BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang Masalah

Laporan merupakan bentuk komunikasi yang sangat penting bagi

kehidupan sehari-hari.Laporan ini bisa dilakukan secara tertulis maupun lisan

mengenai hal tertentu sesuai dengan tujuannya. Jenis komunikasi tertulis yang

dilakukan oleh organisasi antara lain adalah surat, memo, laporan,

proposaldanintinerary. Penyusunan laporan ini sangat penting bagi pegawai

administrasi. Laporan tertulis ini dibuat oleh sekretaris dan ditujukan kepada

pimpinan. Maksud dari laporan ini adalah untuk meringankan beban dari

pimpinan. Maka penting bagi pegawai administrasi untuk mengetahui dan

memahami hal yang berkaitan dengan penyusunan laporan.

B.Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan laporan?

2. Apa saja jenis laporan danbentuk laporan?

3. Bagaimana tata cara penyusunan laporan?

C.Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahu iapa yang dimaksud dengan laporan.

2. Untuk mengetahui jenis laporan dan bentuk –bentuk laporan.

3. Untuk mengetahui bagaimana tata cara penyusunan laporan.

1
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Laporan Manajerial

Menurut pengertian yang umum laporan manajerial adalah suatu dokumen

sabagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai

suatu hal tertentu.Sedangkan Manajerial menurut The Liang Gie dalam arti dasar

adalah naskah yang tertulis memuat fakta sebagai kesaksian mengenai kenyataan

suatu hal.Dengan demikian intinya laporan merupakan keterangan atau informasi

yang dihimpun,diolah,dan disajikan secara tertulis.1

Menurut Quible laporan manajerial merupakan perwujudan pertanggung

jawaban dari bawahan kepada atasan atas pemberian kepercayaan dalam

melakasanakan tanggung jawab dan pelimpahan wewenang untuk mendukung

pelaksanaan tanggung jawab tersebut.2

Dengan demikian,menurut kami laporan manajerial adalah sejenis laporan

yang bertalian dengan urusan tertentu dalam lingkungan suatu organisasi formal

yang dibuat untuk keperluan pimpinan organisasi untuk membuat keputusan dan

selanjutnya melakukan tindakan.

1,Jurnal Administrasi Modern, hal 24

2Badri Muhammad Sukoco,Manajemen Administrasi Perkantoran

Modern,(Jakarta:Erlangga,2006),hlm.177

2
B.Peranan Laporan Manajerial

Secara terperinci laporan manajerial mempunyai peranan sebagai berikut :

1. Bagi organisasi laporan manajerial memberikan gambaran

menyeluruh bagi perkembangan organisasi serta kelebihan dan

kekurangannya.

2. Bagi pelaksanaan tugas, laporan manajerial dapat menunjukkan

sesuatu yang perlu disempurnakan untuk kegiatan organisasi.

3. Bagi manajer, laporan manajerial dapat menyediakan berbagai data

untuk membuat keputusan dan tindakan selanjutnya yang jitu

4. Bagi petugas organisasi sbg pelaksana, laporan manajerial dapat

menjadi sarana untuk menyampaikan ksimpulan penting dan

menyampaikan gagasan baru kepada atasannya.

C.Fungsi Laporan Manajerial

Laporan mempunyai berbagai fungsi yang saling berkaitan satu sama lain.

Manfaatnya antara lain:

1. Sebagai sarana komunikasi vertikal.

Adalah sarana komunikasi atasan dengan bawahan. Pihak bawahan

menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan terhadap suatu permasalahan

dengan membuat laporan.Sedangkan pimpinan memperoleh data dan informasi

kemudian mengolahnya, dikembangkan dan digunakan sebagai pertimbangan

pengambilan keputusan serta perencanaan lebih lanjut. Selain itu dapat pimpinan

dapat memberikan penilaian terhadap permasalahan dan kinerja bawahannya.

3
2. Sebagai alat pertanggungjawaban.

Laporan sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab

dan wewenang yang diberikan oleh atasan. Laporan adalah alat paling tepat

mempertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang diterima bawahan.

3. Memberikan informasi penting.

Laporan berisi informasi faktual, rasional, argumentatif, serta obyektif.

Maka laporan sebagai sumber inforasi yang penting dalam pengambilan

keputusan manajerial.

4. Sebagai sarana pengambilan keputusan.

Laporan memberikan informasi penting, karena hal tersebut, laporan dapat

digunakan sebagai sumber pertimbangan pengambilan kebijakan atau keputusan.

Maka pembuatan laporan harus disusun dengan memperhatikan hal-hal seperti

tersebut di atas.

