MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

MERENCANAKAN, MENULIS, DAN MENYELESAIKAN LAPORAN

Oleh :

Triya Aprillia S (C1B017061)

Gita Rachmah D. (C1B017066)

Muthia Shafa N (C1B017072)

Ana Lia Minata (C1B017081)

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

JURUSAN MANAJEMEN

PURWOKERTO

2019
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha
Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah Merencanakan, Menulis,dan Menyelesaikan Laporan
Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan
bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini.
Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah
berkontribusi dalam pembuatan makalah ini. Terlepas dari semua itu, Kami
menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan
kalimat maupun tata bahasanya.

Purwokerto, 28 Mei 2019

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................... i

DAFTAR ISI ..................................................................................... ii
BAB I: PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ...................................................................... 1
1.2. Rumusan Masalah ................................................................. 1
BAB II: PEMBAHASAN
2.1. Merencanakan Laporan .......................................................... 2
a. Membuat Laporan yang Efektif ....................................... 2
b. Menerapkan Tiga Langkah Proses Menulis untuk
Laporan ............................................................................ 2
c. Merencanakan Laporan Informasi .................................. 7
d. Merencanakan Laporan Analitis ..................................... 10
2.2. Menulis Laporan .................................................................... 14
a. Beradaptasi dengan Penerima .......................................... 14
b. Menyusun Laporan .......................................................... 14
c. Menggunakan Teknologi untuk Membuat Laporan ....... 16
2.3. Menyelesaikan Laporan ......................................................... 17
a. Merevisi Laporan ............................................................ 17
b. Memproduksi Laporan .................................................... 17
c. Proofread Terhadap Laporan ........................................... 21
d. Mendistribusikan Laporan ............................................... 21
BAB III: PENUTUP .......................................................................... 22
3.1. Kesimpulan ........................................................................... 22
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................... 23

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, persaingan selalu terjadi antara perusahaan yang satu dengan
yang lainnya atau antara seseorang dengan orang lainnya. Persaingan itu baik dalam
bentuk meraih keuntungan maupun dalam meraih prestasi. Maka dari pada itu perusahaan
harus lebih mantap dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidak tertindas oleh pihak yang
lain. Oleh karena itu, agar perusahaan bisa berjalan dengan baik, maka perusahaan harus
mempunyai laporan perusahaan atau laporan bisnis.
Laporan ini dibuat dengan tujuan agar lebih mudah dalam menjalankan perusahaan/
bisnis kedepannya, berdasarkan data dari laporan bisnis yang dibuat. Dengan laporan
bisnis yang dibuat juga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu
perusahaan atau bisnis yang dijalankan. Karena dengan laporan tersebut seorang manajer
telah mempunyai patokan atau ukuran dalam menjalankan perusahaan atau bisnis. Maka
dari itu laporan bisnis sangat diperlukan dalam suatu perusahaan atau bisnis.
1.2.Rumusan Masalah
a. Bagaimana merencanakan laporan bisnis?
b. Bagaimana menulis laporan bisnis?
c. Bagaimana menyelesaikan laporan?

1
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Merencanakan Laporan
a. Membuat Laporan yang Efektif

Sebagaimana yang terjadi pada semua profesional bisnis, laporan dan proposal
berperan penting dalam keberhasilan Dan Petersen. Laporan merupakan catatan faktual
tertulis yang secara objektif menyampaikan informasi tentang beberapa aspek bisnis;
proposal merupakan kategori khusus laporan yang menggabungkan pemberian
informasi dan komunikasi yang persuasif. Laporan merupakan catatan faktual tertulis
yang secara objektif menyampaikan informasi tentang beberapa aspek bisnis. Laporan
terbagi dalam tiga kategori dasar:

 Laporan informasional menawarkan data, fakta, umpan balik, dan jenis informasi lain
tanpa analisis atau rekomendasi.
 Laporan analitis menawarkan informasi maupun analisi dan juga dapat mencakup
rekomendasi.
 Proposal menawarkan persuasi terstuktur untuk penerima internal atau eksternal.

Sifat laporan ini sangat bervariasi, bergantung pada keadaan di sekitarnya. Beberapa
laporan bersifat sukarela, ditulis atas inisiatif sendiri dan mengikuti struktur yang paling
efektif. Dalam beberapa kasus laporan harus mengikuti panduan yang ketat misalnya
laporan untuk pihak eksternal perusahaan seperti pelanggan, investor, anggota
masyarakat atau media berita. Akan tetapi, pada kasus lainnya, pengorganisasian dan
format tidak harus mengikuti panduan misalnya laporan yang penerimanya dari
kalangan internal perusahaan.

Penerima kadang-kadang bersifat internalm sehingga mempunyai banyak kebebasan

untuk membahas informasi yang sensitif dengan lebih sedikit potensi disalahartikan.
Pada kesempatan lain, penerima mungkin mencakup para pelanggan, yang lebih banyak
menuntut menyajikan informasi perusaan pada kelompok eksternal ini.

b. Menerapkan Tiga Langkah Proses Menulis untuk Laporan

1. Merencanakan 2. Menulis 3. Menyelesaikan
 Menganalisis  Beradaptasi  Merevisi Pesan
Situasi pada Penerima Evaluasi isi pesan dan tinjau

