PENYUSUNAN LAPORAN

PERTANGGUNG JAWABAN

Oleh Bambang Wahyudi, SE

Disampaikan di pembekalan islah ponpes
Qoryatul Qur’an
 Pengertian Laporan
Laporan a/ bentuk penyajian fakta
tentang suatu keadaan atau suatu
kegiatan, pada dasarnya fakta yang
disajikan itu berkenaan dengan
tanggung jawab yang ditugaskan
kepada si pelapor. 
 Apa itu Laporan
Pertanggungjawaban?
Seperti namanya, laporan pertanggungjawaban atau LPJ merupakan sebuah
dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang
pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang
lebih tinggi atau sederajat.
Biasanya, LPJ ini dibuat setelah sebuah acara atau kegiatan telah selesai
diselenggarakan. Selain itu, LPJ juga biasanya dibuat untuk mempermudah
proses pembukuan keuangan sebuah organisasi/perusahaan.
Karena, selain berisikan laporan kegiatan, ada juga jumlah rincian dana yang
digunakan dalam kegiatan tersebut. Oleh karena itu, wajib hukumnya bagi
penanggungjawab kegiatan untuk membuat LPJ setelah sebuah acara selesai
diselenggarakan.
Cakupan yang Dimiliki
oleh Laporan
Pertanggungjawaban
 Laporan Pelaksanaan
Kegiatan
• Di dalam LPJ, hal yang jelas harus dimiliki adalah laporan
pelaksanaan kegiatan. Hal yang dilaporkan, harus mencakup
tujuan dan manfaat, serta apa saja kegiatan dari awal hingga
akhir pelaksanaannya secara rinci.
• Hal ini untuk melihat, apakah kegiatan yang dilakukan dalam
acara tersebut sudah tepat sasaran atau belum. Serta untuk
melihat apakah diperlukan perbaikan untuk pelaksanaan ke
depannya.
• Selain itu, laporan kegiatan di dalam LPJ, harus sesuai dengan
proposal kegiatan yang telah diajukan sebelumnya. Jika ada
ketidaksesuaian harus dijelaskan secara rinci dan menyeluruh
terkait alasan mengapa bisa ada perbedaan.
Laporan Penggunaan Dana
• Selain pelaksanaan kegiatan, laporan penggunaan dana juga harus
tercantum di dalam LPJ. Salah satu fungsi dari adanya laporan
penggunaan dana ini adalah untuk mempermudah dalam pembukuan
keuangan di sebuah organisasi/perusahaan.
• Dengan adanya laporan penggunaan dana di dalam LPJ, jadi kita bisa
mengetahui seberapa besar dana yang harus dikeluarkan untuk
membiayai kegiatan tersebut. Kemudian, kita bisa melihat, apakah
dengan dana segitu kegiatan sudah cukup ter-cover seluruhnya.
• Demikian, kita bisa mengevaluasi, apakah kegiatan tersebut perlu
penambahan dana, atau bahkan bisa dipangkas penggunaannya. Hal ini
bisa meningkatkan efisiensi dana yang akan dikeluarkan oleh
organisasi/perusahaan.
• Hal penting lainnya adalah penggunaan dananya harus sesuai dengan
biaya yang diajukan di dalam proposal kegiatan. Karena, laporan
pertanggungjawaban biasanya dibuat berdasarkan proposal kegiatan yang
telah diajukan.
Fungsi Apa yang Dimiliki oleh
Laporan Pertanggungjawaban?
• Selain berfungsi sebagai bukti pelaporan bahwa sebuah
kegiatan telah berhasil diselenggarakan, laporan
pertanggungjawaban juga berguna sebagai bahan evaluasi
terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan. Serta hasil-hasil
yang dapat dicapai dari kegiatan tersebut.
• Kemudian, untuk selanjutnya dapat dijadikan bahan
pertimbangan demi perbaikan-perbaikan dan peningkatan
kualitas pelaksanaan kegiatan di masa yang akan datang.
Dengan mengetahui fungsi yang dimiliki oleh LPJ, bisakah
kamu menebak apa tujuan dari penyusunan laporan
pertanggungjawaban ini?
