HALAMAN SAMPUL

MAKALAH
PENYUSUNAN DAN PENYAMPAIAN LAPORAN
Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah

“Manajemen Perkantoran”

Dosen Pembimbing
Irmawati, S.Pd, M.Pd

Oleh :
Kelompok 7

FAUZIA FURBASARI 1743040003

EKA ADELIA HENDRIYANI 1743041007

JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN (AP 01)

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR
2018
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ............................................................................................................... i

DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii
KATA PEGANTAR ................................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................... 1
A. Latar Belakang ................................................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................................................... 1
C. Tujuan Penulisan ............................................................................................................. 2
BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................................... 3
A. Pengertian Laporan ......................................................................................................... 3
B. Peranan Pelaporan ........................................................................................................... 3
C. Syarat-Syarat Pelaporan .................................................................................................. 5
D. Jenis-Jenis Laporan ......................................................................................................... 7
E. Langkah-Langkah Dalam Penyusunan Laporan ............................................................. 9
F. Sistematikan Laporan.................................................................................................... 10
G. Cara Pengetikan Laporan .............................................................................................. 12
BAB III PENUTUP ................................................................................................................. 14
A. Kesimpulan ................................................................................................................... 14
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 15

ii
 KATA PEGANTAR

Puji syukur penulis penjatkan kehadirat Allah SWT, yang atas rahmat-Nya maka
penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul “Penyusunan dan
Penyampaian Laporan”. Penulisan makalah adalah merupakan salah satu tugas dari mata
kuliah Manjamen Perkantoran.
Dalam Penulisan makalah ini penyusun merasa masih banyak kekurangan-kekurangan
baik pada teknik penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang dimiliki
penulis. Untuk itu kritik dan saran yang membangun dari semua pihak sangat penulis
harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini.
Akhirnya penulis berharap semoga Allah memberikan ilmu yang lebih baik dan
bermanfaat pada mereka yang telah memberikan bantuan, semoga dibalas oleh Allah SWT
sebagai ibadah, Amiin Yaa Robbal ‘Alamiin.

Makassar, Oktober 2018

Penyusun

iii
 BAB I PENDAHULUAN

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Laporan mempunyai peranan yang sangat penting bagi organisasi, karena laporan
mampu menjembatani hubungan natara pimpinan dan pegawai dalam organisasi.
Keberhasilan organisasi salah satunya tergambar dari adanya pemahaman yang sama antara
pimpinan dan pegawai. Dalam konteks yang terikat, hubungan antara perseorangan dalam
organisasi, baik berua hubungan antara pimpinan dan pegawai, ataupun antara sesama
pegawai yang terjalin baik, dapat mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan
pertanggung jawaban yang ekeftif dan efisien dalam organisasi.

Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, yang
ada pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang
ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan
berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor ketika si pelapor
melakukan suatu kegiatan. Daam pembuatan suatu laporan formal, bahasan yang digunakan
haruslah bahasa yang baik, jelas, dan teratur. Laporan dimaksudkan untuk memberikan
gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu
penulisan laporan yang baik, artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki
bentuk yang sistematis, penalaran yang jelas, dan mengikuti bahasa yang kritis. Secara
umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksana komunikasi secara tertulis dan lisan.
Sedangkan secara khusus, yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh
pertanggung jawaban pelakasaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi.

B. Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan laporan?
2. Bagaimanakah peran laporan tersebut?
3. Apa sajaka syarat-syarat sebuah laporan?
4. Apa sajakah jenis-jenis laporan?
5. Bagaimanakah langkah-langkah dalam menyusun laporan?
6. Bagaimanakan sistematika laporan?
7. Bagaimanakah cara pengetikan laporan?

1
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk memahami pengertian laporan.
2. Untuk mengetahui peranan laporan.
3. Untuk mengetahui syarat-syarat laporan.
4. Untuk mengetahui jenis-jenis laporan.
5. Untuk memahami dan mengetahui langkah-langkah dalam penyusunan laporan.
6. Untuk mengetahui sistematika laporan.
7. Untuk mengetahui cara pengetikan laporan.

