Surat dinas adalah salah sarana

komunikasi tertulis untuk menyampaikan

informasi dari satu pihak dengan pihak
lain jika surat tersebut berisi informasi
kepada pihak yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi yang bersangkutan, surat
tersebut dinamkan surat dinas.

Sebagai bukti tertulis hitam diatas putih

terutama surat-surat perjanjian
Alat pengingat karena surat dapat
diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika
diperlukan
Sebagai bukti sejarah, seperti seperti
surat-surat perubahan dan
perkembangan suatu instansi

Sebagai pedoman kerja

Sebagai duta atau wakil penulis untuk
berhadapan dengan lawan bicaranya

Dalam menggunakan surat dinas

sebaiknya memperhatikan format yang
menarik, tidak terlalu panjang, serta
memakai bahasa yang jelas, padat, adab
dan takdzim.

Format menarik artinya penggunaan

letak bagian-bagian surat teratur sesuai
dengan kaidah ketentuan yang berlaku
tidak menempatkan bagian-bagian surat
dengan seenaknya sendiri.
Surat dinas tidak terlalu panjang artinya
dalam penggunaan bahasa dalam surat
dinas sebaiknya tidak bertele-tele karena
penggunaan bahasa yang semacam itu
akan menjemukan pembaca atau pihak
yang bersangkutan.

Penggunaan bahasa pada surat dinas

dikatakan jelas apabila maksud yang
dikandung mudah ditangkap oleh
pembaca seperti unsur-unsur gramatikal,
seperti subjek, predikat, dan objek
dinyatakan secara jelas dan tegas serta
penggunaan tanda baca yang tepat.
Bahasa pada surat dinas dikatakan padat
apabila langsung mengungkapkan pokok
pikiran yang ingin disampaikan tanpa
basa-basi dan tanpa berbunga-bunga.

Bahasa pada surat dinas dikatakan adab

apabila dalam menyatakan pokok pikiran
dengan sopan dan simpatik, tidak
menyinggung perasaan sipenerima.

Salah satu hal yang menentukan baik

dan tidaknya surat adalah bentuk format
dari surat. Yang dimaksud dengan format
adalah tata letak atau posisi bagianbagian surat tersebut.

Sebagai gambaran, berikut beberapa

macam format dari surat dinas: 1) format
lurus penuh; 2) format lurus; 3) format
setengah lurus; 4) paragraf
menggantung.

Kepala surat
Tanggal :
No

Hal

Yth..
Salam pembuka

.
Salam penutup
Tanda tangan
Nama tanda tangan
Nama jabatan
Tembusan

Alamat surat
Paragraf
pembuka
Paragraf isi
Paragraf
penutup

Kepala surat
Nomor

tanggal

Lampiran:
Hal
:
Yth. ..
Salam pembuka

..

Salam Penutup
Tanda Tangan
Nama Tanda
Tangan
Nama Jabatan
Tembusan

Inisial

Alamat surat
Paragraf
pembuka
Paragraf isi
Paragraf
penutup

Kepala surat
Nomor :
tanggal
Lampiran:
Hal
:

Alamat surat
Yth.

..
Salam pembuka

..

.........................................................................
..........

..
Salam Penutup
Tanda Tangan
Nama Tanda
Tangan

Paragraf
pembuka
Paragraf isi
Paragraf
penutup

Kepala surat
Nomor

tanggal

Lampiran:
Yth. ........
..
Hal:..
Salam pembuka

.
.
.....................................................................
......................

Salam Penutup
Tanda Tangan
Nama Tanda
Tangan
Nama Jabatan
Tembusan

Inisial

Alamat surat
Paragraf
pembuka
Paragraf isi
Paragraf
penutup

Dalam kepala surat tercantum:

Nama instansi
Alamat lengkap
Nomor telapon
Nomor kotak pos
Alamat kawat
Lambang/logo

Alamat kantor cabang

Nama bank
Jenis usaha

Tanggal surat berfungsi untuk

memberitahukan kepada si penerima
surat kapan surat itu ditulis
Tanggal pada surat dinas tidak perlu
didahului nama kota karena nama kota
sudah tercantum pada kepala surat

Setiap surat dinas yang keluar diberi

nomor dan kode yang berguna untuk
memudah mengatur penyimanan surat,
mencari kembali jika diperlukan, dan
mengetahui banyaknya surat yang
diterima dan keluar.

