TATA NASKAH DINAS , TATA

PERSURATAN & PEMBERKASAN ARSIP

AKTIF

Wesanita Sari Dewi, SE

1
 Naskah Dinas adalah
Alat Komunikasi Kedinasan dalam
bentuk tertulis.

2
1. TATA NASKAH DINAS

3
TUJUAN
1. Menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efektif
dan efisien dalam penyelenggaraan Administrasi

(1) Tercapainya kesamaan /keseragaman

(2) Terwujudnya kemudahan dalam pengendalian Administrasi

4
TATA NASKAH DINAS

Peraturan Menteri Dalam Negeri

Nomor 54 Tahun 2009
Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Pemerintah Daerah

5
  Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 5 Tahun 2021 tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
muatan pada Pasal 3
Ketentuan mengenai Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini
berlaku secara mutatis mutandis bagi, PTN, Organisasi
Kemasyarakatan, Organisasi Politik, dan BUMN/BUMD.

6
 PERATURAN GUBERNUR
No.67 TAHUN 2022
Tentang Tata Naskah Dinas di lingkup OPD

7
PENGERTIAN UMUM

Tata Naskah Dinas

Pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk,

pembuatan, pengamanan, pejabat
penandatanganan, dan pengendalian yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan.

8
Naskah Dinas

Alat Komunikasi Kedinasan

dalam bentuk tertulis.

9
Asas Tata Naskah
1. Asas Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara
efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau
lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam
penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara
dan bentuk yang telah dibakukan.
3. Asas Akuntabilitas
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat
dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur,
kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan
kegiatan administrasi umum.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Tata naskah dinas diselenggarakan tepat waktu dan sasaran
6. Asas Keamanan
Tata naskah haruslah aman secara fisik dan substansi

10
Ruang lingkup pedoman TND
a. jenis, susunan dan bentuk Naskah Dinas;
b. pembuatan Naskah Dinas;
c. pengamanan Naskah Dinas;
d. pejabat penanda tangan Naskah Dinas; dan
e. pengendalian Naskah Dinas.

11
Jenis NASKAH DINAS

1. Peraturan
2. Keputusan /SK
3. Instruksi
4. Surat Perintah
5. Surat Edaran
6. Surat Perintah Tugas
7. Laporan
8. Nota Dinas
9. Maklumat
10. Pengumuman
11. Telaahan staf
12. Surat Pengantar

12
FORMAT NASKAH DINAS

Setiap jenis naskah dinas memuat format naskah

dinas (bentuk) ketentuan sbb :
1) Wewenang pembuatan & penandatanganan ;
2) Susunan (Kepala, isi/ batang tubuh & kaki);
3) Pengabsahan (pernyataan sebelum
digandakan & didistribusikan, berupa salinan
yg ditandatangani dan di stempel oleh pejabat
yg berwenang);
4) Pendistribusian.

13
BENTUK NASKAH DINAS

 NASKAH DINAS
~ Kepala, (Identitas daerah, Nomor,Sifat,Lamp,Hal,
Nama tempat, Tanggal & Tahun) simetris berada di
bagian atas
~ Isi/ Batang, berbentuk blok style dgn jarak spasi yg
sama
~ Kaki (tgl, jabatan, nama & tandatangan) berada
disebelah kanan bawah secara simetris

14
Susunan naskah dinas
Contoh surat dinas

15
16
17
18
 Pembuatan NASKAH DINAS
 Naskah Dinas dibuat atau disusun oleh Kepala
Dinas/sekretaris sesuai dgn tupoksinya;
 Konsep naskah dinas yg disusun hrs mendapat
persetujuan dari Kepala Dinas
 Penyusunan Naskah Dinas dgn cermat,teliti dan
logis dgn membubuhkan paraf pd pejabat yg
membuat konsep.
 Ketentuan spasi harus diperhatikan

