BY : GEMURUH, S.Sos.

ADMINISTRASI KANTOR

 ADMINSTRASI
berasal dari kata latin
AD + MINISTRAE

Arti : Melayani, membantu dan

mengabdi
Kalau diartikan sederhana :
AD  menambah Mempunyai arti :
MINISTRAE  kurang Menambah kepada yg
kurang
 Administrasi
Arti sempit  yaitu pekerjaan tulis menulis, mengetik, mencatat
dan pekerjaan
Arti luas  segenap proses penyelenggaraan dalam setiap
usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan tertentu.
Menurut pendapat HARIS MUDA
Administrasi adalah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala
sesuatu pekerjaan yang berhubungannya dengan tulis menulis, surat
menyurat setiap kegiatan/ kejadian yang terjadi dalam organisasi.
 KANTOR Wadah, tempat untuk melakukan aktivitas/ pekerjaan

Kegiatan
pelayanan
Penyediaan informasi dan komunikasi

 Apabila diperhatikan administrasi kantor dalam arti sempit bahwa :

Kegiatan tersebut harus dikelola, dicatat, diolah, dilaporkan dan
didokumentasikan/ diarsipkan.
 Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi kantor sbb:
- adanya sekelompok orang yang bekerjasama
- adanya proses atau rangkaian kerjasama
- adanya wadah untuk pelaksanaan kegiatan
- adanya tujuan yang hendak dicapai.
 Dengan demikian bahwa administrasi kantor mempunyai peranan yang
sangat penting dalam penyelenggaraan suatu organisasi, dimana semua
kejadian/ kegiatan tidak terlepas dari pantauan.
 Begitu pentingnya administrasi dalam suatu perkantoran sehingga
keberhasilan dalam suatu kegiatan diukur dari kesiapan pengelolaan
 administarsi secara baik. Semakin baik pengelolaan administrasi
semakin baik pula penyelenggaraan kegiatan di perkantoran.
 Kegiatan adminstrasi kantor apabila diperhatikan sangat sederhana,
namun apabila tidak dikelola dengan suatu manajemen yang baik, maka
akan mempengaruhi pencapaian tujuan.
ALUR KETATAUSAHAAN

PEMDA KAB PONTIANAK

KANTOR DESA ………..

Sarana untuk Interaksi

- Bid. Pemerintahan
- Bid Pembangunan
- Bid Kemasyarakatan
- Bid. Umum
 TATA NASKAH DINAS

Penomoran Surat
Kode masalah/ Nomor Surat/ Pengolah
Contoh : 100/ 03/ Pem

Klasifikasi suatu surat dinas, adanya :

- Alamat yang dituju
- Nomor Surat
- Sifat Surat  P/ S/ RHS
- Perihal Surat/ Bentuk Surat
- Tanda Tangan Pejabat/ Penanggung jawab
- Memiliki Cap Dinas suatu kantor
Jenis dan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas oleh Kepala
Desa berdasarkan Keputusan Bupati Pontianak Nomor 91 Tahun
2001 :
1. Keputusan Desa
2. Surat Edaran
3. Surat Biasa
4. Surat Keterangan
5. Surat Perintah
6. Surat Pengantar
7. Surat Tugas
8. Surat Undangan
9. Surat Panggilan
10. Surat Perintah Perjalanan Dinas
11. Surat Izin
12. Surat Kuasa
Surat Undangan
13. Pengumuman
14. Rekomendasi Surat Keterangan
15. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas Surat Tugas
16. Lembar disposisi
Telegram dll
17. Berita Acara
18. Nota Dinas
19. Laporan
20. Daftar Hadir
21. Notulen
22. Memo
 DATA - Prioritas dalam suatu organisasi/ kantor
- Sebagai modal utama suatu perencanaan
- Sarana untuk mengontrol keadaan/ situasi daerah
- Sumber utama pengambilan suatu keputusan
- Evaluasi suatu pekerjaan

ARSIP - Bukti penyelesaian suatu pekerjaan yang dilakukan

maupun yang belum dilakukan / dilaksanakan dalam
suatu organisasi.

