KEARSIPAN

Penggolongan Arsip
Pertemuan III, 14-9-2022

Dosen Pengampu:
1. Ganis Chandra P., M.A.
2. Dedy Dwi Putra, M.Hum
Ruang Lingkup Kegiatan Kearsipan

Dimana ada kegiatan manusia, disitu akan

terdapat arsip. Karena manusia selalu
memerlukan catatan atau rekaman dari setiap
kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu
untuk mengingat, baik untuk keperluan
administrasi, hukum maupun untuk kepentingan
pembuktian yang otetik dan dsb.

Orang-orang sedang berkumpul atau antri didepan

loket-loket untuk urusan pembayaran listrik, rumah
sakit, bank, kantor perdagangan, kantor walikota,
bandara dan tempat-tempat yang berhubungan dengan
pelayanan masyarakat lainnya, semua ingin
memperoleh pelayanan yang cepat sehingga petugas
harus melayani dengan sabar dan teratur. 2
Berdasarkan Nilai Guna

 Arsip bernilai informasi, contohnya: pengumuman, undangan, dan

pemberitahuan.
 Arsip bernilai hukum, contohnya: akta pendirian perusahaan, akta
perkawinan, akta kelahiran, surat kuasa, surat perjanjian, dan keputusan
pengadilan.
 Arsip bernilai administrasi, contohnya: surat keputusan, prosedur kerja,
ketentuan-ketentuan organisasi, dan uraian tugas pegawai.
 Arsip bernilai ilmiah, contohnya: hasil penelitian.
 Arsip bernilai keuangan, contohnya: kuitansi, bon penjualan, dan laporan
keuangan.
 Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan
gambar foto dan peristiwa.
 Arsip bernilai pendidikan, contohnya: karya ilmiah para ahli, kurikulum,
satuan pelajaran dan program pelajaran.
3
Penggolongan
Arsip menurut Tingkat Penyimpan dan Pemeliharaannya

 Arsip nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai inti organisasi lembaga kearsipan
nasional yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
 Arsip nasional di tiap-tiap daerah ibu kota tingkat I, termasuk daerah-daerah yang
setingkat dengan daerah tingkat I,( Daerah Istimewa Yogyakarta,Daerah Khusus ibu kota
Jakarta ) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
 Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan di pusat arsip atau arsip yang dipusatkan
penyimpanannya. Arsip sentral juga disebut arsip makro, atau arsip umum, karena
merupakan gabungan atau kumpulan dari beberapa arsip unit.
 Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi.
Arsip unit disebut juga arsip mikro, atau arsip khusus, karna hanya khusus menyimpan arsip
yang ada di unit yang bersangkutan.

4
Penggolongan
Arsip Berdasarkan Sifat Kepentingannya

 Arsip Non-esensial
Sudah habis kegunaannya selesai dibaca atau diketahui atau telah lampau peristiwanya. Contoh: Undangan, Surat
Pemberitahuan, pengumuman apel bendera,
 Arsip yang diperlukan
Masih mempunyai nilai kegunaan namun bersifat sementara dan terkadang masih dibutuhkan atau digunakan karena itu
arsip yang diperlukan (useful archives). Contoh: presensi pegawai, daftar isian pegawai (surat lamaran), surat permohonan
cuti, surat perintah jalan, surat keterangan pegawai, surat pengantar pengiriman, surat telegram, surat pesanan barang,
surat pemeliharaan gedung, surat permintaan kebutuhan barang, surat pemeliharaan alat-alat inventaris, surat lamaran
kerja.
 Arsip penting,
Merupakan arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam
waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak.
 Arsip Vital (sangat penting)
Merupakan arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi
dan surat keputusan hasil penelitian, akte pendirian perusahaan.
 Arsip rahasia, merupakan arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi.
Contoh: hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran.
5
 Berdasarkan Keasliannya
This is a slide title
 Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung dari mesin ketik,
cetakan printer, dengan tanda tangan dan cap legalisasi yang
asli. Arsip asli merupakan dokumen utama.
 Arsip tembusan, disebut sebagai dokumen kedua, ketiga, dan
seterusnya. Dokumen ini dibuat Bersama dokumen asli tetapi
ditujukan kepada pihak-pihak lain selain penerima dokumen asli.
 Arsip Salinan, yaitu dokumen yang dibuat tidak bersama
dengan dokumen asli tetapi sama atau sesuai dengan dokumen
asli.
 Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi sebagian dari
dokumen asli.
6
Berdasarkan Kekuatan Hukum

 Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan

asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan
dari isi arsip yang bersangkutan. Dalam hal ini arsip autentik dapat
digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
 Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat
tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film,
mikrofilm dan hasil print komputer.

7
 Berdasarkan Subjek atau Isinya

 Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, daftar gaji, bukti pembelian,

bukti pembayaran dan surat perintah bayar.
 Arsip kepegawaian, contohnya: surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai,
surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
 Arsip pemasaran, contohnya: surat pesanan, surat perjanjian penjualan, surat
penawaran, daftar pelanggan dan daftar harga.
 Daftar pendidikan, contohnya: satuan pelajaran, daftar hadir siswa, kurikulum,
raport dan transkip mahasiswa.

