Arti, Fungsi, dan Persyaratan Surat

Presentasi 1
(Kelompok Dhiella, Destriana, Riany) (Kelompok Nenden, Elsa, Alifia, Muh. Rifa)
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang dikirim dari satu pihak ke pihak lain untu
menyampaikan informasi ataupun keterangan, baik atas nama pribadi ataupun atas nama
dinas/organisasi.
 Fungsi surat:
1. Sebagai alat komunikasi.
2. Bahan bukti yang otentik : barang bukti percakapan dan barang pribadi.
3. Alat pengingat: apabila ada pertemuan penting ada tgl dan jadwal.
4. Pedoman mengambil keputusan.
5. Sebagai alat memperpendek jarak dan penghemat tenaga.
6. Surat sebagai wakil atau duta.
Sebagai representasi (perwakilan) dari sebuah lembaga atau instansi sehingga
identitas lembaga harus lengkap dan penulisan harus sesuai.
 Persyaratan surat yang baik dan benar:
1. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar : seperti penyusunan tata letak
bagian surat, format, pengetikan benar, jelas, bersih, rapih, pemakaian kertas sesuai
ukuran (A4/Polio dengan ketebalan 80gr dan 70gr), dan sebagainya.
2. Isi surat harus ringkat, jelas, ekspresif : cepat, tepat agar mudah dipahami.
3. Bahasa yang digunakan bahasa Indonesia yang benar dan baku, sesuai kaidah,
pemilihan kata yang benar.
4. Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit : agar pembaca memahami isi
surat sehingga pengirim mendapat balasan secara tepat sehingga mengurangi miss
komunikasi.
5. Bahasa yang baik, benar, baku, sesuai kaidah bahasa Indonesia.
6. Menghindari singkata kata atau akronim dan singkatan bentuk sendiri.
7. Memperhatikan bentuk surat dan penulisan bagiannya.
8. Mengikuti PUEBI.

Catatan:
Penggunaan titik dalam numbering merupakan sudah akhiran yang lengkap, sedangkan titik
koma (;) masih berupa kalimat lanjutan seperti contohnya dalam penulisan ‘step’ atau
tahapan dalam memasak. Jangka waktu surat biasanya 10 tahun dan tergantung dri kebijakan
organisasinya sendiri. Surat yang bermaterai digunakan sbg surat yang bertujuan untuk
perjanjian jdi secara hukum dianggap sah. Untuk amplop formatnya kop surat dan amplopnya
sudah tersedia di perusahaan. Tembusan atau sisi surat itu untuk informasi yang sekiranya
mereka harus tahu dan juga suratnya dikirim ke tembusan tersebut. Terkait keefisiensi dan
efektif surat langsung atau tertulis tergantung siapa yang dituju misal, kita tidak mungkin
komunikasi langsung dengan rektor karena rektor memiliki kesibukan yang berbeda sehingga
lebih efektif menggunakan surat. Penggunaan kepada dan yth. bisa digunakan keduanya.
Biasanya yth langsung menuju kepada orangnya contoh, yth. kepala bidang. Untuk
penggunakan kepada instansi lalu tujuan orangnya dan dibawahnya diberi keterangan biro
apa, jadi penggunaannya lebih detail dan komplit. Surat elektronik biasanya dikirim oleh satu
orang ke orang lain lewat email, dan untuk menjaga keorisinilannya dicek kembali alamat
emailnya. Surat sbg bukti historis bisa juga untuk mengetahui sejarah serta proses dan
perkembangan instansi tersebut.