MENULIS LAPORAN

Oleh:
LILIMIWIRDI, S.S., M. Hum.
 Pengertian Laporan
• Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita atau informasi berdasarkan
fakta, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban tentang suatu
keadaan baik secara lisan maupun tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai
dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka.
• Menurut Alawiyah, laporan adalah informasi dari seorang petugas atau
pejabat kepada petugas atau pejabat lain dalam suatu sistem administrasi.
Laporan adalah karangan yang berisikan paparan peristiwa atau kejadian
yang telah dilakukan (Indah).
 Menurut intinya laporan merupakan keterangan atau informasi yang
dikumpulkan, diolah, dan disajikan secara tertulis. Rangkaian kegiatan yang
terlibat dalam mencari keterangan dalam sebuah laporan dapat berupa:
• Pengamatan (untuk suatu jangka waktu tertentu dan dengan peralatan tertentu);
• Penyelidikan (dengan bertanya, mencatat, dan membanding-bandingkan
sumber-sumber informasi);
• Studi (dengan membaca dokumen-dokumen dan bertukar pikiran)
 Fungsi Laporan

1. Penyampain Informasi

2. Pertanggungjawaban dan Pengawasan

3. Bahan Pengambilan Keputusan

4. Alat Pembina Kerja Sama

 Jenis - Jenis Laporan
1. Laporan Berdasarkan Waktu

a. Laporan Rutin

b. Laporan incidental

2. Laporan Berdasarkan Cara Penyampaian

• Laporan Lisan
• Laporan Tertulis
• Laporan Visual
• Laporan Audo Visual
 Jenis - Jenis Laporan
3. Laporan Berdasarkan Bentuk
a. Laporan Berbentuk Surat

b. Laporan Berbentuk Karangan atau Naskah

c. Laporan Berbentuk Memo

4. Laporan Berdasarkan Sifat Penyajian

d. Laporan Informal

e. Laporan Formal
 Jenis - Jenis Laporan

5. Laporan Berdasarkan Maksud Penyampaian

a. Laporan Informatif

b. Laporan Rekomendasi

c. Laporan Analitis

d. Laporan Pertanggung Jawaban, seperti laporan tahunan

Laporan Tahunan
Ciri-cirinya :
• Disediakan oleh sebuah persatuan, organisasi, syarikat atau institusi.
• Dibuat setahun sekali.
• Disampaikan mengikut urutan tarikh.
Tujuan :
menyediakan perancangan yang lebih baik untuk mencapai prestasi yang lebih
tinggi pada masa akan datang.
• Laporan Presentasi
Ciri-cirinya :
Mengandung penjelasan tentang tugas yang telah selesai dan kejayaan yang dicapai oleh
sebuah syarikat atau organisasi.
• Laporan Penilaian
Ciri-cirinya :
• Menyatakan mutu, nilai, keadaan atau sifat sesuatu yang menjadi fokus penilaian.
• Matlamat akhir laporan penilaian adalah memberi maklumat kepada puhak tertentu untuk membuat
keputusan atau hanya sebagai makluman.
• Laporan Sulit
Ciri-cirinya :
• Mengandung maklumat tentang latar belakang individu.
• Maklumat mestilah tepat.
• Membantu semua pihak membuat keputusan terhadap permohonan seseorang calon.
• Laporan Kajian
Ciri-cirinya :
• Dilakukan oleh sesuatu jawatan kuasa atau lembaga yang dipertanggungjawabkan
untuk mengaji sesuatu isu, kejadian, dasar dll.
• Hasil kajian didedahkan dalam bentuk laporan dan disampaikan kepada pihak
tertentu untuk tindakan selanjutnya.
• Tidak bersifat fiksyen.
• Laporan Lawatan
Ciri-cirinya :
• Dilaporkan mengikuti perkembangan peristiwa.
• Tepat dan mudah dipahami.
Tujuan :
Merakamkan peristiwa yang berlaku sepanjang lawatan itu berlangsung
 Laporan Aktiviti/ laporan kegiatan misalnya pelaksanaan
perkemahan, pelaksanaan ujian SKU, SKK, Pramuka Garuda.

• Ditulis mengikuti format tertentu.

• Disediakan oleh setiap perusahaan persatuan.
• Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.
• Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.
• Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.
• Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain.
Tujuan :
Merakamkan atau memaklumkan sesuatu.
 Penyusunan Laporan yang Lengkap dan Baik dan Evaluasinya.

Penyusunan laporan yang lengkap dan baik banyak gunanya. Misalnya:

• Pembuatan laporan dapat melatih kita untuk berbuat cermat dan selalu bertujuan.
• Penyusunan laporan merupakan penciptaan dokumen yang dapat dijadikan bahan studi,
bahan perbandingan, bahan diskusi kemasyarakatan, dsb.
• Penyampaian laporan merupakan pertanggungjawaban kepada atasan atau organisasi, baik
tentang apa yang telah dilakukan, uang yang telah dibelanjakan, maupun tentang apa yang
sebaiknya dilakukan oleh pimpinan organisasi atau badan usaha.
• Hendaknya laporan lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa
(what ),mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how
).
 Sistematika Laporan

1. Menganalisis masalah

2. Merencanakan Penanganan Masalah

3. Menyelidiki Masalah

4. Menyusun Produk

5. Membenahi dan Menyiapkan Produk

 Dasar-dasar Membuat Laporan
Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi agar dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang
efektif, sebuah lapran harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
• Data dan akta dalam laporan harus lengkap.
• Laporan yang dibuat harus jelas.
• Laporan yang dibuat harus benar/ akurat.
• Sistematis,laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa dengan system pengkodean yang
teratur. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh
unsur – unsur bahasa.
• Objektif
• Tepat waktu, ketepatan waktu mutlak diperlukan. Karena keterlambatan laporan bisa
mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
 Laporan menurut bahasa yang digunakan dibedakan
menjadi dua