Dari manfaat di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan memiliki fungsi:

komunikasi, pertanggungjawaban, informasi, pengawasan, dan pengambilan

keputusan.3

D.Syarat Kualitas yang harus dimiliki untuk Membuat Laporan Manajerial

Syarat kualitas yang harus dipenuhi dalam sebuah laporan manajerial :

1. Kecermatan (accuracy).

Laporan manajerial digunakan pimpinan untuk mengambil keputusan.

Oleh karena itu, laporan harus cermat dan sesuai kondisi lapangan.

3GieT.L. Administrasi Perkantoran Modern,Edisi Ketujuh(Yogyakarta:Liberty Offsed,2007)

4
2. Ketepatan waktu (timeliness).

Faktor waktu merupakan hal penting dalam pengambilan keputusan. Nilai

kepentingan laporan akan merosot karena laporan tidak selesai tepat waktu.

3. Kecukupan (adequacy).

Faktor ini berkaitan dengan cakupan masalah dalam laporan. Cakupan

masalah kurang mencukupi, maka pemecahan masalah tidak akan tepat.

4. Kesederhanaan (simplicity).

Laporan dapat menyederhanakan permasalahan dan pemecahannya,

dengan bahasa yang mudah dimengerti sehingga tidak terjadi kesalahan

penafsiran dengan tujuan laporan.

5. Kejelasan (clarity).

Penggunaan bahasa yang jelas dan tepat sehingga memudahkan manajer

untuk mengerti tujuan laporan sehingga memudahkan pula untuk

pengambilan keputusan.

E.Jenis Laporan .

1. Berdasarkan waktu penyampaian ada dua hal yaitu:

 Laporan rutin adalah laporan yang dibuat secara rutin menurut waktu

tertentu, misalnya mingguan, bulanan atau triwulan. Biasanya berupa

informasi dengan pelaksanaan aktivitas pada satuan organisasi

tertentu.

 Laporan incidental merupakan laporan yang dibuat dengan waktu

yang tidak terjadwal tetap.

5
2. Berdasarkan cara penyampaian dibedakan menjadi 3 hal :

 Laporan lisan dilakukan dengan lisan atau lewat telefon. Laporan ini

lebih bersifat hal-hal yang praktis informatif dan singkat.

 Laporan tertulis dilakukan dengan membuat laporan ditulis dan

dengan disertai data-data yang mendukung. Laporan ini bisa

digunakan untuk laporan formal dan informal. Harapan dengan

laporan ini adalah informasi yang disajikan lebih terstruktur dengan

analisis mendalam.

 Laporan visual merupakan laporan dengan menggunakan gambar

entah lukisan, foto, film, slide dan lain-lain. Laporan ini biasa

ditemukan pada berita di televisi atau film dokumentasi.

3. Berdasarkan bentuk dapat diklasifikasikan dalam 3 bentuk laporan yaitu :

 Berbentuk surat dan hanya berisi point tertentu saja,

 Berbentuk formulir dengan bentuk dan format yang tetap. Laporan

bentuk ini dipakai untuk laporan yang bersifat rutin.

 Berbetuk karangan atau naskah. Laporan ini untuk kepentingan formal

misalnya skripsi, thesis, disertasi dan feasibility study.

4. Berdasarkan sifat penyajian dapat diklasifikasikan dalam 2 sifat yaitu :

 Laporan informal biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail, memo,

atau surat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada

umumnya, dan sering tidak disertai dokumen yang mendukung materi

laporan.

6
  Laporan formal dibuat dengan analitis, dengan aturan resmi dan

dokumen resmi. Pembuatan data harus sesuai dengan yang sebenarnya

karena kesalahan data dapat berdampak pada kesalahan kesimpulan

atau rekomendasi. Subyektifitas pembuat laporan tidak boleh

dimasukkan agar laporan tetap bersifat benar dan obyektif.

5. Berdasarkan maksudnya, laporan dapat dibedakan atas ada tidaknya

tingkat analisis dalam laporan. Hal itu dibagi :

 Laporan informatif

Adalah laporan yang bersifat memberikan informasi tentang

sesuatu hal. Pelapor tidak diharuskan memberikan analisis atau

rekomendasi terhadap informasi yang dilaporkan.

 Laporan rekomendasi

Adalah laporan yang berisi informasi yang menyatakan

pendapat si pelapor berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian

terhadap sesuatu hal secara sekilas.

 Laporan pertanggungjawaban

Adalah laporan kepada atasan yang berisi mengenai laporan

kinerja kegiatan tertentu yang meliputi proses, keberhasilan atau

kegagalan, faktor penghambat dan pendukungnya.

 Laporan analitis

Berisi selain informasi juga memberikan sumbangan

pemikiran terhadap pimpinan berdasarkan analisis yang mendalam.