2
Perjelas masalah atau Bersikaplah sensitif ulang keterbacaan pesan
peluang yang ada, tetapkan terhadapa kebutuhan tersebut, kemudian edit dan
tujuan, kembangkan profil penerima dengan sikap tulis ulang untuk keringkasan
penerima, dan kembangkan “Anda”, kesopanan, dan kejelasan.
sebuah rencana kerja penekanan pada sisi
positif dan bahasa yang  Memproduksi Pesan
 Mengumpulkan bebas bias. Bangunlah Gunakan elemen desain yang
Informasi hubungan yang kuat efektif dan tata letak yang
Tentukan kebutuhan dengan penerima sesuai agar tampilannya
penerima dan dapatkan dengan membentuk bersih dan professional,
informasi yang diperlukan kredibilitas dan gabungkan elemen tekstural
untuk memenuhi kebutuhan memproyeksikan citra dan grafik dengan mulus
itu: jika perlu adakan perusahaan.
proyek penelitian  Mengoreksi Pesan
 Menyusun Tinjau ulang kesalahan tata
 Menyeleksi Pesan letak ejaan dan mekanis
Medium yang Pilihlah kata-kata yang
Tepat kuat yang akan  Mendistribusikan
Pilihlah medium terbaik membantu menciptakan Pesan
untuk mengirimkan pesan, kalimat yang efektif dan Kirimkan pesan dengan
pertimbangkan untuk alinea yang koheren di menggunakan medium yang
menyampaikannya melalui bagian pendahuluam, dipilih, pastikan semua
berbagai media tubuh, dan penutup dokumen dan arsip yang
laporan. relevan didistribusikan
 Mengatur dengan sukses.
Informasi
Tetapkan gagasan utama,
batasi ruang lingkup,
pilihlah pendekatan
langsung atau tidak
langsung dan buatlah garis
besar isis dengan
menggunakan salah satu
model yang ada untuk
laporan informasional,
laporan analitis, atau
proposal.

3
1. Menganalisis Situasi

Kerumitan pada kebanyakan laporan dan besarnya pekerjaan yang harus dikerjakan
menambah perlunya untuk menganalisis situasi dengan saksama. Dengan e-mail atau
pesan singkat yang lain, dapat mengubah separuh arah dengan konsep pertama dan
barangkali hanya kehilangan beberapa menit waktu kerja, sebaliknyam jika mengubah
separuh arah dengan laporan yang besar, dapat kehilangan waktu berminggu-minggu
atau bahkan berbulan-bulan. Untuk meminimalisasi hilangnya waktu,energi, dan
peluang, berikan perhatian khusus pada pernyataan tujuan. Sediakan waktu untuk
menyiapkan rencana kerja sebelum mulai menulis.

2. Mendefinisikan Tujuan

Dengan banyaknya laporan yang panjang dan rumit, sangat penting untuk
menetapkan tujuan dengan jelas, sehingga tidak membuang waktu untuk mengulang
pekerjaan yang tak perlu. Tunjukkan masalah atau peluang dengan pernyataan tujuan
yang jelas, yang mendefinisikan mengapa menyiapkan laporan tersebut.

Dengan banyaknya laporan yang panjang dan rumit, sangat penting untuk
menetapkan tujuan dengan jelas, sehingga tidak membuang waktu untuk mengulang
pekerjaan yang tak perlu. Cara yang paling tepat untuk menyatakan pernyataan tujuan
adalah dengan memulainya dengan kata kerja infinitif (to + kata kerja). Dengan
menggunakan kata kerja infinitive mendorong untuk mengendalikan dan memutuskan ke
mana akan berjalan. Ketika memilih kata kerja infinitife (to inform, to confirm, to
analyze, to persuade, to recommend), menekankan tujuan umum untuk mempersiapkan
laporan. Sebagai contoh, dalam laporan informasional, pernyataan tujuan Anda dapat
menjadi sesederhana ini:

 Memperbarui klien pada kemajuan proyek penelitian (laporan kemajuan).

 Mengembangkan sasaran dan tujuan pada tahun berikutnya (rencana strategis).
 Mengidentifikasi para pelanggan dan menjelaskan cara perusahaanmemberikan
pelayanan kepada mereka (rencana pemasaran).
 Menyerahkan statistik penjualan bulanan kepada manajemen (laporan operasional).
 Meringkas apa yang terjadi pada konverensi penjualan tahunan (laporan kegiatan
pribadi).
 Menjelaskan pembentukan prosedur akses (laporan penerapan kebijakan).

4
 Menyerahkan informasi yang diminta kepada Securities and Exchange Commision
(laporan pemenuhi kewajiban)

3. Menyiapkan Rencana Kerja

Rencana kerja yang dipikirkan dengan cermat merupakan cara terbaik untuk
memastikan bahwa menghasilkan pekerjaan yang baik tepat waktu. Dengan
mengidentifikasi semua tugas yang harus dikerjakan, memastikan tidak ada yang
terlupakan. Jika sedang menyiapkan rencana kerja untuk diri sendiri, hasilnya akan
relatif informal: sebuah daftar langkah sederhana yang akan di ambil dan perkiraan
urutan dan waktu. Akan tetapi, jika sedang mengadakan studi formal yang panjang, akan
berkeinginan untuk mengembangkan rencana kerja mendetail yang dapat memandu
kinerja dari banyak tugas dalam satu jangka waktu. Bagi para konsultan dan orang lain
yang hasil pekerjaannya berupa laporan formal, rencana kerja dapat menjadi dasar
kontrak jika proposalnya diterima. Rencana kerja yang mendetail akan menghemat
waktu dan sering menghasilkan laporan yang lebih efektif. Rencana kerja formal
mencakup elemen berikut ini:

 Pernyataan masalah atau peluang. Menjelaskan tantangan yang di hadapi, membantu

untuk memfokuskan pada isu inti, dan membantu setiap orang untuk menghindari
gangguan yang kemungkinan muncul selama persiapan laporan
 Pernyataan tujuan dan lingkup penyelidikan. Menguraikan apa yang akan diraih
dengan laporan ini dan juga batasan pada pekerjaan.
 Diskusi tugas yang akan diselesaikan. Pastikan untuk mengindikasikan sumber
informasi, penelitian yang diperlukan, dan keterbatasan waktu, uang, personal atau
data.
 Deskripsi setiap produk yang menjadi hasil penyelidikan. Dalam banyak kasus, satu-
satunya produk hasil usaha adalah laporan itu sendiri. Dalam kasus lainnya, perlu
menghasilkan sesuatu yang lebih dari sekedar laporan, barangkali rencana pemasaran
baru atau bahkan produk nyata.
 Tinjauan ulang penugasan proyek, jadwal, dan permintaan sumber daya. Identifikasi
siapa yang bertanggung jawab untuk apa, kapan tugas akan diselesaikan dan berapa
besar biaya untuk penyelidikan

5
 Rencana tindak lanjut setelah menyerahkan laporan. Tindak lanjut bisa sesederhana
memastikan orang lain menerima informasi yang mereka perlu. Atau serumit
mengadakan penelitian tambahan untuk mengevaluasi hasil proposal yang tercakup
pada laporan
 Garis besar kerja.