19
 a. Nomor Surat Dinas
Susunan nomor surat dinas minimal meliputi:
1. kategori klasifikasi keamanan surat dinas;
2. kode klasifikasi arsip;
3. nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
4. tahun terbit.
Contoh Format Penomoran

R- 004.02.00/2350/2021

Keterangan :
R : Kategori klasifikasi keamanan yang bersifat Rahasia
004.02.00 : Kode Klasifikasi

20
1) Surat dinas untuk Pimpinan Tinggi Pratama
Kop surat yang berupa
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT logo pemerintah
provinsi NTB, nama
NAMA LEMBAGA lembaga, dan alamat
Jalan ................................................ lengkap yang telah
e-mail ................,website ..............., dicetak

Nomor : ...../...../..... (Tempat), (Tgl, Bln, Thn) Tempat dan Tanggal

Sifat : pembuatan surat
Lampiran :
Hal : ............................

Yth. ............................
............................ Alamat tujuan yang
di – dapat ditulis di bagian
Tempat kiri

Memuat Kalimat Salam

Pembuka :
............................(Alinea Pembuka).................................................. Bismillahirrahmanirrah
im dan
.............................................................................................................................. Assalamu’alaikum
Warahmatullaahi
..................................................... Wabarakaatuh

....................................(Alinea Isi).....................................................
..............................................................................................................................
......................................................
Memuat Kalimat Salam
Penutup :
Wassalamu’alaikum
............................(Alinea Penutup).................................................. Warahmatullaahi
.................................................................. Wabarakaatuh

Kepala Dinas,

(Tanda Tangan dan Cap Lembaga) Nama jabatan dan

nama lengkap yang
ditulis dengan hururf
awal kapital

Nama Lengkap
Pangkat :
NIP :

Tembusan :
1. ..................;
2. ..................;
3. ...................

21
Lanjutan…..
Contoh : Surat Undangan
B- 005/ 20/DPKP.NTB/2021
Menyiapkan lampiran yg diberi nomor urut
(apabila ada)
Ruang Tanda Tangan yg terdiri dari jabatan (tidak
boleh disingkat kecuali pada jabatan kedua seperti
setelah a.n.) tandatangan dan nama pejabat
Semua surat keluar wajib memiliki pertinggal
Penulisan alamat pengirim & tujuan

22
A. Undangan Internal

PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT Logo Provinsi NTB

dan nama Instansi dan
NAMA LEMBAGA nama unit kerja
Jalan ................................................
e-mail ................,website ...............,

Tempat dan Tanggal

Nomor : ...../...../..... (Tempat), (Tgl, Bln, Thn) pembuatan surat
Sifat :
Lampiran :
Hal : Undangan ............................
Alamat tujuan yang
dapat ditulis di bagian
Yth. ............................ kiri, dan jumlahnya
cukup banyak, dapat
............................ dibuat pada daftar
di – lampiran
Tempat

............................(Alinea Pembukaan dan Alinea Isi)............................. Memuat Kalimat Salam

Pembuka :
.......................................................................................................................... Bismillahirrahmanirrah
im dan
Pada hari/ Tanggal : .................................. Assalamu’alaikum
Warahmatullaahi
Waktu : .................... Wabarakaatuh
Tempat : .....................................
Acara : ................................................................
Memuat Kalimat Salam
............................(Alinea Penutup)........................................................ Penutup :
Wassalamu’alaikum
…................................................................................................................... Warahmatullaahi
Wabarakaatuh

Nama Jabatan, Nama jabatan dan

nama lengkap, pangkat
(Tanda Tangan dan Cap Lembaga) yang ditulis dengan
hururf awal kapital
Nama Lengkap

Tembusan :
1. ..................;
2. ..................;
3. ...................

23
Format Lampiran Surat Undangan Internal

Lampiran : .........................
Nomor : ...../...../...../...... .
Tanggal : .........................

DAFTAR PEJABAT/ PEGAWAI YANG DIUNDANG

1. ...............................................................................................................
2. ...............................................................................................................
3. ...............................................................................................................
4. ...............................................................................................................
5. ...............................................................................................................
6. ...............................................................................................................
7. ...............................................................................................................
8. ...............................................................................................................
9. ...............................................................................................................
10. ...............................................................................................................

Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Lembaga)
Nama Lengkap

24
PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI

Tingkat Kerahasiaan :
1. Asli
2. Tembusan
3. Salinan
4. Petikan
Bobot Informasi :
1. Surat Biasa
2. Surat Penting

25
TINGKAT PENYAMPAIAN
Amat Segera (Kilat) :
diselesaikan/dikirimkan/disampaikan
pada hari yang sama dengan batas
waktu 24 jam
Segera :
diselesaikan/dikirimkan/disampaikan
dalam waktu 2 kali 24 jam
Biasa :
sesuai dengan jadwal pengiriman , batas
waktu 5 hari

26
PENGGANDAAN
Diberikan hanya kepada yang berhak dan
memerlukan  tembusan
Terbatas , sesuai kebutuhan
Copy tembusan : copy naskah dinas yang
disampaikan kepada pejabat yang secara
fungsional terkait
Copy laporan : copy naskah dinas yang
disampaikan kepada pejabat yang berwenang

27
SARANA KELENGKAPAN NASKAH DINAS
Sangat mempertimbangkan jenis naskah dinas yg akan diciptakan/ dibuat, terkait dgn
masa simpan arsip;
Penggunaan Kertas :
 Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas korespondensi merupakan
kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit
70 (tujuh puluh) gram/m2;
- Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas pengaturan harus memenuhi
syarat sebagai berikut:
◦kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS);
◦ukuran F4; dan
◦standar Kertas Permanen.
Standar Kertas Permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
◦gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2;
◦ketahanan sobek paling sedikit 350 (tiga ratus lima puluh) mN;
◦ketahanan lipat paling sedikit 2,42 (dua koma empat puluh dua) metode schopper atau
2,18 (dua koma delapan belas) metode MIT;
◦pH pada rentang 7,5-10 (tujuh koma lima sampai dengan sepuluh);
◦kandungan alkali kertas paling sedikit 0,4 (nol koma empat) mol asam/kg; dan
◦daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa paling sedikit 5 (lima).

28
Sampul/ Amplop Naskah Dinas
 Penggunaan sampul / amplop naskah dinas:
Ukuran, bentuk, dan warna amplop yang digunakan untuk
pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas
dapat disesuaikan dengan kebutuhan sesuai dengan
kepentingan tiap Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah.

1. Mencantumkan alamat pengirim dan tujuan;

2. Untuk alamat pengirim mencantumkan Lambang Negara
atau Logo, nama lembaga atau jabatan, serta alamat
lembaga;
3. Alamat tujuan ditulis lengkap dengan nama jabatan atau
lembaga dan
alamat lembaga.

29
Pengetikan
1) Jenis Huruf :
a. Jenis huruf pada Naskah Dinas arahan yaitu
Bookman old style dengan ukuran 12 (dua belas).
b. Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas korespondensi dan
Naskah Dinas khusus yaitu
Arial dengan ukuran 12 (dua belas).

2) Spasi :
a. ruang tepi atas:
1) apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 spasi dibawah kop; dan
2) apabila tanpa kop Naskah Dinas, 2 cm dari tepi atas kertas.
b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas;
c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas; dan
d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 cm dari tepi kanan kertas.

