TEKNIS KEARSIPAN

JUMLAH SOAL : 50
WAKTU PENGERJAAN : 40 MENIT
======================
1. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....
a. Laci
b. Almari
c. Filling Cabinet
d. Ruangan
e. Tas
Jawab : C

2. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....

a. Pengkodean
b. Penampungan
c. Penelitian
d. Penyimpanan
e. Penyortiran
Jawab : D

3. Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat ....
a. Aktif
b. Inaktif
c. Pasif
d. Vital
e. Rahasia
Jawab : A

4. Dalam bahasa Jerman, arsip yang berarti warkat disebut ....

a. Felum
b. Archivalen
c. Archief
d. Archieve
e. File
Jawab : B
5. Di bawah ini yang merupakan contoh dari arsip yang bernilai keuangan adalah....
a. Cek
b. data penjualan
c. ATM
d. daftar absensi
e. curriculum vitae
Jaawab : A

6. Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup disebut ....

a. stopmap folio
b. folder
c. hanging folder
d. snelhecter
e. ordner
Jawab : A

7. Rak sortir dipersiapkan untuk.....rak

a. 25
b. 26
c. 27
d. 28
e. 29
Jawab : B

8. Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder

a. 22
b. 23
c. 24
d. 25
e. 26
Jawab : E

9. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....
a. Penampungan
b. Penelitian
c. Penandatanganan
d. Pengindeksan
 e. Pengkodean
10. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....
a. Mengisi buku
b. Menentapkan indeks dan kodenya
c. Surat diteliti kemudian dikirim
d. Menetapkan jumlah indeks
e. Menandatangani
Jawab : B

11. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjadadalah
....
a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
b. Menuju tempat penyimpanan
c. Mengambil arsip yang diminta
d. Mengisi buku kas kecil
e. Mengisi bon peminjam
Jawab : D

12. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkankepada isi
dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....
a. Sistem Klasifikasi
b. Sistem Subjek atau Pokok
c. Sistem Kronologi
d. Sistem Wilayah
e. Sistem Nama
Jawab : B

13. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....

a. Vertikal
b. Horizontal
c. Berjenjang
d. Diagonal
e. Vertikal berjenjang
Jawab : C

14. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....
a. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
 b. Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga
c. Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
d. Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah
e. Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsipemilik
arsip
Jawab : A

15. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....

a. Buku tulis
b. Buku agenda
c. Buku klaper
d. Buku simpan
e. Kertas
Jawab : B

16. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat
penyimpanan warkat adalah ....
a. Daftar klasifikasi
b. Indeks
c. Rak sortir
d. Subjek surat
e. Kartu indeks
Jawab : A

17. Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak ....
a. Sejumlah sub-sub masalah yang ada
b. Kelompok masalah
c. Pembagian utama dalam daftar klasifikasi
d. Kebutuhan
e. Pembagian indeks
Jawab : A

18. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah…..

a. Filling cabinet
b. Rotary
c. Kulkas
d. Lemari arsip
 e. Perforator
Jawab : C

19. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untukkepentingan
penyimpanan disebut ....
a. Mengkode
b. Menyortir
c. Mengindeks
d. Menyimpan
e. Memeriksa
Jawab : C

20. Perhatikan langkah-langkah berikut :

(i) Mengindeks arsip yang akan dipinjam
(ii) Menuju tempat penyimpanan
(iii) Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan
(iv) Telusuri dengan menggunankan kartu indeks
(v) Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil
(vi) Mengisi bon peminjam
(vii) Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan

Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpanpada
sistem subjek ialah ....

a. i – ii – iii – iv – v – vi – vii
b. ii – iv – iii – i – vi – v – vii
c. iii – i – iv – ii – v – vi – vii
d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii
e. iii – iv – ii – i – v – vi – vii
Jawab : D

21. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudahdiindeks
disebut ....
a. Unit
b. Mengkode
c. Mengabjad
d. Caption
e. Mengindeks
 Jawab : C

22. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya
adalah ....
a. 22
b. 23
c. 24
d. 25
e. 26
Jawab : E

23. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....
a. Tanggal surat masuk
b. Tanggal surat keluar
c. Tanggal suraat ditandatangani
d. Tanggal surat dikode
e. Tanggal surat dikirim
Jawab : A

24. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan
menggunakan filling sistem ....
a. Abjad
b. Subjek
c. Wilayah
d. Tanggal
e. Nomor
Jawab : B

25. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar
terlebih dahulu ....
a. Pemisahan
b. Masalah
c. Pengelompokan
d. Subjek
e. Klasifikasi
Jawab : E
26. Surat lamaran pekerjaan dan curriculum vitae merupakan contoh dari arsip…
a. financial record
b. inventory record
c. personal record
d. sales record
e. production record
Jawab : C

27. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah…

a. agar tenteram
b. agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dantepat
c. untuk menjaga kelestarian kantor
d. agar arsip terus bertambah
e. untuk menjaga kerahasiaan Negara
Jawab : B

28. Arsip disusun secara berdiri atau berderet menyamping di rak-rek. Penempatan arsip
seperti ini disebut.…
a. Horizontal
b. Vertical
c. Latera
d. Literer
e. Korporil
Jawab : C

29. Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, dimana di dalamlaci
terdapat deretan hanging folder, merupakan salah satu peralatan kearsipan yang disebut…
a. filing cabinet
b. ordner
c. hanging folder
d. rotary
e. snelhecter
Jawab : A

30. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut…

a. Perforator
b. Stapler
c. Ordner
 d. Numerator
e. Staples
Jawab : A

31. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali……

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Kartu indeks
e. Sistem Tanggal
Jawab : B

32. Yang dimaksud dengan Sistem Geografis / Wilayah adalah….

a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerahyang
menjadi alamat suatu surat
b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya ataubunyi
pengucapannya hampir bersamaan
c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad.
Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap namaorang,
nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah
d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat
masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
e. Sistem yang di dasarkan pada buku agenda
Jawab : A

33. Yang dimaksud dengan Guide adalah….

a. Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral(menyamping)
b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagaipenunjuk
atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip
c. Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar
d. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besipenjepit.
e. Semua salah
Jawab : B

34. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu…..

a. Tab Guide& Badan Guide
b. Guide pertama&Guide kedua
c. Guide kecil&Guide sedang
 d. Guide Sedang
e. Semua Benar
Jawab : A

35. Ada tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut
adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud
dengan pengarsipan lateral adalah….
a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana
arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlaludalam
b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus
(vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.
c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baiksecara
tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip
d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secaraberdiri
(lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping
e. penempatan arsip dengan stopmap folio
jawab : D

36. Kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat…

a. Aktif
b. Inaktif
c. Statis
d. Pasif
e. Vital
Jawab : B

37. Alat semacam filing cabinet yang digerakkan dengan cara diputar adalah…
a. Rotary
b. Ordner
c. perforator
d. Numerator
e. Staples
Jawab : A

38. Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, maka
dapat digunakan…
a. kartu indeks
 b. kartu tunjuk silang
c. out slip
d. buku arsip
e. ticler file
Jawab : C

39. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapatdiindeks
menjadi ....
a. Pratama Aga Bekti
b. Pratama Bekti Aga
c. Aga Pratama Bekti
d. Bekti Aga Pratama
e. Bekti Pratama Aga
Jawab : A

40. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap. Lembar pinjam arsip ke-2 akan disimpan…
a. oleh arsiparis
b. oleh sekretaris
c. oleh peminjam
d. pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam
e. ticler file
Jawab : C

41. Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan yang di buat dan atau diterima
oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana
lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat,dibaca,didengar adalah
pengertian dari …
A. UU No. 5 Tahun 1995
B. UU No. 2 Tahun 1997
C. UU No. 8 Tahun 1998
D. UU No. 8 Tahun 1997
E. UU No. 5 Tahun 1994
Jawaban :D

42. Salah satu syarat keterampilan seorang petugas arsip, adalah …

A. Tekun dan rajin
B. Memiliki pendidikan yang tinggi
C. Memiliki pengetahuan mengenai kearsipan
 D. Mengetahui jenis jenis kearsipan\
E. Menunggu tenggat waktu baru dikerjakan
Jawaban : A

43. Merupakan kumpulan warkat, mempunyai nilai guna, disimpan menurut sistem tertentu
merupakan …. Arsip
A. Syarat
B. Peranan
C. Pengertian
D. Nilai guna
E. Fungsi
Jawaban : A

44. Penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada pada suatu bagian organisasi, yakni semua
warkat disimpan dalam suatu tempat dan dikelola suatu unit tersendiri adalah pengertian dari
…
A. Asas sentralisasi
B. Asas desentralisasi
C. Asas gabungan
D. Asas primer
E. Asas sekunder
Jawaban : A

45. Arsip yang masih digunakan terus menerus bagi kelangsungan pakerjaan di lingkungan unit
pengolahan suatu organisasi adalah pengertian dari …
A. Arsip aktif
B. Arsip inaktif/pasif
C. Arsip statis
D. Arsip sekunder
E. Arsip primer
Jawaban :A

46. Berikut ini yang bukan termasuk cara pemecahan masalah kearsipan adalah …
A. Menggunakan sistem penyimpanan yang tepat dengan sifat kegiatan kantor
B. Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai
C. mengikuti perkembangan arsip dengna baik
D. memelihara arsip dengan baik
E. mengadakan penyusutan secara teratur
 jawaban : D

47. berikut ini sistem penyimpanan arsip yang baik, kecuali …

A. sistem abjad
B. sistem masalah
C. sistem isi arsip
D. sistem nomor
E. sistem tanggal
jawaban : C

48. yang bukan termasuk keuntungan penggunaan asas sentralisasi adalah …

A. adanya keseragaman prosedur perlengkapan arsip
B. pengembangan pegawai ahli dalam wawasan
C. penyelenggaraan dan pengawasan lebih efektif
D. pegawai arsip tidak memiliki pengetahuan bagian lain
E. penghematan biaya
jawaban : D

49. yang di maksud dengan guide adalah …

A. lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping)
B. merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai petunjuk atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip
C. semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar
D. map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi
penjepit
E. tidak ada benar
jawaban : B

50. ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali …

A. sistem abjad (alphabetical filling system)
B. sistem perihal (pokok isi surat)
C. sistem nomor
D. kartu indeks
E. sistem kartu
jawaban : D