4. Mengumpulkan informasi

Rendahnya volume informasi dalam kebanyakan laporan membuatnya membutuhkan

perencanaan yang cermat, bahkan memerlukan proyek penelitian terpisah hanya untuk
mendapatkan data dan informasi yang diperlukan. Dalam beberapa kasus, tidak akan
mampu mengumpulkan semua potongan informasi yang diinginkan, jadi buatlah
prioritas kebutuhan di bagian awal dan fokuskan pada pertanyaan yang paling penting.

5. Menyeleksi Medium yang Tepat

Menyeleksi medium untuk laporan berdasarkan pada kebutuhan penerima serta

keuntungan dan kerugian praktis dari pilihan yang tersedia. Pada banyaj laporan dan
proposal, penerima mempunyai persyaratan media yang spesifik. Dalam kasus lain,
penerima mungkin lebih fleksibel, tetapi tetap memiliki pilihan.

Pertimbangkan untuk mengirimkan laporan melalui berbagai medium. Dapat

memberikan laporan dalam format hardcopy untuk kemudahan dibaca maupum dalam
format elektronik untuk dapat me-log sistem manajemen pengetahuan.

6. Mengorganisasi Informasi.

Terdapat pendekatan langsung dan tidak langsung dalam mengorganisasi informasi.

Pendekatan langsung dimulai dengan ringkasan dari temuan kunci, kesimpulan,
rekomendasi, sesuai kasus serta menyediakan temuan lengkap dan detail pendukung.
Pendekatan langsung menghasilkan laporan yang kuat. Pendekatan tidak langsung
dimulai dengan memperkenalkan temuan lengkap dan didiskusikan semua detail
pendukung sebelum mempresentasikan kesimpulan dan rekomendasi. Laporan yang
panjang kadang-kadang menggabungkan pendekatan langsung dan tidak langsungm
membangun dukungan dari kesimpulan atau rekomendasii sementara sepanjang
pengungkapan laporan. Perlu diingat beberapa poin berikut ketika mengoganisasi
laporan.

6
  Pahami dan penuhi ekspektasi penerima. Penerima tertentu mengharapkan (atau
bahkan menginginkan) organisasi yang spesifik, laporan Anda mungkin akan ditolak
jika tidak memenuhi tuntutan tersebut. Penerima yang lain memberi Anda ruang
fleksibilitas, selama laporan berisi kategori informasi yang tepat. Setiap kali
memungkinkan , pelajari contoh sebuah laporan yang berhasil sebelum menulis
laporan yang serupa. Model seperti ini tidak akan hanya akan memberi kesan tentang
organisasi, tetapi juga tentang isi, tekanan dan nada.
 Seleksi format yang tepat untuk tugas itu. Untuk laporan yang terdiri dari lima
halaman atau kurang, memo ( untuk penerima internal) atau surat ( untuk penerima
eksternal) sering dianggap cukup. Untuk laporan lebih panjang, Anda akan
berkeinginan untuk memasukkan banyak elemen laporan yang formal.
 Buatlah sesingkat mungkin. Hindari godaan untuk memuat laporan dengan semua
informasi yang Anda kumpulkan selama tahap penelitian. Laporan sudah cukup
membebani pembaca yang sibuk; jangan memersulit mereka dengan menyertakan
informasi yang tidak perlu atau detail yang tidak bertalian. Para pembaca akan
menghargai keringkasan, dan mempunyai kesempatan lebih baik untuk menyampaikan
pesan.
 Bicarakan melalui garis besar. Ketika Anda membuat garis besar isi, gunakan judul
yang informatif (“bicara”) dan bukan judul yang sekedar deskriptif (“topikal”). Ketika
dalam bentuk pertanyaan atau ringkasan, judul yang informatif memaksa Anda untuk
benar-benar memikirkan isi, dan bukan hanya sekadar mengidentifikasi area topik
yang umum. Menggunakan judul yang informatif tidak hanya membantu Anda
membuat rencana yang lebih efektif, tetapi juga memudahkan tulisan kolaboratif. Judul
seperti “ karakteristik industri” dapat berarti lima hal yang berbeda bagi lima orang
dalam tim penulis, maka gunakan judul yang menyampaikan pengertian tunggal yang
tidak ambigu, seperti “penggilingan tepung adalah industri yang matang”.

c. Merencanakan Laporan Informasi

Laporan informasi memberikan informasi yang dibutuhkan para karyawan, manajer,
dan lain-lain untuk mengambil keputusan, bertindak, dan merespons kondisi yang
dinamis di dalam naupun di luar organisasi. Laporan informasional dapat
dikelompokkan menjadi empat kategori umum:

