KOMUNIKASI

BISNIS
PERENCANAAN LAPORAN BISNIS
Topik Pembahasan
01 Pengertian Laporan Bisnis

02 Penggolongan Laporan Bisnis

03 Penulisan Laporan Bisnis

04 Laporan Singkat & Laporan Formal

Pengertian Laporan Bi
snis
 Pengertian Laporan Bisnis

“
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki
tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk
tujuan bisnis tertentu.

Laporan bisnis adalah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan
dan merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan/memberikan kontribusi pada
pengambilan keputusan sehingga laporan ini harus bersifat akurat, lengkap, dan
“
obyektif.
 Kegunaan Laporan Bisnis

Untuk memonitor dan Untuk mendokumentasikan kinerja,

01 mengendalikan operasional
perusahaan
baik untuk kebutuhan internal
maupun eksternal
04

Untuk membantu Untuk menganalisis informasi dan

02 mengimplementasikan kebijakan
dan prosedur yang telah ditetapkan
memberikan masukan bagi 05
pengambilan keputusan atas
perusahaan masalah tertentu

Untuk memenuhi persyaratan Untuk memperoleh sumber

03 hukum dan peraturan yang berlaku pendanaan dan membuka bisnis 06
bagi perusahaan baru
Penggolongan Lapora
n Bisnis
 Penggolongan Laporan Bisnis
Laporan menurut fungsinya.
1. Laporan informasional adalah laporan yang
bersifat memberi informasi, menyajikan fakta
tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan
dan tanpa memberikan rekomendasi.
2. Laporan analitis adalah laporan yang
menyajikan fakta, menganalisis dan
mengintrepretasikannya, kemudian
menyimpulkan dan memberi rekomendasi.

Contoh laporan informasional seperti

laporan semester & laporan triwulan.
Sedangkan laporan analitis seperti
laporan rekomendasi & proposal
Laporan menurut formaslitasnya.
1. Laporan informal bertujuan untuk
menginformasikan, menganalisis, dan
merekomendasikan. Biasanya mengambil
bentuk memo, surat atau dokumen yang
sangat pendek.
2. Laporan formal bertujuan untuk
mengumpulkan dan menafsirkan data dan
melaporkan informasi. Laporan formal itu rumit
dan panjang, dan bahkan dapat diproduksi
dalam volume buku terikat.

Contohnya adalah MOM untuk jenis

laporan informal dan laporan tahunan
keuangan perusahaan untuk jenis
laporan formal.
Laporan menurut subjeknya.
Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang
didasarkan menurut departemen atau unit tempat
laporan itu diperoleh.

Contohnya adalah laporan akuntansi,

laporan periklanan, laporan
pemasaran, dan laporan produksi.
Laporan menurut keasliannya.
1. Laporan otoritas adalah laporan yang dibuat
atas perintah atau kuasa dari orang lain
2. Laporan sukarela adalah laporan yang
disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu
sendiri
3. Laporan swasta adalah laporan yang dibuat
oleh organisasi/perusahaan swasta
4. Laporan publik adalah laporan yang disusun
oleh lembaga/organisasi pemerintah atau
lembaga yang dibiayai oleh negara.
Laporan menurut frekuensinya.
1. Laporan berkala yaitu laporan yang disusun
secara harian, mingguan, bulanan,
semesteran, dan tahunan.
2. Laporan khusus merupakan laporan atas
suatu kejadian yang unik atau khusus.

Contohnya adalah laporan penjualan

harian untuk jenis laporan berkala,
dan laporan krisis perusahaan untuk
jenis laporan khusus.
Laporan menurut kegiatan proyek.
Laporan macam ini terdiri atas laporan
pendahuluan, laporan perkembangan, dan
laporan akhir.

