BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Di era yang modern ini kita tidak pernah terlepas dari proses manajemen, apakah itu
dalam skala besar maupun manajemen dalam skala kecil. Manajemen berarti mengatur
dalam hal mengatur akan timbul masalah, proses, dan pertanyaan tentang apa yang akan
diatur, siapa yang mengatur tersebut, mengapa harus diatur dan apa tujuan dari pengaturan
tersebut. Manajemen juga menganalisa, menetapkan tujuan atau sasaran serta
menderminasi tugas-tugas dan kewajiban-kewajiban secara baik, efektif, dan efisien.
Dalam suatu kegiatan manajemen terdapat beberapa hal penting, mulai dari tahap
perencanaan, pengorganisasian suatu kegiatan, pengendalian/mengawasi, evaluasi hingga
yang terakhir yaitu pembuatan laporan (pelaporan). Hal-hal tersebut diperlukan demi
tercapainya kesuksesan manajemen.
Laporan dalam manajemen memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu
organisai atau perusahaan. Laporan memiliki arti sebagai suatu keterangan atau informasi
mengenai suatu keadaan atau suatu kegiatan berdasarkan sebuah fakta. Fakta yang
diinformasikan tersebut harus berkaitan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si
pelapor. Fakta yang akan dilaporkan berdasarkan keadaan obyektif yang dialami sendiri
oleh si pelapor (dilihat, didengar, dan diraskan sendiri) ketika si pelapor melakukan
kegiatan.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistematika penulisan laporan yang baik dan benar?
2. Apa saja jenis-jenis pelaporan?
3. Bagaimana proses pertanggungjawaban (akuntabilitas)?
4. Bagaiman membuat laporan pelaksanaan program?

C.
 BAB 2
PEMBAHASAN : PELAPORAN

A. Definisi
Laporan mempunyai peranan penting dalam organisasi, karena dalam organisasi
terjadi hubungan atasan dengan bawahan atau sebaliknya yang merupakan bagian dari
keberhasilan organisasi. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu
organisasi baik yang berupa hubungan atasan dan bawahan ataupun antara sesama
karyawan yang terjalin baik maka sistem delegation of authority dan accountability akan
terlaksana secara efektif dan efisien.
Laporan merupakan bentuk penyajian fakta yang berkenaan dengan tanggung jawab
yang ditugaskan tentang sesuatu keadaan atau kegiatan. Akdon (2011:204)
mengemukakan pelaporan adalah komusikasi objektif dan teratur mengenai informasi
fakta yang melayani tujuan manajemen.
Laporan berhubungan erat dengan tujuan organisasi, maka laporan dapat digunakan
untuk berbagai macam tujuan. Brinkerhoff (1983) menyebutkan manfaat yang dapat
diberikan oleh laporan yaitu sebagai :
1. Pertanggungjawaban
2. Menjelaskaqn dan meyakinkan
3. Mendidik
4. Meneliti
5. Dokumen
6. Turut terlibat
7. Mendapat dukungan
8. Menambah pengertian

B. Prinsip Penulisan Laporan

Laporan pada dasarnya merupakan alat komunikasi. Supaya laporan dapat digunakan
sebagai alat komunikasi efektif, laporan harus memenuhi syarat-syarat berikut ini. (Faizul,
faizul-myblog.blogspot.com:2)
1. Lengkap, artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap.
2. Jelas, sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak member peluang
ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Hal ini dapat dicapai bila
bahasa yang digunakan benar dan komunikatif.
 3. Benar/akurat, data dan fakta yang salah dapat menuntut pembaca membuat suatu
keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
4. Sistematis, laporan harus di organisasikan sedemikian rupa dengan sistem pengkodean
yang teratur sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis
juga menunjang unsure kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur-unsur bahasa.
5. Objektif, yakni penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam
laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam menilai
sesuatu.
6. Tepat waktu, ketepatan waktu mutlak diperlukan karena keterlambatan laporan bisa
mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