7
1. Laporan untuk memonitor dan mengontrol operasional. Sebagaimana dokter
bergantung pada laporan medis untuk melihat seberapa baik fungsi berbagai
system dalam tubuh pasien, manajer bisnis bergantung pada sangat banyak laporan
untuk melihat seberapa baik fungsi berbagai sistem didalam perusahaan. Rencana
menciptakan ekspetasi dan panduan untuk tindakan langsung pada masa
mendatang. Rencana dpat bervariasi mulai dari rencana taktis dengan fokus sempit
yang meliputi periode singkat hingga rencana strategis tingkat tinggi yang
mengarahkan kegiatan organisasional selama beberapa tahun. Laporan operasional
memberikan umpan balik untuk fungsi organisasi yang sangat bervariasi, termasuk
penjualan inventori, pengeluaran, pengiriman, dan sebagainya. Dalam banyak
kasus, laporan operasional secara otomatis dihasilkan oleh sistem informasi
manajemen (MIS), yang mengumpulkan dan menyebarkan data
operasional. Laporan kegiatan pribadi memberikan informasi sehubungan dengan
pengalaman individual selama kunjungan penjualan, konferensi industri, perjalanan
penelitian pasar, dan sebagainya. Manajer sering bergantung pada karyawan
individual untuk menjadi “mata dan telinga” perusahaan dan membagi apa yang
telah mereka pelajari.
2. Laporan untuk menerapkan kebijakan dan prosedur. Laporan merupakan sarana
paling umum untuk menyampaikan panduan, menyetujui prosedur, dan keputusan
organisasional lainnya. Dalam beberapa kasus,Anda dapat menulis laporan
kebijakan yang singkat di satu atau dua halaman, seperti untuk berbagi prosedur
baru dengan para kolega. Dalam kasus lain, laporan ini merupakan sebuah buku
pegangan atau manual kebijakan yang terdiri dari lusinan atau bahkan ratusan
halaman. Berkas posisi adalah jenis khusus dari laporan kebijakan yang
memberikan garis besar posisi resmi eksekutif individual (atau seluruh organisasi)
terhadap isu yang berdampak terhadap keberhasilan perusahaan.
3. Laporan untuk menunjukkan pemenuhan kewajiban. Bisnis terkecil sekalipun
dituntut memerlihatkan bahwa mereka memenuhi kewajiban terhadap satu jenis
atau beberapa jenis regulasi pemerintah. Beberapa laporan pemenuhan kewajiban,
seperti laporan pajak kuartalan dan tahunan, berdampak pada semua bisnis.
Laporan yang lain menyangkut industri tertentu, perusahaan yang menggunakan
bahan yang berbahaya, fungsi profesional yang spesifik, atau faktor khusus lain.
Laporan pemenuhan kewajiban biasanya didistribusikan dalam format pracetak
yang harus diikuti secara tepat.

8
 4. Laporan kemajuan dokumen. Para supervisor, investor, dan pelanggan sering
berharap untuk diberikan informasi mengenai kemajuan proyek dan kegiatan lain.
Laporan kemajuan bervariasi mulai dari pembaruan yang sederhana hingga laporan
luas yang mencakup elemen seperti kemajuan terukur terhadap sasaran,
perbandingan pengeluaran yang dianggarkan versus yang sesungguhnya, dan daftar
kepedulian dan risiko yang sedang berjalan.

Strategi organisasi untuk laporan informasi

Anda barangkali dapat merasakan dari daftar terdahulu bahwa laporan informasi
mencakup laporan yang sangat positif (laporan hasil penjualan yang besar), laporan netral
(laporan pemonitoran yang memerlihatkan bisni sebagaimana biasanya ditingkat pabrik),
dan laporan yang teramat sangat negatif (laporan penelitian kepuasan pelanggan yang
menaruh perusahaan pada peringkat cukup rendah). Dengan adanya rentang kemungkinan
ini, pilihan untuk pendekatan langsung atau tidak langsung memerlukan pertimbangan
yang serius sebelum Anda mulai membuat garis besar dengan sungguh-sungguh. Karena
laporan informasional memfokuskan pada penyampaian data dan informasi yang langsung,
pendekatan langsung menjadi umum. Namun, Anda akan menghadapi situasi ketika
pendekatan tidak langsung lebih efektif, seperti ketika Anda perlu membentuk serangkaian
fakta untuk membantu para pembaca memahami gagasan utama dari laporan.
Dalam satu pengertian, laporan informasi merupakan laporan yang paling tidak rumit
untuk ditulis karena tidak membutuhkan analisis atau bujukan. Tugas Anda hanya
mengirimkan informasi dengan cara yang efektif dan efisien. Namun, kesederhanaan ini
berarti laporan informasional pasti mudah untuk disiapkan. Anda tetap perlu untuk
menevaluasi proses, dan mengorganisasi informasi—kadang-kadang ratusan atau ribuan
fakta dan gambar individual—dengan cara yang menarik para penerima dan memenuhi
kebutuhan mereka. Terlebih lagi, ketika Anda tidak diharapkan untuk menganalisis atau
membujuk dalam laporan ini, berhati-hatilah untuk tetap sepenuhnya objektif—sebuah
tantangan juka Anda sedang melaporkan sesuatu yang menggairahkan bagi Anda.
Ketika menulis laporan informasi, Anda dapat membiarkan sifat dari apapun yang sedang
Anda uraikan mendikte struktur Anda. Sebagai contoh, jika Anda sedang menguraikan
proses manufaktur setiap saat dalam proses tersebut dapat disamakan dengan bagian dari
laporan. Jika Anda mendeskripsikan sebuah peristiwa, Anda dapat melakukan sebuah
pembahasan dengan pendekatan secara kronologis.

9
Laporan Informasi yang Efektif: Contoh

Organisasi yang kuat hanya merupakan cara yang membuat laporan informasi efektif.
Laporan harus berorientasi pada penerima, logis, fokus, dan mudah diikuti, dengan cukup
banyak penggunaan peninjauan dan ringkasan. Laporan tersebut harus lengkap, tanpa
harus menjadi panjang atau mendetail. Salah satu tugas yang diharapkan penerima untuk
Anda lakukan adalah menyortir detail dan memisahkan poin utama dari poin minor.
Dengan kata lain, para pembaca mengharapkan Anda untuk menaruh semua pemikirandan
usaha yang terkandung untuk memberikan fungsi yang terbaik pada masanya. Selain itu,
laporan yang efektif brsifat jujur dan objektif, tanpa harus menjad terlalu kasar kapanpun
informasi negatif harus disampaikan.

