BENTUK SURAT DAN BAGIAN BAGIANNYA

Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah

Tata Persuratan

Dosen Pengampu :
Dr.Hariyanto, M.Pd

Disusun oleh kelompok 6:

Nadiroh Nur Kholifah 20621011
Nely Febriana Putri Valentina 206210116

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
2023
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan yang menggunakan media surat
sebagai saranan untuk membangun hubungan berakhir dengan pihak-pihak yang lain.
Suratdigunakan oleh masyarakatsebagai saranadalam menyampaikan informasi atau
pernyataan secra tertulis. Adanya kegiatan surat menyurat dapat mempererat hubungan
tali silaturrahmi antara kedua belah pihak. Kegiatan surat-menyurat juga membutuhkan
keterampilan dalam menulis dan juga pengetahuan akan mengenai hal surat menyurat,
karena pada dasarnya surat merupakan salah satu sarana yang memiliki instrumen yang
pagar penting dalam meperlancar hubungan antar kedua bagi pihak.
Dalam kehidupan nyata, meskipun surat memiliki instrumen yang penting,
namun masih seringkali kita melompati banyak masyarakat yang masih belum faham
akan bentuk-bentuk surat dan tata cara dalam penulisn surat. Oleh karena itu, sangat
penting bagi diri kita untuk belajar bagian-bagian surat dan bentuk-bentuk surat
sebelum kita menerapkannya. Adanya latar belakang tersebut, maka dalam makalah ini
kami akan menjelaskan bagian- bagian dan bentuk-bentuk dalam surat.Oleh karena itu,
penulis ingin menjelaskan bagian-bagian dan bentuk huruf-huruf tersebut. Apa bentuk
hurufnya? Bagian apa yang terdiri dari surat?
B. Rumusan masalah
1. Bagaimana pengertian surat?
2. Apakah penegertian bentuk surat?
3. Apa saja bentuk-bentuk surat ?
4. Apa saja Bagian-Bagian surat ?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian surat
2. Untuk mengetahui pengertian bentuk surat
3. Untuk mengetahui bentuk-bentuk surat
4. Untuk mengetahui bagian-bagian surat

1
 BAB II
KAJIAN PUSTAKA

Sejak dahulu surat merupakan sarana penyampaian komunikasi

berbentuk tulisan. Penyampaian pesan tersebut berkembang dalam hal sarana
pengirimannya, mulai dari pengiriman kurir berkuda, penggunaan burung
maupun melarung surat tersebut dalam botol. Surat berisi pesan atau informasi
yang selanjutnya bisa dijadikan bukti suatu kegiatan dari suatu organisasi atau
institusi yang disyahkan secara hukum. Sistem surat yang bagus haruslah
memiliki sistem pengarsipan yang bagus karena dokumentasi persuratan
merupakan bagian dari kegiatan komunikasi suatu institusi atau organisasi
(Ermawaty, 2013). Dalam suatu penerapan sistem informasi pengarsipan
persuratan yang sederhana melibatkan beberapa pihak antara lain pengagenda
surat dan pendisposisi. Pengagenda persuratan bertugas memberikan nomer
agenda pada surat masuk maupun keluar sedangkan pendisposisi bertugas
sebagai verifikator tujuan surat yang masuk. Apabila berada pada sistem yang
relatif besar maka diperlukan tambahan pengguna untuk menangani
kewenangan yang ada dalam sistem tersebut sehingga sistem akan berjalan
dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan.
Pergeseran teknologi dari konvensional ke digital ikut mempengaruihi
perkembangan sistem informasi pengarsipan surat, mulai dari penggunaan
kertas bergeser dengan penggunaaan komputer sebagai media kegiatan
pencatatan persuratan. Komputer digunakan karena memiliki keunggulan antara
lain kemudahan dalam mengakses arsip juga kecepatan dalam pemrosesan
informasi yang ada dalam sistem. Selain itu dengan komputer akan
mempercepat dalam distribusi informasi. Penggunaan komputer dinilai dapat
meningkatkan kinerja dari suatu instusi atau organisasi. Penggunaan komputer
untuk pendukung sistem pengarsipan surat juga bergeser dengan mulai
digunakannya aplikasi khusus untuk menangani sistem tersebut.

