BAHAN AJAR

MEMBUAT LAPORAN KEGIATAN

Pertemuan ke-6/Sabtu 26 Agustus 2023
Pembuatan laporan kegiatan biasanya disampaikan dalam bentuk tulisan yang bisa
mempergunakan sejumlah nama kelompok ataupun individual dalam penyusunan
kemajuan, pembaruan proyek, atau laporan status. Terlepas dari apapun nama yang
digunakan tetapi yang pasti secara keseluruhan laporan kegiatan bisa dikatakan sebagai
bentuk komunikasi di lingkungan akademik maupun di tempat kerja yang menjelaskan
kemajuan suatu kegiatan atau proyek.

Meskipun laporan aktivitas ini sering kali pendek, pesan informal yang dikirim melalui
memo antar kantor atau email yang bisa berupa dokumentasi penting untuk
berkomunikasi, berkolaborasi, dan bekerja sama di tempat kerja. Sehingga atas dasar
inilah penulisan laporan kegiatan bukanlah untuk membujuk audiens atau
memperdebatkan posisi tertentu, akan tetapi sebaliknya, yakni laporan ini ditulis dengan
tujuan untuk memberi informasi kepada rekan kerja, karyawan, dan manajer terkait
kemajuan atau hambatan yang dihadapi saat mengerjakan suatu kegiatan atau proyek.

Laporan Kegiatan
Laporan kegiatan bisa dikatakan sangatlah sangat mirip dengan timesheet, hanya saja jauh
lebih spesifik untuk memberikan detail lebih lanjut. Sementara timesheet menunjukkan
berapa banyak waktu yang dihabiskan seseorang untuk tugas, aktivitas, atau proyek dari
daftar yang telah ditentukan sebelumnya, laporan kegiatan berisi perincian yang lebih
mendetail tentang apa yang dilakukan orang tersebut secara spesifik.

Pengertian Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan adalah sejumlah informasi yang diberikan kepada atasan dengan tujuan
sebagai pertanggung jawaban atas pelaksanaan suatu kegiatan yang telah dilakukan,
sehingga pembuatan laporan kegiatan biasanya dilakukan ketika sebuah acara atau kegiatan
telah selesai dilaksanakan.

Pengertian Laporan Kegiatan Menurut Para Ahli

Adapun definisi laporan kegiatan menurut para ahli, antara lain;

1. Wardani (2008), Arti laporan kegiatan adalah serangkaian tulisan yang harus
berisi informasi dengan didukung oleh data secara tuntas sesuai dengan fakta yang
ditemukan serta disusun secara sistematis agar mudah untuk dipahami.
2. Keraf (2001), Definisi laporan kegiatan adalah langkah komunikasi yang harus
disampaikan kepada lembaga, organisasi, atau individual sebagai bentuk
pertangung jawaban.

Ciri Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan memiliki beberapa karakteristik, diantaranya;
1. Laporan kegiatan tertulis hanya berisi poin utama singkat terkait dengan tugas
yang dilakukan, sehingga penerima laporan dapat memahami permasalahan yang
terjadi dengan segera.
2. Secara struktural, teks laporan kegiatan terdiri atas tiga bagian yaitu pendahuluan,
isi laporan, dan penutup
3. Laporan harus ditulis secara sistematis dan berurutan.
 4. Laporan dianggap secara sistematis apabila deklarasi tertulis diatur dalam unit
yang saling berhubungan dan berurutan.
5. Laporan dapat lebih lengkap apabila disertai dengan bibliografi atau sumber data.
6. Teks laporan kegiatan harus dilengkapi dengan bukti yang memperkuat
obyektifitas laporan. Bukti tersebut bisa berupa foto, nota, struk, atau bukti
lainnya.
7. Teks laporan menggunakan bahasa yang jelas agar pembaca laporan kegiatan
dapat memahami dengan tepat tanpa menimbulkan persepsi.

