Surat Dinas

a. Pengertian Surat Dinas

Berikut ini akan diuraikan beberapa pengertian surat menurut beberapa ahli:
1) W.J.S. Poerwadarminta yang dimaksud dengan surat adalah kertas yang
bertulis.
2) Drs. Engelbertus Martono menyatakan surat hanyalah secarik kertas
yang bertuliskan, tetapi sebagai piranti (sarana) komunikasi individu atau
kelompok.
3) Drs. H. Suhanda Panji menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih
yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh
seseorang atau orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukan
dalam organisasi.
Berdasarkan pendapat para ahli tersebut bisa diambil kesimpulan bahwa
surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis, baik
atas nama diri sendiri maupun atas nama suatu organisasi atau perusahaan.
Surat dinas adalah surat yang isinya mengenai administrasi pemerintah
yang dibuat oleh lembaga pemerintah. Surat dinas disebut juga surat resmi
karena dikeluarkan oleh instansi pemerintah, sehingga dalam penulisan suratnya
ada korelasi antara peraturan pemerintah yang telah ditetapkan dengan
peraturan yang telah diputuskan oleh masing-masing departemen.

b. Bagian-Bagian Surat Dinas

Bagian-bagian surat dinas terdiri dari:
1) Kepala Surat
2) Tanggal Surat
3) Identitas Surat (nomor, lampiran dan hal)
4) Alamat yang dituju
5) Salam Pembuka
6) Tubuh Surat
a) Pembuka Surat
b) Isi
 c) Penutup
7) Salam Penutup
8) Pengirim (tanda tangan dan nama terang)
9) Tembusan
10) Inisial
Dalam penulisan surat dinas, perlu memperhatikan tata bahasa yang
baik dan benar. Ragam bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah
ragam bahasa formal atau baku. Berbeda dengan surat pribadi yang
menggunakan ragam bahasa nonformal atau ragam bahasa santai. Hal ini
dilakukan untuk menghormati lembaga atau seseorang yang menerima surat.
Selain itu, penulisannya harus memperhatikan ejaan yang disempurnakan.
Format baku yang paling sering dignakan untuk menulis surat dinas
adalah format setengah lurus. Selain itu ada format lurus. Akan tetapi format
lurus jarang dipakai dalam menulis surat dinas.
Berikut ini adalah contoh surat dinas dengan format lurus lengkap
dengan bagian-bagian surat dinas.
 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
SMA NEGERI 1 YOGYAKARTA
Jalan Gajah Mada V, Yogyakarta 57761

10 November 2017 Tanggal Surat

Nomor :02/SMN/10
Lampiran : 1 Berkas Nomor, Lampiran dan Hal
Hal : Permohonan Pembicara

Yth. Kepala Kapolres Yogyakarta

Jalan Diponegoro VII Alamat yang dituju
(alamat surat)
Yogyakarta

Dengan hormat, Salam Pembuka

Dalam rangka mengisi hari jeda setelah dilaksanakannya Ujian
Semester kami pengurus OSIS SMA Negeri Yogyakarta akan
menyelenggarakan seminar dengan mengangkat tema “Katakan Tidak
untuk Narkoba!” Seminar tersebut akan kami selenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Kamis, 16 November 2017
Pukul : 08.00 s.d 11.00
Tempat : Aula SMA Negeri 1 Yogyakarta
Sehubungan dengan diadakannya seminar tersebut, kami mohon
Bapak berkenan menjadi pembicara dalam acara tersebut. Bersama ini
kami lampirkan proposal kegiatan.
Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas perhatian dan
kesediaan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Sekretaris Ketua Panitia
Ttd. Ttd.
Ayu Rei
Mengetahui

Ketua OSIS Pembina OSIS

Ttd. Ttd.
Joko Bambang Siswanto, S.Pd
c. Jenis-jenis Surat Dinas
1) Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada
bawahan, berisi petunjuk yang harus dilakukan. Surat perintah berlaku
sementara dan berakhir setelah tugas yang diperintahkannya selesai
dilaksanakan serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut kepada pimpinan.
Surat perintah pada instansi swasta ditandatangai oleh pimpinan
perusahaan atau orang yang diberi wewenang untuk menandatanganinya.
Pada instansi pemerintah/departemen, surat perintah ditandatangani oleh
menteri, pejabat eselon I, pejabat eselon II, atau pejabat lain yang berwenang.
Surat perintah yang ditandatangani menteri disusun di kertas berkepala surat
menteri, dengan lambang Negara di tengah halaman kertas. Surat perintah
menteri yang ditandatangani oleh pejabat eselon I, pejabat eselon II, dan
pejabat lain karena wewenang dan jabatannya disusun menggunakan kertas
berkepala surat departemen.