2
 BAB II PEMBAHASAN

PEMBAHASAN

A. Pengertian Laporan
Laporan dalam bahasa Inggris disebut dengan report, yang berasal dari bahasan latin
“portare” yang berarti membawa atau mengangkut. Awalan “re” berarti kembali, maknanya
bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengandakan penelitian, dan setelah itu ia harus
membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut. Arifin (1993) menyatakan bahwa
laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada
dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada
pelapor. Prajudi (1982) menyatakan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil
pengolahan data informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. Sementara Moekijat
(2008) menyatakan bahwa lapran adalah alat komunikasi (administrative commucition)
dimana penulisa menarik beberapa kesimpulan atau memberikan saran dari fakta-faktaatau
keadaan-keadaan yang telah diselidiki.

Berdasarkan pengetrtian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah

setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi, serta merupakan alat kemunikasi
yang di dalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau
keadan-keadaan yang tealh diselidiki. Hal tersebut memberikan arti bahwa suatu laporan
berkaitan dengan suatu penyelidikan, penglihatan, pengamatan, dan penelitian dari suatu
keadaan yang kemudian diperoleh data informasi yang relevan. Selanjutnya, data informasi
tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan.

B. Peranan Pelaporan
Laporan merupakan salah satu alat komunikasi kepada pimpinan organisasi.
Laporan merupakan salah satu sumber informasi bagi pimpinan dalam ragka
menghasilkan kebijakan. Di samping itu, laporan juga berperan sebagai alat manajerial
dalam melaksanakan tugas dan fungsi dalam perencanaan, pengorganisasian,
pengambilan keputusan dan pengawasan (pengendalian). Selain berperan bagi organisasi,
laporan memiliki peran strategis:

1. Alat Pertanggungjawaban
Laporan merupakan alat pertanggungjawaban dari seorang pegawai kepada
pimpinannya, sesaui dengan tugas dan fungsi yang diterimanya. Dari laporan itu,

3
 pimpinan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pegawai yang
bersangkutan.
2. Alat Penyampaian Informasi
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka setiap unit organisasi yang
mempunyai fungsi yang sejalan perlu melakukan tukar informasi tentang apa yang
telah atau yang sedang dilakukan. Hal itu berguna agar benar-benar terwujud
koordinasi antar unit dalam arti adanya saling menunjang atau saling mambantu.
Dengan demikian, dapat pula dihindarkan adannya overlapping atau duplikasi
pekerjaan yang merugikan. Bagi pimpinan, informasi dibutuhkan agar pimpinan dapat
melaksanakan fungsinya sebagai koordinator, sebab setiap pimpinan organisasi
mempunyai fungsi koordinasi. Selain itu, informasi yang ada dalam laporan berguna
pula bagi pimpinan untuk mengetahui dengan tepat siatuasi dan kondisi eksternal
organisasinya, seperti keadaan lingkungan, yaiytu berbagai aspek yang menyangkut
politik, budaya, ekonomi, sosial budaya, adat istiadat masyarakat, dan sebagainya
yang akan mempengaruhi kebijakan yang akan dibuat. Oleh karena setiap organisasi
tidak mungkin melaksakan fungsinya dengan baik sendiri saja dalam arti harus
melakukan kerja sama dengan organisasi lain yang mempunyai fungsi yang
bersamaaan atau sejalan, maka tukar menukar informasi itu penting dilakukan antar
organisasi. Dengan demikian akan timbul koordinasi antar organisasi. Secara umum,
pengertian informasi di sini adalah berita agar eseorang atau pimpinan lain
mengetahui tentang sesuatu. Secara khusus dilihat dari segi administrasi, informasi
mempunyai arti sebagai data yang telah diolah sesuai dengan tujuan atau keperluan
administrasi.
3. Bahan Pengambilan Keputusan
Untuk keperluan pengambilan keputusan, seorang pemimpin memerlukan data atau
informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Data dan
informasi itu diambil atau berasal dari laporan-laporan yang disampaikan semua
satuan organisasi.
4. Alat Pembina Kerjasama
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling
tukar informasi, pengertian dan koordinasi antara pimpinan dan pegawai dalam semua
unit organisasi.
5. Alat Pengembangan Wawasan

