BAB I

PENDAHULUAN

A. PENGERTIAN
Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis yang menyampaikan suatu pesanan dari seseorang
satu pihak atau suatu organisasi/instansi kepada orang pihak atau organisasi instansi lain. Agar
komunikasi melalui surat dinilai efektif maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas serta
tidak menimbilkan salah arti pada pihak penerim.
B. TUJUAN
Tujun menulis surat secara garis besar diklasifikan menjadi tiga macam, yaitu :
1. Menyampikan informasi kepada pembaca
2. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat
3. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat
C. FUNGSI
Fungsinya agar tidak ada kesalahan pada penulisan surat, dan surat dapat di buat dengan baik dan
sesuai aturan penulisan surat.

BAB II
PEMBAHASAN
(PENGETAHUAN DASAR SURAT MENYURAT)

A.PERANAN SURAT MENYURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI TULIS

Surat adalah salah satu karangan komunikasi menulis untuk menyampaikan pesan atau informasi
dari satu pihak kepada pihak lainnya .
Surat yang di buat atau di tulis oleh seseorang dan isinya menyangkut kepentingan, masalah,dan
persoalan persoalan pribadi disebut surat pribadi . Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain berisi
informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan disebut surat
dinas atau pribadi.
Kelebihan surat sebagai alat komunikasi di balikan dengan yang lain adalah :
1. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar ,terperinci, dan
terurai secara gambling
2. Surat bersifat praktis .
3. Kata-kata dan kalimatnya diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan persaaan yang
4.
5.
6.
7.

tidak enak.
efektif.
Ekonomis
Surat lebih memasyarakat .
Alat-alat dan perlengkapan surat mudah di dapat .

Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis sampai pada tujuannya,sesuai dengan
kehendak si pengirim .Oleh karena itu, surat dikatakan baik apabila memenuhi keteria sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

surat di tulis dengan bentuk yang menarik .

Surat mempunyai maksud dan tujuan .
Surat di tulis dengan bahasa yang mudah dimengerti .
Pemahaman bahasa sesuai dengan kemampuan pihak penerima.
Surat disusun dengan singkat tetapi padat dan jelas.
Hindarilah penggunaan kata atau kalimat yang dipandang tidak perlu dan membingungkan pihak
penerima.

B. PENGERTIAN SURAT MENYURAT.

Surat menyurat adalah suatu kegiatan mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak
yang satu dengan pihak lainnya, dan dilaksanakan saling mengirim surat. Kegiatan ,teknik membuat dan
berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi.
2

Hubungan korespondensi dalam suatu kantor baik pemerintah maupun swasta terdiri dari.
1. korespondensi ekstern,yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau
organisasi dengan pihak luar .
2. Korespondensi Intern, yaitu hubungan surat menyurat anatara orang-orang atau pejabat dalam
suatu kantor dan organisasi termasuk antar kantor pusat dengan kantor-kantor cabangnya.
Surat menyurat merupakan kegiatan staf, tetapi kegiatan surat menyurat hamper melibatkan
seluruh pejabat organisasi . Oleh karena itu seluruh pejabat an pegawai, pejabat staf, para
pemimpin organisasi atau perusahaan harus mengerti masalah surat diantaranya:
1.

Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa .

2.

Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.

3.

Sekretaris.

4.

Juru tik, harus menguasai teknik pengetikannya, terutama bentuk-bentuk surat .

C. TUJUAN PENULISAN SURAT.

Penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, diantaranya :
1.
2.

Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.

Ingin mendapatkan balasan,reaksi atau tanggapan dari penerima surat tentang informasi

3.

yang disampaikan tersebut.

Mempelancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas.
Dalam praktik nya ternyata banyak instansi pemerintah maupun organisasi yang kurang

memperhatikan pentingnya menguasai ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam surat menyurat.

Akibatnya banyak terjadi kesalahan maupun kekurangan kekurangan seperti:
1. Susunan surat tiak sistematis.
2. Susunan kalimat kurang efesien.
3. Kesalahan penggunaan tanda baca.
4. Ejaan yang tidak sesuai EYD.
5. Pemakaian istilah asing yang kurang tepat.
6. Kurang sopan atau ceroboh dalam mengungkapan gagasan.
7. Ketikan salah atau banyak yang kotor.
8. Bentuk atau model surat tidak menentu.
9. Alamat tidak tepat.

D. FUNGSI SURAT
Ada beberapa fungsi surat yaitu sebagai berikut:
1. Alat bukti tertulis,misalnya surat perjanjian.
2. Surat sebagai dokumen terulis, misalnya akte kelahiran.
3

3. Duta organisasi atau wakil penulis, misalnya surat-surat yang dikirim oleh suatu perusahaan
4.
5.
6.
7.
8.

kepada perushaan lain atau rekannya.

Surat sebagai media komunikasi .
Surat sebagai barometer kemajuan kantor.
Surat sebagai alat pengingat.
Surat sebagai bukti histories.
Pedoman kerja yaitu pedoman dalam bertugas atau dalam melaksanakan kegiatan.

BAB III
BENTUK SURAT
A. Bentuk Surat
Bentuk surat adalah pola atau sistematika sebuah surat yang ditentukan oleh tata letak
(layout) bagian-bagian surat. Penempatan surat akan membentuk model (style) tertentu.
Sebelum membicarakan bentuk surat, terlebih dahulu harus dibedakan antara surat
berperihal dan surat berjudul. Untuk surat berperihal ada 3 macam bentuk yang dipakai, yaitu:
1. Bentuk resmi Indonesia (official style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk bertakuk (indented style)
Ketiga bentuk tersebut masing-masing mempunyai variasi, berikut adalah bentuk surat
berperihal secara lengkap yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.

Bentuk resmi Indonesia lama (official style)

Bentuk resmi Indonesia baru (new official style)
Bentuk lurus penuh (full block style)
Bentuk lurus (block style)
Bentuk setengah lurus (semi block style)

varian
bentuk resmi
varian
bentuk
lurus
4

6. Bentuk bertakuk (idented style)

varian
7. Bentuk aliniea menggantung (hanging paragraph style)
bentuk bertauk
Dalam praktik penulisan surat, bentuk bertakuk dan bentuk alinea menggantung hamper
tidak pernah dipakai. Alasannya pertama, pola suratnya menuntut pengetikan yang khusus, dan
ini dirasakan sulit oleh pemakainya karena memerlukan waktu yang cukup lama dan tidak
praktis. Kedua, cara pengetikan alamat tujuan pada bentuk bertakuk dan cara pengetikan alinea
pada bentuk alinea menggantung yang terasa aneh juga mengakibatkan kedua bentuk ini tidak
masuk pilihan para koresponden.
Bentuk surat berperihal yang banyak dipakai saat ini adalah bentuk resmi Indonesia dan
bentuk lurus dengan variannya. Bentuk resmi Indonesia dipakai oleh instansi pemerintah dan
masyarakat umum, sedangkan bentuk lurus dipakai oleh perusahaan.
Bentuk surat berbeda-beda. Seperti bentuk surat berjudul berbeda dengan bentuk surat
berjudul lainnya. Surat keputusan misalnya, tidak akan sama bentuknya dengan surat perjanjian,
surat pengumuman atau dengan surat berjudul yang lainnya.
Berikut dapat dilihat bentuk surat berperihal beserta variasinya dan sebagian bentuk surat
berjudul, disertai uraian singkat tentang posisi bagian-bagian surat.

1. Gambar surat bentuk resmi Indonesia lama (official style)

(1)
(2)
(4)
(5)

(3)
(6)

(7)
(8)

(9)
(10)
(11)
(12)
(13)

(14)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)

Kepala surat
Nomor surat
Tanggal
Lampiran
Hal/perihal
Alamat

(7) Salam pembuka

(8) Isi surat
(9) Salam penutup
(10) Nama organisasi
(11) Nama penanda tangan
(12) Jabatan tanda tangan

(13) Tembusan
(14) Inisial pengonsep dan pengetik

2. Gambar bentuk resmi Indonesia baru (new official style)

(1)

(2)

(3)

(4)
(5)

(6)
(7)

(9)
(10)

(11)
(12)
(13)

(14)

(1) Kepala surat

(9) Salam penutup
(2) Nomor surat
(10) Nama organisasi yang mengeluarkan surat
(3) Tanggal
(11) Nama penanda tangan
(4) Lampiran
(12) jabatan penanda tangan
(5) Hal/perihal
(13) Tembusan
(6) Alamat tujuan
(14) Inisial pengonsep dan pengetik
(7) Salam pembuka
(8) Isi surat
3. Gambar bentuk lurus penuh (full block style)

(1)

(2)
(3)
(4)

(5)
(6)
(7)

(8)
(9)

(10)
(11)
(12)
(13)
(14)

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)

Kepala surat
Nomor surat
Tanggal
Alamat tujuan
Hal/perihal
Salam pembuka
Isi surat
Salam penutup

(9) Nama organisasi yang mengeluarkan surat

(10) Nama penanda tangan
(11) Jabatan penanda tangan
(12) Lampiran
(13) Tembusan
(14) Inisial pengonsep dan pengetik

4. Gambar surat bentuk lurus (block style)

(1)

(2)

(3)
8

(4)

(5)
(6)

(7)

(8)
(9)
(10)
(11)
(12)

(13)

(14)

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)

Kepala surat
Nomor surat
Tanggal
Alamat tujuan
Hal/perihal
Salam pembuka
Isi surat

(8) Salam penutup

(9) Nama organisasi yang mengeluarkan surat
(10) Nama penanda tangan
(11 Jabatan penanda tangan
(12) Lampiran
(13) Tembusan
(14) Inisial pengonsep dan pengetik
9

5. Gambar bentuk setengah lurus (semi block style)

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)
(6)
(7)

(8)
(9)

(10)
(11)
(12)

(13)

(14)

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)

Kepala surat
Nomor surat
Tanggal
Alamat tujuan
Hal/perihal

(8) Salam penutup

(9) Nama organisasi yang mengeluarkan surat
(10) Nama penanda tangan
(11 Jabatan penanda tangan
(12) Lampiran
10

(6)
(7)

Salam pembuka
Isi surat

(13) Tembusan
(14) Inisial pengonsep dan pengetik

6. Gambar bentuk surat bertakuk (indented style)

(1)
(2)

(3)
(4)
(5)
(6)

(7)

(8)
(9)
(10)
(11)
(12)

(13)

(14)

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)

Kepala surat
Nomor surat
Tanggal
Alamat tujuan
Hal/perihal
Salam pembuka
Isi surat

(8) Salam penutup

(9) Nama organisasi yang mengeluarkan surat
(10) Nama penanda tangan
(11) Jabatan penanda tangan
(12) Lampiran
(13) Tembusan
(14) Inisial pengonsep dan pengetik

7. Gambar bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style)

(1)

11

(2)

(3)

(4)
(5)
(6)

(7)

(8)
(9)

(10)
(11)
(12)

(13)

(14)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)

Kepala surat
Nomor surat
Tanggal
Alamat tujuan
Hal/perihal
Salam pembuka

(8) Salam penutup

(9) Nama organisasi yang mengeluarkan surat
(10) Nama penanda tangan
(11) Jabatan penanda tangan
(12) Lampiran
(13) Tembusan
12

(7) Isi surat

(14) Inisial pengonsep dan pengetik

8. Gambar bentuk surat berjudul (dengan subjudul

(1)

(2)
(3)
(4)

(5)

(6)
(7)

(8)
(9)
(10)

(11)
(12)
(13)
(14)

(15)
(1) Kepala surat

(9) Salam penutup

13

(2) Judul surat

(10) Nama organisasi yang mengeluarkan surat
(3) Nomor surat
(11) Nama penanda tangan
(4) Sub judul
(12) Jabatan penanda gtangan
(5) Alamat tujuan
(13) Lampiran
(6) Salam pembuka
(14) Tembusan
(7) Isi surat
(15) Inisial pengonsep dan pengetik
(8) Tanggal surat
9. Gambar bentuk surat berjudul (tanpa subjudul)
(1)

(2)
(3)
(4)
(5)

(6)

(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)

Kepala surat
Judul surat
Nomor surat
Alamat tujuan
Salam pembukaan

(9) Nama organisasi yang mengeluarkan surat

(10) Nama penanda surat
(11) Jabatan penanda tangan
(12) Lampiran
(13) Tembusan
14

(6) Isi surat

(14) Inisial pengonsep dan pengetik
(7) tanggal surat
(8) Salam penutup
10. Gambar bentuk resmi Indonesia (usulan pusat bahasa Dep. P dan K)

(1)
(2)

(3)

(4)
(5)
(6)

(7)

(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)

Kepala surat
Nomor surat
Tanggal
Lampiran
Hal/perihal
Alamat tujuan
Salam pembuka
Isi surat

(9) Salam penutup

(10) Nama organisasi yang mengeluarkan surat
(11) Jabatan penanda tangan
(12) Nama penanda tangan
(13) Tembusan
(14) Inisial pengonsepan dan pengetik
BAB IV
15

SURAT DINAS
A. Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga atau instansi untuk diberikan
kepada lembaga atau instansi lain dan perorangan.
Surat dinas merupakan surat yang isinya seputar hal yang berkaitan dengan kedinasan atau
kegiatan dinas, misalnya pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji, perpindahan
pegawai, dan lain-lain. Surat Dinas termasuk surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi pemerintah
bukan swasta, sehingga bahasa yang digunakan adalah bahasa yang formal.
B. Ciri-ciri Surat dinas
Ciri-ciri surat dinas sebagai berikut:
1. Singkat, Padat, dan Jelas
2. Format resmi, tidak semaunya
3.
Menggunakan bahasa yang baku, sesuai EYD (Ejaan Yang Disempurnakan).
4. Bahasa mudah dipahami dan tidak menyinggung perasaan si penerima.
C.
a.
b.
c.
d.

Fungsi Surat Dinas

Sebagai arsip atau pengingat jika suatu saat dibutuhkan
Sebagai pedoman kerja dan panduan dalam pembuat kebijakan atau keputusan
Sebagai dokumen tertulis
Sebagai bukti historis gambaran perusahaan atau instansi.

D. Bagian-Bagian Surat Dinas

Bagian-bagian surat dinas terdiri dari:
1.
Kepala Surat
2.
Nomor Surat
3.
Lampiran
4.
Prihal
5.
Alamat yang dikirim
6.
Pembuka Surat
7.
Isi Surat
8.
Penutup Surat
9.
Nama Instansi
10.
Nama Jabatan
11.
Nama Pejabat yang menangani Surat
12.
Tembusan
13.
Nomor Induk Pegawai
14.
Paraf yang membuat Surat.

E. Contoh Surat Dinas

Berikut contoh surat dinas:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
PUSAT BAHASA
Jalan Nusapati Barat, Jakarta 12345, Kode Pos 4567
16

Telepon (021) 4867902, Faksimile 3278039

Nomor
Lampiran
Prihal

: 231/T1/UI.13/2002
: 3 berkas
: Tindak Lanjut Penulisan Proposal

Jakarta, 12 juni 2002

Yth. Hawa Najwa

Jalan Sutarman
Bandung
Dengan hormat,
Kami beritahukan kepada saudari bahwa naskah proposal saudari yang berjudul Satu Bangsa Satu
Bahasa, terpilih sebagai salah satu proposal terbaik dalam penulisan proposal penelitian Bahasa
dalam rangka Bulan Bahasa 2002.
Sehubungan dengan itu kami persilahkan saudari untuk melakukan penelitian sesuai proposal yang
saudari susun.
Atas perhatian saudari kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Pusat Bahasa
Ttd.
Drs. Binsar Hartadi
Tembusan
Kepala Pusat Bahasa
Jakarta

F. Cara Membuat Surat Dinas Yang Baik

a. Surat Dinas disusun dengan teknis penyusunan, seperti menyusun tata letak dan bagian-bagian surat
mulai dari kepala surat, tanggal surat, nomor surat, hingga jabatan.
b. Bahasa yang digunakan adalah bahasa yang baik dan benar, bahasa baku sesuai dengan tata aturan
c.
d.
e.
f.

kaidah bahasa indonesia.