Merencanakan Isi Surat Perintah

a. Kepala surat perintah terdiri atas:
1) Tulisan “SURAT PERINTAH MENTERI . . . . REPUBLIK INDONESIA”
2) Kode, nomor urut, dan tahun
b. Pembukaan
1) Tulisan “MENTERI . . . . REPUBLIK INDONESIA” ditulis dengan huruf
besar seluruhnya, di atas kertas berkepala surat menteri dengan
lambang negara di tengah.
2) Tulisan “Dasar” ditempatkan pada sisi kiri kertas berkepala surat menteri,
dan memuat hal-hal yang menjadi dasar hokum dari surat perintah.
3) Tulisan “Menimbang” ditulis pada sisi kiri kertas berkepala surat menteri,
terletak tegak lurus denga ntulisan “Dasar”.
4) Tulisan “MEMERINTAHKAN” ditulis di tengah halaman kertas berkepala
surat menteri, dengan huruf besar seluruhnya, serta diakhiri dengan
tanda titik dua (.)
 5) Tulisan “Kepada” ditulis di sisi kertas berkepala surat menteri tegak lurus
dengan letak tulisan “Dasar” dan “Menimbang”. Setelah tulisan
“Kepada”, di belakang kata tersebut diberi tanda baca titik dua (:),
kemudian diikuti dengan penulisan nama pejabat yang diberi perintah.
c. Isi surat perintah
Materi “Surat Perintah” dirumuskan secara singkat, tegas, jelas, dan
memuat hal-hal sebagai berikut:
1) Tugas yang diperintahkan,
2) Pertanggungjawaban pelaksanaan tugas,
3) Jangka waktu berlakunya surat perintah.

Rumusan surat perintah dirinci dengan membubuhkan urutan nomor 1, 2,

3, kiri halaman kertas serta terletak tegak lurus dengan letak tulisan “Dasar”,
“Menimbang”, dan tulisan “Kepada”.

d. Kaki surat/bagian akhir surat:

1) Nama Tempat Dikeluarkan Surat Perintah
2) Tanggal, Bulan, dan Tahun
3) Jabatan Pemberi Perintah
4) Nama Terang Pemberi Perintah
5) Nomor Induk Pegawai (NIP), jika dari Instansi Pemerintah
6) Tembusan (jika Perlu)
Bagan Surat Perintah dan Contoh Surat Perintah

(LAMBANG NEGARA)

MENTERI ………………………..
…………………………………….
REPUBLIK INDONESIA

SURAT PERINTAH
MENTERI ……………………….
MENTERI INDONESIA
NOMOR: ………………………...

Dasar :
……………………………………………………………………….....

………………………………………………………………………….
Menimbang :
………………………………………………………………………….

MEMERINTAHKAN

Kepada :1 ......................................................................................
2 ......................................................................................

Untuk :1. .......................................................................................

2 ........................................................................................
3 .........................................................................................

Dikeluarkan di: …………………….

Pada tanggal :

MENTERI …………………………..

Cap

(Nama terang)

Tembusan :
1. ………………………
2. ………………………
Bagan surat perintah yang ditandatangani oleh pejabat eselon I dan II
(Kepala Surat Departemen)

SURAT PERINTAH
PEJABAT ESELON I/II
NOMOR: …………………………

Dasar : …………………………………………………………………

Menimbang : …………………………………………………………………

MEMERINTAHKAN

Kepada : 1 ………………………………………………………………………..
2 ………………………………………………………………………..

Untuk : 1. ………………………………………………………………………
2 ……………………………………………………………………….
3 ……………………………………………………………………….

Dikeluarkan di: …………………….

Pada tanggal : ……………………..

(Nama jabatan eselon I/II)

(Nama pejabat)
NIP: ……………………

Tembusan :
1. ………………………
2. ………………………
Contoh surat perintah pada instansi swasta

HARIAN UMUM PEDOMAN

Jalan Teratai Atas 13
Bekasi

SURAT PERINTAH
NOMOR: ……………….