4
 Dengan saling tukar informasi, maka pengetahuan akan bertambah luas dan
mendirong timbulnya gagasan baru.

C. Syarat-Syarat Pelaporan
Sebagai alat komunikasi, maka laporan harus disusun dengan baik agar pimpinan
dapat dengan mudah memahami isi yang terdapat dalam laporan. Pembuatan laporan
perlu memenuhi syarat:

1. Objektivitas
Laporan yang benar dan objektif artinya disusun berdasarkan fakta-fakta hasil
peninjauan, percobaan, inspeksi atau penelitian, tidak dibuat-buat, tidak dikarang
semaunya, dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira, angan-angan dan pendapat-
pendapat. Laporan yng benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat
dipertanggungjawabkan. Selain itu, agar laporan harus erat hubungannya dengan
masalah yang akan dikemukakan. Kebenaran objektifitas informasi tersebut penting
sekali oleh karena tepat dan melesetnya keputusan yang diambil oleh pimpinan
banyak bergantung pada kualitas laporan yang diterima.
2. Jelan dan Cermat
Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan lapran mungkin banyak sekali.
Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuatan laporan dalam
menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk data pembuatan laporan.
Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dngan masalah yang
dikemukakan akan mengaburkan persoalan, dan sebagai akibatnya laporan menjadi
tidak jelas.
3. Tepat Sasaran
Perlu disadari bahwa pimpinan terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang
dihadapi sehari-hari. Oleh karena itu, diusahakanagar waktunya yang terbatas tidak
lagi dihabiskan untuk menelaah lebih dalam laporan yang diterima. Laporan yang
diterima pimpinan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-kat kiasan
sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. Lapiran harus diusahakan
singkat , tepat, padat, dan jelas serta langsung mengenai persoalannya.
4. Lengkap
Sebagai sasaran untuk pengamblan keputusan pimpinan, maka laporan harus
dikemukakan secara lengkap. Kelengkapan laporan banyak ditentukan oleh
kemampuan penyusunan dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi

5
 masalah yang dilaporkan, disamping cara mengemukakannya yang komprehensif.
Penyajian dalam bentuk yang komprhensif berdasarkan data yang selektif akan lebuh
lengkap jika ditunjang oleh dukungan data, misalnya data statistik. Dengan demikian
lapiran yang lengkap harus mencakup: 1) segala segi masalah yang dikemukakan, 2)
uraiannya tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah atau
pertanyaan-pertayaan yang baru, dan 3) disertai data penunjang.
5. Tegas dan Konsisten
Di muka telah disebutkan bahwa laporan yang dibuat jangan menimbulkan
kesempatan timbulnya masalah-masalah atau persoalan baru. Ini berarti bahwa
uaraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian laporan
yang satu dan yang lainnya. Keterangan yang dilaporkan harus tegas, artinya harus
konsekuensi atau keterangan dalam laporan harus sama (tidak berbeda) dari awal
sampai akhir.
6. Singkat dan Jelas
Salah satu tujuan dibuatnya laporan adalah untuk menanggulangi suatu masalah yang
perlu segera diselesaikan. Oleh karena itu ketepatan waktu penyampaian harus benar-
benar diperhatikan. Laporan harus diusahakan secapat-cepatnya dibuat dan
disampaikan kepada pimpinan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan
berarti bahwa tindakan konektif ataupun tindak lanjut yang harus diambil akan
mengalami keterlambatan dan mengganggu kegiatan organisasi.
7. Tepat Penerimanya
Lapiran pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang
meminta laporan dan yang memberi laporan, atau antara pimpinan dengan bawahan.
Di satu pihak pimpinan ingin mengetahui sampai dimana pelaksanaan tugas yang
diberikannya, dan di lain pihak bawahan ingin mendapatkan tanggapan dari pimpinan
atas laporan yang dibuatnya, serta bagaimana tindak lanjutnya. Oleh karena itu,
lapiran harus sampai kepada yang memintanya. Laporan yang tidak sampai ke
alamatnya atau pada yang berhak menerimanya, akan menimbulkan banyak segi
negatif.misalnya kebocoran rahasia, laporan yang memintanya sudah tidak memiliki
nilai lagi, serta penilaian negatif pimpinan terhadap bawahan yang bersangkutan.
Pentingnya syarat-syarat dalam penyusunan laporan di atas, maka penyusunan laporan
harus:
1. Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan;

