I.

TATA CARA PEMBUATAN LAPORAN

A. PENGERTIAN LAPORAN
Laporan dalam bahasa Inggris adalah report, berasal dari bahasa Latin portare yang
berarti membawa atau mengangkut. Awalan {prefix) "re" berarti kembali, maknanya
bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, maka setelah itu ia
hams membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut.
Pengertian dasar laporan adalah menyajikan fakta secara objektif dan tulus. Laporan
dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi laporan
yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Artinya, kebenaran isi
tercakup pada laporan yang memiliki bentuk sistematis, penalaran jelas, dan mengikuti
bahasa dengan kritis.
Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Pada umumnya laporan mempunyai
salah satu atau lebih dari beberapa tujuan sebagai berikut:
1. Mengatasi masalah.
2. Mengambil keputusan.
3. Mengetahui perkembangan dan kemajuan.
4. Mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan.
5. Menemukan teknik-teknik baru.

Hal-hal yang sangat penting dan harus diperhatikan dalam penyusunan laporan
yang baik yaitu sebagai berikut:
1. Laporan hendaknya dibuat berdasarkan kenyataan dan tidak berdasarkan prasangka.
2. Tujuan laporan jangan sampai mengacau pemikiran pembaca dengan ,
menggunakan kalimat atau pernyataan yang bersifat emosional.
3. Tujuan laporan adalah untuk memberi tahu kepada pembaca tentang keadaan atau
masalah yang sebenarnya. Hendaknya jangan ada prasangka dalam menyatakan
fakta dari laporan termaksud.
4. Pendapat penulis hendaknya jelas dan dapat dibedakan dari fakta objektif.
5. Fakta yang dikemukakan dalam laporan hendaknya teliti dan ada hubungannya
dengan persoalan.
6. Laporan hendaknya dibuat seringkas mungkin.
7. Pada umumnya pimpinan banyak kesibukan, dan tidak mempunyai waktu untuk
membaca sampai selesai suatu laporan.
8. Laporan yang panjang memberi kesempatan kepada orang lain untuk mengadakan
berbagai kecaman terhadap penulisnya.
9. Laporan yang panjang mungkin disebabkan oleh terlalu memberi tekanan kepada
masalah kecil dan hal yang tidak ada hubungannya dengan masalah pokok, atau
mungkin disebabkan oleh adanya perencanaan yang kurang baik.
10. Laporan yang panjang sering kali membosankan pembaca.
11. Dalam menulis laporan, kalimat hendaknya dibuat secara jelas.
12. Kejelasan dalam menulis kalimat dapat dicapai dengan cara mengurangi
panjangnya kalimat, membubuhkan tanda baca dengan tepat, dan menggunakan
perkataan yang sederhana serta mudah dimengerti.
B. FUNGSI LAPORAN
Laporan yang tepat akan mempunyai peranan penting bagi organisasi. Apabila
dirinci, maka fungsi laporan adalah sebagai berikut.
1. Peranan Laporan dalam organisasi
Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu organisasi. Dengan alat
inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back) sehingga pimpinan
memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat.
Di samping itu, laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas
dan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan,
dan pengendalian.
2. Peranan Laporan dalam Administrative Communication
Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis yaitu
sebagai berikut.
a. Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/ petugas
kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya.
Dari laporan itu, seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan
fungsi oleh pejabat yang bersangkutan.
b. Penyampaian informasi
Sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya bahwa laporan merupakan alat
untuk menyampaikan informasi.
c. Bahan pengambilan keputusan
Untuk keperluan pengambilan keputusan, seorang pimpinan memerlukan data
dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Data dan
informasi itu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan
organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam
organisasi.
d. Alat pembina kerja sama
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja

C. SYARAT-SYARAT KUALITAS LAPORAN

Agar laporan dapat bermanfaat maka setiap laporan hams memenuhl syarat
kualitas sebagai berikut.
1. Laporan Hams Benar dan Objektif
Subjek laporan mungkin berbeda-beda, namun apapun subjeknya, laporan harus
dapat dimengerti oleh si penerima laporan. Di samping itu, agar laporan dapat
memenuhi fungsinya maka laporan harus memuat'. informasi yang benar dan
objektif. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat
hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan. Kebenaran dan
objektivitas dari informasi penting karena tepat dan kurang tepatnya keputusan
yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung kepada kualitas dari laporan yang
diterimanya.
2. Laporan Harus Jelas dan Cermat
Pembuat laporan harus pula menghindari penggunaan kata atau istilah yang ia
sendiri kurang memahaminya. Ia hendaknya mengusahakan menggunakan istilah
dan kata yang sederhana, tetapi jelas maksudnya. Apabila kedua hal termaksud
diperhatikan dan dilaksanakan maka hal ini akan menjamin fungsi laporan.

3. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran

Perlu disadari bahwa penerima laporan, seperti pimpinan, mungkin icrlalu sibuk
dengan banyaknya persoalan yang dihadapinya sehari-hari. Hendaknya
diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaah
lebih dalam laporan yang diterima. Oleh karena itu, laporan vang diterima
uraiannya jangan terlalu panjang.
Laporan harus diusahakan singkat, tepat, padat, dan jelas serta langsung mengenai
permasalahannya.
4. Laporan Harus Lengkap
Sebagai sarana untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan maka laporan harus
dikemukakan secara lengkap. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh
kemampuan penyusun dalam mengorganisasi data vang mencakup semua segi
masalah yang dilaporkan. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif
berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap kalau ditunjang dengan
penyajian data yang lengkap dan menarik, misalnya data statistik, grafik, skema
dan sebagainya.

5. Laporan Harus Tegas dan Konsisten

Uraian yang dikemukakan hendaknya tidak kontradiktif antara bagian laporan
yang satu dengan bagian lainnya. Keterangan yang dilaporkan harus letap, artinya
pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan
dan situasi apapun.

6. Laporan Harus Tepat pada Waktunya

Laporan dibuat dan disampaikan pada dasarnya untuk menanggulangi suatu
masalah yang perlu segera penyelesaiannya. Oleh karena itu, ketepatan waktu
penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Pembuatan laporan harus
diusahakan secepat-cepatnya dan disampaikan kepada pimpinan. Tidak tepatnya
waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif yang baru
harus diambil ataupun follow-upnya akan mengalami keterlambatan. Hal ini
memberikan akibat negatif pada organisasi.
7. Laporan Harus Tepat Penerimaannya
Laporan yang tidak sampai kepada alamatnya berarti menyasar kepada yang tidak
berhak membacanya maka banyak segi-segi negatif sebagai akibatnya antara lain:
kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi,
dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan bersangkutan.
Mengingat syarat kualitas laporan sebagaimana telah disinggung
 sebelumnya maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan sebagai
berikut:
a. Menguasai masalah yang akan dilaporkan.
b. Mempunyai minat/kesanggupan, objektif, teliti, di samping ia harus pula
analitis, kooperatif dan'''open-minded''.
c. Menggunakan bahasa tertulis yang baik.
d. Menggunakan kata dan istilah yang sederhana, jelas, dan mudah
dimengerti.

