 Surat dinas adalah salah satu sarana

komunikasi tertulis untuk

menyampaikan informasi dari satu pihak
dengan pihak lain berkenaan dengan
kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi yang bersangkutan.
 Sebagai bukti tertulis hitam diatas putih
terutama surat-surat perjanjian
 Alat pengingat karena surat dapat
diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika
diperlukan
 Sebagai bukti sejarah, seperti seperti
surat-surat perubahan dan perkembangan
suatu instansi
 Sebagai pedoman kerja
 Sebagai duta atau wakil
penulis untuk berhadapan
dengan lawan bicaranya
 Dalam menggunakan surat dinas sebaiknya
memperhatikan format yang menarik, tidak
terlalu panjang, serta memakai bahasa yang
jelas, padat, adab dan takdzim.
• Format menarik artinya penggunaan letak
bagian-bagian surat teratur sesuai dengan
kaidah ketentuan yang berlaku tidak
menempatkan bagian-bagian surat dengan
seenaknya sendiri.
• Surat dinas tidak terlalu panjang artinya dalam
penggunaan bahasa dalam surat dinas
sebaiknya tidak bertele-tele karena
penggunaan bahasa yang semacam itu akan
menjemukan pembaca atau pihak yang
bersangkutan.
 Penggunaan bahasa pada surat dinas
dikatakan jelas apabila maksud yang
dikandung mudah ditangkap oleh pembaca
seperti unsur-unsur gramatikal, seperti subjek,
predikat, dan objek dinyatakan secara jelas dan
tegas serta penggunaan tanda baca yang tepat.
 Bahasa pada surat dinas dikatakan padat
apabila langsung mengungkapkan pokok
pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-
basi dan tanpa berbunga-bunga.
 Bahasa pada surat dinas dikatakan adab
apabila dalam menyatakan pokok pikiran
dengan sopan dan simpatik, tidak
menyinggung perasaan si penerima.
 Salah satu hal yang menentukan baik dan
tidaknya surat adalah bentuk format dari surat.
Yang dimaksud dengan format adalah tata
letak atau posisi bagian-bagian surat tersebut.
 Sebagai gambaran, berikut beberapa macam
format dari surat dinas: 1) format lurus penuh;
2) format lurus; 3) format setengah lurus; 4)
paragraf menggantung.
 Kepala surat
Tanggal :
No :
Hal :

Yth…….. Alamat surat

Salam pembuka Paragraf
………………………………………………… pembuka
………………………
…………………………………………………
……………………… Paragraf isi
…………………………………………………
……………………… Paragraf
………………………………………………… penutup
……………………….
Salam penutup
Tanda tangan
Nama tanda tangan
Nama jabatan
Tembusan
 Kepala surat
Nomor : tanggal
Lampiran:
Hal :
Yth. ………..
Salam pembuka Alamat surat
………………………………………………………………………
………….. Paragraf
……………………………………………………………………… pembuka
………………………………………………………………………
……………………………………………………………………… Paragraf isi
………………………………………………………………………
… …………………………………………………………………
……………………………………………………………………… Paragraf
……… penutup
Salam Penutup
Tanda Tangan
Nama Tanda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan

Inisial
 Kepala surat
Nomor : tanggal
Lampiran:
Hal :
Yth. ……….. Alamat surat
Salam pembuka
…………………………………………………………
……………….. Paragraf
………………………………………………………………… pembuka
…………………
………………………………………………………… Paragraf isi
…………………………….
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
……………………………………………………………… Paragraf
................................................................................... penutup
…………………………………………………………………
…………………..
Salam Penutup
Tanda Tangan
Nama Tanda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan

Inisial
 Kepala surat
Nomor : tanggal
Lampiran:

Yth. ........
…………….. Alamat surat
Hal:………..
Salam pembuka
…………………………………………………………………… Paragraf
……………………………………………………………. pembuka
……………………………………………………………………
…………………………………………………………… Paragraf isi
………………………………………………………….
…………………………………………………………………….
........................................................................................... Paragraf
…………………………………………………………… penutup
Salam Penutup
Tanda Tangan
Nama Tanda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan

Inisial
 Nota dinas adalah jenis surat dinas yang berisi
pokok persoalan secara singkat. Nota dinas
dapat ditulis atasan untuk bawahan dan juga
sebaliknya,
 Kepala surat
NOTA DINAS
Hal: Nomor:……
Yth…………
Salam pembuka 2 kait
………………………………………………………… 1 kait
……………………………
Tanggal
…………………………………………………………………
……………………………...
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
………………………………………………………….
…………………………………………………………………..
……………………………………………………………
Salam takzim

Cap instansi
Nama jelas
Jabatan 1 kait
Tembusan
…………….
 Memo atau memorandum merupaka jenis
surat dinas yang berisi catatn singkat tentang
pokok persoalan. Memo bersifat informal dan
tingkat keresmiannya rendah.
 Kepala surat

MEMO
Kepada :
Dari :
Hal :
………………………………………………………………
……………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………
tanda tangan
 Surat pengantar adalah surat dinas yang berisi
penjelasan tentang pengiriman barang, surat,
atau dokumen dari satu pihak kepada pihak
yang lain
 Kepala surat
Nomor:………
tanggal
Yth………….
………………
…………………………………………………………
…………………………..
…………………………………………………………………
No Isi Surat/Barang
…………………………………………………………………Jumlah Keterangan
…………………………………………………………….

Salam
takzim
Tanda
tangan
Cap
instansi
Nama
jelas
Jabatan
 Surat tugas adalah jenis surat dinas yang berisi
tugas dari atasan untuk dilaksanakan oleh
bawahan
 Kepala surat
SURAT TUGAS
Nomor:
Kami memberikan tugas kepada:

Nama :
NIP :
Unit Organisasi :
Untuk :
Jangka Waktu :
Lain-lain :
Tanggal
Tanda tangan
Nama Jelas
Jabatan
Tembusan
 Surat keputusan adalah jenis surat dinas yang
berisi aturan, kebijaksanaan, atau ketetapan
yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang
sebagai realisasi dari peraturan yang lebih
tinggi tingkatannya.
 KEPUTUSAN
………………….
Nomor:
……………………………………………………
…………………………………………..
Menimbang 1…………………………
2………………………..
Mengingat 1………………………….
2…………………………
3………………………..
Memperhatikan 1………………………..
2……………………….
Memutuskan
Menetapkan 1…………………………..
2………………………….
Ditetapkan di:…………..
Pada tnggal :………
Nama instansi
yang mengeluarkan keputusan
Tanda tangan
Tembusan Nama jelas
1
2