Contohnya adalah laporan proyek

pembangunan jalan tol.
Laporan menurut pelaksanaan pertemuan.
1. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis
sebelum pertemuan berlangsung, dan
biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan
topik yang akan dibahas dalam pertemuan
sehingga akan membantu peserta dalam
persiapan.
2. Resolusi merupakan laporan singkat secara
formal berisi hasil konsensus suatu
pertemuan.
3. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu
pertemuan yang telah berlangsung yang
mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu
pertemuan.
4. Laporan pertemuan adalah laporan yang
mencakup pembahasan lebih luas dan berisi
hasil pertemuan atau konferensi penting.
Penulisan Laporan Bis
nis
 Bagian-bagian Laporan Bisnis
Pendahuluan
Hal yang perlu dipertimbangkan pada bagian ini adalah:

 Pemberi kuasa, adalah individu/organisasi yang  Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber

meminta laporan. yang digunakan dalam penyusunan laporan bisnis,
 Layout, menginformasikan kepada pembaca baik sumber tertulis maupun sumber lisan.
tentang apa saja yang akan dibahas.  Latar belakang, jika pembaca dianggap perlu
 Masalah, biasanya diformulasikan di awal mengetahui informasi yang ada dalam laporan
pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis itu, maka latar belakang harus disampaikan.
bisnis dinyatakan.  Definisi istilah, jika kita menggunakan istilah yang
 Maksud, merupakan poin penting dalam laporan memiliki beberapa penafsiran maka kita harus
bisnis. menjelaskan kepada pembaca defenisi yang kita
 Ruang lingkup, berhubungan dengan luas maksudkan.
cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam  Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal
sebuah laporan bisnis. dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
 Metodologi, mengacu kepada metode
pengumpulan informasi.
 Teks/isi laporan

Bagian terpenting dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan
mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.

Disamping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis
yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
 Cara Deduksi/Langsung
Pengorga Cara deduksi atau cara langsung
nisasian berarti menyampaikan ide pokok dan
rekomendasi terlebih dahulu, setelah
itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
Isi
Cara ini dapat digunakan pada
Laporan pembaca dengan kriteria:
a. Eksekutif yang sibuk, lebih suka
Bisnis untuk mengetahui berita dengan
segera
b. Individu yang ingin mengetahui
Ada 2 cara yang dapat
berita baik atau informasi netral
dipilih untuk digunakan
terlebih dahulu
dalam penyusunan isi
c. Individu yang ingin menganalisis
laporan bisnis, yakni
data lebih baik. Penggunaan cara
cara deduksi (cara
ini akan menjadi lebih mudah jika
langsung) dan cara
kesimpulan dan rekomendasi
induksi (cara tak
dicantumkan pada awal laporan.
langsung).
Cara Induksi/Tak Langsung
Cara induksi atau cara tak langsung,
berarti kita menjelaskan fakta- fakta
yang ada terlebih dahulu, baru
kemudian kita memberikan ide
pokok, kesimpulan, dan
rekomendasi.
Cara ini dapat digunakan pada
pembaca dengan kriteria:
a. Individu yang ingin mengetahui
penjelasan secara rinci terlebih
dahulu untuk dapat memahami
kesimpulan dan rekomendasinya
b. Individu yang ungin mengetahui
kesimpulan yang kurang
menyenangkan (berita buruk)
terlebih dahulu
c. Individu yang perlu membaca
keseluruhan laporan, bukan
hanya bagian akhirnya saja
 Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan
secara menyeluruh.
Dalam laporan analitis, bagian ini juga digunakan
sebagai pertimbangan dalam pengambilan kesimpulan
dan salah satu cara untuk pemberian rekomendasi.
Oleh karena itu, dalam laporan informasional bagian
penutup ini dinamakan rangkuman.
Sedangkan pada laporan analitis disebut kesimpulan
dan rekomendasi.
Hal yang perlu dipertimbangkan dalam bagian ini
adalah:
 Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara
menyeluruh yang berisi poin-poin penting, kekuatan
dan kelemahan atau manfaat dan kerugian.
 Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-
fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat
pribadi penulis.
 Rekomendasi, menyarankan suatu program
tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang
telah dibuat.
 Rencana tindakan, merupakan pernyataan terakhir
yang mencakup waktu pelaksanaan program,
anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program/projek yang
akan dilaksanakan.
 Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

Definisikan masalah, Pertimbangkan siapa

tujuan dan ruang yang akan menerima
lingkup penyusunan laporan
laporan

1 2 3 4 5
Tuliskan semua ide Kumpulkan fakta dan Analisa dan tafsirkan
yang terlintas secara data-data yang data yang telah
umum. Kemudian diperlukan dari diperoleh sebelum
buatlah laporan sumber-sumber yang memfinalisasi
berdasarkan rencana dapat dipercaya kerangka akhir
kerja yang rinci laporan
 Laporan Bisnis yang Baik

