SURAT RESMI

Oleh:
Kelompok 13
Member of group
Faradilla Armelia
Andrian
PO71331220040

Yuyun Amanda Sari

PO71331220037

Muhammad Yasir
Arafah
PO71331220048
Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk
menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang
bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan
surat. Surat merupakan karya tulis manusia yang cukup populer. Surat adalah
salah satu alat komunikasi yang ada dalam peradaban manusia. Berbicara
dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dalam lisan. Sebagaimana
kebiasaan kita di Indonesia, salam pembukaan hanya dipakai pada pembicaraan
atau pidato resmi. Sedangkan dalam pembicaraan biasa maupun pembicaraan
bisnis, salam pembukaan tidak pernah dipakai
 Definisi surat
Menurut Iis Sopyan (2008:1) surat merupakan suatu model komunikasi tertulis yang
memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.

Menurut Diana Nababab : Surat adalah merupakan alat komunikasi yang disajikan
secara tertulis, Surat harus di sajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung
memberiakn gambaran tentang pribadi pengirimnya.

Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan surat adalah suatu alat yang digunakan
untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak lain
untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar
tersampaikan tanpa harus berhadapan secara langsung
 Surat Resmi atau Surat Dinas
Surat dapat dibedakan menjadi dua, yakni surat resmi dan surat pribadi. Surat resmi adalah
surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat oleh suatu instansi atau organisasi, baik instansi
pemerintah maupun instansi swasta. Surat resmi harus menggunakan Bahasa Indonesia yang
sesuai dengan kaidah baku. Ciri-ciri surat resmi:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
 pribadi adalah surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau
suatu oarganisasi/instansi. Surat lamaran termasuk surat pribadi. Atau
pengertian dari surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi
adalah:

Surat lamaran termasuk surat pribadi. Pengertian surat pribadi adalah surat
yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah:
1. Surat keluarga
2. Surat lamaran pekerjaan
3. Surat perijinan
C. Manfaat Surat 1. Alat. pengingat paling 5. Pedoman kerja,
Penyebab utama surat masih diperlukan adalah akurat, sebab dapat misalnya surat
karena kita memerlukan dokumen bagi setiap diartikan dan dapat keputusan, surat
kegiatan bisnis dan dinas yang dilakukan. Cacatan dibaca kembali bila intruksi, suraat tugas,
tertulis tidak akan pernah tergantikan oleh diperlukan. dan sebaagainya.
komunikasi lisan, meskipun berkembang pesat 2. Bukti hitam di aatas 6. Aspek humas,
dokumentasi lisan dengan memori dalam sistem putih, terutama surat karena berdampak
komputerisasi (L. Finoza, 1983). Surat akan menjadi perjanjian. membina hubungan
bagian yaang vital selama budaya dan peradaban 3. Dokumen. baik antara suatau
modern masih berjalan sebagaimana biasanya. 4. Wakil/duta dari lembaga dengan
Dari uraian di atas, fungsi surat antara lain: penulisnya untuk publiknya
pembaca.
.
D. Tujuan Pembuatan Surat
Dalam menyusun surat resmi secara baik dan benar,
menggunakan beberapa pendekatan, yakni
(1) Mengonsep surat harus memahami tujuaan
pembuatan surat,
(2) Apakah penyusunan surat untuk mencari atau
memberi informasi, dan
(3) Memberikan keputusan, tugas, atau laporan,
megajukan permohonan, lamaran, menawarkan
atau memesan.
 E. Bahasa Surat

Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Dalam surat, pesan atau
maksud penulis surat disampaikan dalam bahasa tulisan dan dikirimkan kepada
penerima untuk mendapat tanggapan positif. Agar pesan atau informasi yang
disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan
bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan
pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin disampaikan oleh penulis.

Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah karangan.

Oleh sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat sama dengan
ketentuan-ketentuan dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan itu meliputi
penggunaan kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata, tanda baca, dan
penggunaan ejaan yang tepat. Hal-hal yang berhubungan dengan tata cara
penyusunan surat itu harus diperhatikan benar-benar karena surat akan dibaca
berulang-ulang atau diingat selama masih tertulis. Dengan demikian, hindari
kata-kata yang kurang tepat, terutama yang menyinggung perasaan orang lain.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat
sebagai berikut.
1. Kalimat
Kalimat dalam suatu surat hendaklah singkat, jelas, dan tegas
mengingat sebuah surat hanya terdapat satu pokok pikiran.
Kalimat yang terlalu banyak basa-basi yang tidak diperlukan
akan menjadikan kalimat berbelit-belit dan panjang sehingga
bahasa surat sulit dipahami. Singkat berarti tidak panjang,
jelas maksudnya terlihat adanya unsur subjek, predikat, objek
dan keterangan; sedangkan tegas menunjukan informasi yang
disampaikan dapat dipahami.
2. Alinea
Tujuan dan hakikat menulis surat identik dengan mengarang, maka mengonsep surat
harus memahami amanat pokok yang disampaikan melalui surat. Amanat pokok yang
akan disampaikan hendaknya disusun dalam gabungan kata yang disebut alinea atau
paragraf. Dengan demikian, alinea adalah himpunan kalimat yaang mengemukakan
kesatuan pikiran untuk membentuk sebuah gagasan yang jelas. Oleh sebab itu, dalam
alinea hendaknya memuat satu pokok pikiran.
Untuk itu dapat menggunakan teknik berpikir deduktif dan induktif. Seperti kita ketahui
dalam karangan surat lazimnya dibagi atas empat alinea (pembukaan, pengantar isi),
alinea isi surat (penghubung pembuka dan isi), alinea pengembangan isi surat (inti), dan
alinea penutup).

3. Ejaan dan tanda baca

Ketentuan penggunaan ejaan harus diperhatikan. Penggunaan ejaan yang benar sangat
membantu pembaca dalam menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya
panjang. Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku,
yaitu harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.
Terima Kasih