PEMBUATAN LAPORAN

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kelompok dan akan dipresentasikan pada mata
kuliah “Manajemen Perkantoran”

Dosen Pengampu:

Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd.

Disusun Oleh:

Kelompok 12

Alifah Husnul Khotimah (11190182000071)

Nabila Shaliha (11190182000081)

Fadhlan Rahman Hidayat (1119018200087)

SEMESTER 5C

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat-Nya maka penyusun dapat
menyelesaikan makalah yang berjudul “Pembuatan Laporan” tepat pada waktunya. Tak lupa
shalawat serta salam senantiasa selalu tercurah kepada Nabi Muhammad SAW, keluarga,
sahabat, serta kita selaku umatnya yang insyaallah mendapatkan syafaatnya kelak. Tujuan
pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh dosen pengampu mata
kuliah Manajemen Perkantoran.

Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang Pembuatan Laporan.
Makalah ini disusun oleh penyusun dengan berbagai rintangan, baik itu yang datang dari
penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama
pertolongan dari Allah SWT akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.

Penyusun berharap semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang luas kepada
pembaca khususnya kepada para teman sekalian. Penyusun menyadari bahwa masih banyak
kekurangan dalam pembuatan makalah baik dari segi materi maupun teknik penyajiannya,
mengingat kurangnya pengetahuan dan pengalaman penyusun. Oleh karena itu, kritik dan saran
yang membangun sangat diharapkan.

Bekasi, 26 November 2021

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.........................................................................................................................i

DAFTAR ISI.......................................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN...................................................................................................................1

A. Latar Belakang..........................................................................................................................1
B. Rumusan Masalah.....................................................................................................................2
C. Tujuan Penulisan......................................................................................................................2
D. Sistematika Penulisan...............................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN....................................................................................................................3

A. Pengertian Laporan...................................................................................................................3
B. Fungsi Laporan.........................................................................................................................3
C. Syarat-Syarat Kualitas Laporan................................................................................................5
D. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan........................................................................7
E. Sistematika Laporan...............................................................................................................10

BAB III PENUTUP..........................................................................................................................12

A. Kesimpulan.............................................................................................................................12
B. Saran.......................................................................................................................................12

DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................................13

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Setiap unit kerja termasuk perkantoran, pada umumnya membuat laporan tertulis.
Laporan tertulis ini dibuat berdasarkan laporan yang dibuat oleh setiap bagian atau sub
bagian yang ada di perkantoran. Sebuah laporan disusun apabila seseorang mendapat
tugas untuk melakukan suatu kegiatan. Isi laporan ialah semua fakta yang didapatkan
pada saat melakukan kegiatan. Pendapat kita selaku si pelapor tidak dibaurkan dengan isi
laporan, melainkan ditempatkan pada bagian saran. Jadi, laporan merupakan salah satu
alat yang resmi untuk menyampaikan informasi. Cara ini dilakukan oleh pimpinan dalam
rangka melaksanakan salah satu fungsi manajemen yaitu pengawasan. Dengan
pengawasan seperti ini informasi akan diperoleh cukup lengkap.
Membuat laporan harus dilakukan untuk menyampaikan pertanggungjawaban
kepada seseorang atau badan organisasi atau instansi yang telah memberi tugas dan
tanggung jawab. Dari laporan itulah dapat diketahui tingkat efektivitas dana, sarana,
tenaga serta waktu yang digunakan untuk menyelenggarakan suatu kegiatan. Data yang
diperoleh kemudian disimpan untuk kemudian dijadikan bahan perbandingan di masa
yang akan datang. Dengan membandingkan informasi tersebut maka akan diketahui
apakah manajemen perkantoran tersebut mengalami kemajuan atau malah sebaliknya
terjadi kemunduran.
Pada umumnya orang awam yang belum pernah membuat laporan akan merasa
kesulitan dalam membuat laporan yang ditugaskan kepadanya. Oleh karena itu, dalam
pembuatan makalah ini kami berusaha menampilkan tentang tata cara laporan yang benar
dan tidak terlepas dari tujuan penulisan laporan tersebut.

1
B. Rumusan Masalah
Dari penjelasan latar belakang diatas maka rumusan masalah yang dapat diambil,
yaitu:
1. Apa yang di maksud dengan laporan?
2. Apa saja fungsi laporan?
3. Apa saja yang termasuk ke dalam syarat-syarat kualitas laporan?
4. Bagaimana langkah-langkah pokok dalam pembuatan laporan?
5. Bagaimana sistematika pembuatan laporan?

