, surat dapat dibagi menjadi:
a. Surat penting: surat yang isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak
lanjut, menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang
dapat menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan, kelembagaan,
kepegawaian, keuangan, dan kebendaan.
b. Surai biasa atau rutin: surat yang isinya tidak mengikat, tidak
memerlukan tindak lanjut dan bila surat termaksud hilang, informasinya
dapat diperoleh dari sumber lain.
c. Surat rahasia surat yang menurut isi maupun sifatnya memerlukan
perlindungan karena jika bocor akan dapat menimbulkan kerusakan/
kerugian besar, mengurangi atau menyulitkan pelaksanaan langkah-
langkah berikutnya.
2. Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali

Pengurusan surat dapat diselenggarakan dengan menggunakan:
a. Buku Agenda
Pencatatan surat dengan buku agenda dilakukan oleh kantor yang belum
menerapkan kartu kendali. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat
dipisahkan dengan menggunakan Buku Agenda surat masuk dan Buku
Agenda surat keluar, yang biasanya dibedakan pula tahunnya.
h. Kartu Kendali
Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut Sistem
Kearsipan Pola Baru.
Kartu Kendali adalah helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-
kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk
mengendalikan surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti
buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3
atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor.
Keterangan atau kolom yang diperlukan dalam Kartu Kendali maupun
Buku Agenda adalah:
D Tanggal diterimanya surat (masuk) atau dikirimnya surat (keluar).
2) Nomor urut surat.
3) Asal surat (perusahaan, perorangan) untuk surat masuk dan alamat yang
dituju (kepada) untuk surat keluar.
4) Perihal surat
5) Isi ringkas surat
6) Tanggal surat (yang tercantum pada surat)
7) Lampiran (sebut macam dan jumlah lampiran)
8) Nomor dan kode surat
9) Pengolah surat
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.23
a) Untuk Surat Masuk: Unit/bagian fungsional yang bertanggung

jawab atau ditunjuk untuk memproses tindak lanjut/penyelesaian
masalah dari surat bersangkutan.
b) Untuk Surat Keluar: Unit/bagian yang bertanggung jawab atas isi
surat atau yang membuat konsep surat.
10) Catatan atau keterangan koloni untuk mencatat hal-hal lain yang
dianggap perlu, misal: disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk
diproses.
11) Paraf: kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat.
Sebagai perbandingan, dalam sistem lama (menggunakan buku agenda)

dan sistem kartu/sistem kearsipan pola baru (menggunakan kartu kendali)
PERBANDINGAN ANTARA
Sistem Lama (Buku Agenda) Sistem Baru (Kartu Kendali)
1. Buku Agenda sukar untuk 1. Kartu kendali di file.
di file.
2. Sarana penemuan kembali, 2. Sarana: Indeks mudah diingat.
nomor/kode surat, sukar di
ingat.
3. Pengaturan arsip dengan 3. Karena pernyataannya baik,
peralatan, sukar diterapkan. vertikal file dapat terwujud, dan
dapat disesuaikan dengan calon
pengguna.
4. Buku agenda tidak fleksibel, 4. Kartu kendali fleksibel,
tunjuk silang tidak dapat tunjuk silang dapat diterapkan.
diterapkan.
3. Pengertian Istilah
Istilah yang digunakan dalam proses pengurusan dan pengendalian surat,
di antaranya adalah:
a. Unit Kearsipan: Satuan kerja yang mempunyai tugas pokok mengelola
arsip. Unit kearsipan dapat terdiri dari penerima surat, pencatat surat,
pengarah surat, dan penata/penyimpan surat.
b. Unit Pengolah: Satuan kerja yang melaksanakan salah satu fungsi
organisasi.
C. Tala Usaha Unit Pengolah: Unsur unit pengolah yang selain

melaksanakan tugas ketatausahaan, juga mengelola kearsipan di unitnya
sendiri.
d. Pengolah Surat: Petugas atau pegawai yang berada di unit pengolah dan
bertugas mengolah/memproses/melaksanakan instruksi atau disposisi
sesuai dengan isi surat.
C. Lembar Disposisi ialah Lembar untuk menuliskan disposisi atau
instruksi sebagai pengganti penulisan disposisi di atas surat.
4. Prosedur Pengurusan Surat Penting Masuk dengan Menggunakan

Kartu Kendali
a. Penerima Surat
Tugas penerima surat adalah:
D Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran
alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada
pengirim.
2) Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit
pengolah/narna pejabat).
3) Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.
4) Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada
lampirannya). Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.
5) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, di balik
surat atau pada sampul surat untuk surat tertutup.
b. Pencatat Surat
Tugas pencatat surat adalah:
1) Surat penting dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang
digunakan sesuai dengan kebutuhan sebanyak-banyaknya rangkap
3 (tiga) dengan warna yang berbeda untuk memudahkan
pengendalian.
Misal: pulih (lembar I)
kuning (lembar II)
merah (lembar 111)
2) Kolom: kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu kendali
dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh pengarah. Kemudian,
surat beserta 3 (tiga) kartu kendali diteruskan kepada pengarah surat.
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.25
c. Pengarah/Pengendali Surat
D Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana
surat akan disampaikan.
2) Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat
mana yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-
surat mana yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah.
3) Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi, adalah
surat-surat berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan
kebijaksanaan-kebijaksanaan dan hal-hal lain yang ditentukan oleh
pimpinan.
4) Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin
disampaikan langsung kepada pengolah.
Tugas pengarah/pengendali surat adalah:

1) Menerima surat penting dengan 3 lembar kartu kendali (dari
pencatat surat).
2) Mengontrol kebenaran pengisian kartu kendali, dan mengisi kolom:
kode dan masalah/indeks, serta pengolah yang dikosongkan oleh
pencatat (dikhawatirkan pencatat tidak dapat mengisi kolom tersebut
dengan tepat).
3) Surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/Lcmbar 11 dan III)
diteruskan ke unit pengolah.
4) Kartu kendali (putih/lembar I) disimpan oleh pengarah dalam kotak
kartu kendali sebagai alat pengendali surat.
Catatan: Kartu kendali (putih/lembar I) setelah dikumpulkan selama 1

tahun, dijilid dan fungsinya adalah sebagai ’’buku agenda” dalam sistem
Unit Pengolah (Unit Kerja)

Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu:
1) Pimpinan unit pengolah.
2) Tata usaha unit pengolah.
3) Pengolah surat/pelaksana sesuai dengan disposisi dari pimpinan.
Tata Usaha Unit Pengolah bertugas:

1) Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II
dan lembar III).
2) Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali kuning/
lembar II dikembalikan ke penata surat (setelah dilihat parafnya oleh
pengarah surat).
3) Kartu kendali (merah/lembar III) disimpan untuk sementara oleh
Tata Usaha unit pengolah, kemudian surat yang telah dilengkapi
lembar disposisi rangkap 2 (dua) diserahkan pada unit pimpinan
pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan.
Pimpinan Unit Pengolah bertugas:

1) Menulis disposisi/instruksi pada lembar disposisi yang telah
disediakan oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah.
2) Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi yang
telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke Tata Usaha unit Pengolah.
e. Penata Arsip/Penyimpan/Arsiparis
Penata Arsip bertugas:
D Menerima kartu kendali (kuning/lembar II) yang telah diparaf oleh
petugas Tata Usaha unit pengolah dan telah dilihat parafnya oleh
pengarah, serta menyimpannya dalam kotak kartu kendali (sebagai
bukti bahwa surat masih ada pada unit pengolah/sedang diproses).
2) Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha unit
Pengolah, dan menukar kartu kendali (kuning/lembar II) dengan
kartu kendali (merah/lembar III).
3) Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai
kode.
4) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.
5. Prosedur Pengurusan Surat Penting Keluar (Penggunaan Kartu

Kendali)
Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan, dan dapat pula
dilakukan oleh unit pengolah asal kartu kendali (putih/lcmbar I) dan kartu
kendali (kuning/lembar II) bila perlu dua lembar, diserahkan ke unit
kearsipan, agar unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang, dan telah
diproses di unit pengolah.
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.27
a. Unit Pengolah
Tugas Tata Usaha unit Pengolah :
1) Mengisi kartu kendali rangkap 3.
2) Kartu kendali (merah/lembar III) ditinggal di Tata Usaha unit pengolah
3) Kartu kendali (putih dan kuning/lembar 1 & II), beserta surat asli dan
tembusan diserahkan ke peneatal (unit arsip)
b. Pencatat
Tugas pencatat:
D Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali.
2) Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan sampul/
amplopnya (bila belum ada) dan diteruskan ke bagian ekspedisi untuk
dikirim ke alamatnya.
3) Kartu kendali (putih/Lembar I) disampaikan ke pengarah untuk disimpan
dan berfungsi sebagai kartu kontrol.
4) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali
(kuning/lembar II) yang telah diparaf dikembalikan ke unit pengolah
supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat.
5) Kartu kendali (kuning/lembar II) tadi akhirnya diserahkan ke penata
arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.
Catatan:
Tembusan surat dapat pula disimpan di penata arsip pada unit kearsipan
(tergantung kebijaksanaan yang ditetapkan organisasi tersebut).
Berikut ini adalah bagan prosedur pengurusan surat, dengan
menggunakan kartu kendali dan lembar pengantar, yang dapat dijadikan
sebagai dasar pertimbangan atau perbandingan untuk melaksanakan
pengurusan surat pada unit atau kantor tempat Anda bekerja.
Bagan 6.1.
Prosedur Pengurusan Surat Penting Masuk (Menggunakan Kartu Kendali)
UNIT KEARSIPAN
Unit Pengolah
Penerima Surat Peocatat Surat Pengarah Surat Penala Surat
Surai Surat Surat

Penting Penting Prrtng
(ETERANGAh
.1.11 • KmIii Kfr-.lrt
Pada pelaksanaan atau kenyataannya, bila keadaan memungkinkan,

maka penerima, peneatat, pengarah, dan penata surat dapat dirangkap oleh
satu orang.
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.29
Bagan 6.2.
Prosedur Pengurusan Surat Penting Keluar
(Menggunakan Kartu Kendali)
Kdlarar^n: A“3uruh»i
T « Tamlwsiri
IJI.H = Kartu kendjll
6. Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Masuk

Penanganan surat biasa (rutin) masuk, prosesnya lebih sederhana. Sarana
pencatatan surat biasa adalah menggunakan lembar pengantar surat biasa.
a. Pencatat bertugas:
1) Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatatnya
dalam lembar pengantar rangkap dua.
2) Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit
pengolah.
3) Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah.
b. Unit Pengolah bertugas:

1) Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua.
2) Menyimpan lembar pengantar II.
3) Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat di unit kearsipan.
4) Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan
surat kepada pengolah/pelaksana.
Bagan 6.3.
Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Masuk
Krteringan: I i IH Lrrrtor Pcnoznbr
7. Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Keluar

a. Unit Pengolah bertugas:
1) Mencatat surat biasa keluar dalam 2 lembar pengantar.
2) Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit
kearsipan.
b. Pencatat bertugas:
1) Memasukan surat asli dalam sampul setelah distempel dan
meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
2) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit
pengolah dengan disertai lembar pengantar II.
3) Menyimpan lembar pengantar I di pencatat sebagai bukti
penyampaian.
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.31
Bagan 6.4.
Prosedur Penggunaan Surat Biasa (Rutin) Keluar
8. Prosedur Pengurusan Surat Rahasia Masuk

Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua)
dan disampaikan pada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.
Bagan 6.5.
Prosedur Pengurusan Surat Rahasia Masuk
Ketc'arxjan: I & II ■ Lembar pengantar

• ADPU433 1/MODUL 6 6.33
Bagan 6.6.
Contoh Kartu Kendali
Tgl.
INDEKS ! No. Urut MiK Kode
Kl Ringkas:
Lampiran :
Dari : Kepada: 1
Tanggal : No, Surat:
Pengolah : Paraf:
Catalan :
- 1Smn
Bagan 6.7.
Contoh Lembar Pengantar Surat Rutin
LEMBAR PENGANTAR SURAT RUTIN

UNIT TANGGAL Jam pnnyampafan
HIIMIIIVtlll «IHMHIVIIt MHIVIIIIvniWIHI l|H V|l
No TANGGAL KETERANGAN
ASAL SURAT tSI RINGKAS
Urut NOMOR
Tanggal:
Jumbh DfTERWA:___
llriiran • 1ft t Wrm

Bagan 6.8.
Lembar Pengantar Surat Rahasia
LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA

UNIT PENGOLAH: _ Disampokan jam:
Mo. Tanggal
ASAL 5URAT KETERANGAN
Urut Ncmof
Dhalw Jan
Tanda Tangan Peramu
Nan» Terang e
Ikrnmn • 1A r Wrm
Bagan 6.9.
Contoh Surat Pengantar
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.35

1) Jelaskan prosedur pengurusan surat penting masuk dengan menggunakan

kartu kendali!
2) Jelaskan prosedur pengurusan surat penting keluar dengan menggunakan
kartu kendali!
3) Jelaskan prosedur pengurusan surat biasa masuk dengan menggunakan
kartu kendali!
4) Jelaskan prosedur pengurusan surat biasa keluar dengan menggunakan
kartu kendali!

RANGKUMAN
Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari,manusia tidak terlepas

dari saling memberikan informasi baik secara lisan maupun secara
tertulis. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi
informasi tidak berhadap-hadapan dengan penerima informasi. Kegiatan
tersebut disebut korespondensi dan berkomunikasi dengan surat.
Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah
mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang
diharapkan. Jadi, surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan atau informasi. Oleh karena itu, penulis surat harus
memenuhi syarat baik dalam teknik penulisan maupun dalam langkah-
langkah penulisan surat. Dalam menulis surat terdapat berbagai macam
pilihan format/s/y/e/gaya.
FDRMATIF 2
I) Yang termasuk jenis surat menurut wujudnya adalah ....

A. dinas
B. niaga
C. pribadi
D. pengantar
Yang termasuk jenis surat menurut sifat isi dan asalnya adalah
A. dinas
B. perintah
C. permintaan
D. peringatan
3) Yang termasuk jenis surat menurut prosedur pengurusannya adalah ....

A. masuk
B. biasa
C. edaran
D. pengumuman
4) Satuan kerja yang terdiri dari penerima surat, pencatat surat, pengarah
surat dan penata/penyimpan surat disebut dengan istilah ....
A. unit kearsipan
B. penerima surat
C. pencatat surat
D. pengarah surat
Unsur unit pengolah selain melaksanakan tugas ketatausahaan, juga

mengelola kearsipan di unitnya sendiri, disebut dengan istilah ....
A. unit kearsipan
B. penerima surat
C. pencatat surat
D. tata usaha unit pengolah

• ADPU433 1/MODUL 6 6.37

Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
<70% = kurang

belum dikuasai.
Tes Formatif I
D B. Subjektif bukan merupakan ciri dari syarat-syarat surat yang baik.
2) A. Fungsi surat.
3) B. Tembusan.
4) D. Perihal.
5) D. Penguasaan bahasa terutama bahasa lisan bukan syarat yang harus
dimiliki oleh seorang penulis surat.
Tes Formatif 2
D D. Surat dinas, surat niaga, surat pribadi merupakan jenis surat menurut
sifat isi dan asalnya.
2) A. Surat perintah, surat permintaan, dan surat peringatan merupakan
jenis surat menurut tujuannya.
3) A, Surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman merupakan jenis
surat menurut jumlah penerimanya.
4) A. Penerima surat, pencatat surat, pengarah surat merupakan unit ke
arsipan.
5) D. Tata usaha unit pengolah.
• ADPU433 1/MDDUL 6 6.39
Daftar Pustaka
Atmosudirdjo, Prayudi, (1982). Kesekretariatan dan Administrasi

Perkantoran, Jakarta: Ghalia Indonesia.

Cahaya.
_______ .(1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.

Jakarta: Visimedia.
_______ . (1997). Administrasi Perkantoran Modern. Bandung: Mandar

Maju.
_______ . (2002). Tata Laksana Kantor. Bandung: Mandar Maju.
Republik Indonesia, Lembaga Administrasi Negara. (1987). Buku Pelajaran

Pengetahuan Perkantoran, Buku I, II, III, Jakarta
_______ , Lembaga Administrasi Negara. (2003). Buku Pelajaran

Pengetahuan Perkantoran, Buku I, II, III, Jakarta.
Sedarmayanti. (1990). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi

_______ . (1996). Tata Kerja dan Produktivitas Kerja Suatu Tinjauan Dari
Aspek Ergonomi dan Kaitan Antara Manusia dengan Lingkungan
_______ . (2009). Dasar-Dasar Pengetahuan tentang Manajemen

Modul 7
Penulisan Laporan
PENDAHULUA N______________________________________
aporan merupakan alat komunikasi kepada atasan dalam sebuah

organisasi baik organisasi pemerintah, maupun organisasi swasta.
Laporan yang baik merupakan pendorong atau perangsang untuk melakukan
tindakan dan perbaikan atau peningkatan kualitas kegiatan kantor.
Kualitas data dari suatu laporan sangat menentukan kualitas keputusan
yang diambil oleh pimpinan. Oleh sebab itu, pimpinan yang berfungsi
sebagai pengambil keputusan memerlukan data yang objektif. Organisasi
merupakan sistem dan bentuk hubungan antara wewenang dan tanggung
jawab, antara atasan dan bawahan demi tercapainya tujuan yang sudah
ditetapkan dengan cara yang paling efisien.
Jadi, dari uraian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa laporan
mempunyai arti yang sangat penting dalam kehidupan organisasi. Tujuan
atau penggunaan laporan hendaknya ditetapkan dengan jelas sebelum
memulai menulis laporan tersebut. Hal ini penting karena tujuan atau
penggunaan laporan merupakan pedoman dalam menyusun laporan itu
Dalam modul ini akan diuraikan tentang pengertian Laporan, fungsi
Laporan, Syarat-syarat Laporan, Langkah-langkah pokok dalam pembuatan
laporan, sistematika Laporan serta Laporan manajerial
Modul ini terdiri dari 2 (dua) kegiatan belajar, yaitu:
1. Kegiatan Belajar 1 membahas tentang Tata Cara Pembuatan Laporan;
2. Kegiatan Belajar 2 membahas tentang Laporan Manajerial.
Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan mampu membuat

laporan aktivitas kantor dengan benar.
Secara khusus, setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan mampu

1. menjelaskan pengertian laporan dengan tepat;
2. menjelaskan fungsi laporan dengan tepat;
3. menjelaskan syarat-syarat laporan berkualitas dengan tepat;
4. merinci langkah-langkah dalam pembuatan laporan dengan benar;
5. membuat laporan aktivitas kantor dengan benar.
Selamat Belajar!
• ADPU433 1/MDDUL 7 7.3
Kegiatan Belajar 1
Tata Cara Pembuatan Laporan
A. PENGERTIAN LAPORAN
Laporan dalam bahasa Inggris adalah report, berasal dari bahasa Latin
portare yang berarti membawa atau mengangkut. Awalan (prefix) “re” berarti
kembali, maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan
penelitian, maka setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil
penelitian tersebut.
Pengertian dasar laporan adalah menyajikan fakta secara objektif dan
tulus. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai
peristiwa yang terjadi. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu
penulisan laporan yang baik. Artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan
yang memiliki bentuk sistematis, penalaran jelas, dan mengikuti bahasa
dengan kritis.
Secara umum laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi
secara tertulis dan lisan, sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks
administrasi, laporan adalah pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan
fungsi setiap satuan organisasi.
Menurut E Zaenal Arifin, dalam bukunya bahasa yang lugas dalam
laporan teknis, laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan
atau suatu kegiatan. Pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan
tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. Menurut Prayudi
Atmosudirdjo, laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan
data-informasi. Laporan sebagai salah satu produk kantor diperlukan oleh
pimpinan organisasi.
Charles E. Redfield mengemukakan bahwa laporan adalah segenap
hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu
pihak ke pihak lain, disebut juga sebagai administrative communication
(komunikasi administrasi). Laporan ini merupakan salah satu unsur penting
dari lata hubungan administrasi.
Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa
laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data/informasi.
Laporan juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat
beberapa kesimpulan dan rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan
yang telah diselidiki. Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan berkaitan

dengan suatu penyelidikan, pengamatan, pendengaran, penelitian dari suatu
keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang relevan. Selanjutnya,
data/informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. Oleh karena
laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan maka laporan dapat
digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu.
Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Pada umumnya laporan
mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan sebagai berikut:
1. Mengatasi masalah.
2. Mengambil keputusan.
3. Mengetahui perkembangan dan kemajuan.
4. Mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan.
5. Menemukan teknik-teknik baru.
Setelah melakukan kegiatan maka sudah seharusnya dilakukan proses

pelaporan atas kegiatan yang telah dilakukan. Secara hakikat, laporan
merupakan suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses data, hasil
dari suatu penelitian, atau hasil dari riset terhadap suatu masalah. Laporan
sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan salah satu
alat untuk melaksanakan kegiatan dalam perencanaan, pengendalian,
pengawasan, dan pengambilan keputusan. Di samping itu, laporan memiliki
fungsi sekunder, yakni sebagai bahan acuan dan data pembanding di masa
yang akan datang.
Tepat tidaknya suatu keputusan yang diambil oleh pimpinan tergantung
dari tepat tidaknya data yang diperoleh. Jadi, kualitas data dari suatu laporan
sangat menentukan kualitas keputusan yang diambil oleh pimpinan. Oleh
sebab itu, pimpinan yang berfungsi sebagai pengambil keputusan
memerlukan data yang objektif. Organisasi merupakan sistem dan bentuk
hubungan antara wewenang dan tanggung jawab, antara atasan dan bawahan
demi tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan dengan cara yang paling
efisien. Hubungan antara atasan dan bawahan, antara unit kerja yang satu
dengan unit kerja lainnya dalam organisasi dapat terlaksana dengan efisien
apabila antara atasan dan bawahan, antara unit kerja dalam organisasi
tersebut terdapat kerja sama dan saling pengertian yang sebaik-baiknya.
Karena pentingnya kerja sama dan saling pengertian dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi maka hubungan atau komunikasi perlu diatur
atau ditetapkan secara melembaga sehingga mewujudkan suatu jaringan
• ADPU433 1/MODUL 7 7.5
hubungan yang tetap dalam organisasi. Dengan demikian, dapat pula

dilaksanakan sistem informasi yang teratur dalam organisasi yang
bersangkutan, yang dapat menggunakan jaringan hubungan tersebut.
Alat untuk menyampaikan informasi bermacam-macam bentuknya,
antara lain: surat keputusan, surat perintah, surat edaran, pengumuman,
memorandum, laporan dan sebagainya.
Untuk menyampaikan informasi, laporan merupakan salah satu alat yang
resmi dalam sistem administrasi. Jadi, dari uraian tersebut dapat ditarik
kesimpulan bahwa laporan mempunyai arti yang sangat penting dalam
kehidupan organisasi. Tujuan atau penggunaan laporan hendaknya ditetapkan
dengan jelas sebelum memulai menulis. Hal ini penting karena pengertian
tentang tujuan atau penggunaan laporan merupakan pedoman dalam
menyusun laporan itu.
Laporan dibuat berdasarkan kenyataan dan tidak berdasarkan prasangka.
Tujuan laporan jangan sampai mengacau pemikiran pembaca dengan
menggunakan kalimat atau pernyataan yang bersifat emosional. Tujuan
laporan adalah untuk memberi tahu kepada pembaca tentang keadaan atau
masalah yang sebenarnya. Hendaknya jangan ada prasangka dalam
menyatakan fakta dari laporan termaksud.
Laporan hendaknya dibuat seringkas mungkin. Pada umumnya,
pimpinan mempunyai banyak kesibukan, dan tidak mempunyai waktu untuk
membaca sampai selesai suatu laporan. Laporan yang panjang memberikan
kesempatan kepada orang lain untuk mengadakan berbagai kecaman terhadap
penulisnya. Laporan yang panjang disebabkan terlalu memberi tekanan
kepada masalah kecil dan hal yang tidak ada hubungannya dengan masalah
pokok, atau mungkin disebabkan adanya perencanaan yang kurang baik. Dan
laporan yang panjang sering kali membuat bosan si pembaca.
Dalam menulis laporan, kalimat hendaknya dibuat secara jelas.
Kejelasan dalam menulis kalimat dapat dicapai dengan cara mengurangi
panjang kalimat, membubuhkan landa baca dengan menggunakan perkataan
yang sederhana serta mudah dimengerti.
Penyusun laporan harus selalu diberi waktu yang cukup untuk
melakukan pekerjaannya dengan baik. Penting jarak waktu antara
pengumpulan data untuk laporan dengan ditulisnya laporan, hendaknya tidak
terlalu lama. Apabila jarak waktu ini terlalu lama maka fakta yang
dikemukakan dalam laporan menjadi sedikit gunanya atau tidak berguna lagi.
Penyusunan laporan hendaknya selalu mengikuti urutan yang logis. Ada
banyak cara menyusun laporan. Kadang-kadang penulis laporan bebas untuk

memilih format bagi laporan yang akan disusunnya. Ada kalanya format
laporan telah ditentukan standarnya.
Berdasarkan pemaparan tadi maka dapat disimpulkan hal-hal yang
sangat penting dan harus diperhatikan dalam penyusunan laporan yang baik
yaitu sebagai berikut:
1. Laporan hendaknya dibuat berdasarkan kenyataan dan tidak berdasarkan
prasangka.
2. Tujuan laporan jangan sampai mengacau pemikiran pembaca dengan
menggunakan kalimat atau pernyataan yang bersifat emosional.
3. Tujuan laporan adalah untuk memberi tahu kepada pembaca tentang
keadaan atau masalah yang sebenarnya. Hendaknya jangan ada
prasangka dalam menyatakan fakta dari laporan termaksud.
4. Pendapat penulis hendaknya jelas dan dapat dibedakan dari fakta
objektif.
5. Fakta yang dikemukakan dalam laporan hendaknya teliti dan ada
hubungannya dengan persoalan.
6. Laporan hendaknya dibuat seringkas mungkin.
7. Pada umumnya pimpinan banyak kesibukan, dan tidak mempunyai
waktu untuk membaca sampai selesai suatu laporan.
8. Laporan yang panjang memberi kesempatan kepada orang lain untuk
mengadakan berbagai kecaman terhadap penulisnya.
9. Laporan yang panjang mungkin disebabkan oleh terlalu memberi
tekanan kepada masalah kecil dan hal yang tidak ada hubungannya
dengan masalah pokok, atau mungkin disebabkan oleh adanya
perencanaan yang kurang baik.
10. Laporan yang panjang sering kali membosankan pembaca.
11. Dalam menulis laporan, kalimat hendaknya dibuat secara jelas.
12. Kejelasan dalam menulis kalimat dapat dicapai dengan cara mengurangi
panjangnya kalimat, membubuhkan tanda baca dengan tepat, dan
menggunakan perkataan yang sederhana serta mudah dimengerti.
Pada dasarnya, laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran

tentang apa (what) yang telah terjadi, di mana (where), bilamana (when),
mengapa (u7?y) hal itu terjadi, siapa (who) yang bertanggung jawab terhadap
kejadian tersebut, dan bagaimana (how) kejadiannya.
• ADPU433 1/MDDUL 7 7.7
B. FUNGSI LAPORAN
Laporan yang tepat akan mempunyai peranan penting bagi organisasi.