Isi Surat harus jelas, singkat agar mudah dipahami oleh penerima surat.
Penulis Surat harus mengetahui posisi dan bidang tugasnya.
Memahami aturan-aturan yang berhubungan dengan Surat.
Berhubungan dengan ketatausahaan.

G. Bahasa Surat Dinas

Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa formal atau baku. Berbeda dengan Surat
pribadi yang menggunakan bahasa nonformal atau bahasa santai. Hal ini dilakukan untuk
menghormati lembaga atau seorang yang menerima surat. Selain itu penulisannya harus
memperhatikan Ejaan Yang Disempurnakan.
H. Format Baku Surat Dinas
Format baku yang sering digunakan untuk penulisan surat dinas adalah format setengah lurus
sebagaimana contoh diatas. Selain itu, ada format lurus. Akan tetapi format lurus jarang dipakai
dalam menulis surat dinas.
17

I. Menyusun Notula
Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat atau persidangan serta hal yang
diputuskan atau dibicarakan.
Jadi, Notula adalah laporan berbentuk singkat yang memuat isi dan pertemuan.
Memo merupakan singkatan dari kata Memorandum, yang berasal dari kata Memory yang
berarti ingatan. Jadi Memorandum adalah surat peringatan, suatu bentuk komunikasi yang berbentuk
saran, arahan, atau penerangan. Memorandum dibuat jika seseorang atau lembaga instansi akan

J.
a.
b.
c.
d.
e.
f.

memberitahukan suatu informasi kepada perseorangan lembaga atau instansi.

Memorandum atau Notula adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di suatu lembaga.
Fungsi Notula
Sebagai alat bukti
Sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir
Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
Sebagai dokumen
Sebagai untuk rapat semu

K. Macam-Macam Notula
1). Notula Harfiah
Notula Harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam
rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain ( kata dari Notulis). Notula Hrfiah
berbentuk Dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari
keduanya.
2). Notula Rangkuman
Notula Rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Hal-hal yang ditulis
oleh Notulis adaah yang sesuai dengan tema rapat dan tujuan rapat. Notula harus dapat meringkas
setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif.
L. Contoh Notula
Berikut Contoh Notula:
Hari / Tanggal : Rabu, 8 Februari 2012
Tempat
: Ruang TRRC Muhammadiyah
Waktu
: Pukul 13.00-15.00
Susunan Acara:
a. Pembukaan
b. Pengarahan dari kepala SMA Muhammadiyah
c. Pembentukan Susunan panitia pelaksana Dialog dengan Tokoh Kebudayaan dan penetapan jadwal
kerja
d. Doa
e. Penutup
Hasil Rapat :
a. Rapat dipimpin dan dibuka oleh ketua IPM / OSIS SMA Muhammadiyah Sdr. Fikrian Fajar pada
pukul 13.00. Ketua IPM / OSIS mengharapkan susunan panitia dengan Dioaloh Tokoh Kebudayaan
yang akan dibentuk melibatkan wakil-wakil kelas X dan XI, dengan tujuan untuk mengembangkan

18

pengalaman berorganisasi dan memudahkan pengomunikasian program. Kelas XII tidak dilibatkan
dalam kepanitiaan karena tengah mengikuti persiapan Ujian Akhir Nasional.
b. Kepala SMA Muhammadiyah Bapak Shodiq Al Fajar mengarahkan agar seluruh panitia dapat
bekerja sama, panitia menyusun perincian atau panduan setiap seksi, setiap seksi melaporkan hasil
pelaksanaan tugasnya. Jika ada kesulitan, diharapkan segera memberi tahu ketua.
c. Susunan Panitia dan Jadwal kerja
Susunan Kepanitiaan:
1). Ketua Panitia : Fikrian Fajar
2). Wakil Ketua : Siti Fatimah
3). Sekretaris : Akbar Wicaksono
4). Bendahara : Ana Farida
Seksi Seksi ( Koordinator) :
a. Pengetikan dan Penggandaan Makalah : Amarudin
b. Penerima Tamu : Putri Dahlia
c. Konsumsi : Bayu Mardani
Catatan : Setiap Koordinator dipersilahkan memilih anggota 3 5 orang
Jadwal Kerja :
1.
2.
3.
4.

Persiapan masing - masing seksi tanggal 6 -8 Agustus 2009

Rapat akhir panitia tanggal 20 Agustus 2009, pukul 13.00 14.00
Pengecekan masing masing seksi tanggal 23 Agustus 2009 pukul
14.00Pelaksanaan kegiatan tanggal 24 Agustus 2009, pukul 10.00 selesai
Doa dipimpin oleh Muhammad Ruli.
Rapat ditutup pada pukul 15.00 WIB
Wonosobo, 8 Februari 2012
Pimpinan Rapat Notulis
( Fikrian Fajar)

M. Menyusun Memorandum
Memo merupakan pesan ringkas, yaitu pesan yang ditulis oleh seseorang dengan sangat singkat,
jelas, dan mudah untuk dipahami.
Memo dibedakan menjadi dua sifat yaitu, memo yang bersifat resmi dan memo yang bersifat pribadi
( tak resmi).
Memo bersifat resmi digunakan sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang
pimpinan kepada bawahannya.
Memo bersifat pribadi ( tak resmi) digunakan sebagai nota atau surat
pernyataan tidak resmi antara orang tua dan anak, antar saudara, teman, atau
kenalan yang memiliki hubungan cukup dekat.
Memo merupakan singkatan dari kata Memorandum, yang berasal dari
kata Memory yang berarti ingatan. Jadi memorandum adalah surat peringatan,
suatu bentuk komunikasi yang berbentuk saran, arahan, atau penerangan.
Memorandum atau Notula adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat
di suatu lembaga.
19

N. Ciri-ciri Memo Yang Bersifat Resmi

1. Surat Khusus yang dibuat untuk keperluan dalam kantor atau instansi
2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampaikan memo secara
3.
4.
5.
6.

horizontal maupun secara vertikal

Penyampaian memo horizontal merupakan penyampaian kepada pihak yang memiliki jabatan setara
Penyampaian memo Vertikal merupakn penyampaian dari atasan kepada bawahan begitu sebaliknya
Bentuk komunikasi berisi saran, arahan, atau penerangan mengenai suatu hal
Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat resmi lainnya terutama

bagian isi suratnya.

7. Peredarannya yang terbatas, karena memo seringkali tidak mencantumkan identitas kantor /
O.
1.
a.
b.
c.
2.
3.
a.
b.
c.

perusahaan secara lengkap.

Bagian-bagian Memo
Kepala Memo
Nama
Alamat ( biasanya disertakan logo / lambang instansi yang membuat surat)
Nama Penerima
Isi Memo ( berisi pesan singkat, informasi atau perintah dalam kalimat pendek)
Kaki Memo
Berisi tanggal
Nama
Paraf pembuat memo.

P. Contoh Memo Resmi

PIMPINAN DAERAH
IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH
BANYUMAS
Jl. Dokter Angka Telp. 09878656
MEMO

Kepada : Seluruh Personalia PD IPM Banyumas

Mengingat pentingnya rapat persiapan TM II yang akan di adakan pada
Hari, tanggal : Sabtu Minggu 29 30 Oktober 2014
Tempat
: Kompleks Muhammadiyah karang Lewas Kidul
Oleh sebab itu, kami mengharapkan kehadiran para sodara/ri sekalian, untuk bisa hadir dalam rapat
tersebut. Sukron ala Ikhtima Minkum. .
Purwokerto, 28 Oktober 2014
Ketua Umum
(Tanda Tangan)
----------------------20

Primas Angriawan
NIB : 12.11.03454
Q. Contoh Memo Tak Resmi
Memo
Untuk : Yana
Dari : Carlos
Ada satu hal yang mesti dipikirkan dan dipertimbangkan dalam menyimpulkan hasil diskusi.
Masukan dari teman-teman, jika kamu memperhatikannya dengan sungguh-sungguh akan sungguh
membantu dalm membuat kesimpulan. Denggan begitu, apa yang kita diskusikan dan sepakati dapat
dilakukan sebagaimana seharusnya.

BAB V
SURAT PRIBADI
A. Surat Pribadi
1. Pengertian Surat Pribadi
Merupakan surat yang dibuat oleh seseorang secara pribadi, baik kepada perorangan, maupun
kepada lembaga/organisasi. Secara umum, surat pribadi termasuk surat tidak resmi, bebas, berisi
masalah-masalah pribadi, dan menggunakan bahasa sehari-hari.
Dalam penulisan surat pribadi, bahasa yang digunakan berbeda dengan surat resmi, jika surat
resmi menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar, sesuai dengan EYD. Dalam penulisan
surat pribadi bahasa yang digunakan bebas dan sopan.
2. Unsur-unsur Surat Pribadi
Agar bisa membuat menulis surat pribadi dengan baik, ada baiknya memperhatikan sistematika
dari surat pribadi. Unsur-unsur surat pribadi secara umum terdiri dari pembuka, isi, dan penutup.
Berikut ini adalah sistematika penulisan surat pribadi.
a. Tempat dan tanggal pembuatan surat (contoh: Jakarta, 18 Juni 2013)
b. Alamat tujuan surat yang hendak dituju (contoh: Jumpa Sahabatku Riska di Kota Hujan)
c. Salam pembuka (contoh: Salam rindu,)
d. Paragraf pembuka
21

e.
f.
g.
h.

Isi
Paragraf penutup
Salam penutup
Nama pengirim dan tanda tangan

Di samping memahami sistematika penulisan surat pribadi, ada sejumlah hal yang perlu diperhatikan
dalam penulisan surat pribadi, antar lain:
- Pada penulisan tanggal surat, perlu mencantumkan nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun surat itu
ditulis. Penulisan tempat dan tanggal surat ditempatkan di bagian pojok kanan atas.
- Pada penulisan alamat surat, minimal nama orang yang hendak dituju dicantumkan. Bisa juga
diikuti dengan nama kota tempat tinggalnya atau sebutan untuk tempat tinggalnya.
- Pada penulisan pembuka surat, bisa dengan memakai sapaan khusus, seperti hai, halo, dan
sebagainya.
- Pada penulisan isi surat, bahasa yang digunakan bisa dengan bahasa sehari-hari, namun tetap
memperhatiakn etika dan santun dalam berbahasa kepada orang yang hendak dituju.

3. Langkah Penulisan Surat Pribadi

Berikut ini adalah langkah-langkah menulis surat pribadi.
a.
b.
c.
d.

Mencermati kerangka isi surat yang sudah disusun.

Mengembangkan kerangka isi menjadi surat dengan variasi susunan secara bebas
Memakai ragam bahasa akrab.
Memakai ejaan dan tanda baca yang benar.

4.
a.
b.
c.
d.

Manfaat Penulisan Surat Pribadi

Mengekspresikan berbagai perasaan.
Merupakan duta pribadi.
Ide bisa dikembangkan segamblang mungkin.
Kreativitas berbahasa bisa dikembangkan.

5. Yang termasuk surat pribadi adalah

a. Surat keluarga
b. Surat lamaran pekerjaan
c. Surat perijinan
d. Surat keluarga
Surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi atau keluarga.
Surat keluarga biasanya dibuat anak kepada orangtuanya karena dalam perantauan, bisa juga dari
saudara yang satu ke saudara yang lain dan berlainan tempat, atau bisa teman.
Contoh: surat kepada teman.
b) Surat lamaran pekejaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang (pelamar) ditunjukan kepada kantor atau
perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.
Tahap-tahap untuk membuat surat lamaran pekerjaan:
a. Sumber informasi
Misalnya dari surat kabar, radio, pengumuman, dan lain-lain.
b. Pedoman penulisan
22

c.

Surat lamaran bisa ditulis dengan tangan oleh pelamar dengan kertas folio bergaris tetapi tidak
boleh pada halaman bolak-balik atau diketik dengan kualitas kertas yang baik (HVS minimal 60

gram) dengan jarak 1,5 spasi.

Pada bagian tanda tangan sering kali suatu kantor menghendaki dibubuhi materai.
d. Isi surat lamaran terdiri atas:
Tempat dan tanggal surat
Alamat surat
Prihal
Salam pembuka
Kalimat pembuka
Data pribadi
Data lampiran
Kalimat penutup
Kata penutup
Tanda tangan dan nama jelas
Materai jika diminta
e. Lampiran yang diminta
Disesuaikan dengan informasi di sumber informasi. Namun biasanya lampiran itu berupa: daftar
f.

riwayat hidup, foto copy ijazah, foto copy KTP, pas foto
Proses pengajuan surat lamaran
Surat lamaran dikemas dalam map atau amplop, di muka amplop ditulis alamat kantor yang dituju
dan pihak

c)

Surat Perijinan
Adalah surat yang ditulis seseorang menyangkut permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk
mendapatkan ijin yang dimaksud.
Contoh : surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin mengadakan keramaian kepada ketua RT.

B. Ciri-ciri surat pribadi

Ada beberapa ciri surat pribadi yaitu sebagai berikut :
a. Surat pribadi kekeluargaan maupun kedinasan, nama kota dan tanggal ditulis lengkap.
Contoh : Bandung, 7 Mei 2013
b. Tidak memakai nomor.
c. Surat pribadi keluarga tidak memakai lampiran dan perihal, sedangkan surat pribadi bersifat
kedinasan dapat memakai lampiran dan memakai perihal.
d. Tidak memakai kepala surat atau Kop surat.
e. Surat pribadi kekeluargaan tidak ada tembusan, sedangkan surat pribadi kedinasan dapat
f.
g.
h.
i.

memakai tembusan.
Tidak menggunakan kop surat.
Tidak mencantumkan nomor surat, lampiran serta perihal.
Menggunakan format bebas.
Menggunakan bahasa bebas untuk surat keluarga, dan bahasa resmi untuk surat setengah resmi

C. Macam-macam surat pribadi

Surat pribadi yang ditulis perseorangan kepada pihak lain dapat digolongkan menjadi :
1. Surat pribadi yang berisi permohonan atau permintaan yaitu surat pribadi yang ditulis oleh
seseorang, baik kepada kantor-kantor, lembaga/ perusahaan yang isinya memohon sesuatu
kepada pihak perusahaan atau lembaga tersebut. Surat ini terdiri atas :
a. Surat lamaran pekerjaan
23

b. Surat permohonan izin, tidak masuk kerja dan sebagainya

c. Surat permohonan atau pemberitahuan kepada sekolah, kantor dan sebagainya
d. Surat permohonan cuti
2. Surat pribadi yang berisi tentang kekeluargaan terdiri atas :
a. Surat dari orang tua kepada anak dan sebaliknya
b. Surat ucapan terima kasih
c. Surat ucapan belasungkawa
d. Permohonan izin kepada tetangga untuk mengadakan pesta
D. Contoh Surat Pribadi
Berikut ini adalah contoh-contoh surat pribadi :
1. Surat pribadi untuk sahabat
Lampung, 28 Maret 2012
Sahabatmu Olivia,
Apa kabar Din, baik-baik saja kan?
Saat menulis surat ini aku sedang melihat album photo perpisahan sekolah, kalau ingat masa-masa
kita masih duduk di bangku sekolah memang sangat menyenangkan. Kita salalu berbagi kecerian
dan suka duka bersama. Masa-masa sekolah memang masa yang indah dan tidak mudah
dilupakan.
Oh ya Din, Bagaimana kuliahmu di jogja? semoga berjalan dengan baik. Aku berharap kamu
dapat menyelesaikan kuliahmu dengan baik juga, agar cita-citamu yang ingin jadi guru Bahasa
Inggris itu dapat segera kamu wujudkan. " Amin ".
Udah dulu, ya Din. Aku berharap jika kamu libur kuliah atau berkunjung kerumah nenek kamu di
lampung, jangan lupa mampir kerumah aku ya? Aku tunggu kabar dan balasan surat darimu.
Sahabatmu,

Olivia Yanza

2. Contoh surat pribadi untuk keluarga

24

1.

