OLL Tugas VIII :

URAIKAN SEJELAS2NYA KM Method& Tools( MT)

I.MT Community of Interest.

II.KM Shared Learning disertai Gambar Aksi& Relevansi.

III.KM Community of Practice (COP):

1). 4 Keuntungan Personal COP.

2).6 Manfaat COP.

IV. KM Retrospektive Project (RP):

1). 5 Langkah RP.

2). Gambar Impact& Viability Matrix.

V. MT Taksonomi

Jawab :

I.MT Community of Interest.

Community of Interest adalah salah satu knowledge management tools yang cukup efektif sehingga
banyak diterapkan di perusahaan. Komunitas ini bersifat informal dan lebih fokus pada kesamaan
minat, misalnya kegiatan hobi, seni, dan olahraga. Di beberapa perusahaan terdapat komunitas bulu
tangkis, futsal, band, hingga fotografi. Lalu, apa hubungan kegiatan-kegiatan seni dan olahraga tadi
dengan knowledge management? Maksud dan tujuan dibentuknya komunitas ini adalah terciptanya
kondisi berbagi pengetahuan dalam suasana yang lebih santai (kasual). Ini menjadi perhatian karena
di lingkungan pekerjaan karyawan cenderung terjebak dalam sekat-sekat antar bagian sehingga
komunikasi dan aliran pengetahuan tidak dapat berjalan lancar.

II.KM Shared Learning disertai Gambar Aksi& Relevansi.

Shared learning adalah kegiatan berbagi knowledge. Kegiatan itu bertujuan menjadi sarana bagi
anggota organisasi atau karyawan untuk saling belajar. Kegiatan itu dapat dilakukan secara
konvensional atau mengandalkan teknologi tertentu. Cara yang konvensional adalah mengadakan
sebuah forum diskusi yang diselenggarakan di ruangan atau kelas. Para karyawan dapat melakukan
sharing informasi atau pengetahuan terkait dengan pekerjaan sehari-hari. Insight yang bermanfaat
dari luar pekerjaan juga dapat dibagikan (konten tentang motivasi dan sebagainya). Di beberapa
perusahaan, shared learning dipraktikkan dalam kegiatan rutin sebelum melaksanakan aktivitas
setiap hari, seperti morning briefing atau doa pagi bersama di unit kerja.

Bagaimana cara memilih konten yang dapat menjadi thared learning? Salah satunya dengan menilai
dari kerangka matriks, apakah hal tersebut relevan dalam operasional dan dapat dikerjakan
(actionable)?
Dalam hal pemanfaatan teknologi, beberapa perusahaan menggunakan media sosial atau situs web
internal perusahaan untuk memfasilitasi tools ini. Yang paling umum digunakan adalah aplikasi social
media, seperti WhatsApp dan Telegram. Dalam media tersebut, karyawan mendapatkan sharing
berupa inspirasi positif sehari-hari. Perusahaan biasanya membuat standar format dalam shared
learning agar lebih terukur, sistematis, dan mudah dipelajari. Selain media sosial, shared learning
juga dapat dilakukan pada Learning Management System (LMS). Saat ini ada beberapa aplikasi gratis
atau open source yang digunakan sebagai LMS, misalnya Moodle, Joomla, atau Wordpress.

Shared learning tidak memiliki tantangan khusus. Pada umumnya, budaya di Indonesia cenderung
terbiasa saling berbagi, berbeda dengan bangsa lain yang lebih individualis, Semangat saling berbagi
ini dapat diarahkan ke berbagi pengetahuan. Yang terpenting, semangat berbagi pengetahuan harus
lebih ditingkatkan agar membudaya di perusahaan.

Di beberapa perusahaan, shared learning dilakukan oleh para karyawan yang telah mendapatkan
pelatihan di internal atau eksternal perusahaan (public training). Mereka diminta melakukan
presentasi atau sharing pengetahuan yang telah didapatkan dari pelatihan tersebut.

III.KM Community of Practice (COP):

COMMUNITIES OF PRACTICE (COP) Communities of Practice (CoP) pada dasarnya tidak jauh berbeda
dengan shared learning. Bedanya, CoP lebih terorganisasi, anggotanya pun lebih spesifik dari
praktisi, pakar, atau ahli. Mereka memiliki minat yang sama, bekerja sama untuk berbagi
pengetahuan yang mereka miliki, belajar satu sama lain, dan mencapai tujuan yang sama.
Keikutsertaan mereka bersifat sukarela dan tidak harus memiliki management reporting line atau
berasal dari struktur organisasi yang sama.
Dalam praktik dunia kerja, CoP terdiri dari sekelompok orang yang dianggap pakar atau para manajer
yang memiliki minat di suatu bidang yang sama, terlepas dari jabatan mereka. Mereka secara
sukarela rutin berkumpul untuk sekadar berbagi pengetahuan serta belajar satu sama lain dalam
membahas mengenai isu-isu terkait dengan bidang yang mereka minati.