Apabila dirinci, maka fungsi laporan adalah sebagai berikut.
L Peranan Laporan dalam organisasi
Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu organisasi.
Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back) sehingga
pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang
telah dibuat. Di samping itu, laporan juga sebagai alat manajerial dalam
melaksanakan tugas dan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan
keputusan, pengawasan, dan pengendalian.
2. Peranan Laporan dalam Administrative Communication

Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis
yaitu sebagai berikut.
(l. Pertanggungja waban dan penga wasan/pengendalian
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/
petugas kepada alasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan
kepadanya. Dari laporan itu, seorang atasan akan meneliti tentang
pelaksanaan lugas dan fungsi oleh pejabat yang bersangkutan.
b. Penyampaian informasi
Sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya bahwa laporan merupakan
alat untuk menyampaikan informasi.
c. Bahan pengambilan keputusan

Untuk keperluan pengambilan keputusan, seorang pimpinan memerlukan
data dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil.
Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke
semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat
di dalam organisasi.
d. Mal pembina kerja sama

Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja
sama. Saling tukar informasi, saling pengertian, dan koordinasi antara atasan
dan bawahan sangat mendukung kerja sama yang baik.
e. Alat pengembangan cakrawala wawasan

Dengan saling tukar informasi maka pengetahuan kita sebagai pelaksana
atau pimpinan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru.
Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.
C. SYARAT-SYARAT KUALITAS LAPORAN
Agar laporan dapat bermanfaat maka setiap laporan harus memenuhi

syarat kualitas sebagai berikut.
1. Laporan Harus Benar dan Objektif

Subjek laporan mungkin berbeda-beda, namun apapun subjeknya
laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima laporan. Di samping itu,
agar laporan dapat memenuhi fungsinya maka laporan harus memuat
informasi yang benar dan objektif. Ini berarti bahwa informasi yang
dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang
akan dikemukakan. Kebenaran dan objektivitas dari informasi penting karena
tepat dan kurang tepatnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak
tergantung kepada kualitas dari laporan yang diterimanya.
2. Laporan Harus Jelas dan Cermat

Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin
banyak sekali. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat
laporan dalam menentukan data yang harus dimasukkan untuk bahan
penyusunan laporan. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada
hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan
persoalan dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas. Dalam
menyusun laporan, pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada
kedudukan pembaca/penerima laporan, serta menggunakan pandangan
pembaca. Maksudnya bahwa ia sendiri harus mengerti baik materi, susunan
kalimat maupun istilah yang digunakan dalam laporan.
Pembuat laporan harus pula menghindari penggunaan kala atau istilah
yang ia sendiri kurang memahaminya, la hendaknya mengusahakan
menggunakan istilah dan kata yang sederhana, tetapi jelas maksudnya.
Apabila kedua hal termaksud diperhatikan dan dilaksanakan maka hal ini
akan menjamin fungsi laporan.
• ADPU433 1/MODUL 7 7.9
3. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran

Perlu disadari bahwa penerima laporan, seperti pimpinan, mungkin
terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapinya sehari-hari.
Hendaknya diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan
untuk menelaah lebih dalam laporan yang diterima. Oleh karena itu, laporan
yang diterima uraiannya jangan terlalu panjang.
Laporan harus diusahakan singkat, tepat, padat, dan jelas serta langsung
mengenai permasalahannya.
4. Laporan Harus Lengkap

Sebagai sarana untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan maka
laporan harus dikemukakan secara lengkap. Kelengkapan suatu laporan
banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisasi data
yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan. Penyajian dalam
bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih
lengkap kalau ditunjang dengan penyajian data yang lengkap dan menarik,
misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya. Oleh karena itu,
laporan yang lengkap harus:
a. Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.
b. Uraiannya tidak memberikan kesempatan terhadap timbulnya masalah
atau pertanyaan baru.
c. Disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya.
Laporan harus lengkap dan objektif, artinya laporan tidak dibuat-buat,

tidak dikarang semaunya dan tidak di rekayasa berdasarkan kira-kira.
Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat
dipertanggungjawabkan.
5. Laporan Harus Tegas dan Konsisten

Uraian yang dikemukakan hendaknya tidak kontradiktif antara bagian
laporan yang satu dengan bagian lainnya. Keterangan yang dilaporkan harus
tetap, artinya pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya
dalam keadaan dan situasi apapun.
Konsisten, tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang
dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk
kalimat.
6. Laporan Harus Tepat pada Waktunya

Laporan dibuat dan disampaikan pada dasarnya untuk menanggulangi
suatu masalah yang perlu segera penyelesaiannya. Oleh karena itu, ketepatan
waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Pembuatan laporan
harus diusahakan secepat-cepatnya dan disampaikan kepada pimpinan. Tidak
tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif
yang baru harus diambil ataupun follow-upnya akan mengalami
keterlambatan. Hal ini memberikan akibat negatif pada organisasi.
7. Laporan Harus Tepat Penerimaannya

Karena pimpinan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas
yang telah diberikannya, dan di lain pihak bawahan ingin mengetahui/
mendapatkan tanggapan dari atasan karena laporannya serta bagaimana
tindak lanjutnya maka laporan harus benar, sampai pada yang memintanya.
Laporan yang tidak sampai kepada alamatnya berarti menyasar kepada yang
tidak berhak membacanya maka banyak segi-segi negatif sebagai akibatnya
antara lain: kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah tidak
ada nilainya lagi, dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan
bersangkutan.
Mengingat syarat kualitas laporan sebagaimana lelah disinggung
sebelumnya maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan sebagai
berikut:
a. Menguasai masalah yang akan dilaporkan.
b. Mempunyai minat/kesanggupan, objektif, teliti, di samping ia harus pula
analitis, kooperatif dan "open-ininclecr.
c. Menggunakan bahasa tertulis yang baik.
d. Menggunakan kata dan istilah yang sederhana, jelas, dan mudah
dimengerti.
D. LANGKAH-LANGKAH POKOK DALAM PEMBUATAN

LAPORAN
Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat digunakan

sesuai dengan kegunaannya (fungsinya) maka laporan harus disusun secara
tepat. Laporan dapat disusun secara tepat apabila prosedur atau langkah-
langkah yang dilakukan dalam penyusunannya tepat pula.
• ADPU433 1/MODUL 7 7.11
Langkah pokok atau prosedur yang harus ditempuh dalam pembuatan

laporan antara lain adalah sebagai berikut:
1. Menentukan perihal (subjek). Ini dilakukan dengan maksud:
a. Agar hal yang akan dilaporkan terang dan jelas.
b. Agar dapat membatasi diri (tidak melakukan penyimpangan).
c. Agar dapat memenuhi keinginan pihak yang akan menerima
laporan.
d. Agar mempermudah pengumpulan data.
2. Mengumpulkan data.
Data yang diperlukan dalam penyusunan laporan dapat segera
dikumpulkan, misalnya:
a. Surat Keputusan dan landasan yuridis lainnya.
b. Skema atau struktur organisasi.
c. Data kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan, pemasaran.
d. Rencana/program kerja.
e. Notulen rapat.
f. Grafik, tabel.
g. Rumusan tugas, job description.
h. Buku pedoman kerja dan sebagainya.
Bahan laporan tersebut dapat diperoleh dari sumber primer (primary
resource) maupun dari sumber sekunder (secondary resource).
Sumber-sumber primer (primary resource), meliputi data dari:
a. Hasil wawancara.
b. Hasil diskusi
c. Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionnaire)
d. Hasil observasi langsung
Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data dari:

a. Perpustakaan dan dokumentasi.
b. Statistik.
c. Almanak.
d. Buku harian.
e. Laporan.
f. Hasil riset.
Pengumpulan data dapat dilakukan dengan menggunakan:

a. Metode Observasi.
b. Metode Angket.
c. Metode Interview.
3. Mengklasifikasikan Data.
Data yang telah dikumpulkan melalui cara pengumpulan seperti tersebut
di atas agar dapat dipergunakan dengan baik, sistematis, dan tepat harus
diadakan pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya. Pengklasifikasian
ini berguna dalam rangka:
a. Menyusun sistematika laporan.
b. Menentukan data yang perlu dimasukkan untuk dianalisis dan data
mana pula yang dapat ditingkatkan atau tidak perlu dimasukkan,
serta data mana yang cukup disertakan sebagai lampiran saja.
c. Mempermudah penentuan koreksi antara data yang satu dengan data
lainnya, dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisisnya.
4. Evaluasi dan Pengolahan Data.

Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana telah diuraikan maka
dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan (analisis) data.
5. Membuat Kerangka Laporan

Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa pada dasarnya laporan
dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang yang telah terjadi, di
mana, bilamana, mengapa, dan bagaimana hal itu terjadi, serta siapa
yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. Pada garis
besarnya laporan mencakup:
a. Deskripsi keadaan secara aktual, termasuk antara lain penyajian
mengenai:
1) Tujuan laporan.
2) Latar belakang informasi menyangkut objek yang dilaporkan.
3) Landasan yuridis yang bertalian dengan objek tersebut.
4) Data statistik.
b. Analisis terhadap objek yang dilaporkan, meliputi antara lain:
1) Pendekatan yang diperlukan.
2) Asas yang dipergunakan.
3) Teknik dan model matematika yang digunakan.
• ADPU433 1/MODUL 7 7.13
Inventarisasi, klasifikasi, tabulasi, dan evaluasi data.

5) Penemuan scbab-akibat.
6) Pengarahan jalan keluar.
c. Saran mencakup:
1) Penentuan pemecahan
2) Pengarahan implementasi
3) Kesimpulan
4) Penutup.
d. Ringkasan (summary)
Untuk laporan penelitian, ringkasan biasanya ditempatkan di depan,
yaitu sebelum pendahuluan. Cara ini dimaksudkan agar yang
berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh gambaran yang
menyeluruh tentang hal yang tercakup dalam laporan.
c. Lampiran dan daftar kepustakaan.
Masalah yang dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalam
kerangka laporan. Gambaran umum tentang kerangka laporan antara
lain adalah sebagai berikut.
Bab I. Pendahuluan.
Pendahuluan bermaksud mengantarkan pembaca kepada isi laporan.
Jadi, pendahuluan memuat antara lain: latar belakang masalah, apa sebab
laporan dibuat, apa maksud penulisan, apa perihal yang akan dibahas,
dan sebagainya.
Pada umumnya, pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub, antara lain:
A. Maksud dan tujuan dari laporan.
B. Masalah pokok yang dilaporkan.
C. Pendekatan dan sistematika laporan.
Bab II. Batang Tubuh Laporan.

Bagian ini merupakan bagian terpenting dari laporan karena pada bagian
ini terungkap segala data yang telah diolah. Batang tubuh laporan dapat
dikelompokkan ke dalam beberapa bab sesuai dengan keperluan. Untuk
laporan yang kurang dari 20 lembar. Pemecahan batang tubuh laporan ke
dalam bab-bab tidak diperlukan. Biasanya, judul subbab ditempatkan
pada bagian kiri. Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi
dengan bagan, diagram, tabel, gambar dan sebagainya, sepanjang hal itu
merupakan bagian dari pembahasan. Tetapi kalau bagan dan yang lain-
lain itu hanya sebagai pelengkap saja, cukup dimasukkan pada bagian
lampiran.
Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan, pada
umumnya berisi uraian tentang:
A. Data pelaksanaan kegiatan.
B. Fakta tentang tujuan yang telah dicapai
C. Masalah yang dihadapi.
D. Pembahasan atau analisis masalah.
Setelah diuraikan dan ditunjukkan faktanya kemudian dianalisis,
maksudnya diuraikan sebab timbulnya masalah yang mengarah kepada
pemecahan masalah (belum pemecahan masalah).
Bab III. Kesimpulan.

Kesimpulan adalah hal yang besar, butir penting garis besar dalam
penyajian bab sebelumnya. Perlu diingat bahwa, masalah tidak
disimpulkan, yang disimpulkan adalah fakta, sedangkan masalah adalah
untuk dipecahkan.
Bab IV. Saran.

Saran adalah semacam pengobatan atau langkah yang akan dijalankan
untuk pemecahan masalah, baik dalam waktu dekat maupun untuk
jangka panjang. Saran silatnya harus dinamis dan dasarnya dari yang
disajikan tetapi boleh juga dari yang di luar penyajian.
Bab V. Lampiran, Sumber Bahan.

Suatu lampiran mempunyai dua tujuan:
*. Bahan yang disajikan sebagian telah disinggung dalam batang tubuh
laporan, dianggap perlu oleh pembuat laporan untuk dibaca
seluruhnya oleh pihak berkepentingan.
*. Bahan yang dijadikan laporan, semula direncanakan ke dalam tubuh
laporan, mengingat panjangnya lampiran, dan dikhawatirkan dapat
mengganggu kontinuitas pembacaan, terpaksa dimasukkan sebagai
lampiran.
Dari batang tubuh laporan haruslah dibuat penunjuk (reference) kepada

nomor lampiran yang bersangkutan, seperti Lihat Lampiran I, lihat lampiran
II, dan sebagainya.
• ADPU433 1/MODUL 7 7.15
E. SISTEMATIKA LAPORAN
Di samping materi laporan harus memenuhi persyaratan sebagaimana

telah diuraikan pada syarat laporan maka penulis laporan harus
memperhatikan sistematika penyajian dan materi termaksud. Sistematika
penyajian laporan adalah pembidangan atau pengelompokan materi yang
disajikan.
Sistematika penomoran laporan pada umumnya yang dikenal atau
dipergunakan, di antaranya adalah:
1. Sistem desimal (digit system)
2. Sistem gabungan angka dan huruf.
fl
i:r>rx>:h biszm Ucsfn?. •s
•* • ■ •’U1 ir • M
J& ».«-H
N ?• i.?
DWTAR151
•»
I . 1 ifihnim
i ' ft
■ S IÔANTAf.
1
‘i. r.
i ■ ■..to- VJ
..'AT -*. < APiF. {_'k> M.w: •.
- 7 K,
I . I
L
7.
I I 2 ^-a
1 •
I I4< MJ .’.H tu.i.i?,' ■
> ■
' F ► '■/ T'

!.!. .Musocto ltuaalipian r i..-.
<'JII
^}^’\
£f
u.. MwiIjIi l'^k L-ixr.m...............

I J : <?. ftilil.tall
S-- ’ * V"» • .
'» •' '
•r •W4
W
r II
2J. ItJlJiutj--.;; I• • •. »• ■ ■ *
'III I' :i:: 1,4 tn, lllij’i «FT
-■» 1 II , i'.TT
wftcW. . TA
*1 '• 2' ■ • ................................... b
U.’
* • *. r * i* I i. P
J.
WAL.'il.'.U BAN L-i?.l IA l’LJJ JCAtlAJO'A I
.* I Mu- *'
/rci.: 1 ..........
;>,2 ILilnA: taa.liiiiii'.:............................
• -I I
*.A. I .. . . •«.. ,1* . ..
-i • •*-R ■ j-I’ • • • • ?• fl<■<*•-• Ht'MJK* ■ r’ V» B

'/
* J-42 'i- 7 •
.. •. .. •jiJiWWLA
i 1
I
4 ’19 • - \ Jv 4
A
T
* e’*
Cuileb SdFcm VANirf.nn Angka ihr lbrul
DAFTAR ISI
HuLnran
KATA PENGAN TAR
DAM AR TABEL (jib adnj
DAFTAR LAMPIRAN ijika ada)
I, PFNDAHUUJAN
a. Maksud dan J'jjuao Lapur&i
B. Ma$aU> Pckok laporan
C. Sistematika Penulisan
II KENYATAAN YANG ADA
A. Kedudukan
B Tjwu Pckok dan Fungsi
t. ,„.«..5..................... „..
III. MASALAH DAN USAHA PEMECAHANNYA

A Mnvlah yang Dihadapi
n I .’s ain Ptio.viluuinva
1 ....... ...............
-s
£. I I I I I I I I I !»•»•«••• ••••■ •••
li •••••<•••••••••• •« .«•••••
*
•
I) ......... .............
al
dai. bcic.-ujuiya
F. CARA PENGETIKAN UNTUK LAPORAN
1. Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto atau A4

2. Batas pengetikan
a. Margin kiri 4 cm
b. Margin kanan 3 cm
c. Margin atas 2,5 cm (dihitung dari penulisan nomor halaman)
d. Margin bawah 3 cm
• ADPU433 1/MODUL 7 7.17
e. Untuk halaman pertama untuk tiap-tiap bab (halaman yang memakai

bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas) 5 cm
3. Bab dan subbab dan rinciannya
a. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua, juga tanpa
garis bawahnya.
b. Subbab diketik di alas pinggir (margin kiri) dengan huruf besar
semua juga tanpa garis bawah.
c. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan baris di
atasnya.
4. Jarak pengetikan bab, subbab dan rinciannya
a. Bab dan subbab 4 spasi
b. Subbab dan kalimat di bawahnya 2,5 spasi
c. kalimat dan rincian subbab dan seterusnya 2,5 spasi
5. Pengetikan kalimat
a. Alinea baru diketik pinggir sebaris di atasnya dengan jarak 2,5 spasi
dengan baris di atasnya.
b. kutipan lebih dari 3 baris diketik satu spasi dan seterusnya diketik
menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama dan 4 ketukan
untuk baris berikutnya) dari baris di atasnya tanpa diberi tanda petik
c. semua petikan harus diberi nomor di belakangnya dan nomor
tersebut harus diletakkan Yi spasi di atas huruf
d. catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus sama
dengan nomor kutipan di atasnya, sedangkan jarak antara
pengetikan 2 cm pada bagian bawah adalah :
1) baris terakhir dari kata-kata dalam teks, atau
2) kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari catatan kaki
6. Penomoran halaman
a. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul, kata pengantar,
dan daftar isi memakai angka Romawi kecil dan diketik di sebelah
lengah bawah lepat pada margin bawah atau sedikit di bawahnya.
Contoh: huruf Romawi kecil i, ii, iii dan seterusnya.
b. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka latin dan
diketik pada batas pinggir margin kanan atas : 1, 2, 3, 4, 5, 6 dan
seterusnya.
c. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab diketik di
bagian tengah bawah tepat pada margin bawah atau sedikit di
bawahnya
Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor halaman

pertama dari tiap bab.

1) Coba Anda jelaskan apa yang dimaksud dengan laporan!
2) Coba Anda jelaskan fungsi-fungsi laporan!
3) Coba Anda jelaskan syarat-syarat laporan!
4) Coba Anda perhatikan laporan yang ada di kantor Anda atau laporan
yang sering Anda jumpai. Jelaskan apa kegunaannya!
Untuk dapat menjawab latihan di atas, eoba Anda pelajari materi

RANGKUMAN
Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi

yang memberikan gambaran tentang apa, di mana, bilamana, mengapa
dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut.
Dengan demikian, laporan mempunyai fungsi yang cukup penting,
sehingga laporan perlu mempunyai syarat-syarat yang benar dan
objektif, jelas, dan cermat, langsung mengenai persoalan, tegas dan
konsisten, tepat waktu dan tepat penerimanya.
Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan
sesuai dengan kegunaannya. Laporan dapat disusun secara tepat, jika
laporan itu disusun melalui langkah-langkah yang tepat pula, yaitu
pertama-tama menentukan perihal (subjek), mengumpulkan data, dan
fakta, mengklasifikasikan data, mengevaluasi, mengolah, menganalisis
dan menginterpretasikan data, dan membuat kerangka laporan.
• ADPU433 1/MODUL 7 7.19
Kerangka laporan mencakup pendahuluan, batang tubuh laporan,

dan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Untuk melengkapi
laporan perlu diikuti dengan lampiran. Hal yang tidak boleh dilupakan
dalam pembuatan laporan ialah ukuran kertas, cara pengetikan, yang
mencakup tata letak bagian-bagian laporan dan penomoran.
TES FORMATIF 1_____________________________________
1) Laporan sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena

merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan berikut,
kecuali...
A. perencanaan
B. pengorganisasian
C. penggerakan kepala
D. pengawasan
2) Organisasi merupakan sistem dan bentuk hubungan antara wewenang

dan tanggung jawab serta antara atasan dan bawahan untuk mencapai
tujuan yang sudah di tetapkan dengan cara yang ....
A. efektif
B. efisien
C. aktif
D. kreatif
3) Di bawah ini adalah langkah-langkah pembuatan laporan, kecuali....