Surat untuk melamar pekerjaan.

Bandung, 23 Sepetember 2014

Perihal

: Melamar pekerjaan
25

Lampiran

: 1 Lembar

Yth. Kepala bagian Sumber Daya Manusia

PT. Abdi Jaya Sentosa Indonesia
Jalan Soekarno Hatta No.1
DiBandung
Dengan hormat,
Berdasarkan informasi dari salah satu karyawati bapak Bapak, yaitu Ibu Rindu Asmara bahwa
PT. Abdi Jaya Sentosa Indonesia memerlukan karyawan dibagian pemasaran. Berdasarkan informasi
tersebut saya ingin mengajukan lamaran sebagai karyawan dibagian pemasaran.
Berikut ini adalah data singkat saya :
Nama
: Muhammad Ikhsan
Tempat, Tanggal, Lahir
: Banda Aceh, 29 November 1989
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Pendidikan Terakhir
: Sarjana Ekonomi (Akuntansi) lulusan
Fakultas Ekonomi Universitas Tanjungpura
Nomor telpon
: Pontianak
Alamat
: Bandung, Jalan Geger Kalong, Nomor 49
Nomor Telepon
: 089945673451
Status
: lajang
Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini beberapa ijasah yang saya miliki :
1.
Fotocopy ijasah Sarjana
2.
Fotocopy transkip Nilai Sarjana
3.
Sertifikat kursus Computer Microsoft Office
4.
Sertifikat kursus Bahasa Ingris
5.
Fotocopy Kartu Tanda Penduduk, SIM A dan SIM C
Demikian permohonan ini saya sampaikan, besar harapan saya semoga bapak / ibu senantiasa dapat
mempertimbangkannya. Saya mengucapkan terima kasih atas perhatian dan kesempatan yang diberikan
kepada saya.
Hormat saya,
Muhammad Ikhsa
2. Surat untuk perijinan
Bandung, 25 Februari 2013

Perihal

: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja

Lampiran

: 1 lembar

Yth. Bapak Andy Angpau

Manajer PT. Lialiu
Jalan Kali Agung Nomor 41
DiBandung

26

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama

: Bertliani

Alamat

: Bandung, Jalan Gagak Nomor 329

No.Induk Karyawan

: 2013-051

Jabatan

: Junior Staff

Bersama surat ini saya mengajukan permohonan izin untuk tidak masuk kerja selama 3 hari, terhitung
dari tanggal 25-27 Maret dikrenakan ingin menjenguk saudara yang sakit keras.
Demikian surat permohonan izin ini saya buat, besar harapan saya agar bapak dapat memberikan izin
kepada saya. Terima kasih.

Hormat saya,
Bertliani

BAB VI
SURAT NIAGA
A. SURAT NIAGA
Surat niaga adalah surat yang dikirimkan kepada perusahaan atau perorangan dalam rangka
perniagaan.Surat niaga antara lain berupa surat penawaran,surat permintaan ,perjanjian jual
beli,perjanjian sewa menyewa, perjanjian kontrak,surat kuasa, dan klaim.
B. SURAT PERMINTAAN
Surat permintaan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada penjual untuk
meminta barang-barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan.
Langkah-langkah ang diperlukan dalam menyusun surat permintaan sebagai berikut;
1. menentukan lebih dahulu jenis barang yng diperlukan.
2. menentukan kapan barang tersebut diperlukan.
3. menanyakan pemberian potongan harga.
4. minta daftar harga,leaflet,katalog,brosur,contoh barang yang diperlukan.
Perhatikan contoh surat permintaan berikut:
27

PT. MAJU SEJAHTERA

Jalan Raya Gatot Subroto No. 07 Purwokerto
Nomor :
Lampiran :
Hal : Permintaan
Kepada Yth.
Kepala Bagian Penjualan
CV MEGA
Jalan Jendral Soedirman No. 23
Kami beritahukan dengan hormat bahwa kami akan membuka kantor cabang baru di Jalan Raya
Gatot Subroto No. 07, Purwokerto oleh karena itu, kami membutuhkan :
1. 8 Unit Komputer
2. 8 Unit Printer
3. 1 Unit Scanner, sesuai dengan saudara tawarkan pada iklan di Blog Marasella, Tanggal 13
November 2014.
Sehubungan dengan hal tersebut, Kami mohon kepada Saudara untuk mengirim brosur, Daftar
harga, dan buku petunjuk tekhnisnya, selain itu, mohon penjelasan tentang :
1. Syarat Pembayaran
2. Syarat penyerahan barang dan
3. Potongan harga
Kami tunggu balasan Saudara, Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami menyampaikan
terima kasih.

Hormat Saya,
Kepala Bagian
Pembelian
C. SURAT PENAWARAN

28

Surat penawaran yang disebut juga dengan surat penjualan adalah surat yang berisi penawaran
atau penjualan suatu barang atau produk kepada konsumen.Surat penawaran yang baik dan efektif
harus disusun dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.

mempergunakan bahasa yang menarik agar menimbulkan minat calon pembeli.

merinci barang yang ditawarkan untuk menghindari keraguan calon pembeli
menjamin ketentuan harga,cara pengiriman dan penyerahan barang.
memberikan potongan harga dan contoh barang.

Perhatikan contoh surat penawaran barang:

Jakarta, 19 Maret 2014
Kepada Yth
PT. Lambat Naik
Di,Tasikmalaya
No. : 032/PNWRN/2013
Hal : Penawaran Barang
Lamp. : 1 Berkas
Dengan Hormat
Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami PT. Maju Sendiri, dengan
alamat di Jl. Budah Laut No. 45 Tasikmlaya. Kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang
distributor kosmetik dan telah bekerja sama dengan berbagai toko dan perusahaan yang bergerak
dibidang kosmetik.
Karena itu sesuai informasi yang kami peroleh, CV Lambat Naik adalah perusahaan yang
menjual berbagai produk kosmetik yang sedang berkembang pesat dan membutuhkan pasokan
kosmetik dengan harga yang bersaing.
Sehubungan hal itu, kami mengajukan penawaran untuk menjadi pemasok bagi kosmetik untuk
perusahaan dan toko-toko yang bapak kelola. Harapan kami, penawaran ini dapat terwujud dalam
bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak.
Sebagai bahan perbandingan, silahkan bapak lihat di lampiran yang berisikan daftar harga
produk kosmetik yang kami sediakan. Jika perusahaan bapak berminat kami siap melakukan
pembicaraan lebih lanjut.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami
sampaikan banyak terima kasih.

29

Hormat kami,
PT. Maju Sendiri.

D. SURAT KUASA
Surat kuasa dibuat dengan bahasa yang singkat dan jelas,menyebutkan pihak yang diberi kuasa
dan yang memberi kuasa,serta mencantukan masa berlaku surat kuasa tersebut.Dalam surat kuasa
juga diperlukan Surat kuasa dibuat oleh seseorang untuk melimpahkan dan memberikan
kewenangan kepada kehadiran pihak lain yang mengetahui.Pihak lain tersebut bertindak sebagai
saksi.
Perhatikan contoh surat kuasa berikut:
a. Contoh Surat Kuasa Pengambilan Uang
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama

: Larasati

Alamat

: Jl. Buah Batu No. 10, Bandung - Jawa Barat

Bermaksud memberikan kuasa kepada:

Nama

: Syamsul Huda

Alamat

: Jl. Purimas Indah Blok F No. 24, Bandung- Jawa Barat

Untuk mengambil uang di Bank Central Asia (BCA) cabang Purimas Indah.
Semoga surat kuasa ini dapat digunakan sebagaimana mestinya.
30

Bandung, 10 Mei 2014

Pemberi Kuasa

Penerima Kuasa

Larasati

Syamsul Huda

b. Contoh Surat Kuasa Pengambilan Gaji

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama

: Ahmad Khariri

Tempat/Tgl. Lahir

: Medan, 25 Januari 2077

Pekerjaan

: Pegawai Negeri Sipil

Alamat

: Perumahan Reni Jaya Blok H/3 No. 11 Pamulang, Tangerang

Banten

Memberikan kuasa pengambilan gaji untuk bulan April 2014, dikarenakan saya sedang
sakit. Untuk mengambil gaji tersebut, saya akan memberikan kuasa kepada :
Nama

: Luki Setyawan

Tempat/Tgl. Lahir

: Sumedang, 25 Maret 1980

Pekerjaan

: Swasta

Alamat

: Jl. H. Ung Kemayoran Gempol RT. 1/7 Kel. Kemayoran,

Kec. Senen,Jakarta Pusat

Demikian Surat Kuasa ini kami buat dengan sebenar-benarnya agar dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Jakarta, 30 Maret 2014
Penerima Kuasa

Pemberi Kuasa
31

Materai
Rp. 6.000,Luki Setyawan

c.

Ahmad Khariri

Contoh Surat Kuasa Pengambilan BPKB

Yang bertanda tangan dibawah ini
Nama

: Ulul Azmi

Alamat

: Cipondoh Makmur Blok E. IV/01

RT 07/05 Kel. Cipondoh Makmur. Kec. Cipondoh

No. KTP : 32.75.02.1002.08617.

Memberikan kuasa kepada
Nama

: Sufyan Hadi

Alamat

: Puri Dewata Indah Blok. Ag. No. 27

RT. 03/02 Cipondoh Tangerang.

No. KTP : 367.105.13.00.02

Untuk pengambilan :
Satu Buah Yunit : BPKB Mobil Suzuki Baleno
Nopol

: B. 2628 YH

Warna

: Hitam Metalik

No. Mesin

: G168-ID- 602036

No. Angka

: MHDSY416VJ-102036.

Demikianlah Surat Kuasa ini saya buat untuk dipergunakan sebagaimana semestinya.
Tanggal, 21 Oktober 2011
Pemberi Kuasa

Penerima Kuasa
Materai Rp 6000

Ulul Azmi

Sufyan Hadi

32

E. SURAT KLAIM
Surat klaim adalah surat tuntutan rugi yang dilayangkan pihak pembeli pada
penjual.Ganti rugi yang diajukan ini umpamanya dikarenakan barang yang dipesan pembeli
hilang di perjalanan,rusak berat,mutu kurang,atau tidak sesuai dengan pesanan sehingga pembeli
merasa rugi.
Dalam mengajukan surat klaim,pembeli harus mengemukakan alasan yang sah dan
kuat,kerugian yang dimintakan penggantiannya hendaknya adil.Dengan demikian,ia dapat minta
ganti rugi seharga barang yng rusak atau hilang,menukar barang tersebut,minta potongan harga
karena barang rusak,mengirim kembali barang dengan ongkos kirim ditanggung penjual atau
membatalkan barang-barang tersebut.

Perhatikan contoh surat klaim berikut:

CV EKA SARI
Jalan Harum No. 170
MOJOKERTO
Nomor : 230/PG/X/2013

28 Oktober 2013

Kepada
PT SEJUK
Jalan Pemuda No. 127
Surabaya
Hal

: Pengaduan Kerusakan
Barang

Dengan hormat,
Barang kiriman Saudara yang berupa 8 (delapan) buah Air Conditioner merk Central telah
kami terima. Atas pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Pada waktu barang akan digunakan, kami sedikit kecewa karena ternyata ada 2 (dua) buah Air
Conditioner yang tidak keluar udara sejuknya.
Sesuai dengan perjanjian Saudara yang akan memberikan garansi 1 (satu) tahun
dan apabila terdapat kerusakan akan memberikan pelayanan untuk memperbaiki secara
cuma-cuma, maka kami mohon Saudara mengirimkan montir untuk memperbaiki barang tersebut.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
33

Hormat kami,
CV EKA SARI

AINUR ROSYIDAH
Manajer Penjualan

BAB VII
SURAT PESANAN
A. ARTI SURAT PESANAN
Surat pesanan adalah jenis surat yang dikirimkan oleh calon pembeli barang-barang yang
diperlukannya, yang sebelumnya mungkin pembeli telah menerima surat penawaran dari
penjual. Surat pesanan disebut juga surat pembeli. Karena itu, kedudukannya lebih kuat dari
pada surat penawaran. Walaupun demikian, pembeli harus mempertimbangkannya dengan baik
sebelum dia mengirimkan surat pesanan kepada si penjual. Pertimbangan tersebut antara lain :
1. Pertimbangan mengenai keadaan keuangan. Jangan sampai mengecewakan penjual.
Hendaknya dipikirkan untuk membayar uang muka, karena penjual biasanya meminta uang
muka pada waktu membuat perjanjian jual beli.
2. Pertimbangkan dengan baik apakah barang-barang yang dipesan benar-benar diperlukan, dan
kalau dijual apa akan laku, dan sudah adakah pemesanan.
3. Apakah syarat-syarat yang diajukan dalam surat penawaran oleh penjual cukup lunak atau
tidak dan apakah pembeli sudah menyetujuinya dengan sungguh-sungguh.
4. Pertimbangan risiko yang mungkin timbul di kemudian hari atas barang yang dipesan
tersebut.
5. Perlu adanya penelitian terhadap barang-barang yang dipesan tersebut, seperti kualitas, tipe,
jumlah, harga penawaran penawaran dan lain sebagainya.
B. ISI SURAT PESANAN
Pada surat pesanan perlu disebutkan hal-hal sebagai berikut dengan jelas :
1. Jenis dan macam barang yang dipesan (tipe, model, ukuran, warna dan sebagainya)
2. Kualitas atau mutu barang
3. Kuantitas atau jumlah barang
4. Harga barang
5. Syarat penyerahan dan pembayaran
6. Cara dan alat pembayaran dan pengiriman barang serta
7. Potongan harga bila ada
C. CARA MENYUSUN SURAT PESANAN

34

1. Bila memsan barang karena penawaran maka nyatakan dengan tegas bahwa penawaran
diterima. Bila pesanan karena inisiatif sendiri jelaskan aasannya mengapa memesan barang
dan mengetahui dari siapa ada barang pada penjual.
2. Terangkan dan rinci dengan jelas barang-barang yang diperluka, seperti yang telah
disebutkan pada isi surat pesanan.
3. Sebutkan surat penyerahan ddan syarat penawaran yang cocok dengan yang ditawarkanatau
tidak.
4. Sebutkan cara-cara pembayaran dan pengiriman yang dikehendaki sesuai tidak dengan yang
ditawarkan.
5. Akhirilah surat pesanan dengan kata-kata yang mengandung harapan. Misalnya, barangbarang diterima pada waktunya, dan sebutkan pula ucapan terima kasihatas perhatian
penjual.
D. MACAM-MACAM SURAT PESANAN
Ada beberapa macam surat pesanan, yaitu sebagai berikut :
1. Surat pesanan berdasarkan penawaran, yaitu pembeli memesan barang karena dia terlebih
dulu menerima surat penawaran dari penjual. Bila pembeli menerima penawaran dan
kemudian memesan barang yang ditawarkan pembeli, maka dalam surat pesanan hendaknya
menyebutkan tanggal atau bulan dan tahun surat penawaran yang diterima dan juga
menyebutkan nomor surat penawaran yang diterima.
2. Surat pesanan berdasarkan penawaran yang berfaktur, yaitu pembeli membuat surat pesanan
dengan cara merinci harga barang dan potongan harga sesuai dengan surat penawaran dari
penjual. Lebih baik lagi jika surat pesanan inidilengkapi dengan lampiran atau fotokopi surat
penawaran dari penjual.
3. Surat pesanan atas inisiatif sendiri yaitu surat pesanan yang dibuat pembeli tanpa adanya
surat penawaran dari penjual, sebabnya:
a.