7
  Laporan perkembangan

Berisi laporan kemajuan pelaksanaan suatu program atau

kegiatan. Laporan ini juga berupa evaluasi pelaksanaan suatu

program dan mengetahui sejauh mana kegiatan sudah terlaksana dan

dampak yang dikehendaki dan tidak dikehendaki untuk perencanaan

selanjutnya.

 Laporan studi kelayakan

Dibuat berdasarkan adanya permasalahan khusus dan

pemecahannya. Laporan ini menganalisis secara mendalam guna

pengambilan keputusan atas dasar penilaian layak dan tidak layak.

Isinya juga disajikan alternatif solusi dan kemudian dievaluasi guna

menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai alternatif.4

F.Sistematika Laporan

1.Pendahuluan

Pendahuluan memuat latar belakang masalah dan rumusan

masalahnya,tujuan penulisan laporan(harus berkaitan dengan permasalahan),ruang

lingkup.

2.Isi Laporan dan Pembahasan

Bagian yang memuat isi utama.Isi laporan ditentukan oleh masalah dan

tujuan dari dibuatnya laporan.Dalam isi utama laporan bias mengandung analisi

atau tidak.

4Badri Muhammad Sukoco,Manajemen Administrasi Perkantoran

Modern,(Jakarta:Erlangga,2006),hlm.179-181

8
Apabila dalam laporan terdapat bagian analisis,maka pada bagian ini pelapor

melakukan pemaknaan terhadap informasi atau data yang dideskripsikan.Ini

berlaku untuk laporan rekomendasi dan laporan analaitis.Sedangkan pada laporan

Informatif hanya berisi informasi saja tanpa melakukan analisis atau pemaknaan

terhadap informasi atau data yang didapat.Dengan melakukan analisis sehingga

didapatkan kesimpulan untuk laporan analitis atau rekomendasi.

3.Penutup

Bagian penutup menandai berakhirnya laporan yang mengandung

analitis.Tapi jika suatu laporan mengandung analitis,bagian akhir suatu laporan

akan berupa kesimpulan yang bersisi penilaian positif atau negative,baik

buruk,berhasil kurang berhasil,untung rugi,atau gabungan dari semuanya itu.5

G.Tata Cara Penulisan Laporan

1.Tahap Persiapan
Pada Tahap Persiapan ini harus terjawab beberapa pertanyaan seperti hal
apa yang akan dilaporkan?Mengapa hal itu dilaporkan?Kapan laporan akan
disampaikan?Data apa yang penting,baik sebagai data utama atau sebagai data
pendukung?.Dengan terjawab beberapa pertanyaan diatas,maka dirumuskan
secara jelas latar belakang dan masalah laporan,tujuan laporan,target waktu
lapran,data yang relevan untuk disampaikan,dan sumber sumber data.

2.Pengumpulan dan penyajian data

Setelah pertanyaan dijawab,langkah berikutnya yaitu merencanakan
pengumpulan dan penyajian data..Dalam pengumpulan data harus selalu mengacu
pada permasalahan dan tujuan yang ditetapkan.Data yang diperoleh dari berbagai
sumber seperti data primer dan sekunder.
5Ibid,hlm 181

9
3.Penulisan Laporan
Pada penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah
ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut,mudah
dipahami,dan enak dibaca.6

6.Ibid,Hlm 183

10
 BAB III
PENUTUP

A.Kesimpulan
Dari berbagai paparan diatas telah diuraikan berbagai hal yang berkaitan
dengan laporan manajerial.Laporan ini sangat penting bagi pegawai
administrasi.Selain itu pegawai administrasi harus mengetahui dan memahami hal
yang berkaitan dengan penyusunan laporan..Laporan manajerial memiliki fungsi
komunikasi,pertanggung jawaban,informasi,pengawasan,dan pengambilan
keputusan dalm kehidupan organisasi.Laporan manajerial yang baik hendaknya
memenuhi syarat syarat seperti Kecermatan,Ketepatan
Waktu,Kemadaian,Kesederhanaa,dan Kejelasan.

B.Saran
Pemakalah menyadari apa yang pemakalah buat masih jauh dari
kesempurnaan,untuk itu diperlukan kritik dan saran yang membangun kepada
teman teman dan dosen yang mengampu agar makalah kami lebih baik untuk
kedepannya

11
 DAFTAR PUSTAKA

Sukoco,Badri Munir (2006),Manajemen Administrasi Modern,Jakarta:Erlangga

Nuh,Muhammad(2002),Pengertian Manajemen Administrasi,Jurnal Undip,158

(12),1856-1863.

Liang Gie,(2007),Administrasi Perkantoran Modern:Edisi Ketujuh,Yogyakarta:

Liberty Offsed

12