A. menentukan perihal (subjek)
B. mengumpulkan data
C. menentukan objek
D. mengklasifikasikan data
4) Pernyataan berikut adalah batang tubuh laporan. Hal yang bukan

merupakan isi pokok pada laporan adalah ....
A. kegiatan yang akan datang
B. fakta tentang tujuan yang telah dicapai
C. masalah yang dihadapi
D. pembahasan atau analisis masalah
5) Kesimpulan memuat hal yang besar, butir penting garis besar dalam
penyajian sebelumnya. Hal yang disimpulkan adalah....
A. masalah
B. saran
C. fakta
D. daftar pustaka


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
• ADPU433 1/MODUL 7 7.21
Kegiatan Belajar 2
Laporan Manajerial
A. PENGERTIAN LAPORAN
Laporan merupakan suatu bahan informasi yang diperoleh melalui hasil

proses pengolahan data, hasil suatu penelitian, atau hasil riset suatu masalah.
Laporan sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan
salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, pengendalian, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Tepat
tidaknya keputusan yang diambil oleh pimpinan tergantung pada tepat
tidaknya data yang diperoleh. Oleh karena itu, pimpinan yang berfungsi
sebagai pengambil keputusan (decision making) memerlukan data yang
objektif.
Organisasi merupakan sistem dan bentuk hubungan antara wewenang
dan tanggung jawab serta antara atasan dan bawahan untuk tercapainya
tujuan yang sudah ditetapkan dengan cara yang paling efisien. Dalam
hubungan antara atasan dan bawahan serta antarunit kerja dalam organisasi
tersebut terdapat kerja sama dan saling pengertian yang sebaik-baiknya.
Mengingat pentingnya kerja sama dan saling pengertian dalam rangka
mencapai tujuan organisasi, hubungan atau komunikasi perlu diatur atau
ditetapkan secara melembaga, sehingga mewujudkan suatu jaringan
hubungan yang tepat dalam organisasi.
Dengan demikian, juga dapat dilaksanakan sistem informasi yang teratur
dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat menggunakan jaringan
hubungan tersebut. Ada beberapa alat yang digunakan untuk menyampaikan
informasi, seperti surat keputusan, surat perinlah, surat edaran, pengumuman,
memorandum, atau laporan.
Untuk menyampaikan informasi, laporan merupakan salah satu alat yang
resmi dalam sistem administrasi. Penulisan atau pembuatan laporan telah
menjadi kegiatan umum di lingkungan pekerjaan. Kegiatan laporan
merupakan kegiatan penting dalam sistem organisasi tiap organisasi.
Penyusunan laporan merupakan tugas akhir suatu kegiatan, baik kegiatan
rutin maupun kegiatan yang dilakukan sewaktu-waktu. Dalam pembuatan
laporan, sebaiknya pelapor berperan sebagai pembaca, sehingga dapat
menilai laporan. Jadi, penyajiannya baik dan mudah dimengerti.
Sebelum membuat laporan sebaiknya terlebih dahulu dibuat laporan

pendahuluan dalam bentuk naskah mentah, yang masih perlu disempurnakan.
Penyempurnaan dilakukan dalam forum terbatas di lingkungan satuan unit
kerja atau dikonsultasikan kepada pimpinan.
B. JENIS-JENIS LAPORAN
1. Laporan Berdasarkan Sarana Pengungkapan

Berdasarkan sarana pengungkapannya, laporan dibagi menjadi dua jenis
yaitu laporan lisan dan laporan tulisan.
a. Laporan lisan
Laporan lisan biasa dilakukan untuk suatu keadaan darurat yang harus
segera diketahui oleh pimpinan atau pemberi tugas. Laporan lisan juga biasa
dilakukan untuk melaporkan suatu kegiatan, seperti pidato ketua panitia.
b. Laporan tulisan
Laporan tertulis biasanya dibuat secara rinci dan ditujukan kepada atasan
mengenai pelaksanaan tugas dan hasil-hasil yang dicapai. Laporan tertulis ini
biasanya diketik dan diberi sampul, lalu dibuat beberapa rangkap. Ada
beberapa jenis laporan tertulis yang biasanya dipergunakan, terutama di dunia
ilmiah atau perguruan tinggi, misalnya laporan hasil penelitian.
2. Laporan Berdasarkan Pengertian Objektif

Ada tiga macam laporan yang ditulis berdasarkan pengertian secara
objektif.
a. Laporan data
Laporan data bertujuan memberitahukan informasi laporan jenis ini
dapat berisi masalah proyek atau mengenai operasi rutin. Pada waktu menulis
data laporan, tanyakan kepada diri sendiri, informasi apa yang diberikan dan
bagaimana cara mendapatkannya secara efektif. Bentuk laporan data yang
paling tepat berupa tabel. Ada dua macam penggolongan laporan data yaitu
laporan informatif dan laporan riset.
b. Laporan analitik
Tipe pelaporan ini tidak hanya memberikan informasi, tetapi juga
menafsirkan data sebaik mungkin. Suatu laporan analitis masih
• ADPU433 1/MDDUL 7 7.23
memberitahukan informasi, tetapi interpretasi yang diberikan sama

pentingnya dengan fakta yang masih mentah. Analisis harus dilakukan
dengan hati-hati. Kesimpulan harus ditekankan, tidak disembunyikan dalam
teks.
c. Laporan rekomendasi
Laporan rekomendasi difokuskan pada aksi. Sasaran dalam penulisan
adalah memberikan nasihat kepada seseorang untuk berbuat sesuatu. Dalam
setiap kasus, rekomendasi dipusatkan pada suatu fakta, analisis, dan
penafsiran dengan suatu cara yang mendukung rekomendasi
3. Laporan Berdasarkan Periode

Laporan berdasarkan periode dibagi menjadi liga bentuk, yaitu laporan
berkala, laporan incidental, dan laporan statistik.
a. Laporan berkala
Laporan berkala merupakan pertanggungjawaban yang bersifat rutin dan
dibuat berkala, dua kali dalam satu tahun anggaran. Laporan pertanggung
jawaban pelaksanaan rencana dan program selama satu semester disebut
dengan laporan lengah tahunan. Sementara itu, laporan pertanggung jawaban
pelaksanaan rencana dan program selama satu tahun disebut dengan laporan
tahunan.
Sistem pelaporan tengah tahunan dan tahunan ini merupakan prinsip
pelaksanaan fungsi manajemen kontrol. Laporan tengah tahunan berfungsi
sebagai alat pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan rencana dan
program yang sedang berlangsung. Pada laporan, arah, dan pelaksanaan
kegiatan dapat dikendalikan oleh pimpinan secara terus menerus karena
pimpinan memiliki kewajiban melakukan pengawasan melekat. Laporan
tengah tahunan memberi petunjuk kepada pimpinan mengenai perlu tidaknya
suatu rencana dikaji kembali dan disempurnakan. Selain itu, melalui laporan
tengah tahunan, pimpinan juga dapat memperkirakan pencapaian atau
perolehan tujuan.
Sementara itu, laporan tahunan memiliki fungsi sebagai alat penilaian
akhir terhadap hasil pelaksanaan rencana dan program rutin, serta tahunan.
Pimpinan memiliki kewajiban melakukan pengawasan dan penilaian akhir.
Caranya dengan melakukan perbandingan antara hasil dan rencana yang
Administrasi Perkantoran •
sudah ditentukan sebelumnya, baik secara kuantitatif maupun kualitatif,

dalam rangka mencapai sasaran fisik dan fungsional.
Sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan rencana dan program rutin,
laporan tengah tahunan harus memberikan informasi mengenai hal-hal
berikut.
D Hasil-hasil yang telah dicapai, disertai bukti konkret berupa data dan
fakta
2) Hambatan-hambatan yang dihadapi, disertai penjelasan permasalahan.
b. Laporan insidental
Laporan insidental adalah laporan yang perlu disampaikan, baik atas
permintaan atasan maupun atas prakarsa bawahan sehubungan dengan
adanya kasus atau masalah tertentu. Atasan dapat meminta laporan kepada
bawahan untuk memperoleh informasi tentang suatu kejadian menyangkut
kedinasan dan memiliki dampak terhadap pelaksanaan program. Sebaliknya,
tanpa diminta atasan, bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasan
jika sewaktu-waktu mengalami kejadian tertentu sebagai informasi dan
pertanggungjawaban. Laporan insidental merupakan sarana komunikasi dua
arah untuk mencegah dan membatasi timbulnya akibat-akibat sampingan
yang tidak diinginkan.
c. Laporan statistik
Adalah laporan yang baru digunakan jika data yang diolah cukup
banyak, padahal perkembangan peristiwa harus dapat diketahui secara cepat
dan tepat. Laporan statistik ini dibuat berdasarkan data-data riil di lapangan,
kemudian dirumuskan sesuai dengan formula atau standar baku yang telah
ditetapkan, sehingga didapatkan hasil yang valid. Biasanya, laporan statistik
digunakan dalam setiap pengambilan keputusan dan laporan
pertanggungjawaban.
Laporan Berdasarkan Maksud

Berdasarkan maksudnya, laporan dibagi menjadi tiga jenis, yaitu laporan
informatif, laporan eksamisional, dan laporan analitis.
a. Laporan informatif
Adalah laporan yang memberikan sekadar gambaran informasi mengenai
suatu keadaan agar pimpinan dapat mengikuti perkembangan yang terjadi.
• ADPU433 1/MODUL 7 7.25
b. Laporan eksamisional
Adalah laporan selain memberikan informasi, juga menyertakan
pendapat mengenai latar belakang informasi itu.
c. Laporan analitis
Adalah laporan yang memuat sumbangan pikiran, yaitu pendapat dan
saran atas dasar analisis mendalam terhadap masalah yang dilaporkan.
5. Laporan Berdasarkan Ruang Lingkup

Berdasarkan ruang lingkupnya, laporan dibagi menjadi dua jenis,yaitu
laporan umum dan laporan khusus.
a. Laporan umum
Yaitu laporan yang memberi gambaran secara menyeluruh mengenai
masalah. Mengingat luasnya masalah, biasanya jenis laporan ini hanya
memuat garis-garis besarnya. Laporan umum ini dipakai dalam setiap awal
presentasi dan biasanya berisi pernyataan-pernyataan yang mengundang
bahan pertanyaan atau isu-isu menarik dari setiap anggota atau orang yang
mendengar atau membacanya.
b. Laporan khusus
Yaitu laporan yang memberikan gambaran secara rinci mengenai suatu
hal khusus. Contoh, laporan pertanggungjawaban bulanan atau tahunan
dalam laporan khusus. Data yang digunakan harus sangat valid dan bisa
dipertanggungjawabkan.
6. Laporan Berdasarkan Peristiwa

Laporan ini dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporan rutin dan laporan
aksidental.
a. Laporan rutin
Adalah laporan yang memuat hal-hal yang biasanya dilaporkan sebagai
masalah rutin, baik berupa data maupun berita. Laporan ini wajib
disampaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Contoh sederhana
yang termasuk dalam laporan ini adalah laporan harian sales.
b. Laporan aksidental
Adalah laporan yang memual hal istimewa atau tidak biasa terjadi.
Laporan ini dibuat setelah adanya kejadian, kasus, atau masalah besar, seperti
kasus korupsi atau pencurian
7. Laporan Berdasarkan Keamanan Isi

Laporan ini dibagi menjadi tiga jenis, yaitu laporan biasa, laporan
rahasia, dan laporan sangat rahasia.
a. Laporan biasa
Yaitu laporan yang jika isinya diketahui oleh orang tidak berhak, tidak
akan memberi akibat buruk bagi organisasi, contoh: laba-rugi perusahaan.
b. Laporan rahasia
Yaitu laporan yang sama sekali tidak boleh diketahui oleh orang lain
yang tidak berhak karena menyangkut nama baik seseorang, lembaga, atau
menyangkut rasa aman lingkungan
c. Laporan sangat rahasia

Yaitu laporan yang sama sekali tidak boleh diketahui isinya oleh orang
lain yang tidak berhak karena menyangkut keamanan negara atau masyarakat
luas. Contoh: laporan pengembangan teknologi produk baru yang akan
dikeluarkan atau diproduksi oleh perusahaan.
8. Laporan Berdasarkan Kesempurnaan Isi

Laporan ini terdiri dari laporan sementara dan laporan akhir.
a. Laporan sementara adalah laporan yang masih bersilat sementara karena
ada bahan yang belum disertakan. Biasanya jenis laporan ini dibuai
karena alasan tertentu agar laporan ini harus segera disampaikan atasan
atau pihak berwenang untuk memberikan gambaran pendahuluan
mengenai suatu masalah.
b. Laporan akhir, yaitu laporan yang lengkap yang merupakan
penyempurnaan dari laporan sementara. Laporan akhir tidak hanya
sempurna karena kepiawaian penyusunnya karena adanya kritik, saran,
dan tanggapan dari pihak lain.
• ADPU433 1/MODUL 7 7.27
9. Laporan Berdasarkan Keresmiannya

Laporan ini dibagi menjadi dua jenis yaitu laporan formal dan laporan
nonformal.
Laporan formal adalah laporan resmi yang disiapkan dengan sungguh-
sungguh oleh pelapor. Laporan ini berisi pertanggung jawaban tugas
yang diberikan kepadanya, lalu disampaikan kepada si pemberi tugas
secara resmi
b. Laporan nonformal yaitu jenis laporan yang dapat disampaikan secara
lisan dalam situasi tidak resmi. Hal yang dilaporkan mungkin tidak
lengkap. Oleh karena itu, laporan nonformal selalu bersifat sementara.
10. Laporan Berdasarkan Waktu

Berdasarkan waktunya, laporan ini disampaikan secara periodik, yaitu
harian, mingguan, bulanan, triwulan, catur wulan, tahunan, dan lima tahunan.
Laporan jenis ini disebut laporan berkala atau insidental.
a. Laporan harian berisi prestasi dan hambatan yang dialami pada hari itu.
Laporan jenis ini penting diketahui oleh pimpinan untuk menentukan
langkah hari berikutnya.
b. Laporan mingguan, biasanya disampaikan setiap akhir minggu. Bentuk
laporan mingguan biasanya cukup dengan surat,formulir, diagram atau
grafik.
c. Laporan bulanan, berisi tentang kegiatan yang telah dicapai dan
hambatan yang dialami selama satu bulan. Dalam laporan bulanan
biasanya dicantumkan rencana kegiatan pada bulan berikutnya.
d. Laporan tahunan, umumnya berisi tentang kegiatan suatu instansi selama
satu tahun anggaran. Jika kegiatan tersebut belum selesai, diajukan lagi
rencana perpanjangan kegiatan untuk tahun berikutnya. Setiap akhir
tahun anggaran, pelaksanaan kegiatan selama satu tahun dilaporkan
kepada atasan. Isinya perincian lengkap mengenai hasil yang dicapai,
hambatan serta dana yang digunakan.
e. Laporan Lima Tahunan, isinya sama dengan laporan tahunan. Laporan
ini merupakan rangkuman laporan tahun demi tahun selama lima tahun.
11. Laporan Berdasarkan Jumlah Penerima

Berdasarkan jumlah penerimanya laporan ini dibagi menjadi dua jenis
yaitu laporan terbatas dan laporan tidak terbatas.
a. Laporan terbalas yaitu laporan yang khusus ditujukan kepada seseorang

atau beberapa orang.
b. Laporan tidak terbatas yaitu laporan yang dapat dibaca atau ditujukan
kepada banyak orang
12. Laporan Berdasarkan Bentuk

Berdasarkan bentuknya, laporan dapat dibagi menjadi berbagai jenis di
antaranya:
a. Laporan berbentuk formulir isian yaitu laporan yang sudah memiliki
bentuk baku berupa formulir, sehingga penerima laporan dengan mudah
dapat membaca dan memahami keterangan yang dibuat dalam formulir
itu.
b. Laporan berbentuk memorandum, yaitu laporan yang hanya memuat
pokok-pokoknya saja dan diedarkan di kalangan terbatas atau intern.
c. Laporan berbentuk ilustrasi yaitu bentuk laporan yang tidak banyak
mempergunakan kata-kata, tetapi dapat memberikan informasi dengan
jelas dan lengkap. Ilustrasi merupakan pelengkap laporan berbentuk
naskah. Hal yang dimaksud ilustrasi adalah potret, bagan, denah, peta,
tabel, kurva grafik, dan diagram.
d. Laporan berbentuk artikel atau risalah
Artikel ini biasanya dipergunakan untuk melaporkan suatu pertemuan
seperti diskusi, rapat, dan seminar. Tujuan utama laporan ini sebagai
pertanggung jawaban penyelenggara.
c. Laporan berbentuk surat
Laporan ini dibuai untuk penerima laporan yang harus segera
mengetahui perkembangan kegiatan agar dapat segera menentukan
tindak lanjut.
f. Laporan berbentuk naskah
Laporan berbentuk naskah sedikitnya memiliki dua jenis, yaitu laporan
penelitian dan laporan ilmiah dalam lingkungan pekerjaan.
g- Laporan berbentuk buku
Laporan yang berbentuk buku adalah laporan yang dicetak atau dijilid
menjadi sebuah buku.
• ADPU433 1/MODUL 7 7.29
C. SYARAT-SYARAT SEORANG PEMBUAT LAPORAN
Seseorang yang bertugas untuk membuat laporan diperlukan syarat-

syarat sebagai berikut:
1. Yang bertugas membuat sebuah laporan, orang tersebut harus
mempunyai pengetahuan tentang masalah yang akan dilaporkan,
2. Yang bertugas membuat laporan harus mempunyai kemampuan dalam
menguasai kondisi yang akan dilaporkan.
3. Yang bertugas membuat sebuah laporan harus mempunyai kemampuan
menganalisis
4. Yang bertugas membuat sebuah laporan harus mempunyai pertimbangan
yang sehat tanpa prasangka perseorangan.
5. Yang bertugas membual sebuah laporan harus mempunyai ketelitian
dalam mengemukakan pernyataan.
6. Yang bertugas membuat sebuah laporan harus mempunyai pengetahuan
tentang teknik membuat laporan.
. TANGGUNG JAWAB PIMPINAN ATAS LAPORAN

I)
Tanggung jawab pimpinan atas laporan-laporan meliputi liga macam.

Hal tersebut terdiri dari:
1. Paham akan pentingnya laporan-laporan
Laporan-laporan dan penggunaan laporan harus mendapatkan
persetujuan para pimpinan agar sebuah instansi atau perusahaan dapat
mencapai tujuan yang lelah ditentukan sebelumnya.
2. Menyediakan latihan-latihan dalam bidang penulisan laporan-laporan.
Latihan dalam bidang penulisan laporan sangat dibutuhkan karena dalam
pembuatan laporan dibutuhkan kemampuan keterampilan serta
pengetahuan dalam penulisan laporan.
3. Mendistribusi laporan-laporan khusus kepada mereka yang
membutuhkannya.
Distribusi laporan-laporan dengan hati-hati harus pula diperhatikan oleh
para pimpinan. Sering kali laporan-laporan didistribusikan kepada orang-
orang yang tidak membutuhkannya atau orang yang tidak perlu
membacanya.

1) Jelaskan jenis-jenis laporan!
2) Coba Anda perhatikan, laporan apa saja yang ada di kantor Anda?
3) Coba Anda buat salah satu laporan sesuai kemampuan Anda!

RANGKUMAN
Dalam sebuah organisasi baik itu organisasi pemerintah ataupun

organisasi swasta, kegiatan dalam membuat sebuah laporan sudah
menjadi keharusan. Laporan dibuat berdasarkan kebutuhan organisasi
yang bersangkutan, apakah laporan itu dibuat berdasarkan waktu seperti
laporan bulanan, laporan tiga bulanan, laporan semesteran, dan laporan
tahunan, dan laporan dilihat dari segi isinya bayak sekali ragamnya.
Pembuatan laporan harus sesuai dengan syarat-syarat, serta
memperhatikan pula langkah-langkahnya.
TES FDRMATIF 2
Laporan yang biasanya dibuat secara rinci dan ditujukan kepada atasan
mengenai pelaksanaan tugas dan hasil-hasil yang dicapai, disebut
laporan....
A. tertulis
B. statistik
C. data
D. lisan
• ADPU433 1/MODUL 7 7.31
2) Laporan yang ditulis berdasarkan pengertian yang objektif adalah berikut

ini, kecuali laporan....
A. data
B. analitik
C. rekomendasi
D. tertulis
3) Laporan selain memberikan informas, juga menyertakan pendapat

mengenai latar belakang informasi, disebut laporan...
A. informatif
B. analitis
C. eksaminasional
D. aksidental
4) Laporan yang khusus ditujukan kepada seseorang atau beberapa orang

disebut laporan...
A. terbatas
B. data
C. tidak terbatas
D. analitik
5) Kemampuan menganalisis dan menguasai kondisi lapangan untuk

mendapatkan sebuah informasi merupakan salah satu syarat dari....
A. seorang manajer
B. pembual laporan
C. sekretaris pribadi
D. pimpinan


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
<70% = kurang

belum dikuasai.
• ADPU433 1/MDDUL 7 7.33
Tes Formatif I
D c. Laporan sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena
merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan
Perencanaan, Pengorganisasian, dan Pengawasan
2) B. Organisasi merupakan sistem dan bentuk hubungan antara
wewenang dan tanggung jawab serta antara atasan dan bawahan
untuk tercapainya tujuan yang sudah di tetapkan dengan cara yang
paling efisien
3) c. Langkah-langkah pembuatan laporan yaitu Menentukan perihal
(subjek), mengumpulkan data, dan mengklasifikasikan data
4) A. Yang bukan merupakan isi pokok pada laporan adalah kegiatan yang
akan datang
5) C. Yang dimaksud dalam kesimpulan adalah hal yang besar, bulir
penting garis besar dalam penyajian sebelumnya. Perlu diingat
bahwa yang disimpulkan adalah Fakta
Tes Formatif 2
D A. Laporan yang biasanya dibuat secara rinci dan ditujukan kepada
atasan mengenai pelaksanaan tugas dan hasil-hasil yang dicapai,
disebut laporan tertulis.
2) D. Ada tiga macam laporan yang ditulis berdasarkan pengertian yang
objektif Laporan data, Laporan rekomendasi, dan Laporan analitik.
3) C. Laporan yang selain memberikan informasi, juga menyertakan
pendapat mengenai latar belakang informasi, disebut laporan
eksaminasional.
4) A. Laporan yang khusus ditujukan kepada seseorang atau beberapa
orang disebut laporan terbatas.
5) B. Pembuat laporan karena pembuat laporan harus mengetahui kondisi
lapangan secara nyata karena laporan harus dibuat secara objektif,
dan pembuat laporan juga harus mempunyai kemampuan dalam
menganalisis data dan fakta yang sudah didapatkan dari kondisi
lapangan.
Daftar Pustaka
Atmosudirdjo, Prayudi. (1982). Kesekretariatan dan Administrasi


Nur Cahaya.
................ . (1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:


Jakarta: Visimedia.
Moekiyat.(1985). Administrasi Kantor. Bandung: Alumni.
.............. (1997). Administrasi Perkantoran Modern. Bandung: Mandar

Maju.
............... (2002). Tata Laksana Kantor. Bandung: Mandar Maju.
Republik Indonesia, Lembaga Administrasi Negara, 1987. Buku Pelajaran

Pengetahuan Perkantoran, Buku 1, II, 111, Jakarta.
.................. . (2003). Buku Pelajaran Pengetahuan Perkantoran, Buku I, II,

III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Sedarmay anti. (1990). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi

................. . (1996). Tata Kerja dan Produktivitas Kerja Suatu Tinjauan

• ADPU433 1/MODUL 7 7.35
................ (2009). Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Winardi. (1990). Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung:

Mandar Maju.
Modul B
Kearsipan
PENDAHULUAN
etiap organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada keuntungan

S (profit motive) maupun organisasi yang tidak berorientasi pada
keuntungan (non profit motive) dapat dipastikan mempunyai suatu unit
khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain, setiap
organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang
berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi merupakan
kegiatan yang cakupannya luas. Biasanya segala kegiatan administrasi diolah
oleh suatu unit tersendiri yang disebut dengan Bagian Administrasi, Tata
Usaha, Sekretariat, Kantor dan lain sebagainya.
Kegiatan administrasi di suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai
suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor
adalah Surat, Formulir, dan Laporan. Pengelolaan Surat, Formulir, dan
Laporan yang dihasilkan dan yang diterima oleh suatu kantor pada akhirnya
akan berhubungan dengan kearsipan. Jadi, kegiatan administrasi pada
dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan
berbagai surat, formulir, laporan dan lain sebagainya.
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan
informasi. Salah satu sumber data adalah arsip. Arsip adalah bukti dan
rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (loket dan
tempat pembayaran) sampai pada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.
Arsip dapat diolah baik secara manual maupun elektronik menjadi suatu
informasi yang dipakai dasar dalam pengambilan keputusan.
Dari penjelasan tersebut tampak cara peran arsip dalam kegiatan
organisasi. Pengolahan dan penataan arsip, kita kenal dengan kearsipan.
Kearsipan merupakan bagian yang sangat penting dari pekerjaan kantor.
Informasi tertulis yang tepat mengenai keputusan-keputusan, pikiran-pikiran,
kontrak-kontrak, saham, dan transaksi harus tersedia apabila diperlukan. Lalu
sesuatu yang disebut kearsipan? Ada beberapa definisi tentang kearsipan di

antaranya sebagai berikut;
I. Menurut kamus administrasi, kearsipan (filling) adalah suatu bentuk
pekejaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara
sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, dokumen-dokumen itu
dapat ditemukan kembali secara cepat.
2. Menurut George R. Terry, Ph.D. dalam bukunya "Office managetnen
and Control”, Filling is the placing of paper in acceptable containers
according to some preditermined arrangement so that any paper, when
required can be located quickly and conveniently.
Definisi mengenai kearsipan (filling) dari George R. Terry dan dalam

