PENILAIAN ARSIP

I. Definisi penilaian arsip

Menilai arsip merupakan kegiatan yang bermuatan wawasan keilmuan, baik
mengenai administrasi, manajemen informasi maupun sejarah. Penilaian arsip
adalah proses menemukan jangka waktu sipanan dan nasib akhir arsip dilihat dari
asfek fungsi dan subtansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intiristiknya yang
dilakukan melalui langkah – langkah teknis pengaturan secara sitematis dalam unit
informasi

II. Krakteristik Pnilaian Arsip

proses penilaian arsip tidak lepas dari kegiatan penyusutan arsip. Untuk
memusnahkan sebuah arsip harus diawali proses penilaian. Dengan penilaian inilah
seorang petugas atau yang berwenang dalam manajemen kearsipan akan terbantu
dalam proses penyusutan arsip.

Ada beberapa kriteria dalam proses penilaian arsip. Proses penilaian ini didasarkan
pada nilai guna suatu arsip. Leahy dalam essainya yang berjudul Reduction of
Public Records dan pada tahun 1955 Santen membagi nilai-nilai arsip menjadi enam
yang disebut ALFRED.

A.  Administrative value, nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari

tanggung jawab pelaksanaan tugas kedinasan lembaga/instansi pencipta
(Pelaksanaan kebijaksanaan untuk kegaitan rutin sehari-hari). Contoh:
1. Pelaksanaan fungsi kedinasan: penugasan, perijinan, administrasi barang ,
dan lain-lain
2. Pelaksanaan fungsi organisasi: pengelolaan pegawai, pemeliharaan
fasilitas kantor, pengelolaan gedung, kendaran.
Tanggung jawab administrasi telah selesai jika pelaksanaan kegiatan telah
diselesaikan dan substansi informasi telah selesai dipertanggungjawabkan
secara formal.

B. Legal Value, berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan

bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya,
warga negara dan pemerintah. Contoh: arsip yang berisikan semua jenis
produk hukum (UU, PP, Kep…,), perjanjian, hak patent, kontrak dan lain-lain.
Tanggung jawab hukum berakhir apabila ketentuan hukum telah
dipenuhi/diselesaikan, masa berlaku telah kadaluwarsa, telah
dipertanggungjawabkan secara yuridis formal, memiliki arti segi dokumentasi
kebijaksanaan pada tingkat eksekutif yang berpengaruh secara luas baik
dalam maupun diluar lembaga.

C. Fiscal Value, arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan

bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan (memiliki
 nilai keuangan), contoh arsip yang memiliki nilai fiscal adalah Rencana
Anggaran Belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan
keuangan. Dalam menilai arsip hendaknya jangan dikacaukan antara arsip
yang berisikan kebijaksanaan di bidang keuangan dengan arsip yang
berisikan tentang hal-ikhwal mengenai transaksi keuangan. Arsip yang
memuat kebijaksanaan di bidang keuangan pada umumnya mempunyai
jangka waktu penyimpanan/retensi yang lebih panjang

D. Research Value, arsip yang memiliki/mengandung informasi/data ilmiah

sebagai hasil penelitian, dan dapat digunakan untuk penelitian ilmiah. Apabila
data ilmiah tersebut tidak dimanfaatkan secara langsung atau hasil penelitian
itu tidak diterbitkan, maka arsip-arsip ini mempunyai jangka waktu
penyimpanan/retensi yang panjang. Tidak mudah untuk menentukan
nilaiguna dari arsip yang berisikan basil penelitian ilmiah. Berkas-berkas
penelitian yang lama tidak dihiraukan lagi mungkin saja tiba-tiba bisa menjadi
mata rantai yang penting bagi suatu penemuan baru. Hal-hal semacam itu
sukar untuk diramalkan, oleh karena itu dalam menentukan nilaiguna ilmiah
dan teknologi ini perlu bimbingan dan peran serta dari para ilmuwan dan/atau
peneliti yang bersangkutan.

