SOAL KEARSIPAN KELAS X

1. Pembagian unit pengolahan arsip dalam organisasi, kedudukan arsip di lembaga induknya,
kepemimpinan dalam organisasi, partisipasi arsiparis selaku tenaga fungsional dan fungsional, maka
pernyataan ini adalah termasuk pada poin-poin .....

a. Variabel-variabel yang harus# dipertimbangkan dalam sistem penyimpanan arsip

b. Hal yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip

c. Tujuan dari penyimpanan yang sesungguhnya

d. Sistem-sistem kearsipan yang ada di sistem kearsipan

e.Prosedur sistem kearsipan

2. Arsip dapat tertata dengan rapi, ruang kerja lebih rapi arsip tidak hilang sehingga informasinya
dapat terpelihara, mudah dalam perawatan,mudah mencari bila sewaktu-waktu dibutuhkan, mudah
dalam penyusutan karena dapat diketahui mana arsip yang memang sudah layak untuk dibuang dan
mana yang tidak

Pernyataan tersebut termasuk kepada....

a. Sistem- sistem penyimpanan arsip

b. Tujuan penyimpanan arsip

c. Manfaat sistem penyimpanan arsip#

d. Istilah-istilah dalam penyimpanan arsip

e. Kelemahan dalam sistem penyimpanan arsip

3. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun, petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari
nama yang sama, dokumen sering dicari dan diminta melalui nama, jumlah langganan yang
berkomunikasi banyak

Maka pernyataan tersebut termasuk kepada .....

a hal-hal yang mendasar penggunaan sistem abjad#

b hal-hal yang mendasar penggunaan sistem tanggal

c. Hal-hal yang mendasar penggunaan sistem wilayah

d.  hal-hal yang mendasar penggunaan sistem pokok masalah

Hal-hal yang mendasar penggunaan sistem nomor

e. Hal yang mendasar penggunaan sistem tanggal

4. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu, surat masuk
dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map, menyimpan dapat dilakukan dengan
mudah dan cepat sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya,
perlengkapan dapat dipergunakan untuk bermacam macam dokumen dan cocok untuk tiap-tiap
dokumen.

Maka Pernyataan diatas termasuk kepada.....

a kelebihan menyimpan arsip memakai sistem abjad#

b kekurangan menyimpan arsip memakai sistem abjad

c.Kelebihan menyimpan arsip memakai sistem nomor

d kekurangan menyimpan arsip memakai sistem nomor

e. Kelebihan menyimpan arsip memakai sistem pokok masalah

5. Dalam sistem- sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat,
sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang, sulit memperkirakan persyaratan-
persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan

Maka pernyataan tersebut termasuk kepada .....

a. Kelemahan sistem abjad#

b. kelebihan sistem abjad

c. kelemahan sistem nomor

d. Kelebihan sistem nomor

e. Kelebihan sistem pokok masalah

6. Alat yang pembatas yang dipergunakan untuk pembatas antara kelompok arsip yang satu dengan
yang lainya maka disebut....

a. Guide#

b. Filling cabinet

c. Hanging folder

d. Guide pembantu

e. Rak arsip

7. Memeriksa surat, mengindeks surat . mengkode surat-surat,

menempatkan surat
Maka pernyataan tersebut termasuk kepada.....

a langkah-langkah penyimpanan arsip dalam sistem abjad#

b langkah-langkah penyimpanan arsip dalam sistem nomor

c.Langkah-langkah penyimpanan arsip dalam sistem pokok masalah

d langkah-langkah penyimpanan arsip dalam sistem tanggal

e.Langkah-langkah menyimpan arsip dalam sistem wilayah

8. Apabila perihalnya sudah diketahui maka mudah untuk menemukan kembali surat, mudah
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

Maka pernyataan tersebut termasuk kepada....

a.kelebihan sistem subjek#

b kelemahan sistem subjek

c.Kelebihan sistem nomor

d kekurangan sistem nomor

e kelebihan sistem pokok masalah

9. Sulit mengklasifikasikannya karena terdapat beraneka ragam masalah yang hampir sama pada hal
berbeda satu sama lainnya, kurang cocok untuk bermacam jenis surat