Dasar : 1. Dalam rangka peningkatan sumber daya manusia.

2.. Surat Pemimpin Redaksi Harian Umum Pedoman No.
346/P76/KEP/2013 tanggal …………
Pertimbangan: Untuk peningkatan sumber daya manusia dalam menyongsong era
globalisasi, untuk hal tersebut di atas perlu dikeluarkan surat perintah.

MEMERINTAHKAN

Kepada :
Nama : …………………………………………………………………………
Pangkat : …………………………………………………………………………
Jabatan : …………………………………………………………………………
Alamat : …………………………………………………………………………
Untuk :
1. Terhitung tanggal 12 Juni 2013, di samping tugas-tugas pokok yang telah
ada, Saudara diperintahkan untuk melaksanakan kewajiban/pekerjaan
sebagaimana tercantum dalam lampiran surat perintah ini.
2..Agar pelaksanaannya dijalankan dengan sebaik-baiknya dengan penuh rasa
tanggung jawab.

Dikeluarkan di : Bekasi
Pada tanggal : 3 Juni 2013

Pemimpin Redaksi
Harian Umum Pedoman

Ir. Ereng Sarind

2) Surat Keputusan
Surat keputusan adalah surat yang berisi tentang hal tertentu yang
merupakan kebijakan pimpinan dari suatu organisasi. Surat keputusan
mempunyai kedudukan yang paling tinggi jika dibandingkan dengan surat dinas
yang lain, sebab semua keabsahan status seorang pegawai/karyawan, seperti
pengangkatan, mutasi, promosi, denosi, pemberhentian/PHK ditetapkan melalui
surat keputusan. Surat keputusan juga digunakan untuk memberlakukan
peraturan-peraturan yang digunakan kegiatan berorganisasi, bermasyarakat, dan
bernegara. Karena kedudukannya yang sedemikian penting, maka orang yang
berhak mengeluarkan surat perintah dalam suatu organisasi hanyalah pimpinan
tertinggi. Hal ini tercermin dan digunakannya nama jabatan tertinggi pimpinan
organisasi menjadi nama surat keputusan, misalnya surat Keputusan Presiden
…., Surat Keputusan Menteri …, Surat Keputusan Direktur.
Surat keputusan Bupati …, Pejabat yang lebih rendah hanya boleh
menandatangani surat keputusan dengan mengatasnamakan pimpinan tertinggi.
Pada dasarnya, surat keputusan merupakan pernyataan kehendak pimpinan,
namun demikian sebelum memutuskan pimpinan terlebih dahulu harus
mengemukakan dasar-dasar hukum/peraturan/perundang-undangan yang
melandasi dikeluarkannya surat tersebut. Di samping itu, pimpinan juga harus
mengemukakan pertimbangan-pertimbangan dan hal-hal lain yang mendorong
dikeluarkannya surat keputusan. Sedemikian pentingnya kedudukan surat
keputusan, sehingga surat keputusan mempunyai pengarus yang sangat besar
terhadap orang yang bersangkutan, baik seserorang maupun sekelompok orang,
material, maupun organisasi.

Surat keputusan memuat hal-hal sebagai berikut:

a. Masalah kepegawaian, antara lain:

- Pengangkatan - Cuti
- Promosi - Hukum kepegawaian
- Mutasi - Pensiun
b. Masalah peraturan, antara lain:
- Tata tertib - Pedoman tata kearsipan
- Pedoman surat menyurat - Anggaran dasar/anggaran rumah tangga
c. Melaksanakan pelaksanaan pekerjaan, antara lain:
- Pelaksanaan ujian
- Pelaksanaan pelulusan
- Hukuman
d. Masalah melimpahkan wewenang, seperti keputusan kepada pejabat guna
memangku jabatan baru atau meletakan.

Kegunaan Surat Keputusan

Surat keputusan berguna untuk:
1) Menentukan atau mengubah status seseorang atau barang
2) Mengesahkan pendirian, mengubah status, dan atau membubarkan stuatu
organisasi/lembaga
3) Mengesahkan berlaku atau tidak berlakunya suatu pedoman/peraturan
4) Mencabut masa berlaku surat keputusan terdahulu.
(Kepala Surat Keputusan)

KEPUTUSAN
………………………..
Nomor: ……………….
Tentang : ……………...

