BUKU JAWABAN TUGAS MATA

KULIAH TUGAS 3

Nama Mahasiswa : ELLI

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 042662204

Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331/Administrasi Perkantoran

Kode/Nama UPBJJ : 47/PONTIANAK

Masa Ujian : 2020/21.2 (2022.1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
1. Penulisan laporan agar memperoleh hasil yang berkualitas dan bermanfaat
haruslah memiliki beberapa syarat, antara lain:
 Laporan Harus Jelas dan Cermat
Laporan harus didasarkan pada kecermatan dan kejelasan data. Ini
berarti erat hubungannya dengan kemampuan dan ketelitian pembuatan
laporan dalam menentukan data untuk membuat bahan laporan.
 Laporan Harus Benar dan Objektif
Laporan yang dibuat harus didasarkan pada informasi yang benar dan
obyektif. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus
sesuai dengan masalah yang akan dikemukakan.
 Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran
Laporan harus dibuat singkat, tepat, padat dan jelas serta langsung
mengenai sasaran
 Laporan Harus Lengkap
Laporan yang disajikan harus lengkap sehingga dapat dipergunakan
oleh para pemakai dalam mengambil suatu keputusan.
 Laporan yang lengkap harus mencakup uraian yaitu uraian yang tidak
memberikan berbagai penafsiran yang dapat menimbulkan masalah baru
 Memuat data-data penunjang seperti statistic dan table.
 Mengemukakan masalah pokok yang meliputi tinjauan laporan, tujuan
penilaian, tujuan studi, penelaahan, dsb.
 Mempunyai batang tubuh yang memuat semua data, fakta, pandangan,
serta merupakan alas an dari kesimpulan dan saran
 Memberikan kesimpulan dan saran
 Menyebut sumber-sumber dasarnya dan memberikan pujian dan
penghargaan kepada yang berjasa dalam masalah ini secara jujur
 Lampiran-lampiran secukupnya

2. Arsip terdiri dari 5 jenis yaitu berdasarkan sifat, fungsi, bentuk, masalah dan
pemiliknya.
Arsip Berdasarkan Sifatnya:
 Arsip tidak penting yaitu arsip hanya memiliki kegunaan informasi saja.
Contoh arsip tidak penting adalah surat undangan atau brosur
 Arsip biasa yaitu arsip yang semula penting, namun akhirnya tidak
 berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu. Contoh arsip biasa
adalah surat lamaran kerja atau surat keterangan
 Arsip penting yaitu arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan
masa yang akan datang. Contoh arsip penting adalah surat perjanjian atau
surat kuasa
 Arsip sangat penting yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat
selama-lamanya yang bernilai sejarah atau ilmiah. Contoh arsip sangat
penting adalah naskah proklamasi atau teks deklarasi internasional
 Arsip rahasia yaitu arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu
saja dalam organisasi tertentu. Contoh arsip rahasia adalah data pegawai
sebuah perusahaan atau instansi
Arsip Berdasarkan Fungsinya:
 Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip
dinamis terdiri dari 3 jenis yaitu arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital.
 Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip Berdasarkan Bentuknya:
 Arsip berbentuk lembaran, contohnya seperti surat, kuitansi dan faktur
 Arsip tidak berbentuk lembaran, contohnya seperti disket, flashdisk, CD
dan DVD
Arsip Berdasarkan Masalahnya:
 Financial record yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah keuangan.
Contoh arsip financial adalah kuitansi, giro dan cek
 Inventory record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris. Contoh arsip inventory adalah catatan tentang jumlah barang,
merek, ukuran dan harga
 Personal record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh arsip personal adalah surat lamaran kerja,
curriculum vitae (CV) dan absensi
 Sales record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
Contoh arsip sales adalah daftar agen distributor dan daftar penjualan
barang
 Production record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
 Contoh arsip production adalah data produksi barang atau jasa

Arsip Berdasarkan Pemiliknya:

 Arsip Lembaga Pemerintahan yang antara lain meliputi Arsip Nasional di
Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di tiap ibu
kota Daerah Tingkat I atau provinsi (Arsip Nasional Daerah)
 Arsip Instansi Pemerintah/swasta yang antara lain meliputi arsip primer
dan sekunder serta arsip sentral dan arsip unit.

3. Penerapan prinsip-prinsip dan teknik penyusunan tata kerja, prosedur kerja

serta sistem kerja, antara lain:
 Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja harus disusun dengan
memperhatikan sifat dari pekerjaan yang dikerjakan
 Tata kerja, prosedur kerja dabn sistem kerja harus disusun dengan
memperhatikan fasilitas dan bahan yang tersedia
 Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja harus disusun dengan
memperhatikan tujuan, biaya, dan waktu yang tersedia
 Tujuan pokok organisasi, susunan organisasi, klasifikasi jabatan harus
dijelaskan terlebih dahulu
 Perlu diterapkan kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan
 Dalam pentahapan rangkaian pekerjaan, tahap satu dan tahap yang
selanjutnya harus memiliki hubungan yang erat dan berkesinambungan
 Setiap tahap harus memiliki value atau memiliki satu kerja nyata
 Penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja haruslah
memerhatikan perkembangan teknologi