C. Tujuan Penulisan
Makalah ini dibuat sebagai salah satu pemenuhan tugas dari mata kuliah
Manajemen Perkantoran yang diampu oleh Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd.. Selain itu
makalah ini dibuat dengan tujuan agar pembaca:
1. Mengetahui pengertian dari laporan
2. Mengetahui fungsi dari laporan
3. Mengetahui syarat-syarat kualitas dalam penulisan/pembuatan laporan.
4. Mengetahui langkah-langkah pokok dalam pembuatan laporan yang baik dan
benar.
5. Mengetahui bagaimana sistematika pembuatan laporan yang sesuai dengan
kaidah yang telah di tetapkan

D. Sistematika Penulisan
Dalam menulis makalah ini, penyusun membuat makalah secara sistematis supaya
isi makalah dapat dipahami. Makalah ini terdiri dari 3 BAB, yaitu:
1. Pendahuluan, yaitu berisi latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan,
dan sistematika penulisan.
2. Pembahasan, yaitu berisi pengertian dan jenis-jenis perencanaan operasional
3. Penutup, yaitu berisi kesimpulan dan saran.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Laporan
Laporan merupakan alat bagi pimpinan untuk menginformasikan atau memberikan
masukan untuk setiap pengambilan keputusan yang diambilnya. Oleh karena itu laporan
harus akurat, lengkap, dan objektif. Dalam prakteknya, laporan adalah sebuah dokumen
yang merupakan produk akhir dari suatu kegiatan. Laporan menyajikan informasi dengan
cara yang sangat khusus.
Lantas, apa yang disebut dengan laporan? Laporan sebenarnya dapat diartikan
sebagai berikut.
1. Bentuk penyampaian informasi secara lisan maupun tulisan yang berasal dari
bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab
yang ada di antara mereka.
2. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang
lain.

Secara harfiah, kata laporan yang dalam bahasa Inggrisnya report berasal dari
bahasa latin re (berarti “sarat”, “mundur”) dan portare (berarti “membawa”,
“menyampaikan”), artinya menyampaikan informasi yang diperoleh sebelumnya secara
lengkap. Menurut Himstreet, et al. (1983), laporan adalah “Pesan yang disampaikan
secara sistematis dan objektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu
bagian organisasi kepada bagian lain atau lembaga lain untuk membantu pengambilan
keputusan atau memecahkan persoalan”. 1

B. Fungsi Laporan
Laporan merupakan alat komunikasi dalam suatu organisasi untuk menyampaikan
data-data fakta secara rinci. Dengan alat inilah anggota dari suatu organisasi memberikan

1
Ida Royandiah, Modul 1; Pengertian, Tujuan, Jenis dan Bentuk Laporan
(http://repository.ut.ac.id/4123/1/PUST2138-M1.pdf di akses pada, 26 nov 2021 pkl 16.41 wib), PUST2 138, hlm.
1.5
3
 umpan balik (feed back) pada pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah
kebijaksanaan yang telah dibuat. Disamping itu laporan juga sebagai alat manajerial
dalam melaksanakan tugas atau fungsi perencanan, perorganisasian, pengambilan
keputusan, pengawasan dan pengendalian.
Berdasarkan uraian pengertian laporan di atas dapat di rumuskan bahwa laporan
juga mempunyai fungsi-fungsinya, yaitu sebagai berikut :2
1. Pertanggung jawaban dan pengawasan
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang kepada
pimpinannya sesuai dengan fungsi tugas yang dibebankan kepada yang
bersangkutan.
2. Penyampaian informasi
Seperti telah dikemukakan sebelumnya bahwa laporan merupakan salah
satu alat untuk menyampaikan informasi. Bagi pimpinan yang menerima
laporan tersebut maka laporan merupakan salah satu sumber informasi yang
diperlukan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya.
3. Bahan pengambilan keputusan
Dalam pelaksanaan manajemen, pimpinan selalu harus mengambil
keputusan yang diperlukan setiap saat. Untuk keperluan pengambilan keputusan
oleh pimpinan diperlukan data atau informasi yang berhubungan dengan
keputusan yang diambil. Data atau informasi itu berasal dari semua satuan
organisasi atau pejabat di dalam organisasi melalui laporan-laporan. Jadi,
laporan-laporan tersebut merupakan data bagi pimpinan untuk pengambilan
keputusan.
4. Sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, dan
koordinasi dengan bagian/unit lain.

Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama.
Saling tukar informasi, saling pengertian, dan koordinasi antara atasan dan
bawahan sangat mendukung kerja sama yang baik.
2
Idem. hlm. 1.7 (sumber lain yg sama https://hilmawarn.blogspot.com/2019/10/makalah-penulisan-laporan.html,
di akses pada 26/11/2021 pkl. 17.00)
4
 5. Sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman

C. Syarat-syarat Kualitas Laporan

Gie dalam bukunya mengemukakan mengenai syarat-syarat kualitas yang harus
dipenuhi dalam sebuah laporan manajerial adalah sebagai berikut3:
1. Kecermatan (accuracy)
Dibuatnya laporan manajerial berfungsi sebagai pembantu pimpinan untuk
mengambil keputusan. Pengambilan keputusan tentunya tidak bisa dilakukan
tanpa memperhatikan faktor-faktor serta aspek-aspek yang tidak hanya
dipengaruhi namun juga dapat mempengaruhi. Oleh karena itu, laporan harus
cermat sesuai dengan kondisi keadaan di lapangan.
2. Ketepatan Waktu (timelines)
Waktu merupakan faktor terpenting dalam pengambilan keputusan. Hal ini
dikarenakan waktu merupakan hal yang akan terus berlanjut dan tidak dapat
diulang kembali. Di sisi lain, pengambilan keputusan juga memiliki arti penting
khusunya bagi kemajuan dan kemunduran suatu organisasi, lembaga maupun
perusahaan. Apabila pengambilan keputusan tepat, maka akan menghasilkan
perubahan yang baik bagi organisasi, lembaga maupun perusahaan. Sebaliknya,
apabila pengambilan keputusan kurang atau tidak tepat, maka akan berdampak
buruk tidak hanya pada nama organisasi, lembaga maupun perusahaan namun
juga pada administrasi yang ada di dalamnya. Dengan demikian, nilai
kepentingan sebuah laporan akan menurun apabila tidak diselesaikan tepat
waktu.

3. Kecukupan (adequency)
Dalam pembuatan laporan, kecukupan berkaitan dengan cakupan masalah
yang terdapat dalam sebuah laporan. Apabila cakupan masalah belum
mencukupi atau dalam kata lain belum memenuhi persyaratan yang ada, maka
3
Desi. Nurhikmahyanti, Manajemen Perkantroran Modern, (Sidoarjo: Zifatama Publisher, 2014), hal 121-123.
5
 pemecahan masalah tidak akan tepat. Oleh karena itu, kecukupan akan bukti-
bukti serta indikator-indikator dalam penyusunan laporan sangatlah diperlukan
agar laporan yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan serta dapat
dijadikan sebagai bahan evaluasi dan pengambilan keputusan di masa yang akan
datang.
Laporan dapat dikatakan cukup atau lengkap apabila :
a. Mencakup segala segi masalah yang akan dikemukakan
b. Uraiannya tidak memberikan kesempatan terhadap timbulnya masalah
atau pertanyaan baru
c. Disertai data penunjang , statistic, tabel, skema dan sebagainya
4. Kesederhanaan (simplicity)
Dengan dibuatnya sebuah laporan juga dimaksudkan agar para
pembacanya mudah mengerti tentang apa yang sudah direncanakan dengan apa
yang dilaksanakan. Dengan kata lain, laporan merupakan bentuk sederhana
sebuah permasalahan dengan cara pemecahannya sehingga mudah dimengerti
dan dapat menghindari kesalahan penafsiran denga tujuan laporan.
5. Kejelasan (clarity)
Dalam pembuatan laporan, penggunaan bahasa yang benar dan jelas
merupakan prioritas utama sehingga dapat memudahkan pimpinan untuk
mengerti tujuan dari laporan tersebut dan selanjutnya dapat mengambil
keputusan secara tepat guna. Dengan demikian, pembuatan laporan harus
menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerimaan laporan, serta
menggunakan pandangan pembaca.

