LEMBARAN SOAL

ULANGAN AKHIR SEMESTER GANJIL

TAHUN PELAJARAN 2018/2019
Mata Pelajaran : KEARSIPAN Hari, Tanggal : ___ Mei 2019

Kelas :X Waktu : 120 Menit

I. Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat !

1. Secara ringkas arsip dapat didefinisakan sebagai berikut ....

a. Suatu tempat yang berisi kumpulan warkat untuk suatu dokumentasi
b. Sekumpulan warkat yang ditempatkan dalam suatu peti
c. Kumpulan warkat yang mengandung keterangan penting yang disimpan secara sistematis agar apabila
diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat
d. Sekumpulan warkat yang pernah terjadi untuk dijadikan dokumentasi agar pada saatnya dapat
digunakan
e. Kumpulan warkat yang dibendel untuk suatu keperluan tertentu
2. Yang tidak termasuk ke dalam cara penyusutan arsip adalah ....
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga- lembaga
negara
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
c. Membakar arsip yang akan dimusnahkan
d. Mengaktifkan kembali arsip yang sudah tidak aktif
e. Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke arsip nasional
3. Penyelenggaraan sistem kearsipan harus fleksibel, artinya ....
a. Mudah menemukan kembali arsip yang dibutuhkan
b. Sistem kearsipan harus tepat dalam penggunaanya
c. Mudah mengikuti kerja pimpinan dan stafnya
d. Mampu dan mudah dikembangkan dengan perluasan kerja suatu unit kerja tempat arsip itu berada
e. Tata kerja yang diterapkan oleh suatu sistem karsipan harus dapat dilaksanakan dengan mudah dan
praktis
4. Yang tidak termasuk ciri-ciri penyelenggaraan sistem kearsipan yang baik adalah ....
a. Mudah menyimpan dan menemukan kembali arsip
b. Tidak memakan tempat dan mudah dicapai
c. Sederhana dan ekonomis
d. Cocok dan tepat guna
e. Fleksibel dan mudah dilaksanakan
5. Penyelenggaraan kearsipan dilakukan pada unit kerja masing-masing adalah ....
a. Asas kearsipan d. Asas desentralisasi
b. Asas organisasi e. Asas gabungan
c. Asas sentralisasi
6. Yang bukan kelebihan dari asas desentralisasi adalah....
a. Pengelolaan arsip dilakukan sesuai dengan kebutuhan masi-masing unit
b. Penangan arsip lebih mudah dilakukan
c. Kebutuhan arsip mudah dipenuhi
d. Menghemat waktu dan tenaga dalam penanganan dokumen
e. Tidak akan terjadi duplikasi arsip
7. Kelebihan asas sentralisasi di bawah ini, kecuali ....
a. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip
b. Penyelenggaraan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab terpusat
c. Mudah memperoleh surat/warkat yang diperlukan
d. Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai
e. Menghilangkan lembar salinan dalam bagian penyelenggaraan yang berlainan
8. Penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan di unit kerja masing-masing, dan dilakukan diunit terpusat
merupakan definisi dari.....
a. Asas kearsipan d. Asas sentralisasi
b. Asas organisasi e. Asas gabungan
c. Asas desentralisasi
9. Kelemahan yang mungkin terjadi disuatu perusahaan yang menerapkan asas gabungan/kombinasi
adalah...
a. Menghinddarihilangnya dokumen
b. Memudahkan kontrol terhadap dokumen
c. Memungkinkanefisiensi biaya
 d. Penggunaan dokumen cukup sulit
e. Menghindari duplikasi dokumen
10. Mana dari berikut ini definisi kurir ekstern.....
a. Kurir yang bertugas mengantar surat didalam perusahaaan
b. Kurir yang bertugas mengantar surat didalam dan diluar perusahaan
c. Kurir yang bertugas mengantar surat diluar perusahaan
d. Kurir yang bertugas menerima surat didalam perusahaan
e. Kurir yang bertugas menerima surat didalam dan diluar perusahaan
11. Petugas kersipan harus mampu membedakan perkataan, kata, nama, atau angka yang sepintas sama.
Merupakan syarat pegawai kearsipan yang termasuk ....
a. Kecerdasan d. Kecekatan
b. Ketelitian e. Kerapian
c. Kecermatan
12. Pegawai ekspeditur adalah pegawai yang memiliki tugas ....
a. Mencatat penenerimaan surat
b. Mengatur pengiriman surat yang akan dikirim
c. Mengirimkan surat sesuai dengan alamat surat
d. Meneliti pengiriman surat
e. Mengelompokan surat keluar
13. Menurut The Liang Gie, 2012. Bahwa pemecahan arsip dapat dilakukan dengan cara berikut, kecuali....