Pernyataan tersebut termasuk.....

a kelemahan sistem subjek#

b kelebihan sistem subjek

c.Kelebihan sistem nomor

d kekurangan sistem nomor

e kelebihan sistem tanggal

10. Agar istilah-istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan
seragam semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama

Maka pernyataan tersebut adalah.....

a tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek#

b tujuan pembuatan daftar klasifikasi tanggal

c.Tujuan pembuatan daftar klasifikasi nomor

d tujuan pembuatan daftar klasifikasi wilayah

e. tujuan pembuatan daftar klasifikasi pokok masalah

11. Memeriksa berkas, mengindeks, mengkode, menyortir surat, menempatkan surat

Maka pernyataan tersebut di atas adalah termasuk pada.....

a Prosedur penyimpanan arsip memakai sistem subjak#

b prosedur penyimpanan arsip memakai sistem tanggal

c. prosedur penyimpanan arsip memakai sistem nomor

.d prosedur penyimpanan arsip memakai sistem wilayah

 e. Prosedur penyimpanan arsip memakai sistem pokok masalah

12. Tentukan subjek dari surat yang dicari, menentukan indeks subjek surat kemudian di indeks
dengan cara mencocokkan subjek surat dengan daftar klasifikasi subjek menentukan kode surat,
mencari arsip pada tempat penyimpanan arsip mengambil arsip jika arsip yang benar arsip yang
dicari, memberikan arsip kepada peminjam, menyimpan lembaran arsip

Pernyataan berikut di atas termasuk pada....

a.Prosedur penemuan kembali arsip#

b prosedur penataan arsip

c.Prosedur penataan daftar klasifikasi

d. langkah-langkah menyusun daftar klasifikasi

eSyarat-syarat langkah daftar klasifikasi yang baik

13. Pemberkasan langsung didapat dilakukan tanpa rujukan ke index, penentuan tempat berkas
secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui objek yang dibahas, dapat
diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah berdasarkan berkas yang disusun
perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah dikurangi atau
disusun kembali dengan mudah

Maka pernyataan tersebut termasuk kepada.....

a kelebihan sistem wilayah#

b kelemahan sistem abja

c kelebihan sistem tanggal

d kelemahan sistem tanggal

e. Kelebihan sistem nomor

14. Perlu kerja tambahan karena pemakaian harus menyusun dua berkas Umumnya  yaitu berkas
berdasarkan wilayah dan Berkas untuk indeks, bila badan perorangan atau badan milik 2 alamat
maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat tersebut salah pemberkasan dapat terjadi
karena ada dua nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak di suatu daerah atau
beberapa daerah tertentu

Maka Pernyataan diatas termasuk kepada.

......

a kelebihan sistem wilayah

b kerugian sistem wilayah#

c. Kelebihan Sistem nomor

d. kerugian sistem nomor

e Kelebihan sistem pokok masalah

15.Mudah dilaksanakan dan digunakan, hemat tenaga dan peralatan, hemat waktu dan biaya,
sederhana, fleksibel dan mudah dikembangkan sesuai dengan fungsi dan tujuan pokok organisasi

Pernyataan tersebut termasuk kepada.....

a kriteria sistem penyimpanan arsip yang baik#

b cara menyimpan arsip yang baik

c syarat-syarat menyimpan arsip yang baik

d. ciri-ciri arsip yang baik

eTujuan menyimpan arsip

16. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan tujuan, ruang lingkup dan jenis lembaga menentukan
klasifikasi yang paling tepat untuk sistem kearsipan yang akan dipergunakan menentukan sifat
warkat yang akan diarsipkan permanen atau dapat dipindah-pindahkan, cepat dimusnahkan atau
lama disimpan ruang bagaimana yang dibutuhkan, pertimbangan anggaran biaya penggunaan alat
dan tenaga manusia yang efektif dan seefisien mungkin, penentuan asas kearsipan yang akan dipakai

Pernyataan tersebut termasuk kepada.....

a. Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam menentukan sistem filling yang akan digunakan #

b tujuan dari  sistem kearsipan yang baik

c  ciri-ciri sistem kearsipan yang baik

d. Langkah-langkah menyusun sistem kearsipan

e. Daftar klasifikasi yang baik

17. Pengurusan surat maupun arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan
surat keluar serta penyelenggaraannya kearsipannya dilakukan oleh satu bagian khusus saja atau
unit tersendiri

 Maka pernyataan tersebut di atas termasuk kepada.....

a. Asas sistem sentralisasi#

b. Asas sistem desentralisasi

c. Asas sistem sentralisasi dan desentralisasi

d. Asas sistem desentralisasi dan sentralisasi

e. Asas sistem gabungan

18. Penerimaan dan pengiriman surat penggolongan serta pengendalian dan penyimpanan surat
dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan surat yang masuk di terima oleh unit pengolahan harus
disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru boleh diterima oleh unit pengolahan
setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai dengan tugasnya penggunaan sarana
pencatatan sudah lebih effisien baik kartu kendali maupun lembar pengantar karena cukup dengan
rangkap 2

Maka pernyataan tersebut termasuk kepada....

a. Prosedur asas gabungan

b. Prosedur asas desentralisasi

c. Prosedur asas sentralisasi#

d. Prosedur asas gabungan dan asas desentralisas

e. Prosedur asas sentralisasi dan desentralisasi

19. Efisiensi alat, ruangan dan biaya, penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel, sistem penyimpanan
arsip dapat diseragamkan, pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan

Pernyataan tersebut di atas termasuk kepada kriteria .....

a. Kerugian asas sentralisasi

b. Keuntungan asas gabungan

c. Keuntungan asas sentralisasi#

d. Kelemahan asas gabungan

e. Kekemahan  asas sentralisasi dan desentralisasi

20. Asas sentralisasi hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil unit kerja yang besar akan
mengalami hambatan dan lambat dalam memperoleh arsip yang dibutuhkan tidak sebuah jenis arsip
dapat disimpan dalam satu sistem penyimpanan

Maka pernyataan tersebut di atas termasuk kepada....

a. Keuntungan asas sentralisasi

b. Kelemahan asas sentralisasi#

c. Keuntungan asas desentralisasi

d. Kelemahan asas desentralisasi

e keuntungan asas gabungan

21. Pengelolaan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit
pengolahan fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengelolaan serta
penyimpanan arsip inaktif penggunaan sarana pencatatan surat baik kartu kendali maupun lembar
pengantar

Pernyataan tersebut di atas termasuk ke Pada.....

a. Tugas-tugas yang harus dilakukan dalam asas sentralisasi

b. Tugas-tugas yang harus dilakukan dalam asas gabungan

c. Tugas-tugas yang harus dilakukan dalam asas sistem desentralisasi#

d.Tugas-tugas yang harus dilakukan dalam asas sistem sentralisasi dan desentralisasi

e. Tugas-tugas yang harus dilakukan dalam asas sistem sentralisasi dan gabungan

22. Dapat menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya dapat dilakukan oleh unit kerja
masing-masing pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai perencanaan dan
pengawasan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai
kebutuhan unit kerja masing-masing untuk memperoleh arsip mudah terpenuhi karena berada pada
unit kerja sendiri pengurutan arsip Mudah dikerjakan karena arsipnya sudah dikenal baik

Maka Pernyataan ini termasuk kepada kategori.....

a. Keuntungan penggunaan asas sentralisasi

b. Kelemahan penggunaan asas desentralisasi  dan sentralisasi

c. Penggunaan keuntungan asas gabungan

d. Keuntungan penggunaan asas desentralisasi#

e. Kelemahan asas sentralisasi

23. Penyimpanan arsip tersebut di setiap unit kerja sehingga dapat menimbulkan pemborosan alat
maupun ruangan pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor pusat, agar
petugas mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan rumah pemusnahan arsip harus dilakukan
pada setiap unit kerja menimbulkan pemborosan

Pernyataan ini termasuk kepada.....