C. Jenis Laporan
Akadon (2011:205-207) menyatakan bahwa laporan terdiri atas beberapa jenis yaitu
menurut formalitas, unit organisasi, fungsi, waktu, status wewenang, hubungan penulis
dan pembaca, dan lahiriah. Faizul menuliskan jenis laporan berdasarkan tiga golongan
yaitu maksud laporan, bentuk laporan, dan waktu penyampaian.
1. Laporan menurut formalitas
 Laporan formal disajikan secara lahiriah dengan kebutuhan peristiwa resmi
 Laporan informal disajikan secara lahiriah dan disampaikan dengan kalimat yang
cocok dengan kebutuhan peristiwa tidak resmi.

2. Laporan menurut unit organisasi

 Laporan keuangan
 Laporan akunting
 Laporan produksi
 Laporan pemasaran
 Laporan keorganisasian

3. Laporan menurut maksud laporan

 Laporan informatif yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan
bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya
adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
  Laporan rekomendasi yaitu laporan yang disamping memberikan informasi juga
menyertakan pendapat pelapor dengan maksud memberikan rekomendasi (usul yang
tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan
supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
 Laporan analitis yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran pelapor yang bisa
berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam.
Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
 Laporan pertanggungjawaban, dimana pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan
yang sedang di laksanakan (progress report) atau pekerjaan yang telah dilaksanakan
(bersifat evaluatif)
 Laporan kelayakan (feasibility report), dalam hal ini pelapor menganalisis suatu
situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan
(layak atau tidak). Berbagai alternatif dianalisis, kemudian ditentukan mana yang
lebih baik.

4. Laporan menurut fungsi

 Laporan informatif yang menyajikan data mengenai suatu hal.
 Laporan eksaminatif yang menyajikan data terolah, analisa, dan interprestas atas
data tersebut.
 Laporan analitas yang menyajikan data, analisa, dan tafsiran, kesimpulan dan saran
(rekomendasi).

5. Laporan menurut bentuk laporan

 Laporan berbentuk memo. Biasanya laporan pendek yangmemuat hal-hal pokok
saja, dan beredar di kalangan moderen organisasi.
 Laporan berbentuk surat. Isinya lebih panjang dan pada laporan berbentuk memo,
sekitar tiga lembarfolio, bisa di tujukan ke luar oraganisasi.
 Laporan berbentuk naskah. Laporan ini bisa panjamg atau pendek, bila panjamg di
buat dalam format buku dan dalam penyampaiannya mutlak di perlukan surat atau
memo pengantar.
 Laporan berbentuk campuran. Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah
debgan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga
 surat dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian-bagiannya lebih
mudah di lakukan.
 Laporan berbentuk formulir
 Laporan berbentuk buku

6. Laporan menurut waktu

 Laporan berkala yang disusun menurut selang (jangka waktu) yang teratur.
 Laporan khusus yang dipersiapkan untuk tugas khusus, dan tidak terulang denga
teratur, sewaktu waktu.
 Laporan insidental. Laporan ini tidak di sampaikan secara rutin, hanya sekali kali
saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
 Laporan periodik. Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai. Sesuai
periodenya pula (laporan harian, mingguan, bulanan,semester, dan tahunan).

7. Laporan menurut status wewenang

 Laporan publik yang disiapkan dan disusun oleh lembaga umum.
 Laporan swasta yang disiapkan dan disusun oleh lembaga partikelir.

8. Laporan menurut hubungan penulis dan pembaca

 Laporan bebas yang ditulis oleh seseorang atau kelompok orang yang ditunjukan
oleh orang lain.
 Laporan profesional yang disusun oleh seorang spesialis (pakar) atau sekelompok
spesialis dari liuar organisasi
 Laporan administratif yang secara resmi ditulis atau disusun didalam organisasi
untuk memberi kemudahan dalam pelaksanaan.