Tujuan Laporan Kegiatan

Tujuan penulisan dan pembuatan teks laporan kegiatan diantaranya yaitu untuk:

1. Mengidentifikasi atau menggambarkan suatu kegiatan

2. Mendokumentasikan rangkaian dan catatan selama kegiatan berlangsung
3. Menguraikan peristiwa atau tindakan
4. Memenuhi syarat dalam sebuah kesepakatan
5. Menjadi bahan penilaian untuk mempertimbangkan kegiatan yang sama di
waktu mendatang
6. Memberikan informasi, fakta, dan kondisi seobjektif mungkin terkait kegiatan
yang dilaksanakan
7. Mengambil kesimpulan atas kegiatan yang dikerjakan

Manfaat Laporan Kegiatan

Manfaat yang dapat diperoleh melalui penulisan laporan kegiatan, diantaranya;

1. Sebagai bentuk pertanggungjawaban atas suatu kegiatan yang telah dilaksanakan

2. Sebagai bahan evaluasi untuk pelaksanaan kegiatan selanjutnya
3. Sebagai dasar pengambilan keputusan atau kebijakan tertentu
4. Sebagai dasar untuk menetapkan pedoman dan instruksi pemimpin
5. Untuk memahami kegiatan pengembangan dan perbaikan proses
6. Sebagai data historis tentang pengembangan unit terkait dan banyak lagi

Struktur Laporan Kegiatan

Struktur teks laporan kegiatan dapat berbeda satu sama lain tergantung pada jenis kegiatan yang
dilakukan. Meskipun demikian, secara garis besar struktur laporan kegiatan terdiri atas:
I. PENDAHULUAN
Bagian pendahuluan dari sebuah laporan kegiatan meliputi:

1. Latar belakang kegiatan, Bagian ini berisi gambaran singkat terkait kegiatan
yang telah dilakukan, serta alasan mengapa kegiatan tersebut dilakukan
2. Obyek kegiatan dan strategi pelaksanaan, Bagian ini secara umum
menjelaskan pihak mana saja yang terlibat serta bagaimana melaksanakan
kegiatan
3. Tujuan, Bagian ini menjelaskan maksud dari kegiatan yang telah dilaksanakan

II. ISI LAPORAN

Bagian isi laporan kegiatan meliputi:
1. Jenis kegiatan, Bagian ini menjelaskan kegiatan apa yang dilakukan
2. Waktu dan tempat, Bagian ini berisi penjelasan terkait kapan dan di mana
kegiatan dilaksanakan
 3. Pelaksana kegiatan, Bagian ini menyebutkan siapa saja yang terlibat dalam
kegiatan yang dilaksanakan Pelaksana kegiatan bisa ditulis dalam bentuk susunan
kepanitiaan atau susunan kepengurusan dari pihak yang terlibat dalam
penyelenggaraan kegiatan
4. Pelaksanaan kegiatan, Bagian ini memberikan gambaran rinci terkait serangkain
kegiatan yang dilakukan
5. Peserta: Pada dasarnya tidak semua kegiatan yang melibatkan peserta. Akan
tetapi, apabila melibatkan peserta, maka bagian ini disertakan dengan menuliskan
secara garis besar sasaran peserta kegiatan
6. Hambatan dan kesulitan, Bagian ini menjabarkan hal-hal yang menjadi
penghambat dan juga kesulitan-kesulitan yang selama kegiatan dilaksanakan
7. Hasil kegiatan, Bagian ini menjelaskan apa saja yang diperoleh setelah kegiatan
berlangsung

III. PENUTUP
Bagian penutup laporan kegiatan meliputi:
1. Kesimpulan dan saran, Bagian ini berisi ringkasan laporan pelaksanaan kegiatan
serta saran-saran atas kekurangan atau perbaikan yang dapat menjadi
pembelajaran untuk kegiatan lainnya di masa mendatang.
2. Lampiran, Bagian ini berisi bukti kegiatan yang bisa berupa foto, nota, struk,
tabel anggaran, bukti transaksi, atau bukti lainnya.