CoP digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk membangun keterampilan, wawasan, dan
keahlian (kompetensi) yang sama misalnya kumpulan orang yang terdiri dari para engineer yang
memiliki permasalahan sama, perkumpulan ahli bedah yang sedang mengeksplorasi teknik tertentu,
atau kumpulan manajer yang baru dipromosikan agar dapat saling membantu satu sama lain. Ada
juga CoP yang hanya fokus terhadap eksplorasi pengetahuan baru serta penciptaan inovasi.

1). 4 Keuntungan Personal COP.

Apakah keuntungan menjadi anggata CoP? Keuntungan diri sendiri (personal) dan organisasi
(perusahaan). Berikut ini beberapa keuntungan personal dari CoP menurut Elisabeth Goodman
dalam presentasinya, "Sustaining Effective Continuous Improvement in An Organisation: A Holistic
View" di IQPC Business Process Excellence in Pharmaceuticals, Biotech and Medical Devices, London,
7 April 2011.

1. Occupational Security

Saat ini sudah tidak ada lagi perusahaan yang menjamin karier seumur hidup. Namun, dengan
adanya kontak dan jaringan yang lebih luas dari para praktisi dalam bidangnya masing-masing,
seseorang menjadi lebih mudah untuk mencari peluang (Hudson, 2010).

2. Passion

Orang yang pekerjaannya selaras dengan minatnya jauh lebih produktif.

3. Community

Di dalam komunitas, kita bisa berbagi tentang permasalahan yang kita hadapi kepada setiap
anggota. Anggota komunitas menjadi tempat setiap orang dapat mengerti posisi kita. Setiap anggota
lebih mudah mengerti, bahkan kita tidak usah lagi menjelaskan mengapa, di mana, kapan, dan
bagaimana. Feedback atau pertanyaan yang diajukan dari mereka adalah passion supportive. Saran-
saran dari mereka pun sangat kontributif.

4. It's Bigger than Me

Dengan menjadi bagian dari sebuah CoP, kita akan merasa menjadi sesuatu yang lebih besar
sehingga dapat mendorong motivasi.

2).6 Manfaat COP.

Manfaat CoP bagi para direksi, manajer senior, dan perusahaan, yaitu:

1. Succession Planning

CoP adalah sarana yang tepat bagi succession planning dan mitigasi risiko karena CoP
mengidentifikasi dan melatih para pakar atau pejabat baru (yang akan menggantikan pejabat atau
pakar lama). Kita tidak saja bisa mengetahui di mana mereka berpijak, tetapi juga mengetahui
gagasan/ide atau metode yang dibutuhkan (sama dengan orang yang digantikan).
2. Recruitment

CoP bisa melebar ke luar perusahaan atau organisasi. Dengan adanya CoP, setiap orang bisa saling
mengenal dengan intens. Selain itu, kita bisa mengenal track record seseorang lebih mendalam. Hal
ini bisa membantu proses rekrutmen dengan merekrut orang-orang yang benar-benar berkompeten
di bidangnya.

3. Retention

Orang yang memiliki passion terhadap suatu pekerjaan cenderung merasa berada di zona nyaman.
Mereka melihat apakah perusahaan memberi kesempatan untuk dapat mewujudkan passionnya
tersebut. Dengan begitu, mereka menganggap tempat itu bagus untuk bekerja, bahkan ketika
perusahaan lain menawarkan kesejahteraan yang lebih baik. Once the cash side is "sufficient",
passion beats money almost every time.

4. Engagement

Karyawan yang memiliki rasa keterikatan dengan perusahaan bekerja dengan lebih produktif.
Dengan membentuk kelompok sosial yang dibangun berdasarkan saling ketertarikan dalam bidang
tertentu, CoP menguatkan engagement karyawan.

5. Intellectual

Capital CoP menghasilkan intangible asset yang dapat direplikasikan dan digunakan kembali. Aset tak
berwujud ini meningkatkan kinerja dalam bentuk, metode, proses, teknik, studi kasus, dan lain-lain.

6. Reduction of Waste

CoP menghasilkan dokumentasi seperti SOP, rekomendasi, dan hal-hal lainnya yang meminimalisasi
jumlah kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam proses bisnis.