2
 BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis yang ditinjau dari
sifat isinya, surat adalah jenis karangan paparan karena di dalamnya si
pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau menjelaskan apa yang
dipikirkan dan dirasakannya. Ditinjau dari wujud penuturannya, surat
merupakan percapakan atau dialog yang tertulis dari suatu pihak kepada
pihak penerima. Selanjutnya ditinjau dari fungsinya, surat adalah komunikasi
atau informasi antara si pengirim dan si penerima yang berwujud tulisan
dalam kertas atau yang lainnya.1
Surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan, di dalam paparan
pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang
dipikirkan dan dirasakannya, surat merupakan salah satu alat komunikasi
tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik itu atas
nama pribadi ataupun atas nama sebuah organisasi atau perusahaan. Sebuah
surat tersebut dibuat dan dikirimkan dengan tujuan supaya penerima surat
mengerti maksud si pembuat surat.

B. Pengertian Bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian –
bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan
atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat
biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan
bentuk surat yang lainnya. Salah satu faktor yang menetukan keefektifan
surat adalah betuknya. Surat yang yang ditulis dalam bentuk yang baik, akan
member kesan yang baik dan memiliki daya tarik bagi pembaca atau
penerimanya. Sebaliknya, surat yang ditulis dalam bentuk yang kurang baik,
akan memberi kesan yang kurang baik dan kurang menarik bagi
penerimanya.
Oleh sebab itu, tidak dapat disangka bahwa bentuk surat harus mendapat
perhatian khusus dari setiap koresponden demi keberhasilannya dalam
berkomunikasi. Dalam penulisan surat bagian-bagian surat harus ditata posisi
atau letaknya di daerah penulisan surat yang terdapat pada bidang kertas yang
digunakan. Bentuk surat bermacam-macam, bentuk surat yang digunakan
harus dipilih; hal ini biasanya tidak menjadi masalah bagi pengonsep surat
karena di lembaga pemerintah maupun lembaga swasta pada umumnya jenis
bentuk surat telah ditentukan. Selain itu, daerah penulisan surat pada bidang
kertas yang digunakan, harus juga ditentukan dengan jelas. Surat-menyurat

1
Sari, Vidya Octa, ‘Keterampilan Menulis Surat Yang Baik dan Benar’, Vidya Octa Sari ),
Jurnal Elsa, Volume 16.2 (2018), 92–100.

3
 merupakan salah satu bentuk komunikasi tulis. Sebagai bentuk komunikasi,
pesan yang disampaikan harus dapat diterima dengan baik oleh para
pembacanya. Kegiatan surat-menyurat tidak hanya menerima dan mengirim
surat saja, tetapi berfungsi surat sebagai media komunikasi dan bahan bukti
hitam di atas putih dalam sebuah organisasi baik pemerintahan maupun
swasta.2

C. Bentuk-Bentuk Surat
Adapun yang dimaksud dengan bentuk atau style surat ialah susunan
letak bagian – bagian surat (lay-out). Cara penempatan bagian – bagian surat
rupanya instansi atau departemen-departemen yang ada di Indonesia
mempunyai kebiasaan atau selera sendiri-sendiri. Sampai saat ini, bentuk
surat dimaksud paling sedikitnya dapat dibesakan menjadi empat: bentuk
resmi (official style), bentuk lurus (blok style), bentuk setengah lurus (semi
block style), dan bentuk lekuk (indented style). Contoh masingmasing bentuk
surat ini dapat dilihat berikut ini.3