 Tujuan dari Penyusunan
Laporan Pertanggungjawaban
• Penyusunan LPJ ini bertujuan untuk:
• Berguna sebagai alat pengukur kemampuan seluruh tim pelaksana dan mempertanggung
jawabkan hasil kerja masing-masing divisi.
• LPJ dapat digunakan untuk menjelaskan secara detil kronologis kegiatan, mulai dari pra-
event, saat event berlangsung dan pasca-event.
• Untuk memetakan berbagai kendala dan kekurangan yang dihadapi oleh semua panitia
pelaksana.
• Menjadi bahan evaluasi sehingga membuka kesempatan untuk mendapatkan berbagai
masukan, saran bahkan kritik sehingga pada pelaksana event berikutnya bisa berjalan
lebih baik.
• Mempertangggungjawabkan arus keuangan penyelenggaraan sehingga dapat diketahui
secara rinci.
• Mengingat pentingnya membuat Laporan Pertanggungjawaban tersebut, maka LPJ
memang harus dibuat sebaik mungkin. Semakin rinci semakin baik, sehingga bisa
meyakinkan semua orang yang berkepentingan terhadap LPJ tersebut.
 Laporan
Pertanggungjawaban
Harus Tersusun Secara
• Di dalam LPJ, harus disusun dengan cara:
• Sistematis
• Dalam menyusun laporan pertanggungjawaban, pastikan tersusun secara sistematis
ya! Maksud dari sistematis di sini adalah dengan mengikuti susunan atau urutan
tertentu yang bersifat logis
• Komprehensif
• Selain sistematis, LPJ juga harus disusun secara komprehensif lho! Komprehensif
di sini mencakup keseluruhan informasi yang perlu diketahui. Kemudian harus
menjawab pertanyaan yang meliputi meliputi
5W dan 1H, atau What, Why, When, Where, Who, dan How
• Terpadu
• Hal yang tidak kalah pentingnya dalam menyusun laporan pertanggungjawaban
adalah harus tersusun secara terpadu. Yakni harus saling terkait antar satu bagian
dengan bagian yang lain dan tidak boleh loncat dari satu bagian ke bagian lainnya.
• Format yang Digunakan
• Terakhir, LPJ harus disusun dengan format ukuran kuarto, dengan spasi 1,5 dan
margin 4-3-4-3. Ketentuan ini merupakan ketentuan dasar yang harus dipatuhi
dalam proses pembuatan LPJ.
Bagaimana Sistematika
Penyunan Laporan
Pertanggungjawaban?
• Laporan Pertanggungjawaban paling tidak harus tersusun dengan sistematika
sebagai berikut:
• Halaman Depan Laporan Kegiatan
• Bagian awal dari LPJ adalah halaman depan atau biasa disebut dengan cover.
Biasanya berisi nama dan logo kegiatan, lengkap dengan
kop header dan footer-nya.
• Halaman Pengesahan
• Setelah cover maka selanjutnya adalah halaman pengesahan. Pada halaman
pengesahan ini, biasanya berisikan nama dan tandatangan ketua pelaksana,
sekretaris/bendahara pelaksana, dan disetujui oleh kepala
organisasi/perusahaan, dan diketahui oleh dewan direksi (jika merupakan
sebuah LPJ perusahaan) atau Kepala Dekan/Rektor (jika merupakan LPJ
organisasi kampus).
• Pengantar
• Kemudian, ada halaman pengantar. Pada bagian Pengantar, paling tidak berisi:
ucapan terimakasih terhadap pihak-pihak yang secara langsung membantu
kelancaran pelaksanaan kegiatan dan menerima kritik dan saran yang
konstruktif.
• Bab I: Pendahuluan
• Lalu, baru masuk pada salah satu bagian inti dari LPJ ini,
yakni bab pendahuluan. Pada bab pendahuluan ini berisi
uraian ringkas dari latar belakang/dasar pemikiran, tujuan,
sasaran, dan target serta hasil dari kegiatan yang telah
dilaksanakan. Maka dari itu, pada Bab I, paling tidak harus
berisi poin-poin di bawah ini:
• Dasar Pemikiran
• Nama Kegiatan
• Tema Kegiatan
• Bentuk Kegiatan
• Tujuan, Sasaran, dan Target
• Bab II: Pelaksanaan Kegiatan
• Sekarang, kita akan mulai untuk menyusun bagian inti dari LPJ,
yakni bab pelaksanaan kegiatan. Pada bagian ini dijelaskan proses
pelaksanaan kegiatan mulai dari tahap persiapan hingga
pelaksanaan, serta hasil kegiatan berdasarkan ketercapaian tujuan,
sasaran, dan target yang telah ditetapkan.