Kamus Administrasi dapat dikatakan sama. GR. Terry menggunakan istilah
paper, sedangkan Kamus Administrasi menggunakan istilah dokumen. Hal
yang dimaksud dengan dokumen adalah setiap catatan tertulis atau
bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa
yang dibuat orang untuk membantu ingatannya. Fokus dari kearsipan adalah
pada segi penemuan kembali bukan pada penyimpanannya. Informasi yang
tertulis disimpan untuk kemungkinan dipergunakan pada waktu yang akan
datang. Menyimpan informasi tertulis dengan baik adalah penting, sedang
menemukan kembali dengan segera adalah vital.
Kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat. Kearsipan
mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian
rupa, sehingga surat/berkas tersebut dapat diketemukan kembali bila
diperlukan. Sifat terpenting yang harus dimiliki oleh suatu sistem kearsipan
adalah readability dan accessability, di samping sifat-sifat lainnya seperti
kerapian, kebersihan dan lainnya.
Jadi, kearsipan (filling) bukan hanya semua dokumen, korespondensi,
telegram, telex, surat, memo, akte notaris,tambatan rapat dan sebagainya,
tetapi juga alat-alat untuk menyimpan dokumen tersebut misalnya stopmap
dan berbagai jenis map dengan fungsi yang sama, laci, filling cabinet, rak,
lemari dan sebagainya.
Dalam modul ini akan diuraikan pengertian arsip, arti penting arsip,
jenis-jenis arsip pengelolaan arsip dalam manajemen kearsipan, ruang
lingkup manajemen kearsipan, pentingnya sistem kearsipan yang baik,
pengorganisasian arsip sarana penataan arsip, sistem penataan arsip,
• ADPU433 1/MODUL B 8.3
peminjaman arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan, dan

penghapusan arsip, peralatan dalam penataan arsip, petugas kearsipan.
Modul ini terdiri dari 2 (dua) kegiatan belajar, yaitu
1. Kegiatan Belajar 1 membahas pengertian arsip, arti penting arsip, jenis-
jenis arsip, pengelolaan arsip dalam manajemen kearsipan, ruang lingkup
manaj e men kears i pan;
2. Kegiatan Belajar 2 membahas pentingnya sistem kearsipan yang baik,
pengorganisasian arsip, sarana penataan arsip, sistem penataan arsip,
peminjaman arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan, dan
pemusnahan arsip, peralatan dalam penataan arsip, petugas kearsipan.
Secara umum setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan mampu

mengelola arsip kantor dengan benar.
Secara khusus, setelah mempelajari modul ini, Anda secara tepat
diharapkan mampu:
1. menjelaskan pengertian arsip,
2. membedakan jenis-jenis arsip,
3. menjelaskan ruang lingkup manajemen kearsipan,
4. mengelola arsip dalam manajemen kearsipan,
5. mengorganisasikan arsip,
6. melakukan pemeliharaan arsip,
7. melakukan penyusutan, pemindahan, dan pemusnahan arsip,
8. menggunakan peralatan dalam penataan arsip,
Selamat Belajar!
Kegiatan Belajar 1
Ruang Lingkup Kearsipan
A. PENGERTIAN ARSIP
Jika kita membahas kearsipan tentunya tidak akan lepas dari istilah arsip.
Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian
berubah menjadi archea selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi
archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Lalu
apa sebenarnya yang dimaksud dengan arsip? Berikut beberapa kutipan
pengertian arsip;
1. Menurut Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip
adalah
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern. Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat secara cepat ditemukan kembali.
3. Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip diartikan sebagai
simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian tersebut, tidak
semua surat dikatakan arsip. Surat dikatakan arsip apabila memenuhi
persyaratan berikut;
a. Surat tersebut harus mempunyai kepentingan (bagi lembaga,
organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun
untuk masa yang akan datang dan
b. Surat tersebut karena masih mempunyai nilai kepentingan harus
disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga
dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali
4. Menurut Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan, arsip
{record) yang dalam bahasa Indonesia disebut sebagai ’’dokumen”, pada
pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik

dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-
keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun
peristiwa-peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang
(itu) pula. Yang termasuk sebagai arsip misalnya: surat-surat, kuitansi,
faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan
organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.
5. Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan
dokumen yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali. Menurut pengertian tersebut, dokumen yang selanjutnya
disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Dokumen tersebut harus masih mempunyai kegunaan.
b. Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana,
c. Dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila
diperlukan kembali.
Dari beberapa definisi tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya

menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis
adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan administrasi negara. Arsip
dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk data dalam sistem
komputer yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan
aktivitasnya. Arsip dinamis harus diciptakan dan dikelola untuk mendukung
aktivitas organisasi karena masih digunakan secara langsung dalam kegiatan
organisasi. Arsip dinamis harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap,
cukup, bermakna, komprehensif, tepat, dan tidak melanggar hukum. Adapun
bentuk arsip dinamis dapat berupa: kertas, mikrofilm, atau media elektronik,
pet, celak biru, gambar, foto, data dari sistem komputer, audio, dan video,
dokumen tulisan tangan, formulir dan sebagainya. Dengan demikian, arsip
dinamis semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor
pemerintah, swasta, maupun organisasi kemasyarakatan. Hal tersebut karena
masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut
record. Arsip dinamis terdiri dari arsip aktif dan inaktif. Hal yang dimaksud
dengan arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan untuk kegiatan
administrasi. Sedangkan arsip in-aktif adalah arsip yang sudah jarang

digunakan untuk kegiatan administrasi. Pengelompokan arsip aktif dan in
aktif tergantung pada kepentingan organisasi.
Sementara itu, arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS)
yang berasal dari arsip dinamis berbagai kantor. Arsip statis dalam Bahasa
Inggris disebut Archieve. Dua istilah record dan archieve di atas sering
disebut dengan istilah arsip.
B. ARTI PENTING ARSIP
Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan

kebutuhan yang sangat mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip.
Dengan semakin meningkatnya aktivitas dan dinamika organisasi maka akan
membawa kecenderungan bertambahnya kebutuhan akan informasi dalam
mendukung proses pencapaian tujuan dalam suatu organisasi.
Dalam proses pengambilan keputusan, tentunya dibutuhkan data-data
yang diolah menjadi informasi kemudian digunakan sebagai bahan
pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Berdasarkan hal
tersebut, terlihat bahwa peranan arsip sangat penting dalam Sistem Informasi
Manajemen (SIM) atau Management Information Sistem (MIS).
Dengan bantuan data dan informasi yang benar dan teliti maka
pengambilan keputusan dapat dihasilkan secara efisien dan efektif. Dalam
sistem ini, data yang diperoleh diolah menjadi suatu informasi yang dapat
digunakan para pimpinan sebagai pertimbangan dalam pengambilan
keputusan. Sumber data dalam Sistem Informasi Manajemen berasal dari
internal ataupun dari eksternal organisasi, yaitu;
1. Hasil penelitian (research), sensus atau survei baik yang dipublikasikan
atau tidak. Hasil penelitian ini dapat diolah menjadi informasi.
2. Bahan penerbitan misalnya buku, koran, majalah.
3. Surat keputusan, peraturan dan perundang-undangan, hal ini diperlukan
sebagai informasi dalam hal legalitas suatu keputusan.
4. Arsip yang disimpan di dalam organisasi, yaitu laporan-laporan kegiatan
pelaksanaan keputusan masa lalu ataupun dokumen yang lain.
Arsip mempunyai peranan sebagai ’’pusat ingatan”, sebagai sumber

informasi dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan” perencanaan, penganalisisan,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi
bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh
sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar,
haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan
arsip.
Mengingat peranan arsip begitu penting bagi kehidupan berorganisasi
maka keberadaan arsip perlu mendapat perhatian khusus sehingga
keberadaan arsip di kanlor benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan
dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil
dalam organisasi. Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip yang dimiliki
organisasi berupa sistem pengelolaan yang benar dan efektif akan dapat
membantu mendukung efisiensi kerja dalam hal penyediaan informasi.
Sistem pengelolaan arsip tersebut disebut dengan manajemen kearsipan.
Dengan demikian, dalam aktivitas organisasi diperlukan suatu sistem
penanganan arsip atau manajemen arsip yang khusus mengelola arsip
mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat
terpelihara dan mudah ditemukan bila diperlukan.
Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan tentang beberapa fungsi
arsip, yaitu;
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan
merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi
apabila diperlukan. Dengan demikian, kita bisa mengingat atau
menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip
tersebut.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam
kegiatannya tentu memerlukan berbagai data atau informasi yang akan
digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan
dalam berbagai media, baik media elektronik maupun nonelektronik.
3. Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki
fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Sebagai rujukan historis. Arsip merupakan rekaman informasi masa lalu

dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang sehingga arsip
dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah
atau dinamika kegiatan organisasi.
C. JENIS-JENIS ARSIP
Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu

organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan
organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan
keputusan atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang
bersangkutan.
Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan
tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, pada
sebagian besar kantor, arsip berbentuk surat atau dokumen lembaran kertas
bertulisan. Kita dapat membedakan beberapa jenis arsip, yaitu:
1. Arsip Menurut Subjek atau Isinya
Menurut subjek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa
macam, yaitu;
a. Arsip kepegawaian, contoh: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran,
surat pengangkatan pegawai, rekaman peresensi dan sebagainya.
b. Arsip keuangan, contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.
c. Arsip pemasaran, contoh ; surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.
d. Arsip pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.
2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik

Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya
arsip dapat dibedakan menjadi;
a. Surat, contoh: naskah perjanjian /kontrak, akte pendirian perusahaan,
surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan
sebagainya.
b. Pita rekaman.
c. Mikrofilm disket.
d. Compact Disk (CD).
3. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya

Pengelolaan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaannya. Dalam
penggolongan ini ada bermacam-macam arsip yaitu
a. Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman, pemberitahuan,
undangan, dan sebagainya
b. Arsip bernilai administrasi, contoh; ketentuan-ketentuan organisasi, surat
keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebagainya.
c. Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran,
akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan, dan
sebagainya.
d. Arsip bernilai sejarah, contoh; laporan tahunan, notulen rapat, gambar/
foto peristiwa, dan sebagainya.
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh; hasil penelitian, jurnal dan sebagainya
f. Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan
keuangan, dan sebagainya.
g- Arsip bernilai pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum,
satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya

Penggolongan ini lebih didasarkan pada sifat kepentingannya atau
urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip yaitu;
a. Arsip Tidak Berguna (nonesensial), contoh; surat undangan, memo, dan
sebagainya.
b. Arsip Berguna, contoh; peresensi pegawai, surat permohonan cuti, surat
pesanan barang, dan sebagainya.
c. Arsip Penting, contoh; surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai,
laporan keuangan, buku kas, daftar gaji,dan sebagainya.
d. Arsip Vital, contoh; akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/ bangunan, ijazah dan sebagainya.
5. Arsip Menurut Fungsinya

Penggolongan ini lebih didasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung
kegiatan organisasi, dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu:
a. Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung

dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
b. Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengelolaannya

Penggolongan ini didasarkan pada tempat atau tingkat pengelolaannya,
dan sekaligus pihak yang bertanggung jawab. Dalam penggolongan ini arsip
dapat dibedakan menjadi;
a. Arsip Pusat: arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi, misalnya : ANRI di Jakarta
b. Arsip Unit: arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi, misalnya :
Kantor Arsip Daerah Propinsi.
7. Arsip Menurut Keasliannya

Penggolongan ini didasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau
dokumen. Dalam penggolongan ini, arsip dapat dibedakan menjadi 4 (empat)
macam, yaitu:
a. Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik,
cetakan printer, dengan tanda tangan dan legalisasi yang asli, sebagai
dokumen utama.
b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang
dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi
ditujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli.
c. Arsip Salinan, yaitu dokumen yang dalam proses pembuatannya tidak
bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan
dokumen asli.
d. Arsip Pelikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli
8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum

Penggolongan ini didasarkan pada legalitas dilihat dari sisi hukum. Dari
segi hukum arsip dibedakan menjadi dua macam yaitu;
a. Arsip Otentik, adalah arsip berciri terdapat landa tangan asli dengan tinta
(bukan foto kopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan. Arsip Otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum
yang sah.
• ADPU433 1/MDDUL B 8.11
b. Arsip Tidak Otentik adalah arsip berciri tidak terdapat landa tangan asli
dengan tinta. Arsip ini berupa; fotocopy, film, microfilm, hasil print
komputer, dan lain sebagainya.
. PENGELOLAAN ARSIP DALAM MANAJEMEN KEARSIPAN

1)
Dengan semakin berkembangnya aktivitas suatu organisasi maka

berkembang pula jumlah berkas yang ada dalam instansi tersebut. Berkas-
berkas tersebut, kita kenal dengan dokumen/rt'cord/arsip.
Perkembangan arsip akan sebanding dengan pertambahan jumlah
pekerjaan tulis-menulis yang terjadi di kantor dan sebanyak itu pula
permasalahan yang ditimbulkan akibat pcnciptaan dokumen dalam aktivitas
administrasi perkantoran.
Walaupun arsip sudah tidak asing lagi pada administrasi perkantoran,
tetapi mengurus atau mengelola arsip merupakan pekerjaan yang tidak
mudah. Untuk perkantoran yang kecil ataupun sederhana, mungkin
pengelolaan arsip tidak begitu menjadi masalah. Akan tetapi untuk kantor
yang besar, pekerjaan pengelolaan arsip akan memerlukan perhatian yang
besar dan keseriusan, mengingat keberadaan arsip dalam suatu kantor
memiliki peran yang sangat penting untuk kegiatan sehari-hari.
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa arsip merupakan sumber
informasi untuk manajemen. Bahkan arsip dapat dipakai sebagai bahan untuk
pengambilan keputusan pimpinan organisasi. Mengingat pentingnya
keberadaan dan fungsi arsip maka semua dokumen (arsip) dalam suatu kantor
perlu mendapatkan penanganan secara khusus sehingga dokumen/ arsip
terpelihara, dan mudah ditemukan bila diperlukan. Untuk mengelola
dokumen/ arsip yang ada pada suatu kantor diperlukan suatu metode/cara
pengelolaan arsip, yang sering disebut sebagai tata kearsipan (record
management), yang selanjutnya dalam bahasa Indonesia disebut sebagai
Manajemen Kearsipan.
Dalam manajemen kearsipan akan dibahas tentang pengendalian
re,co/Y//dokumen/arsip sehingga benar-benar akan membantu tercapainya
tujuan dari usaha manajemen seperti masalah perencanaan, pemberian jasa
pelayanan arsip, pemeliharaan melalui sistem penataan, penyimpanan,
pemindahan, dan pemusnahan serta pengawasan penggunaan arsip. Dengan
kata lain, manajemen kearsipan akan membahas mengenai arsip mulai dari
penciptaan sampai pemusnahannya.
Manajemen kearsipan (records management) adalah seni pengendalian

penggunaan, pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip.
Pengendalian arsip dilakukan melalui perencanaan pembuatan, pemeliharaan
sesuai dengan kepentingan arsip, pemberian jasa pelayanan bagi yang
membutuhkan arsip serta pemilihan arsip yang perlu dimusnahkan ataupun
dilestarikan.
Dengan kata lain, manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan
arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan.
Jadi, pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” dokumen sejak lahir
sampai mati.
E. RUANG LINGKUP MANAJEMEN KEARSIPAN
Manajemen kearsipan (Records Management) merupakan salah satu

bagian dari manajemen perkantoran (office management) yang menitik
beratkan pada pengurusan dokumen sedemikian rupa sehingga dokumen-
dokumen yang dikelola oleh para petugas kearsipan benar-benar membantu
serta mendukung aktivitas manajemen secara keseluruhan.
Drs The Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran, memberikan
batasan manajemen kearsipan sebagai rangkaian kegiatan penataan terhadap
penciptaan, pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali,
dan penyingkiran kembali dokumen-dokumen yang dilakukan oleh seorang
pejabat pimpinan dari suatu organisasi agar terjamin bahwa dokumen-
dokumen yang tidak berguna tidak lahir atau disimpan, sedangkan dokumen
yang bernilai benar-benar terpelihara dan tersedia.
Bertitik tolak dari batasan itu maka ruang lingkup manajemen kearsipan
meliputi aspek Planning, Organizing, Actuating, Controlling (POAC).
Planning (perencanaan) merupakan aspek yang cukup penting dalam
melaksanakan suatu kegiatan. Tanpa adanya suatu perencanaan yang baik
maka suatu kegiatan tidak akan dapat berjalan dengan baik. Demikian pula
dalam kegiatan pengelolaan arsip di kantor. Aspek perencanaan dalam
pengelolaan arsip sangat diperlukan. Adapun aspek perencanaan di bidang
arsip meliputi perencanaan arsip yang benar-benar perlu diciptakan,
bagaimana memberi pelayanan arsip tersebut agar dapat memenuhi
kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, mengapa arsip perlu dimusnahkan
atau dilestarikan. Kegiatan dalam bidang planning (perencanaan) tidak akan
• ADPU433 1/MDDUL 8 8.13
berjalan dengan baik apabila tidak ditunjang dengan organizing dari berbagai
komponen dalam manajemen kearsipan. Organizing merupakan aspek tindak
lanjut dari suatu perencanaan. Suatu rencana tanpa disertai dengan langkah
konkret maka tidak akan berarti apa-apa. Demikian juga dengan langkah
mengoordinasikan dalam pengelolaan arsip. Langkah-langkah yang harus
dilakukan dalam pengelolaan arsip meliputi:
1. Pegawai/petugas yang cakap sesuai dengan bidang yang dihadapi.
2. Keuangan yang mendukung untuk keberhasilan rencana pengurusan
arsip.
3. Peralatan yang memadai.
4. Sistem atau metode penyimpanan yang baik serta didukung dengan
mesin-mesin yang akan mengakibatkan kelancaran kerja pengelolaan
arsip.
5. Pemilihan sistem penataan berkas arsip yang sesuai dengan aktivitas
manajemen melalui prosedur kerja terarah.
Ruang lingkup manajemen kearsipan selanjutnya adalah Actuating,

meliputi pengendalian sejak lahir arsip hingga pemusnahan atau pelestarian
termasuk di dalamnya masalah pemeliharaan arsip, melalui pengawasan yang
cermat serta terarah.
Lingkup manajemen kearsipan yang terakhir adalah Controlling,
meliputi pengawasan terhadap semua komponen manajemen kearsipan
sehingga manajemen kearsipan benar-benar dapat dilaksanakan sesuai
dengan standar serta efektif dan efisien. Keberhasilan ataupun kegagalan
suatu manajemen kearsipan sejatinya dapat dilihat dalam aspek ini sehingga
dari kegiatan ini akan diperoleh suatu evaluasi terhadap pelaksanaan
pengelolaan arsip.
Selain aspek POAC, ruang lingkup manajemen kearsipan juga meliputi
program pembinaan pegawai/petugas penata arsip. Adapun maksud dari
program pembinaan tersebut adalah menanamkan sifat cinta dokumen,
berpikiran luas, dan maju sehingga benar-benar tertarik akan kepentingan
pengelolaan dokumen sebagai napas organisasi. Setiap petugas/ pegawai
bagian penataan arsip hendaknya memangku tugas pekerjaannya dengan
penuh tanggung jawab, turut aktif melaksanakan program kebijakan penataan
berkas serta ikut mengawasi pengurusan dokumen dengan menaati peraturan
yang berlaku, sistem/metode yang dipergunakan, teknik mengindeks yang
berlaku, prosedur penataan, jadwal retensi, pemilihan dokumen yang perlu
dimusnahkan melalui sistem transfer (pemindahan), dan lain-lain yang
berkaitan dengan aktivitas penataan berkas.
Syarat umum yang harus dimiliki oleh seorang petugas kearsipan adalah
memiliki ketelitian dan kerapian, dapat menyimpan rahasia, tekun, dan
disiplin.

1) Berikan batasan tentang arsip!

2) Jelaskan, mengapa arsip itu penting dalam sebuah organisasi!
3) Jelaskan jenis-jenis Arsip!
4) Jelaskan, mengapa arsip harus di kelola!

latihan, tersebut ada dalam materi Kegiatan Belajar I. Apabila Anda merasa
RAN G KU MAN
Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan

kebutuhan yang sangat mendasar. Salah satu sumber informasi adalah
arsip. Dengan semakin meningkatnya aktivitas dan dinamika organisasi,
maka akan membawa kecenderungan bertambahnya kebutuhan akan
informasi dalam mendukung proses pencapaian tujuan organisasi.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian
informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan
kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang
lengkap, cepat, dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang
baik dalam bidang pengelolaan arsip. Mengingat peranan arsip yang
begitu penting bagi kehidupan berorganisasi maka keberadaan arsip
perlu mendapat perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor
benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung
penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi.
TES FORMATIF 1
D Suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena

mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali merupakan arti arsip yang dikemukakan
oleh....
A. The Liang Gie
B. Undang-Undang No 43 Tahun 2009
C. Sedarmayanti
D. Mockijat
2) Arsip kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan arsip pendidikan adalah

hasil penggolongan arsip berdasarkan ....
A. subjek atau isinya
B. bentuk dan wujud fisik
C. nilai atau kegunaannya
D. sifat kepentingannya
Kegiatan administrasi merupakan kegiatan yang cakupannya luas, diolah

oleh suatu unit tersendiri. Unit tersebut adalah berikut ini, kecuali...
A. bagian administrasi
B. kantor
C. tata usaha
D. rumah
4) Kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur, berencana karena

mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali, disebut sebagai....
A. surat-surat
B. dokumen
C. arsip
D. administrasi
Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi ••••
A. arsip dinamis dan arsip statis

B. arsip menurut bentuk dan wujud
C. arsip sentralisasi dan desentralisasi
D. nilai dan kegunaan arsip


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
• ADPU433 1/MDDUL 8 8.17
Kegiatan Belajar 2
Pengelolaan, Pemeliharaan, dan

Penyusutan Arsip
A. PENTINGNYA SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK
Kata sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya

menunjuk pada metode penyusunan atau penggolongan, akan tetapi dapat
juga berarti macam-macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi
penyusunan tenaga kerja, dan metode-metode yang dipergunakan apabila
meminjam atau mengembalikan surat-surat (dokumen/arsip). Untuk
memahami kegiatan kearsipan yang baik, diperlukan pemahaman prinsip-
prinsip dalam kegiatan kearsipan . Prinsip dalam pengelolaan arsip yang baik
adalah;
1. Pengelolaan arsip sedikit mungkin
2. Pengelolaan arsip benar-benar bermakna atau berguna
3. Pengelolaan arsip secara hemat dan sederhana
4. Pengelolaan arsip mudah, cepat, dan tepat penemuan kembali.
Faktor-faktor yang menentukan sistem kearsipan yang baik adalah:

1. Kepadatan: faktor kepadatan dimaksudkan tidak menggunakan terlalu
banyak tempat, khususnya ruangan lantai. Dengan kata lain, faktor
kepadatan mengharuskan penyimpanan arsip efisien dalam penggunaan
ruang kantor.
2. Mudah dicapai: aspek kemudahan dicapai sangat diperlukan dalam
kegiatan pengolahan arsip. File cabinet/aimari penyimpanan arsip harus
ditempatkan sehingga mudah untuk menyimpan surat-surat ataupun
mengambil arsip. Dengan mudah dicapai maka efisiensi tenaga dapat
diwujudkan.
3. Kesederhanaan: faktor kesederhanaan dimaksudkan agar sistem
penggolongan atau sistem penataan arsip dapat dimengerti dan
dilaksanakan oleh setiap petugas atau pegawai pada umumnya. Jangan
sampai terjadi kesulitan penemuan arsip hanya disebabkan seseorang
tidak mengetahui cara harus mencarinya.
4. Keamanan: faktor keamanan bermaksud agar dokumen-dokumen

terjamin keamanannya sesuai dengan kepentingannya. Dalam kaitan ini
harus menggunakan fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek
keamanan.
5. Kehematan: faktor kehematan dimaksudkan agar sistem kearsipan hemat
dalam biaya uang, tenaga kerja, dan biaya lainnya.
6. Elastisitas: faktor elastisitas dimaksudkan agar sistem kearsipan dibuai
dengan pertimbangan perluasan sistem penyimpanan di masa yang akan
datang
7. Penyimpanan dokumen seminimal mungkin: faktor ini dimaksudkan
agar dokumen yang disimpan adalah dokumen yang benar-benar
bernilai.
8. Keterangan-keterangan harus diberikan bilamana diperlukan sehingga
dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala (heading).
9. Dokumen-dokumen harus selalu disusun secara up to date, meskipun hal
tersebut tergantung pada pengawasan.
10. Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling lepat. Tidak ada
sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang
cocok dan tepat sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian, pemilihan
sistem harus benar-benar didasarkan pada kebutuhan, sehingga sistem
tersebut dapat membantu pencarian dokumen secara efektif.
B. PENGORGANISASIAN ARSIP
Pengorganisasian arsip berkaitan dengan orang yang melakukan

pengelolaan arsip dalam suatu organisasi. Hal ini harus diperhatikan agar
pengaturan arsip dan penanggung jawabnya dapat diketahui secara jelas.
Dengan demikian, pembagian tugas dan wewenang pengelolaan arsip dapat
dilaksanakan sebaik-baiknya dalam suatu organisasi. Dengan adanya
kejelasan pihak yang mengelola dan bertanggung jawab maka kegiatan
pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan tertib. Hal ini juga untuk
mengantisipasi saling melempar tanggung jawab dalam pengelolaan arsip
yang dapat mengakibatkan ketidakefektifan pengelolaan arsip secara umum.
• ADPU433 1/MDDUL 8 8.19
Ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor yang sudah dikenal

yaitu:
1. Sentralisasi
Yaitu sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam
suatu organisasi, atau dengan kata lain, penyimpanan arsip dipusatkan di satu
unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Dengan sentralisasi arsip
maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di
Sentral Arsip. Dengan demikian, pekerjaan pengelolaan semua arsip
diserahkan pada sentral arsip. Dengan sistem ini, petugas administrasi tiap
unit lebih ringan lugasnya karena dia tidak perlu membuang waktu untuk
mengelola arsip-arsipnya. Di pihak lain, petugas yang ada di pusat arsip
harus benar-benar mempunyai kemampuan di bidang kearsipan karena arsip
yang disimpan cenderung banyak dan berasal dari berbagai unit yang ada
serta harus mampu melayani semua permintaan akan arsip dari berbagai unit
dengan efektif.
Sistem ini akan lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi
yang relatif kecil atau sederhana. Namun sebaliknya, akan kurang tepat bila
diterapkan pada organisasi yang sudah relatif besar dan mempunyai urusan
yang rumit.
Keuntungan dari sentralisasi arsip;
a. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga, dan peralatan arsip dapat
dihemat karena dalam satu organisasi terdapat satu tempat pengelolaan
atau penyimpanan arsip.
b. Petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan
karena menjadi unit khusus.
c. Tidak adanya duplikasi arsip karena kantor hanya menyimpan 1 (satu)
arsip.
d. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan sehingga
sistem penyimpanan atau penggolongan arsip lebih sederhana.
Kerugian dari sistem sentralisasi:

a. Sistem sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang
kecil.
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan
yang seragam.
c. Unit kerja pengguna arsip akan memakan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Desentralisasi
Yaitu pengelolaan arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja dalam
suatu organisasi. Bila suatu kantor atau organisasi menganut sistem
pengelolaan secara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit mengelola
arsipnya masing-masing. Dalam sistem ini, semua unit yang ada mempunyai
tugas untuk mengatur dan mengelola arsipnya sendiri. Sistem ini akan lebih
menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif besar.
Keuntungan desentralisasi arsip adalah:
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-
masing
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada dalam unit kerja
sendiri sehingga relatif dapat dijangkau dengan mudah dan cepat.
C. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal
baik.
Kerugian desentralisasi arsip adalah:

a. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat menimbulkan
duplikasi arsip yang disimpan.
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap
unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan
sukar dijalankan.
c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas
umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang
pendidikan kearsipan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini
merupakan pemborosan.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan arsip, baik
sentralisasi maupun desentralisasi dapat digunakan kombinasi dari dua cara
tersebut. Cara ini dapat disebut kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
arsip. Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua cara memang dapat
diatasi.
Dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif
dipergunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit kerja
masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang digunakan atau
disebut arsip in-aktif dikelola disentral arsip. Dengan demikian, pengelolaan
arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip in-aktif secara