30
3) Warna Tinta :
- naskah dinas berwarna hitam
- tanda tangan : warna hitam atau biru
- tinta merah : hanya untuk yang bersifat Rahasia
4 ) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:

a. untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah

pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah
kanan/setelah nama jabatan penandatangan;

b. untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah

pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah
kiri/sebelum nama jabatan penandatangan;

Contoh paraf hierarkhis dalam bentuk searah jarum jam:

(Ass.b.) WALIKOTA BEKASI (Sekda.a)

(Kabag) ASNAWI

31
PENGGUNAAN LAMBANG

 LAMBANG Memuat
 Nama Lembaga/
 Menggunakan Dinas
lambang
Lembaga/Dinas  Nama Pemprov,
Kab/Kota
- Letaknya kiri atas  Alamat
 Nomor Telepon, Fax
email, dan Kode Pos

32
1. Bentuk dan spesifikasi Kop Naskah Dinas Jabatan dengan Logo
Lembaga atau Pemerintah Daerah
Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat
terdiri atas Logo Pemerintah Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat
berwarna yang diletakkan di kiri atas, dan tulisan “PEMERINTAH
PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT” menggunakan huruf Times
New Roman ukuran 12, diikuti dengan nama Perangkat Daerah
menggunakan huruf Bookman Old Style ukuran 14 serta alamat,
kode pos, nomor telepon, faksmile, website, dan e-mail
menggunakan huruf Times New Roman ukuran 10, diletakan pada
bagian tengah secara simetris.
Contoh:

PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT

SEKRETARIAT DAERAH
Jalan ................................. No. …….., Mataram
e-mail ………., website ………….

33
PENGGUNAAN STEMPEL
Stempel /cap adalah tulisan atau
lambang tingkat jabatan dan/ atau
instansi yg digunakan sebagai tanda
pengenal yang sah & berlaku,
dibubuhkan pada ruang tanda tangan
Ukuran dan warna, berdiameter 4 cm &
berwarna ungu/violet
Cap untuk surat rahasia menggunakan
cap yang dicetak timbul(emboss) tanpa
menggunakan tinta dengan maksud untuk
menghindari pemalsuan
34
Bentuk dan spesifikasi cap lembaga dengan logo adalah sebagai
berikut:
Bentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan jari-jari R1 =
18,5 mm,
R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = +
0,8 mm
dan R2 = R3 = + 0,2 mm.

35
A . Bentuk dan Spesifikasi Cap Lembaga
Bentuk dan spesifikasi cap lembaga dengan logo adalah sebagai berikut:
1. Bentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5
mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = +
0,8 mm dan R2 = R3 = + 0,2 mm.
2. Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran
kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama kementerian/
lembaga/ pemerintah daerah. Pada lingkaran ketiga, terdapat logo
dengan ukuran 24,5 X 24,5 mm. Di antara kedua tulisan tersebut,
diberi tanda berupa bintang segi lima dengan ukuran sesuai dengan
huruf.
Contoh:

36
37
PENGAMANAN NASKAH DINAS
(1) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang
berklasifikasi:
a. sangat rahasia;
b. rahasia; dan
c. terbatas
hanya diberikan kepada pimpinan tertinggi
lembaga dan/atau pihak yang berwenang;

(2) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang

berklasifikasi biasa/terbuka, dapat diberikan
kepada seluruh pegawai atau masyarakat.

38
Kewenangan PEJABAT PENANDA
TANGAN NASKAH DINAS
1) Penggunaan Atas Nama (a.n)
2) Penggunaan Untuk Beliau (u.b)
3) Penggunaan Pelaksana Tugas (Plt.)
4) Penggunaan Pelaksana Harian (Plh.)

39
2. TATA PERSURATAN

40
SURAT
Suatu sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak lain

41
Surat Masuk
Surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau organisasi.

Surat Keluar
Surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada
poihak lain, baik perseorangan maupun
kelompok.

42
 Pengurusan Surat menjadi Arsip
Cap penerimaan di
belakang surat
MASUK Pengarahan: Kualitas
informasi, pengolah dan
keterkaitan dengan
DIBUKA arsip lain.
(Kecuali surat
KELUAR rahasia dan
KIRIM pribadi)
DISTRIBUSI ke UNIT KERJA

CATAT

PROSES

Surat Keluar simpan

Pusat
berkas
43
Alur Surat Masuk
UNIT KERJA

1. PETUGAS ARSIP :
Menerima, Mencatat,Menaikan surat, Mendistribusikan, Menyimpan
2. PENGARAH SURAT :
Menentukan unit Pengolah sesuai informasi dan tupoksi

