ADMINISTRASI GUGUS DEPAN
A. PENGERTIAN
a. Administrasi dalam arti luas, adalah pengelolaan satuan yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di satuan.
b. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis atau kegiatan-
kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan Pramuka.
B. FUNGSI
Admnistrasi berfungsi :
a. Untuk melaksanakan pengawasan, terhadap semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan.
b. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan
Pramuka.
C. PENGGOLONGAN ADMINISTRASI
Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan sebagai berikut :
1) Catatan
2) Laporan
3) Perencanaan, rencana dan program
4) Keputusan
5) Surat menyurat
D. SURAT MENYURAT
a. Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan
dan lain-lain kepada pihak lain.
b. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya
pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan
penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
c. Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :
1) Nomor urut surat keluar
2) Kode Kwartir
3) Kode Bidang / Gugus Depan
Contoh = 003/02.157-02.158 - C
003 = Nomor urut surat keluar
02.157-02.158 = Nomor Gudep
C = Kegiatan
d. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan.
e. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :
1) Kepala surat, yang terdiri dari :
a. Nama organisasi/kesatuan
b. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
c. Nomor
d. Klasifikasi (sifat)
e. Lampiran
f. Perihal/Hal
g. Alamat
h. u.p (untuk perhatian), apabila perlu
2) Isi surat, terdiri dari :
a. Pendahuluan
b. Uraian/maksud
c. Kalimat penutup
3) Penutup surat, terdiri dari :
a. Nama Jabatan
b. Tanda Tangan
c. Nama Pejabat
d. Cap atau stempel
e. Tembusan
d. Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :
1) SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain,
yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.
2) SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap
konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat
yang diberi wewenang meneliti.
…………….., ….. …………… 20 ….
Pembina Gugus Depan,
(……………………..)
2. Buku Keuangan
Digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas mingguan, bulanan
maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan kas dan diketahui pembina.
Formatnya dapat dibuat sbb :
Jumlah
Pradana Bendahara
........................ ..........................
Pembina
........................
Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang keluar. Pada akhir bulan
diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit harus sama/ diisikan pada bagian
saldo (kalau ada), bahkan mungkin minus.
(……………………..)
1.
2.
3.
Dst.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Contoh Surat :
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln HOS. Cokroaminoto 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417
Nomor : 001/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011
Sifat : Biasa
Lampiran : -
Perihal : Pemberitahuan Kegiatan
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa Jepara
Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d
20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, perlu kami beritahukan bahwa peserta kegiatan dimaksud adalah anggota Pramuka Penegak
Bantara dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang.
Demikian pemberitahuan kami sampaikan, dan untuk menjadikan periksa. Atas perhatiannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BER BUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas
Kelapa Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan
Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, perlu kami beritahukan bahwa peserta kegiatan dimaksud adalah anggota
Pramuka Penegak Bantara dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang.
Demikian pemberitahuan kami sampaikan, dan untuk menjadikan periksa. Atas perhatiannya kami
menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BER BUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa Jepara
Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d
20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kiranya Kakak berkenan untuk dapat menugaskan 1 (satu) orang anggota Dewan
Kerja Pramuka Penegak & Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara untuk dapat memberikan materi “Administrasi Gugus
Depan” pada kegiatan dimaksud. Dengan ketentuan sebagai berikut :
Hari, tanggal : Sabtu, 19 Februari 2011
Waktu : Pukul 19.30 s.d 20.30 WIB
Tempat : Aula SMA Tunas Kelapa Jepara
Pakaian : Pramuka Lengkap
Keterangan : Jadwal kegiatan terlampir
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan perkenaannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara –
9417
Nomor : 003/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011
Sifat : Penting
Lampiran : -
Perihal : UNDANGAN
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa Jepara
Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d
20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kiranya Kakak berkenan untuk dapat menugaskan 1 (satu) orang anggota Dewan
Kerja Pramuka Penegak & Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara untuk dapat menghadiri Upacara Pembukaan pada :
Hari, tanggal : Sabtu, 19 Februari 2011
Waktu : Pukul 14.00 WIB
Tempat : Aula SMA Tunas Kelapa Jepara
Pakaian : Pramuka Lengkap
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan perkenaannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 telah
melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat
di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, perlu kami beritahukan bahwa kegiatan dimaksud diikuti oleh anggota Pramuka Penegak
Bantara dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang. Adapun laporan kegiatan sebagaimana terlampir.
Demikian laporan kami sampaikan dan untuk menjadikan periksa, atas perhatianya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,
Catatan : Penggunaan Kode dengan Huruf I dan O ditiadakan untuk menghindari kesamaan dalam penulisan dengan angka 1(satu)
atau 0 ( Nol ).
Jika terjadi penambahan kelompok maka dapat diberi kode huruf berikutnya dan bila telah sampai Z dapat dilanjutkan dengan
penulisan kode AA, BB dan seterusnya.
CONTOH SURAT MENYURAT AMBALAN
GERAKAN PRAMUKA
Nomor : 001/GP.13.C.19119/2010
Sifat : Penting.
Lampiran :-
Kepada,
di-
Tempat.