1. Surat Resmi
Bentuk surat resmi digunakan oleh lembaga birokrasi dalam penyusunan
surat kedinasan, bentuk surat resmi memiliki 2 bentuk yaitu
diantaranya:4
a) Surat Resmi Lama
Yuitu bentuk surat resmi lama, penulisan alamat pada surat ditulis
dan diketik dibagian sebelah kanan bawah tanggal surat. Berikut
surat resmi lama

Pujiatna, Tri, ‘Pembinaan Tata Bahasa Dan Tata Bentuk Surat-Menyurat’, Jurnal Pengabdian
2

Masyarakat, 25.1 (2019), 20–24

3
Nengah Sukartha, I, ‘Bahasa Surat’, Fakultas Ilmu Budaya Universitas Udayana Denpasar,
2018, 1–15

4
Indri Saraswati, Mahir Membuat Surat Dinas Dalam Sekejap, ( Jakarta : LAKSANA ).

4
 Keterangan:

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal
4. Lampiran
5. Hal/Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Penanda Tanggan Surat
11. Nama Penanda Tnggan
12. NIP/NIK/RPP
13. Terbusan
14. Inisian

b) Surat Resmi Baru

Pada Surat Resmi Baru, Alamat jalan pada surat ditulis atau diketik pada bagian bawah sejajar
dengan awalam nomor, pesyaratan dan hal
Keterangan:

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal
4. Lampiran
5. Hal/Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Penanda Tanggan Surat
11. Nama Penanda Tnggan
12. NIP/NIK/RPP
13. Terbusan
14. Inisian

5
c) Bentuk Lurus Penuh
Keterangan:

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal
4. Lampiran
5. Hal/Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Penanda Tanggan Surat
11. Nama Penanda Tnggan
12. NIP/NIK/RPP
13. Terbusan
14. Inisian

d) Bentuk Lurus

Keterangan:

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal
4. Lampiran
5. Hal/Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Penanda Tanggan Surat
11. Nama Penanda Tnggan
12. NIP/NIK/RPP
13. Terbusan
14. Inisian

6
e) Bentuk Setengah Lurus

Keterangan:

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal
4. Lampiran
5. Hal/Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Penanda Tanggan Surat
11. Nama Penanda Tnggan
12. NIP/NIK/RPP
13. Terbusan
14. Inisian

f) Bentuk Bertakuk/ Lekuk

Keterangan:

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal
4. Lampiran
5. Hal/Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Penanda Tanggan Surat
11. Nama Penanda Tnggan
12. NIP/NIK/RPP
13. Terbusan
14. Inisian

7
 g) Bentuk Alenia Menggantung

Keterangan:

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal
4. Lampiran
5. Hal/Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Penanda Tanggan Surat
11. Nama Penanda Tnggan
12. NIP/NIK/RPP
13. Terbusan
14. Inisian

D. Bagian-Bagian Surat
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang digunakan dalam berkomunikasi untuk
menyampaikan tujuan tertentu. Surat memiliki bagian-bagian tersendiri dalam format
kepenulisannya. Bagian-bagian surat pada umumnya terdiri dari empati komponen utama,
yaitu kepala surat atau kop surat, leher surat, badan surat dan kaki Surat. Setiap bagian-
bagiannya memiliki seni maupun fungsi tersendiri dalam memperkenalkan dan
mengkomunikasikan pesan tertulis yang dikirimkan oleh pengirim kepada penerima. Adapun
berikut ini beberapa bagian yang terdapat pada surat yaitu sebagai berikut:
1. Kepala Surat/KOP Surat, Bagian kepala surat harus menyebutkan:
a) Nama, kantor/jawatan/perusahaan
b) alamat
c) nomor telepon
d) nomor kontak pos (jika ada)
e) nama alamat kawat (jika ada)

2. Tanggal Surat atau Titimangsa Penulisan tanggal surat harus diketik sebelah kiri
atas (bentuk lurus penuh) dan kanan atas (bentuk Lurus Setengah dan Indonesia).
Kemudian nama tempat tidak perlu dicantumkan sebab sudah termuat pada kepala
surat. Nama-nama tenpat perlu dicantumkan apabila tidak tercantum pada kepala
surat yaitu:
a) Nomor Surat (No.)
b) Penulisan nomor surat harus ditik segaris dengan tanggal, bulan, dan tahun
(untuk bentuk Lurus, Setengah Lurus, dan Indonesia).