6
2. Mempunyai minat atau kesanggupan, objektif, teliti disamping harus memiliki
kemampuan analitis;
3. Mampu menggunakan bahasa tulis yang baik;
4. Dapat menggunakan kata-kata atau istilah-istilah yang sederhana, jelas, dan mudah
dimengerti serta teiti dalam mengemukakan pernyataan; dan
5. Memiliki pengetahuan tentang membuat laporan.

D. Jenis-Jenis Laporan
Dalam praktinya terdapat laporan yang bermacam-macam dan dapat ditinjau dari
berbagai segi, misalnya bentuk, yaitu:

1. Laporan Informatif
Laporan untuk sekedar memberikan informasi kepada pimpinan agar pimpinan
mempunyai gambaran tentang sesuatu kegiatan, keadaan atau masalah sehingga dapat
mengikuti perubahan-perubahan akan perkembangan-perkembangan dengan baik.
2. Laporan Eksaminasi
Di samping menyampaikan informasi dalam laporan itu disertai pula dengan pendapat.
3. Lapooran Analisis
Laporan yang disamping memberikan informasi kepada pimpinan juga bertujuan untu
meberikan sumbangan pikiran yang menyangkut informasi yang dilaporkan.
4. Laporan Pertanggungjawaban
Laporan yang dimaksudkan adalah untuk memberikan pertanggungjawaban atas
wewenang yang telah dilimpahkan oleh atasan.
Ditinjau dari segi luas/lingkup materi yang dicakup oleh laporan, laporan bisa
dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Laporan Umum
Laporan yang isinya menyangkut keseluruhan masalah yang perlu dilaporkan.
2. Laporan Khusus
Laporan yang isinya menggambarkan secara rinci tentang sesuatu secara khusus.
Kekhususan dapat didasarkan pada masalah/sasaran yang dilaporkan, periode dan
wilayah/daerah.
Ditinjau dari bidng kegiatannya laporan bisa dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Laporan Bidang Substantif
Laporan bidang tugas pokok atau tugas operasional organisasi.
2. Laporan Bidang Admnistrasi

7
 Laporan yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yag menunjag kegiatan pokok
organisasi.
Ditinjau dari waktunya, laporan dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Laporan Berkala (Periodik)
Lapora yang secara tetap disampaikan dalam jangka waktu tertentu (harian, mingguan,
bulanan, dan seterusnya...)
2. Laporan Insidental
Laporan yang disampaikan di luar waktu-waktu yang telah ditentukan.
Ditinjau dari keamanan isinya laporan dapat dibagi menjadi tiga macam, yaitu:
1. Laporan Biasa
Laporan yang jika isinya diketahui oleh pihak lain tidak berakibat buruk.
2. Laporan Rahasia
Laporan yang jika isinya diketahui oleh pihak lain dapan merugikan nama seseorang,
pejabat atau suatu instansi, atau dapat menimbulkan kegelisahan pada masyarakat luas.
3. Laporan Sangat Rahasia
Laporan yang jika isinya diketahui oleh pihak lain yang tidak berhak dapat
membahayakan keamanan negara, atau dapat menimbulkan kegelisahan masyarakat luas.
Ditinjau dari kesempurnaan isi laporan dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Laporan Sementara/Pendahuluan
Laporan yang masih sementara artinya fakta dan data yang ada di dalamnya belum
lengkap, tetapi laporan ini harus disampaikan dengan maksud untuk memberikan
gambaran terlebih dahulu.
2. Laporan Akhir/Paripurna
Laporan yang dianggap memuat fakta dan data secara lengkap sehingga penilaiannya
dapat lebih sempurna, sebagai usulan dan laporan sementara.
Ditinjau dari jangkauannya laporan dapat dibedakn menjadi dua macam, yaitu:
1. Laporan Internal
Laporan yang terbatas untuk pejabat-pejabat dalam lingkungan instansi sendiri.
2. Laporan Eksternal
Laporan yang disampaikan kepada pejabat atasan di luar instansi sendiri.
Ditinjau dari bentuk dan panjang/pendeknya laporan bisa dibedakan menjadi:
1. Memo
Laporan yang dibuat dalam bentuk memo.
2. Surat