9. Laporan menurut lahiriah

 Laporan memorandum yang melaporkan masalah rutin.
 Laporan surat yang menyajikan laporan resmi atau setengah resmi yang biasanya
tidak lebih dari sehelai surat biasa.
 Laporan pendek yang menyajikan data atau informasi yang penting dan ringkas.
 Laporan panjang yang menyajikan data dan Informasi yang lengkap,detail,luas dan
disertai dengan latar belakang ,masalah yang mendalam
 Selain jenis laporan di atas, terdapat bentuk lain dari laporan yang dihasilkan oleh
sistem informasi yaitu:
1. Laporan Level Manajemen Berbeda
a. Laporan hierarki
Laporan yang dibuat untuk masing-masing level manajemen dan menerima
informasi dengan permintaan khusus, tanpa memberikan detail yang tidak relevan.
Para eksekutif akan melihat trend, kecenderungan, dan pola-pola dari laporan
tersebut. Mereka ingin mengetahui apakah masing-masing bagian sudah mencapai
tujuan.

b. Filter report
Laporant yang dirancang sehingga memfilter elemen-elemen data yang dipilih
dari database, sehingga pengambil keputusaan akan memperoleh laporan yang sesuai
dengan kebutuhannya, biasanya data filter pada level atas.

c. Responsibility report
Laporan yang dibuat untuk memutuskan siapa yang bertanggung jawab
terhadap suatu laporan, apakah CEO, manajer pemasaran, spesialisasi media, atau
bagian lain yang terkait.

2. Laporan Pembanding Data

Laporan ini dibuat untuk membantu manajer atau user lain dalam memilih dua
atau lebih item untuk menyusun kesamaan atau ketidaksamaan (perbedaan). Dengan
perbandingan ini, user berada pada posisi terbaik untuk membuat keputusan yang
rasional. Terdapat 3 macam laporan yang digunakan untuk membandingkan data,
yaitu :
a. Horizontal Report
Neraca dan laporan rugi laba menunjukkan keuangan periodik yang meringkas
ribuan transaksi dan elemen data menjadi output untuk beragam user. User akan
memperoleh gambaran yang jelas dengan melihat perbandingan pada laporan. Hal ini
dapat dilakukan dengan merancang horizontal report. Jumlah setiap item
dibandingkan dengan item yang berhubungan pada satu atau lebih laporan
sebelumnya.
 b. Vertical Report
Laporan yang membandingkan suatu bagian komponen dengan totalnya.

c. Counterbalance Report
Setiap situasi dibandingkan dalam laporan. Contohnya skenario yang buruk,
layak, dan terbaik dapat membantu para perencana menilai proyek-proyek yang
beresiko, juga informasi berharga bagi pada eksekutif dalam pengambilan keputusan.

3. Laporan Monitoring Variansi Data

a. Variance Report
Variance yang dibuat untuk membandingkan standar dengan hasil aktual yang
diperoleh. Biasanya laporan ini dibuat sesuai dengan waktu atau selesai nya suatu
proses.
b. Exception Report
Laporan ini seperti variance report, tetapi beberapa kuoata atau batasan dibuat
untuk suatu proses atau aktivitas. Laporan ini dibuat hanya ketika beberapa proses
atau aktivitas tidak sesuai dengan batasan atau kuota.