sentralisasi. Dalam praktiknya, banyak organisasi yang menggunakan sistem
pengorganisasian kombinasi ini. Dari segi pelayanan penggunaan arsip,
sistem pengorganisasian secara kombinasi dapat efektif, tetapi dari segi
penghematan peralatan, masih kurang efektif karena di samping
menyediakan peralatan di unit kerja, organisasi juga harus menyediakan
peralatan kearsipan di pusat arsip.
C. SARANA PENATAAN ARSIP
1. Klasifikasi Arsip
Klasifikasi Arsip, yaitu penggolongan dan pengelompokan arsip atas
dasar persamaan masalah yang terkandung dalam arsip. Fungsinya adalah
mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali.
Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat guna menata berkas
berdasarkan masalah (subject)
masalahnya secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan

kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya.
b. Tujuan Pola Klasifikasi Arsip, yaitu sebagai dasar penataan arsip
secara sistematis dan efektif.
c. Guna Klasifikasi Arsip:
1) Untuk mengelompokkan arsip yang urusan/masalahnya sama ke
dalam satu berkas
2) Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis
3) Untuk memudahkan penemuan kembali arsip sehingga dapat dicapai
penghematan waktu dan tenaga
Jenis Klasifikasi Arsip
Ada dua jenis klasifikasi kearsipan, yaitu:
1) Fisik (kebendaan): yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan
pada bentuk fisik arsip, misal:
Surat Keputusan
Formulir
Majalah
Peta, dan lain-lain
2) Masalah (subjek): yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan

pada isi atau pokok masalah yang terdapat di dalam suatu
berkas, misal:
Sosial
Kepegawaian Keuangan
Pendidikan dan Latihan, dan sebagainya
c. Syarat Klasifikasi Arsip
1) Diusahakan mempunyai hubungan logis dan kronologis antarmasalah
yang satu dengan masalah yang lainnya
2) Menggambarkan luas lingkup dan proses kegiatan suatu kantor
3) Sesuai dengan keadaan
4) Disusun secara sistematis
5) Perlu dilengkapi dengan kode, untuk memelihara hubungan logis
dan kronologisnya
Unsur Klasifikasi Arsip
Dalam rangka menyusun klasifikasi arsip, ada beberapa aspek yang perlu
dipertimbangkan yaitu:
1) Unsur Fungsi: penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan
inventarisasi kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh

suatu organisasi, misal: dilihat dari uraian lugas unit atau pegawai.
2) Unsur Struktur Organisasi: penyusunan Pola Klasifikasi Arsip
berdasarkan struktur atau bagan organisasi yang ada.
3) Unsur Masalah: penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan
masalah yang terdapat dalam arsip atau berkas.
Untuk penataan arsip, pola klasifikasi kearsipan yang digunakan oleh

suatu organisasi tidak sama dengan organisasi lainnya. Hal tersebut karena
kegiatan fasilitatif (tugas penunjang) dapat sama tetapi kegiatan subtantif
(tugas pokok) tidak sama. Oleh sebab itu, pola klasifikasi kearsipan yang
substantif ini harus disusun sendiri oleh organisasi yang bersangkutan karena
yang mengetahui secara rinci kegiatan substantif setiap organisasi adalah
pegawai/pejabat yang bekerja di lingkungan organisasi tersebut.
Contoh susunan Pola Klasifikasi:
Pola klasifikasi kearsipan disusun berjenjang, yaitu seperti berikut:
Main Subject (Primer)
Sub Subject (Sekunder)
Sub-sub Subject (Tertier)
Ketiga kelompok ini mempunyai hubungan logis, kronologis, dan

sistematis satu sama lainnya.
Misal: Kelompok Kepegawaian harus mengandung masalah mengenai
kepegawaian saja, seperti berikut ini:
Kepegawaian (Primer)
Pengadaan(Sekunder)
Lamaran (Tertier)
Testing (Tertier)
Pengangkatan (Tertier), dan sebagainya
2. Kode Arsip
a. Kode arsip adalah tanda pengenal urusan/ masalah dari klasifikasi arsip.
b. Guna kode arsip:
1) Untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan
urusan/masalah lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.
Merupakan sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak
penyimpanan, serta penemuan kembali.
c. Tujuan Pemberian Kode adalah untuk menentukan masalah, memelihara
hubungan, dan urutan masalah dalam pola klasifikasi dan untuk
mengatur susunan urutan dalam pola klasifikasi serta untuk mengatur
susunan urutan berkas dalam penyimpanan.
d. Syarat pemberian kode arsip:
1) Sederhana
2) Mudah diingat
3) Mudah untuk menulisnya
c. Unsur Kode Arsip:
Pada dasarnya ada 2 (dua) unsur kode, yaitu:
1) Huruf
2) Angka
dan kemudian ada penggabungan huruf dan angka
1) Kode Huruf:
a) Satuan Huruf
misal: Kepegawaian —- kode A
Keuangan B
Material C
b) Huruf Ganda
misal: Kepegawaian — kode AA
Keuangan AB
Material BB
LAN
HANKAM
c) Kumpulan Huruf
misal: Kepegawaian —- kode ABA
Keuangan ABC
Material ABB
d) Singkatan
misal: Kepegawaian —■— kode Kcpeg
Keuangan Ke u
Material Mat
2) Kode Angka
a) Urutan angka: 1 s.d. tak terbatas ()
misal: Kepegawaian kode 1
Keuangan 2
Material 3
Angka Romawi:
misal: I, II, III, dan seterusnya
b) Gabungan angka
Umumnya terdiri dari dua angka
misal: 11
12
13
21
22
23
c) Angka Duplex : kumpulan satuan angka, masing-masing di

pisahkan dengan garis miring (/), atau garis datar (-), atau
titik (.), atau koma (,)
misal: 01-10-88
01.10.88
01/10/88
01,10,88
d) Desimal: yaitu menggunakan angka desimal

misal: 000-010-011
020 - 021
110-111-111.1
e) Digit
misal: kode 10 089 susunan guide
nomor laci
nomor map
Dalam kode digit, yang diperhatikan 3 (tiga) angka dari
belakang
f) Satuan angka atau angka blok

Beberapa angka, sampai batas tertentu digunakan untuk satu
masalah pokok tertentu misal: 000 - 99 Kepegawaian
100-199 Keuangan
200 - 299 Materiil
g) Gabungan huruf dan angka

misal: A.l
B.2
AAB 11
Kepeg 10
3. Indeks
Indeks merupakan tanda pengenal arsip untuk memudahkan
penemuannya kembali. Kegunaan Indeks:
a. Untuk mengelompokkan/menyatukan (memberkaskan) arsip yang kode
dan kegiatannya sama ke dalam satu berkas
b. Sebagai sarana penemuan kembali arsip
Syarat-syarat mengindeks:
1. Singkat
2. Jelas dan mudah diingat
3. Harus merupakan kata benda atau kata memberi
pengertian kebendaan
4. Diambil atau ditentukan dari isi surat/arsipnya.
Indeks adalah suatu tanda pengenal berkas atau judul berkas. Fungsinya
membedakan antarabcrkas yang satu dengan yang lainnya, serta
mempermudah dalam penemuan dan penyimpanan arsip. Pemberian indeks
digolongkan menjadi 3 golongan:
1) Indeks Nama Orang
a. Nama keluarga sebagai kata tangkap. Contoh :
b. R.Soroto Sosroatmodjo menjadi Sosroatmodjo, R. Suroto
Apabila terdapat gelar akademis, pangkat atau jabatan dari nama
orang, tidak perlu dimasukkan dalam indeks untuk memperjelas
dapat disertakan dalam indeks dan ditempatkan dalam kurung di
belakang indeks. Contoh:
Presiden Soeharto di indeks Soeharto, (Pres)
Drs. R.S Dipobaroto diindeks Dipobaroto, R.S., (Drs)
Indeks nama orang memiliki dua gaya penulisan, yaitu Straight

Order dan Indexing Order
Contoh Straight Order:
Nama Asli Indeks
Dr Achmad Sagalana Achmad Sagalana,Dr.
Ir. Rahayu Effendi Rahayu Effendi, Ir.
Prof. Dr. Ali Hardi Ali Hardi, Prof., Dr.
Sandra Lintang Sandra Lintang
Sylvester Stallone Sylvester Stallone
PT. Angin Ribut Angin Ribut, PT.
CV. Sama Suka Sama Suka, CV.
Contoh Indexing Order

Nama Asli Indeks
Drs. Achmad Sagalana Sagalana, Achmad, Drs.
Ir. Rahayu Effendi Effendi, Rahayu, Ir.
Prof. Dr. Ali Hardi Hardi, Ali, Prof., Dr.
Sandra Lintang Lintang, Sandra
Sylvester Stallone Stallone, Sylvester
PT. Angin Ribut Ribut, Angin, PT.
CV. Sama Suka Suka, Sama, CV.
2) Indeks Masalah: penentuan masalah dilakukan melalui langkah sebagai

berikut: membaca keseluruhan isi surat; menentukan isi ringkas;
menentukan kata yang paling “menonjol”, singkat, jelas, dan padat;
bersifat kebendaan. Contoh: surat tentang penawaran sewa peralatan
mesin fotokopi.
indeks:
a) menyewa mesin fotokopi
b) penyewaan mesin fotokopi
c) penawaran sewa fotokopi
3) Indeks Nama Organisasi: jika menggunakan nama orang, nama itu
sebagai kata tangkap kemudian badan atau organisasinya diikuti
kedudukan hukun di dalam kurung bila ada. Contoh:
a) RS Fatmawati -- -- Fatmawali, RS
b) P.T. Bank Central Asia — Central Asia, Bank (PT)
C) Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo — Mangunkusumo, Cipto
(Dr), Rumah Sakit
Jika nama badan menggunakan nama asing yang sudah umum, nama
badan di tempatkan di bagian depan diikuti nama organisasinya.
4. Tunjuk Silang
Sebagaimana halnya indeks, tunjuk silang adalah sarana untuk
memudahkan pencarian kembali arsip.
D. SISTEM PENATAAN ARSIP
Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi

pimpinan. Oleh sebab itu, mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin
agar memudahkan penemuan kembali warkat yang sewaktu-waktu
diperlukan merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap
kehidupan organisasi, maupun untuk membantu tugas pimpinan. Warkat
adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan
mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk sesuatu keperluan.
Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan adanya arsip yang rapi dan
tertib guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang
dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena pimpinan
tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya maka pimpinan mengharapkan para
stafnya dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk
pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.
Berdasarkan hal tersebut maka petugas di bidang arsip harus mempunyai

keterampilan dan ketelitian, agar apabila sewaktu-waktu pimpinan
memerlukan arsip dapat disajikan dengan cepat dan tepat.
Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan penting
karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan
keputusan di dalam menentukan kebijaksanaan. Informasi dapat berupa
bahan tertulis, dan dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu
diluangkan dalam bentuk tulisan karena informasi lisan mempunyai
kelemahan, yaitu:
1. Mudah terlupakan
2. Tidak ada bukti yang kuat
Oleh sebab itu, semua berkas yang memual informasi bernilai guna,
harus mendapat perhatian dan perlu dikelola/ditata dengan baik. Penataan
arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan
kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu
dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip (Filling
System).
Filling System merupakan pengaturan dan penyusunan berkas secara
tertib dan sistematis, penyimpanan, dan perawatan berkas sehingga dapat
digunakan secara aman dan ekonomis.
Dewasa ini, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip yaitu:
1. Sistem Myad/Alphabetical Filling System.
2. Sistem Masalah/Pcrihal/5z//?j(Y'f Filling System.
3. Sistem Nomor/Numerical Filling System.
4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological Filling System.
5. S i stem W i 1 ay ah/Daerah/Regional/Geog raphical Fit ling System.
1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang
pengkodeannya berdasarkan peraturan mengindeks.
Perihal dari surat maupun organisasi pengirim dapat disusun berdasarkan
abjad, yaitu menyusun subjek dengan urutan A sampai Z. Untuk dapat
menyusunnya maka pemberian nama dapat dibagi menjadi 4 (empat)
golongan, yaitu:
a. Nama orang.
b. Nama perusahaan swasta.
c. Nama instansi pemerintah.

d. Nama organisasi sosial.
Untuk dapat menyusun atau mengindeks nama-nama tersebut maka

supaya ada kesatuan bahasa, harus berpedoman pada peraturan mengindeks
yang ditentukan dan dijadikan pedoman. Persiapan Penataan Arsip
berdasarkan Abjad antara lain:
a. Paham Peraturan Mengindeks.
b. Peralatan Arsip.
2. Sistem Masalah
Sistem Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan
perusahaan yang pengguna sistem ini. Untuk dapat melaksanakan sistem
perihal maka harus di tentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya
terjadi/dipermasalahkan dalam surat setiap harinya, untuk dibuatkan Daftar
Indeksnya.
Masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek, misal: masalah
yang berkenaan dengan ’’kepegawaian” dikelompokkan menjadi satu masalah
pokok (subjek) di bawah ’’kepegawaian” Persiapan Penataan Arsip
berdasarkan masalah:
a. Menyusun Daftar Indeks.
b. Peralatan Arsip.
CONTOH DAFTAR INDEKS
KODE MASALAH
KP KEPEGAWAIAN
01 Pengadaan
02 Pengangkatan dan Mutasi
03 Kedudukan
04 Kesejahteraan Pegawai
05 Cuti
06 Penilaian
07 Pendidikan
08 Pemberhentian
KU KEUANGAN
01 Gaji
02 Biaya Perjalanan
03 Pendapatan
04 Pajak
05 Tagihan
06 Laporan Keuangan
07 Perbendaharaan
3. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan Daftar
Klasifikasi Arsipnya.
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Nomor.
a. Menyusun Pola Klasifikasi Arsip .
b. Peralatan arsip.
CONTOH POLA KLASIFIKASI ARSIP
()()() Umum
010 Urusan dalam
011 Gedung kantor
012 Rumah dinas
020 Peralatan
030 Penelitian
040 Perencanaan
100
Kepegawaian
110 Pengadaan
120 Lamaran
130 Testing
140 Pengangkatan
200
Keuangan
210 Gaji
220 Biaya perjalanan
Nomor tersebut dapat dikembangkan menjadi pembagian yang lebih kecil

dan perlu dibuat daftar kelompok masalah.
Sistem Tanggal
Sistem Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan, dan tahun yang pada umumnya tanggal tersebut dapat
dilihat dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir
ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat
atau berkas tersebut. Akhirnya, surat atau berkas yang di file tersebut dapat
dikelompokkan berdasarkan bulan setiap tahunnya.
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:
a. Penentuan pembagian tanggal, bulan, dan tahun
b. Peralatan arsip.
5. Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
daerah/wilayah tertentu sesuai dengan pembagian tertentu pula.
Guna melaksanakan sistem wilayah ini maka dapat dipergunakan nama
daerah wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut
dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah yang dalam hal ini terdiri dari
daerah yang berada dalam wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat
dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari para pelanggan atau
nasabah yang ada di masing-masing daerah tersebut.
Persiapan penataan arsip berdasarkan wilayah:
a. Menentukan pengelompokan daerah/wilayah.
b. Peralatan arsip.
E. PEMINJAMAN ARSIP
Arsip aktif atau inaktif bersifat tertutup. Oleh sebab itu, perlu diatur atau
ditentukan prosedur/tata cara peminjamannya, baik untuk keperluan intern
maupun ekstern organisasi.
Hal-hal yang perlu diatur antara lain:
1. Siapa yang berwenang memberi izin peminjaman.
2. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip.
3. Penetapan jangka waktu peminjaman.
4. Tata cara peminjaman arsip.
5. Semua peminjaman arsip harus dicatat pada Lembar Peminjaman Arsip
(lihat contoh) rangkap 3 dengan fungsi masing-masing:
a. Lembar Peminjaman Arsip I (putih) disimpan oleh Penyimpan arsip

berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti
peminjaman.
b. Lembar Peminjaman Arsip II (hijau) oleh Penyimpan Arsip
diletakkan di tempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai
pengganti arsip yang dipinjam.
C. Lembar Peminjam Arsip III (biru) disertakan pada peminjam.
Lembar Peminjaman Arsip
CEPARTMEN N&
P iMi
* Pirymwon Anipt
UnttPMMllh
LENBAR PENIkdAMAN ARSIP
• Anap-cif tip yani IsrciJr-turr di biart til dlpinpr» tunjfi urnuk kipduui dirut
* Tdikdiberwtan unluc iKnambahdsidtoj Migunngi MKirtupiR diri retas
* Ho'ut dkftftbdliMi diUrr taadw uUiaorÛptapidi Put
* Pui\<rrt«.'un AritaUP
Na JurrlsTi LOkJIl
Kode S Miwtih CorlJtai
Uhi Blfkit PMijiffpmm
♦ PARAF .ANGAN CABUT LEMBAR PEMNJAMAN IMI
Nmuj Pemnjin» Tangsi Penirvamr :

Jibstar, ‘ Tanggilftnpnbian 1
Urt Ptngrtah iTap ptnwnmgin pwiiqwnsn barui itwn
Pusx Porympurun Arslpi
’uidjT»ngjn K«pU PimM Portyif^pfrMh ArtlpfafwU Bko,
NP NP
Lembar Peminjaman Arsip
KARTU BUKU PINJAM AR$IPtBERKA$
Peminjam»
Nama J
Unit :
Arstyteerkas yang dipinjam

Pokok surai ; TanggaliUo. aurat •
Bati Dari F
Tanggal pinjam: Tanggal kembali ;
Tanda tangan Tanda tangan

Peminjam Pengembalian
Kartu Bukti Pinjam Arsip/Berkas
F. PEMELIHARAAN, PERAWATAN DAN PENGAMAN ARSIP
Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk
menjamin kelestarian informasi yang dikandung di dalam arsip adalah
pemeliharaan dan perawatan fisik arsip. Mengingat begitu pentingnya arsip
yang kita miliki maka perlu dilakukan langkah-langkah untuk menjaga
keberadaan arsip tersebut sehingga keberadaan arsip yang kita miliki tetap
mendukung kegiatan di kantor dalam waktu yang lama atau sesuai umur arsip
yang sudah ditentukan. Ruang lingkup kerja manajemen kearsipan juga
meliputi usaha pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip.
1. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya
tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara
arsip dengan baik perlu diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip
dan cara pencegahannya. Usaha ini sering disebut sebagai preventif.
a. Penyebab kerusakan arsip

Faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu
faktor intrinsik dan faktor ektrinsik.
I) Faktor intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip,
misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat, dan lain-
lain. Kertas dibuai dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur
kimia. Kertas akan mengalami perubahan dan rusak karena proses
kimiawi. Proses kerusakan itu bisa terjadi dalam waktu yang singkat,
bisa pula memakan waktu bertahun-tahun. Demikian pula tinta dan
bahan perekat dapat menyebabkan kerusakan kertas.
2) Faktor ektinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda
arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia,
a) Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi arsip
antara lain temperatur, kelembaban udara, sinar matahari, polusi
udara, dan debu.
b) Biologis, organisme yang kerap merusak arsip antara lain jamur,
kutu buku, ngengat, rayap, kecoa, dan tikus.
c) Kimiawi, yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan merosotnya
kualitas kandungan bahan kimia dalam bahan arsip.
d) Kelalaian manusia yang sering terjadi dan dapat menyebabkan arsip
bisa rusak adalah percikan bara rokok, tumpahan atau percikan
minuman, dan sebagainya.
h. Usaha pencegahan kerusakan

Ada beberapa upaya untuk mencegah kerusakan akibat faktor-faktor
penyebab tersebut. Usaha-usaha tersebut antara lain penggunaan bahan
bermutu tinggi. Sedapat mungkin, gunakan kertas, pita mesin, tinta, karbon,
lem dan bahan lain yang bermutu baik sehingga lebih awet. Penjepit kertas
(paper clips) yang terbuai dari plastik lebih baik dari pada terbuai dari logam,
karena plastik antikarat.
Di samping itu, ruangan ruangan penyimpanan arsip harus dibangun dan
diatur sebaik mungkin sehingga mendukung keawetan arsip.
1) Lokasi/gedung arsip sebaiknya terletak di luar daerah industri dengan
luas yang cukup untuk menyimpan arsip yang sudah diperkirakan
sebelumnya. Kalau merupakan bagian dari satu bangunan gedung,
hendaknya ruang arsip terpisah dari keramaian kegiatan kantor lainnya
dan tidak dilalui oleh saluran air.
• ADPU433 1/MDDUL 8 8.35
2) Konstruksi bangunan sebaiknya tidak menggunakan kayu yang langsung

menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap. Pintu dan jendela
diletakkan di bagian yang tidak memungkinkan sinar matahari langsung
masuk ke dalam ruangan. Kalau jendela sudah terlanjur terpasang, dapat
diberi kaca berwarna kuning tua atau hijau tua untuk menyaring sinar
ultraviolet. Untuk mencegah masuknya debu dan berbagai macam
serangga, sebaiknya ventilasi udara dan jendela diberi kawat kasa halus.
3) Ruangan sebaiknya dilengkapi dengan penerangan, pengatur temperatur
ruangan, dan air conditioner (AC) yang bermanfaat untuk
mengendalikan kelembaban udara di dalam ruangan. Kelembaban udara
yang baik sekitar 50 - 60% dan temperatur sekitar 60° - 75°F atau
22° - 25°C
4) Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, puntung rokok
maupun sisa makanan.
Alat penyimpanan seperti kmirni, filling cabinet, rak dan lainnya terbuat
dari logam tahan karat. Peralatan dari kayu di samping daya tahannya lebih
kecil juga mudah terbakar dan rentan terhadap serangan rayap dan serangga
lainnya. Adapun alat pemeliharaan antara lain mesin penghisap debu (vaccum
cleaner), thermohigrometer (alat pengukur temperatur dan kelembaban
udara), alat pendeteksi api/asap (fire/smoke detector), pemadam kebakaran
dan lain-lain.
Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga
seperti DDT, Dieldin, Pryethrum, dan sebagainya, tetapi jangan mengenai
arsip. Untuk mencegah kecoa bisa menggunakan kapur barus disela-sela
buku/arsip yang kelihatan gelap. Untuk mencegah rayap dapat digunakan
sodium arsenit yang dituangkan ke celah-celah lantai. Cara terbaik untuk
membunuh kutu buku dengan jalan fumigasi. Fumigasi dilakukan dengan
memasukan berkas-berkas arsip ke dalam suatu ruang tertutup, lalu ke dalam
ruangan itu disemprotkan bahan kimia berupa cairan gas etilena oxide dan
carbon dioxide selama 3 jam. Setelah 3 jam semua telur dan larva kutu buku
akan mati.
2. Perawatan Arsip
Perawatan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah
mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya kerusakan yang
paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar.
Arsip yang rusak karena sobek ditempeli kertas sejenis dengan

menggunakan perekat dari kanji (tepung ketela). Bila kerusakan sangat berat
mintalah pertolongan ahli di Arsip Nasional.
Cendawan yang melekat pada arsip dapat dihilangkan dengan
mengoleskan cairan aseton, atau cairan thymol dengan spiritus, atau
campuran formalin 40% dengan air. Bercak jamur pada arsip berupa buku
dapat dicegah agar tidak menjalar dengan cara menyelipkan tisu pembasmi
jamur pada sela-sela halaman buku setiap ketebalan 5 mm.
Arsip yang basah/terendam air terlebih dahulu harus dibersihkan dari
lumpur yang menempel dengan mengoleskan kapas sedikit basah agar
kotoran dapat terserap oleh kapas tersebut. Kemudian bila arsip berbentuk
bendel, buka ikatan bendel dan peraslah air dari dalam bendel itu dengan cara
menekannya perlahan-lahan. Selanjutnya, arsip dikeringkan dengan jalan
meletakkan arsip di atas kertas penyerap (blotting paper), kemudian
menaruhnya di tempat dan ruangan yang kering, tidak terkena sinar matahari,
dan cukup ada hembusan angin hingga kering. Cara lain adalah arsip
diletakkan di antara kertas penyerap lalu disetrika kering. Bila kertasnya
melekat satu sama lain pisahkan dengan pisau tumpul.
3. Kerusakan Arsip
Pada dasarnya kerusakan arsip disebabkan oleh tiga faktor, yakni
biologis, fisik, dan kimiawi. Di samping itu, terdapat faktor-faktor lain seperti
banjir, kebakaran, dan kerusakan lainnya akibat perbuatan manusia baik
yang disengaja maupun tidak .
Kerusakan yang disebabkan oleh faktor biologis banyak terjadi di daerah
tropis. Hal yang termasuk kategori biologis antara lain jamur dan serangga.
Masalah jamur ini perlu mendapat perhatian yang besar. Bakteri penyebab
tumbuhnya jamur begitu kecil sehingga sangatlah sulit untuk dilihat dengan
mala biasa. Jamur ini dapat membusukan selulosa dan kertas. Biasanya kertas
berubah menjadi kuning lalu coklat bintik-bintik hitam. Di samping
membusukan selulosa, jamur juga merusakan perekat serta melengketkan
kertas antara kertas yang satu dengan yang lainnya. Jamur tumbuh terutama
disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur, dan
cahaya. Sebetulnya, faktor kelembaban dan temperaturlah yang paling
berpengaruh. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur
adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban di atas 0% RH
(relative humidity).
• ADPU433 1/MDDUL 8 8.37
Di samping itu, jamur juga menyebabkan timbulnya “foxing” yaitu