IV. KM Retrospektive Project (RP):

Retrospective Project (sering disingkat dengan retro project) adalah pembelajaran yang didapat
setelah sebuah proyek berlangsung. Dalam realitas sehari-hari, sebuah organisasi atau perusahaan
sering kali kurang memberikan perhatian terhadap pembelajaran atau evaluasi dari sebuah proyek
yang telah diselesaikan. Pada umumnya, manajemen langsung berfokus kepada hasil bagus atau
tidak, sukses atau gagal.

1). 5 Langkah RP.

Langkah-Langkah Retrospective Project

1. Meeting

Langkah pertama adalah mengadakan meeting. Sebelumnya kita harus memastikan bahwa orang
orang yang berkepentingan hadir, termasuk mempertimbangkan apakah product owner (pemilik
proyek) dan manajemen turut diundang atau tidak. Agar evaluasi dan pembelajaran lebih objektif
(netral dari masing-masing kepentingan), sebaiknya kita mengundang seorang fasilitator yang tidak
terlibat di dalam proyek. Jika memungkinkan, undang pula seorang ahli yang dapat memberikan nilai
tambah lebih maksimal.
2. Menyiapkan data

Data yang berasal dari materi dan dokumentasi di forum diskusi (dokumentasi materi dan hasil
diskusi dalam forum pada saat proyek berlangsung) dan data kinerja dari proyek yang akan direview
perlu disiapkan terlebih dulu. Perhatikan keakuratannya. Setelah itu, baru kita sajikan data kinerja
dari proyek yang dievaluasi, Dalam presentasi, hasil observasi dan pendapat para peserta meeting
harus dicatat dengan baik agar durasi proyek tergambar secara komprehensif. Kita dapat
menjelaskannya dengan membuat sebuah timeline.

3. Hadirkan Moderator yang Andal

Moderator meeting berperan sangat penting. Tantangannya adalah bagaimana moderator dapat
membuat suasana yang aman dan nyaman bagi pihak yang direview sehingga tercipta dialog
terbuka. Di dalam diskusi tidak boleh ada yang merasa terancam atau takut mengeluarkan informasi.
Terutama saat manajemen hadir, moderator harus dapat menggiring peserta diskusi ke suasana
tersebut.

4. Memberikan Insight dalam Mereview

Tujuan diperlukan agar kita mendapatkan pemahaman yang sama dalam proyek. Setelah itu, kita
perlu mereview data yang dianalisis dengan memperhatikan indikator-indikator permasalahan atau
tren (tergambar dalam Impact and Viability Matrix). Hindari informasi yang tidak konsisten dan
membingungkan. Kemudian, catat insight yang didapat dari diskusi tersebut.

5. Finalisasi Retrospective

Setelah mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang terjadi, memetakan improvement area,

serta merangkum insight, kita dapat merencanakan tindak lanjutnya.

Sekali lagi, fokus dari retro project adalah pembelajaran, bukan evaluasi untuk saling menyalahkan.
Agar retrospective dapat berjalan dengan baik, suasana saling percaya dan terbuka harus dihadirkan.
Seorang fasilitator eksternal atau independen dibutuhkan dalam program ini karena posisi netral
(tidak terlibat dalam proyek). Retro project yang nya sukses dapat dijadikan materi dalam
pembuatan standard operational procedure (SOP).

2). Gambar Impact& Viability Matrix.

V. MT Taksonomi

TAKSONOMI

Tools sederhana yang sering dilupakan adalah taksonomi. Taksonomi adalah sebuah tools KM yang
berfokus pada pembuatan kategori dalam pendokumentasian. Tujuannya adalah agar materi
knowledge bisa lebih terstruktur dan konsisten sehingga karyawan dapat secara efisien mencari,
menyimpan, dan mengambil data atau informasi yang diperlukan. Contoh, seorang karyawan di
bagian Learning and Development ingin mencari informasi mengenai cara membuat surat konfirmasi
bagi vendor pelatihan di knowledge base. Karyawan tersebut tinggal mencari dari kategori besarnya
(berikut kode), misalnya kode 1A Administrasi Pelatihan, lalu ke menu kode 1A1 In-House Training,
kemu- dian di dalamnya bisa memilih menu lain, dan seterusnya hingga menemukan informasi yang
dibutuhkan.

Analogi dari taksonomi ini seperti informasi dalam sebuah undang-undang atau peraturan, yakni
ketika informasi identik dengan nomor atau kode tertentu (pasal dan ayat sekian). Dengan begitu,
kita mudah mencari topik atau materi knowledge yang dibutuhkan.