Laporan Secara Umum

Pengertian Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi,

data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam
laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan,
pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data. Secara Umum
Laporan Dapat Diartikan Sebagai bentuk penyampaian
berita,keterangan,pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban
baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada
atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab
yang ada diantara mereka. Dan Salah satu cara pelaksanaan
komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
 Fungsi Laporan

• Sebagai bahan pertanggungjawaban

• Alat menyampaikan informasi
• Alat pengawasan
• Bahan penilaian
• Bahan pengambilan keputusan
• Dasar penentuan kebijakan
• Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.
• Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.
 Tujuan Penulisan Laporan

Tujuan dari pembuatan laporan tergantung dari situasi

dan kondisi pembuat dan penerima laporan. Tujuan laporan
secara umum adalah:

1) Untuk mengatasi suatu masalah.

2) Untuk mengambil keputusan.
3) Untuk mengetahui kemajuan dan perkembangan .
4) Untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan.
1. Untuk Mengatasi Suatu Masalah
Berdasarkan laporan, seseorang atau suatu pihak dapat
mencari solusi yang tepat dari masalah yang sedang dihadapi. Misalnya
naiknya BBM sangat menyusahkan masyarakat. Lalu ada seseorang
berhasil menemukan alternatif energi yang dapat mengganti BBM. Hal
ini dapat membantu mengatasi permasalahan masyarakat terhadap
kenaikan BBM.

2. Untuk Mengambil Keputusan

Laporan dapat digunakan sebagai bahan acuan untuk
mengambil keputusan dalam suatu hal. Misalnya, dalam laporan
terhadap kinerja karyawan PT.X ditarik kesimpulan bahwa banyak
karyawan yang menganggur ketika jam kerja, maka dibuat keputusan
untuk memindahkan karyawan ke bidang lain yang masih memerlukan
banyak tenaga.
3. Untuk Mengetahui Kemajuan Dan Perkembangan
Melalui laporan pembaca dapat mengetahui perkembangan
dan kemajuan suatu hal. Misalnya, pemerintah sedang melaksanakan
sosialisasi penghematan listrik. Maka perkembangan dari
penghematan listrik terus diamati hingga tujuannya benar-benar
tercapai.

4. Untuk Mengadakan Pengawasan Dan Perbaikan

Laporan digunakan untuk mengadakan pengawasan dan
perbaikan. Misalnya pemerintah mengadakan program seribu sekolah
sehat. Dengan adanya program tersebut, pemerintah secara
berkesinambungan mengawasi dan mengadakan perbaikan di sekolah-
sekolah yang sekiranya memerlukan perbaikan.
 Ciri-ciri Laporan
a. Ringkas.
Dalam laporan yang ditulis hanya mengemukakan hal-hal pokok
secara ringkas yang berhubungan dengan tugasnya sehingga
penerima laporan segera mengetahui permasalahannya.
b. Lengkap.
Laporan dapat semakin sempurna jika dilengkapi dengan
bibliografi atau sumber kepustakaan.
c. Logis.
Laporan dianggap logis jika keterangan yang dikemukakannya
dapat ditelusuri alasan-alasannya yang masuk akal.
d. Sistematis.
Laporan dianggap sistematik jika keterangan yamg tulisannya
disusun dalam satuan-satuan yang berurutan dan saling
berhubungan.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam laporan

• Harus jelas dan cermat

• Mengandung kebenaran dan objektifitas
• Lengkap
• Tegas dan konsisten
• Langsung mengenai sasaran
• Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
• Disertai dengan saran-saran
• Tepat waktu
 Jenis-jenis Laporan
a. Laporan Berdasarkan Bentuknya
Jenis pertama adalah laporan berdasarkan bentuknya. Laporan
berdasarkan bentuknya terbagi menjadi 3, berikut ini penjelasannya:

• Laporan bentuk surat, ialah laporan tertulis yang dibuat dalam

bentuk surat. Umumnya, laporan bentuk surat ini berisi sebanyak 1
hingga 4 halaman.
Contoh: Laporan jumlah siswa baru tahun ajaran 2017/2018.
• Laporan bentuk memo, ialah laporan tertulis yang dibuat
menggunakan memo. Karena hanya memo yang fungsinya sebagai
pengingat kepentingan internal, umumnya laporan ini berisi tulisan
singkat.
Contoh: Hari Rabu, 15 Februari. Rapat evaluasi dengan staff.
• Laporan bentuk naskah, ialah sebuah laporan yang isinya ditulis dan
disampaikan dalam bentuk naskah, baik itu pendek ataupun
panjang.
Contoh: Laporan pertanggungjawaban pengurus organisasi lama
b. Laporan Berdasarkan Waktunya
Jenis yang kedua yaitu laporan yang ditinjau berdasarkan
waktunya. Laporan ini terbagi menjadi 2 macam, berikut ini
penjelesannya:

• Laporan berkala, ialah laporan yang pembuatannya dilakukan secara

rutin berkala dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan harian,
mingguan, bulanan, dan tahunan.
Contoh: Laporan pergerakan keuangan setiap bulan
• Laporan bentuk insidental, ialah laporan yang dibuat saat
diperlukan saja.
c. Laporan Berdasarkan Sifatnya
Jenis laporan yang ketiga adalah laporan yang ditinjau
berdasarkan sifatnya. Jenis laporan ini juga terbagi menjadi 2, berikut
ini penjelesannya:

• Laporan bersifat penting, ialah laporan yang berisi informasi atau

keterangan penting dan rahasia. Laporan ini hanyalah orang
tertentu saja yang boleh mengetahuinya, sesuai laporannya
ditujukan untuk siapa.
• Laporan bersifat biasa, ialah laporan yang berisi informasi atau
keterangan umum yang memang tidak bersifat rahasia.
d. Laporan Berdasarkan Penyampainnya

• Laporan lisan, ialah sebuah informasi atau keterangan yang

disampaikan secara langsung.
• Laporan tertulis, ialah laporan sebuah informasi atau keterangan
yang disampaikan secara tertulis. Seperti naskah, memo, dan surat.
• Laporan visual, laporan ini biasa disampaikan tatap muka dengan
media presentasi menggunakan power point.
e. Laporan berdasarkan isinya

• Laporan informatif adalah laporan yang isinya hanya berisi informasi

saja
• Laporan rekomendasi adalah laporan yang isinya bersifat penilaian
sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut
• Laporan analisa adalah laporan yang isinya berupa hasil analisa
secara mendalam
• Laporan kelayakan adalah laporan yang isinya berisi tentang hasil
penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik
• Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang berisi
pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada
atasan yang memberi tugas tersebut.
 Langkah-langkah membuat laporan

• Menentukan masalah yang akan dilaporkan

• Mengumpulkan bahan, data dan fakta
• Mengklasifikasi data
• Mengevaluasi dan mengolah data
• Membuat kerangka laporan
 Struktur / Kerangka Laporan
A. Pendahuluan

• Maksud dan tujuan penulisan laporan

• Masalah pokok yang dilaporkan
• Sistematika laporan

B. Batang tubuh

• Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

• Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan
• Masalah yang terjadi
• Pembahasan masalah

C. Penutup

• Kesimpulan, dan
• Saran