bintik-bintik coklat pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua.
Bintik-bintik tersebut sebagai akibat dari reaksi kimia antara campuran besi
yang terkandung di dalam kertas dan asam organik yang dikeluarkan oleh
jamur.
Serangga merupakan masalah yang cukup pelik di negara tropis.
Serangga sering diketemukan dipelbagai tempat di dalam gedung yang gelap.
Mereka biasanya membuat sarang di antara lembar-lembar arsip, rak, almari,
laci dan sebagainya. Lem atau perekat dari tepung kanji merupakan makanan
yang mereka gemari sehingga tidak mengherankan jika jilid buku/arsip
mendapat prioritas utama untuk dimakan/di rusak. Selain itu, mereka juga
merusak kertas, foto, label,dan sebagainya.
Beberapa jenis serangga yang menyerang kertas antara lain rayap,
ngengat (silferfish), kutu buku (bookworm)dan psocids (semacam kutu buku)
Kerusakan fisik dapat pula disebabkan oleh faktor cahaya, panas, dan air.
Ketiganya merupakan penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau
oxidatic didalam kertas.
Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar
ultraviolet. Ultraviolet dapat merusakkan selulosa kertas dan bahan-bahan
lain arsip, tekstil, lukisan dan sebagainya.
Di samping akibat ultraviolet, juga akibat dari “radiant energy”
(kekuatan radian). Kekuatan radian adalah kekuatan dari gerak gelombang
sinar yang mengenai suatu objek. Beberapa atau sebagian kekuatan dari
radian ini diserap oleh objek yang bersangkutan. Bila mengenai kertas,
molekul-molekul pada kertas akan mengembang atau mengurai dan akan
mengalami reaksi kimia. Banyak kertas luntur warnanya dan menjadi lemah
atau getas jika terkena sinar. Semua sinar, baik sinar matahari maupun sinar
buatan mengandung unsur ultraviolet.
Kondisi kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar
kelembaban di dalam ruang penyimpanan. Derajat panas yang tinggi akan
menyebabkan kertas menjadi kering, getas, dan mudah rapuh sedangkan uap
air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong
untuk tumbuhnya jamur.
Zat-zat kimia yang terdapat dalam udara ruang penyimpanan dan arsip
sendiri menyebabkan kerusakan kertas misalnya gas asidik, pencemaran
atmosfir, debu, dan tinta. Gas asidik dan pencemaran udaralah yang sangat
merusak arsip.
Gas asidik secara perlahan-lahan akan menyerang selulosa, dengan

akibat kertas menjadi luntur dan getas. Kerusakan akan lebih hebat lagi jika
panas dan uap air yang terkandung di dalam atmosfir melampaui batas yang
sebenarnya.
Pencemaran atmosfer adalah salah satu sebab utama merosotnya derajat
kimia yang terkandung di dalam kertas. Pencemaran karena adanya nitrogen,
sulfur acid penyebab kerusakan terbesar daripada kertas. Berkas-berkas zat
besi dan tembaga yang ada pada kertas atau kulit merupakan katalisator yang
sempurna dalam mengubah sulfur dioksid menjadi asam belerang. Asam
belerang inilah yang mempunyai daya perusak yang sangat besar terhadap
kertas. Pencemaran udara ini banyak terjadi di daerah-daerah industri.
Faktor kerusakan kertas yang lain disebabkan oleh asam. Adanya asam
ini biasanya sejak kertas itu dibuat. Dengan kata lain bahwa kerusakan kertas
disebabkan oleh kertas itu. Kertas yang baik adalah kertas yang bebas asam
atau yang ber pH 7. Ukuran pH ini adalah derajat keasaman dari satu sampai
dengan 14. pH kurang dari 7 berarti mengandung asam dan lebih dari 7
berarti basa/alkalin. Alat-alat yang sering dipergunakan untuk mengukur pH
ini adalah pH meter. Arsip-arsip sebelum abad ke -19 biasanya menggunakan
kertas dengan rata-rata pH 6,9 sedang setelah abad ke -19 dengan rata-rata
pH 5,4. Semakin rendah pH nya berarti semakin asam dan dengan sendirinya
kertas tersebut akan lebih cepat rusak.
4. Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang
dan agar isi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak
berhak. Petugas arsip harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat
vital bagi organisasinya, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip
yang sangat rahasia dan sebagainya. Misalnya saja, pada umumnya arsip
dinamis bersifat rahasia. Usaha pengamanannya antara lain dilakukan dengan
cara-cara sebagai berikut:
a. Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia
b. Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. Misalnya dapat
ditetapkan bahwa peminjaman arsip tidak boleh dilakukan oleh petugas
atau unit kerja yang bersangkutan dengan penyelesaian surat itu.
c. Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil
arsip dari tempatnya.
d. Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian.
G. PENYUSUTAN ARSIP
I. Pengertian Penyusutan, Pemindahan dan Pemusnahan

Tidak selamanya arsip-arsip harus disimpan terus di dalam tempat
penyimpanan. Kalau semua arsip harus disimpan terus dapat dibayangkan
bahwa kantor-kantor akan dipenuhi oleh arsip. Penyusutan arsip merupakan
kegiatan yang harus dilakukan dalam pengelolaan kearsipan. Penyusutan
arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
a. Memindahkan arsip inaktif dari tempat penyimpanan file aktif ke unit
pengolah arsip.
b. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan pusat
dalam lingkungan organisasi
c. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
d. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional RI
Penyusutan merupakan salah satu bagian penting pengelolaan arsip yang

meliputi pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan. Penyerahan dan
pemusnahan dokumen merupakan salah satu sarana penting untuk
menyelamatkan dan melestarikan bahan bukti resmi yang mempunyai nilai
guna bagi kepentingan organisasi, dan untuk mengatur dokumen organisasi
yang tidak berguna. Di samping itu, penyusutan dapat mengurangi beban
penyimpanan dan menghemat ruangan serta memungkinkan terkumpulnya
dokumen organisasi yang efektif.
Berdasarkan Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
ditegaskan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah
arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan
arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Dari beberapa penjelasan tentang penyusutan arsip tersebut dapat
disimpulkan bahwa penyusutan arsip merupakan kegiatan mengurangi
jumlah arsip yang dikelola melalui kegiatan pemindahan, penyerahan dan
pemusnahan. Dalam undang-undang dibedakan tindakan pemindahan dengan
tindakan penyerahan dokumen instansi dan perusahaan.
Pemindahan merupakan tindakan internal, artinya masih berlangsung
dalam lingkungan instansi pemerintah atau perusahaan (dari unit pengolah ke
unit kearsipan di lingkungan instansi pemerintah atau perusahaan.).
Penyerahan merupakan tindakan eksternal, yaitu dari instansi pemerintah

dan atau perusahaan kepada Arsip Nasional RI. Dokumen yang wajib
diserahkan kepada Arsip Nasional RI adalah dokumen instansi atau
perusahaan yang memiliki nilai historis dan penggunaannya berkaitan dengan
kegiatan pemerintahan, kegiatan pembangunan nasional, kehidupan
kebangsaan.
Pemusnahan merupakan usaha menjadikan arsip yang ada menjadi tidak
ada, atau menjadikan arsip tidak dapat dikenali lagi. Berdasarkan Undang-
Undang NO 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 51 ayat (1) menegaskan
bahwa pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan
jadwal retensi arsip;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
2. Kegiatan Penyusutan Arsip

Kegiatan Penyusutan Arsip dapat dilakukan dengan memindahkan arsip
aktif ke inaktif, penyerahan arsip in-aktif ke Arsip Nasional RI kemudian
pemusnahan arsip.
a. Penilaian arsip
Kegiatan penyusutan arsip dilakukan melalui beberapa tahap. Sebelum
melakukan penyusutan arsip diperlukan suatu penilaian terhadap arsip
didasarkan pada nilai guna yang dimiliki oleh setiap jenis arsip. Berdasarkan
penilaian tersebut akan dapat diketahui nilai gunanya dan umur penyimpanan
arsip. Hal ini akan dijadikan standar atau patokan untuk melakukan
penyusutan.
Penilaian dilakukan pada setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa
lama jenis arsip yang bersangkutan disimpan di file aktif dan file in-aktif,
serta apakah jenis aktif tersebut dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi
arsip statis ke Arsip Nasional RI. Dengan kata lain, penilaian arsip bertujuan
memberikan kepastian berapa lama arsip disimpan. Setiap lembaga atau
kantor hendaknya membentuk tim penilai. Tim ini terdiri dari unit-unit
pengolah dokumen yang sesuai dengan bidang masing-masing agar lebih
memahami dan mengetahui tentang nilai guna sesuatu arsip. Tim ini sangat
diperlukan karena ada kemungkinan arsip-arsip tersebut berasal dari beberapa
bidang.
Kriteria untuk menentukan nilai sesuatu jenis arsip tergantung kepada

kantor masing-masing. Dengan demikian, nilai suatu arsip akan berbeda-beda
sesuai dengan kepentingan kantor masing-masing. Kriteria penilaian yang
umum t digunakan adalah sistem penilaian ALFRED, yaitu singkatan dari
Administrative value (nilai administratif), Legal Value (nilai Hukum),
Financial value (nilai Uang), Research value (nilai Penelitian), Educational
value (nilai Pendidikan), Documentary value (nilai Dokumentasi).
Nilai ALFRED berkisar antara 0 sampai dengan 100, dihitung
berdasarkan jumlah persentase dari keenam komponen tersebut. Berdasarkan
nilai ALFRED maka golongan sesuatu jenis arsip dapat ditentukan. Ada 4
(empat) golongan arsip, yaitu :
D Arsip vital (persentase nilai 90 - 100), yaitu penting bagi kehidupan
bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini
disimpan abadi/sclamanya,contoh : akte pendirian perusahaan.
2) Arsip penting (persentase nilai 50 - 89) : Arsip ini melengkapi bisnis
rutin dan dapat digantikan dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini
disimpan di dalam file selama 5 (lima) tahun dan pada file in-aktif
selama 25 (dua puluh lima) tahun, contoh : arsip bukti-bukti keuangan.
3) Arsip berguna (persentase 10 - 49). Arsip jenis ini berguna sementara
dan dapat diganti dengan biaya rendah. Di simpan di file aktif selama 2
(dua) tahun dan file in-aktif selama 10 (sepuluh tahun), contoh : surat
pesanan.
4) Arsip tidak berguna (persentase 0 - 9) : Arsip ini dapat dimusnahkan
sesudah dipakai. Paling lama arsip ini disimpan 3 (tiga bulan ) di file
aktif, contoh: undangan rapal.
b. Pemindahan
Salah satu kegiatan dalam penyusutan arsip adalah kegiatan pemindahan
arsip. Pemindahan ini dilakukan dengan memindahkan arsip setelah
dikategorikan berdasarkan hasil penilaian yang dilakukan. Arsip aktif yang
sudah memasuki kategori in-aktif, seharusnya dipindahkan ke kelompok in
aktif. Pemindahan merupakan tindakan internal artinya masih berlangsung
dalam lingkungan perusahaan.
Pada kantor yang menggunakan asas pengelolaan arsip secara kombinasi
(gabungan desentralisasi dan sentralisasi) maka pemindahan arsip akan
dilakukan oleh unit pengolah dan dipindahkan ke pengelola pusat.
Sedangkan bagi kantor yang menggunakan asas desentralisasi atau

sentralisasi, hanya merupakan tempat penyimpanan.
Selain pemindahan secara tempat penyimpanan, pemindahan arsip juga
dapat dilakukan dengan cara pemindahan arsip ke media lain. Media
elektronik sekarang ini banyak digunakan. Media elektronik yang dapat
digunakan adalah media komputer yang dilengkapi dengan scanner, atau
microfilm. Dengan menggunakan media ini cukup banyak keuntungan yang
diperoleh.
Untuk proses pemindahan yang mengakibatkan perubahan pihak
pengelola maka pemindahan tersebut dilengkapi dokumen-dokumen yang
diperlukan. Hal ini untuk menghindari saling melempar tanggung jawab,
apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Dokumen yang diperlukan
adalah berita acara pemindahan arsip, yaitu surat keterangan timbang terima
penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip. Surat
tersebut harus dilengkapi dengan daftar jenis arsip yang di serahkan. Surat ini
harus ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu pihak yang menyerahkan
dan pihak yang menerima.
Pemindahan dan atau pemusnahan arsip dapat dilakukan berdasarkan:
1) Jadwal retensi, yaitu jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai
dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file in
aktif kemudian dimusnahkan atau diabaikan.
2) Pemindahan massal menurut jangka waktu atau periode. Jangka waktu
tersebut dapat 6 bulan, I tahun, 3 tahun, 5 tahun, dan sebagainya
tergantung pada peraturan yang ada di kantor.
3) Pemindahan individual, yaitu pemindahan arsip yang dilakukan tanpa
berdasarkan waktu, tetapi berdasarkan selesainya sesuatu
kegiatan,misalnya: arsip perkara di pengadilan.
c. Jadwal retensi
Sebagaimana lelah disinggung sebelumnya bahwa jadwal retensi
merupakan salah satu pedoman yang digunakan dalam kegiatan penyusutan
arsip. Secara harfiah, jadwal retensi memiliki arti penahanan. Jadwal retensi
arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan
atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk menjaga objektivitas dalam
menentukan nilai kegunaan arsip tersebut, jadwal retensi disusun oleh suatu
panitia yang terdiri dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan,
fungsi, dan kegiatan unit masing-masing. Keuntungan suatu kantor memiliki
jadwal retensi adalah sebagai berikut;
D Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan
tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip in-aktif
2) Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun
nonaktif
3) Memudahkan penemuan kembali arsip
4) Meningkatkan efisiensi kerja
5) Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen/abadi ke
Arsip Nasional RI
6) Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban di bidang pemerintahan.
Bentuk jadwal retensi pada dasarnya tidak banyak berbeda dengan

bentuk klasifikasi arsip, yakni berbentuk tabel. Dalam tabel tersebut
ditentukan terlebih dulu pembidangan kelompok masalah pokok (main
subject) kemudian dirinci kepada masalah-masalah yang lebih kecil.
Umumnya jangka waktu diperinci baik untuk arsip aktif maupun untuk arsip
in-aktif. Di samping ditentukan jangka waktu penyimpanannya, juga perlu
ditetapkan apakah suatu arsip (kelompok arsip) dimusnahkan karena bernilai
sementara atau dipindahkan ke Arsip Nasional RI karena bernilai permanen.
Dengan demikian, yang tercantum dalam tabel jadwal retensi adalah;
D Pokok masalah.
2) Masalah.
3) Perincian masalah.
4) Jangka waktu penyimpanan baik untuk arsip aktif' maupun inaktif.
5) Nilai yang meliputi sementara dan permanen.
Berikut ini format jadwal retensi berdasarkan keterangan di atas:

Pokok Jangka waktu Nilai
Masalah Perincian
Masalah penyimpanan Sementara Permanen
Apabila suatu kantor melakukan penilaian berdasarkan ALFRED maka

bentuk jadwal retensi sebagai berikut
Golongan Umur arsip Abadi/
Arsip
Arsip Aktif Inaktif dimusnahkan
VITAL Akte Pendirian Abadi
Akte Tanah - - Abadi
Dsb
PENTING Laporan keuangan 5 tahun 25 tahun Dimusnahkan
Cek Berkas 5 tahun 25 tahun Dimusnahkan
dsb.
BERGUNA Neraca 2 tahun 10 tahun Dimusnahkan
Laporan Tahunan 2 tahun 10 tahun Dimusnahkan
dsb.
TIDAK Undangan 1 bulan ■ Dimusnahkan
BERGUNA Pengumuman 1 bulan - Dimusnahkan
d. Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip merupakan tindakan eksternal, yaitu dari
perusahaan/instansi kepada Arsip Nasional RI. Dokumen perusahaan/instansi
yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional RI adalah dokumen
perusahaan/instansi yang memiliki nilai historis dan penggunaannya
berkaitan dengan kegiatan pemerintahan, pembangunan nasional, dan
kehidupan kebangsaan.
Arsip yang memiliki nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban
nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk menyelenggarakan
administrasi sehari-hari, selelah melampaui jangka waktu penyimpanannya
ditetapkan sebagai berikut;
1) Bagi arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-
badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip
Nasional Pusat.
2) Bagi arsip yang disimpan oleh badan-badan pemerintah di tingkat
daerah, harus diserahkan kepada Arsip Daerah.
Berkaitan dengan penyerahan dokumen perusahaan/instansi merupakan

tindakan eksternal, undang-undang mensyaratkan sebagai bukti penyerahan
harus dituangkan dalam berita acara. Adapun prosedur penyerahan arsip
sebagai berikut;
D Instansi yang bersangkutan meminta persetujuan terlebih dahulu dari

Kepala Arsip Nasional dengan jalan mengirimkan daftar arsipnya (PP
No 34 Tahun 1979 Pasal 17 b.
2) Apabila Kepala Arsip Nasional telah memberikan persetujuan maka
arsip-arsip yang ada dalam daftar tersebut sudah dapat diserahkan
kepada Arsip Nasional
3) Penyerahan kc Arsip Nasional dilakukan dengan membuat Berita Acara
Penyerahan Arsip yang ditandatangani oleh pejabat dari kedua belah
pihak (Instansi yang menyerahkan arsip dan Arsip Nasional).
e. Pemusnahan arsip
Sesuai dengan jadwal retensi arsip maka arsip-arsip inaktif dapat
dimusnahkan. Pelaksanaan pemusnahan arsip harus segera dilaksanakan
tetapi untuk arsip yang berdasarkan jadwal retensi akan diabadikan
(permanen) maka arsip tersebut tidak akan dimusnahkan melainkan
diserahkan kepada Arsip Nasional. Bilamana kantor memiliki dana maka
arsip yang akan dimusnahkan dapat dibuatkan mikrofilmnya terlebih dahulu,
terutama arsip-arsip yang dianggap penting.
Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal
lagi baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari
bidang hukum/perundang-undangan dan/atau bidang pengawasan dari
lembaga-lembaga/ badan-badan pemerintah yang bersangkutan.
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip
yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Undang-
undang menetapkan syarat tentang objek yang dapat dimusnahkan dan syarat
formil pemusnahan. Mengenai objek, pasal 10 ayat (1) PP Nomor 87 tahun
1999 mengklasifikasikan dokumen tersebut berupa:
1) Telah melampaui jangka waktu simpan
2) Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan
3) Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional
4) Tidak dilarang oleh peraturan perundang-undangan
5) Tidak terkait degan perkara perdata maupun pidana yang masih dalam
proses
6) Dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke microfilm atau media
lainnya kecuali ada ketentuan lain (seperti ketentuan pasal 12 ayat (4)
UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yaitu dokumen yang
mempunyai kekuatan pembuktian otentik atau masih mengandung
kepentingan hukum tertentu. Syarat formal pemusnahan dokumen ialah

kewajiban untuk membuat berita acara pemusnahan. Ketentuan ini untuk
menghindari tuntutan hukum yang berkaitan dengan pemusnahan
dokumen secara melawan hukum.
Pemusnahan arsip umumnya dilakukan melalui langkah-langkah:

D Seleksi untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan
2) Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (daftar pertelaan)
3) Pembuatan berita acara pemusnahan arsip
4) Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi.
Daftar pemusnahan berisikan jenis arsip yang dimusnahkan dan jumlah

lembarnya, serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan. Pemusnahan
dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan dua orang saksi dari unit
kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan maka berita acara dan
daftar pertelaan ditandatangani oleh Penanggung jawab Pemusnahan bersama
saksi-saksi 2 (dua) orang. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:
1) Pembakaran merupakan cara yang lazim dilakukan untuk
memusnahkan arsip, bahkan dahulu cara ini adalah cara yang sering
digunakan para petugas arsip. Namun demikian, penggunaan cara ini
dianggap kurang aman karena terkadang masih ada dokumen yang
belum terbakar atau masih dapat dikenali. Selain itu, cara pembakaran
dianggap kurang ramah lingkungan dan tidak mungkin dilakukan di
dalam gedung.
2) Pencacahan, cara ini menggunakan alat pencacah, baik manual maupun
mesin penghancur kertas (paper shredder). Dengan menggunakan mesin
pencacah, kertas dokumen akan terpotong-potong sehingga tidak bisa
dikenali lagi. Cara ini bayak dilakukan oleh petugas arsip karena lebih
praktis. Mesin pencacah kertas banyak tersedia di toko-toko dengan
merek dan harga yang bervariasi.
3) Proses kimiawi, merupakan pemusnahan dokumen dengan menggunakan
bahan kimia guna melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.
Penghancur lumat berbantuan kimiawi tersedia berbagai jenis tergantung
pada volume yang akan dimusnahkan.
4) Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan dokumen
yang ekonomis, aman, nyaman dan tak terulangkan. Dokumen yang akan
dimusnahkan dicampur dengan air kemudian dicacah, dan disaring yang
akan menghasilkan lapisan bubur kertas. Dengan menjadi bubur kertas

maka wujud asli dan isi dokumen tidak akan dapat dikenali lagi.
H. PERALATAN DALAM PENATAAN ARSIP
Sebelum memutuskan pembelian terhadap sesuatu peralatan, beberapa

kriteria pemilihan peralatan kearsipan yang perlu dipertimbangkan, adalah:
I. Bentuk fisik yang akan disimpan, hal ini untuk memastikan jenis dan
ukuran peralatan yang akan digunakan.
2. Frekuensi penggunaan arsip, hal ini untuk memastikan jenis dan fasilitas
lain dalam peralatan yang akan digunakan, misalnya: arsip yang
frekuensi penggunaannya tinggi maka sebaiknya menggunakan alat
tanpa pintu atau terbuka sehingga mudah dijangkau
3. Lama arsip disimpan pada file aktif dan file in-aktif, hal ini untuk
memastikan jumlah atau kepastian daya tampung peralatan arsip.
4. Lokasi dan fasilitas penyimpanan dilihat dari asas pengorganisasian
penyimpanan arsip yaitu sentralisasi dan desentralisasi.
5. Besar ruangan yang disediakan untuk menyimpan dan kemungkinan
untuk perluasannya.
6. Tipe dan letak penyimpanan untuk arsip in aktif
7. Bentuk organisasi, untuk mempertimbangkan kemungkinan
perkembangan jumlah arsip yang akan disimpan.
8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan, hal ini untuk
memastikan tingkat jaminan keamanan alat yang akan digunakan.
Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip dapat

dikelompokkan dalam tiga jenis tipe alat penyimpanan, yaitu sebagai berikut:
1. Alat Penyimpan Tegak ( Vertical File)
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan
pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari arsip (filling
cabinet). Filing cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang
disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung
(hung map). Almari arsip yang standar dapat terdiri dari 2 laci, 3 laci, 4 laci,
5 laci, dan 6 laci. Dewasa ini banyak tersedia almari arsip dari berbagai
model, kualitas, dan ukuran. Almari arsip dapat dibedakan menjadi dua
macam almari arsip yaitu:
a. Almari arsip untuk diisi dengan folder biasa

b. Almari arsip untuk folder gantung ( mempunyai tempat untuk gantungan
folder)
2. Alat Penyimpanan Menyamping (Lateral File)

Meskipun arsip diletakkan juga secara vertikal tetapi peralatan ini
merupakan file lateral karena letak map-mapnya menyamping. Dengan
demikian, file ini lebih menghemat tempat dibandingkan dengan filing
cabinet.
3. Alat Penyimpanan Berat (Power File)

Alat penyimpanan berat ini biasanya digunakan untuk penggunaan file
elektrik. Penggunaan alat penyimpanan berat itu disesuaikan dengan
kebutuhan dari kantor masing-masing karena alat penyimpanan berat ini
cukup mahal dalam biaya pengadaannya dibandingkan dengan alat model
lainnya. Model elektrik ini memiliki tiga model dasar yaitu sebagai berikut:
a. File kartu yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau
formulir dengan ukuran tertentu.
b. File struktural yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau
arsip.
c. File mobil (bergerak), yaitu file yang dapat bergerak terletak di atas
semacam rel yang memudahkan gerak ke depan dan ke belakang
Selain peralatan utama untuk penyimpanan arsip perlu juga disediakan

perlengkapan-perlengkapan lainnya dalam penyimpanan arsip. Perlengkapan
penyimpanan arsip di antaranya sebagai berikut:
a. Folder (sampul arsip)

Folder merupakan tempat atau wadah arsip bentuknya seperti map tanpa
daun penutup pada sisinya Di atasnya terdapat tab (dibaca: teb) yang gunanya
untuk menempatkan kode dan indeks arsip.
b. Sekat atau Guide (baca: gaid)

Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok
masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan
pengelompokan masalah pada klasifikasi arsip.
Sekat ini dapat dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak), memiliki
bagian yang menonjol, dinamakan tab. Tab berguna untuk menempatkan atau
mencantumkan masalah dan kode klasifikasi, dari pokok masalah sampai ke
sub-sub masalah.
Letak tab bermacam-macam, sesuai tingkat kelompok masalahnya;

D Sekat pertama dengan lab pada ujung paling kiri digunakan untuk
menyekat kelompok primer (pokok masalah)
2) Sekal kedua dengan lab pada kedudukan lebih ke kanan digunakan untuk
menyekat antara kelompok sekunder (submasalah)
3) Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)
c. Kala langkap
Judul yang terdapat pada tonjolan disebut sebagai kata tangkap. Untuk
membuat kata tangkap baik berupa huruf abjad, nama maupun subjek
haruslah dibuat sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan
cepat.
d. Perlengkapan lainnya
Perlengkapan lainnya di antaranya adalah label yaitu sejenis stiker yang
dipakai untuk membuat kode, kemudian stiker itu ditempelkan pada bagian-
bagian tertentu.
I. PETUGAS KEARSIPAN
Untuk dapat menjadi petugas kearsipan diperlukan sekurang-kurangnya

4 syarat yang harus dipenuhi, yaitu sebagai berikut.
1. Ketelitian
Pegawai tersebut dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama
atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya sama. Untuk itu, di samping
sikap jiwa yang cermat, ia harus pula mempunyai mala yang sempurna.
2. Kecerdasan
Dalam kaitan ini, tidak perlu suatu pendidikan yang sangat tinggi, tetapi
sekurang-kurangnya pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya
dengan baik karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal,
selain itu, daya ingatannya juga cukup tajam sehingga ia tak melupakan
sesuatu pokok soal yang lelah ada kartu arsipnya
3. Kecekatan
Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang haik sehingga ia
menggunakan tangannya dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dari

berkasnya secara cepat.
4. Kerapian
Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas, dan tumpukan
warkat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah
dicari kembali, selain itu, surat-surat juga menjadi lebih awet karena tidak
sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut atau robek.
Selain syarat-syarat tersebut, petugas kearsipan harus menguasai
pengetahuan tata kearsipan serta mengikuti kemajuan dan perkembangan
modern dalam bidang pekerjaannya.