Pembeli dan penjual telah saling mengenal

b.

Pembeli telah mengenal jenis barang dan harganya yang diproduksi penjual.

c.

Pembeli telah berlangganan

4. Surat pesanan berdasarkan iklan yaitu pembeli memesan barang setelah membaca iklan
barang-barang tersebut melalui surat kabar atau majalah dan surat kabar atau majalah apa
yang memuat iklan tersebut.

35

Contoh : PENAWARAN
TOKO MAKMUR
Jl. Mawar 40, telp.5205407
SEMARANG
Nomor
Lamp
Hal

: 50/PS/II/13
: : Pesanan sabun

22 Februari 2013

CV SAMUDRA
JL. KRAMAT JATI 10
JAKARTA
Dengan hormat.
Surat saudara tanggal 10 Februari 2013 nomor 76/PW/II/13 beserta contoh sabun yang ditawarkan
telah diterima dan kami ucapkan terima kasih. Sebagai pesanan percobaan kami mohon dikirim 5
peti sabun mandi an 5 peti sabun cuci sesuai dengan penawaran saudara, semua ongkos menjadi
tanggungan saudara dan rabat 10% akan kami ambil langsung dari jumlah pembayaran yang akan
dikirimkan melalui BNI 46 setelah barang pesanan kami terima.
Kami mengharapkan kiriman saudara paling lambat awal bulan. Atas perhatian saudara kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
TOKO MAKMUR

Suryadi
Pemilik

Contoh: PENAWARAN YANG BERFAKTUR

TOKO ELEKTRONIK JAYA
Jalan Pungkur 101 Telp. 302521
BANDUNG
Nomor

: 012 / EJ / IV / 13

3 April 2013
36

Hal

: Pesanan Barang Elektronika

PT Bima Elektronika
Jl. Gajah Mada 107
Jakarta
Dengan hormat,
Sesuai dengan surat penawaran Saudara Nomor 428 / PW / III / 13, tanggal 30 Maret 2013
kami memesan barang-barang sebagai berikut:
1

10 buah setrika li8srik merek indojaya 220 / 75 watt

Rp. 350.000,00

@ Rp 35.000,00
10 listrik kipas angin merek indojaya 2013

Rp. 750.000,00

@ Rp. 75.000,00
Jumlah seluruhnya
Potongan 5%
Jumlah yang harus

Rp. 1.100.000,00
Rp. 55.000,00
Rp. 1.045.000,00

Terbilang : satu juta empat puluh lima ribu rupiah

Uang muka 50% dari Rp. 1.1045.000,00 yaitu Rp. 522.500,00 (lima ratus dua puluh dua
ribu lima ratus rupiah), telah kami kirim kan melalui BNI 46. Sisanya akan kami kirimkan setelah
barang kami terima. Barang-barang tersebut paling lambat sudah kami terima tanggal 10 April
2013.
Atas perhatiannya Saudara kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Toko Elektronik Jaya
Siswandi Amin
Pemilik

Contoh: INISIATIF SENDIRI

TOKO ELEKTRONIKA JAYA
Jalan Pungkur 101 Telp. 302521
BANDUNG
Nomor

: 012 / EJ / IV / 13

Hal.

: Pesanan Mesin Tik

3 April 2013

37

Kepada
PT Bina Administrasi
Jl. Mataram 105
Jakarta
Dengan hormat,
Dengan ini kami mengajukan pesanan kembali mesin tik, baik yang manual dan maupun yang
elektrik, berikut 5 buah mesin tik Remington 20; 10 mesin tik Royal 20; dan 5 buah mesin tik
I.B.M.
Mengingat barang-barang tersebut sangat diperlukan, kami mengharapkan barang-barang tersebut
segera dikirim paling lambat dapat kami terima tanggal dua puluh bulan ini.
Pembayaran sesuai dengan perjanjian akan dikirim melalui BNI 46.
Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Toko Elektronik Jaya
Ir. Gunawan
Manajer Pembelian

Contoh: IKLAN
TOKO BATIK INDAH
Jl. Pasar Baru Utara 5
BANDUNG
Nomor

: 72 / BI / II / 13

Hal

: Pesanan Kain Batik

20 Februari 2013
38

Yang Terhormat
Bapak Iskandar
Pimpinan Perusahaan Batik Prima
Jalan Singosaren 25
Yogyakarta
Dengan hormat,
Membaca iklan saudara dalam harian kompas, tertanggal 13 Februari 2013, mengenai
penawaran kain batik produksi saudara, maka dengan ini kami memesan:
5 kodi kain batik Gelatik @ Rp. 50.000,00
5 kodi kain batik Cendrawasih @ Rp. 75.000,00
5 kodi kain batik Merpati @ Rp. 100.000,00
Uang muka telah kami kirimkan sebesar Rp. 500.000,00 (lima ratus ribu rupiah) melalui
BCA Bandung (bukti pembayaran terlampir). Sisanya akan kami kirimkan setelah barang diterima,
seluruh harga telah kami perhitungkan dengan potongan 5%.
Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Toko Batik Indah

Sanusi
Pemilik
BAB VIII
PEMBERITAHUAN PENGIRIMAN BARANG
A. Arti surat pemberitahuan pengiriman barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang adalah surat yang dikirim oleh penjual kepada pembeli
dengan maksud untuk memberitahukan bahwa pesanan sudah diterima dan barang sudah dikirim
kealamat pembeli. Bila barang yang dikirimkan menggunakan peti, maka harus di lampirkan
packing list.
39

Apabila sebuah perusahaan menerima surat pesanan dan pesanan yang diminta tidak tersedia
diperusahaan . Hendaklah segera memberitahukan kepada pembeli kalau barang-barang yang
dipesan itu tidak tersedia agar pembeli mencari penjual lain yang dapat memenuhi kebutuhan
tersebut.
Fungsi surat pemberitahuan pengiriman barang, antara lain:
1. Untuk menyakinkan pembeli bahwa pesanan sudah dilayani degan baik.
2. Sebagai pedoman untuk pengiriman barang.
3. Sebagai alat untuk mencetak
4. Sebagai alat penagih bila pembeli lupa.
Hal hal yang tercantum dalam surat pemberitahuan pegiriman barang adalah:
1. Nama dan jenis barang yang akan dikirim
2. Jumlah barang
3. Harga barang
4. Kualitas barang
5. Cara pengangkutan barang
6. Cara pengepakan
7. Keteragan yang dilampirkan
Apabila syarat- syarat pesanan sudah disepekati, maka sudah dapat dibuatkan surat perjanjian jual
beli apabila barang-barang yang dipesan ada dalam persediaan, maka dipersiapkan pengiriman
barang. Surat tersebut perlu dilampirkan degan kopy faktur, daftar barang dan surat pengantar
barang.
Surat pengiriman barang ( pengiriman pesanan )umumnya dibuat oleh penjual yaitu:
1. Setelah menerima surat pesanan dari pembeli yang memberitahukan bahwa barang-barang yang
di pesan dan segera di kirimkan
2. Bila barang-barang yang di pesan itu ada sebagian
3. Bila barang-barang yang di pesan itu agak terlambat pengirimannya
4. Bila barang-barang yang di pesan itu ada perubahan harga
B. Tata cara penyusunan surat pemberitahuaan pengiriman barang
Dalam menyusun surat pemberitahuan pengiriman pesanan hendaknya di perhatikan hal-hal
sebagai berikut:
1. Nyatakan kepada pemesan ucapan terima kasih atas pesanannya.
2. Yakinkanlah kepada pemesan bahwa pesanannya akan dan sedang ditangani dengan
sebaik-baiknya.
3. Jika pesanannya hanya dapat dikirimkan sebagian,jelaskan alasan-alasannya.
4. Jika perlu tawarkan barang-barang lain yang sejenis,yang kualitasnya sama.
5. Akhirilah surat dengan memberikan harapan-harapan yang positif dan menyenangkan
pembeli.Umpan pesanan saudara berikutnya akan mendapat pelayanan yang lebih baik.
C. Cara-cara pengiriman barang pesanan
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengiriman barang:
a. Barang-barang yang dikirim harus dibungkus atau dipak dengan baik, sesuai dengan
keadaan barang dan tempat yang dituju.
b. Perhatikan batas waktu yang ditetapkan pemesan, agar barang-barang yang dikirimkan tidak
terlambat datangnya.
40

c. Hindari kekeliruan pengiriman, umpamanya dipesan kualitas I, dikirimkan kualitas II. Sebelum
dipak atau di bungkus dan dikirimkan hendaknya di teliti lagi, sesuaikan dengan surat
pesanannya.
d. Perhatikan sekali lagi alamat pemesan dengan sebaik-baiknya. Jangan mengirim barang ke
alamat yang salah, karena mungkin nama pemesan sama.
D. Membuat dan menggunakan surat pemberitahuan pengiriman barang
1) Hal : Pengiriman Barang Pesanan
2) Alinea Pembuka : Memuat informasi telah menerima surat pesanan dengan menyebutkan nomor
dan tanggal surat tersebut.
3) Alinea isi (Tubuh) memuat beberapa hal berikut :
a. Informasi tanggal pengiriman dan perkiraan.
b. Menyebutkan kembali jumlah barang yang dipesan, merk, harga satuan.
c. Jumlah terbayar setelah dipotong discount Uang muka yang telah diterima sambil
mengingatkan pelunasan sisa uang yang harus dibayar.
d. Kode-kode barang dalam peti
4) Alinea penutup
Berisi ucapan terima kasih , harapan agar puas dengan barang kiriman segaligus menunggu
pesannya selanjutnya.
5) Lampiran
Melampirkan dokumen Niaga berupa : kopi faktur, packing list , surat jalan.

Contoh 1 :
PT DUNIA MODERN
Jl. Mataram No 105
Telp (0561) 774321, Email : Duniamodern105@yahoo.co.id
Jakarta
Nomor : 098/DM/X/14
Lampiran : III lembar
Perihal : Pemberitahuan Pengiriman Barang

20 Oktober 2014
Yth. Toko Sulawesi
Jl. Pahlawan No. 10
Manado

Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan kepada Saudara, bahwa pesanan Saudara mengenai 10 buah
Laptop merek Tosibah dengan surat pesanan Saudara pada tanggal 13 Oktober 2014 , telah kami
kirimkan ke alamat Saudara dengan kapal MMS Tornado pada tanggal 18 Oktober 2014
Laptop tersebut kami pack dalam 2 buah peti yang kuat. Setiap peti berisi 5 buah laptop
dan telah kami beri nama dan nomor urut dengan kode Dom 1 dan Dom 2. Bersama ini kami
lampirkan selembar faktur dan selembar packing list .
Kami harap sisa pembayaran yang 50% lagi segera dikirimkan melalui Bank Mandiri,
setelah barang-barang Saudara terima.
41

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih dan kami menunggu pesanan Saudara
selanjutnya.

Hormat kami
PT Dunia Modern
Moch Arief
Manajer Penjualan

Contoh 2 :
PT MATAHARI BERSINAR
Jl. Ir.H.Juanda No. 25
Telp (0561) 7766435, Email : Mataharibersinar25@yahoo.co.id
Bandung
Nomor

: 89/MR/II/14

Lampiran

: I lembar

Hal

: Pengiriman Pesanan Sabun

28 Februari 2015

Yth. Toko Serba Guna

Jl. Singosaren No. 40
Surakarta
Dengan hormat,
Memenuhi pesanan Saudara dengan surat nomor 56/PS/II/15, tanggal 19 Februari 2015 tentang pesanan
sabun mandi dan sabun cuci. Maka pada hari ini kami kirimkan 5 peti sabun mandi dan 5 peti sabun
cuci ,melalui perusahaan angkutan Elteha. Kami harap barang-barang tersebut Saudara terima paling
lambat tanggal 2 Maret 2015.
Bersama ini kami lampirkan selembar faktur sebesar Rp. 405.000,00 (empat ratus lima ribu rupiah),
yaitu seluruh harga barang tersebut dipotong rabat 10% Sesuai dengan perjanjian kita , kami
mengharapkan setelah barang-barang Saudara terima, hendaknya langsung melakukan pembayaran yang
dilaksanakan perusahaan pengangkutan Elteha yang mebawa barang-barang ini ketempat Saudara.
Atas perhatian dan kerjasamanya ,kami ucapkan terima kasih .
42

Hormat kami,
PT Matahari Bersinar
Syamsudin
Pimpinan

Jakarta , 26 September 2014

Yth. CV Sumber Restati
Jl. Tunjungan No. 58
Surabaya
Dengan hormat ,
Terima kasih atas surat pesanan Saudara No. 231/MB/IX/15 tanggal 20 Maret 2014. Dengan ini kami
memberitahukan bahwa barang yang dipesan ada dalam persediaan kami.
Pengiriman barang akan dilakukan dengan Eltera internasional pada tanggal 27 Maret 2014 yang akan
datang .
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih ,
Hormat kami,
PT KAYU EMAS

Hotman
Bagian penjualan
Contoh Faktur
PT DUNIA MODERN
Jl. Mataram No 105
Telp (0561) 774321, Email : Duniamodern105@yahoo.co.id
43

Jakarta
Faktur No
: 095/FK/14
Pesanan tanggal : 13 Oktober 2014
Yth. Toko Sulawesi
Jl. Pahlawan No. 10
Manado
Jakarta , 20 Oktober 2014
Banyaknya

Harga Satuan

Nama Barang
Laptop merek Tosibha

2 peti

@ 10 buah

Jumlah

(RP)
Rp. 4.500.000,00

Jumlah
Rabat 10%
Harga terbayar

Rp 45.000.000,00
Rp. 45.000.000,00
Rp. 4.500.000,00
Rp. 40.500.000,00

Terbilang :
Empat puluh juta lima ratus ribu rupiah
Yang menerima

Hormat kami,
PT Dunia Modern

(..)