01 02 03

Format, gaya dan organisasi yang

Keputusan yang baik
Akurat

responsif
Laporan bisnis dikatakan baik
apabila sudah mencakup hal-
hal seperti:
Akurat
Mengatakan atau menyampaikan suatu kebenaran dengan benar, jika
tidak mengandung kebenaran akan berakibat pada kemunduran,
kemerosoton atau bahkan semakin memudarnya reputasi suatu
organisasi di hadapan masyarakat. Sayangnya, menyampaikan suatu
kebenaran bukanlah hal yang mudah.

Hal yang dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya

keraguaan:
1. Jelaskan faktanya secara konkret dan relevan dengan teori
2. Tempatkan fakta dalam suatu perspektif
3. Berikan bukti-bukti untuk menguatkan kesimpulan yang dibuat
4. Sajikan bukti yang sudah pasti kevaliditasannya dan mendukung
kesimpulan
5. Pandai-pandai dalam menjaga emosional pribadi dan pemilihan
kosakata
Keputusan yang baik
Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern saja
tetapi juga pihak ekstern dari organisasi. Karena laporan bisnis
merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah
sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis. Hindari kata-kata atau
pendapat yang dapat menyinggung, menyerang, menjelek- jelekkan
organisasi atau lawan bisnis.

Di lain pihak, pembaca merasa senang membaca suatu laporan yang

mencakup 5 hal berikut:
1. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan
2. Melihat fakta-fakta yang tersedia
3. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh
4. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti
5. Mendapatkan informasi yang dapat membuat pekerjaan atau
tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah
Format, gaya dan organisasi yang respo
nsif
Sebelum menulis laporan harus diputuskan apakah akan
menggunakan format surat atau memo, apakah menggunakan gaya
formal atau informal.

Sehingga perlu mempertimbangkan beberapa pertanyaan (5W + 1H)

berikut sebelum menulis laporan:
a. Siapa yang berinisiatif membuat laporan?
b. Apa subjek yang akan dimasukkan dalam laporan?
c. Kapan laporan tersebut dibuat?
d. Kemana laporan tersebut dikirim?
e. Mengapa laporan tersebut dibuat?
f. Bagaimana tipe pembaca yang dituju?
Laporan Singkat
 Format Laporan Singkat
Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain:

Preprinted Surat Memo Manuskrip

Laporan ini Berjumlah 1-5 Biasanya ditujukan Terdiri dari banyak
berbentuk dalam halaman, biasanya untuk pihak intern, halaman
bentuk sebelum ditujukan untuk pihak mencakup point-point (jurnal/artikel)
dicetak, terdiri dari 1- ekstern, mencakup pentingnya saja memerlukan
5 halaman semua bagian surat pendekatan formal
untuk membacanya
 Karakteristik Laporan Singkat
Sedikitnya materi pendukung
Kebanyakan laporan singkat
hanya mencakup materi
pendukung yang relatif sedikit bagi
pencapaian komunikasi yang
efektif
Berbentuk memo & halamannya
sedikit
Laporan singkat itu sendiri dapat
berbentuk memo ataupun surat
yang terdiri atas satu atau dua
halaman
Jarang dilengkapi preliminary
parts
Laporan singkat dalam dunia
bisnis jarang dilengkapi dengan
preliminary parts (seperti lembar
halaman judul, surat pengantar,
daftar isi, dan rangkuman atau
A B abstrak) karena hanya terdiri atas
satu atau dua halaman saja
C D Menekankan pada body laporan
Laporan singkat lebih
menekankan pada tubuh (body)
suatu laporan yang mencakup
pembuka, hasil temuan, bahasan,
dan bagian penutup
 Pengorganisasian Laporan Singkat
Pengorganisasian Memo dan Laporan informasional terdiri dari laporan periodik dan
laporan aktivitas personal/individu.
Laporan Informasional
Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang
menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu
Laporan informasional memiliki satu tujuan dasar, departemen atau divisi selama periode tertentu.
yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang tegas. Tujuan laporan ini ialah untuk memberikan suatu
gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga
Dalam menulis laporan informasional, yang harus manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat
menjadi perhatian adalah pemahaman atau melakukan koreksi jika perlu.
pengertian pembaca.
Informasi harus disajikan secara logis dan akurat Laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi
sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa individual terhadap apa yang terjadi selama suatu
yang dimaksud. konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan.
Tujuan laporan ini adalah untuk menginformasikan
kepada manajemen terhadap setiap informasi penting
atau keputusan yang muncul.
 Pengorganisasian Laporan
Analitikal
Berbeda dengan laporan informasional, laporan
analitikal berfungsi untuk mendidik pembaca. Laporan
analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada
pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau
rekomendasi.
Laporan analitikal disusun melalui keputusan antara
pro dan kontra. Laporan analitikal juga dapat disusun
dengan membandingkan beberapa alternatif dari
serangkaian kriteria yang ada.
Contoh-contoh laporan analitikal ialah sebagai berikut:
Laporan justifikasi berisi tentang usulan pihak intern
yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada
manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi
atau proyek tertentu.
Usulan bisnis baru di luar klien adalah laporan
yang dimaksudkan untuk memperoleh usulan produk,
atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah
di luar klien.
Laporan troubleshooting adalah dokumen yang
berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk
kepentingan manajemen puncak.
Laporan Formal
Pengertian Laporan formal sering disebut juga sebagai laporan panjang.