D Jelaskan mengapa sistem kearsipan itu penting!
2) Jelaskan pengorganisasian kearsipan pada kantor tempat Anda bekerja!
3) Jelaskan, bagaimana cara pengkalsipikasian arsip!
4) Jelaskan sistem penataan arsip yang tepat pada kantor tempat Anda
bekerja!
5) Jelaskan, bagaimana cara yang tepat untuk mengurus arsip!

RANGKUMAN■■
Arsip mempunyai peranan sebagai ’’pusat ingatan”, sebagai sumber

informasi dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka kegiatan” perencanaan, penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian
setepat-tepatnya.
Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat, tepat,
lengkap, dan akurat, untuk kebutuhan perencanaan, penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan
pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian
maka arsip perlu disimpan dengan sistem penataan yang tepat dan
menggunakan peralatan yang memadai. Begitu pula, arsip akan bertahan
lama, jika dipelihara dengan baik oleh petugas yang benar-benar
mempunyai ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan kerapian
TES FORMATIF 2
1) Syarat umum yang harus dimiliki oleh seorang petugas kearsipan adalah
berikut ini, kecuali....
A. teliti
B. tekun
C. jenius
D. ulet
Untuk memahami kegiatan kearsipan yang baik, diperlukan pemahaman

prinsip-prinsip dalam kegiatan kearsipan. Prinsip dalam pengelolaan
arsip yang baik adalah berikut ini, kecuali....
A. pengelolaan arsip sebanyak mungkin
B. pengelolaan arsip benar-benar bermakna atau berguna
C. pengelolaan arsip secara hemat dan sederhana
D. pengelolaan arsip mudah, cepat, dan tepat dalam penemuan kembali.
3) Hal yang termasuk pada jenis sistem penataan arsip adalah ....
A. sistem abjad
B. asas sentralisasi
C. asas desentralisasi
D. asas Gabungan
4) Hal yang termasuk pada pengorganisasian arsip adalah ....

A. sistem abjad
B. sistem pokok soal/subjek
C. sistem nomor
D. sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan
5) Hal yang termasuk pada peralatan arsip adalah sebagai berikut....

A. folder
B. kursi
C. steples
D. penggaris


Jumlah Soal
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% - baik sekali

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
<70% = kurang

belum dikuasai.
Tes Formatif I
D A. Suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali ini merupakan pendapat The Liang Gie.
2) A. Arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip pemasaran, dan arsip
pendidikan termasuk jenis arsip menurut Subjek atau Isinya
3) D. Kegiatan administrasi merupakan kegiatan yang cakupannya luas,
diolah suatu unit yang disebut Bagian administrasi, Tata usaha
kantor.
4) C. Arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur
berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di
perlukan dapat cepat ditemukan kembali.
5) A. Arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan yaitu
arsip dinamis dan arsip statis.
Tes Formatif 2
D C. Syarat umum yang harus dimiliki oleh seorang petugas kearsipan
adalah teliti, tekun, dan ulet.
2) A. Untuk memahami kegiatan kearsipan yang baik, diperlukan
pemahaman prinsip-prinsip dalam kegiatan kearsipan, prinsip dalam
pengelolaan arsip yang baik yaitu pengelolaan arsip sebanyak
mungkin.
3) A. Yang termasuk pada jenis sistem penataan arsip adalah sistem
abjad, sistem nomor, sistem pokok soal/subjek, sistem wilayah, dan
sistem tanggal.
4) D. Yang termasuk pada pengorganisasian arsip adalah
pengorganisasian secara sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan.
5) A. Yang termasuk dalam peralatan kearsipan salah satunya yaitu folder.
Daftar Pustaka

Nur Cahaya.
................ . (1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta,

Haryadi, Ilendi. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf.

Jakarta: Visimedia.
(1997). Administrasi Perkantoran Mode indar

Maju.
............... (2002). Tata Laksana Kantor. Bandung: Mandar Maju.
Republik Indonesia. (1987). Buku Pelajaran Pengetahuan Perkantoran,

Buku I, II, 111. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
................... (2003). Buku Pelajaran Pengetahuan Perkantoran, Buku 1, II,

III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Sedarmay anti. (1990). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi

................. (1996). Tata Kerja dan Produktivitas Kerja Suatu Tinjauan

Kerjanya, Bandung: Mandar Maju.
------------ . (2009). Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Sugiarto, Agus & Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern.

Yogyakarta: Gava Media.
Undang-undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah No 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip.

Modul 9
Prosedur Perkantoran dan

Efisiensi Pekerjaan Kantor
PENDAHULUAN
('T' ata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja penting dalam sebuah kantor
1 sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran,
program kerja, fungsi-fungsi, dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan
nyata. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja bermanfaat baik bagi para
pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai
pedoman kerja.
Administrasi perkantoran sebagai suatu bidang pekerjaan memegang
peranan penting dalam penyediaan informasi bagi pucuk pimpinan organisasi
untuk digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan dan perumusan
kebijaksanaan organisasi. Oleh karena itu, kegiatan pekerjaan kantor harus
direncanakan dengan baik, dibina, dikendalikan, disempurnakan, singkatnya,
perlu diatur dengan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dengan
sebaik-baiknya.
Penataan terhadap kegiatan kantor harus selalu berakibat pada efisiensi
atau berdaya guna, yaitu perbandingan terbaik antara usaha dengan hasil
yang dicapai. Konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara
suatu usaha dengan hasilnya dapat diterapkan dalam pelbagai bidang
pekerjaan, termasuk pula dalam administrasi perkantoran.
Dengan tidak mengabaikan faktor-faktor lain yang turut mempengaruhi
suatu usaha maka perbandingan terbaik itu terutama ditentukan oleh cara
melakukan kegiatan. Jadi, efisiensi kerja pada umumnya merupakan
perwujudan dari cara-cara kerja yang mengakibatkan tercapainya
perbandingan terbaik antara usaha yang mencakup pikiran, tenaga, waktu,
ruang, dan material termasuk uang, dengan hasil yang dicapai. Suatu hasil
kerja disebut efisien, kalau dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil
yang sebanyak-banyaknya, baik mengenai jumlah satuan maupun mutu yang
diperoleh. Sebagaimana dikemukakan oleh Littlefield: In the last few years,

the authority and responsibility of administrative managers has increased
substantively.......... As office equipment becomes more sophisticated and
specialized, it is imperative that managers understand the potential impact of
various technologies and methodologies on their organization. (C.L.
Littlefield, 1986: 8).
Modul ini akan membahas prosedur perkantoran dan efisiensi pekerjaan
kantor. Modul ini terdiri dari 2 (dua) kegiatan belajar, yaitu:
1. Kegiatan Belajar 1 membahas pengertian prosedur perkantoran, asas-
asas penyusunan, pengaturan pokok tata kerja, prosedur kerja dan sistem
kerja , prinsip-prinsip, dan teknik penyusunan prosedur, simbol-simbol
dalam prosedur, kegunaan skema prosedur,
2. Kegiatan Belajar 2 membahas pengertian efisiensi kerja, asas-asas
efisiensi dalam pekerjaan kantor, syarat-syarat efisiensi kerja, pedoman
untuk bekerja efisien, faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja,
sumber efisiensi kerja, dan penerapan efisiensi kerja dalam kantor.
Selelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan mampu

mengaplikasikan prosedur perkantoran dan efisiensi pekerjaan kantor dalam
aktivitas administrasi perkantoran.
Secara khusus, setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan dapat:
1. menjelaskan asas-asas penyusunan, pengaturan pokok tata kerja,
prosedur kerja, dan sistem kerja,
2. menjelaskan prinsip-prinsip dan teknik penyusunan prosedur,
3. menjelaskan simbol-simbol dalam prosedur,
4. menjelaskan kegunaan skema prosedur,
5. menjelaskan asas-asas efisiensi dalam pekerjaan kantor,
6. menjelaskan syarat-syarat efisiensi kerja,
7. menjelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja,
8. menjelaskan sumber efisiensi kerja,
9. menerapkan efisiensi kerja dalam kantor.
Selamat Belajar!
• ADPU433 1/MODUL 9 9.3
Kegiatan Belajar 1
Prosedur Perkantoran
A. PENGERTIAN TATA KERJA, PROSEDUR KERJA, DAN

SISTEM KERJA
Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja merupakan istilah-istilah

yang sering kita dapatkan dalam kajian administrasi perkantoran. Oleh sebab
itu, marilah kita cermati dulu pengertian tata kerja, prosedur kerja, dan sistem
kerja.
1. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja seefisien mungkin atas
sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas,
tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia.
2. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain
sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi lahap serta jalan
yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.
3. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang
membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan
suatu bidang pekerjaan.
B. MANFAAT TATA KERJA, PROSEDUR KERJA, DAN SISTEM

KERJA
Berdasarkan pengertian sebagaimana disebutkan sebelumnya maka

manfaat yang dapat kita peroleh dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem
kerja adalah:
1. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja penting artinya sebagai suatu
pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja,
fungsi-fungsi, dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan nyata.
2. Melalui tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang dibuat dengan
tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan
setepat-tepatnya.
3. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja bermanfaat baik bagi para
pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan
sebagai pedoman kerja.
C. ASAS-ASAS PENYUSUNAN TATA KERJA, PROSEDUR KERJA,

DAN SISTEM KERJA
Fungsi utama dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah
untuk memberikan kejelasan dalam proses manajemen. Dalam penyusunan
tala kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa
asas berikut.
1. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta
dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya.
2. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada
semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau berkepentingan.
3. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan
kebijaksanaan umum pada tingkat yang lebih tinggi.
4. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta
menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber
yang berada di bawah pengendalian organisasi.
5. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu
direvisi dan disesuaikan dengan keadaan.
D. PENGATURAN POKOK TATA KERJA, PROSEDUR KERJA,

DAN SISTEM KERJA DALAM ORGANISASI
Secara umum kebijaksanaan dan/atau pengaturan tata kerja, prosedur

kerja, dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut.
1. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan
sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi masing-masing maupun
dengan instansi atau kantor lain.
2. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan
mengoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta
memberikan petunjuk bagi pelaksanaan lugas bawahannya.
3. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan
bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan
laporan berkala tepat pada waktunya.
4. Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan
sebagai bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut
dan memberikan petunjuk kepada bawahan.
• ADPU433 1/MODUL 9 9.5
5. Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib

memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara
fungsional mempunyai hubungan kerja.
E. PRINSIP-PRINSIP DAN TEKNIK PENYUSUNAN TATA KERJA,

PROSEDUR KERJA, DAN SISTEM KERJA
Mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja

sebagaimana telah diuraikan maka dalam teknik penyusunan dan penentuan
tala kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja hendaknya dapat dipenuhi prinsip-
prinsip sebagai berikut.
I. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem tata kerja harus disusun dengan
memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan
waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau
pekerjaan.
2. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih
dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema
organisasi berikut klasifikasi jabatan, dan analisis jabatannya, unsur-
unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.
3. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang lugas yang akan dibuai bagan
prosedurnya.
4. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan
berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang
tugas termaksud.
5. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan
maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat
hubungan yang sangat erat dan secara keseluruhan menuju ke satu
tujuan.
6. Setiap lahap harus merupakan suatu kerja nyata untuk pelaksanaan dan
penyelesaian seluruh lugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.
7. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang
diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
8. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun secara tepat
sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.
9. Penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus selalu
disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
10. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu

sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan
setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut sebagai skema arus
11. Untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja
dengan setepat-tepatnya maka perlu dipakai buku pedoman.
F. SIMBOL-SIMBOL DALAM PROSEDUR KERJA
Simbol-simbol yang umum dipergunakan untuk menggambarkan suatu

prosedur, antara lain adalah sebagai berikut.
o
Lingkaran besar menunjukkan operasi
(operation) atau sesuatu yang harus
dikerjakan. Apabila di tengahnya dibubuhi
huruf C, berarti harus dikerjakan oleh juru
tulis (clerk). N, berarti harus dikerjakan
o
dengan mesin. T artinya dikerjakan dengan
mesin tik (typewriter).
Belah ketupat atau segi empat berbentuk

berlian atau diamond untuk menunjukkan
pemeriksaan (inspection, control atau check)
mengenai mutu atau kualitas (quality)
Segi empat bujur sangkar untuk menunjukkan

pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas
(quantity).
• ADPU433 1/MODUL 9 9.7
Huruf D, singkatan dari delay, artinya
D penahanan atau penundaan suatu proses

karena harus menunggu tindakan atau
penyelesaian lebih lanjut.
\/ Suatu segi tiga tunggal terbalik menunjukkan

penyimpanan
(permanent)
(storage) secara tetap
Segi tiga dobel terbalik menunjukkan

penyimpanan untuk sementara (temporary).
¥
( Lingkaran kecil berarti pemindahan (transfer)
atau pengangkutan (transport).
Anak panah menunjukkan arah jalannya atau

arus (flow) sesuatu dokumen melalui sesuatu
proses pengerjaan.
G. KEGUNAAN SIMBOL-SIMBOL DALAM PROSEDUR
Simbol-simbol tersebut digunakan sebagai tanda dalam rangka membuat

skema arus kerja atau prosedur kerja yang bermanfaat untuk mengetahui:
1. Jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan bagaimanakah
yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.
2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap
atau jenis pekerjaan termaksud maupun waktu seluruhnya yang
diperlukan untuk penyelesaian tugas termaksud.
3. Persyaratan kecakapan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk
dapat mengerjakan pekerjaan bersangkutan dengan sebaik-baiknya.
4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan
pekerjaan yang bersangkutan.
5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau
bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.
6. Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai
dengan kapasitas yang semestinya.
7. Adanya kemacetan yang paling banyak terjadi.
Di samping untuk mengetahui hal tersebut maka skema arus kerja atau
prosedur kerja juga mempunyai kegunaan sebagai:
1. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru. Hal ini
disebut sebagai skema arus kerja atau skema proses kerja atau skema
prosedur kerja.
2. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.
3. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja
yang tepat.
4. Alat untuk mengatur tata ruang kantor
5. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk
6. Alat perencanaan kerja dan pengembangannya dikemudian hari.
7. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan.
8. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan dan untuk mengetahui
seluruh proses kerja.
9. Alat untuk mempersiapkan mekanisasi prosedur.
Berikut ini contoh penggunaan simbol pada tata kerja penerimaan surat
masuk di suatu kantor. Penggunaan simbol pada tala kerja suatu kegiatan
• ADPU433 1/MODUL 9 9.9
dapat dibuat perbedaannya antara keadaan atau kenyataan yang ada dengan
keadaan yang akan disarankan sehingga akan terlihat perbedaannya guna
dapat dipikirkan penyempurnaannya lebih lanjut.
PRUSLd «EWSLRJMN: Surat MasUt

seka*amg.?isawkan
CIGAMSA
* OLEH
nisFP.;ji.- m fh
?' ' VFRANGAN

Mwc
’Jrerns ul-i penenira «urat
JtU<3. CiSXX ian 81391153
Otawake penga-sn
mdc dan daranxn
Dorter orxarar
MmrmU ww
frtar.J (148
Cl90ftl'kt<n ko lis
Otari;» v» irit penjiah
Dicbi'd prases
Cnnpanîle
*
.ijnjh Lanjut Jan cUr Waktu
Gambar. 9.1.
Contoh Penggunaan Simbol pada Tata Kerja
Penerimaan Surat Masuk di Suatu Kantor
H. PENGERTIAN PROSEDUR PERKANTORAN
Prosedur Perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-

langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan) di mana pekerjaan
dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana melakukannya, di mana dilakukannya, dan siapa
yang melakukannya.
Prosedur Perkantoran atau sistem perkantoran itu sangat penting karena
sistem perkantoran yang baik dapat:
1. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus

pekerjaan lebih baik).
2. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai sesuatu yang
dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
3. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
4. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang
berlainan.
5. Membantu dalam latihan-latihan pegawai baru.
6. Dapat dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata
usaha yang penting.
I. PRINSIP-PRINSIP PROSEDUR PERKANTORAN
Prinsip-prinsip yang terdapat dalam sistem perkantoran adalah sebagai

berikut:
1. Sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga dapat mempermudah
pengawasan.
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu.
4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan
mencegah adanya rintangan-rintangan.
5. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama formulir-
formulir).
6. Hendaknya adanya pengecualian yang seminimum-minimumnya
terhadap peraturan.
7. Cegah pemeriksaan yang tidak perlu.
8. Sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang
berubah.
9. Pembagian tugas yang tepat.
10. Sistem perkantoran hendaknya memberikan pengawasan yang terus
menerus terhadap pekerjaan yang dilakukan.
11. Penggunaan mesin kantor yang sebaik-baiknya.
12. Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
13. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan
memperhatikan tujuan.
14. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-
minimumnya.
• ADPU433 1/MDDUL 9 9.11
BUKU PEDOMAN KANTOR (BUKU PEDOMAN PROSEDUR)
Buku Pedoman Kantor merupakan buku kecil (biasanya lembaran lepas)

yang memuat:
1.
al< metode yang berhubungan dengan pekerjaan
2. Sistem atau
Formulir-formulir yang digunakan dan bagaimana menggunakannya
3. Formulir-
4. Tanggal <dikeluarkannya dan di bawah otoritas siapa buku pedc
tersebut diterbitkan
5. Instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
Penggunaan buku pedoman kantor dalam sebuah organisasi terdapat

ilungan dan kerugiannya, yaitu :
Keuntungan buku pedoman kantor adalah sebagai berikut:
a. Menulis prosedur dapat mengakibatkan penelitian kembali tentang
sistem-sistem yang diperlukan dalam sebuah organisasi.
b. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
c. Buku pedoman kantor meringankan (membantu, mempermudah)
pengawasan.
d. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai.
2. Kerugian buku pedoman kantor adalah sebagai berikut:
a.
b. Menyiapkan buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering
menjadi tidak berlaku lagi
c. Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai
d. Banyak kantor berjalan lancar tanpa adanya buku prosedur tertulis.
Catatan: buku pedoman kantor mempunyai keuntungan yang sangat
besar dalam suatu organisasi yang besar, di mana buku pedoman
tersebut membantu dalam menstandarisasikan metode-metode dan
memberikan pengawasan terhadap apa yang telah dikerjakan
TEKNIK MEMBUAT DAN MEMPERBAIKI SISTEM

PERKANTORAN
Teknik membuat adalah sebagai

berikut:
(menggunakan bahan-bahan yang sesuai).

2. Tentukan bagian-bagian pekerjaan manakah yang penting dengan
mengingat tujuan kantor.
3. Hapuskan pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu.
4. Pertimbangkan semua metode alternatif untuk tiap pekerjaan lainnya.
5. Pilihlah metode terbaik untuk tiap pekerjaan dengan memperhatikan
pengawasan, biaya, dan penyusunan tenaga kerja.
6. Tentukan standar pekerjaan yang adil bagi tiap pekerjaan untuk tujuan
pengawasan dan penyusunan tenaga kerja.
7. Hitung pegawai yang diperlukan dan usahakan mendapatkan urutan
pekerjaan yang tepat untuk memberikan arus pekerjaan yang sebaik-
baiknya.
8. Rencanakan tata ruang kantor dengan memperhatikan arus pekerjaan.
9. Latih pegawai-pegawai dan pergunakan prosedur baru.
L. BAGAN PEKERJAAN
Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan (menggambarkan)

suatu sistem atau arus pekerjaan dalam suatu cara yang sederhana sehingga
hal ini dapat dengan mudah dimengerti. Selanjutnya, studi tentang bagan
pekerjaan akan menemukan subjek yang memerlukan perbaikan.
Ada beberapa macam bagan, antara lain:
1. Bagan analisis prosedur
2. Bagan arus prosedur
3. Bagan distribusi pekerjaan
4. Bagan studi produksi
5. Diagram gerakan
6. Bagan operasi
Sekarang, marilah kita cermati tujuan pembuatan bagan pekerjaan.

Bagan pekerjaan dibuai dengan tujuan sebagai berikut:
1. Membuat ikhtisar tentang pelaksanaan pekerjaan yang berlainan,
menganalisis macam pelaksanaan pekerjaan, memberikan urutan, dan
waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pelaksanaan pekerjaan
dan tempat yang dilalui oleh dokumen. Bagan prosedur merupakan hal
• ADPU433 1/MODUL 9 9.13
penting dan bagan ini menggunakan simbol studi pekerjaan untuk

menunjukkan macam pelaksanaan pekerjaan yang berlainan.
2. Untuk Menunjukkan bagaimana formulir-formulir perkantoran dan
salinan-salinannya berpindah dari suatu bagian ke bagian yang lain.
3. Untuk menunjukkan bagaimana bermacam-macam pekerjaan yang
berlainan di bagikan di antara anggota-anggota tenaga kerja yang
berlainan.
4. Untuk menunjukkan penggunaan mesin dan orang yang menggunakan
mesin tersebut.
5. Untuk menunjukkan bagaimana dokumen-dokumen berpindah atau
bergerak dari sebuah meja ke meja lain pada rencana lantai kantor.

1) Jelaskan pengertian tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja!

2) Coba Anda jelaskan manfaat dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem
kerja!
3) Coba Anda jelaskan prinsip-prinsip dan teknik penyusunan tata kerja,
prosedur kerja, dan sistem kerja!
4) Coba Anda jelaskan simbol-simbol dalam prosedur kerja!
5) Coba Anda jelaskan kegunaan simbol-simbol dalam prosedur kerja!
6) Coba Anda jelaskan prinsip-prinsip prosedur perkantoran!
7) Coba Anda jelaskan teknik membuat dan memperbaiki sistem
perkantoran
8) Coba Anda jelaskan tujuan bagan perkantoran!