Moch Arief
Manajer Penjualan

Contoh Packing List

PT DUNIA MODERN
Jl. Mataram No 105
Telp (0561) 774321, Email : Duniamodern105@yahoo.co.id
Jakarta
PACKING LIST
Faktur No : 095/FK/14
No.
Peti

Isi tiap peti

Ukuran peti

Berat
Bruto

Neto

DOM 1 5 buah laptop

40 x 30 x 40

20 kg

15 kg

DOM 2 5 buah laptop

40 x 30 x 40

20 kg

15 kg

Jakarta, 20 Oktober 2014

PT Dunia Modern
Moch Arief
44

Manajer Penjualan
BAB IX
SURAT PENGADUAN
A. ARTI SURAT PENGADUAN ATAU SURAT KLAIM
Surat pengaduan disebut juga surat klaim yaitu surat pemberitahuan dan pembeli atau pemesan
kepada penjual yang menggambarkan bahwa penerimaan barang tidak sesuai dengan pesanan yang
di sertai dengan tuntutan penyelesaiannya. Tujuan membuat surat pengaduan yaitu :
1. Untuk menyelesaikan secara baik dan memuaskan, baik bagi pihak pembeli maupun penjual
2. Agar hubungan baik yang sudah terbina jangan sampai pecah hanya kesalahan yang tidak di
sengaja
3. Bagi penjual, pembeli itu adalah raja yang bearti penjual selalu akan berusaha memberikan
service atau pelayanan yang memuaskan, sehingga pembeli menjadi langganan yang
setia,penjual tanpa pembeli adalah tidak mungkin memiliki langanan yang setia dalam jumlah
yang banyak merupakan aset berharga yang akan menaikan omset penjualan.
4. Untuk mendapatkan informasi atau keterangan yang lebih jelas. Jika kesalahan itu bukan pada
pihak penjual,kepada siapa pembeli harus menuntut ganti rugi.
Agar surat pengaduan mendapat tanggapan yang positif dari pihak penjual maka pembeli atau
pemesan barang mempunyai alasan yang kuat dan logis atau masuk akal. Disamping itu mempunyai
alternatif (pilihan penyelesaian) tanpa ada alasan-alasan penjual tidak akan memenuhi tuntutan
pembeli.
Bila pembeli mempunyai alasan-alasan yang kuat dalam pengaduannya kepada penjual maka
pembeli dapat mengambil tindakan sebaga berikut :
1. Membatalkan pembelian barang
2. Meminta potongan harga
3. Meminta penggantian dengan barang lagi sebanyak barang yang hilang atau rusak.
Penjual yang sudah menerima surat pengaduan dari pemesan atau pembeli hendaknya penjual
mengadakan penyelidikan dahulu dengan seksama. Apakah kesalahan tersebut ada pada :
Bila memang kesalahan itu ada pada pihak penjual maka dengan segera penjual harus meminta maaf
kepada pembeli dan menyatakan penyelesaiannya.serta mengemukakan alasan-alasan yang tepat
mengapa hal itu sampai trjadi. Dan penjual bersedia menanggung risikonya. Apakah memberikan
potongan harga menganti harga sesuai dengan keinginan pembeli yang tertulis pada surat
pengaduannya.

B. ISI POKOK DAN TATA CARA PENULISAN SURAT PENGADUAN

45

Supaya surat pengaduan mencapai sesaran seperti yang dikehendaki maka surat pengaduan harus
disusun dengan baik dan mudah dipahami oleh penjual, serta memperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
1. Sebutkan dengan jelas hal-hal yang kurang atau yang tidak sesuai, jumlah barang tidak cocok
dengan pesanan, barang datangnya terlambat, atau barang-barang ada yang rusak atau hilang.
2. Berikan atau tunjukkan bukti yang otentik memuaskan tersebut yang disebabkan keterlambatan
penjual.
3. Sebut kan macam-macam penyelesaian yang di kehendaki pembeli, seperti :
a. Potongan harga
b. Meminta penggantian barang
c. Meminta penggantian kerugian berupa uang
d. Mengembalikan barang yang di beli
e. Membatalkan pesanan
Jika penjual tidak merasa bersalah melainkan kesalahan ada di pihak pengangkut barang, Misalnya
pada maskapai perkapalan, ekspedisi dan lain-lain maka hendaklah dinyatakan oleh penjual kepada
pemesan agar pemesan mengajukan tuntutan dan pengaduannya kepada bagian pengangkutan
tersebut. Tetapi penjual juga dapat menawarkan jasanya kepada pihak pemesanan untuk mengurus
persoalan-persoalan pengaduan dengan pihak pengangkut, atau nenawarkan jasa untuk memberikan
informasi-informasi atau data-data yang diperlukan oleh pemesan yang berhubungan dengan
pengaduan yang akan di ajukan kepada pihak pengangkut.
Bila ada kerusakan kecil pada yang diangkut, sebaiknya kerusakan ditangung pihak penjual, dengan
demikian hubungan kekeluargaan akan lebih erat lagi. Kadang-kadang pemesan/pembeli tidak sadar
kalau dia mengajukan pengaduan kepada pihak penjual padahal yang salah dia sendiri. Bila terjadi
demikian hendaknya penjual memberi alasan-alasan yang tepat di jelaskan secara tuntas sehingga
pembeli mengerti persoalan yang sebenarnya.
C. PENYEBAB ADANYA SURAT PENGADUAN
Pada umumnya pembuatan surat pangaduan oleh pemesan atau pembeli disebabkan hal-hal sebagai
berikut :
1. Mengenai jumlah atau kuantitas barang yang diterima
2. Mengenai mutu atau kualitas barang yang diterima
3. Kerusakan atau kehilangan
4. Keterlambatan
a) Unsur-unsur yang harus ada di surat pengaduan :
kondisi barang yang diterima secara jelas
jumlah barang yang diterima
tanggal penerimaan
mutu atau kualitas barang yang diterima
b) Alternatif cara penyelesaian (kompensansi)
Hubungan surat pengaduan dengan surat pengiriman barang

Penjelasan pengaduan
46

Contoh penyimpangan dan bukti-buktinya

Cara penyelesaian dengan tegas

BAB X
MENULIS SURAT LAMARAN PEKERJAAN BESERTA SURAT BALASANNYA
A. Pengertian Surat Lamaran Pekerjaan
Arti dari kata lamaran adalah permohonan untuk memperoleh sesuatu, sedangkan arti dari surat
lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh pencari kerja (pelamar) untuk kemudian
dikirimkan kepada suatu badan usaha atau instansi guna mendapatkan pekerjaan atau jabatan sesuai
dengan lowongan pekerjaan atau jabatan yang ditawarkan. Tindakan para pencari kerja
mengirimkan surat lamaran pekerjaan akan menimbulkan tanggapan dari pihak badan usaha atau
instansi yang menawarkan pekerjaan atau jabatan tertentu. Tanggapan itu dapat berupa panggilan
47

testing terhadap pelamar, penolakan lamaran, dan jika memenuhi syarat pelamar akan dipanggil
untuk bekerja.
Pendekatan yang dapat digunakan dalam membuat surat lamaran kerja adalah
pendekatan Attention, Interet, Desire and Action (AIDA). Penjelasan lebih rinci tentang masingmasing pendekatan AIDA tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Attention
Prinsip pertama dalam penulisan surat lamaran kerja adalah attention (perhatian). Artinya,
pelamar kerja harus dapat meyakinkan pihak organisasi/lembaga pencari kerja (pembaca) bahwa
pelamar kerja memiliki sesuatu yang bermanfaat atau dapat menumbuhkan rasa tertarik bagi
pembaca.
2. Interest
Prinsip kedua dalam penulisan surat lamaran kerja adalah interest (menarik). Artinya, pelamar
kerja harus dapat menarik perhatian pembaca dengan menjelaskan relevansi pesan-pesan yang
disampaikan.
3. Desire
Prinsip ketiga dalam penulisan surat lamaran kerjaa adalah desire (hasrat). Artinya, pelamar kerja
harus dapat menumbuhkan hasrat pembaca untuk mengetahui lebih jauh apa yang sudah
dituliskan dalam surat tersebut.
4. Action
Prinsip keempat dalam penulisan surat lamaran kerja adalah action (tindakan).
Artinya, pelamar kerja harus dapat memberikan saran kepada pembaca untuk
mengambil suatu tindakan tertentu berkaitan dengan harapan keinginannya dalam menulis surat
tersebut. salah satu tindakan tertentu yang dapat dilakukan oleh pembaca adalah memberi
kesempatan untuk melakukan wawancara kerja (job interview).

B. Sumber Informasi Lowongan Pekerjaan

Informasi lowongan pekerjaan dapat diperoleh melalui beberapa sumber di bawah ini:
1. Iklan/brosur
2. Kantor Tenaga Kerja
3. Sekolah/tempat kursus
4. Teman/Saudara
C. Tata Cara Menulis Surat Lamaran
Surat lamaran pekerjaan memiliki unsur-unsur sebagai berikut :
1. Tempat, tanggal penulisan surat
2. Lampiran dan hal
3. Alamat surat
4. Salam pembuka
5. Isi/ tubuh surat
6. Salam penutup
7. Tanda tangan dan nama terang pelamar
Dalam menyusun surat lamaran, para pencari kerja haruslah memperhatikan hal-hal berikut :
a. Menyebutkan data pribadi pelamar yang meliputi :
48

1. nama lengkap
2. tempat dan tanggal lahir
3. pendidikan
4. jenis kelamin
5. agama
6. keterangan sudah atau belum menikah
7. alamat atau tempat tinggal serta telepon yang mudah dihubungi.
b. Riwayat pendidikan dan ijazah yang dimiliki, meliputi :
1. Pendidikan formal, misalnya SD, SLTP, SLTA, akademi, atau universitas (Jika ada).
2. Pendidikan informal, misalnya kursus-kursus : bahasa Inggris, bahasa Mandarin, Komputer,
Pengembangan Pribadi, Public Relation, dan lain-lain.
c. Kecakapan khusus yang dimiliki, misalnya menyetir mobil, mendisain ruangan.
d. Pengalaman bekerja yang sejenis dengan jabatan yang dilamarnya atau pengalaman bekerja di
bidang lain. Bila belum pernah sebaiknya menyebutkan kemampuan bekerja untuk jabatan yang
dilamarnya berdasarkan pendidikan yang dimiliki.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menulis surat lamaran pekerjaan :
1. Surat lamaran ditulis dengan tangan di kertas folio bergaris dan tidak bolak-balik.
2. Tulisan harus jelas, bersih, rapi, dan tidak ada coretan bekas hapusan.
3. Lampiran boleh ketikan, foto kopi.
4. Bahasa baku atau sopan.
5. Kalimat yang digunakan efektif dan komunikatif.
6. Pelamar menyebutkan diri dengan kata ganti saya bukan aku atau kami dan menyebut pejabat
atau pimpinan instansi dengan sapaan Bapak/ Ibu bukan Saudara/ Saudari.
Contoh kalimat pembuka surat lamaran pekerjaan berdasarkan iklan :
1. Membaca iklan Bapak yang dimuat di.....
2. Berdasarkan pengumuman yang dimuat diharian umum.....
3. Sehubungan dengan iklan Bapak yang dimuat pada harian.....
4. Setelah membaca iklan Bapak yang dimuat di.....
5. Menanggapi iklan Bapak.....
D. Tips Untuk Pelamar
Satu hal yang tak boleh dilupakan oleh pelamar kerja adalah bahwa pelamar kerja sebenarnya
sedang menjual potensi diri kepada perusahaan secara tertulis baik mencakup kepribadian,
kualifikasi, pelatihan yang pernah diikuti, pengalaman kerja, dan hobi. Oleh karena itu, surat
lamaran kerja dapat juga dikatakan sebagai surat penjualan.
1. Yang Perlu Anda Perhatikan
a. Pelamar kerja harus mempunyai klasifikasi atau pengalaman kerja untuk posisi
pekerjaan yang dikehendaki.
49

b. Bangkitkan minat terhadap kualifikasi yang dimiliki.

c. Tunjukkan hal-hal yang positif.
d. Usahakan surat lamaran kerja rapi, bersih, dan menarik.
e. Tulislah surat dari sudut pandang pembaca, bukan dari sudut pandang penulis.
f. Tekankan hal-hal yang membedakan dengan pelamar lainnya.
2. Yang Harus Anda Hindari
a. Jangan melamar pekerjaan di luar kemampuan Anda.
b. Jangan mengirim surat lamaran kerja hasil fotokopi.
c. Jangan mengatakan bahwa Anda menerima jenis pekerjaan apa saja.
d. Hindari kata-kata yang berlebihan.
e. Jangan meminta belas kasihan terhadap perusahaan yang dilamar.
f. Hindari untuk mempermasalahkan gaji, kecuali jika ditanyakan pada saat wawancara kerja.
E. Lampiran Surat Lamaran
Yang dimaksud dengan lampiran adalah segala sesuatu yang disertakan atau dicantumkan dalam
surat lamaran dengan maksud untuk mempertegas atau memperkuat surat tersebut sebagai bahan
pertimbangan bagi pihak badan usaha atau instansi yang menawarkan pekerjaan atau jabatan
tertentu.
F. Tatacara Menuliskan Daftar Riwayat Hidup
Saat ini banyak beredar di pasar formulir daftar riwayat hidup, sehingga pelamar tinggal mengisi
saja. Namun, pada umumnya pelamar lebih baik membuat sendiri. Daftar riwayat hidup biasanya
berisikan tentang :
a.

data pribadi yang terdiri dari :

nama lengkap; tempat tanggal lahir; jenis kelamin; kewarganegaraan; status; alamat.

b. pendidikan yang terdiri dari pendidikan formal dan pendidikan informal;

c. pengalaman bekerja;
d. keterangan-keterangan lain.
G. Contoh Surat Lamaran Pekerjaan
Yogyakarta, 20 Mei 2015
Lampiran : Lima Lembar
Perihal

: Lamaran Pekerjaan

Yth. Pimpinan PT Tolak Miskin

Jalan Yos Sudarso 150
Yogyakarta
Dengan hormat,

50

Berdasarkan pengumuman yang dimuat di Harian Umum Republika, tanggal 16 Mei 2015, maka
dengan ini saya berniat mengajukan diri untuk menjadi bagian editing buku di PT Tolak Miskin
yang Bapak/ Ibu pimpin.
Adapun data-data diri saya sebagai berikut,
nama

: Afrian Fratama, S.Pd

tempat dan tanggal lahir

: Yogyakarta, 19 Juli 1978

agama

: Islam

pendidikan

: Sarjana (S.1)

status

: Belum menikah

alamat

: Komplek Palem Hijau Blok H 22 Yogykarta

no hp/ telepon

: 089611079063

Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan :

1. Fotokopi ijazah yang telah dilegalisasi satu lembar;
2. Fotokopi transkip nilai yang telah dilegalisasi satu lembar;
3. Fotokopi KTP dari kelurahan satu lembar;
4. Pas foto ukuran 4 x 6 dua lembar
Demikian surat kamaran ni saya sampaikan, dengan harapan mendapat perhatian dari
Bapak/ Ibu. Atas perhatian Bapak/ Ibu saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Afrian Fratama, S.Pd.

Contoh: Surat lamaran pekerjaan berdasarkan inisiatif sendiri

Malang, 2 Maret 2009
Lampiran

: Empat Lembar

Perihal

: Lamaran Pekerjaan

Yth. Ketua Institut Teknologi Nasional

Jalan Bendungan Sigura-gura 2
51

Malang
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini saya,
nama

: Ferdian Saputra, M.Pd.

tempat dan tanggal lahir

: Madiun, 19 Juli 1978

pendidikan

: Magister Pendidikan

alamat

: Jalan Galunggung 100 Malang

pengalaman kerja

: Sejak tahun 2003 sampai sekarang mengajar di IKIP

Budi Utomo

no hp/telepon

: 089611079063

Dengan ini mengajukan lamaran kepada Bapak/ Ibu sebagai dosen tetap di ITN Malang.
Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan,
1.Fotokopi ijazah Magister Pendidikan yang telah dilegalisasi satu lembar;
2.Daftar riwayat hidup satu lembar;
3.Surat keterangan kesehatan dari dokter satu lembar;
4.Fotokopi KTP dari kelurahan satu lembar.
Besar harapan saya, apabila Bapak/ Ibu akan mempertimbangkan lamaran ini. Atas perhatian
Bapak/ Ibu saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Ferdian Saputra, M.Pd.