D. Pertanggungjawaban (Akuntabilitas)
Evaluator sangat berperan terhadap kemajuan oraganisasi, oleh karena itu evaluator
harus mencerminkan perannya dalam mengevaluasi setiap kegiatan. Pertama, sebagai
penolong dan penasihat terhadap perencana dan pengembang program. Pada waktu
program baru mulai dikerjakan, evaluator akan dipanggil untuk menerangkan dan
memonitor kegiatan program, memeriksa kemajuan dan pencapaian program, perubahan
sikap, melihat masalah-masalah yang potensial, dan melihat bagian-bagian yang
memerlukan perbaikan. Kedua, evaluator bertanggung jawab dan bertugas membuat
pernyataan singkat tentang pengaruh umum dan pencapaian program. Dalam hal ini
evaluator harus menyiapkan laporan tertulis yang harus diserahkan kepada pemimpin atau
direktur program. Laporan berisi tentang penjelasan program, pencapain tujuan umum
program, pencatatan hasil-hasil yang diharapkan, dan pembuatan perbandingan dengan
program-program alternatif.
Mckinsey dan Howard menyatakan akuntabilitas adalah suatu keadan yang dimana
seseorang yang memiliki dan menggunakan suatu kewenangan tertentu diharapkan dapat
dikendalikan, dan pada kenyatannya memang terbatasi ruang lingkup penggunaan
 kekuasan dan kewenangannya itu oleh instrumen pengendalian eksternal, termaksud oleh
sistem nillai internal yang berlaku dalam institusi yang bersangkutan.
Ruang lingkup akuntabilitas menurut Mckinsey dalam howard mencakup hal
berikut.
1) Akuntabilitas hukum/legal yaitu pertanggung jawaban untuk penataan atas aturan-
aturan hukum dan perundang-undangan yang berlaku.
2) Akuntabilitas program yaitu pertanggungjawaban atas pelaksanaan suatu program
tertentu.
3) Akuntabilitas proses yaitu pertanggungjawab atas pelaksanaan aturan tata kerja atau
prosedur kerja.
4) Akuntabilitas kinerja yaitu pertanggungjawaban atas hasil-hasil pelaksanaan
pekerjaan/tugas yang diberikan.

JD Steward mengemukakan lima tingkatan akuntabilitas publik yaitu sebagai berikut

(Akadon, 2011:209-210).
1. Level 1. Akuntabilitas kebijakan (policy accountability) yaitu seleksi kebijakan yang
ditetapkan dan di tolak (mencakup nilai-nilai)
2. Level 2. Akuntabilitas program (programme accountability), pemenuhan atau
pencapaian sasaran-sasaran program (outcomes and effectiveness).
3. Level 3. Akuntabilitas kinerja (performance accountability), mencakup nilai-nilai
efisiensi operasional pemerintahan.
4. Level 4. Akuntabilitas proses (process accountability), mencakup penggunaan dan
pelaksanaan prosedur-prosedur kerja dan instrumen-instrumen kerja yang memadai
dalam penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan.
5. Level 5. Akuntabilitas hukum dan perundang-undangan (probity and legality
accounability) yaitu pertanggungjawaban yang meliputi kepatuhan dan ketaatan pada
hukum dan peraturan perundang-undangan ataupun kepatuhan terhadap rencana.

