KONSEP MANAJEMEN

KEARSIPAN

LENNY GURNING, S.T., M.M.

PRODI ADMINISTRASI BISNIS
UCM CAMPUS
 Pengertian Manajemen Kearsipan
• Secara umum manajemen kearsipan dapat di
jabarkan sebagai fungsi manajemen yaitu:
perencanaan, pengorganisasian,pengawasan,
pelatihan, pengembangan, serta kegiatan
manajerial yang lain yang berorientasi pada
kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan
dan penyusutan arsip dengan tujuan untuk
mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai
dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa,
kegiatan) yang nyata dan manajemen operasi
organisasi yang efektif dan efisien.
Sedangkan menurut undang-undang
no. 43 tahun 2009 tentang kearsipan
disebutkan bahwa penyelenggara kearsipan
adalah keseluruhan kegiatan meliputi
kebijakan, pembinaan dan pengelolaan arsip
dalam suatu system kearsipan yang didukung
oleh sumber daya manusia, prasarana dan
sarana, serta sumber daya lainnya.
 TUJUAN
Semua kegiatan yang berkaitan dengan manajemen
kearsipan mempunyai tujuan sebagai berikut :
1.Sebagai dokumentasi kebijakan dan transaksi organisasi
dan sejenisnya secara akurat dan lengkap.
2.Untuk mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang
dihasilkan oleh suatu organisasi / perusahaan dan
sejenisnya.
3.Kontrol pada mekanisme penciptaan arsip dengan maksud
untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, sehingga
membuat efisien pada proses pencarian kembali informasi.
4. Untuk menyederhanakan aktivitas, sistem
serta proses (penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan) arsip.
5. Sebagai parameter preservasi dan
penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.
6. Pencegahan terjadinya kertas kerja yang
tidak perlu, serta menjamin pengarahan
yang berkelanjutan terhadap arsip dari awal
penciptaan sampai dengan akhir
penyusutan.
ALASAN UNTUK MEREKAM INFORMASI

• Sebagai memori pribadi

• Alasan sosial
• Alasan ekonomi
• Alasan hukum
• Alasan instrumental
• Alasan simbolis
• Alasan pengembangan ilmu pengetahuan
 PENDAPAT PARA AHLI
• Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses
yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi
perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahaan
dokumen apabila tidak lagi diperlukan.
• Kennedy dan Schauder (1998), menjelaskan bahwa
setiap dokumen dan arsip akan terdiri dari: Isi,
struktur dan konteks.
• Menurut Soebroto (2003), manajemen kearsipan
adalah kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan,
penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan,
penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip.
• Odgers (2005) mendefinisikan manajemen arsip
sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan
pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam
bentuk kertas maupun media elektronik.

• Menurut Priansa, dkk (2013), manajemen

kearsipan adalah kegiatan mengatur dan
menyusun arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis, menyimpan serta merawat
arsip untuk digunakan secara aman dan
ekonomis.
• Menurut Sayuti (2013), manajemen kearsipan
adalah suatu kegiatan menempatkan dokumen-
dokumen (arsip) penting dalam tempat
penyimpanan yang baik dan menurut aturan
tertentu, sehingga bila diperlukan dapat
diketemukan dengan mudah dan cepat.

• Menurut Sugiarto (2015), manajemen kearsipan

adalah dasar dari pemeliharaan surat, kearsipan
mengandung proses penyusunan dan
penyimpanan surat-surat sedemikian rupa,
sehingga surat/berkas tersebut dapat
diketemukan kembali bila diperlukan.
 ARSIP VS DOKUMEN

• Arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau

transaksi mulai dari kegiatan terdepan (loket dan tempat
pembayaran) sampai kepada kegiatan-kegiatan
pengambilan keputusan.
• Dokumen didefinisikan sebagai informasi yang diciptakan,
diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi
yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk
memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis
 KLASIFIKASI ARSIP
Menurut undang-undang kearsipan, arsip dibedakan
menjadi dua golongan, yaitu:
1. Arsip Dinamis (record / document) merupakan
informasi terekam, termasuk data dalam sistem
komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi
atau perorangan dalam kegiatan transaksi atau
melakukan tindakan sebagai aktvitas tersebut
(dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
administrasi).
2. Arsip Statis (Archieve), merupakan arsip yang
tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
administrasi.
ARSIP BERDASARKAN FUNGSINYA
 FUNGSI MANAJEMEN KEARSIPAN
Berdasarkan penjelasan diatas dapat dikatakan bahwa fungsi –
fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
• Fungsi manajemen.
• Fungsi operasional kearsipan.
Fungsi – fungsi manajemen yang dimaksudkan berupa
perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan,
penggerakan, serta pengawasan, dalam pengelolaan arsip dinamis
dan arsip statis termasuk arsip vital dan arsip yang bersifat
personal.
Fungsi – fungsi pengelolaan arsip dinamis mencakup kegiatan –
kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan
arsip.
Sedangkan pada fungsi operasional kearsipan merupakan proses dalam
pelaksanaan yang menyangkut operasional dan penyelenggaraan kearsipan.
Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat digambarkan bahwa
manajemen kearsipan merupakan suatu proses yang sangat penting untuk
menunjang berjalannya operasional suatu organisasi baik pemerintahan
maupun swasta atau bahkan perorangan.
Dengan menggunakan manajemen kearsipan yang baik dan benar maka
semua proses dalam suatu organisasi akan terekam dengan baik dan
tersimpan dengan aman sehingga jika dimasa mendatang ada kebutuhan
mengenai informasi yang tersimpan maka proses penggunaan kembali
informasi menjadi lebih mudah dan akurat.
Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan
Menurut Sedarmayanti (2008), ruang lingkup dalam manajemen
kearsipan dibagi menjadi beberapa tahapan, penjelasannya adalah
sebagai berikut:
a. Penciptaan Arsip
Tahap penciptaan arsip yaitu tahapan dasar guna mengontrol
perkembangan dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai
manfaatnya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah
pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi organisasi,
seperti formulir pelanggan tentunya berbeda dengan formulir
pemesanan barang. Tahap penciptaan meliputi beberapa sub, yaitu
desain formulir, manajemen formulir, tata persuratan, manajemen
pelaporan, sistem informasi manajemen dan sebagainya.
b. Penggunaan Arsip
Tahap penggunaan arsip yaitu arsip dapat dikategorikan
sebagai arsip dinamis yaitu masih digunakan dalam kegiatan
sehari-hari. Arsip dinamis digolongkan menjadi dua yaitu
arsip dinamis aktif (frekuensi penggunaan masih sangat
tinggi) dan arsip dinamis inaktif (frekuensi penggunaan
menurun). Tahap penggunaan meliputi filling system,
penemuan kembali, pengurusan surat, program arsip vital
dan pengelolaan pusat arsip.

c. Pemeliharaan/Perlindungan Arsip
Tahap pemeliharaan/perlindungan arsip yaitu Usaha
pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi,
mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-
tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip
berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan
hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan.
d. Pemusnahan Arsip
Tahap pemusnahan arsip yaitu tindakan atau kegiatan
menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya
serta tidak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut
diharuskan. Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan
kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan organisasi
menyangkut arsip-arsip yang tidak penting bagi kegunaan
unit pengolah, khususnya yang menyangkut surat-surat
rutin biasa seperti undangan dan sejenisnya. Pemusnahan
arsip harus melakukan ketentuan sebagai berikut:
pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-
arsip yang akan dimusnahkan, diketahui oleh pejabat-
pejabat yang berwenang, pemusnahan dilakukan dengan
berita acara pemusnahan.
PERLINDUNGAN dan PENYELAMATAN ARSIP

• Negara secara khusus memberikan pelindungan dan

penyelamatan arsip yang berkaitan dengan:
• kependudukan,
• kewilayahan,
• kepulauan,
• perbatasan,
• perjanjian internasional,
• kontrak karya,
• masalah masalah pemerintahan yang strategis
 KEWAJIBAN ANRI
• ANRI merupakan lembaga kearsipan nasional
yang wajib mengelola arsip statis yang
diterima dari :
• Lembaga negara
• Perusahaan
• Organisasi politik
• Organisasi dan lembaga kemasyarakatan
• Perorangan
SYARAT ARSIP?
 Dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai
berikut :

• merupakan kumpulan warkat (surat/isi surat)

• mempunyai nilai guna
• disimpan menurut sistem tertentu
• apabila di perlukan dapat ditemukan secara
tepat dan cepat
CONTOH ARSIP?
 CONTOH-CONTOH ARSIP
• Arsip Izajah • Arsip Sejarah Negara
• Arsip Akte • Arsip Kependudukan
• Arsip Surat Rumah • Arsip Data Wilayah
• Arsip Perjanjian
• Arsip Surat Tanah
• Arsip Perbatasan
• Arsip Data Mahasiswa
• Arsip Internasional
• Arsip Data KHS / KRS • Arsip kuitansi
• Arsip Data Pegawai • Arsip Gambar / Foto
• Arsip Film
• Arsip Dokumen
 MENGAPA ARSIP HARUS DIKELOLA?
• Penciptaan arsip selalu bersifat dinamis selalu
bertambah seiring dengan perkembangan
organisasi
• Keterbatasan ruang sarana penyimpanan arsip
• Terdapat arsip yang bernilai guna dan tidak
bernilai guna
• Arsip sebagai pusat ingatan dan sumber
informasi
• Arsip merupakan memori kolektif instansi
 PERMASALAHAN KEARSIPAN
• Arsip belum bisa ditemukan secara cepat
• Hilangnya arsip
• Tidak melakukan penyusutan arsip
• Tata kerja yang tidak up to date
• Peralatan yang tidak memadai
• Kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip
• Kurangnya perhatian terhadap kearsipan
 SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK
• Mudah dilaksanakan
• Mudah dimengerti
• Murah /ekonomis
• Tidak makan tempat
• Mudah dicapai
• Cocok bagi organisasi/ruang lingkup kantor
• Fleksibel/luwes
• Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip •
Mempermudah pengawasan
SEKIAN DAN TERIMA KASIH

Sampai jumpa di materi selanjutnya

Pertemuan 2