a. Penyusutan arsip secara teratur
b. Tata penyimpanan dan pemakaian warkat
c. Sistem penyimpanann warkat yang tepat
d. Penataran karyawan-karyawan yang memenuhi syarat
e. Mengefektipkan penerimaan warkat
14. Tempat menyimpan arsip yang digerakan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan
kembali tidak banyak menghabiskan tenaga, disebut ....
a. Lateral filing cabinet d. Drawer filing cabinet
b. Rotary filing cabinet e. Card cabinet
c. Mobile filing cabinet
15. lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip disebut ....
a. Lateral filing cabinet d. Drawer filing cabinet
b. Rotary filing cabinet e. Card cabinet
c. Mobile filing cabinet
16. Sekat petunjuk yang terbuat dari kertas tebal atau karton dengan ukuran tertentu yang memaut kode pada
tabnya, disebut ....
a. File d. Stopmap
b. Folder e. Hanging map
c. Guide
17. Rak yang digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yan diterima, diproses, dikirimkan, atau
disimpan ke dalam folder masing-masing disebut ....
a. Folder d. Card cabinet
b. Guide e. Rak sortir
c. Drawer filing cabinet
18. Berikut hal-hal yang terdapat dalam kartu indeks, kecuali…
a. Jumlah surat d. Kode kondisi surat
b. Tanggal surat e. Kode kartu indeks
c. No surat
19. Indeks dari nama perusahaan PT TARUNA JAYA SAKTI berdasarkan sistem abjad adalah ....
a. PT Taruna Jaya Sakti d. Taruna Jaya Sakti PT
b. Jaya Sakti Taruna PT e. PT Jaya Sakti Taruna
c. Sakti Taruna Jaya PT
20. Indek dari nama sesorang Theodor Haris Maulana berdasarkan sistem abjad adalah .....
a. Maulana Haris d. Haris Maulana
b. Theodora Maulana Haris e. Haris Maulana Theodora
c. Maualana Haris Theodora
21. PT. Langlabuana menyimpan arsip dengan menggunakan pokok masalah sebagai pedoman mengatur
penyimpanan arsipnya. Berarti PT. Langlabuana menyimpan arsip berdasarkan…..
a. Perihal d. nomor
b. Abjad e. wilayah
c. Tanggal
22. Yang termasuk dalam keuntungan klasifikasi menurut sistem abjad salah satunya adalah....
a. Tidak perlu melakukan penggolongan surat d. Biaya relatif mahal
b. Sulit dalam menemukan kesalahan berkas e. Memerlukan beberapakali penyortiran
c. Sederhana dan mudah dimengerti
23. Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dilakukan untuk....
a. Mencegah kerusakan arsip d. Mencegah hilangnya arsip
b. Mencegah duplikasi arsip e. mencegah arsip yang kotor
c. Mencegah serangga
24. PT Nakula membalas surat dari PT Sadewa yang menerangkan bahwa direktur utama tidak bisa mengikuti
kegiatan pameran. Surat dari PT Nakula tersebut bagi PT Sadewa merupakan surat ....
a. Masuk d. Biasa
b. Keluar e. Rahasia
c. Penting
25. Buku yang digunakan untuk menyampaikan/pengiriman/pendistribusian surat kepada orang/pihak yang
berada di luar perusahaan atau organisasi adalah buku ....
a. Agenda d. Disposisi
b. Ekspedisi ekstern e. Ekspedisi intern
c. Kartu kendali
26. Memisahkan surat berdasarkan jenisnya, merupakan kegiatan dari .....
a. Penerima surat d. Pencatat surat
b. Penyortir surat e. Pengarah surat
c. Penyimpan surat
27. Prosedur pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda terdiri dari...
a. Penerimaan – penyortiran – pencatatan – pengarahan – penyampaian – penyimpanan
b. Penerimaan – penyortiran – pengarahan – pencatatan – penyampaian – penyimpanan
c. Penerimaan – pencatatan – penyortiran – pengarahan – penyampaian – penyimpanan
d. Penerimaan – penyortiran – pencatatan – pengarahan – penyimpanan – penyampaian
e. Penerimaan – pencatatan – pengarahan – penyortiran – penyampaian – penyimpanan
28. Surat tertanggal 15 Mei 2019 dari PT Logitex, telah diterima tiga hari kemudian oleh Citra (pencatat surat
PT Trimegah Utama). Pada kolom tanggal terima di buku agenda surat masuk, Citra mencatat dengan
tanggal ....
a. 16 Mei 2019 d. 19 Mei 2019
b. 20 Mei 2019 e. 18 Mei 2019
c. 17 Mei 2019
29. Dari soal no 27, penulisan kode pada buku agenda adalah ....
a. Tr d. Lo
b. PT e. Ut
c. Tu
30. Yang termasuk surat pribadi yang bersifat penting adalah .....
a. Surat undangan d. Surat tagihan bank