Contoh Daftar Riwayat Hidup

I. Identitas
Nama

: Rusliyawati Tempat,

Tempat dan tanggal lahir : Bandar Lampung, 1 Januari 1980

Alamat

: Jl. Ratu Dibalau 79 Bandar Lampung 35467

Telepon

: 0721-703033 (sesudah pk. 17.00 WIB)

HP

: 0812-79-55000

Status

: Belum menikah
52

II. Pendidikan
2001 : Lulus D3, Jurusan Teknik Komputer, AMIK Teknokrat, Bandar Lampung
1998 : Lulus SMU Negeri 2, Bandar Lampung
1995 : Lulus SLTP Negeri 2, Bandar Lampung
1992 : Lulus SD Negeri 1, Bandar Lampung
Pendidikan tambahan Juli 2000 Juli 2002 : Kursus bahasa Inggris di LPBM Teknokrat Januari
2003 sekarang : Kursus bahasa Mandarin di LPBM Teknokrat
III. Pengalaman kerja
Juli 2001 sekarang : Staf perancang grafis pada sebuah harian di Lampung 1999 2001 : Tenaga
pemasaran PT Asuransi Lipo Life, Bandar Lampung (pekerjaan paruh waktu)

IV. Lain-lain
Pengalaman Organisasi : - Bendahara BEM Teknokrat, Bandar Lampung periode 2000-2001 Ketua II OSIS SMU Negeri 2, Bandar Lampung periode 1996-1997
- Ketua Karang Taruna Desa Tanjungseneng, Kecamatan Kedaton, Bandar Lampung, Periode 20022003
- Hobi : Membaca dan beraktivitas sosial

Hormat saya,
Rusliyawati, A.Md.

Contoh: Surat Lamaran Pekerjaan Tidak Berpengalaman

Bandar Lampung, 20 Juni 2006
Perihal

: Lamaran pekerjaan

Yth. Manajer Personalia

PT Nestle Indonesia
Jalan Soekarno Hatta Km. 7
Bandar Lampung
53

Dengan hormat,
Saya adalah alumnus pendidikan Diploma tiga Sekretaris LPBM Teknokrat, Bandar Lampung
tahun 2003, dengan indeks prestasi kumulatif 3,75. Berdasarkan pendidikan tersebut saya
mengajukan lamaran pekerjaan sebagai sekretaris di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Berikut
adalah data pribadi saya,
nama

: Santi Maria, A.Md.

tempat, Tanggal lahir : Bandar Lampung, 17 Agustus 1983

pendidikan terakhir

: Diploma Tiga Sekretaris

alamat

: Jalan Danau Toba 45 Bandar Lampung 35678

telepon

: 0721 (700891)

Saya memiliki keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang sekretaris. Saya mampu
mengoperasikan berbagai program komputer, korespondensi niaga bahasa Indonesia maupun
Inggris, tata administrasi perkantoran modern. Dalam berkomunikasi saya menguasai bahasa
Inggris dan bahasa Mandarin dengan baik. Meski saya belum mempunyai pengalaman kerja, tetapi
berkat pendidikan dan latihan yang intensif, saya yakin dapat mengerjakan tugas-tugas
kesekretarisan dengan baik.
Surat lamaran pekerjaan ini saya ajukan kepada Bapak/Ibu dengan harapan dapat diterima
bekerja di PT Nestle Indonesia, Bandar Lampung. Atas perhatian Bapak/ Ibu saya mengucapkan
terima kasih.

Hormat saya,
Santi Maria, A.Md.
II.2 Surat Balasan Lamaran Pekerjaan
A. Bagian-bagian Surat Balasan Lamaran Pekerjaan
1. Kepala surat
2. Tempat dan tanggal surat
3. Nomor surat
4. Hal
5. Alamat yang dituju
6. Salam pembuka
7. Paragraf isi
8. Salam penutup
54

9. Tandatangan dan nama jelas

B. Surat Panggilan
Setelah menerima surat-surat lamaran, suatu badan usaha, kantor atau instansi yang
bersangkutan memberikan tanggapan, yang biasanya berupa panggilan. Surat panggilan
lazimnya berisi panggilan untuk datang ke perusahaan atau instansi yang bersangkutan untuk
suatu wawancara, testing, atau latihan-latihan tugas yang lain.
C. Surat Penolakan
Apabila lowongan sudah terisi ataupun suatu badan usaha menolak lamaran yang diajukan
oleh seseorang karena dianggap tidak memenuhi syarat, maka instansi atau badan usaha tersebut
akan mengeluarkan surat penolakan. Surat penolakan lazimnya dituliskan secara halus, disertai
dengan alasan-alasan penolakan yang masuk akal dan diusahakan bersifat simpatik agar tidak
menyinggung.
D. Contoh Surat Panggilan dan Penolakan
Surat Panggilan Lamaran Pekerjaan
DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN TANGERANG
SMAN 1 TIGARAKSA
Jalan Tan Malaka Nomor 12, Tanggerang, Telp.(0856)33456

Tanggerang, 17 Januari 2011

Nomor

: III/ SMAN 1/ I/ 2011

Hal

: Panggilan Kerja

Yth. Sdr. Reza. S,Pd.

Jalan Aria Jaya Sentika 52 Tigaraksa
Tanggerang
Dengan Hormat,
Berdasarkan hasil tes wawancara yang dilaksanakan 10 Januari 2011, dan hasil keputusan panitia
penerimaan Guru baru dengan sangat gembira sekali kami dapat menerima Saudara untuk menjadi
staf pengajar, hal yang berkaitan dengan hak dan kewajiban serta syarat yang berlaku dipenuhi
saudara akan dibicarakan pada saat saudara telah menjadi staf pengajar di sekolah.
Demikian surat penerimaan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima
kasih.
Hormat saya,
55

Hadi Sanjaya, M.Si.

Surat Penolakan Lamaran Pekerjaan

PT SUKSES ABADI
Jalan Jendral Ayani Nomor 12, Pontianak, Tel.(0561)66334

Pontianak, 10 Maret 2015

Nomor

: 50/SA/03/2015

Hal

: Penolakan Kerja

Yth. Sdr. Afrian Fratama, ST.

Jalan Kom Yos Soedarso 20
Pontianak
Dengan hormat,
Membalas surat Saudara tertanggal 5 Maret 2015, perihal seperti pokok surat, dengan sangat
menyesal kami sampaikan informasi bahwa saat ini di perusahaan kami belum ada lowongan
pekerjaan yang sesuai kualifikasi Saudara. Namun, Identitas dan surat lamaran Saudara telah kami
catat. Bilamana nanti terdapat lowongan pekerjaan yang sesuai dengan kualifikasi Saudara, kami
akan segera menghubungi Saudara.
Atas perhatian Saudara terhadap perusahaan kami, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Ferdian Saputra, M.Si.

56

Surat balasan lamaran kerja di atas, walupun tidak menggembirakan bagi yang bersangkutan,
masih terlintas suatu harapan tipis, yaitu pada bagian kalimat Namun, Identitas dan srat lamaran
Saudara telah kami catat. Bilamana nanti terdapat lowongan pekerjaan yang sesuai dengan
kualifikasi Saudara, kami akan segera menghubungi Saudara.

BAB XI
SURAT PRIBADI
A. Pengertian Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang ditulis atau dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi atau masalah-masalah dan persoalan-persoalan pribadi. Dalam kehidupan
sehari-hari,surat-surat pribadi banyak digunakan dalam berkomunikasi,baik antara anak dan orang
tua atau sebaliknya,maupun antara pribadi dengan perusahaan dan kedinasan,
1.

Ciri-Ciri Surat Pribadi

Ada beberapa ciri surat pribadi yaitu sebagai berikut :

a)Surat pribadi kekeluargaan maupun kedinasan, nama kota dan tunggal ditulis lengkap.
Contoh : Bandung,17 mei 1994.
b)Tidak memakai nomor.
c)Surat pribadi keluarga tidak memakai lampiran dan perihal,sedangkan surat pribadi bersifat kedinasan
dapat memakai lampiran dan memakai perihal.
d)Tidak memakai kepala surat atau kop surat.
e)Surat pribadi kekeluargaan tidak ada tembusan,sedangkan surat pribadi

kedinasan dapat memakai

tembusan.
B.Macam-Macam Surat Pribadi
Surat pribadi yang ditulis perseorangan kepada pihak lain dapat digolongkan menjadi :
1.Surat pribadi yang berisi permohonan atau pemerintahan yaitu surat pribadi yang ditulis oleh
seseorang baik kepada kantor-kantor,lembaga/perusahaan yang isinya memohon sesuatu kepada pihak
perusahaan atau lembaga tersebut.surat ini terdiri atas.
a)Surat lamaran perkerjaan.
b)Surat permohonan izin,tidak masuk kerja dan sebagainya.
c)Surat permohonan atau pemberintahuan kepada sekolah,kantor dan sebagainya.
d)Surat permohonan citu.
57

2.Surat pribadi yang berisi tentang kekeluargaan terdiri atas :

a)Surat dari orang tua kepada anak, dan sebaliknya.
b)Surat ucapan terima kasih.
c)Surat ucapa belasungkawa.
d)Surat undanga.
e)Permohonan izin kepada tetangga untuk mengadakan pesta.

C Jenis-Jenis Surat Pribadi

Berdasarkan isi suratnya,surat pribadi menjadi dua macam,yaitu :
1. Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang ditulis oleh pribadi yang ditunjukan kepada orang lain, baik
keluarga,saudara,ataupun sahabat.isi surat keluarga biasanya bersifat priadi yang menyangkut masalahmasalah pribadi.dulu, oarang yang tinggal jauh dari orang tua sering mengirim surat keluarga untuk
sekedar memberitahu kabar dan lain sebagainya.tapi sekarang orang cenderung menggunakan telpon
karena lebih praktis.
2. Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga
organisasi tertentu.jenis surat ini misalnya permohonan IMB dan surat permohonan izin/cuti.berbeda
dengan surat keluarga,surat setengah resmi menggunakan bahasa yang sesuai EYD dan menggunakan
kalimat yang efektif seperti para surat resmi.surat setengah resmi ini masih sering digunakan sampai
sekarang.
Dmacam-Macam. Contoh surat Pribadi
1.

Contoh Surat Keluarga

58

2.

Contoh Surat Setengah resmi

59

3. Contoh Surat Pribadi Sahabat

Sahabatku Dina

Jakarta, 4 Agustu 2011

Jalan Merpati 3
Bandung
Assalamualaikum Wr.Wb.
Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat. Mudah
mudahan kabarmu juga seperti itu.
Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hampir setiap hari hujan lo.
Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau
tidak aku ingin berkunjung ke
rumahmu. Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu
Wassalamualaikum Wr.Wb.
60

Sahabatmu,
ttd
Melati Wijayanti

E. Perbedaan surat pribadi yang bersifat kekeluargaan dan yang bersifat kedinasan, adalah:
1. tidak ada aturan yang formal untuk menulis surat pribadi yang bersifat kekeluargaan
2. bahasa yang digunakan untuk membuat surat pribadi yang bersifat keluargaan tergantung kepada si
penulis
3. pemakaian kertas, amplop, dan tinta bebas tergantung pada si penulis

BAB XII
SURAT PERJANJIAN
A. Pengertian Surat Perjanjian
Melakukan kesepakatan diantara dua pihak biasanya diperlukan suatu jaminan atau kepastian.
Hal ini dimaksudkan agar kedua belah pihak tidak ada yang dirugikan. Salah satunya dengan
perjanjian. Perjanjian bisa dibuat secara lisan maupun tulisan, namun kekuatan perjanjian lisan
sangatlah lemah sehingga apabila terjadi sengketa diantara kedua pihak yang berjanji akan sulit
membuktikan kebenarannya.
61

Perjanjian yang dilakukan kedua belah pihak menjamin adanya kepastian bahwa kesepakatan
yang telah disepakati bersama dapat ditepati dengan sebaik-baiknya. Untuk hal-hal yang sangat
penting orang lebih memilih perjanjian secara tertulis atau dengan surat perjanjian sebagai bukti
hitam diatas putih demi keamanan.
Dalam surat perjanjian biasanya berisi kesepakatan mengenai hak dan kewajiban masingmasing pihak yang saling mengikatkan diri untuk berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu.
B. Cara Membuat Surat Perjanjian
Cara membuat perjanjian
perjanjian yang digunakan dalam kehidupan sehari-hari misalnya perjanjian jual beli, sewamenyewa, utang piutang, kontrak kerja, dan lain sebagainya. Lalu untuk membuat surat perjanjian
tersebut hal-hal mendasar yang harus dicantumkan yaitu :
1. Identitas para pihak
2. Pembukaan (mukadimah)
3. Isi perjanjian (syarat, hak dan kewajiban para pihak)
4. Jangka waktu perjanjian berakhir
5. Mekanisme penyelesaian sengketa
6. Biaya-biaya yang harus ditanggung para pihak
7. Klausul penutup.

Syarat sahnya suatu perjanjian

Syarat sah perjanjian diatur dalam Pasal 1320 KUHPerdata. Untuk sahnya suatu perjanjian
diperlukan empat syarat :
1. Sepakat mereka yang mengikatkan dirinya (Agreement)
2. Kecakapan untuk membuat suatu perikatan (Capacity)
3. Suatu hal tertentu (certainty of term)
4. Suatu sebab yang halal (Legality)

Surat perjanjian biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut :

1.

Surat perjanjian harus ditulis diatas kertas segel atau kertas biasa yang dibubuhi materai cukup.

2.

Surat perjanjian dibuat rasa ikhlas, rela, tanpa paksaan.

3.

Isi surat perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak yang berjanji.

4.

Pihak yang berjanji harus sudah dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar.

5.

Isi surat perjanjian harus jelas dan tidak mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara berbeda.

6.

Isi surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan undang-undang dan norma susila yang
berlaku.

Manfaat surat perjanjian :

62

1.

Memberikan rasa tenang bagi kedua belah pihak yang berjanji karena terdapatnya kepastian di
dalam surat perjanjian.

2.

Mengetahui secara jelas batasan antara hak dan kewajiban pihak-pihak yang berjanji.

3.

Menghindari terjadinya perselisihan.

4.

Bahan penyelesaian perselisihan atau perkara yang mungkin timbul akibat suatu perjanjian.

C. Macam-macam Surat Perjanjian

Surat perjanjian dapat dibedakan menjadi 2 macam sebagai berikut:
1. Surat perjanjian di bawah tangan
Yaitu surat perjanjian yang dibuat oleh pihak-pihak yang bersangkutan, ditandatangani pihak-pihak
dengan di saksikan oleh dua saksi, tetapi tidak dibuat di depan pejabat pemerintah yang berwenang
(notaris).
akta di bawah tangan memiliki ciri dan kekhasan tersendiri, berupa:
1. Bentuknya yang bebas
2.Pembuatannya tidak harus di hadapan pejabat umum yang berwenang
3.Tetap mempunyai kekuatan pembuktian selama tidak disangkal oleh

pembuatnya.