…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………….....
Menteri ……………………………………………………………………………………..
Menimbang : …………………………………………………………………………
Mengingat : …………………………………………………………………………
Memperhatikan……………………………………………………………………………

MEMUTUSKAN
Menetapkan : …………………………………………………………………………
Pertama : …………………………………………………………………………
Kedua : ……………………………………………………………………..........
Ketiga : …………………………………………………………………..............

Ditetapkan di : …………………………
Pada tanggal : ……………………….

(Nama jabatan)

Cap (Nama jelas)

NIP. ………………………
Tembusan:
1. ……………
2. ……………
3) Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi adalah surat keterangan yang diberikan kepada
seseorang/perusahaan berdasarkan data otentik yang ada. Rekomendasi dapat
diberikan oleh pimpinan perusahaan berdasarkan catatan pembukuan
perusahaannya. Rekomendasi dapat juga diberikan oleh perseorangan, terutama
untuk melamar pekerjaan.
Perbedaan referensi dan rekomendasi terletak pada ketidakrahasiaan
rekomendasi. Jika referensi diperoleh dengn menunjuk seseorang, maka
rekomendasi diperoleh dengan meminta surat langsung dari pemberi
rekomendasi.

Kegunaan Surat Rekomendasi

Pada dasarnya, surat rekomendasi tergolong surat keterangan karena
berisi keterangan mengenai seseorang. Misalnya seseorang akan melamar
pekerjaan, dan meminta keterangan/rekomendasi dari atasannya. Jelas bahwa
orang yang memberikan rekomendasi adalah orang yang mempunyai kedudukan
lebih tinggi, karena keterangan yang diberikan berguna bagi orang yang
direkomendasikan sebagai bahan pertimbangan dalam organisasi.

1) Bagian-bagian Surat Rekomendasi

a. Kepala surat rekomendasi memuat:
- Nama instansi
- Alamat
- Tempat kedudukan
- Nomor surat
- Hal/perihal
- Tanggal surat
b. Isi/badan surat rekomendasi memuat:
- Perkataan “Dengan ini kami menerangkan bahwa”
- Nama
- Jabatan
- Alamat
 - Keterangan mengenai yang direkomendasi
- Keterangan untuk apa surat rekomendasi dikeluarkan
c. Kaki surat rekomendasi memuat:
- Nama jabatan
- Tanda tangan
- Nama terang
- NIP

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Jalan Padang Bulan Medan

Nomor : 47/FE/R/X/2013 5 Oktober 2013

Hal : Surat Rekomendasi

Dengan ini kami menerangkan bahwa:

Nama : Dr. Jhon Efendy MBA
Jabatan : Dosen
Alamat : Jl. Padang Bulan Medan

Adalah dosen Ekonomi Makro di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara.
Surat ini, kami berikan untuk keperluan mengikuti seminar tentang
perdagangan bebas yang diadakan di Jakarta, tanggal 10 s.d 15 Oktober
2013.
Demikian surat ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.

Dekan
Ttd

Prof. Dr. Immanuel

NIP: 1304567
4) Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada
semua anggota lingkungan agar mereka mengetahui tentang apa yang perlu
diketahui.
Ciri surat pemberitahuan antara lain:
a) Bersifat mengirim kabar atau berita
b) Memberitahukan sesuatu, misalnya perubahan nomor telepon, pindah
alamat, pembukaan kantor cabang baru, perubahan harga, dan keperluan
yang lain yang bersifat mengabarkan. Sedangkan surat pemberitahuan yang
lain tidak semata-mata mengirimkan kabar tetapi juga mengandung maksud
khusus yang tercantum pada nama surat, yaitu menawarkan, memesan,
memohon, melamar, dan sebagainya.
Sifat isi dari surat pemberitahuan yang disampaikan dapat dibedakan
menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut:
a) Pemberitahuan yang isinya merupakan inisiatif dari pengirim surat.
b) Pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atau balasan atas surat
yang telah diterima sebelumnya.
Struktur isi surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
a) Bagian pembuka, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang berisi
masalah pokok surat.
b) Bagian isi, yaitu bagian yang berisi rincian, uraian, keterangan, atua
penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitakan.
c) Bagian penutup, yaitu bagian yang pada umumnya berisi harapan agar pihak
yang dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan bila perlu dalam bagian
ini pengirim surat dapat meminta tanggapan atau respon penerima surat.
Perhatikan contoh surat pemberitahuan berikut:

PT SURYA MANDIRI
Jl. Raya Sawangan, No. 10, Telp. 021-756879
Pancoran Mas – Depok