8
 Rekod/Arsip & Perpustakaan

Persamaan / persinggungan

Pada dasarnya antara rekod/arsip dan perpustakaan sama-sama menyimpan,

mengelola, dan menyajikan informasi kepada ‘pengguna’. Selain itu, keduanya
juga melakukan pemeliharaan koleksi/informasi.

Perbedaan

Bahan perpustakaan mengandung isi informasi pengetahuan penulisnya yang dituangkan

dalam buku dan diterbitkan secara luas untuk pengetahuan masyarakat. Sedangkan
kandungan isi informasi yang berasal dari rekod dan/atau arsip pada awal penciptaannya
adalah bersifat rahasia.

9
 RECORD & ARCHIVE

RECORD
 An item of information constituting a piece of evidence about the past, especially an
account kept in writing or some other permanent form
 Informasi terekam, dalam segala bentuk yang diciptakan atau diterima atau
dipelihara oleh organisasi atau orang dalam transaksi bisnis atau menjalankan
kegiatan dan disimpan sebagai bukti kegiatan tersebut. (termasuk data dalam sistem
komputer)
ARCHIVE
 Collection of historical documents providing information about a place, institution,
or group of people
 Arsip adalah Rekod yang bernilai dan memiliki nilai guna berkelanjutan karena
mereka telah memenuhi nilai administratif, hukum atau sejarah

*All archives are record, but not all

10 record become archives
 RECORD & ARCHIVE
Records
Records can become part of
archives
Record are kept for varying length
of time, depending on what they
are
Once records pass the necessary
time for storage, they are disposed
of, or they are placed in archives
Archives
When choosing to dispose of
record, only a few will be archived
Archives typically have historical,
political, or legal reasons. They
have value for the long-term
Archives are records that are no
longer current but are preserved
past average records
Fungsi Rekod

Di dalam organisasi rekod berperan dalam kegiatan sehari-hari. Dalam konteks

kegiatan organisasi rekod membantu untuk :
1. Menyediakan memori institusi.
2. Membuat kebijakan.
3. Membuat keputusan yang sesuai.
4. Membantu efisiensi, produktivitas dan konsistensi.
5. Memenuhi kebutuhan peraturan dan hukum.
6. Melindungi organisasi dari hal yang tidak diinginkan staf dan konsumen.
7. Mengurangi risiko yang berkaitan dengan bukti keputusan dan kegiatan yang
hilang.
8. Dokumen kegiatan dan pencapaian tujuan

12
 Karakteristik

 Rekod memberikan bukti tindakan tertentu pada waktunya.

 Rekod memiliki otoritas; mereka memberikan bukti resmi.
 Rekod itu unik; mereka memiliki makna dalam kaitannya dengan
tindakan atau transaksi tertentu.
 Rekod adalah asli; kreasi dan penggunaannya dapat diverifikasi.

13
Rekod & Pemerintah

Dalam sektor pemerintah rekod merupakan dasar dari konsep

demokrasi. Seluruh transaksi kegiatan organisasi terdokumentasi.
Dengan demikian konsep rekod secara sederhana adalah informasi
terekam memberikan perlindungan hak asasi, peraturan hukum
dan kebebasan, persamaan hak warga negara. Dengan
terdokumentasinya seluruh transaksi kegiatan, maka apabila
sewaktu-waktu dokumen diperlukan dapat ditemukan kembali.

14
Fungsi Rekod/Arsip

Setiap institusi, baik berbentuk badan swasta, atau pun publik/pemerintah,

umumnya mempertahankan rekod aktivitas bisnisnya dengan tujuan sebagai
berikut

Information (informasi), yaitu menyediakan dan memberikan informasi

kepada institusi yang bersangkutan yang diperlukan untuk
melanjutkan, mengembangkan atau memperbaiki aktivitas bisnisnya.
Evidence (bahan bukti), yaitu memberikan pembuktian untuk melindungi
institusi dari kasus-kasus ilegal atau tuntutan lainnya.
Accountability (akuntabilitas), yaitu memberikan
akuntabilitas/transparansi/pertanggung jawaban sesuai dengan
lingkungan peraturan perundang-undangan di mana institusi
tersebut beroperasi

15
 TASK 1

1. Dalam aktivitasnya, manusia tidak lepas dari urusannya dengan

informasi (informasi dalam berbagai bentuk), termasuk penggunaan
dan penyimpanan. Dalam hal ini, kenapa manusia cenderung
menyimpan informasi? Uraikan alasan dalam konteks kepentingan
Pribadi/Sosial, Ekonomi/Korporasi, Hukum/Aturan, dan Ilmu

Big concept
Pengetahuan.
2. Carilah contoh benda/barang sehari-hari yang termasuk rekod/arsip.
Uraiakan alasan pentingnya/fungsinya berdasarkan materi yang telah
dipelajari (Minimal 5).
Bring the
3. Tulis tangan attention
jelas of your
/ Ketik audience
spasi overarial.
1 font a key concept using icons or
illustrations

16