D. LANGKAH-LANGKAH POKOK DALAM PEMBUATAN LAPORAN

Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai
dengan kegunaannya (fungsinya) maka laporan harus disusun secara tepat. Laporan
dapat disusun secara tepat apabila prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan
dalam penyusunannya tepat pula.
Langkah pokok atau prosedur yang harus ditempuh dalam pembuatan laporan
antara lain adalah sebagai berikut:
1. Menentukan perihal (subjek).
2. Mengumpulkan data.
Data yang diperlukan dalam penyusunan laporan dapat segera
dikumpulkan.
3. Mengklasifikasikan Data.
Data yang telah dikumpulkan melalui cara pengumpulan seperti terseb di atas agar
dapat dipergunakan dengan baik, sistematis, dan tcpat han diadakan
pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya.
4. Evaluasi dan Pengolahan Data.
Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana telah diuraikun maka dapatlah diadakan
evaluasi dan pengolahan (analisis) data.
5. Membuat Kerangka Laporan
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa pada dasarnyu laporan dimaksudkan
untuk memberikan gambaran tentang yang telah terjadi, di mana, bilamana,
mengapa, dan bagaimana hal itu terjadi, serta siapa yang bertanggung jawab
terhadap kejadian-kejadian tersebut.

F. CARA PENGETIKAN UNTUK LAPORAN

1. Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto atau A4
2. Batas pengetikan
a. Margin kiri 4 cm
b. Margin kanan 3 cm
c. Margin atas 2,5 cm (dihitung dari penulisan nomor halaman)
d. Margin bawah 3 cm
e. Untuk halaman pertama untuk tiap-tiap bab (halaman yang memakai bab) batas
pengetikan bagian atas (margin atas) 5 cm
3. Bab dan subbab dan rinciannya
4. Jarak pengetikan bab, subbab dan rinciannya
5. Pengetikan kalimat
6. Penomoran halaman

B. JENIS-JENIS LAPORAN
1. Laporan Bcrdasarkan Sarana Pengungkapan
Berdasarkan sarana pengungkapannya, laporan dibagi menjadi dua jenis yaitu
laporan lisan dan laporan tulisan.
a. Laporan lisan
Laporan lisan biasa dilakukan untuk suatu keadaan darurat yang harus segera
diketahui oleh pimpinan atau pemberi tugas. Laporan lisan juga biasa dilakukan
untuk melaporkan suatu kegiatan, seperti pidato ketua panitia.
b. Laporan tulisan
Laporan tertulis biasanya dibuat secara rinci dan ditujukan kepada atasan
mengenai pelaksanaan tugas dan hasil-hasil yang dicapai. Laporan tertulis ini
biasanya diketik dan diberi sampul, lalu dibuat beberapa rangkap. Ada beberapa
jenis laporan tertulis yang biasanya dipergunakan, terutama di dunia ilmiah atau
perguruan tinggi, misalnya laporan hasil penelitian.
2. Laporan Berdasarkan Pengertian Objektif
Ada tiga macam laporan yang ditulis berdasarkan pengertian secara objektif.
a. Laporan data
Laporan data bertujuan memberitahukan informasi laporan jenis ini dapat berisi
masalah proyek atau mengenai operasi rutin.
b. Laporan analitik
Tipe pelaporan ini tidak hanya memberikan informasi, tetapi juga menafsirkan
data sebaik mungkin. Suatu laporan analitis
3. Laporan Berdasarkan Periode
Laporan berdasarkan periode dibagi menjadi tiga bentuk, yaitu laporan berkala,
laporan incidental, dan laporan statistik.
4. Laporan Berdasarkan Maksud
Berdasarkan maksudnya, laporan dibagi menjadi tiga jenis, yaitu laporan
informatif, laporan eksamisional, dan laporan analitis.
5. Laporan Berdasarkan Ruang Lingkup
Berdasarkan ruang lingkupnya, laporan dibagi menjadi dua jenis,yaitu laporan
umum dan laporan khusus.
6. Laporan Berdasarkan Peristiwa
Laporan ini dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporan rutin dan laporan aksidental.
7. Laporan Berdasarkan Keamanan Isi
Laporan ini dibagi menjadi tiga jenis, yaitu laporan biasa, laporan rahasia, dan
laporan sangat rahasia
8. Laporan Berdasarkan Kesempurnaan Isi
Laporan ini terdiri dari laporan sementara dan laporan akhir
 9. Laporan Berdasarkan Keresmiannya
Laporan ini dibagi menjadi dua jenis yaitu laporan formal dan laporan nonformal.
10. Laporan Berdasarkan Waktu
Berdasarkan waktunya, laporan ini disampaikan secara periodik, yaitu harian,
mingguan, bulanan, triwulan, catur wulan, tahunan, dan lima tahunan. Laporan
jenis ini disebut laporan berkala atau insidental
11. Laporan Berdasarkan Jumlah Penerima
Berdasarkan jumlah penerimanya laporan ini dibagi menjadi dua jenis yaitu
laporan terbatas dan laporan tidak terbatas.
12. Laporan Berdasarkan Bentuk