8
 Laporan yang dibuat dalam bentuk surat biasa.
3. Naskah (Mimeograph)
Laporan semacah ini dibuat lebih panjang. untuk bentuk ini penyampaiannya dalam
bentuk memo atau surat pengantar.
4. Buku
Laporan yang panjang dapat dibuat dalam bentuk buku, baik dicetak ataupun distensil.
Untuk menyampaikannya bisa mempergunakan memo atau surat pengantar.
Ditinjau dari cara menyampaikan laporan bisa dibedakan menjadi:
1. Laporan Lisan
Laporan yang disampaikan secara lisan, baik secara langsung berhadapan atau melalui
telepon, radio dan sebagainya.
2. Laporan Tertulis
Laporan yang disampaikan secara tertulis.
3. Laporan Visual
Laporan yang disampaikan dalam melalui bentuk film, slide, gambar-gambar, bagan-
bagan, dan sebagainya.

E. Langkah-Langkah Dalam Penyusunan Laporan

agar laporan yang disampaikan kepada pimpinan dapat digunakan sesuai kegunaannya
(fungsinya), maka laporan harus disusun secara tepat. Laporan dapat disusun secara tepat
apabila prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunan tepat pula.
langkah-langkah yang dapat ditempuh dalam pembuatan laporan adalah:

1. Membuat Perihal (Subjek)

Peentuan perihal dilakuakan dengan maksud agar laporan yang dilaporkan terang dan
jelas, dapat membatasi diri (tidak melantur), memenuhi keingan pihak yang akan
menerima laporan (pimpinan), serta mempermudah pengumpulan data.
2. Mengumpulkan Data Dan Fakta
Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan laporan, misalnya: surat keputusan
dan landasan-landasan yuridis lainnya; skema atau struktur organisasi ; data
kepegawaian, keuangan, materil, peralatan, pemasaran, dan lain sebagainya;
rencana/program kerja; notulen rapat, grafik, table, dan sebagainya; rumusan tugas, job
description, dan sebagainya; buku-buku pedoman kerja (manual). Bahan-bahan laporan
di atas diperoleh melalui sumber-sumber primer maupun dari sumber-sumber sekunder.
Sumber-sumber primer meliputi data dari: hasil wawancara, hasil diskusi, hasil pengisia

9
 daftar pertanyaan, dan hasil observasi langsung. Sumber-sumber sekunder meliputi: data
dari: perpustakaan dan dokumentasi, statistik, almanak, buku harian, laporan-laporan,
dan hasil riset dari lembaga.
3. Pengklasifikasian
Data yang telah dikumpulkan melalui cara-cara pengumpulan seperti tersebut di atas,
agar dapat dipergunakan dengan baik, sitematis, dan tepatharus dilakukan
pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya. Pengklaisifikasian ini berguna dalam rangka:
menyusun sistemtika laporan; menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk
analisis dan data mana pula yang cukup disertakan antara data yang satu dan data yang
lainnya, dan selanjutnya akan mempermudah dalam menganalisisnya; evaluasi dan
pengolahan data. Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana diuraikan di atas, maka
dapatlah diadakan evaluasi.

F. Sistematikan Laporan
Sistematika laporan antara oraganisasi yang satu degan organisasi yang lainnya belum
tentu sama. Berikut ini disajikan sistematoka lapiran yang umumnya dipersyaratkan dalam
organisasi.