a. Keuntungan asas sentralisasi

b. Kelemahan asas sentralisasi

c. Keuntungan asas desentralisasi

d. Kelemahan asas desentralisasi arsip#

e. Keuntungan asas

24. Keseragaman prosedur dan tata kerja proses kerja lancar karena arsip aktif berada di unit
pengolah, efisien kerja di unit pengolah karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif lebih
mudah dalam pengendalian dan pembinaannya karyawan di unit kerja dapat bertambah

Pernyataan tersebut di atas merupakan....

a. Keuntungan sistem sentralisasi

b. Kelemahan asas sentralisasi

c. Keuntungan sistem desentralisasi

d.  Kelemahan sistem desentralisasi

e. Keuntungan sistem gabungan#

25. Mencegah kerusakan arsip secara efisien dan efektif mempermudah koordinasi dalam
pelaksanaan tugas memperkecil gangguan terhadap organisasi mencegah terjadinya bencana
mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat melindungi hak milik organisasi atau perusahaan

Pernyataan ini termasuk kepada.....

a. Tujuan kearsipan

b. Fungsi kearsipan

c. Kriteria kearsipan

d. Tujuan pemeliharaan arsip#

e.. Sistem kearsipan

26. Agar efisien dan efektif dalam

 pengelolaan arsip, menjamin Tersedianya informasi yang benar-benar bernilai guna menjamin
keselamatan dan bahan pertanggungjawaban nasional

Pernyataan ini adalah termasuk kepada....

a. Tujuan kearsipan

b. Kegunaan kearsipan

c.  tujuan penyusutan arsip#

d. Sistem kearsipan

e.Kreteria arsip yang baik

27. Disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para pejabat yang memahami benar tentang
kearsipan fungsi, maka disebut termasuk pada ....

a. Tujuan retensi

b. Kegiatan retensi

c. Kriterial jadwal retensi

d. Tujuan jadwal retensi#

e. Daftar jadwal retensi

28. Terwujudnya kepastian dan ketertiban serta keakuratan penyusutan arsip guna menghindari
terjadinya pemusnahan arsip yang mengandung informasi penting untuk keperluan
pertanggungjawaban ataupun pembuktian, penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang
tidak memiliki jadwal jangka waktu simpan penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak
diperlukan bagi kepentingan administrasi pemeliharaan arsip arsip yang bernilai permanen

Pernyataan ini termasuk kepada....

a. Fungsi jadwal retensi

b. Kegiatan jadwal retensi

c. Tujuan diterbitkannya jadwal retensi#

d  Kriteria-kriteria jadwal retensi

e. Kegunaan jadwal retensi

28. Nilai guna administrasi, nilai guna dokumentasi, nilai guna hukum nilai guna fiskal nilai guna
perorangan nilai guna pemeriksaan nilai guna penunjang dan nilai guna penelitian

Pernyataan diatas termasuk kepada....

a. Nilai arsip

b. Fungsi kearsipan

c. Tujuan kearsipan

d. Nilai-nilai yang diperhitungkan dalam kearsipan#

e. Kriteria penilaian arsip

28. Dapat menghemat penggunaan ruangan, untuk mengatasi bertumpuknya arsip yang sudah
kurang tidak berguna lagi, dapat menghemat dalam pemakaian dan perlengkapan kearsipan
meningkatkan Efisiensi dan efektivitas kerja menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban
menghemat biaya dan tenaga

Pernyataan ini adalah termasuk kepada....

a. Tujuan kearsipan

b. Fungsi kearsipan

c. Tujuan diadakannya pemindahan arsip#

d. Kriteria kearsipan yang baik

e. Jadwal retensi kearsipan

29. Pembakaran arsip penghancuran dengan mesin penghancur kertas penghancuran dengan
penggunaan bahan kimia

Maka Pernyataan ini termasuk kepada.....

a. Tujuan pemusnahan arsip

b. Fungsi dimusnahkannya sebuah arsip

c. Kriteria memusnahkan arsip

d. Cara-cara yang dilakukan untuk memusnahkan arsip#

e. Penyebab harus dimusnahkan sebuah arsip

30. Seleksi arsip yang akan dimusnahkan buat jadwal jenis arsip yang akan dimusnahkan buat berita
acara pemusnahan melaksanakan pemusnahan dengan dua orang saksi