C. SYARAT-SYARAT SEORANG PEMBUAT LAPORAN

Seseorang yang bertugas untuk membuat laporan diperlukan syarat-syarat sebagai
berikut:
1. Yang bertugas membuat sebuah laporan, orang tersebut harus
mempunyai pengetahuan tentang masalah yang akan dilaporkan.
2. Yang bertugas membuat laporan harus mempunyai kemampuan dalam
menguasai kondisi yang akan dilaporkan.
3. Yang bertugas membuat sebuah laporan harus mempunyai kemampuan
menganalisis
4. Yang bertugas membuat sebuah laporan harus mempunyai pertimbangan yang
sehat tanpa prasangka perseorangan.
5. Yang bertugas membuat sebuah laporan harus mempunyai ketelitian dalam
mengemukakan pernyataan.
6. Yang bertugas membuat sebuah laporan harus mempunyai pengetahuan
tentang teknik membuat laporan.
D. TANGGUNG JAWAB PIMPINAN ATAS LAPORAN
Tanggung jawab pimpinan atas laporan-laporan meliputi tiga macam. Hal
tersebut terdiri dari:
1. Paham akan pentingnya laporan-laporan
Laporan-laporan dan penggunaan laporan harus mendapatkan persetujuan para
pimpinan agar sebuah instansi atau perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
2. Menyediakan latihan-latihan dalam bidang penulisan laporan-laporan. Latihan
dalam bidang penulisan laporan sangat dibutuhkan karena dalam pembuatan
laporan dibutuhkan kemampuan keterampilan serta pengetahuan dalam
penulisan laporan.
3. Mendistribusi laporan-laporan khusus kepada mereka yang
membutuhkannya.
Distribusi laporan-laporan dengan hati-hati harus pula diperhatikan oleh para
pimpinan. Sering kali laporan-laporan didistribusikan kepada orang-orang yang
tidak membutuhkannya atau orang yang tidak perlu membacanya.
II. RUANG LINGKUP KEARSIPAN
A. PENGERTIAN ARSIP
Jika kita membahas kearsipan tentunya tidak akan lepas dari istilah arsip Istilah
arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudi berubah menjadi
archea selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya
dokumen atau catatan mengenai permasalahan

B. ARTI PENTING ARSIP

Arsip mempunyai peranan sebagai "pusat ingatan", sebagai sumber informasi
dan sebagai "alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam
rangka kegiatan" perencanaan, penganalisisan, pengembangan, perumusan
kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban,
penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi
pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu,
untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar, haruslah ada
sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip.

C. JENIS-JENIS ARSIP
1. Arsip Menurut Subjek atau Isinya
2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik
3. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya
5. Arsip Menurut Fungsinya
6. Arsip Menurut Terapat/Tingkat Pengelolaannya
7. Arsip Menurut Keasliannya
8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum

D. PENGELOLAAN ARSIP DALAM MANAJEMEN KEARSIPAN

Manajemen kearsipan (records management) adalah seni pengendalian
penggunaan, pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip. Pengendalian
arsip dilakukan melalui perencanaan pembuatan, pemeliharaan sesuai dengan
kepentingan arsip, pemberian jasa pelayanan bagi yang membutuhkan arsip serta
pemilihan arsip yang perlu dimusnahkan ataupun dilestarikan.
Dengan kata lain, manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip
yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Jadi, pekerjaan tersebut
meliputi siklus "kehidupan" dokumen sejak lahir sampai mati.