D. Langkah-Langkah Pokok Dalam Pembuatan Laporan

Langkah-langkah atau prosedur yang harus ditempuh dalam pembuatan laporan

adalah4:

4
Tim Pusdiklat Pengembangan SDM, Modul Pengetahuan Pekantoran, (Jakarta: 2012). hal 100.
6
a. Menentukan perihal (subjek)
Penentuan subjek dalam sebuah laporan bertujuan agar apa yang hendak
dilaporkan jelas adanya, tidak ada penyimpangan di dalamnya, memenuhi
keinginan pimpinan atau pihak yang akan menerima laporan, dan memudahakan
bagi pembuat laporan dalam pengumpulan data.
b. Mengumpulkan data
Data yang dikumpulkan untuk sebuah laporan dapat diperoleh dari sumber
primier (primary resource) meliputi: 1) Hasil wawancara; 2) Hasil Diskusi; 3)
Hasil pengisian daftar pertanyaan; 4) Hasil observasi, maupun sumber sekunder
(secondary resources) meliputi data: 1) Perpustakaan dan dokumentasi; 2)
Statistik; 3) Laporan; 4) Hasil Riset. Sedangkan untuk pengumpulan data dapat
dilakuakan dengan menggunakan metode observasi, metode angkat dan metode
interview.
c. Mengklasifikasi data
Setelah terkumpulnya semua data, selanjutnya pembuat laporan
mengklasifikasikan data tersebut sesuai dengan maksud, fungsi dan tujuannya
secara benar, rapi dan tertata. Pengklasifikasian data berguna agar dapat
memudahkan pembuat laporan dalam menyusun laporan nantinya dan juga
memudahkannya dalam mencari data tersebut karena tidak tercampur antara satu
data dengan data yang lainnya.
d. Evaluasi dan pengolahan data
Evaluasi dan pengolahan data bertujuan agar penyusun laporan dapat
memisahkan mana data yang masih layak digunakan untuk digunakan maupun
data yang sudah tidak layak digunakan agar nantinya dapat disingkirkan.
e. Membuat kerangka laporan
Gambaran umum mengenai kerangka laporan adalah sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Pendahuluan bertujuan untuk mengantar pembaca kepada isi dari laporan. Oleh
karena itu, pendahuluan memuat latar belakang masalah, sebab dibuatnya
laporan, tujuan dilakukannya penulisan dan apa yang nantinya hendak dibahas
7
 dalam laporan. Pada umumnya, pendahuluan terdiri dari: a) Maksud dan tujuan
laporan; b) Masalah pokok yang dilaporkan; c) Pendekatan sistematika laporan.
Bab II Batang Tubuh Laporan
Batang tubuh laporan merupakan isi pokok dari laporan, umumnya batang tubuh
laporan berisi tentang:
a) Data pelaksanaan kegiatan
b) Fakta tentang tujuan yang telah dicapai
c) Masalah yang dihadapi
d) Pembahasan atau analisa masalah
Bab III Kesimpulan
Kesimpulan merupakan garis besar mengenai hal penting yang telah disebutkan
dalam batang tubuh laporan sebelumnya. Hal yang menjadi kesimpulan adalah
fakta sedangkan masalah yang terjadi harus dicari solusinya.
Bab IV Saran
Saran merupakan langkah yang dapat diambil untuk memecahkan masalah yang
telah disebutkan, baik dalam jangka waktu pendek maupun dalam jangka waktu
panjang. Saran sifatnya harus dinamis dan dasarnya dari yang disajikan tetapi
boleh juga dari yang diluar penyajian.
Bab V Lampiran/Sumber Bahan
Lampiran/Sumber bahan bertujuan untuk menjelaskan secara lebih lanjut
mengenai hal-hal yang belum tertulis dalam batang tubuh laporan.

Pada garis besarnya laporan mencakup5:

1. Deskripsi keadaan secara aktual, termasuk di sini antara lain penyajian

mengenai:
a. Tujuan laporan (pendahuluan);
b. Latar belakang informasi yang menyangkut objek yang dilaporkan;
c. Landasan-landasan yuridis yang bertalian dengan objek tersebut;
d. Data statistik.
5
Ibid, hal 101.
8
 2. Analisa terhadap objek yang dilaporkan, meliputi antara lain penyajian tentang:
a. Pendekatan yang diperlukan;
b. Asas-asas yang diperlukan;
c. Teknik-teknis dan model matematika yang digunakan;
d. Inventarisasi, klasif ikasi, tabulasi dan evaluasi data;
e. Penemuan sebab-sebab;
f. Pengarahan macam-macam jalan keluar.
3. Saran-saran mencakup:
a. Penentuan masalah;
b. Pengarahan implemen;
c. Kesimpulan;
d. Penutup.
4. Ringkasan (summary)
Untuk laporan-laporan penelitian, summary biasanya di tempatkan di depan,
yaitu setelah pendahuluan. Dimaksud agar pihak-pihak yang berkepentingan
dapat cepat memperoleh gambaran menyeluruh tentang hal-hal yang tercakup
dalam laporan.
5. Lampiran dan daftar kepustakaan.