10
d. Merencanakan Laporan Analitis
Tujuan laporan analitis adalah menganalisis, memahami, menjelaskan-memikirkan
keseluruhan masalah atau peluang dan mencari tahu bagaimana dampaknya terhadap
perusahaan dan bagaimana perusahaan harus merespon. Dalam banyak kasus, Anda
juga diharapkan membuat rekomendasi berdasarkan analisis. Laporan analitis terbagi
menjadi tiga kategori:
1. Laporan untuk memelajari peluang. Setiap peluang bisnis mengandung beberapa
derajat risiko dan juga menuntut berbagai keputusan dan tindakan untuk berperan
besar pada peluang tersebut. Anda dapat menggunakan laporan analitis untuk
menilai risisko maupun keputusan dan tindakan yang disyaratkan. Sebagai contoh,
laporan analisis pasar digunakan untuk menilai kemungkinan keberhasilan produk
baru atau inisiatif penjualan dengan mempertimbangkan potensi peluang dipasar
tertentu dan mengidentifikasi ancaman persaingan dan risiko lainnya. Laporan
penelitian (due diligence) memeriksa aspek keuangan dari keputusan yang diajukan,
seperti mendaptkan perusahan lain.
2. Laporan untuk menyelesaikan masalah. Manajer sering ditugaskan untuk membuat
laporan penyelesaian masalah (troubleshooting reports) ketika perlu memahami
mengapa sesuatu tidak berjalan dengan semestinya, mulai daripenyalahgunaan
proses industrial hingga kekecewaan keuangan, dan apa yang perlu dilakukan untuk
membenahinya. Sebagai variasi, laporan analisis kegagalan mempelajari peristiwa
yang terjadi pada masa lalu dengan harapan untuk mempelajari cara menghindari
kegagalan yang sama pada masa mendatang.
3. Laporan untuk mendukung keputusan. Laporan kemungkinan (feasibility reports)
diperlukan ketika para manajer perlu mendalami percabangan keputusan yang akan
mereka buat. Laporan penilaian (justification reports) menilai keputusan yang telah
diambil.

11
Strategi Organisasi Untuk Laporan Analitis

Untuk membuat laporan analitis yang kuat, pertimbangkan kemungkinan reaksi penerima
sebelum memilih strategi organisasional yang paling efektif:

1. Penerima yang reseptif (receptive audience). Ketika Anda mengharapkan penerima

menyetujui pendapat Anda, gunakan struktur yang memfokuskan perhatian pada
kesimpulan dan rekomendasi (pendekatan langsung).
2. Penerima yang skeptis (skeptical audience). Ketika Anda mengharapkan penerima
tidak setuju dengan Anda atau bersikap bermusuhan, gunakan struktur yang
memfokuskan perhatian pada alasan di balik kesimpulan dan rekomendasi Anda
(pendekatan tidak langsung).
Tiga pendekatan struktural yang paling umum untuk laporan analitis, sebagai berikut:
memfokuskan pada kesimpulan (langsung), (2) memfokuskan pada rekomendasi
(langsung), dan (3) memfokuskan pada argumen logis (tidak langsung)

 Memfokuskan pada kesimpulan

Ketika menulis laporan analitis untuk orang-orang dalam organisasi yang

memintaAnda untuk melakukan studi untuk segala hal, Anda menulis untuk para
pembaca yang reseptif, mereka mungkin mengetahui dari pengalaman bahwa Anda
akan melalukakan pekerjaan yang dengan tidak tanggung-tanggung, dan mempercayai
penilaian Anda. Jika mereka barangkali akan menerima kesimpulan Anda—apapun
bentuk kesimpulan tersebut—Anda dapat menyusun laporan kesimpulan itu, dengan
menggunakan pendekatan langsung. Karena kesimpulan Anda sering menjadi dasar
keputusan manajemen, penerima bergantung pada Anda untuk berpikir dengan cermat
dan menulis dengan jelas.

Namun, memfokuskan secara langsung pada kesimpulan memang berpotensi

kekurangan. Jika merasa keberatan pada Anda ataupun materi Anda, pernyataan yang
kuat dibagian awal akan mememrbesar penolakan pembaca. Juga memfokuskan pada
kesimpulan membuat segala sesuatu yang Anda katakan kelihatan teralalu sederhana.
Para pembaca dapat mengkritik laporan Anda “sebagai dangkal”: ”mengapa Anda
tidak mempertimbangkan sudut ini?” atau “Dari mana Anda mendapatkan angka ini?”
Anda lebih baik memakai pendekatan langsung dalam laporan ketika memiliki

12
kredibilitas tinggi--ketika pembaca memercayai Anda dan bersedia untuk menerima
kesimpulan.

 Memfokuskan pada Rekomendasi

Pendekatan yang agak berguna ketika pembaca ingin mengetahui apa yang harus
mereka lakukan dalam situasi tertentu (sebagai kebalikan dari apa yang harus mereka
simpulkan). Anda akan sering diminta untuk memecahkan masalah atau memelajari
peluang, bukan hanya memelajari. Tindakan yang Anda inginkan dari pembaca Anda
menjadi subagian utama laporan. Saat menyusun laporan seputar rekomendasi,
gunakan pendekatan langsung sebagaimana yang Anda gunakan untuk laporan yang
memfokuskan pada kesimpulan,. Lalu, bukalah rekomendasi dengan menggunakan
rangkaian lima langkah ini: Tetapkan kebutuhan akan tindakan di bagian
pendahukuan, umumnya dengan menguraikan secara singkat masalah atau
peluangnya. Perkenalkan manfaat yang dapat diraih, tanpa memberikan detail apapun.
Buatlah daftar langkah (rekomendasi) yang diisyaratkan untuk meraih manfaat,
dengan menggunakan kata kerja aktif untuk penekanan. Jelaskan setiap langkah
dengan lebih lengkap, dengan memberikan detail prosedur, biaya, dan manfaat.