• Laporan formal, adalah laporan yang ditulis secara ilmiah, yaitu

sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan
sistematis serta logis.
• Laporan non formal, adalah laporan yang ditulis secara popular,
yaitu menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang
diselingi dengan kalimat humor/lucu. , yaitu laporan yang tidak
memenuhi beberapa unsure formal. Laporan ini bersifat pribadi
yang disesuaikan dengan kepentingan penulisannya.
 Fungsi Laporan
• Alat pertanggungjawaban secara tertulis,
• Alat pendokumentasian data,
• Alat studi banding,
• Alat pengambilan keputusan, dan
• Melatih berpikir sistematis.
 Laporan Teknis
Laporan teknis adalah laporan tentang hal teknis penyelenggaraan
kegiatan suatu badan atau instansi.
Misalnya, laporan keadaan personil, keadaan inventaris, laporan
keuangan, laporan perjalanan, laporan pelaksanaan tugas lain, dan
sebagainya.
Hal-hal yang dilakukan didalam menulis
laporan teknis :
• Penentuan topik dan judul
• Penulisan abstrak dan kata kunci
• Penulisan Pendahuluan (Latar Belakang) dan Perumusan Masalah
 Struktur Laporan Penelitian
1. Bagian Pendahuluan
Bagian pendahuluan terdiri dari:
• Halaman judul: judul, maksud dan tujuan penulisan identitas penulis, instansi asal, kota penyusunan, tahun.
• Halaman pengesahan (jika perlu)
• Halaman motto/ semboyan (jika perlu)
• Halaman persembahan (jika perlu)
• Kata pengantar
• Daftar isi
• Daftar tabel (jika ada)
• Daftar gambar (jika ada)
• Daftar grafik (jika ada)
• Abstrak (berisi uraian singkat mengenai isi laporan)
 Bab I: Pendahuluan
1. Latar belakang
2. Identifikasi masalah
3. Pembatasan masalah/ ruang lingkup penelitian
4. Rumusan masalah
5. Tujuan dan manfaat

 Bab II : Kajian pustaka

 Bab III: Metode penelitian
 Bab IV : Pembahasan
 Bab V : Penutup
 3. Bagian Penutup
a. Daftar pustaka
b. Daftar lampiran
c. Indeks atau daftar istilah
 Struktur Laporan Kegiatan
Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah
memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
1. Latar belakang kegiatan.
2. Dasar hukum kegiatan.
3. Apa maksud dan tujuan kegiatan.
4. Ruang lingkup isi laporan.
2. Isi Laporan: memuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara
lain :

1. Jenis kegiatan.
2. Tempat dan waktu kegiatan.
3. Petugas kegiatan.
4. Persiapan dan rencana kegiatan.
5. Peserta kegiatan.
6. Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
7. Kesulitan dan hambatan.
8. Hasil kegiatan.
9. Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
 3. Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu
penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-
kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Menyusun Laporan agar :
1.Singkat dan padat. 2.Runtut atau sistimatis.
3.Mudah dipahami isinya. 4.Isinya lengkap.
5.Menarik penyajiannya. 6.Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.
7.Tepat pada waktunya.
4. Lain – lain
a. Dalam laporan dapat dilampirkan : photo-photo kegiatan, tanda
bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya ( copy )
b. Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap
mengacu pada proposal yang pernah diajukan.
c. Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/
lembaga yang terkait. ( Mabi, Kwartir, Sponsor dll )
Suatu laporan yang baik memenuhi persyaratan mutu berikut ini:

• Cermat
Sebuah laporan harus memuat data yang cermat. Data adalh butir-butir
informasi yang dihimpun sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
ditetapkan dan bertalian dengan hal nyata atau fakta yang perlu
disampaikan. Dengan kata lain, data adalah catatan mengenai fakta suatu
objek yang menjadi bahasan atau kupasan laporan. Data dapat bersifat
kuantitatif, dan kualitatif.
• Tepat waktu
Sebuah laporan harus mengindahkan faktoryang meliputi penyampaian
laporan pada saat yang tepat, kesempatan pemanfaatannya pada waktu
yang dibutuhkan, sedang datanya berlaku dalam rangka keadaan sekarang
yang sedang berjalan.
• Memadai
Sebuah laporan harus berisi informasi faktual yang memadai dalam hal
volumenya dan lengkap mengenai berbagai segi cakupannya.
• Jelas
Sebuah laporan sebagai suatu jenis tulisan/karangan juga harus dikarang
dengan bahasa tulis yang jelas, penyajian yang ringkas, dan gaya tulis yang
tepat.
• Sederhana
Sebuah laporan hendaknyadapat menyederhanakan persoalan dengan bahasa
yang mudah dimengerti, dengan alat peraga yang mudah ditangkap, dan
tidak menyajikan informasi dengan berbagai istilah teknis yang sulit.
 syarat-syarat laporan yang baik
menunjukkan ciri-ciri berikut:
• Mengandung fakta yang relavan;
• Menyampaikan kesimpulan dan/atau saran berdasarka fakta-fakta;
• Mempunyai bentuk tersendiri;
• Mengandung gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan faktual;
• Menampilkan tata wajah yang mencerminkan kesungguhan kerja.