Prosedur Perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan

langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan) di mana
pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan,
bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana
dilakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Prosedur perkantoran dapat dilaksanakan apabila didasarkan pada
prinsip-prinsip yang terdapat dalam sistem perkantoran, serta harus
berdasarkan teknik membual dan memperbaiki sistem perkantoran. Di
samping itu, suatu organisasi/kanlor harus mempunyai bagan
pelaksanaan pekerjaan kantor.
Lalu lintas keterangan berbagai prosedur ketata usahaan tidak boleh
dibiarkan tumbuh sendiri, melainkan harus selalu direncanakan dan
diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang berjalinan
dengan prosedur itu. Selanjutnya, semua prosedur dalam suatu organisasi
hendaknya dihimpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual).
TES F □ R M A TI F 1_____________________________________
Cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu lugas

dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas tenaga kerja,
sistem kerja, waktu, dan biaya yang tersedia disebut sebagai....
A. tata kerja
B. prosedur kerja
C. sistem kerja
D. cara kerja
2) Di bawah ini termasuk beberapa manfaat dari tala kerja, prosedur kerja,
dan sistem kerja, kecuali....
A. tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja penting artinya sebagai
suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran
program kerja, fungsi-fungsi, dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-
kegiatan yang nyata
B. melalui lata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang dibuat
dengan lepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja
dengan setepat-tepatnya
• ADPU433 1/MODUL 9 9.15
C. tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja bermanfaat baik bagi
para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk
dijadikan pedoman kerja
D. sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja
yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam
rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan
Berikut ini merupakan salah satu asas tata kerja, prosedur kerja, dan
sistem kerja, di antaranya harus....
A. dinyatakan secara tertulis
B. disusun secara sistematis
C. disusun secara tertulis dan disusun secara sistematis serta
dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja
pelaksanaannya
D. diluangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja
pelaksanaannya
4) Salah satu prinsip-prinsip dan teknik penyusunan serta penentuan tata

kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah ....
A. hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat
bagan prosedurnya
B. perlu didaftar secara rinci
C. lata ruang kanlor berpintu
D. harus suatu kerja nyala
5) Simbol dalam prosedur, untuk menunjukkan pemeriksaan mengenai

jumlah atau kuantitas (quantity) digambarkan dengan simbol....
A. segi empat bujur sangkar
B. belah ketupat
C. huruf D
D. lingkaran besar


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70- 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
• ADPU433 1/MODUL 9 9.17
Kegiatan Belajar 2
Efisiensi Pekerjaan Kantor
A. PENGERTIAN DAN TUJUAN EFISIENSI KERJA
Pekerjaan kantor harus diatur atau ditata dengan sebaik-baiknya agar

kanlor bukan menjadi kumpulan kegiatan yang tidak teratur sehingga
menyebabkan kesimpangsiuran dalam penyediaan informasi yang diperlukan
oleh pimpinan organisasi. Akibatnya, mungkin bukan membantu berhasilnya
pekerjaan-pekerjaan operatif melainkan sebaliknya malah merintangi dan
menyebabkan lambatnya pelaksanaan unsur-unsur administrasi lainnya.
Penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan pelaksanaan bidang kerja itu
sendiri harus selalu berakibat pada efisiensi.
Efisiensi berkenaan hubungan antara produk yang dihasilkan dengan
sumber daya yang digunakan. Penilaian diarahkan pada keeoeokan,
kelayakan, ketaatan atas peraturan yang berlaku. Dengan demikian,
pelaksanaan kegiatan dinyatakan efisien jika pencapaian hasil kegiatan sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
Dalam modul Audit Operasional tahun 1995, efektivitas berkenaan
dengan seberapa jauh suatu program telah mencapai tujuan yang diinginkan.
Penilaian efektivitas didasarkan atas tujuan program sesuai dengan keinginan
pembuat peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan demikian,
pelaksanaan kegiatan dinyatakan efektif jika hasil yang dicapai sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa kegiatan dinyatakan
efektif dan efisien jika hasil yang dicapai dan pelaksanaan kegiatan sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
Pada sisi lain, dalam modul Airport Services 2005, efektivitas adalah
suatu perbandingan antara kinerja unsur-unsur manajemen dengan tujuan
yang ditetapkan dan efisiensi adalah suatu perbandingan antara manfaat yang
diperoleh dengan biaya yang dikeluarkan.
Menurut Soekarno K. dalam bukunya yang berjudul Dasar-Dasar
Manajemen, efisiensi ialah perbandingan yang terbaik antara masukan
(“input”) dan keluaran (“output”), atau antara daya usaha dan hasil, atau
antara “pengeluaran” dan “pendapatan.” Dalam pengertian manajemen yang
sehat sudah tersimpul pengertian efisiensi dan efektivitas, dalam arti bahwa
segala sesuatu dikerjakan dengan berdaya guna dalam arti tepat, cepat,
hemat, dan selamat.
1. Tepat: kena sasaran, apa yang dikehendaki tercapai, atau apa yang
dicita-citakan menjadi kenyataan.
2. Cepat: tidak menghabiskan waktu yang tidak perlu, selesai tepat pada
waktunya atau sebelum waktu yang ditetapkan.
3. Hemat: dengan biaya yang sekecil-kecilnya, tanpa terjadi pemborosan
dalam bidang apapun.
4. Selamat: segala sesuatu sampai pada tujuan yang dimaksud tanpa
mengalami hambatan-hambatan, kelambatan-kelambatan, ataupun
kemacetan-kemacetan.
Selanjutnya, menurut The Liang Gie, dalam bukunya yang berjudul

Administrasi Perkantoran Modern, efisiensi kerja adalah perbandingan
terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu.
Selanjutnya, bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2
segi, yaitu inti dan susunan. Inti ialah rangkaian aktivitas-aktivitas yang
wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud
dengan susunan ialah cara-cara rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan.
Jadi, setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-
tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu.
Efisiensi atau daya guna perlu dijadikan satu-satunya dasar penentuan
ukuran baku atau tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor.
Misalnya, dalam menulis surat hendaknya diutamakan pokok soal yang jelas
daripada membuat bahasanya dengan kata-kata puisi yang indah. Alat tulis
yang dapat dipakai secara cepat dan lancar adalah lebih baik daripada
penggunaan sebuah pena emas 24 karat yang tintanya sering macet.
Efisiensi atau daya guna adalah suatu konsepsi tentang perbandingan
terbaik antara hasil yang diperoleh atau output dengan usaha yang harus
dilakukan atau input dengan menggunakan sumber daya, waktu, dan ruang.
Efisiensi biasanya disingkat dengan E. output dengan O dan input dengan 1
sehingga dapat dirumuskan menjadi E = O. Sedangkan efektivitas atau hasil
guna ialah untuk menyatakan bahwa kegiatan-kegiatan lelah dilakukan
dengan tepat dalam arti tujuan tercapai sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan tetapi dalam hasil guna tersebut belum dipertimbangkan adanya
penghematan sumber daya yang digunakan.
• ADPU433 1/MDDUL 9 9.19
Dilihat dari segi usaha maka usaha untuk melakukan suatu pekerjaan itu
meliputi 5 unsur, yaitu: pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan material termasuk
uang. Dengan demikian, dapat dirumuskan secara konkret, bahwa sesuatu
pekerjaan itu dilakukan secara efisien kalau untuk mencapai suatu hasil yang
ditetapkan itu dilakukan, dengan:
1. cara yang paling mudah (tidak terlalu banyak menggunakan pikiran),
2. cara yang paling ringan (tidak terlalu banyak menggunakan tenaga),
3. cara yang paling cepat (tidak terlalu banyak memerlukan waktu),
4. cara yang paling dekat (tidak terlalu banyak menggunakan ruang),
5. cara yang paling murah (hemat dan tidak boros dalam penggunaan
material termasuk uang).
Jadi, efisiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang
maksimal dengan cara yang paling mudah, paling ringan, paling cepat, paling
dekat, dan paling murah, atau dengan perkataan lain dengan pemberian
pengorbanan yang minimal.
B. ASAS-ASAS EFISIENSI DALAM PEKERJAAN KANTOR
Dalam bidang perkantoran perlu diperhatikan adanya asas-asas tertentu

agar dapat dicapai efisiensi. Asas-asas tersebut, adalah asas perencanaan,
penghematan, penyederhanaan, penghapusan, dan penggabungan.
1. Asas Perencanaan
Perencanaan, berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang
diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan melakukan perhitungan-
perhitungan secara masak dan pertimbangan-pertimbangan yang sebaik-
baiknya. Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor berupa penetapan
pedoman tentang maksud dan pengurusan warkat atau berkas, pedoman
tentang prosedur atau tata kerja, pedoman tentang pengadaan mesin-mesin
kantor dan penggunaannya, pedoman tentang perancangan dan pengendalian
formulir. Pedoman-pedoman tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Pedoman tentang maksud warkat

Setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara harus mempunyai maksud
yang jelas dan kegunaan yang nyata. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-
nilai warkat dalam bidang penerangan, hukum administrasi,
keilmuan/pcnelitian, pendidikan dan sejarah/dokumentasi. Bila tidak bisa

dijawab untuk apa sesuatu warkat dibuat maka warkat itu sesungguhnya tidak
perlu diciptakan.
b. Pedoman tentang penetapan prosedur

Lalu lintas keterangan-keterangan merupakan berbagai prosedur
ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri, melainkan harus selalu
direncanakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang
berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya, semua prosedur dalam suatu
organisasi hendaknya dihimpun secara tertulis dalam buku pedoman
(manual).
c. Pedoman tentang pengadaan mesin tata usaha

Setiap mesin kantor hendaknya hanya dibeli dan dipergunakan
berdasarkan prosedur ketatausahaan yang telah ditetapkan. Jadi, bukan
mengadakan mesinnya dulu, barulah kemudian menyusun prosedur kerjanya
di sekitar atau mengikuti mesin itu.
d. Pedoman tentang perencanaan formulir

Macam-macam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan
atau menyimpan berbagai keterangan hendaknya dirancang secara tepat
mengenai bentuknya, macam, dan bahannya. Selanjutnya, pcnciptaan
formulir itu harus dikendalikan secara terpusat agar terhindar penyakit
“formitis” yaitu lahirnya formulir baru secara terus menerus sambil
mempertahankan formulir-formulir lama sehingga macam formulir sangat
banyak. Formulir baru pada dasarnya juga mengubah prosedur ketatausahaan
yang telah berjalan.
2. Asas Penghematan
Penghematan berarti pencegahan penggunaan material dan uang secara
berlebihan, sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi boros. Asas ini
meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatannya,
pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat, pedoman tentang
mekanisasi pekerjaan kantor (tata usaha). Pedoman-pedoman tersebut dapat
dijelaskan sebagai berikut:
• ADPU433 1/MODUL 9 9.21
a. Pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatannya

Dalam menetapkan suatu prosedur ketatausahaan atau merancang sebuah
formulir, hendaknya selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan
dikeluarkan dan kemanfaatan yang mungkin diterima. Biaya tata usaha harus
sepadan dengan kegunaannya. Misalnya, apabila dengan sehelai kertas biasa
dapat dicatat keterangan yang sama mudahnya atau manfaatnya seperti
memakai suatu formulir maka formulir tercetak yang jelas biayanya lebih
mahal itu tidak perlu dibuat.
b. Pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat

Dalam memperbanyak warkat (berbagai manual dan naskah-naskah
lainnya yang tebal) hendaknya senantiasa dihitung secara cermat jumlah
kebutuhannya agar tidak berkelebihan sehingga menghamburkan material
atau warkat itu bertahun-tahun tertumpuk di kantor karena tidak habis.
c. Pedoman tentang mekanisasi pekerjaan kantor (tata usaha)

Pemakaian mesin-mesin tata usaha hendaknya dilakukan setelah
mempertimbangkan prosedur ketatausahaan yang ditetapkan dan faktor
biayanya. Harga suatu mesin baru perlu diperbandingkan dengan
kemungkinan jasa yang dapat diberikannya dan harga mesin lain yang
sejenis. Yang harus diutamakan ialah kemanfaatan riil sesuatu mesin dan
kewaspadaan terhadap penghematan semu yaitu mesin yang tampaknya lebih
murah tetapi mutunya rendah sekali.
3. Asas Penyederhanaan
Asas ini meliputi penggunaan cara-cara yang lebih mudah, praktis, dan
cepat. Dalam pelaksanaan asas ini biasanya dilakukan penelitian tentang
penggunaan waktu dan gerak (time and motion study) dan penelitian terhadap
susunan organisasi dan tata kerja (organization and method). Dalam
penelitian tersebut dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang langkah-
langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau digabungkan dan hubungan-
hubungan kerja dalam organisasi yang perlu dipersingkat sehingga dapat
merampingkan struktur organisasi. Sebagai contoh perwujudan asas
penyederhanaan ialah dikeluarkannya peraturan-peraturan tentang deregulasi
dan debirokratisasi sehingga mempercepat dan mempermudah dalam
pengurusan izin serta meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

a. Pedoman tentang tata cara
Tata cara dari suatu pekerjaan perkantoran hendaknya dipilih yang
benar-benar menghemat sumber-sumber kerja, yaitu cara-cara yang termudah
(menghemat pikiran), teringan (menghemat gerak dan tenaga), tercepat
(menghemat waktu), terdekat (menghemat jarak/ruang kerja), dan termurah
(menghemat benda).
b. Pedoman tentang perlengkapan tata usaha

Segenap perlengkapan tata usaha dari material sampai dengan mesin dan
perabot kantor sejauh mungkin diusahakan terstandar untuk memudahkan
pengadaan, pengurusan, dan perawatannya.
c. Pedoman tentang pengorganisasian tata usaha
dipusatkan pada suatu bagian tata usaha yang melayani semua satuan
operatif, misalnya pekerjaan penyambungan telepon, pekerjaan stensil, dan
rancangan formulir.
Asas Penghapusan
Asas ini sebenarnya merupakan uraian lebih lanjut dari asas
penyederhanaan. Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan
tentang kegiatan-kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya
dihapuskan atau ditiadakan.
Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam pedoman berikut.
a. Pedoman tentang peniadaan gerak dalam pekerjaan
Dalam pelaksanaan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau
bagian tubuh lainnya oleh para pegawai. Gerak-gerak yang berlebihan atau
langkah-langkah pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi
sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan. Misalnya saja landa
kurung pada nama penandatanganan surat atau garis bawah pada nama kota
dari alamat surat disampul sesungguhnya dapat dihapuskan tanpa mengurangi
maksud surat itu. Prof. Ralph Barnes (Motion and Time Study, 1958)
memprediksi bahwa 25% - 50% pekerjaan jasmani di toko, kantor, pabrik,
dan rumah adalah tidak perlu. Pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan
cara mengeluarkan tenaga lebih kecil tetapi memberikan hasil yang sama.
• ADPU433 1/MODUL 9 9.23
b. Pedoman tentang penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat

lainnya
Dalam pelaksanaan lata usaha, tembusan-tembusan surat kepada instansi
yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan hendaknya ditiadakan.
Demikian pula, penyalinanan atau penyetensilan sesuatu warkat sebaiknya
tidak dilakukan apabila dokumen itu dapat dipakai secara bergilir.
5. Asas Penggabungan
Asas ini juga merupakan uraian lebih lanjut dari asas penyederhanaan,
dengan mempertimbangkan langkah-langkah tindakan yang perlu
digabungkan sehingga menjadi lebih efisien serta dapat menghemat waktu
kerja. Pedoman-pedoman pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:
a. Pedoman tentang kerja sekali jalan

Kekembaran kerja dalam tata usaha hendaknya dihindarkan dengan jalan
sebanyak mungkin menggabungkan pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan yang
sejenis. Misalnya dalam pembuatan macam-macam formulir, penyetensilan
sekaligus dua model atau lebih pada sehelai sil akan menghemat tenaga dan
waktu.
b. Pedoman tentang pemakaian alat-alat serbaguna

Dalam pengadaan perbekalan tata usaha hendaknya dibeli alat-alat kerja
yang serbaguna atau setidak-tidaknya penggabungan antara 2 (dua) satuan
yang lebih sederhana. Sebagai contoh penggabungan potlot merah-biru, karet
penghapus kombinasi, atau mesin hitung yang dapat dipakai untuk macam-
macam cara berhitung.
Demikianlah 5 (lima) asas efisiensi sebagai dalil umum berikut
serangkaian pedoman sebagai perumusan secara garis besar guna
menerapkan asas-asas itu dalam bidang tata usaha yang harus diperhatikan
oleh para manajer kantor. Selanjutnya, pedoman-pedoman tentang efisiensi
tata usaha itu akan terwujud secara nyata dalam suatu rangkaian pelaksanaan
yang hendaknya betul-betul dijalankan oleh setiap pegawai lata usaha.
C. SYARAT-SYARAT PENCAPAIAN EFISIENSI KERJA
Pekerjaan dapat dilakukan secara efisien, apabila memenuhi syarat-

syarat efisiensi kerja, yaitu:
1. Berhasil Guna atau Efektif

Yaitu untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan
tepat, artinya target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan.
2. Ekonomis
Yaitu untuk menyatakan bahwa di dalam usaha pencapaian efektif
termaksud maka biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, ruangan, dan
lain-lainnya telah dipergunakan dengan setepat-tepatnya.
3. Pelaksanaan Kerja yang dapat Dipertanggungjawabkan

Yaitu untuk membuktikan bahwa di dalam pelaksanaan pekerjaan,
sumber-sumber telah dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya dan dilaksanakan
penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan
3. Pembagian kerja yang nyata

Yaitu berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri
mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik. Bagaimanapun
kemampuan setiap orang pasti terbalas (real and factual distribution of work/
Dw)
Oleh sebab itu, harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu berdasarkan
beban kerja (Standar Rale of Performance /SP) dan waktu (Time/t) yang
tersedia. Hal tersebut dapat dituliskan dalam bentuk rumus sebagai berikut:
„ Fw
Dw------
Sp x t
4. Rasionalitas Wewenang dan Tanggung Jawab (Rationality of

Authority and Responsibility)
Artinya jangan sampai terjadi seseorang mempunyai wewenang yang
besar dari tanggung jawabnya (W > T). Sebaliknya, jangan sampai
wewenang lebih kecil dari tanggung jawab (W < T). Wewenang harus
seimbang dengan tanggung jawabnya.
5. Prosedur Kerja yang Praktis, dapat Dikerjakan dan dapat

dilaksanakan (Practicable, Workable & Applicable Procedures)
Yaitu kerja yang praktis, dapat dikerjakan, dan dapat
dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan tersebut
• ADPU433 1/MODUL 9 9.25
haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan

lancar.
D. PEDOMAN UNTUK BEKERJA EFISIEN
Dalam rangka membantu menciptakan cara yang efisien maka berikut ini
pedoman untuk bekerja efisien:
1. Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan otomatis.
2. Pergunakanlah tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata.
3. Milikilah tempat tertentu untuk benda catatan.
4. Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja.
5. Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil.
6. Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat.
7. Biasakanlah mengambil keputusan seketika.
8. Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika.
9. Pergunakanlah catatan-catatan untuk membantu ingatan.
10. Pergunakanlah tenaga lain atau pembantu untuk sepenuhnya membantu
menyelesaikan pekerjaan.
Efisiensi merupakan suatu pengertian terhadap suatu keadaan, sehingga

cara penilaiannya tidak dapat dilakukan dalam waktu sambil lalu saja,
melainkan harus dalam waktu cukup dan dilakukan dengan penelitian.
Berkenaan dengan prinsip efisiensi tersebut yang meliputi dan harus
diterapkan di semua bidang pekerjaan maka jika hal itu dilaksanakan dengan
baik akan menghasilkan produktivitas yang tinggi bagi organisasi.
Pelaksanaan efisiensi tidak hanya di tingkat “atas”saja tetapi juga meliputi
tingkat pekerjaan sampai yang paling “bawah”.
E. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI EFISENSI

KERJA
Seseorang yang bekerja dengan efisien akan dapat mencapai kesuksesan

dalam bidang pekerjaan karena ia akan dapat bekerja lebih baik daripada
orang lain yang tidak mempunyai jiwa efisiensi.
Banyak faktor yang dapat mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja
dengan cara yang efisien, di antaranya adalah:
I. Bentuk dan susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan

baik, agar dapat membantu untuk tidak terlalu merasa lelah, dapat
menghemat tenaga, usaha, dan waktu. Untuk bekerja dapat direncanakan
suatu meja berbentuk L atau U dengan tempat mesin tik atau komputer
di sebelah kiri.
2. Kursi, hendaknya dipakai kursi yang dapat berputar dan mempunyai
sandaran tegak agar dapat duduk berputar, apabila harus mengetik,
mengangkat telepon atau menulis di atas meja tulisnya.
3. Letakkan benda-benda yang sering dipergunakan di atas meja, dan
segera kembalikan ke tempat semula semua peralatan atau berkas yang
tidak diperlukan lagi agar meja tetap kelihatan rapi dan dapat digunakan
untuk mengerjakan pekerjaan lainnya dengan efisien.
4. Pengaturan benda-benda di dalam laci hendaknya disusun dengan penuh
pertimbangan, disesuaikan dengan kepentingan masing-masing peralatan
agar dapat mempergunakan alat-alat kantor tersebut dengan efisien.
5. Suatu kewajiban untuk ikut mengatur ruangan kantor tersebut.
Kepandaian untuk mengatur ruangan kantor adalah menambah efisiensi
kerja.
6. Kemampuan untuk mengingat dengan baik merupakan dasar untuk
bekerja secara efisien. Rencana kerja yang akan dilaksanakan pada suatu
hari atau penyelesaian lugas memerlukan pertimbangan yang datang dari
pengalaman yang diingat oleh seorang pegawai. Merupakan suatu
keharusan untuk dapat mengingat dengan baik apa yang dilihat,
dikatakan, didengarnya sampai hal-hal yang bersifat rinci. Daya ingat
yang tajam adalah suatu bantuan nyata untuk dapat membantu
pelaksanaan suatu kegiatan bagi pimpinannya.
Apabila pimpinan harus menyelesaikan pekerjaan penting dalam waktu

yang terbatas maka seorang staf atau bawahan harus dapat mengimbanginya
agar dapat membantu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan cepat dan
memuaskan. Untuk dapat menyelesaikan tugas yang tidak terjangkau, apabila
keadaan memungkinkan maka dapat pula meminta pertolongan dari bawahan
atau teman di lingkungan unitnya atau dalam lingkungan organisasi sendiri.
• ADPU433 1/MDDUL 9 9.27
F. SUMBER EFISIENSI KERJA
Sumber utama efisiensi adalah manusia karena dengan akal, pikiran, dan
pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien.
Unsur-unsur efisien yang melekat pada manusia adalah
1. Kesadaran
2. Keahlian
3. Kedisiplinan
Jika salah satu unsur tersebut tidak ada maka akan sulit mencapai
efisiensi. Karena itu, ketiga unsur tersebut harus menyertai manusia dalam
kegiatan usahanya.
1. Kesadaran
Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi
keberhasilannya. Dalam hal efisiensi, kesadaran akan arti, dan makna
efisiensi sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi tersebut.
Persoalan efisiensi sesungguhnya berkaitan erat dengan persoalan
tingkah laku dan sikap hidup seseorang dalam mengarahkan perbuatan yang
efisien atau sebaliknya. Karena itu, perbuatan yang efisien tidak dapat
diharapkan timbul seketika pada seseorang, melainkan merupakan hasil dari
proses yang panjang. Adanya kesadaran, mendorong orang untuk
berkeinginan membangkitkan semangat atau kehendak untuk melakukan
sesuatu sesuai dengan kesadarannya.
Kesadaran sebagai sumber efisiensi perlu dipupuk sehingga usaha-usaha
dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya, dan waktu.
2. Keahlian
Sesuatu yang dikerjakan oleh seorang ahli, hasilnya akan lebih baik, dan
lebih cepat daripada yang dikerjakan oleh orang yang bukan ahlinya. Unsur
keahlian dalam efisiensi melekat juga pada manusia, sama halnya dengan
unsur kesadaran. Keahlian manusia akan sesuatu perlu ditunjang dengan
peralatan supaya efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa
menggunakan alat. Keahlian tanpa fasilitas, tidak mungkin dapat diterapkan
guna menghasilkan sesuatu yang terbaik.
Namun demikian, keahlian itu sudah merupakan unsur jaminan akan
didapatkan hasil yang efisien. Seorang ahli dalam bidang mesin akan mampu
memperkirakan dengan tepat kerusakan-kerusakan pada sebuah mesin hanya

Adpu 4331 Ok PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Adpu 4331 Ok PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

9.

G. PENERAPAN EFISIENSI DALAM KANTOR

Sebagaimana telah diuraikan sebelumnya, bahwa asas dan pedoman-

b. Pekerjaan jasmani sedapat mungkin diubah menjadi pekerjaan otomatis

c. Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus

f. Setiap pemakaian material tata usaha hendaknya dapat diperhitungkan

keperluan lainnya. Misalnya, potongan-potongan kertas dapat dibuat

Demikianlah pelaksanaan sejumlah cara-cara bekerja efisien dalam

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas,

2) Dalam pencapaian efisiensi kerja diperlukan adanya beberapa asas. Coba

Petunjuk Jawaban Latihan

Untuk dapat menjawab latihan di atas, coba Anda pelajari materi

Kegiatan pekerjaan kantor harus terencana dengan baik, dibina,

Dalam rangka membantu menciptakan cara yang efisien maka

Pilihlah satu jawaban yang paling lepat!

Apabila pekerjaan kantor tidak tertata dengan baik maka pekerjaan

Efisiensi atau daya guna sangat diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan

3) Kegiatan yang telah dilakukan dengan tepat namun belum

Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien apabila untuk mencapai hasil

5) Pekerjaan yang menggunakan cara yang mudah, praktis, dan cepat

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang

Jumlah Jawaban yang Benar

Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali

Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat

Kunci Jawaban Tes Formatif

Gie, The Liang. (1978). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Nur

................ . (1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

Haryadi, Hendi. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf,

Moekiyat. (1985). Administrasi Kantor. Bandung: Alumni.

.............. . (1997). Administrasi Perkantoran Modern, Mandar Maju.

.............. . (2002). Tata Laksana Kantor. Bandung: Mandar Maju.

Republik Indonesia. (1987). Buku Pelajaran Pengetahuan Perkantoran.

.................. . (2003). Buku Pelajaran Pengetahuan Perkantoran. Buku I, II,

Sedarmayanti. (1990). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi

................. . (1996). Tata Kerja dan Produktivitas Kerja Suatu Tinjauan

................ . (2009). Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Dilarang mengutip sebagian ataupun seluruh buku ini

Penulis : Mas Halimah, S.IP, M.Si.

Desain cover & Ilustrator : Sunarty

TINJAUAN MATA KULIAH................................................. IX

MODUL 1: KONSEP DAN RUANG LINGKUP ADMINISTRASI 1.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF..................................... 1.41

MODUL 2: ORGANISASIPEKERJAAN KANTOR 2.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF..................................... 2.39

MODUL 3: MANAJEMEN GEDUNG/TEMPAT KANTOR 3.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF......................................... 3.46

MODUL 4: PERSONEL KANTOR 4.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF..................................... 4.47

MODUL 5: PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF..................................... 5.38

MODUL 6: KORESPONDENSI 6.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF......................................... 6.38

MODUL 7: PENULISAN LAPORAN 7.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF..................................... 7.33

MODUL 8: KEARSIPAN 8.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF......................................... 8.53

MODUL 9: PROSEDUR PERKANTORAN DAN EFISIENSI

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF..................................... 9.38

Tinjauan Mata Kuliah

alam administrasi perkantoran diperlukan pengelompokan dan

Modul Ketujuh, membekali Anda dengan pengetahuan dan keterampilan

Winrr-i’L.-n hr’T p rjjn lri;ri

ddtiu iklinta i^i ii