E. Sistematika Laporan
Contoh Sistematika Laporan Kegiatan >Laporan Kegiatan
Halaman Judul
Kata Pengantar
Daftar Isi

Bab I PENDAHULUAN
A.Nama Kegiatan
B.Latar Belakang
C.Tujuan

9
 D.Target
E.Sasaran Kegiatan
F.Waktu dan Tempat Pelaksanan
G.Panitia Pelaksana

Bab II REALISASI KEGIATAN

A.Persiapan NonTeknis
B.Persiapan Teknis
C.Pelaksanaan
D.Pasca Kegiatan

Bab III EVALUASI DAN KENDALA

A.Evaluasi
B.Kendala
C.Pemecahan

Bab IV PENUTUP
LAMPIRAN
-Laporan Keuangan
-Dokumentasi Kegiatan
-Surat keluar masuk
Sistematika Laporan Dengan Sistem Desiamal

10
Sistematika Laporan dengan Sistem Gabungan Angka dan Huruf

11
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Setiap unit kerja termasuk perkantoran, pada umumnya membuat laporan tertulis.
Laporan tertulis ini dibuat berdasarkan laporan yang dibuat oleh setiap bagian atau sub bagian
yang ada di perkantoran. Sebuah laporan disusun apabila seseorang mendapat tugas untuk
melakukan suatu kegiatan. Isi laporan ialah semua fakta yang didapatkan pada saat melakukan
kegiatan. Pendapat kita selaku si pelapor tidak dibaurkan dengan isi laporan, melainkan
ditempatkan pada bagian saran. Jadi, laporan merupakan salah satu alat yang resmi untuk
menyampaikan informasi. Cara ini dilakukan oleh pimpinan dalam rangka melaksanakan salah
satu fungsi manajemen yaitu pengawasan. Dengan pengawasan seperti ini informasi akan
diperoleh cukup lengkap.

Dalam pembuatan laporan haruslah mendetail, maksud nya adalah agar tidak ada
manipulasi dalam laporan yang mana membuat terjadi nya kecurangan ataupun hal yang tidak di
inginkan lain nya. Jika dari pendapat kami laporan yang keluar haruslah di asripkan agar ketika
nanti di butuhkan tidak akan repeot untuk mencarinya dan organisasi atau perusahaan akan lebih
terorganisir karena laporan yang di susun secara sistematis. Dalam laporan biasa nya mencakup
biaya, data sdm yang ada ataupun kegiatan apa yang akan di lakukan.

B. Saran

Dengan adanya makalah ini penulis berharap semoga makalah ini bermanfaat bagi
pembaca. Makalah ini telah disusun dengan semaksimal mungkin oleh penyusun terlepas dari
seluruhnya itu, penyusun menyadari masih banyak kekurangan dari segi penyusunan ataupun
sususan kalimat. Penyusun meminta maaf apabila terdapat kesalahan penyusunan, kalimat
ataupun tata bahasa pada makalah ini. Dengan tangan terbuka penyusun menerima kritikan yang
membangun dari para pembaca agar kedepannya penyusun dapat memperbaiki kesalahan serta
dapat menyusun makalah jauh lebih baik dari makalah ini.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Idem. (sumber lain yg sama https://hilmawarn.blogspot.com/2019/10/makalah-penulisan-

laporan.html, di akses pada 26/11/2021 pkl. 17.00)
Nurhikmahyanti. Desi, Manajemen Perkantroran Modern, Sidoarjo: Zifatama Publisher, 2014.
Royandiah. Ida, Modul 1; Pengertian, Tujuan, Jenis dan Bentuk Laporan
(http://repository.ut.ac.id/4123/1/PUST2138-M1.pdf di akses pada, 26 nov 2021 pkl
16.41 wib), PUST2 138, hlm. 1.5
Tim Pusdiklat Pengembangan SDM, Modul Pengetahuan Pekantoran, Jakarta: 2012.

13