Laporan Salah satu yang membedakan dengan laporan singkat bukan saja terlihat dari
banyak sedikitnya halaman, tetapi bentuk atau format laporan itu sendiri.

Formal
Secara umum, jumlah halaman laporan formal lebih banyak daripada jumlah
halaman laporan singkat.

Laporan formal biasa digunakan dalam format laporan penelitian, jurnal, artikel,
dan skripsi.

Dalam pembuatan laporan formal banyak hal yang perlu dipertimbangkan antara
lain:
1. Mendefinisikan masalah
2. Membuat kerangka (outline) untuk melakukan analisis
3. Menyusun rencana kerja
4. Melakuikan penelitian (riset)
5. Menganalisis data
 Perencanaan Laporan Formal
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penyusunan laporan formal adalah sebagai berikut:

1. Mendefinisikan Masalah

Penulis harus memutuskan informasi apa yang Penulis harus mengembangkan suatu pernyataan
diperlukan untuk menyelesaikan suatu laporan. tertulis secara jelas terhadap tujuan suaru laporan.
Dalam mengembangkan suatu pernyataan tujuan,
Penulis perlu menggali beberapa pertanyaan penting penulis dapat menggunakan satu di antara tiga cara
yang berkaitan dengan topik yang akan dibahas. Dan berikut ini:
Easy to change
jawaban atas pertanyaan tersebutlah yang akan 1. Menggunakan kalimat infinitif
colors, photos and
membantu penulis dalam pembuatan laporan. 2. Menggunakan pertanyaan
Text. You can simply
3. Menggunakan suatu pernyataan deklaratif
impress your
Pertanyaan berikut ini akan dapat membantu dalam
audience and add a
melakukan investigasi/penelitian:
unique zing and
1. Apa yang perlu ditentukan?
appeal to your
2. Mengapa masalah tersebut penting?
Presentations.
3. Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?
4. Di mana munculnya suatu masalah?
5. Kapan masalah itu muncul?
2. Kerangka Analitis

Untuk mengorganisasikan penelitian, penulis perlu Mulailah dengan melihat tujuan penelitian secara akan
mengelompokkan masalah ke dalam serangkaian menyeluruh untuk menentukan apakah akan
pertanyaan khusus. Proses ini sering disebut dengan menggunakan kerangka/outline informasional,
factoring. Penelitian juga memerlukan analitikal, atau gabungan keduananya.
kerangka/outline untuk keperluan analisis dalam  Jika tujuan umumnya adalah untuk memberikan
Easy to change
memecahkan masalah. informasi yang akan ditafsirkan orang lain,
colors, photos and
kerangka informasional lebih sesuai diterapkan
Text. You can simply
Akan tetapi, membuat kerangka untuk penelitian tentu meskipun beberapa bagian dari penelitian perlu
impress your
akan berbeda dengan cara membuat kerangka dianalisis untuk menekankan fakta-fakta yang
audience and add a
laporan. Kerangka penelitian berisi langkah-langkah penting.
unique zing and
pemecahan masalah, sedangkan kerangka laporan  Jika tujuan penelitian adalah mengajukan suatu
appeal to your
berisi alternatif pemecahan masalah. kesimpulan dan rekomendasi, maka dapat
Presentations.
menggunakan kerangka analitikal.
3. Penyusunan Rencana Kerja