1. Halaman Judul
Halaman judul memuat pokok atau topik laporan, orang atau badan yang akan menerima
laporan, orang atau badan yang membuat yang akan membuat laporan dan penanggalan
laporan. Halaman judul hanya merupakan suatu label, sebuah etiket pengenal, sehingga
gunakan judul yang pendek agar tidak mengaburkan pokok persoalan yang akan
dilaporkan.
2. Surat Penyerahan
Surat penyerahan berfungsi sebagai kata pengantar pada sebuah buku, sifat, dan
panjangnya berbeda-beda sesuai dengan tujuan dan sifat topiknya. Surat penyerahan
mengandung fakta yang minimal diperlukan untuk membangkitkan perhatian pembaca
terhadap laporan itu. Surat penyerahan merupakan suatu bentuk komunikasi yang sangta
bersifat pribadi dari penulis kepada penerima laporan makan penulis dapat
mempergunakannya untuk menyampaikan ucapan terima kasinya kepada badan atau
perorangan yang telah membantu dan dipakai juga unutk menyatakan harapannya
tentang bermanfaatnnya laporan itu.
3. Daftar Isi

10
 Daftar isi berisi rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan itu, sehingga para
pembaca atau penerima laporan dapat segera mengetahui apa isi laporan itu.
4. Ikhtisar dan Abstrak
Berikut ini diruaikan tentang ikhtisan dan abstrak.
a. Ikhtisar (summary)
Merupakan suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu infromasi yang
penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat. Ikhtisar mengandung
topik persoalan dan tujuan yang akan dicapai melalui topik tadi. Kesingkatan yang
merupakan ciri dari ikhtisan dibuat dengan meninggalkan pendahuluan, perincoan,
contoh ilustrasi, dan lain-lain, kecuali gagasan-gagasan utama.
b. Abstrak
Abstrak adalah bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih panjang dari enam
atau delapan baris, bertujuan untuk menerangkan kepada pembaca-pembaca aspek-
aspek mana yang tercakup dalam sebuah uraian tanpa berusahan mengatakan apa
yang dibicarakan mengenai aspek-aspek ini. Abstrak deskriptif dipakai dengan
pengertian yang sama seperti dikemukakan di atas. Sebaliknya abstrak informatif
dipakai dengan pengertian yang sama seperti ikhtisar. Abstrak hanya mengandung
topik persoalan.
5. Pendahuluan
Karena laporan merupakan dokumen yang akan disampaikan dan brguna pada masa-
masa mendatang, maka semua hal-ikhwal atau latar belakang yang mempunyai sangkut
paut dengan isi laporan harus dikemukakan pula secara jelas. Sebagaian bahan untuk
menyusun pendahuluan sebuah laporan atau unsur yang dianggap sebagai latar belakang
dari masalah yang akan dilaporkan, dapat dikemukakan beberapa hal berikut:
a. Tujuan laporan;
b. Mengapa sebuah laporan itu ditulis;
c. Siapa yang menyuruh atau memerintahkan membuat laporan itu;
d. Siapa saja yang ditugaskan untuk menyelidiki masalah tersebut dan melaporkannya;
e. Wilayah-wilayah mana saja yang tercakup;
f. Kapan tugas itu dilaksanakan dan kapan berakhir;
g. Dan dimana serta bagaimana penulis laporan mendapatkan informasi mengenai
masalah tersebut.
6. Isi Laporan

11
 Isi laporan menyangkut inti persoalan dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan
persoalan tersebut. Isi laporan meliputi; hasil pengamatan mengenai fakta-fakta yang
dilaporkan, pencocokan fakta dengan data yang telah ada sebelum satuan tugas
melaksanakan kewajibannya, semua masalah yang dipekirakan akan membantu atau
menghambat pemecahan masalahnya, pembahasan, dan hasil pembahasan mengenai
pokok persoalan yang akan dilaporkan. Agar isi kaporan dapat mencapai sasaran dan
tidak ada hal-hal yang dilupakan (kerangka) yang jelas dan logis serta terarah. Fakta-
fakta yang diajukan hendaknya dapat dipercaya, obyektif, jelas, lengkap, dan selalu
diarahkan kepada tujuan yang akan diapai.
7. Kesimpulan Dan Saran
a. Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta, dan lebih banyak mempersoalkan hubungan-
hubungan logis. Bentuk kesimpulan tergantung dari isi laporan serta untuk
penyajiannya.
b. Saran merupakan langkah atau alternatif- alternatif mana yang dapat diambil supaya
masalah itu dapat diatasi sebaik-baiknya. Dengan demikian saran-saran banyak atau
sedikti dipengaruhi oleh sentuhan-sentuhan emosional.
8. Bagian Pelengkap
Bagian plengkap dalam sebuah laporan adalah apendiks (lampiran-lampiran, termasuk di
sini perintah atau surat tugas bagi orang yang membuat laporan, foto-foto, dan dokumen
lainnya) dan bibliografi bila laporan itu dikaitkan dengan analisa ilmiah yang
mepergunakan bahan-bahan pustaka.