Pernyataan kalimat tersebut di atas termasuk kepada....

a. Fungsi memusnahkan arsip

b. Tujuan memusnahkan arsip

c. Kriteria arsip yang harus dimusnahkan

d. Prosedur pemusnahan arsip#

e. Daftar jadwal retensi

31.  Penghematan investasi berupa ruangan kearsipan penghematan investasi berupa kertas tinta
cek efisiensi waktu akses penghematan SDM, memperkecil kemungkinan kehancuran data

Maka pernyataan tersebut termasuk kepada.....

a. Keuntungan kearsipan

b. Fungsi kearsipan

c. Tujuan kearsipan

d. Keuntungan arsip digital#

e. Kelemahan arsip digital

32. Tahap pemeliharaan tahap pemindaian tahap penyusun tahap pendaftaran tahap pembuatan
berita secara digital.

Maka pernyataan tersebut diatas termasuk kepada.....

a.  Tahapan pengelolaan arsip

b. Tahapan-tahapan kearsipan

c. Fungsi kearsipan

d. Keuntungan arsip digital

e. Tahapan-tahapan pengelolaan arsip digital#

33. Arsip digital berbasis teks, arsip digital berbasis gambar arsip digital berbasis audio arsip digital
berbasis audio video

Maka pernyataan tersebut termasuk kepada.....

a. Tahapan pengelolaan arsip

b. Tahapan-tahapan kearsipan

c. Fungsi kearsipan

d. Keuntungan arsip digital

e. Format file arsip arsip digital#

34. Menyiapkan dan mengorganisasikan organisasi, siapkan dokumen yang akan disimpan secara
digital scan atau pindai dokumen tersebut hasil pemindaian akan muncul dalam aplikasi scanner
berupa file dalam bentuk PDF yang tidak bisa diubah, pindahkan File hasil scanning dalam bentuk
PDF tersebut ke dalam folder sesuai dengan klasifikasinya

Maka tahapan tersebut termasuk kepada.....

a.  tahapan pengelolaan arsip

b. Tahapan-tahapan kearsipan

c. Fungsi kearsipan

d. Keuntungan arsip digital

e. Langkah-langkah menyimpan arsip dengan menggunakan media komputer#

35. Prosedur pemusnahan arsip terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut kecuali

a. Seleksi

b. Pembuatan daftar jenisyang dimusnahkan

c. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan

d. Pembuatan berita acara pemusnahan

e. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi

36. Kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya serta yang tidak
memiliki nilai guna tersebut .....

arsip

a. Pemindahan

b. Pemusnahan

c. Penilaian

d. Pengaturan

e. Penyusutan

37. Pemindahan arsip yang dialihkan ke Unit arsip pada waktu yang telah ditentukan disebut
pemindahan.....

a. Secara bertahap

b. 1 kali dalam waktu tertentu

c. Dua kali dalam jangka waktu tertentu

d. Atas dasar waktu minimum dan maksimum

e. Secara terus menerus

38. Keuntungan arsip digital Apabila dibandingkan dengan arsip konvensional adalah sebagai
berikut.....

a. Menghemat biaya

b. Pengurangan penggunaan komputer

c. Efisiensi dalam mengakses arsip

d. Memudahkan pengurusan arsip karena penggunaan komputer yang minimal

e. Tidak membutuhkan banyak alat penyimpanan digital

39. Arsip pusat adalah

a. Penggolongan arsip berdasarkan tempat

b. Disimpan secara sentralisasi

c. Arsip yang berada di unit

d. Penggolongan arsip berdasarkan tingkat keaslian

e. Dokumen yang proses pembuatannya tidak sama

40. Di bawah ini adalah kriteria suatu arsip dikatakan baik adalah

a. Arsip yang disimpan masih mempunyai manfaat

b. Memberikan pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolahan

c. Kearsipan dan arsip arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan Arsip Nasional

d. Memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan in active

e. Melancarkan kegiatan