8
3. Lampiran (Lamp.) Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain.
Pada lampiran dituliskan : Lamp.: Empat helai, bukan Lamp.: 4 (empat) helai. Jika
tidak ada yang dilampirkan, kata Lampiran (Lamp.) tidak perlu dituliskan (demi
kehematan). 3. Hal/Perihal Perihal merupakan bagian menunjukan isi atau inti surat
secara singkat. Dengan membaca perihal/hal, secara cepat diketahui masalah yang
dituliskan di dalam suratnya.

4. Penulisan perihal/hal ditulis secara singkat dan jelas, misalnya : Hal : jadwal ujian
ulangan, Alamat Surat, Alamat surat memiliki dua macam yaitu alamat dalam (pada
helai surat) dan alamat luar (pada amplop).

5. Salam pembuka Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum
ia “berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi biasanya digunakan sebagai salam
pembuka ialah dengan hormat, (jangan disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris
lurus dengan baris-baris lainnya. salam pembuka Assalamualaikum W. W. dipakai
secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkutan dengan agama Islam.

6. Isi Surat Isi surat umunya terdiri atas tiga bagian, yaitu :
a) Pembukaan Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian
pembaca terhadap pokok surat. Oleh sebab itu, perlu kalimat-kalimat pembuka
yang sesuai dengan maksud/tujuan surat.
b) Isi surat Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yan diberitahukan,
dikemukakan, dinyatakan, diminta, yang disampaikan kepada penerima surat.
7. Salam Penutup Salam penutup ditik berjarak dua baris dari kalimat penutup.
Kemudian nama terang tidak ditulis dalam kurung, tidak digaris bawahi, dan tidak
diakhiri dengan tanda titik.
8. Tembusan Tembusan dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang
sebenarnya dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang ada dalam
hubungannya dengan surat tersebut.5

5
Sajidan, Jurnal Pendidikan Dwija Utama ( Sang Surya Media, Agustus 2017).

9
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan, di dalam paparan
pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang
dipikirkan dan dirasakannya, surat merupakan salah satu alat komunikasi
tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik itu atas
nama pribadi ataupun atas nama sebuah organisasi atau perusahaan. Bentuk
surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat.
Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau
pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya
memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk
surat yang lainnya.
Bentuk surat resmi digunakan oleh lembaga birokrasi dalam penyusunan
surat kedinasan, bentuk surat resmi memiliki 2 bentuk yaitu diantaranya
Surat Resmi Lama dan Surat Resmi Baru. Adapun bagian-bagian dari surat
yaitu kop surat, tanggal surat, lampiran, perihal, salam pembuka, isi, salam
penutuo, tembusan.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Indri Saraswati, Mahir Membuat Surat Dinas Dalam Sekejap, ( Jakarta : LAKSANA ).
Nengah Sukartha, I, ‘Bahasa Surat’, Fakultas Ilmu Budaya Universitas Udayana Denpasar,
2018.
Pujiatna, Tri, ‘Pembinaan Tata Bahasa Dan Tata Bentuk Surat-Menyurat’, Jurnal
Pengabdian Masyarakat, 25.1 (2019).
Sajidan, Jurnal Pendidikan Dwija Utama ( Sang Surya Media, Agustus 2017).
Sari, Vidya Octa, ‘Keterampilan Menulis Surat Yang Baik dan Benar’, Vidya Octa Sari ),
Jurnal Elsa, Volume 16.2 (2018).

11