Membuat Laporan

Setelah mempelajari apa saja tugas dan tanggung jawab Manajer Humas, mulai dari
merencanakan, mengatur, dan mengkoordinir baik itu kegiatan, dana, bahkan
kebutuhan operasional, maka hal terakhir yang tidak boleh dilupakan adalah
penulisan laporan pertanggungjawaban.

Sebetulnya apa definisi dan tujuan pembuatan laporan pertanggungjawaban, apa saja
jenis-jenis laporan yang sebaiknya diketahui oleh Manajer Humas, dan seperti apa
struktur penulisan laporan yang harus dipenuhi. Berikut ini adalah penjelasannya:

1. Definisi & Tujuan Laporan

Gambar 1. Ilustrasi Laporan

Dari segi etimologi atau asal usul bahasa, laporan (report) berasal dari bahasa Latin
portare yang berarti mengangkut atau membawa.

1
Secara definisi, laporan dapat diartikan secara beragam, diantaranya adalah:
A. Alat komunikasi yang memuat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta
atau keadaan yang telah diselidiki.
B. Suatu bentuk penyampaian informasi, baik secara lisan maupun tulisan dari
bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan, wewenang, dan tanggung
jawab diantara mereka.
C. Informasi dari hasil pengolahan data suatu penelitian, penyelidikan atau riset
terhadap suatu masalah.

Sedangkan dalam organisasi, laporan sendiri merupakan salah satu alat resmi yang
dapat digunakan untuk menyampaikan informasi. Laporan yang dibuat dapat menjadi
acuan dan bahan pertimbangan pimpinan dalam menjalankan organisasi dan
mengambil keputusan.

2. Jenis-jenis Laporan

Sebagai Manajer Humas, ada

beberapa jenis laporan yang
harus diketahui dan dipahami
berdasarkan fungsinya,
diantaranya adalah:

Gambar 2. Ilustrasi Jenis-jenis Laporan

A. Weekly Activities Report:

• Laporan berisi aktivitas yang sudah dilakukan selama satu minggu,
• Evaluasi dari aktivitas yang telah dilakukan,
• Rencana aktivitas selama satu minggu ke depan.

2
 B. Monthly Metrics Report:
• Laporan aktivitas selama satu bulan,
• Informasi output yang dihasilkan dari aktivitas yang telah dilakukan.

C. Quarterly Results Report:

• Dilaporkan setiap akhir quarter,
• Terdiri dari outtakes dan outcomes:
- Outtakes: yang stakeholders dapatkan dari program.
- Outcomes: pengaruh yang dirasakan stakeholders dari program.

D. Annual Executive Report:

• Hampir sama dengan Quarterly Results Report,
• Ditambah dengan dampak yang terjadi pada perusahaan dari program
selama satu tahun.

3. Struktur Laporan

Gambar 3. Ilustrasi Struktur Laporan

Dalam membuat setiap laporan, struktur penulisan laporan pada umumnya terdiri dari
beberapa bagian, diantaranya adalah:

3
 A. Pendahuluan
• Latar belakang penulisan laporan
• Ruang lingkup pelaksanaan program
• Maksud & tujuan program
• Output yang diharapkan

B. Isi Laporan
• Pencapaian program humas
• Kendala yang dihadapi

C. Penutup Laporan
• Kesimpulan dan saran
• Rekomendasi untuk kegiatan berikutnya

D. Dokumentasi Laporan
• Lampiran dan data pendukung yang diklasifikasikan sesuai dengan tema
dan isi laporan
• Dokumentasi foto disertai caption

Kesimpulan

Dalam proses membangun reputasi perusahaan dan kepercayaan publik, tugas &
tanggungjawab seorang Manajer Humas diantaranya adalah merencanakan,
mengatur, dan mengkoordinir kegiatan, dana, bahkan kebutuhan operasional. Proses,
progress, dah hasil dari keseluruhan kegiatan tersebut tentu perlu diinformasikan baik
kepada kolega ataupun atasan. Penyampaian informasi menjadi hal yang penting, hal

ini dikarenakan informasi tersebut dapat menjadi acuan dan bahan pertimbangan
pimpinan dalam menjalankan organisasi dan mengambil keputusan. Oleh karena itu,

4
jenis laporan perlu disesuaikan sesuai dengan fungsi yang dibutuhkan dengan struktur
laporan yang jelas dan terstruktur, seperti yang sudah kita bahas pada materi ini.

Jangan ragu menerapkan dan bahkan mencari lagi jenis dan struktur laporan lainnya
ya. Hanya dengan mencoba untuk melakukannya, kamu bisa mengetahui hasil dari
usahamu. Terus semangat, ya!