BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 3

Nama Mahasiswa : MAULIZA……………………………………………………………

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 041253479………………………………………………

Kode/Nama Mata Kuliah :ADPU4331/Administrasi Perkantoran..............................

Kode/Nama UPBJJ : 49 Banjarmasin……………………………………….

Masa Ujian : 2020/21.1(2020.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
NASKAH TUGAS MATA KULIAH
UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER: 2020/21.1
Fakultas : FHISIP/Fakultas Hukum, Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Program Studi : Ilmu Administrasi Negara-S1
Kode/Nama MK : ADPU4331/Administrasi Perkantoran
Tugas : 3
No. Soal
1. Dalam administrasi perkantoran setiap laporan harus memenuhi syarat kualitas.
Jelaskan syarat-syarat laporan yang berkualitas dan bermanfaat!
2. Bentuk arsip beragam tidak hanya berupa lembaran kertas tetapi ada yang berbentuk
surat atau dokumen lembaran kertas bertulisan. Jelaskan jenis-jenis arsip dan berikan
contohnya dari setiap jenis arsip tersebut!
3. Dalam administrasi perkantoran terdapat sistem kerja yang harus dipatuhi dan ditaati.
Jelaskan penerapan prinsip-prinsip dan teknik penyusunan tata kerja, prosedur kerja
serta sistem kerja!
Jawaban Soal:
1. Agar penggunaan laporan dapat bermanfaat, maka setiap laporan harus memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut:
a. laporan harus benar dan objektif;
b. laporan harus jelas dan cermat;
c. laporan harus langsung mengenai sasaran;
d. laporan harus lengkap;
e. laporan harus tegas dan konsisten;
f. laporan harus tepat pada waktunya;
g. laporan harus tepat penerimanya.
2. Jenis-jenis arsip  
Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut :
A. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu :
a. Arsip kepegawaian, contoh : Daftar riwayat hidup Pegawai, surat lamaran,
surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi
b. Arsip Keuangan, contohnya : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji,
bukti pembelian, dan surat perintah bayar
c. Arsip Pemasaran, contoh : Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian
penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
d. Daftar pendidikan, contohnya : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, rapor dan transkrip mahasiswa.
B. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya Penggolongan arsip menurut bentuk
dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada  tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya,
 arsip dapat dibedakan menjadi:

 Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan,

surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
 Pita rekaman
 Mikrofilm
 Disket
 Compact dish
 Flast dist 
C. Arsip menurut nilai gunanya      
Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu :

 Arsip bernilai informasi, contoh : Pengumuman, pemberitahuan dan

undangan.
 Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan – ketentuan
organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
 Arsip bernilai hukum, contoh : akta pendirian perusahaan, akta
kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan
pengadilan.
 Arsip bernilai sejarah, Contohnya : Laporan tahunan, notulen rapat,
dan gambar foto dan peristiwa
 Arsip bernilai ilmiah, Contoh : Hasil penelitian
 Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualam, dan laporan
keuangan
 Arsip bernilai pendidikan, contoh : karya ilmiah para ahli, kurikulum,
satuan pelajaran dan program pelajaran
D. Arsip Menurut sifat kepentingannya 
Penggolongan Arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada beberapa
macam, yaitu :

a. Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memeo

b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan
surat pesanan barang
c. Arsip penting, Contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai,
laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
serifikat tanah/bangunan dan ijasah 
E. Arsip menurut fungsinya
Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi
ini    ada dua, yaitu :
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan kantor sehari-hari
2. Arsip Statis, Yitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.

f. Arsip menurut tempat / tingkat pengolhannya

Penggolongan arsip berdasarkan tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus
siapa bertanggung jawab, dpat dibedakan menjadi :
1. Arsip pusat, Yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisai  yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional Pusat di
Jakarta
2. Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan
dengan lembaga pemerintah dan arsip Nasional di daerah ibu kota propensi 

G. Arsip Menurut keahliannya Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian

dapat dibedakan  menjadi
1. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan
printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
2. Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam  proses
pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan
dokumen asli.
3. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli

H. Arsip menurut kekuatan hukum

Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dapat
dibedakan menjadi 2 macam :
1. Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta
(bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-
arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi,  film, mikrofilm dan hasil print
komputer.

3. Mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja sebagaimana
telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan tata kerja, prosedur
kerja, dan sistem kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat
dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus disusun dengan
memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan
waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau
pekerjaan.
b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu
dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi
berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di
dalam organisasi dan lainnya.
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan
prosedurnya. Universitas Sumatera Utara
d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut
lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.
e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka
antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang
sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan
dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.
g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang
diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud
h. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun secara tepat
sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.
i. Penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus selalu
disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya
dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat- tepatnya.
Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.
k. Untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dengan
setepat-tepatnya, maka perlu dipakai
buku pedoman. Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, 2001 : 136
Universitas Sumatera Utara