G. Cara Pengetikan Laporan

Terdapat berbagai macam format dalam pengetikan laporan. Hal tersebut disesuaikan
dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, serta standar yang ditetapkan oleh organisasi.
Berikut ini diuraikan tat cara pengetikam laporan yang umumnya digunakan:

1. Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto;

2. Batas pengetikan:
a. Margin kiri 4 cm;
b. Margin kanan 3 cm;
c. Margin atas 2,5 cm;
d. Margin bawah 3 cm;
e. Untuk halaman pertama tiap-tiap bab (halaman yang memakai bab) batas pengetikan
bagian atas (margin atas) 5 cm.

12
3. Bab, subab, dan rinciannya:
a. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua, juga tanpa garis bawah;
b. Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf besar semua, juga tanpa
garis bawah;
c. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris denga baris di atasnya. Dalam hal
rincian tersebut huruf besar dan judul tersebut digaris di bawahnya.
4. Jarak pengetikan bab, subbab, dan rinciannya:
a. Bab dengan subbab 4 spasi;
b. Subbab dengan kalimat di bawahnya 2,5 spasi;
c. Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2,5 spasi.
5. Pengetikan Kalimat.
a. Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris di atasnya dengan jarak 2,5
spasi dengan baris di atasnya;
b. Petikan lebih dari tiga baris diketik satu spasi dan seterusnya diketik menjorok ke
dalam tujuh ketukan (untuk baris pertama dan empat ketukan untuk baris berikutnya)
dari baris di atasnya tanpa diberi tanda petik;
c. Semua petikan harus diberi nomor dibelakangnya, dan nomor tersebut harus
diletakkan ½ spasi di atas huruf;
d. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus sama dengan nomor
kutiapan di atasnya. Sedangkan jarak antara pengetikan 2 cm pada bagian bawah
adalah:
a) Baris terakhir dari kata-kata dalam teks; atau
b) Kalau ada catatan kaki baris-baris terakhir dari catatan kaki.
6. Penomoran Halaman
a. Bagian pendahuluan yang meliputi: halaman judul, kata pengantar dan daftar isi
memakai angka Romawi kecil dan diketik di sebelah engah bawah tepat pada margin
bawah atau sedikit di bawahnya. Contoh : huruf Romawi kecil i, ii, iii dan seterusnya.
b. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup denga angka Latin dan diketik pada batas
pinggir margin kanan atas: 1, 2, 3, 4, 5 dan seterusnya.
c. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab diketik di bagian tengah bawah
tepat pada margin bawah atau sedikit di bawahnya.
d. Nomor halam lampiran ditulis seperti pada nomor halaman pertama dari tiap bab.
(Priansa & Garnida, 2015)

13
 BAB III PENUTUP

PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan paparan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa laporan adalah setiap
tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi, serta merupakan alat kemunikasi yang di
dalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadan-
keadaan yang telah diselidiki sebagai alat pertanggung jawaban, alat penyampaian informasi,
bahan pengambilan keputusan, alat pembina kerjasama dan alat pengembangan wawasan
dengan syarat, jenis, dan langkah-langkah, serta sitematika yang telah diatur dalam
penyusunan sebuah laporan.

14
 DAFTAR PUSTAKA

Priansa, D. J., & Garnida, A. (2015). Manajemen Perkantoran (Efektif, Efisien, dan
Profesional). Bandung: ALFABETA.

15