No. 10/P/XI/08 2 November 2008

Yang terhormat
Rekanan PT SURYA MANDIRI
Jakarta

Hal : Pindah Alamat dan Perubahan Nomor Telepon

Dengan hormat,
Kami beritahukan kepada rekanan bahwa mulai tanggal 2 Januari 2009
kantor PT Surya Mandiri pindah dari Jl. Raya Sawangan No. 10 ke Jl.
Padang Raya No. 7.
Akibat kepindahan tersebut, nomor telepon kami juga mengalami
perubahan dari nomor lama menjad (021) 7801910.
Atas perhatian rekanan, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ir. Edi Supriyanto

5) Surat Undangan
Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan
kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi dalam suatu acara
tertentu di tempat dan pada waktu tetentu. Undangan menurut kepentingannya ada
tiga macam, yaitu sebagai berikut:
a. Undangan resmi, dipakai untuk keperluan resmi.
Contohnya undangan rapat suatu organisasi, undangan upacara
kenegaraan, undangan pelantikan pejabat, dan lain-lain. Undangan resmi
dikeluarkan oleh badan atau organisasi resmi, sehingga pengundang harus
menyebut pihaknya dengan kata kami. Di dalam undangan resmi, kata kami dapat
diganti dengan menyebutkan jabatan (mewakili organisasi).
Misalnya:
- Kami mengundang Saudara untuk . . .
- Direktur PT KIVANI mengundang Saudara . . .
Ciri-ciri undangan resmi:
- Memakai kepala surat (kop surat)
- Memakai model atau bentuk surat yang standar
- Menggunakan ragam bahasa resmi
- Menggunakan kertas yang dikhususkan untuk surat-menyurat.
b. Undangan setengah resmi, biasanya dibuat untuk perkumpulan keluarga,
perkumpulan arisan, dan lain-lain.
Contohnya undangan rapat keluarga, undangan syukuran, dan lain-lain.
Undangan setengah resmi untuk mewakilkan kelompok sehingga pengundang
harus menyebutkan pihaknya dengan kata kami atau kata ganti jamak lain.
Ciri-ciri undangan setengah resmi:
- Tidak memakai kop surat
- Bentuk suratnya boleh tidak standar
- Boleh menggunakan bahasa campuran (tidak harus bahasa resmi)
- Menggunakan kertas yang lazim dipakai untuk surat-menyurat
c. Undangan tidak resmi/undangan pribadi adalah undangan yang dibuat oleh
perseorangan untuk keperluan dirinya sendiri.
Contohnya undangan ulang tahun, undangan syukuran, dan lain-lain.
Undangan pribadi untuk mewakili satu orang saja, pengundang harus
menyebutkan dirinya dengan kata saya.
Dalam bagian penutup seringkali pengundang mengucapkan terima kasih atas
kehadiran orang yang diundang. Hal ini tidak perlu dilakukan pada undangan
 pribadi karena pada taraf ini pengundang baru mengharapkan kehadiran
seseorang, sedangkan orang yang diundang tersebut belum tentu hadir,
sehingga ucapkan terima kasih termasuk pemborosan kalimat. Jadi, kalimat
penutup undangan yang benar adalah sebagai berikut.
- Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara.
- Kehadiran Anda merupakan kebahagiaan bagi kami.
- Kami menunggu kedatangan Anda.
- Atas perhatian Anda, kami mengucapkan terima kasih.

Perhatikan contoh surat undangan resmi berikut.

PT GENINTRA CONSULTINDO
Jl Mampang Prapatan IV/2 Jakarta Selatan
Telp. (021) 7919461-62-63

No. 093/GC/XII/08 1 Desember 2008

Yth. Bapak Gita Kurniawan
Jl. Jati Padang Raya No. 7
Pasar Minggu
Jakarta

Hal: Undangan Rapat Tahunan

Kami mengundang Bapak untuk menghadiri Rapat Tahunan yang

diselenggarakan pada:

Hari/tanggal : Senin, 8 Desember 2008

Pukul : 10.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Direksi PT Genintra Consultindo
Jl. Mampang Prapatan IV/2
Acara : Laporan Keuangan 2008
Mengingat rapat tersebut sangat penting, kami mengharapkan kehadiran
Bapak tepat pada waktu yang telah ditentukan.
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ferari Romawi, MBA
Direktur Utama