 Memfokuskan pada Argumentasi

Memfokuskan pada kesimpulan atau rekomendasi merupakan cara paling kuat dan
efisien untuk menyusun laporan analitis, tetapi tidak merupakan solusi terbaik untuk
setiap situasi. Anda kadang-kadang dapat meraih hasil yang lebih baik dengan
mendorong para pembaca untuk menghitung bobot semua fakta sebelum anda
menyajikan kesimpulan atau rekomendasi. Ketika tujuan Anda adalah bekerjasama
dengan penerima dan memecahkan masalah atau membujuk mereka untuk mengambil
tindakan yang pasti, pendekatan erstruktur Anda harus bersifat tidak langsung, dengan
menonjolkan argumentasi yang logis atau memfokuskan perhatian penerima pada apa
yang perlu dilakukan. Ketika Anda menginginkan penerima untuk berkosentrasi pada
alasan mengapa gagasan Anda masuk akal, gunakan organisasi logis: sususnlah
gagasan Anda seputar alasan dibalik kesimpiulan dan rekomendasi. Organisasikan
materi Anda untuk mencerminkan proses pemikiran yang akan mengantar para
pembaca pada kesimpulan.

13
 Laporan Analitis yang Efektif: Contoh

2.2 Menulis Laporan

a. Beradaptasi Dengan Penerima
Untuk memastikan keberhasilan laporan maka yang harus dilakukan antara lain:
1. Bersikaplah sensitif terhadap kebutuhan penerima
2. Membangun hubungan yang kuat dengan penerima
3. Mengendalikan gaya dan nada
b. Menyusun Laporan
Dengan gambaran yang jelas tentang bagaimana harus beradaptasi dengan penerima,
kini kita siap untuk menyusun konsep pertama .Teks dan laporan proposal memiliki
tiga bagian utama yaitu pendahuluan, isi, dan penutup.
1. Pendahuluan.
Merupakan bagian pertama dari teks dalam laporan atau proposal.Pendahuluan
yang efektif setidaknya menjangkau 4 hal

14
  Memosisikan laporan atau proposal padda konteks yang lebih luas dan
mengaitkannya pada masalah atau penugasan
 Memerkenalkan subjek atau tujuan laporan atau proposal dan mengindikasikan
mengapa subjek itu penting
 Meninjau terlebih dahulu gagasan dan aturan yang akan mencakupnya
 Menetapkan nada dokumen dan hubungan penulis dengan penerima
2. Isi
Bagian isi adalah bagian tengah dari teks dalam laporan dan proposal. Isi terdiri
dari bagian atau bab utama. Bagian ini menyajikan, menganalisis, dan
menginterpretasikan informasi yang dikumpulkan selama penydidikan, dan
mendukung rekomendasi atau kesimpulan yang dibahas dalam dokumen. Isi
mencakup bukti, informasi mendetail yang diperlukan untuk mendukung
kesimpulan dan rekomendasi.
3. Penutup
Bagian penutup adalah bagian terakhir dari teks dalam laporan atau proposal.
Bagian ini memiliki fungsi :
 Menekankan poin utama
 Meringkas manfaat bagi pembaca jika dokumen membutuhkan perubahan
berbagai tindakan lain
 Mengacu kembali pada semua bagian dan mengingatkan pembaca bagiamna
keserasian bagian itu
 Membawa semua item tindakan di satu tempat dan memberikan detail tentang
siapa harus melakukan apa, kapan, dimana, dan bagaimana

Membuat Konsep Isi Laporan

Tujuan umum dari porposal adalah membujuk pembaca untuk melakukan sesuatu
seperti membeli barang atau jasa, mendanai poryek, atau menerapkan program.
Berikut ini adalah beberapa strategi tambahan untuk memperkuat argumentasi
 Tunjukkan pengetahuan : Semua yang anda tulis harus menunjukkan pada
pembaca bahwa anda mempunyai pengetahuan untuk mengatasi masalah atau
peluang yang digambarkan di laporan
 Berikan informasi dan contoh konkret : Nyatakan rencana anda dan berikan detail
tentang bagaimana pekerjaan itu akan ditangani

15
  Telitilah persaingan: Jika anda sedang bersaing dengan perusahaan lain, gunakan
publikasi niaga dan internet untuk mengenali dengan baik produk, jasa, dan harga
dari perusahaan lain
 Buktikan bahwa proposal anda berguna
 Kemas proposal dengan baik : Pastikan proposal ditulis dengan hurud yang
menarik dan dapat dibaca

Membantu Pembaca Menemukan Arah

Untuk memberikan pemahaman keseluruhan struktur dokumen pada para pembaca

dan menjaga mereka berada pada jalurnya ketika membaca, pelajari cara
menggunakan tiga peralatan yang sangat membantu :
1. Judul dan hubungan
Judul meningiatkan keterbacaan dokumen dan seacara khusus menjadi penanda
yang berguna untuk menjelaskan kerangka kerja laporan
2. Transisi
Transisi adalah kata-kata atau frase yang memertalikan gagasan dan
memperliahtkan bagaimana satu pemikiran dihungkan ke pemikiran yang lain
3. Tinjauan Awal dan Tinjauan Ulang
 Tinjauan awal memperkenalkan topik dengan membantu pembaca
mempersiapkan diri untuk menerima informasi baru
 Tinjuan ulang muncul setelah isi materi dan meringkas infromasi bagi pembaca

c. Menggunakan Teknologi untuk Membuat Laporan

Beberapa cara untuk mengembangkan laporan dan proposal
1. Template : dapat mengidentififikasi bagian tertentu yang dibutuhkan oleh setiap
jenis laporan
2. Dokumen dihubungkan dan dilekatkan :Laporan dan proposal sering kali
mencakup grafik, spreadsheet, database, dan elemen lain yang dibuat dalam
berbagai paket software
3. Bentuk Elektronik : Untuk bentuk berulang seperti laporan penjualan dan laporan
pemenuhan kewajibam, cobalah membuat arsip word processor yang