E. Laporan Pelaksanaan Program

Waktu merupakan hal yang papling penting apabila informasi akan di pakai. Serahkan
hassil evaluasi sesuai dengan waktu dan pola kerja pembuat keputusan. Apabila informasi
datang terlalu dini, maka pengaruhnya akan hilang, dan jika informasi datang terlambat,
jelas pelaporan tidak ada gunanya lagi.
 Keputusan yang kurang benar dan tepat dapat terjadi karena kurangnya pengetahuan
akan beberapa hal dan dapat dihindari apabila di ketahui sebelumnya, apa, siapa, dan
bagaimana keputusan dilakukan. Tidak kalah pentingnya yaitu pemakai primer dan
sekunderr, kebutuhan mereka dan waktu yang tepat ketika mereka memakai informasi.
Dalam membentuk kepekaan terhadap kebutuhan pemakai, maka harus digalang
hubungan yang baik dengan pemakai. Seorang evaluator yang baik harus dapat berempati
dengan klien, mengerti dan mengenalnya dapat membina hubungan akrab yang tulus,
menjadi pendengar yang baik, dapat menerjemahkan dengan tepat kebutuhan dan
keinginan sponsor atau pemakai sambil membangun kepercayaan terhadap penemuannya
sebagai dasar untuk pemakaian apa yang ditemukannya.
Membuat atau mengembangkan rencana laporan merupakan tugas yang rumit.
Banyak faktor yang harus diingat selama membuat dan mengembangkannya. Buatlah tabel
atau peta yang up to date dan menggambarkan pemakai yang dimaksud, minat mereka,
dan mekanisme laporan (Farida Yusuf Tayibnafis, 2000;145).
1) Buatlah daftar pemakai primer, dan bila ada juga pemakai sekundar yang akan
dipengaruhi. Buatlah jadwal pertemuan yang diinginkan bagi setiap orang. Hal tersebut
dapat meningkatkan berapa lama telah berlaku sejak pertemuan terakhir, tetapi kontak
merupakan hal penting untuk lebh menyakinkan pemakai penemuan.
2) Tambahkan dalam daftar keterangan singkat tentang apa yang diketahui tentang
pemakai, hubungan mereka dengan program, ciri-ciri khusus, minat khusus mereka
terhadap evaluasi, dan seleranya dalam berkomunikasi.
3) Buatlah garis besar tentang semua keegiatan evaluasi, dan tandailah semua jatuh tempo
untuk laporan-laporan formal.
4) Catatlah hal-hal lain dalam proses evluasi dan dalam rencana pemakaian bila anda
dapat memberikan informasi yang relevan. Apabila sumber memungkinkan, tambahkan
hal-hal penting lainnya, misalnya memo, laporan-laporan tentang rapat, dan beberapa
kegiatan yang diperkirakan akan dilakukan, pertemuan-pertemuan yang dianggap
penting dengan orang-orang program.
5) Gunakan informasi dari chart tersebut, aturlah waktu atau jadwal-jadwalkan sehingga
tanggal-tanggal laporan terrtentu dapat dilacak, jadwalkan bagi tiap pemakai dan saat
laporan anda telah selesai.`
 BAB 3
PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian di atas, laporan didefinisikan sebagai bentuk penyajian
fakta yang berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan tentang suatu keadaan
atau kegiatan. Adapun pelaporan didefinisikan sebagai komunikasi objektif dan
teratur mengenai informasi fakta yang melayani tujuan manajemen. Komunikasi
objektif dalam hal ini merupakan hubungan antara atasan dengan bawahan atau
sebaliknya. Dalam suatu organisasi, laporan bukanlah suatu hal yang asing. Setiap
organisasi baik organisasi kecil maupun besar pasti akan melakukan beberapa
kegiatan untuk menunjukkan eksistensi mereka. Dalam hal inilah laporan sangat
diperlukan. Biasanya setiap selesai melakukan kegiatan maka sekretaris akan
membuat laporan mengenai hasil kegiatan tersebut. Hal ini penting sebagai bagian
dari evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan. Apakah kegitan tersebut telah
berjalan sesuai dengan yang diharapkan ataukah kegiatan tersebut masih banyak
terdapat kekurangan.
Laporan juga memiliki banyak manfaat diantaranya sebagai
pertanggungjawaban, menjelaskan dan meyakinkan, mendidik, meneliti, dan
menambah pengertian. Ada banyak jenis laporan yang dapat dibuat dalam suatu
organisasi. Beberapa jenis laporan tersebut yaitu menurut formalitasnya, menurut
organisasi, laporan menurut fungsi, waktu, status wewenang, hubungan penulis dan
pembaca, bentuk laporan, dan laporan menurut lahiriah.
 DASAR-DASAR MANAJEMEN
“PELAPORAN”

GROUP 8:

1. ANDI AN-NISAA ARFIN (A1M2 15 152)

2. PUTU CHINTYA DEVI (A1M2 16 043)
3. SUHARTINA (A1M2 16 057)
4. NI LUH NADYA LAKSMI U. (A1M2 16 119)
5. WA ERA (A1M2 16 061)
6. NURFITRIANA RUCHYAT (A1M2 16 039)
7. ETRIYANTI (A1M2 16 121)
8. WINDA (A1M2 16 063)
9. IRDAYANTI ISKANDAR (A1M2 16 113)
10. RIZKI AMALIA (A1M2 16 047)
11. ZAITUN JULIAWATI (A1M2 16 065)
12. SULFA RAIS (A1M2 16 083)

ENGLISH EDUCATION DEPARTMENT

FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION

HALU OLEO UNIVERSITY

KENDARI

2018