UNIT PENGOLAH

1. PENGADMINISTRASIAN UMUM :
Menerima ,mencatat,menyimpanberdasarkan kode klasifikasi, mendistribusikan,
menata lembar disposisi
2. PIMPINAN UNIT PENGOLAH :
Mendisposisikan,mencatat, mendistribusikan
3. PELAKSANA :
Mendiposisikan, menyimpan berdasarkan kode klasifikasi

44
 AGENDA SURAT MASUK
NO NOMOR TGL ISI DARI KEPADA
SURAT SURAT RINGKAS

45
LEMBAR DISPOSISI

46
 AGENDA SURAT KELUAR
TGL NOMOR NO TGL ISI DARI KEPADA KODE KET
TERIMA AGENDA SURAT SURAT RINGKAS KLASIFIKASI
SURAT

47
Alur Surat Keluar
Unit Pengolah :
1. Mencatat
2. Menyampaikan ke unit kerja

Unit Kerja:
1. Menerima
2. Mencatat
3. Mengirim
4.Menyimpan

48
Kerugian-kerugian
1. Surat dan informasinya akan hilang

2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak

tumpukan kertas yang tidak tertata

3. Surat sulit ditemukan jika dicari, karena

letaknya tidak disusun secara teratur

49
Manfaat
1. Surat akan tercatat dengan baik dan
sistematis;
2. Prosedur penanganan jelas;
3. Surat akan tersimpan dengan baik
Sehingga mudah untuk ditemukan;
4. Rahasia akan terjaga

50
FUNGSI SURAT
1. Wakil dari pengirim/penulis
2. Bahan pembuktian
3. Pedoman dalam mengambil tindakan
lebih lanjut
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Sarana memperpendek jarak serta
menyingkat waktu

51
Macam Surat
1. Surat Dinas
2. Nota Dinas
3. Memo
4. Surat Pengantar
5. Surat kawat
6. Surat Keputusan
7. Surat Edaran
8. Surat Undangan
9. Surat Tugas
10. Surat Kuasa
11. Surat Pengumuman
12. Surat Pernyataan
13. Surat Keterangan
14. Berita Acara

52
3. PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

53
PEMBERKASAN KEARSIPAN
Proses kegiatan menata, mengatur,
dan menyimpan arsip secara logis
dan sistematis berdasarkan sistem
pemberkasan tertentu sesuai
dengan tipe, tujuan dan kegunaan
berkas

54
Arsip :
Rekaman Kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah,
Lembaga Pendidikan, Perusahaan,
organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

55
56
57
Latar belakang manajemen arsip

Menurut Elizabeth Parker

- Lebih dari 10 % waktu pegawai habis

untuk mencari arsip
- 45 % arsip diberkaskan lebih pada
satu tempat/ lokasi
- 85 % arsip yang diberkaskan tidak
dapat ditemukan kembali

58
 PEMBEDAAN ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF ARSIP IN AKTIF
(CURRENT RECORDS) (DORMANT RECORDS)

Arsip dinamis yang secara Arsip dinamis yang

terus menerus frekuensi penggunaannya
dipergunakan sebagai sebagai berkas kerja
berkas kerja atau sudah menurun
penyelenggaraan
administrasi
Berada di Unit Kearsipan/
Pusat Arsip/ Records
Berada di Unit Pengolah/ Centre (di sekretariat)
Central File (di bidang-
bidang)

59
 PEMBERKASAN (FILING)
 Proses kegiatan menata, mengatur, dan menyimpan arsip
secara logis dan sistematis berdasarkan sistem
pemberkasan tertentu sesuai dengan tipe, tujuan dan
kegunaan berkas

 Berkas,
Himpunan arsip/dokumen tertentu yang disusun atas
sistem penataan tertentu

60
 MANFAAT FILING

ketepatan dan kecepatan penemuan kembali arsip;

tidak ada dokumen hilang selalu utuh dan lengkap;
standar didalam filing;
Efisien penggunaannya oleh petugas/ filer;
Efisien dalam penggunaan ruangan, perlengkapan
dan penyediaan.