4.Dalam hal harus dibuktikan, maka pembuktian tersebut harus dilengkapi juga dengan saksi-saksi
& bukti lainnya. Oleh karena itu, biasanya dalam akta di bawah tangan, sebaiknya dimasukkan 2
orang saksi yang sudah dewasa untuk memperkuat pembuktian.
Pada sub bab ini akan dibahas surat perjanjian jual beli, perjanjian sewa-menyewa, dan perjanjian
kontrak.
1. Surat perjanjian jual beli
Surat perjanjian jual beli adalah surat yang dibuat oleh pihak penjual dan pembeli yang dinyatakan
secara tertulis. Kesepakatan kedua belah pihak adalah bahwa pihak penjual wajib menyerahkan
suatu barang dan berhak atas harga barang tersebut, sedangkan pihak pembeli berhak atas
penerimaan barang, dan wajib membayar harga barang kepada penjual.
Contoh surat perjanjian jual beli (Surat perjanjian di bawah tangan) berikut :
a. Surat perjanjian jual beli
Yang bertanda tangan dibawah ini. Drs.Amin Farid Raharja. Direktur PT Makmur Abadi,
alamat jalan Gadjah Mada No. 987, Jakarta, bertindak atas nama PT Makmur Abadi yang
selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA, dan H. Muhammad Ivandi, Direktur PT Sumber Agung,
alamat jalan Diponegoro No. 220, Jakarta, bertindak atas nama PT Sumber Agung, yang selanjutnya
disebut PIHAK KEDUA.
Kedua belah pihak telah sepakat mengadakan perjanjian jual beli, yang diatur sebagai berikut.
Pasal 1
Pihak pertama setuju menyediakan dan menjual kepada pihak kedua sepuluh buah DUMP
TRUK merek apollo tipe 450 CD yang akan diimpor dari jerman seharga Rp. 100.000.000,00/buah,
sehingga jumlah seluruhnya Rp.1.000.000.000,00.
Pasal 2
63

Pihak kedua akan melakukan pembayaran kepada pihak pertama dengan ketentuan sebagai
berikut :
1. Lima puluh persen dari jumlah keseluruhan harga sebesar Rp. 500.000.000,00 dibayar pada waktu
perjanjian ditandatangani.
2. Dua puluh lima persen sisanya pada waktu pembukuan L/C.
3. Dua puluh lima persen sisanya lagi pada waktu penyerahan barang-barang tersebut kepada pihak
kedua.
Pasal 3
Surat perjanjian ini diberlakukan sebagai kuitansi dari 50% uang muka penerimaan dari jumlah
keseluruhan harga yaitu Rp. 1.000.000.000,00.
Pasal 4
Jika dalam perjanjian ini timbul suatu persoalan, maka persoalan ini pada tahap pertama akan
diselesaikan menurut hukum yang berlaku, dan kedua belah pihak memilih domisili di Jakarta
Pusat.
Pasal 5
Surat perjanjian ini dibuat di atas kertas segel Rp. 6.000,00 ditandatangani dan dibuat rangkap
dua, setiap pihak memegang satu buah dengan kekuatan hukum yang sama.

Jakarta, 30 Oktober 2003

Pihak Kedua
Muhammad Nandi

Pihak Pertama
Drs. Amin Farid Raharja

Saksi-saksi
Lusy Rahmanita
Ninda Oktaviani Putri
2. Surat perjanjian sewa-menyewa
Surat perjanjian sewa menyewa ialah surat pernyataan pihak satu setuju sesuatu yang dimilikinya
kepada pihak lainya selama jangka waktu tertentu dengan pembayaran suatu harga yang telah
disetujui pihak lainnya ( penyewa).
Perhatikan contoh surat perjanjian sewa-menyewa berikut.
SURAT PERJANJIAN SEWA-MENYEWA
RUMAH TOKO (RUKO)
Yang bertanda tangan di bawah ini :
1. nama
: Iwan Setia Herlambang, S.T.
umur
: 38 tahun
pekerjaan
: PNS
alamat
: Jalan Persahabatan 35, Yogyakarta
2. nama
: Amelia Ratnasari, S.E.
umur
: 30 tahun
pekerjaan
: Wiraswasta
alamat
: Perum Melati Blok B No.7, Yogyakarta
yang selanjutnya disebut pihak kedua (yang menyewa) telah sepakat mengadakan perjanjian sewamenyewa ruko dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut.
64

Pasal 1
Pihak pertama menyewakan kepada pihak kedua sebuah ruko untuk tempat tinggal dan usaha
dengan lantai ubin teraso, dinding tembok, atap genting, berikut segala fasilitasnya, yang terletak di
jalan Perjuangan 17, Yogyakarta.
Pasal 2
Sewa menyewa ini mulai berlaku sejak perjanjian ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu
tanggal 30 juli 2003 sampai dengan 30 juli 2005.
Pasal 3
Perjanjian sewa-menyewa ini dapat diperpanjang atas persetujuan kedua belah pihak, sekurangkurangnya satu bulan sebelum jangka waktu sewa-menyewa tersebut berakhir dengan syarat-syarat
yang disetujui oleh kedua belah pihak.
Pasal 4
Besar uang ruko yang telah disepakati bersama ialah Rp. 12.500.000,00. Pembayaran uang sewa
secara tunai

oleh pihak kedua dilakukan pada saat penandatanganan surat perjanjian sewa-

menyewa.
Pasal 5
Pihak kedua tidak dizinkan untuk menyewakan sebagian atau seluruh ruko yangdisewakan kepada
pihak ketiga. Jika ketentuan ini dilanggar, pihak pertama berarti mengakhii perjanjian sewamenyewa ini tanpa perantara pengadilan negeri dan segala akibat pembatalan ditanggung pihak
kedua.
Pasal 6
Sagala perselisihan yang mungkin terjadi antara kedua belah pihak mengenai perjanjian ini, akan
diselesaikan secara kekeluargaan. Bila ternyata tidak berhasil diatasi, kedua belah pihak memilih
pengadilan negeri untuk menyelesaikannya.

Dibuat di : Yogyakarta
Pada tanggal : 17bjuni 2014
Pihak kedua

Pihak pertama

Amelia Ratnasari,S.E.

Iwan Setia Herlanh,S.T

Saksi-saksi :
Sugeng Raharja
Piyan Ardian
3. Surat perjanjian kontrak kerja
Pihak yang berkepentingan dalam surat perjanjian ini adalah majikan atau perusahaan dan karyawan
atau buruh. Objek perjanjian adalah jasa (prestasi) yang diberikan oleh karyawan serta
kontraprestasi yang akan di perolehnya.
Perhatikan contoh surat perjanjian kontrak kerja berikut :
Pasal 1
65

Perjanjian kerja ini dijalankan untuk jangka waktu 1 tahun. Sesudah jangka waktu 1 tahun itu habis,
maka perjanjian kerja ini atas persetujuan kedua belah pihak dapat di perpanjang. Lamanya
tergantung dari persetujuan kedua belah pihak.
Pasal 2
Pihak pertana akan menempatkan pihak kedua, sesuai dengan keahlian yang dimilikinya, pada
pekerjaan operator komputer divisi produksi.
Pasal 3
Pihak pertama akan memberikan kepada pihak kedua gaji pokok Rp 600.000 per bulan, yang akan
dibayarkan setiap akhir bulan. Segala ketentuan mengenai tunjangan kesejahteraan karyawan
perusahaan berlaku pula untuk pihak kedua.
Pasal 4
Pihak kedua bersedia menaati segala peraturan perusahaan sebagai mana diatur dalam peraturan tata
tertib PT Kusuma Offset. Pelangaran atas peraturan menagakibatkan pemberhentian atau hukum
administratif kepada pihak kedua sebagaimana tersebut dalam peraturan tata tertib PT Kusuma
Offset.
Pasal 5
Perjanjian kerja ini batal demi hukum bila pihak kedua meningal : dapat dibatalkan karena tindakan
pemerintah atau karena berencana. Dalam hal pihak kedua membuat kesalahan fatal terhadap
perusahaan, maka perjanjian kerja dapat dibatalkan oleh pihak pertama tanpa kewajiban memberi
uang pesangon.
Pasal 6
Surat perjanjian ini disetujui, ditandatangani serta dibuat rangkap 2, bermaterai cukup dan masingmasing mempunyai kekuatan hukum yang sama.
Pihak pertama
Erwin Rudiansyah
Manajer Personalia

Pihak Kedua
Novianta
PT Kusuma Offset

2. Surat perjanjian autentik

Yaitu surat yang dibuat secara sah oleh wakil pemerintah (notaris), ditandatangani oleh pihakpihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi. Surat perjanjian selain mencantumkan
persetujuan mengenai batas-batas hak dan kewajiban setiap pihak, juga menyatakan jalan keluar apa
yang ditempuh seandainya salah satu pihak tidak melaksanakan kewajibannya. Jalan keluar disini
dapat berupa pemberian sanksi, ganti rugi, tindakan administrasi, atau gugatan pengadilan. Dalam
peraturan perundang-undangan disebutkan beberapa jenis kontrak yang harus dilakukan melalui
akta otentik dan yang cukup dilakukan melalui akta bawah tangan.
CONTOH AKTA OTENTIK
Nama : F a u z i a h
Nim : B2A 008 086
PERJANJIAN JUAL BELI TANAH
66

Nomor : 63./ 11/2011

Pada pukul 11 (sebelas) waktu Indonesia bagian tengah, Jumat tanggal 14.10.2011 (empat belas
oktober dua ribu sebelas) bertempat di Semarang, Provinsi Jawa tengah. Menghadap kepada saya,
KETUT RAMES ISWARA, sarjana Hukum, Notaris di Semarang, dengan dihadiri oleh saksi-saksi
yang saya, Notaris kenal dan akan disebutkan dalam bagian akhir akta ini.
Tuan Suparno, laki-laki, lahir di Semarang, tanggal 11.07.1978 ( sebelas juli seribu sembilan ratus
tujuh puluh delapan) , Pekerjaan Swasta, Warga negara Indonesia, Bertempat tinggal di jalan
Singosari 9 No.11, Kota Semarang Provinsi Jawa Tengah, Pemegang Kartu tanda Penduduk
Nomor :22.5002.211259.100.
Menurut keterangannya dalam hal ini berindak atas kekuatan kuasa tertanggal 10.10.2011 No.30
dibuat di hadapan Ketut Rames iswara,sarjana hukum, Notaris di semarang, selaku kuasa dari dari
dan karenanya sah bertindak untuk atas nama :

Tuan BAGUS KONCORO, laki-laki, lahir di Semarang , tanggal 12 april 1987, PekerjaanSwasta,
Warga Negara Indonesia , Bertempat tinggal di Jalan Pleburan 6 no.6 kota Semarang Provinsi Jawa
tengah. Pemegang kartu Penduduk : 223.6678.1007
Selanjut nya dalam akta ini disebut : Pihak Pertama PENJUAL

Tuan Aidil Fitriawan, laki-laki, lahir di Palembang 14 juni 1876, Pekerjaan PNS, WargaNegara
indonesia, Bertempat tinggal di jalan Hayam wuruk no.13 kotag Semarang Provinsi jawa tengah.
Pemegang kartu tanda Penduduk : 756.897.2009 Menurut keterangannya dalam hal ini bertindak
untuk dan atas nama diri sendiri .
Selanjutnya dalam perjanjian ini disebut : Pihak Kedua PEMBELI
Para Pihak telah dikenal oleh saya, Notaris.

Contoh Akta Otentik

67

68

Tidak semua akta dapat disebut sebagai akta autentik. Sebuah akta disebut akta autentik jika
memenuhi syarat sebagai berikut :
1. Bentuk akta tersebut sesuai dengan yang ditentukan undang-undang. Sebuah akta autentik
memiliki bentuk pola sendiri. Jadi, seseorang yang ingin membuat akta autentik di hadapan notaris
tidak dapat membuat dengan format sembarangan.
2. Akta autentik dibuat di hadapan pejabat umum yang diangkat Negara. Notaris adalah salah satu
pejabat umum yang mempunyai wewenang untuk membuat akta autentik.
3. Akta autentik dibuat oleh pejabat yang berwenang atau notaris yang berhak. Seorang notaris yang
sedang cuti atau sedang bermasalah tidak berwenang untuk membuat akta autentik. Seorang notaris
yang sedang dibekukan izinnya atau yang belum memiliki izin, tidak dapat membuat sebuah akta
autentik.
Sebuah akta autentik merupakan dokumen yang sah dan dapat menjadi alat bukti yang
sempurna. Sempurna di sini berarti hakim menganggap semua yang tertera dalam akta merupakan
hal yang benar, kecuali ada akta lain yang dapat membuktikan bahwa isi akta pertama tersebut
salah. Oleh karena itu, pembuatan sebuah akta autentik menjadi sesuatu yang penting. Memiliki
akta autentik berarti kita memiliki bukti atau landasan yang kuat dimata hukum.

BAB XIII
Surat Penerima Pesanan, Faktur, Surat Pengantar, Packing List dan Surat Edaran
A. Surat Penerimaan Pesanan
Surat penerimaan pesanan termasuk dalam surat niaga, surat yang digunakan di dunia bisnis
ataupun perdagangan. Keberadaan surat ini sangat mendukung kelancaran berniaga baik untuk
pembuat maupun penerima surat tersebut. Surat penerimaan pesanan ialah surat yang dikirim oleh
penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order dan semua persyaratan yang diusulkan atau
yang dikehendaki pemesan didalam order itu dapat disetujui oleh penjual tanpa perlu lagi
membahas surat pesanan itu.
Isi surat penerimaan pesanan tidak lain pernyataan penjual bahwa ia dapat memenuhi pesanan,
namun ia memerlukan waktu beberapa lama untuk persianpan, dan memberikan estimasi kapan
pengiriman barang akan dilakukan. Surat ini sangat perludikirim oleh penjual kepada pemesan
karena manfaatnya sangat besar, baik bagi penjual maupun bagi pemesan, yaitu:
1. Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual
2. Agar pemesan tidak mencari barang yang sama dari penjual yang lain
3. Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang yang
dipesannya itu tiba, misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain
4. Agar pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun barangnya
belum tiba(bila barang yang dipesan untuk dijual lagi).
Contoh surat penerimaan pesanan:
69

PT ISTINA LATIFATUL ILMI

Jalan Diponegoro No 12 Surabaya
Telp. (031) 34555443 Fax. (031) 34555444
Nomor : 11 / GR / V / 2010

25 Mei 2010

Yth. Direktur PT Grafindo Mega Pratama

Jalan Mawar No 10
Jakarta
Hal : Penerimaan Pesanan

Dengan hormat,
Terima kasih atas surat pesanan Saudara No. : 36 / GMP / V / 2010 tanggal 16 Mei 2010. Dengan ini
kami beritahukan AC tipe X13, Mesin Cuci CLEANER, Televisi SHARP 21 inchi yang Saudara pesan
ada dalam persediaan kami.
Pengiriman akan kami laksanakan tanggal 1 Juni 2010. Sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui
bahwa Saudara akan membayar 50% pada saat barang tiba dan sisanya dibayar secara tunai 2 hari
setelah barang kami kirimkan, kami memberikan kepercayaan kepada Indra Hardyansyah untuk
menerima penyerahan uang tersebut.
Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara.

Hormat kami,
Divisi Penjualan
Istina Latifatul Ilmi

B. Faktur
70

Faktur atau invoice merupakan bukti transaksi pembelian atau penjualan barang seacra kredit.
Faktur dibagi menjadi dua, yaitu faktur pembelian dan faktur penjualan.
1.

Faktur pembelian adalah bukti transaksi pembelian barang secara kredit. Faktur pembelian

2.

diterima dari pihak penjual. Sehingga faktur pembelian merupakan bukti ekstern.
Sedangkan faktur penjualan yaitu bukti transaksi penjualan barang secara kredit. Faktur
penjualan dibuat oleh pihak penjual lalu diserahkan kepada pihak pembeli. Faktur penjualan

merupakan bukti transaksi intern.