Jika penulis menyusun suatu rencana untuk Suatu rencana kerja formal umunya mencakup
kepentingan sendiri, rencana tersebut relatif informal beberapa hal sebagai berikut:
yang berisi suatu daftar sederhana mengenai langkah-
langkah perencanaan, estimasi urutan dan waktu, dan  Permasalahan yang dihadapi
sejumlah sumber informasi yang digunakan.  Maksud dan scope/ruang lingkup atas investigasi
Easy to change
 Pembahasan atas urutan tugas (sumber
colors, photos and
Jika penulis melakukan studi formal, rencana kerja informasi,observasi atau eksperimen, dan batasan
Text. You can simply
akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan waktu, uang, atau data yang tersedia).
impress your
petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang  Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-
audience and add a
telah dilakukan. sumber yang diperlukan (siapa yang bertanggung
unique zing and
jawab, kapan akan dilakukan ,dan berapa biaya
appeal to your
investigasi)
Presentations.
4. Melakukan Penelitian

Rencana kerja yang telah disiapkan akan sangat Sumber data primer dapat diperoleh dari dokumen,
membantu selama penelitian berlangsung. Dalam observasi, survey, dan eksperimen. Sedangkan
kaitan ini, lebih menekankan pada bagaimana penulis sumber data sekunder dapat diperoleh dari internet &
memperoleh informasi yang diperlukan baik melalui CD-ROM
sumber-sumber primer (primary sources) maupun
Easy to change
sekunder (secondary resources). Banyak penulis lebih memilih menggunakan sumber
colors, photos and
data sekunder karena dinilai lebih hemat waktu, lebih
Text. You can simply
Sumber primer akan memberikan informasi atau data teliti, data yang diperoleh memiliki tingkat relevansi
impress your
yang dikumpulkan dari sumber-sumber asli (tangan yang tinggi, dan tentunya dapat mengurangi biaya
audience and add a
pertama) untuk tujuan tertentu. yang diperlukan untuk melakukan penilitian secara
unique zing and
langsung.
appeal to your
Sedangkan sumber sekunder akan memberikan data
Presentations.
yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan
tertentu. Data sekunder tersebut berasal dari laporan
tangan kedua.
5. Analisis Data

Setelah melakukan penelitian dan memperoleh data Hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini adalah:
yang diinginkan, selanjutnya penulis perlu melakukan  Perhitungan statistik sederhana yang bisa
analisis terhadap hasil temuan tersebut. digunakan adalah rata-rata/average,
perkembangan/trends, dan korelasi/correlations.
Proses analisis pada dasarnya merupakan suatu  Kesimpulan merupakan opini atau penafsiran
Easy to change
pencarian hubungan di antara fakta-fakta yang telah terhadap suatu pokok bahasan tertentu yang dapat
colors, photos and
ditemukan. didasarkan pada suatu kombinasi antara fakta-fakta
Text. You can simply
yang tersedia, pertimbangan nilai, dan asumsi-
impress your
Dengan melihat data yang telah dikumpulkan dari asumsi.
audience and add a
berbagai sudut pandang, penulis akan dapat  Rekomendasi ialah saran yang diberikan untuk
unique zing and
menjawab berbagai pertanyaan dalam rencana kerja melakukan tindakan tertentu. Rekomendasi
appeal to your
(work plan) yang sudah disiapkan sebelumnya. dikatakan baik apabila ia praktis, dapat diterima,
Presentations.
dan penjelasannya terperinci.
Thank You
18120016 - Rifatul Hidayah
18120142 - Vanya Ektya Miranda Prasetyo
18120153 - Faralia Khusnatul Hakim