• Kamu harus ingat, bahwa di dalamnya harus menjelaskan indikator
keberhasilan ya! Pada bagian ini juga disebutkan faktor pendukung
dan faktor penghambat. Untuk itu, poin-poin yang harus ada di
dalam bab ini adalah:
• Tahap Persiapan
• Tahap Pelaksanaan
• Hasil Capaian
• Faktor Pendukung & Penghambat
• Bab III: Penutup
• Selanjutnya adalah bab III atau bagian penutup. Pada bagian
ini disebutkan beberapa usul, saran, masukan, atau
rekomendasi bagi perbaikan dan peningkatan kegiatan pada
masa yang akan datang.
• Pada bagian ini juga disebutkan kepada siapa laporan
pertanggungjawaban itu disusun dan disampaikan. Untuk itu,
poin-poin yang harus ada di dalam bagian ini adalah:
• Usul dan Rekomendasi
• Kata Penutup
• Lampiran-lampiran
• Bagian terakhir yang harus tercantum dalam LPJ
adalah lampiran. Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia (KBBI) lampiran berarti sesuatu yang
dilampirkan atau tambahan pada surat atau dokumen.
• Merujuk pada definisi tersebut, maka kita juga bisa
menambahkan beberapa dokumen di dalam LPJ.
Maka, hal yang bisa kita lampirkan pada bagian ini
diantaranya adalah:
• Jadwal Kegiatan Lengkap
• Di dalam bagian lampiran sebuah LPJ, harus terdapat jadwal
kegiatan secara lengkap. Lampiran ini berguna sebagai bahan
evaluasi untuk kegiatan selanjutnya.
• Media Publikasi (Pamphlet atau Leaflet, dan Brosur)
• Dokumen selanjutnya untuk dimasukkan ke dalam lampiran LPJ
adalah media publikasi apa yang digunakan sepanjang kegiatan ini
berjalan. Misalnya, memasukkan
contoh pamphlet ataupun leaflet dan brosur yang digunakan sebagai
media publikasi dan promosi kegiatan.
• Dokumentasi (photo-photo) Kegiatan
• Selain media publikasi, ternyata dokumentasi juga menjadi hal
penting yang perlu diperhatikan, lho! Dengan memasukkan foto-foto
kegiatan, akan semakin memperkuat dan membuktikan bahwa
sebuah acara telah sukses terselenggara.
• Makalah atau Semacamnya
• Kemudian, kita juga harus memasukkan makalah atau semacamnya. Makalah yang
dimaksudkan di sini adalah sumber-sumber terpercaya yang digunakan untuk
memperkuat landasan latar belakang atau bagian pendahuluannya.
• Surat-surat
• Surat-surat juga tak kalah penting untuk dilampirkan pada LPJ. Misalnya surat
peminjaman barang, hingga surat izin penggunaan tempat, bisa kamu masukkan di
dalam lampiran ini, lho!
• Rincian Realisasi Penggunaan Dana
• Hal penting lain yang tidak boleh terlewat adalah rincian realiasasi penggunaan dana.
Realisasi penggunaan dana, harus dibuat semirip mungkin dengan apa yang telah
diajukan dalam proposal kegiatan. Semakin mirip dan sesuai dengan proposal kegiatan,
berarti semakin efisien penggunaan dana untuk kegiatan tersebut.
• Bukti-Bukti Pembelanjaan dan Pengeluaran Sesuai Dengan Ketentuan yang
Berlaku
• Terakhir, kamu harus melampirkan bukti-bukti pembelanjaan dan pengeluaran sesuai
dengan anggaran dana yang disetujui. Aturan penyusunannya pun beranegaragam,
disesuaikan dengan kebijakan masing-masing organisasi/perusahaan.