Informasi yang Ditulis dalam Laporan Kegiatan

Perlu kita ketahui bahwa informasi kunci dalam laporan kegiatan mencakup:

1. Informasi proyek
Setiap laporan kegiatan harus menyertakan informasi kunci yang mengidentifikasi
kegiatan/proyek, semua anggota tim, dan status terkini tentang kemajuan proyek
(misalnya, “kami baru memulai kegiatan”, “kami sudah setengah jalan dalam
mendapatkan hasil dari kegiatan”, atau ” kami sedang melakukan finalisasi pada kegiatan
yang kami lakukan”).

2. Tugas proyek
Selain detail pengidentifikasian seperti yang telah dijelaskan di atas, laporan kegiatan
harus menjelaskan tugas kegiatan/proyek yang telah diselesaikan, tugas yang saat ini
sedang berlangsung, dan tugas apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek secara
tepat waktu. Informasi ini harus mengkomunikasikan apa yang sedang dikerjakan oleh
setiap anggota tim untuk mempercepat komunikasi dalam menyelesaikan
kegiatan/proyek.

3. Penjelasan terkait tantangan apa pun

Laporan kegiatan harus mengidentifikasi setiap tantangan yang dihadapi, dengan
referensi khusus untuk tindakan yang mungkin dapat mengurangi atau menghindari hambatan
ini di masa depan. Menjelaskan kesulitan yang terjadi juga akan memberikan alasan untuk
pengkondisian jadwal proyek dan apakah itu dipertahankan atau dimodifikasi.
Membiarkan manajer dan rekan karyawan mengetahui kesulitan juga memberikan celah
bagi kita untuk meminta sumber daya tambahan, waktu, atau bantuan dalam pekerjaan
yang akan datang.

Cara Menulis Laporan Kegiatan

Dalam menulis atau menyusun laporan kegiatan, terdapat beberapa tips yang perlu kita
lakukan agar dapat menghasilkan laporan kegiatan yang baik, diantaranya yaitu sebagai
berikut:

1. Memperhatikan bagian yang harus ada dalam laporan kegiatan

Di atas telah disebutkan struktur laporan kegiatan yang secara garis besar terdiri atas
pendahuluan, isi, dan penutup. Akan tetapi, secara lebih lengkap bagian-bagian yang harus
ada dalam laporan kegiatan meliputi:
1. Kata Pengantar
2. Daftar Isi
3. Daftar Tabel
4. Daftar Gambar
5. Daftar Lampiran
6. Bab I Pendahuluan
7. Bab II Isi
8. Bab III Kesimpulan dan Saran
9. Daftar Pustaka
10. Lampiran

2. Menggunakan bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)

Laporan kegiatan yang baik harus sesuai dengan EYD, serta menggunakan bahasa yang
formal dan informatif agar dapat merangkum seluruh isi kegiatan dalam laporan yang
sesuai dengan keinginan atasan dan pihak sponsor, sehingga di masa mendatang mereka
dapat mempercayakan lagi kegiatan yang serupa.

3. Melengkapi laporan kegiatan dengan foto atau hasil dokumentasi

Bukan hanya bahasa yang harus sesuai EYD, laporan kegiatan yang baik juga harus
menyertakan foto-foto atau dokumentasi hasil kegiatan.

Foto dapat menjadi gambaran nyata sekaligus berguna sebagai narator yang
mendeskripsikan seluruh rangkaian kegiatan. Ingat bahwa jita harus memiliki foto yang
bisa bercerita dan merekam momen terpenting untuk disertakan pada laporan kegiatan.

4. Menguraikan kesulitan dan hambatan

Pastinya kita tahu bahwa semua bentuk kegiatan akan memiliki kesulitan dan hambatan
tersendiri. Kita harus tetap menuliskan dengan jelas kesulitan maupun hambatan yang
terjadi agar bisa memberikan kesimpulan dan saran yang tepat pada Bab III.

5. Melakukan editing ulang sebelum laporan kegiatan dicetak

Sebelum laporan kegiatan dicetak, perlu untuk diperiksa dan dibaca kembali dari awal
hingga akhir. Lakukan pula proses pengeditan dan revisi untuk menyempurnakan laporan
kegiatan yang kita susun