Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain

dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan
(individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat
menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.
Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang
memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan
kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda
tangan.
Ciri-ciri Surat:
1. Surat adalah pesan tertulis.
2. Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.
3. Surat memiliki bagian-bagian yang standar.
4. Surat memiliki bentuk yang standar.
5. Surat memiliki satu pesan inti.
6. Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.
Fungsi Surat:
1. Surat sebagai penyampai pesan.
2. Surat sebagai wakil.
3. Surat sebagai bukti tertulis.
4. Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.
5. Alat untuk mengingat.
6. Dokumen historis dari suatu kegiatan.
7. Keterangan keamanan.

KORESPONDENSI
1) Pengertian dan Fungsi Surat
Surat adalah suatusarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang
satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya.

Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus
terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salh arti pada pihak penerima.
2) Tujuan Menulis Surat
Tujuan menulis surat secara garis besar dapat diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat
b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat
c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat
3) Korespondensi
Korespondensi searti dengan surat menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau
hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan
saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, organisasi atau instansi dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Korespondensi Eksteren
Hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan
pihak luar
b. Korespondensi Intern
Hubungan surat menyurat yang dlakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk
hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

4) Koresponden
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani
surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
5) Fungsi Surat
Fungsi Surat dalam suatu organisasi antara lain:
a. Surat sebagai media komunikasi
b. Surat sebagai barometer
c. Surat sebagai bukti tertulis
d. Surat sebagai salah satu otak kegiatan kantor.
Surat memiliki bagian-bagian tersendiri dalam bentuknya, bagian surat ini memiliki fungsinya
masing-masing dalam penulisan surat. Surat hendaknya disusun sesuai dengan kebiasaan yang
berlaku umum di masyarakat. Setiap bagian surat ini berguna untuk memudahkan pengguna
surat dalam mengidentifiakasi pihak pengirim surat.
Seorang pegawai administrasi harus terampil dalam membuat surat sesuai dengan struktur
bentuk yang berlaku secara umum tersebut. Berbeda halnya jika menulis surat pribadi yang boleh
menggunakan gaya penulisan yang bersifat pribadi.
Bagian surat pada umumnya terdiri dari Kop Surat, Leher Surat, Badan Surat, dan Kaki Surat.
Berikut ulasan bagian surat beserta fungsinya:

sumber gambar: http://en.wikipedia.org/wiki/Airmail

Kop Surat

Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya
organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga
dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.

kop surat
Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:
1. Nama badan/organisasi atau perusahaan
2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha

Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan
tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sebagai Identitas
Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang
paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akan
berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri
bagi perusahaan.
2. Pemberi Informasi
Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap
dengan nomor telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi
lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.
3. Alat Promosi
Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha
yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi
perusahaan tersebut.

Leher Surat

Leher surat berisi hal-hal berikut:

1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Sifat surat
6. Alamat tujuan

leher surat

Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan dibuat pegawai administrasi.
Namun terkadang pada beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak mencantumkan sifat
surat secara tertulis di dalam surat tersebut.
Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut
ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:

mempermudah penetapan waktu membalas surat

mempermudah pengingat bagi penerima surat

sebagai referensi bagi tugas administrasi

Nomor Surat
Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut

referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan

petunjuk unit atau departemen asal surat

mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu

memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali

Perihal Surat
Perihal atau hal adalah petunjuk mengenai isi pokok surat. Perihal berfungsi sebagai:

simpulan isi surat

memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan

petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan kearsipan.

Lampiran
Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.
Alamat yang Dituju
Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:

petunjuk bagi penerima surat

petunjuk bagi petugas administrasi

Badan Surat

Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat merupakan inti
dari suatu surat yang dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki bagian sebagai berikut:
1. Salam Pembuka
2. Kalimat Pembuka
3. Isi Surat
4. Kalimat Penutup

badan surat
Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan
segera dimulai. Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya adalah:
Assalamualaikum Wr. Wb.,
Dengan hormat,
Salam bahagia,
dan sebagainya

Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan dalam surat.
Mesikipun terlihat mudah dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak orang
yang kesulitan menemukan kata awal dalam pembuatan kalimat terbuka.
Isi Surat
Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat
merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus
dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.
Kalimat Penutup
Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan
pengarahan.

Kaki Surat

Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:

kaki surat
1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan
3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan
5. Tembusan
6. Stempel Organisasi
7. Inisial pembuat surat
Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk
ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.
Jabatan Penanda tangan
Jabatan penanda tangan surat harus dicantumkan pada surat resmi agar dapat diketahui siapa
yang mengirimkan surat tersebut.
Singkatan (Inisial)
Inisial berfungsi untuk mengetahui siapa pengetik surat tersebut. Dalam surat dinas
pemerintahan, penulisan surat tidak diperlukan. Surat cukup diparaf oleh pengonsep surat pada
konsepnya saja, sedangkan bentuk aslinya tidak perlu diparaf.
Namun untuk menjadi pegawai administrasi yang baik ada baiknya sebelum memulai membuat
surat tersebut hendaknya memerhatikan syarat penulisan surat yang baik