Penulsan lampiran setelah nomor surat

berguna agar penerima dapat meneliti
dan melihat kembali banyaknya sesuatu
yang dilampirkan

Penulisan hal setelah lampiran berguna

agar pembaca dengan cepat mengetahui
hal yang dibicarakan dalam surat
tersebut sebelum membaca isi surat
selengkapnya.

Alamat (bagian dalam) surat digunakan

sebagai petunjuk langsung siapa yang
harus menerima surat.

Salam pembuka dapat diibaratkan

dengan ucapan permisi, punten. Atau
ketukan pintu ketika bertamu kerunah
orang lain.

Isi surat disebut juga tubuh surat. Bagian

ini merupakan bagian yang paling
menentukan. Tercapai atau tidaknya
maksud penulisan surat, sesuai dengan
keinginan penulis surat bergantung pada
jelas atau tidaknya bagian ini. Bagian ini
terbagi menjadi tiga bagian:

a.

Paragraf pembuka
paragraf pembuka adalah pengantar isi
surat untuk mengajak pembaca surat
menyesuaikan perhatiannya kepada
pokok surat yang sebenarnya.

b. Paragraf isi
bagian ini merupakan pokok surat yang
memuat sesuatu yang diberitahukan,
yang dikemukakan, atau yang
dikehendaki oleh pengirim surat.

c. Paragraf penutup
paragraf penutup berfungsi sebagai kunci
isi surat atau penegasan isi surat. Bagian
ini dapat pula mengandung harapan
pengirim surat atau berupa ucapakan
terimakasih kepada penerima surat.

Berfungsi untuk menunjukkan rasa

hormat penulis surat berkomunikasi
dengan pembaca surat.

Surat dinas dianggap sah apabila ditanda

tangani oleh yang berwenang, yaitu
pemegang suatu instansi, lembaga, atau
organisasi.
Nama jelas penanda tangan dicantumkan
dibawah tanda tangan
Daibawah nama dicantumkan pula nama
jabatan sebagai identitas penanda
tangan tersebut.

Tembusan ini berfungsi untuk

memberitahukan kepada pembaca
bahwa surat tersebut dikirimkan juga
kepada pihak lain yang perlu ikut
mengetahui isi surat tersebut.

Inisial disebut juga sandi, yaitu kode

pengenal yang berupa singkatan nama
pengonsep dan singkatan nama pengetik
surat. Hal ini berfungsi untuk mengetahui
siapaonsep dan pengetik surat jika terjadi
kesalahan dalam surat tersebut,
pengonsep dan pengettik dapat
dihubungi dengan mudah.

Nota dinas adalah jenis surat dinas yang

berisi pokok persoalan secara singkat.
Nota dinas dapat ditulis atasan untuk
bawahan dan juga sebaliknya,

Kepala surat
Hal:
Yth
Salam pembuka

NOTA DINAS
Nomor:

...

.
..

Salam takzim

Cap instansi
Nama jelas
Jabatan

2 kait
1 kait
Tanggal

1 kait

Memo atau memorandum merupaka jenis

surat dinas yang berisi catatn singkat
tentang pokok persoalan. Memo bersifat
informal dan tingkat keresmiannya
rendah.

Kepala surat
MEMO
Kepada :
Dari
:
Hal
:

tanda tangan

Surat pengantar adalah surat dinas yang

berisi penjelasan tentang pengiriman
barang, surat, atau dokumen dari satu
pihak kepada pihakn lain

Kepala surat
Nomor:
tanggal
Yth.

..

No Isi Surat/Barang
Jumlah
Keterang

an
.

Salam takzim
Tanda tangan
Cap instansi
Nama jelas

Surat tugas adalah jenis surat dinas yang

berisi tugas dari atasan untuk
dilaksanakan oleh bawahan

Kepala surat
SURAT TUGAS
Nomor:
Kami memberikan tugas kepada:
Nama
:
NIP
:
Unit Organisasi :
Untuk
:
Jangka Waktu :
Lain-lain
:
Tanggal
Tanda tangan
Nama Jelas
Jabatan
Tembusan

Surat keputusan adalah jenis surat dinas

yang berisi aturan, kebijaksanaan, atau
ketetapan yang dikeluarkan oleh pejabat
berwenang sebagai realisasi dari
peraturan yang lebih tinggi tingkatannya.

KEPUTUSAN
.
Nomor:

..
Menimbang
1
2..
Mengingat
1.
2
3..
Memperhatikan
1..
2.
Memutuskan
Menetapkan
1..
2.