E.  Educational Value
F. Documentary Value

III. Nilai Guna Arsip

Nilai guna sebuah arsip dikategorikan menjadi Nilai Guna Primer (primary values)
dan Nilai Guna Sekunder (Secondary Values).

A. Nilai Guna Primer (Primary Values)

Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi
pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam
menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan
kepentingan masa yang akan datang. Yang termasuk dalam nilai guna primer
yaitu:

 Nilai guna administrasi

Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi
lembaga pencipta arsip.Contoh; undangan, dst
 Nilai guna keuangan/fiskal
Nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan. Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan,
berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja
barang dst.
 Nilai guna hukum
Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan
 kewajiban warga negara dan pemerintah. Contoh; Undang-undang, peraturan,
suratkeputusan, instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas kepesertaan, dst
 Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil
penelitian murni atau penelitian terapan. Contoh; laporan hasil penelitian

B. Nilai Guna Sekunder (Secondary Values)

Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau
kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional.
Nilaiguna sekunder diberlakukan apabila arsip-arsip tidak lagi ada
kegunaannya bagi kepentingan pencipta arsip. Arsip yang bernilai guna
sekunder diserahkan ke Arsip Nasional dan disimpan di/oleh Arsip Nasional,
sehingga pihak lain di luar pencipta arsip dapat memanfaatkan dan
menggunakannya. Meskipun penentuan nilaiguna sekunder ini merupakan
bagian tugas dari Arsip Nasional, namun pejabat instansi pencipta arsip
mempunyai peran serta dalam memberikan keterangan-keterangan yang
berharga tentang terciptanya dan kegunaan arsip-arsip itu. Nilai sekunder
terdiri dari nilai evidensial dan nilai informasional

 Nilai guna kebuktian (Evidensial)

Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk
menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur,
fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yang
dilakukan. Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan tata
kerja, sertifikat perusahaan dst.
 Nilai guna informasional (Informasional) ; Arsip ditentukan oleh isi atau informasi
yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan,
tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini
dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Contoh: sertifikat organisasi, prosedur
kerja, daftar kepesertaan dst.


IV. Tahap – Tahap pelaksaan penilaian arsip

Untuk dapat melakukan penilaian arsip, secara teknis harus melalui langkah-langkah
berikut :
1. Cermati unit-unit kerja dalam struktur organisais instansi yang
bersangkutan.
2. Cermati butir-butir fungsi pada masing-masing unit kerja dalam struktur
organisasi.
3. Konversikan setiap butir fungsi tersebut ke dalam pokok masalah yang
mendasari seri arsip. Untuk butir fungsi yang sama akan
mencerminkan pokok masalah/seri yang sama
4.  meskipun dari unit kerja yang berlainan.
5. Cermati jenis-jenis kegiatan dalam setiap butir fungsi untuk
menentukan pengelompokan informasi pada tingkat kegiatan yang
tercermin dalam bentuk berkas/file.
 6. Cermati jenis-jenis transaksi untuk setiap kegiatan untukmenentukan
pengelompokan informasi pada setiap butir informasi yang tercermin
dalam folder/naskah.
7. Himpun folder atau naskah yang berasal dari kegiatan yang sama
dalam berkas dan himpun berkas dari kegiatan dalam butir fungsi yang
sama kedalam seri arsip.
8. Lakukan penilaian dari aspek fungsi untuk setiap seri asrip untuk
menetukan apakah seri arsip tersebut masih aktif atau sudah inaktif.
9.  Lakukan penilaian dari aspek informasinya untuk ssetiap berkas dari
seri tersebut untuk mengetahui apakah arsip harus dimusnahkan
setelah jangka waktu tertentu/harus dilestarikan sebagia arsip
bernilaiguna permanen karena memiliki nilaiguna pertanggungjawaban
nasional.
10. Lakukan penilaian apakah arsip yang bernilaiguna permanen tersebut
masih operasional sehingga harus disimpan di instansi yang
bersangkutan atau harus diserahkan ke ANRI, sebagai arsip statis
karena sudah tidak operasional lagi.
11. Lakukan langkah-langkah prosedural sesuai ketentuan hukum yang
berlaku untuk kepentingan pemusnahan kembali atau penyerahan ke
ANRI.