Salam Pramuka,
Dengan hormat kami memberitahukan, bahwa Pramuka SMA Negeri 1 Paiton InsyaAllah akan
mengadakan kegiatan PERSESA ( Perkemahan Senin - Selasa ) yang akan dilaksanakan pada :
Demikian surat pemberitahuan ini kami buat, atas kerjasama dan partisipasinya kami ucapkan terima
kasih.
Paiton, 07-06-2010
Mengetahui.
Nama : ………………………….
Pekerjaan : ………………………….
Status : Ayah/ Ibu/ Saudara/ ……………..(coret yang bukan status & diisi jika status lainnya).
Alamat : ………………………….
Memberikan ijin kepada anak kami untuk mengikuti kegiatan Pramuka tanggal 21-22 Juni 2010 :
Nama : ………………………….
Kelas : ………………………….
Alamat : ………………………….
Surat Keterangan ijin diatas, kami buat dengan sebenar-benarnya & untuk digunakan dengan sebaik-
baiknya.(surat ijin ini diserahkan kepada panitia perkemahan sebelum tgl acara dilaksanakan).
………………2010
………………………
GERAKAN PRAMUKA
Nomor : 002/GP.13.C.19119/2010
Sifat : Penting.
Lampiran :-
Perihal : Pemberitahuan.
Kepada,
di-
PAITON
Salam Pramuka,
Dengan hormat kami memberitahukan, bahwa Pramuka SMA Negeri 1 Paiton InsyaAllah akan
mengadakan kegiatan PERSESA ( Perkemahan Senin - Selasa ) yang akan dilaksanakan pada :
Demikian surat pemberitahuan ini kami buat, atas kerjasama dan partisipasinya kami ucapkan terima
kasih.
Paiton, 07-06-2010
Mengetahui.
Nomor : 003/GP.13.C.19119/2010
Sifat : Penting.
Lampiran :-
Perihal : Pemberitahuan.
Kepada,
di-
PROBOLINGGO
Salam Pramuka,
Dengan hormat kami memberitahukan, bahwa Pramuka SMA Negeri 1 Paiton InsyaAllah akan
mengadakan kegiatan PERSESA ( Perkemahan Senin - Selasa ) yang akan dilaksanakan pada :
Hari / tanggal : Senin – Selasa (21-22 Juni 2010 ).
Demikian surat pemberitahuan ini kami buat, atas kerjasama dan partisipasinya kami ucapkan terima
kasih.
Paiton, 07-06-2010
Mengetahui.
GERAKAN PRAMUKA
Nomor : 004/GP.13.C.19119/2010
Sifat : Penting.
Lampiran :-
Perihal : Pemberitahuan.
Kepada,
di-
PAITON
Salam Pramuka,
Dengan hormat kami memberitahukan, bahwa Pramuka SMA Negeri 1 Paiton InsyaAllah akan
mengadakan kegiatan PERSESA ( Perkemahan Senin - Selasa ) yang akan dilaksanakan pada :
Demikian surat pemberitahuan ini kami buat, atas kerjasama dan partisipasinya kami ucapkan terima
kasih.
Paiton, 07-06-2010
Mengetahui.
ANGGARAN DANA
A. Pengeluaran.
1. Administrasi :
Rp.385.000,-
2. Api Ungun :
3. Perlengkapan :
Rp.410.000,-
4. Out Bond :
Rp.235.000,- +
Rp.1.165.000,-
GERAKAN PRAMUKA
Nomor : 005/GP.13.C.19119/2010
Sifat : Penting.
Lampiran :-
Perihal : Undangan
Kepada,
di-
PAITON
Salam Pramuka,
Dengan hormat kami memberitahukan, bahwa Pramuka SMA Negeri 1 Paiton InsyaAllah akan
mengadakan kegiatan PERSESA ( Perkemahan Senin - Selasa ) yang akan dilaksanakan pada :
Jam : …………………………………..
Demikian surat pemberitahuan ini kami buat, atas kerjasama dan partisipasinya kami ucapkan terima
kasih.
Paiton, 07-06-2010
Mengetahui.
Nomor : 004/GP.13.C.19119/2010
Sifat : Penting.
Lampiran :-
Perihal : Pemberitahuan.
Kepada,
Yth………………….
di-
TEMPAT
Salam Pramuka,
Dengan hormat kami memberitahukan, bahwa Pramuka SMA Negeri 1 Paiton InsyaAllah akan
mengadakan kegiatan PERSESA ( Perkemahan Senin - Selasa ) yang akan dilaksanakan pada :
Demikian surat pemberitahuan ini kami buat, atas kerjasama dan partisipasinya kami ucapkan terima
kasih.
Paiton, 07-06-2010
Mengetahui.
SANDI AMBALAN
JOKO SEGER – DEWI SEKARWANGI
(SEGER WANGI)
RENUNGAN
Lalu,bagaimana bisa,
Kita Mendharmakan Satya Pramuka,
Jika kita sendiri berlumuran lumpur yang hitam
Oh…ya, Tuhanku
Apakah kami bisa merubah itu semua dalam kebaikan