E. RUANG LINGKUP MANAJEMEN KEARSIPAN

Manajemen kearsipan (Records Management) merupakan salah satu bagian dari
manajemen perkantoran (office management) yang menitik beratkan pada
pengurusan dokumen sedemikian rupa sehingga dokumen-dokumen yang dikelola
 oleh para petugas kearsipan benar-benar membantu serta mendukung aktivitas
manajemen secara keseluruhan.

III. PENGELOLAAN, PEMELIHARAAN, DAN PENYUSUTAN ARSIP

A. PENTINGNYA SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK
Kata sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjuk
pada metode penyusunan atau penggolongan, akan tetapi dapat juga berarti macam-
macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan tenaga kerja, dan
metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan surat-
surat (dokumen/arsip). Untuk memahami kegiatan kearsipan yang baik, diperlukan
pemahaman prinsip-prinsip dalam kegiatan kearsipan . Prinsip dalam pengelolaan
arsip yang baik adalah;
1. Pengelolaan arsip sedikit mungkin
2. Pengelolaan arsip benar-benar bermakna atau berguna
3. Pengelolaan arsip secara hemat dan sederhana
4. Pengelolaan arsip mudah, cepat, dan tepat penemuan kembali.

B. PENGORGANISASIAN ARSIP
Pengorganisasian arsip berkaitan dengan orang yang melakukan pengelolaan arsip
dalam suatu organisasi. Hal ini harus diperhatikan agar pengaturan arsip dan
penanggung jawabnya dapat diketahui secara jelas. Dengan demikian, pembagian tugas
dan wewenang pengelolaan arsip dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dalam suatu
organisasi. Dengan adanya kejelasan pihak yang mengelola dan bertanggung jawab
maka kegiatan pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan tertib.

C. SISTEM PENATAAN ARSIP

Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Oleh
sebab itu, mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar memudahkan penemuan
kembali warkat yang sewaktu-waktu diperlukan merupakan suatu hal yang sangat
penting, baik terhadap kehidupan organisasi, maupun untuk membantu tugas pimpinan.

E. PEMINJAMAN ARSIP
Arsip aktif atau inaktif bersifat tertutup. Oleh sebab itu, perlu diatur atau
ditentukan prosedur/tata cara peminjamannya, baik untuk keperluan intern maupun
ekstern organisasi. Hal-hal yang perlu diatur antara lain:
1. Siapa yang berwenang memberi izin peminjaman.
2. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip.
3. Penetapan j angka waktu peminj aman.
4. Tata cara peminjaman arsip.
5. Semua peminjaman arsip hams dicatat pada Lembar Peminjaman Arsip (lihat
contoh) rangkap 3 dengan fungsi masing-masing:
F. PEMELIHARAAN, PERAWATAN DAN PENGAMAN ARSIP
Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk menjamin
kelestarian informasi yang dikandung di dalam arsip adalah pemeliharaan dan
perawatan fisik arsip. Mengingat begitu pentingnya arsip yang kita miliki maka perlu
dilakukan langkah-langkah untuk menjaga keberadaan arsip tersebut sehingga
keberadaan arsip yang kita miliki tetap mendukung kegiatan di kantor dalam waktu yang
lama atau sesuai umur arsip yang sudah ditentukan. Ruang lingkup kerja manajemen
kearsipan juga meliputi usaha pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip.

G. PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan merupakan salah satu bagian penting pengelolaan arsip yang meliputi
pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan. Penyerahan dan pemusnahan dokumen
merupakan salah satu sarana penting untuk menyelamatkan dan melestarikan bahan
bukti resmi yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan organisasi, dan untuk
mengatur dokumen organisasi yang tidak berguna. Di samping itu, penyusutan dapat
mengurangi beban penyimpanan dan menghemat ruangan serta memungkinkan
terkumpulnya dokumen organisasi yang efektif.