PENGAMANAN ARSIP
I. Definisi Pengamanan Arsip
Pengaman arsip merupakan upca untuk menjaga keselamatan arsip agar
secara fisik tidak hilang. Pengamanan arsip juga berguna untuk
memelihara agar arsip tidak mengalami kerusakan, kemusnahan, dan
bahkan kehilangan shingga arsip akan tetap berguna sampai batas yang
ditentukan.

II. Macam – macam pengamanan arsip

Cara –cara yang dapat kita lakukan untuk melakukan pengamanan arsip
adalah dengan beberapa cara, yaitu:
 Mengamankan secara fisik dengan melakukan laminisi, mengatur
kelembaban/kekeringan dan suhu udara ruangan, menjaga
serangga – serangga perusak arsip, dan memberikan kunci kepada
almari dan ruangan arsip untuk mengurangi tindakan pencurian
 Mengamankan arsip dari segi informasi misalnya dengan cara
melarang selain dari ptugas untuk masuk kedalam ruang arsip. Hal
ini dilakukan untuk mencegah orang – orang yang tidak berhak dan
tidak berwenang membaca ataupun atau menggunakan informasi
arsip untuk keperluan yang tidak ada kaitannya dengan
kantor/organisasi
  Menanamkan dan menumbuhkan kesadaran terhadap sanksi
hokum kepada masyarakat dan petugas arsip atau anggota yang
lain.

III. Factor peyebab ketidak amana arsip

Secara tidak langsung ada dua factor peyebab ketidak amanan suatu
arsip dibagi menjadi dua factor, yaitu factor internal dan ekternal
1. Factor internal
a. Kualitas kertas
Kerusakan pada kertas berupa perubahan bentuk warna
terhadap kertas yakni dari waran putih menjadi warna agak
kekuning – kuningan atau kertas menjadi rapuh/mudah sobek.
Hal ini disebabkan oleh zat asam yang ada pada kertas tidak
dapat menahan suhu lebih rendah maupun lebih tinggi,
sehingga informasi yang ada pada kertas akan sulit untuk
diketahui

b. Tinta
Dalam hal ini perlu ketelitian dala memilih kualitas tinta yang
bagus dan tidak mudah lunturdemi terawatnya arsip disuatu
intansi. Jika tinta yang digunakan untuk arsip adalah tinta biasa,
akan sangat merugikan, khusunya apablila kertas terkena air
atau udara lembab. Maka tinta itu akan mencair dan merusak
kertas dan informasi arsip

c. Bahan Prekat yang Bersentuhan Dengan Kertas

Lem atau perekat dari tepung kanji merupakan makanan yang
digemari oleh serangga. Sehingga tidak mengherankan jika jilid
dan buku/arsip mendapat prioritas utama untuk dimakan atau
dirusak

2. Faktor Eksternal
a. Lingkungan
Pada tingkat kelembaban lebih dari 75%, meyebabkan arsip
yang disimpan akan lebih cepat rusak. Harusnya suhu udara
peyimpanan arsip diatur antara suhu 65% F samaoi dengan
85% F, agar tingkat kelembaban tidak meyebabkan arsip yang
disimpan akan cepat rusak

b. Sinar Matahari
Sinar matahari mengandung sinar ultra violet yang dapat
merusak tulisan dan kertas. Oleh sebab itu arsip jangan terkena
sinar matahari
c. Debu
Debu yang menempel pada arsip terdiri dari bermacam –
macam bahan seperti asap, tanah, dan kotoran – kotoran lain
sehingga dapat merusak arsip

d. Serangga dan kutu, serta sejenisnya

Munculnya serangga dank utu dapat dicegah dengan
menggunakan beberapa cara, diantaranya: bahan kimia,
menjaga kebersihan tempat pyimpanan arsip, mengatur
kelembaban dan lain – lain

e. Jamur
Tingkat kelembaban di atas 75% meyebabkab tumbuhnya jamur
dan sejenisnya. Jamur yang tumbuh pada kertas arsip
merupakan pnghancur kertas yang cepat