PENGERTIAN KORESPONDENSI & KORESPONDEN

 Korespondensi
searti dengan surat menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang
dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berikirim surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi atau organisasi dibagi menjadi dua, yaitu :
a) Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat –menyurat yang dilakukan oleh kantor dan
bagian-bagiannya dengan pihak luar.
b) Korespondensi Intern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang
dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
o Koresponden
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik
atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi
Hal yang perlu diketahui ketika melakukan komunikasi dengan surat
 Pengirim, adalah lembaga atau orang yang meneruskan catatan menggunakan surat.
 Penerima, adalah institusi atau orang yang menerima surat.
 Pesan, adalah muatan yang diutarakan oleh pengirim.
 Saluran, adalah surat yang berisi muatan yang dirumuskan dalam bentuk tulisan sesuai dengan
kebutuhan yang ingin disampaikan dalam surat.
JENIS SURAT
Jenis surat bisa dibagi menjadi beberapa aspek, yakni tujuan, penggunaan, entitas.
 Berdasarkan pengirim dan tujuannya surat bisa digolongkan menjadi:
1. Surat pribadi adalah surat seorang individu kepada individu lain atau bisa juga seorang individu
kepada sebuah perusahaan. Bila surat digunakan untuk keluarga atau teman penggunaan bahasa tidak
terlalu resmi.
2. Surat dinas yaitu surat formal yang dipakai organisasi pemerintahan sebagai kebutuhan administrasi
pemerintahan.
3. Surat niaga merupakan surat formal yang dipakai oleh instansi atau organisasi badan usaha.
4. Surat sosial adalah surat formal yang dipakai pada lembaga sosial masyarakat yang memiliki sifat
non profit.
 Berdasarkan wujudnya, surat dapat digolongkan menjadi surat pedoman, permintaan, panggilan, lamaran
pekerjaan, pengantar dan perjanjian.
 Berdasarkan sifatnya, surat bisa digolongkan menjadi berikut:
 Surat biasa yaitu surat yang diketahui setiap orang walaupun belum diterima oleh orang yang dituju.
 Surat terbatas merupakan hanya orang yang berhubungan saja mengetahui surat tersebut.
 Surat rahasia adalah surat yang hanya bisa diketahui oleh si penerima surat tersebut.

 Berlandaskan banyaknya sasarannya, surat bisa digolongkan menjadi surat pemberitahuan, edaran dan biasa.
 Berdasarkan kepentingannya, surat bisa digolongkan menjadi surat khusus, biasa dan kilat.
 Berlandaskan entitasnya bisa dikategorikan menjadi surat memo, telegram, kartu pos, dan nota.
 Berdasarkan tempat dan waktu surat bisa dikategorikan menjadi surat ekstern serta intern.
FUNGSI SURAT
 Surat mempunyai fungsi esensial sebagai alat komunikasi, sementara untuk penghubung
korespondensi bisnis surat memiliki banyak macamnya. Komunikasi yang bisa dihubungkan oleh
surat adalah ide, pengabaran dan permintaan. Ada pula manfaat lain surat yakni:
 Sebagai pemberitahuan.
 Surat untuk wakil dalam acara tertentu.
 Sebagai bukti perjanjian tertulis.
 Surat untuk panduan dalam menjalankan arahan.
 Sebagai alat untuk memperingati
 Surat untuk dokumen sejarah suatu peringatan atau informasi.
A. Kelebihan Surat
 Murah
 Daya jangkau lebih luas
 Bersifat formal & efektif
 Bisa dijadikan bukti hitam diatas putih
B. Kelemahan penyusunan surat
 Susunan surat ruwet
 Kalinmat tidak lengkap dan berbelit-belit
 Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya
 Penulisan kalimat tidak sesuai EYD
 Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat
 Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum Pembentukan
Istilah dalam bahasa Indonesia
 Tata bahasa tidak teratur
 Pengungkapan gagasan tidak logis
 Kurang sopan / terlalu banyak memuji dan basa-basi
 Ketikan banyak yang salah
 Penggunaan model yang tidak menentu
Syarat-syarat surat yang baik
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:
a) Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu :
b) Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit
c) Bahasa yang digunakan haruslah bahasa indonesia yang benar atau baku
BENTUK SURAT
Bentuk surat merupakan format surat yang didasarkan pada sistematika letak setiap
komponen surat. Terdapat dua jenis surat yang memiliki perbedaan yang sangat
fundamental, yakni bentuk lekuk (indented style) dan bentuk lurus (block style).
 Komponen pada surat tergantung pada bentuk suratnya. Surat formal
diklasifikasikan menjadi 3, yakni pendahuluan surat, konten surat dan penuntasan
surat.
 Pada pendahuluan terdapat

 kepala surat,

 tanggal surat,

 keterangan surat dan

 alamat surat.

 Pada konten terdapat

 salam pembuka,

 isi surat dan

 salam penutup

 Pada penuntasan surat terdapat

 penanggung jawab surat,

 tembusan,

 inisial pembuka surat

SISTEMATIKA BAGIAN SURAT RESMI
Dalam menciptakan surat terdapat tiga langkah umum yang biasa dilaksanakan, yakni perencanaan,
pembuatan dan penuntasan.
1. Pada langkah awal yakni perencanaan ada sesi tujuan, materi, sarana dan pengaturan surat.
2. Langkah kedua, pembuatan terdapat sesi penyusunan isi surat, mengatur struktur yang cocok,
merevisi surat. Isi surat diputuskan pada jenis surat dan pada pelaksanaanya dicocokan dengan
sifat surat yang persuasif dan umum.
3. Dan pada bagian penuntasan terdapat sesi pembuatan, distribus dan feedback.