16
 menggabungkan teks bolierplate untuk materi yang tidak berubah dari laporan ke
laporan
4. Dokumen elektronik : Arsip Portable Document Format (PDF) telah menjadi
pengganrti universal dari laporan proposal yang dicetak
5. Dokumen multimedia : Ketika kata-kata tertulis tidak memadai, gabungkan
laporan dengan klip video, animasi, slide show power point, dan lainnya

2.3 Menyelesaikan Laporan

Sebagai langkah terakhir dari tiga langkah proses menulis, penyelesaian laporan
melibatkan empat tugas: merevisi, memproduksi, mengoreksi, dan mendistribusikan.
Pembuatan laporan yang rumit dapat menghabiskan waktu selama beberapa hari. Jika
memungkinkan, sisihkan waktu untuk diri sendiri dua atau tiga kali lebih banyak dari
yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Sebagian besar pembahasan di bab ini menerapkan laporan formal, dokumen yang
membutuhkan ukuran ekstra untuk perbaikan dan profesionalisme. Meskipun beberapa
laporan tidak mengharuskan adanya perbaikan yang sangat besar pada dokumen bersifat
formal, tetapi banyak yang menuntutnya begitu, sehingga baik untuk mengetahui setiap
hal yang harus dimasukkan dan bagaimana cara mempersiapkannya.

a. Merevisi Laporan
Proses revisi laporan pada intinya sama dengan pesan bisnis apapun. Lakukan
evaluasi dalam hal pengorganisasian, gaya, dan nada tulisan untuk memastikan
bahwa apa yang ingin dikatakan sudah diungkapkan dengan urutan paling logis dan
dengan cara yang merespon pada kebutuhan penerima. Berusahalah untuk
memperbaiki keterbacaan laporan itu dengan membuat variasi panjang kalimat,
menjadi paragraph agar tetap pendek, menggunakan daftar dan simbol titik, serta
menambahkan judul dan subjudul. Teruslah merevisi isi laporan hingga menjadi
jelas, ringkas, dan bersifat mendesak.
b. Memproduksi Laporan
Memproduksi laporan dengan memasukkan elemen desain. Judul, keterangan
gambar, peralatan tipografi (seperti huruf besar, huruf miring, dan cetak tebal),
marjin, pengaturan baris dan spasi hanya merupakan beberapa alat dan teknik yang
dapat digunakan untuk menyajikan materi dengan efektif. Pada tahap ini, perlu

17
menambahkan diagram, grafik, dan alat bantu visual lain, serta elemen teks apapun
yang hilang seperti tinjauan awal dan tinjauan akhir. Banyak organisasi memiliki
panduan tentang format yang mempermudah pengambilan keputusan, tetapi
tujuannya selalu memfokuskan dan mengarahkan perhatian pembaca pada poin
penting dan alur gagasan.
Organisasi dapat mengandalkan bantuan tenaga ahli desain dan produksi,
terutama untuk pembuatan laporan yang penting dan bervisi tinggi. Juga dapat
meminta bantuan tenaga untuk pemasangan mesin dan distribusi. Namun, untuk
kebanyakan laporan dari banyak perusahaan jaman sekarang yang minim staf, harus
mengandalkan diri sendiri pada hamper semua pekerjaan produksi.
Kabar baiknya, perangkat komputer masa kini pada umumnya cukup mudah
untuk digunakan secara produktif oleh rata-rata pelaku bisnis. Perangkat lunak
seperti Microsoft Office dan Sun Strar Office dapat memproduksi laporan yang
memasukkan grafik, tabel, data spreadsheet, dan catatan database. Bahkan, fitur
laporan canggih seperti foto relatif mudah, dengan hadirnya kamera digital berbiaya
rendah , scanner desktop warna, dan printer warna yang murah dengan kualitas hasil
seperti foto.
Kabar buruknya, perangkat komputer yang semakin canggih meningkatkan
harapan penerima. Laporan yang dikemas cantik dengan grafik berwarna akan
membuat penerima terkesan dibandingkan laporan yang polos dan hanya diketik
biasa, meskipun kedua dokumen tersebut mengandung informasi yang sama.
Persaingannya lebih ketat ketika laporan harus berhadapan dengan laporan elektronik
yang berisi efek multimedia dan penghubung hypertext.
Komponen Laporan Formal
Bagian yang dimasukkan dalam laporan, bergantung pada jenis laporan yang
ditulis, panjangnya, harapan dan permintaan penerima, serta perintah organisasi.
Organisasi harus benar-benar memperhatikan kebutuhan pembaca, apakah itu
karyawan, pelanggan, atau anggota masyarakat.

18
 BAGIAN PEMBUKAAN BAGIAN TEKS BAGIAN PELENGKAP
Sampul Pendahuluan Lampiran
Halaman Judul Khusus Isi Daftar Pustaka
Halaman Judul Ringkasan Indeks
Surat Otorisasi Kesimpulan
Surat Penerimaan Rekomendasi
Surat Pengiriman Catatan
Daftar Isi
Daftar Ilustrasi
Sinopsis atau Ringkasan
Eksekutif

Komponen terbagi dalam tiga kategori, bergantung pada posisinya dalam laporan:
bagian pembukaan, teks laporan, dan bagian pelengkap. Banyak komponen dalam laporan
formal dimulai di halaman baru, tetapi tidak selalu demikian. Penyisipan page break
menghabiskan lebih banyak kertas dan menambah tebal laporan. Sebaliknya, memulai
sebuah bagian di halaman baru membantu pembaca mengarahkan laporan dan
mengetahui adanya transisi antara bagian atau fitur utama.
1. Bagan Pembukaan
a) Sampul
Banyak perusahaan memiliki sampul standar untuk laporan, dari kertas yang tebal
dengan cetakan nama dan logo perusahaan. Carilah sampul yang menarik, nyaman,
dan sesuai dengan masalah subjek. Juga pastikan sampul diberi label dengan judul
laporan, nama penulis (tidak harus), dan tanggal penyerahan (tidak harus). Usahakan
agar judul ringkas dan informatif.
b) Halaman judul khusus dan halaman judul
Halaman judul khusus (title fiy) adalah lembar kertas polos yang hanya berisi judul
laporan. Halaman judul (title page) mencakup empat blok informasi:
 Judul halaman
 Nama jabatan, dan alamat orang, kelompok, atau organisasi yang mengotorisasi
laporan (jika ada).