61
 TUJUAN
PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
a. Menjamin arsip dapat ditemukan
dengan cepat dan tepat untuk
kepentingan operasional sehari – hari;
b. Menjamin arsip tersimpan dengan
aman dan terpelihara;
c. Menjamin Pelaksanaan penyusutan
berjalan dengan lancar.

62
SARANA FILING
 PERANGKAT KERAS:

- FILING KABINET,
- LEMARI ARSIP, RAK, BOX, ORDNER
- SEKAT/GUIDE, FOLDER, ORDNER, HANG MAP DLL

 PERANGKAT LUNAK:

- KLASIFIKASI
- KODE KLASIFIKASI
- INDEK
- TUNJUK SILANG

63
Sarana Penyimpanan Arsip

64
 KLASIFIKASI
 PENGELOMPOKAN ARSIP MENURUT URUSAN
ATAU MASALAH SECARA LOGIS,
KRONOLOGIS DAN SISTEMATIS

 BERDASARKAN FUNGSI DAN KEGIATAN

ORGANISASI PENCIPTA

 SUATUPROSES DIMANA ARSIP ORGANISASI

DAPAT DIKELOMPOKKAN UNTUK
MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI

65
PENATAAN BERKAS
1. Berkas Korespodensi
Surat yang ada tindak lanjut

000 040 045 045.41 Bimbingan

Kearsipan

Penataan Berkas
berdasarkan masalah

66
2. Menentukan Indeks;
3. Menentukan Kode;
4. Pelabelan;
5. Penyimpanan Berkas / memasukan arsip
dalam folder;
6. Penyusunan Daftar Arsip Aktif

67
DAFTAR ARSIP AKTIF
Unit Pengolah : Bidang Pembinaan Kearsipan

NO Kode Uraian Isi Berkas Kurun Jumlah KET

Klasifik Informasi Waktu
asi Berkas
1 045 Diklat -Permohonan Jul s.d 1
Kearsipan -Peserta Diklat Des Berkas
2016

2 045 Diklat - Pengiriman Peserta 2016

Arsip Diklat Kearsipan dari
Masuk Kantor Desa
Desa

68
 INDEKS

Keywords sebagai tanda pengenal arsip dari uraian

klasifikasi
Type Index :
(1) Indexing Order,(2) Straight Order,
Jenis Indeks terdiri :
1. Indeks nama orang/ perusahaan
2. Indeks nama tempat
3. Indeks masalah
4. Indeks nomor
69
KEGUNAAN INDEKS
• UNTUK MENGELOMPOKKAN DAN
MEMBERKASKAN ARSIP YANG
MEMPUNYAI KODE DAN KEGIATAN
YANG SAMA;

• SEBAGAI SARANA UNTUK

MEMUDAHKAN PENEMUAN
KEMBALI ARSIP YANG DIBUTUHKAN.

70
 CROSS REFERENCE/
TUNJUK SILANG
Sarananya berupa Out Guide (berupa
guide) & Out Sheet (berupa formulir)

Sebaiknya menggunakan warna yg

berbeda dgn guide maupun folder yg ada
sehingga memudahkan untuk
mengendalikan arsip-arsip yg sedang
keluar/dipinjam untuk ditempatkan
kembali ke tempat semula
71
 KESIMPULAN
 Pemberkasan bertujuan memudahkan penemuan
kembali arsip yg benar, kepada orang tepat, dgn
waktu yg cepat, dan biaya yg serendah mungkin

 Kegiatan pemberkasan wajib dilakukan di setiap

unit kerja yg berfungsi sbg tata usaha/central file)

 Pemberkasan didasarkan klasifikasi arsip & sistem

penataannya disesuaikan materi informasi arsip.

72
TERIMA KASIH

73