Soal SKB Kearsipan CPNS 2021 dan Pembahasan

Soal nomor 1
Tujuan utama dari sistem kearsipan adalah ….

A. kerapihan dokumen
B. mendapatkan data secara cepat dan tepat
C. kelestarian dokumen
D. koleksi dokumen negara
E. menjaga kerahasiaan dokumen negara

Jawaban: B
Tujuan utama sistem kearsipan adalah agar mendapatkan kembali data/dokumen yang
dibutuhkan secara cepat dan tepat.

Soal nomor 2
Sistem Geografis/Wilayah dalam bidang kearsipan merupakan sistem penyimpanan di
dasarkan pada ….

A. alamat surat
B. urutan nama wilayah
C. subjek masalah dalam satu wilayah
D. asal wilayah surat/dokumen dikirim
E. abjad wilayah

Jawaban: A
Sistem wilayah/geografis merupakan suatu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan
pada pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Soal nomor 3
Anda akan menyimpan arsip secara lateral, maka ….

A. dokumen akan saya susun mendatar pada rak/laci yang tidak dalam
B. dokumen akan saya susun dalam posisi tegak lurus berderet ke belakang
C. dokumen akan saya susun berdasarkan umur suatu arsip
D. dokumen akan saya susun berdiri dan berderet menyamping
E. dokumen saya tempatkan dalam stopmap folio dan diberi identitas

Jawaban: D
Ada tiga cara penempatan atau penyimpanan arsip, yaitu; pengarsipan horizontal, vertikal,
dan lateral. Yang dimaksud dengan pengarsipan lateral adalah penempatan atau
penyimpanan arsip/dokumen/map secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet
menyamping.

Soal nomor 4
Salah satu Arsip yang di bawah tanggung jawab Anda akan dipinjam untuk berbagai
keperluan. Setelah lembar pinjam arsip anda buat rangkap tiga, maka lembar kedua akan
disimpan oleh ….

A. Anda sendiri sebagai arsiparis

B. sekretaris
C. pihak peminjam
D. tempat arsip yang dipinjam
E. ticler file

Jawaban: C
Cukup jelas, lembar kedua harus diserahkan pihak peminjam dan diserahkan kembali ke
arsiparis setelah arsip dikembalikan.
Contoh soal 5
Salah satu bentuk mitigasi untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman
yang tidak tertib maka dapat digunakan tools ….

A. kartu indeks
B. kartu tunjuk silang
C. out slip
D. buku arsip
E. ticler file

Jawaban: C
Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat
setiap peminjaman arsip

Soal nomor 6
Perhatikan tabel langkah-langkah pengelolaan arsip berikut:

Langkah Aktivitas kerja

i Mengindeks arsip yang akan dipinjam

ii Menuju tempat penyimpanan

iii Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan

iv Telusuri dengan menggunakan kartu indeks

v Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil

vi Mengisi bon peminjam

vii Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan

Urutan langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem
subjek adalah ….

A. i – ii – iii – iv – v – vi – vii
B. ii – iv – iii – i – vi – v – vii
C. iii – i – iv – ii – v – vi – vii
D. iii – i – iv – ii – vi – v – vii
E. iii – iv – ii – i – v – vi – vii

Jawaban: D
Cukup jelas!

Soal nomor 7
Kegiatan instansi yang ditransmisikan secara elektronik melalui sambungan komputer
dalam proses dokumentasi disebut ….

A. file transfer protocol

B. document type definition
C. optical character recognition
D. electronic data interchange
E. database record
Jawaban: D
Proses dokumentasi kegiatan instansi yang ditransmisikan secara elektronik disebut
electronic data interchange

Soal nomor 8
Dokumen berikut yang akan Anda kategorikan ke dalam arsip yang bernilai keuangan
adalah….

A. cek
B. data penjualan
C. ATM
D. buku tabungan
E. invoice

Jawaban: A
Karena cek bisa langsung dicairkan untuk mendapatkan dana.

Soal nomor 9 
Anda merasa lebih mudah menemukan kembali arsip yang disimpan berdasarkan isi dari
dokumen yang disimpan. maka sebaiknya penyimpanan arsip menggunakan sistem ….

A. sistem klasifikasi
B. sistem subjek
C. sistem kronologi
D. sistem wilayah
E. sistem nama

Jawaban: B
Cukup jelas!

Soal nomor 10
Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu adalah ….

