1. Mengapa arsip memiliki peran penting dalam administrasi perkantoran ?

Penyelesaian :
Dengan berkembangnya teknologi yang semakin mutakhir, keberadaan pengelolaan
arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar akan menghadirkan manfaat besar
bagi instansi. Menurut Hadi Abubakar (1991), salah satu peran penting arsip adalah
sebagai rekaman informasi kegiatan, pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan,
dan juga bukti eksistensi atas sebuah organisasi. Oleh karena itu, pengelolaan arsip
diperlukan untuk menunjang kegiatan administrasi dengan lebih efisien, mulai dari
pendataan, peminjaman arsip, hingga restorasi dan juga preservasi arsip.
Menurut Basuki (2003), ada beberapa alasan mengapa perusahaan perlu merekam
informasi, yang sejalan dengan alasan pengelolaan arsip. Beberapa alasan tersebut
meliputi:
 Alasan Pribadi
Pada umumnya, manusia akan menyimpan data atau sesuatu yang bersifat
pribadi dan memiliki fungsi yang penting. Contohnya, akta kelahiran, surat
kematian, surat nikah, atau bahkan surat cinta atau tulisan tentang keseharian
seperti buku harian. Hal tersebut memang sederhana, tetapi menyimpan dan
menjaga dengan baik adalah salah satu alasan pengelolaan arsip dalam
lingkungan yang lebih kecil.
 Alasan sosial
Sebagai makhluk sosial, manusia tentunya memiliki insting untuk memperluas
interaksi sosialnya. Dari kegiatan sosial tersebut, akan muncul dokumen baru
yang berhubungan dengan aktivitas sosial yang dilakukan. Contohnya seperti
kartu keanggotaan sebagai bukti Anda menjadi anggota sebuah komunitas atau
juga organisasi masyarakat.
 Alasan Ekonomi
Dalam dunia bisnis atau perdagangan, Anda juga akan berhubungan dengan
pengelolaan arsip, contohnya seperti kepemilikan bukti pembelian, obligasi,
surat kepemilikan saham, atau juga kartu garansi ketika membeli sebuah
produk. Bukti ini perlu Anda simpan dalam jangka waktu tertentu hingga
akhirnya nilai informasi yang terkandung di dalamnya menurun bahkan habis.
 Alasan Hukum
Alasan pengelolaan arsip ini ini berkaitan dengan dokumen yang dinilai
berguna sebagai dasar bagi pemerintah untuk melindungi hak dan melayani
masyarakat. Selain itu, perekaman informasi ini juga sebagai bentuk
kedaulatan dari sebuah negara. Contohnya seperti BPKB kendaraan bermotor,
NPWP, sertifikat rumah, dan lainnya.
 Alasan Instrumental
Dokumen atau arsip yang sengaja biasanya dibuat untuk kepentingan dan
fungsi tertentu, baik itu untuk perusahaan swasta atau juga instansi
pemerintahan. Arsip tersebut dapat berupa site plan kawasan ataupun denah
perumahan yang harus melalui proses pengelolaan arsip secara profesional.
 Alasan Simbolis
Alasan pengelolaan arsip ini biasanya berhubungan dengan fungsi suatu
dokumen atau arsip sebagai penanda suatu momen penting bagi orang yang
memilikinya, meski terkadang isi informasi yang ada di dalamnya tidak terlalu
 dipahami oleh yang bersangkutan. Contohnya seperti koleksi perangko, surat,
dan dokumen simbolis lainnya.
 Alasan Pengembangan Ilmu Pengetahuan
Alasan lain yang membuat manusia merekam informasi adalah untuk alasan
ilmu pengetahuan, yang biasanya berupa hasil penelitian seperti jurnal ilmiah,
laporan penelitian ataupun buku berisikan pembuktian atas teori. Informasi
yang terdapat di dalamnya diharapkan dapat berguna untuk pengembangan
ilmu pengetahuan di masa sekarang atau yang akan datang.

2. Mengapa masalah arsip sangat berperan dalam kegiatan kantor ?

Penyelesaian :
Setiap organisasi/kantor pasti memiliki bagian administrasi yang pada akhirnya akan
berhubungan dengan kearsipan karena kantor pasti memerlukan data dan informasi, yamg
salah satu sumber data tersebut adalah dokumen/arsip. Untuk itu salah satu yang dilakukan
kantor dalam menghadapi perkembangan teknologi saat ini yaitu dengan memiliki
pengelolaam, penataan dan sistem penyimpanan yang baik dan benar serta tepat dalam
mengatur arsip karena arsip sangat berperan penting dalam sebuah kantor.
Arsip sangat penting bagi kantor karena merupakan sumber informasi dan pusat ingatan
dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan
setepat-tepatnya, untuk itu arsip sangat berpengaruh pada seluuh kegiatan yang
berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor.
Sistem pengelolaan arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan surat,
member kode, penyimpanan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara
pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi.

3. Hal apa saja yang perlu diperhatikan untuk menentukan sistem kearsipan yang
akan digunakan di dalam kantor ?
Penyelesaian :
a) Bentuk atau ukuran fisik arsip harus sisesuaikan.
b) Harus memperhatikan sifat arsip sehingga keamanan infomasinya terjamin.
c) Peralatan yang digunakan harus memperhatikan perkembangan arsip.
d) Harus memperhatikkan besar kecilnya ruangan.
e) Harus memperhatikkan volume arsip.