Cepat
CAM Aman (disimpan dengan rapi dengan map/ lemari dll)
Mudah ditemukan

Pola Penyimpanan/ Penempatan :

- Berdasarkan bagian pengolah
- Berdasarkan masalah surat
- Berdasarkan nomor surat

Instruksi Bupati Pontianak Nomor 01 Tahun 2002 tentang Susunan

Organisasi dan tata kerja Pemerintah Desa
- Cap/ Stempel yang dipergunakan hanya cap/ stempel Kepala
Desa dapat digunakan oleh Sekdes, para Kepala Urusan
mengatasnamakan Kepala Desa
- Kepala Desa – berhalangan

Sekretaris Desa mewakili Kades

Berhalangan ditunjuk salah satu

Kepala urusan yang dianggap mampu
- ISI CAP/ STEMPEL KEPALA DESA

X = PEMERINTAH KABUPATEN PONTIANAK

XX = KECAMATAN
XXX = KEPALA DESA

- PENANDATANGANAN
a.n. KEPALA DESA… a.n. KEPALA DESA …
KEPALA DESA…. SEKRETARIS DESA.. KEPALA SEKSI…

Cap/ Stempel Kades Cap/ Stempel Kades Cap/ Stempel Kades

NAMA JELAS NAMA JELAS NAMA JELAS

- PAPAN NAMA
Ukuran papan Nama Pemerintah Desa :
1) Ukuran papan 75 x 150 cm
2) Ukuran Huruf
Perbandingan ukuran huruf 1 : 2
Ukuran huruf “1” tulisan Pmerintah kabupaten
Ukuran huruf “2” tulisan nama Pemerintah Desa
3) Contoh

Jl. ………………………………..No. …….. Telp ………………

Kode Pos
KOP SURAT:

PEMERINTAH KABUPATEN PONTIANAK

KECAMATAN SUNGAI PINYUH
DESA ………………
Jl. ……………… No. …… Telepon ……………..Fax. ………………..

CONTOH :
- SURAT PENGANTAR
KOP SURAT DINAS

Kepada :
Yth.

di –

……………………

SURAT PENGANTAR
Nomor : ................................

No Jenis Barang Yang Dikirim Banyaknya Keterangan

..............., .................. 2004

Diterima tanggal …………………..

Yang Menerima KEPALA DESA ……………………..

NAMA JELAS NAMA JELAS

CONTOH
3 cm
PEMERINTAH KABUPATEN PONTIANAK
KECAMATAN SUNGAI PINYUH
DESA SUNGAI RASAU
Alamat : Jl. Raya Sungai Rasau No. ……

Nomor : ……../ ……../ ……. Kepada :

Sifat : P/ S/ R Yth. Sdr ………………
Lampiran : …….(lbr/ exp)
Perihal : …………………………….. di –

……………………

.........................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.........................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................

Kepala Desa Sungai Rasau

Ttd

CAP

....................................

TEMBUSAN disampaikan kepada Yth :

1. ..............................................
2. ...............................................
_________________________________
 SEPULUH CARA UNTUK MENCAPAI SUKSES

1. BEKERJA KERAS = adalah merupakaninvestasi terbaik yang dapat

dibuat manusia
2. BELAJAR SUNGGUH-SUNGGUH
3. PUNYA INISIATIF = membuka jalan
4. MENCINTAI PEKERJAAN = gembira / memahami
5. SAKSAMA = tidak ceroboh
6. PUNYA SEMANGAT = mengalahkan segala macam halangan
7. PUNYA KEPRIBADIAN
8. SALING MENOLONG
9. BERSIKAP DEMOKRATIS
10. DALAM SEGALA SESUATU LAKUKAN YANG TERBAIK
---------- “ ----------

SENDI-SENDI PELAYANAN PRIMA (KEPMENPAN NO 81/ 93)

1. KESEDERHANAAN : prosedur pelayanan mudah, lancar, cepat tidak
berbelit-belit, mudah dipahami dan dilaksanakan.
2. KEJELASAN DAN KEPASTIAN mengenai :
- Prosedur / tata cara
- Persyaratan
- Unit kerja yang bertanggungjawab
- Rincian biaya
- Jadwal untuk penyelesaian
3. KEAMANAN
4. KETERBUKAAN, diinformasikan secara terbuka diminta atau tidak.
5. EFISIEN:
- Syarat hal yang penting
- Hindarkan adanya pengulangan kelengkapan persyaratan
6. EKONOMIS
- Biaya wajar
- Sesuai kondisi kemampuan masyarakat
- Sesuai ketentuan peraturan
7. KEADILAN
8. KETEPATAN WAKTU