A. arsip dinamis
B. arsip vital
C. arsip aktiv
D. arisp inaktiv
E. arsip statis

Jawaban: A
Jawaban didasarkan pada UU Nomor 43 Tahun 2019 tentang Kearsipan

Soal nomor 11
Pengertian dari arsip inaktiv adalah ….

A. arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus

B. arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

C. arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan

operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang.

D. arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.

E. adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga

Jawaban: B
Jawaban didasarkan pada pengertian arsip dalam UU Nomor 43 Tahun 2019 tentang
Kearsipan
Soal nomor 12
Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis disebut ….

A. Unit pengolah arsip

B. Unit kearsipan
C. Pencipta arsip
D. Penyelenggaraan kearsipan
E. Unit pemusnahan arsip

Jawaban: C
Pengertian pencipta arsip terdapat dalam UU Nomor 43 Tahun 2019 tentang Kearsipan,
yakni sebagaimana option jawaban C.

Soal nomor 13
Sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh
ANRI dalam UU Nomor 43 Tahun 2019 dikenal dengan sebutan ….

A. SKN
B. SIKN
C. DPA
D. JRA
E. JIKN

Jawaban: E
Jaringan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem
jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.

Soal nomor 14
Perhatikan jenis-jenis arsip berikut:

(1) arsip vital

(2) arsip aktif
(3) arsip inaktif
(4) arsip statis
(5) arsip terjaga

Pengelolaan arsip dinamis meliputi nomor ….

A. (1), (2), (4)
B. (2), (4), (5)
C. (1), (3), (4)
D. (3), (4), (5)
E. (1), (2), (3)

Jawaban: E
Pengelolaan arsip dinamis disebutkan dalam pasal 9, meliputi; (1) arsip vital; (2) arsip aktif;
dan (c) arsip inaktif.

Soal nomor 15
Sistem penyandian untuk menentukan lokasi masing-masing dokumen atau berkas adalah
….

A. tesaurus
B. faset
C. notasi
D. indexing
E. filling

Jawaban: C
Sistem notasi merupakan sistem penyandian untuk menentukan lokasi dokumen
Soal nomor 16
Manajemen keamanan arsip harus mempertimbangkan tingkat sensitivitas dan
berharganya sebuah informasi. Maka untuk hal tersebut, perencanaan manajemen
keamanan arsip perlu menggunakan pendekatan ….

A. error alarm
B. assesment risiko
C. removable
D. nonremovable
E. First in firs out

Jawaban: B
Pendekatan assesment risiko digunakan jika sebagian besar dokumen mengandung
informasi penting dan sensitif jika diketahui publik.

Soal nomor 17
Di bawah ini adalah metode pemusnahan dokumen rahasia yang dinilai ekonomis, bersih,
nyaman, dan tidak terulangkan adalah ….

A. pembuburan
B. pembakaran
C. metode kimia
D. pencacahan
E. pembekuan

Jawaban: A
Metode pembuburan merupakan metode pemusnahan dokumen dengan cara dicampur air
kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan. Metode ini dinilai sebagai yang paling
ekonomis, bersih dan nyaman.

Soal nomor 18
Pernyataan yang tepat mengenai nilai administratif adalah ….

A. nilai yang diberikan kepada pemberi arsip

B. nilai yang dimiliki arsip dari pencipta arsip
C. nilai penuh dalam kegiatan administratif
D. nilai sementara pada sebuah arsip
E. nilai ekonomis arsip itu sendiri

Jawaban: B
Nilai administratif merupakan nilai yang dimiliki arsip terhadap instansi pencipta arsip 
dalam melakukan kegiatannya.

Soal nomor 19
Cara menambah koleksi arsip melalui aktivitas sumbangan, transfer, pembelian atau
pinjaman termasuk dalam pengertian ….

A. finding aids
B. akuisisi
C. konservasi
D. preservasi
E. retaksasi

Jawaban: B
Aktivitas akuisisi arsip merupakan cara menambah koleksi arsip dengan cara menerima
materi kearsipan melalui sumbangan, transfer, pembelian atau pinjaman.

Soal nomor 20
Menurut Anda, sistem kearsipan yang baik adalah seperti berikut, kecuali ….
A. mudah dilaksanakan
B. mudah dimengerti
C. murah/ekonomis
D. luwes/fleksibel
E. sulit dijangkau

Jawaban: E
Sistem kearsipan haruslah mudah dicapai oleh para petugas, sehingga harus disimpan
ditempat yang tepat mengikuti sistematika yang berlaku.