19
 Nama jabatan, dan alamat orang, kelompok, atau organisasi yang menyiapkan
laporan.
 Tanggal penyampaian laporan.
 Surat otorisasi dan surat penerimaan
 Surat otorisasi adalah dokumen yang diterima, yang meminta atau mengarahkan
Anda untuk menyiapkan laporan. Surat penerimaan adalah respon terhadap
penyampaian, menerima penugasan, dan memperjelas persyaratan atau batasan.
a. Surat pengiriman
b. Sebuah bentuk khusus bersampul, yang memperkenalkan laporan pada
penerima, biasanya muncul tepat sebelum daftar isi.
c. Daftar isi. Menunjukkan bentuk garis besar liputan, urutan, dan kepentingan
relatif akan informasi dalam laporan. Judul yang digunakan di teks laporan
merupakan dasar dari daftar isi. Pastikan bahwa daftar isi akurat, konsisten, dan
lengkap.
d. Daftar ilustrasi
e. Sinopsis atau ringkasan eksekutif
f. Sinopsis merupakan gambaran ikhtisar singkat dari poin terpenting dalam
laporan, yang dirancang untuk memberikan para pembaca tinjauan awal yang
cepat.
2) Bagian Teks
 Pendahuluan. Bagian ini mengundang para pembaca untuk melanjutkan bacaan
dengan memberitahu mereka tentang laporan tersebut, mengapa harus menjadi
perhatian, dan bagaimana laporan itu diorganisasikan.
 Isi. Berisi informasi yang mendukung kesimpulan dan rekomendasi, serta
analisis, logika, dan interpretasi terhadap informasi.
 Penutup. Penutup laporan harus meringkas gagasan utama, menyoroti
kesimpulan rekomendasi, dan menyusun daftar setiap tindakan yang Anda
harapkan dilakukan oleh pembaca atau dilakukan oleh diri sendiri.
3) Bagian Pelengkap
 Lampiran. Berisi materi yng berhubungan dengan laporan, tetapi tidak tercakup
dalam teks karena terlalu panjang, memakan tempat, atau tidak terlalu relevan.

20
  Daftar pustaka. Memenuhi kewajiban etika dan hokum untuk memberikan
penghargaan bagi orang-orang atas pekerjaan mereka, dan untuk membantu para
pembaca yang mungkin berkeinginan untuk meneiti topik lebih lanjut.
 Indeks. Merupakan daftar nama menurut abjad, tempat, dan subjek yang
disebutkan di laporan, beserta halamn tempat kemunculannya.
c. Proofread Terhadap Laporan
Perlu untuk mengkaji ulang dokumen secara menyeluruh untuk terakhir kalinya,
dengan melihat konsistensi, kesalahan, dan komponen yang hilang. Mintalah orang
yang matanya segar untuk melakukan proofread terhadap laporan, yaitu orang yang
belum terlibat pada teks itu sebelumnya. Pendekataan yang ideal adalah meminta dua
orang mengkaji ulang isi, satu orang merpakan pakar dibidangnya dan satunya lagi
tidak. Orang pertama dapat menjamin keakuratan teknisnya, dan yang kedua
menjamin isi itu dapat dipahami oleh banyak orang.
d. Mendistribusikan Laporan
Untuk distribusi fisik, pertimbangkan untuk mengalokasikan sedikit anggaran
untuk membayar kurir professional atau jasa pengiriman paket, jika hal itu
membantu memisahkan dokumen dari kiriman lain. Jika Anda menyiapkan dokumen
untuk satu orang atau kelompok kecil, mengantarkannya secara pribadi akan
memberikan kesan yang baik.

Untuk distribusi elektronik. Berikan dokumen dalam format PDF, kecuali jika
penerima secara khusus meminta file word processor. Jika perusahaan atau klien
menginginkan untuk mendistribusikan laporan melalui sistem manajemen berbasis
web, internet, atau ekstranet, pastikan untuk mengupload file yang tepat ke lokasi
online yang tepat. Verifikasi juga tampilan laporan di layar setelah dipasang,
pastikan bahwa grafik, diagram, link, dan elemen lain sudah pada tempatnya dan
dioperasikan dengan benar.

21
 BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada
pihak lain bisamelalui komunikasi verbal dan nonverbal misalnya lisan ataupun
tulisan. Sebaiknya bentuk komunikasi yang digunakan memiliki struktur yangteratur
dan terorganisasi dengan baik.Karena komunikasi pesan bisnis merupakan gambaran
dari pencitraan perusahaan terutama dalam komunikasi tertulis.Komunikasi dalam
bisnis mengenai bagaimana penyampaian pesan-pesan bisnis yang berisi informasi
perusahaan dapat disampaikan tepat sasaran
Keberhasilan komunikasi pada suatu perusahaan juga ditunjang oleh pelaku
komunikasi. Para anggota organisasi atau perusahaan yang menjalankan komunikasi
tertulis harus memahami fungsi dan prinsip dari komunikasi tertulis karena
komunikasi tertulis memiliki aturan-aturan baku yang harus dipatuhi. Dalam laporan
bisnis yakni setiap presentasiyang direncanakan, berimbang,objektif, berisi fakta-
fakta bisnisyang spesifik dan bertujuanpenting. Oleh karena itu penulis laporan harus
memahami prosedur dalam pembuatan laporan tertulis karena akan mempengaruhi
informasi yang terkandung dalam tujuan penulisan laporan.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Bovee, Courtland L. dan Thill, John V. (2008). Komunikasi Bisnis,Edisi Kedelapan, Jilid 2,
Indeks. Jakarta.

23
1