b. Surat lamaran pekerjaan e. Surat edaran
c. Surat dispensasi
31. Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor berurutan
dalam satu halaman dan hanya digunakan untuk satu tahun, merupakan buku....
a. Buku agenda kembar d. Buku agenda verbal
b. Buku agenda tunggal e. Buku agenda berpasangan
c. Buku ekspedisi
32. Lembar isian untuk mencatat instruksi pimpinan, berkaitan dengan lembar proses tindak lanjut dari surat
yang diterima adalah ....
a. Kartu kendali d. Buku ekspedisi
b. Agenda e. Lembar pengantar
c. Lembar disposisi
33. Dalam lembar disposisi terdapat berbagai isian, yang termasuk dalam isian lembar disposisi adalah.
Kecuali...
a. Indeks d. Instruksi
b. Kode e. Lampiran
c. Tanggal penyelesaian
34. Dalam mengurus surat keluar dengan sistem buku agenda, langkah pertama yang harus dilakukan adalah…
a. Pencatatan surat d. Persetujuan konsep surat
b. Pengetikan konsep surat e. Pemberian cap dinas
c. Pembuatan konsep surat
35. Salah satu keuntungan menggunakan kartu kendali dalam surat masuk dan keluar adalah….
a. Memudahkan melacak lokasi surat yang sedang diproses
b. Meminimalisir terjadinya duplikat
c. surat rahasia, penting dan biasa akan mudah tercampur
d. dapat menimbulkan pencatatan yang berulang
e. arsip menjadi tidak terkendali
36. surat yang isinya mengikat atau tidak terdapat disurat lain, memerlukan tindak lanjut, menyangkut
masalah kebijakan, dan apabila terlambat atau hilang dapat merugikan perusahaan karena tidak dapat
diganti dengan surat lain. Definisi atas adalah….
a. Surat rahasia d. Surat formal
b. Surat penting e. Surat dinas
c. Surat biasa
37. Yang bukan termasuk dalam unit kearsipan adalah….
a. Penerima surat d. Penata Surat
b. Pencatat surat e. Pengirim surat
c. Penyimpan surat
38. Dalam tabel konsep surat isian yang tidak ada dalam tabel tersebut adalah…
a. Disusun oleh:………… d. Dikirim oleh:…………
b. Disetujui oleh:……….. e. Dibuat oleh:………….
c. Disimpan oleh:………..
39. Surat sangat rahasia diberi tanda dalam amplop surat berupa….
a. RHS d. SSR
b. SRHS e. RHSS
c. R
40. Yang bukan termasuk jenis amplop surat adalah….
a. Visiting card d. Map
b. Open end e. X-ray
c. Official
41. Berikut salah satu jenis lipatan surat adalah…..
a. Modifikasi lipatan akordion d. Lipatan inggris
b. Lipatan biasa e. Satukali lipatan
c. Lipatan double
42. Perbedaan bentuk surat lurus (block style) dengan bentuk surat lurus penuh (full block style) terdapat pada
bagian…..
a. Nama penanda tangan d. Hal/perihal
b. Salam pembuka e. Inisial
c. Alamat yang dituju
43. Lembar yang digunakan untuk mengurus surat masuk biasa adalah….
a. Buku ekspedisi intern d. Lembar pengantar surat rahasia
b. Buku ekspedisi ekstern e. Lembar pengantar surat biasa
c. Lembar disposisi
44. Berikut ini cara yang kurang tepat yang dilakukan oleh pemimpin perusahaan ketika membuat konsep
surat…
a. Konsep didiktekan langsung kepada sekretari
b. Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik
c. Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap
d. Konsep dibuat dan diketik oleh orang diluar perusahaan
e. Konsep dibuat secara garis besar, kemudian diselesaikan oleh sekretaris
45. Yang bukan termasuk faktor yang dapat menimbulkan kerusakan arsip…
a. Faktor hewan d. Faktor biokimia
b. Faktor manusia e. Faktor fumigasi
c. Faktor alam

II. Jawablah Pertanyaan di Bawah ini dengan Benar!

BACALAH DENGAN SEKSAMA!
Anda adalah seorang konseptor surat di PT. LOGITEX. Direktur anda adalah Adya Brata S.T M.E, pada hari ini
anda diminta membuat konsep surat dengan perihal penawaran alat-alat kantor, kepada perusahaan PT.
MAXTEX INDO yang beralamat di Jl. Caringin-Holis No. 46 Kota Bandung dengan no telp/faks. (021) 3293207.
Nomor surat keluar adalah 987/LO/V/2019 dengan lampiran 3 lembar.

1. Buatlah konsep surat sesuai dengan hal diatas dengan tabel konsep surat yang pernah dipelajari!
2. Jelaskan cara-cara dalam mengamankan arsip?
3. Jelaskan perawatan arsip dengan cara Fumigasi?
4. Jelaskan yang dimaksud dengan lembar disposisi dan kartu kendali?
5. Jelaskan dan urutkan proses pengurusan surat keluar?