Bentuk faktur setiap perusahaan berbeda-beda. Namun pada dasarnya semua faktur memuat
informasi yang sama yaitu, nama dan alamat pihak penjual maupun pihak pembeli,nomor faktur,
nomor pesanan, tanggal pengiriman, syarat pembeyaran dan keterangan mengenai barang seperti
jenis barang, kuantitas, harga satuan dan jumlah. Di dalam faktur juga dicantumkan total
pembayaran, PPN, total terutang. Selain itu, sebuah di dalam sebuah faktur harus terdapat tanda
tangan pihak-pihak yang terkait, misalnya tanda tangan penerima dan penjual.
Contoh Faktur:

C. Surat pengantan
Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk
mengantarkan dokumen, barang, dll. Surat pengantar dapat dibuat bentuk seperti surat dinas biasa.
Bagian-bagian surat pengantar:
a. Kepala surat
b. Pembuka surat yang terdiri dari:

Kata surat pengantan

71

Nomor dan

Tujuan surat

c. Isi surat
d. Penutup surat
Gunanya:
1. Sebagai tanda terima penyerahan barang kepada si penerima ataupun si pemesan
2. Untuk keperluan keamanan, bila ada pertanyaan dari yang berwajib ditengah jalan
D. Packing List
Packing List : suatu dokument yang menjelaska tentang detail barang, quantity, dan rincian barang
lainnya.
Salah satu contoh packing list :
E. Surat Edaran
Dibuat untuk memberikan sesuatu kepada umum atau kepada beberapa orang/kantor/perusahaan
tertentu.Surat edaran harus disusun secara singkat dan jelas dengan bentuk gaya bahasa yang segar.
Keterangan-keterangan tentang barang atau jasa yang ditawarkan diuraikan secara singkat, jelas dan
lengkap serta menyakinkan pembaca.
Surat edaran yang ditujukan kepada umum tidak perlu mencantumkan alamat
seseorang/perusahaan. Nomor surat, lampiran dan kadang-kadang tanggal surat tidak perlu
dicantumkan. Bila akan dikirimkan lewat perantara pos, alamat hanya tercantum pada
amplop/sampulnya saja. Surat edaranyang ditujukan kepada orang-orang/ kantor-kantor perusahaan
tertentu bentuknya seperti surat biasa (alamat, nomor, dan tanggal surat dicantumkan).
Fungsi dan Sifat Surat Edaran
Surat edaran berfungsi untuk menyampaikan informasi kepada orang banyak dan bersifat tidak
rahasia.
SURAT EDARAN
Nomor : 530 /

/ 425.103 / 2012
72

Menindaklanjuti Surat Edaran Sekretaris Daerah Kota Probolinggo nomor : 530/2140/425.106/2012

tanggal 08 Agustus 2012 dan Implementasi Keputusan Walikota Probolinggo nomor
188.45/313/KEP/425.012/2010 Tentang KAWASAN TANPA (BEBAS) ROKOK dan KAWASAN
TERBATAS MEROKOK maka dihimbau bagi segenap lembaga dan seluruh guru maupun pegawai di
Lingkugan Dinas Pendidikan Kota Probolinggo untuk :
1. Mendidik, melatih serta memberi teladan bagi siswa siswa di lembaga Saudara agar berpola
hidup sehat, antara lain : menjaga kebersihan, cuci tangan, tidak merokok, dst.;
2. Menjadikan sekolah sebagai KAWASAN TANPA (BEBAS) ROKOK;
3. Menyediakan tempat khusus untuk merokok (smoking area) bagi karyawan;
4. Membuat tulisan peringatan Dilarang Merokok ditempat tempat umum sebagaimana tersebut
dalam Surat Keputusan Walikota Probolinggo;
5. Tulisan peringatan dapat berupa stiker, panflet, brosur maupun papan.
Demikian surat ini dibuat untuk ditindaklanjuti dan atas kerjasamanya disampaikan terima kasih.

BAB XIV
Kredit dan Penagihannya
A. Penjualan Kredit
Penjualan merupakan suatu transaksi yang melibatkan penjual dan pembeli pada kegiatan usaha
dalam menyerahkan produk yang berupa barang ataupun jasa.Sedangkan penjualan kredit adalah
penjualan yang dilakukan secara non-tunai, dalam hal ini laba yang diharapkan adalah lebih besar
daripada penjualan tunai.
Beberapa manfaat penjualan kredit bagi perusahaan diantaranya :
1. Untuk meningkatkan penjualan.
2. Untuk menarik daya beli konsumen .
3. Dengan meningkatnya penjualan baik secara kredit maupun tunai maka diharapkan keuntungan
akan meningkat.
4. Dengan adanya hubungan hutang piutang, maka hubungan perusahaan dengan pelanggan akan
semakin erat
Ada 3 faktor yang diperhatikan oleh penjual sebelum melayani pesanan dengan kredit dari calon
pelanggan, yaitu :
a. Karakter calon langganan
Apakah calon langganan ini adalah orang yang suka menepati janji atau tidak? Orang/pengusaha
yang sering tidsk menepati janji tidak perlu dilayani.
b. Kemampuan keungan calon pelanggan
Penjual harus mengetahui bagaimana keadaan keuangan calon langganan yang bersangkutan,
apakah cukup bonatif/tidak? Apakah ia snaggup membayar harga barang-barang yang
dipesannya itu apabila waktunya tiba?
c. Modal yang dimiliki calon langganan
73

Penjual harus pula mengetahui/ memperkirakan berapa besarnya modal yang dimiliki oleh calon
langganan yang dapat menjamin atas barang-barang yang dipesannya.
Untuk mengetahui faktor-faktor tersebut, maka penjual dapat minta keterangan kepada badan
usaha yang pernah mengadakan hubungan dagang dengan calon langganan yang bersangkutan.
Orang atau badan yang dimaksud disini adalah :
a. Seseorang pedagang/pengusaha
b. Perserikatan pedagang/pengusaha seperti GINSI (Gabungan Importir Nasional Seluruh
Indonesia), GPEI (Gabungan Pengusaha Eksport Indonesia) dan lain-lain.
c. Bank, tempat calon langganan membuka atau mempunyai rekening Koran atau giro.

Contoh 1 (surat permintaan referensi)

Fa BONDOWOSO
Jalan Ambengan 12
Surabaya
No

173/VIII

Sifat

Rahasia

Hal

Permohonan referensi

16 Agustus 2014

Kepada
Toko Monalisa di Jakarta
Yth. Tuan R. Sapurto
Direktur PT BINTANG MAS
Jalan Kaliasin 12 Surabaya
Dengan hormat,
Pada hari ini kami telah menerima pesanan atas barang-barang produksi pabrik kami dari took
Monalisa, jalan Senen Raya 47, Jakarta, Seharga Rp .. yang pemayarannya ingin dilakukan dalam
jangka waktu dua bulan sesudah barang diterima.
Dalam surat pesanannya, pemilik tok tersebut telah menunjukkan nama Tuan sebagai referensinya.
Oleh karena kami baru pertama kali menerima pesanan secara kredit dari took tersebut, maka dengan ini
kami mohon dengan hormat kesedian Tuan untuk memberi keterangan kepada kami mengenai keadaan
took Monalisa tersebut. Kami mohonkan pula pendapat Tuan apakah took tersebut selama berhubungan
dangang dengan perusahaan Tuan selalu dapat menyelesaikan pembayarannya dengan baik.
Semua keterangan yang akan Tuan berikan mengenai took tersebut akan kami rahasiakan.
Atas kesediaan Tuan Sebelumnya kami mengucapkan banyak terimakasih.

74

Hormat kami,
Fa BONDOWOSO
R.B Bondowoso S.
Direktur

Contoh 2 (surat pesanan dengan kredit dari calon langganan)

TOKO MONALISA
Jalan Senen Raya 47
Jakarta
No

99/PS 12 Agustus 20..

Lamp

Hal

Pesanan pesawat/alat listrik

Kepada
Fa BONDOWOSO
Jalan Ambengan 12 Surabaya
Dengan hormat,
Kami samgat gembira menerima surat tuan tanggal No ....yang disertai dengan Daftar
Harga Pesawat/Alat Listrik produksi pabrik Tuan.
Berdasarkan daftar harga tersebut kami minta dikirim barang-barang sebagai berikut :
1. 5 bh Pesawat Keriting Rambut 900 watt @ Rp. 150.000,00
2. 20 bh Solder listrik 75 watt @ Rp. 3.000,00
3. 10 bh Trafo 100 watt No.5 @ Rp. 10.000,00
Mengenai pembayaran harga barang-barang tersebut kami minta dapat dapat dilakukan dalam
waktu 2 bulan setelah barang kami terima.
Selanjutnya kami minta agar barang-barang itu dikirim dengan perantara perusahaan pengangkut
ELTEHA dan dapat kami terima selambat-lambatnya permulaan bulan depan.
Mengingat kami baru pertama kali melakukan hubungan dagang dengan Tuan maka bila ingin
mengetahui keadaan perusahaan kami yang sebenarnya, kami persilakan Tuan menghubungi referensi
kami yaitu :
1. Tn. R. Saputro, Direktur PT BINTANG MAS, Jalan Kaliasin 12, Surabaya.
2. Bank Nasional Indonesia, Jalan Lada No. 21, Jakarta.
Sambil menunggu kiriman barang-barang tersebut terlebih dahulu kami ucapkan terimakasih.
75

Hormat kami,
Toko Monalisa

Albert Tikoala
Direktur

Contoh 3 (surat pemberian referensi pedagang)

PT BINTANG MAS
Jalan Kaliasin 12
Surabaya
No

Dir/06/Rhs/20 18 Agustus 20..

Sifat

Rahasia

Hal

Referensi Toko Monalisa di Jakarta

Kepada
Yth. Direktur Fa Bondowoso
Jalan Ambengan 12
Surabaya

Dengan hormat,
Untuk memenuhi surat Tuan tanggal 16 Agustus 20..No. 173/VIII/ maka dengan senang hati
kami terangkan bahwa mengenai keadaan Toko Monalisa yang Tuan Maksudkan, menurut penglihatan
kami adalah merupakan salah satu toko yang maaju di Jakarta dan tergolong toko yang bonafide.
Selama kami berhubungan dagang dengan toko tersebut tidak pernah ada hal-hal keungan yang
tidak dapat diselesaikan dengan baik pada waktunya.
Oleh karena itu menurut hemat kami, Tuan tidak perlu merasa khawatir atas pembayaran barang
yang dipesannya itu.Namu demikian kami tidak turut bertanggungjawab atas hal-hal yang kami
terangkan di atas, apabila dikemudian hari ternyata timbul hal-hal yang tidak diinginkan dengan toko
tersebut.

Hormat kami,
76

PT BINTANG MAS
R. Saputro
Direktur

Contoh 4 (Surat referensi bank yang diminta langsung oleh perusahaan yang berkepentingan)
SURAT REFERENSI
No. : 12/1/.

Atas permintaan dari :

PT KALIJATI
Jalan Niaga 123
Jakarta-Kota
Dengan ini kami menerangkan bahwa perusahaan tersebut diatas adalah nasabah kami dengan
hubungan yang baik.
Surat keterangan ini diberikan kepada yang bersangkutan sehubungan dengan maksudnya untuk
turut serta dalam tender kendaraan bermotor yang diadakan oleh Departemen PUTL di Jakarta.
Demikian surat referensi ini kami berikan tanpa suatu ikatan pad kami, Jakarta 17 Mei 20.

BANK BUDI DHARMA

INDONESIA
Agus Sudomo
Ismail Syah

77

Contoh 5 (surat Referensi Bank)

BANK NASIONAL INDONESIA
Jalan Lada No. 211
Jakarta - Kota
No

534/Keu/.

Sifat

Rahasia

Hal

Referensi mengenai Toko Monalisa

23 Agustus 20..

Kepada
Yth. Direktur Fa Bondowoso
Jalan Ambengan 12
Surabaya
Dengan hormat,
Berhubungan dengan surat Saudara tanggal 16 Agustus 20 No.174/VIII/. Perihal permohonan
referensi mengenai Toko Monalisa di Jakarta, dapat kami terangkan sebagai berikut :
1. Toko Monalisa telah tercatat sebagai nasabah kami sejak tanggal s/d sekarang dan
rekening korannya selalu menunjukkan keaktifan.
2. Melihat keadaan keuangannya toko tersebut termasuk salah satu perusahaan yang bonafide dan
biasanya selalu dapat menyelesaikan pembayarannya dengan baik.
Demikian data yang dapat kami terangkan kapada Saudara dengan catatan bahwa kami tidak turut
bertanggungjawab apabila di kemudian hari timbul hal-hal yang tidak diinginkan oleh Saudara.

Hormat kami,
Bank Nasional Indonesia
Drs. A. Permana
78

Kepala Divisi Keuangan

Contoh 6 (tidak dapat memberikan referensi)

CV DUA BERSAUDARA
Jalan Raya Darma 27
Surabaya
No

325/IDR/Rrs

Lamp

Hal

Referensi Toko Monalisa

Kepada
Yth. Direktur Fa. BONDOWOSO
Jalan Ambangan 12
Surabaya
Dengan hormat,
Berkenaan dengan surat Tuan tanggal 15 Agustus 20..No. 175/VIII/ dengan sangat menyesal kami
beritahukan bahwa kami belum dapat memberikan keterangan yang Tuan perlukan mengenai Toko
Monalisa di Jakarta, karena kami belum lama berhubungan dagang dengan toko tersebut sehingga kami
belum banyak mengetahui tentang keadaan toko itu yang sebenarnya.
Perlu Tuan ketahui bahwa dalam berhubungan dagang dengan kami, toko tersebut belum pernah
membayar secara kredit, tetapi selalu dengan pembayaran tunai.
Demikianlah agar Tuan maklum adanya.

Hormat kami,
CV DUA BERSAUDARA
Firma Amin
Direktur
79

B. Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli berisi peringatan agar
pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh tempo atau tidak sesuai dengan
perjanjian.
Penulisan surat penagihan hendaknya dilakukan dengan hati hati dan bijaksana dengan
mempergunakan kata kata yang sopan. Pihak penjual atau kreditur harus mengetahui alasan
debitur tidak membayar hutangnya tepat pada waktunya mungkin disebabkan pembeli lupa,
kesulitan dalam hal keuangan, atau mendapatkan musibah yang menimpa dirinya.
Surat penagihan hendaknya memperlihatkan tujuan yang pasti, tetapi dengan tindakan yang hati
hati dalam memperingatkan agar mendapatkan hasil dalam penagihan serta tidak sampai merusak
hubungan baik.Tujuan penagihan bukan semata mata mendapatkan uang, melainkan untuk
mempertahankan hubungan baik dengan pihak pembeli.
Hal hal yang perlu dikemukakan dalam surat penagihan adalah sebagai berikut :
1. Menyebutkan jangka waktu pembayaran yang sudah berlalu.
2. Besar tunggakan yang harus dibayar/dilunasi.
3. Tanggal transaksi dan No. Faktur yang sudah berlalu.
4. Cara pengiriman atau pembayaran uang yang diinginkan oleh pembeli.
5. Menyebutkan hal lain, berupa peringatan atau ancaman (bila perlu).
Pengiriman surat penagihan dapat dilakukan beberapa tahap, yaitu sebagai berikut :
1. Surat penagihan pertama, berisi peringatan kepada pelanggan akan suatu kewajiban yang telah
jatuh tempo lewat pada waktunya.
2. Surat penagihan kedua agak lebih tegas dari yang pertama.
3.

Surat penagihan ketiga dengan melampirkan surat tagihan 1 dan 2 dan isinya menegaskan dan
disertai dengan peringatan yang keras kapan pembeli dapat melunasi tunggakan, kreditur akan
menagih melalui ikkaso bank.

4.

Surat penagihan keempat merupakan peringatan terakhir dengan nada yang lebih keras, yaitu
berupa ancaman kepada debitur akan mengadukan kepada pihak yang berwajib.

80

Contoh 1 (surat penagihan dan peringatan pertama)

PT CHAILAS PHARMA
Jalan H.Samanhudin No. 39
Jakarta
No

076/CP/

Lamp

Hal

Pembayaran faktur No. 87/VIII/

15 September 20..

Kepada
Apotik MEGANANDA
Jalan Pemuda No. 135 Semarang
Dengan hormat,
Menurut catatan dalam pembukuan kami ternyataSaudara belum melunasi faktur kami No.
87/VIII/ tanggal 5 Agustus 20 seharga Rp. ..yang seharusnya Saudara selesaikan
pembayarannya tanggal 1 bulan ini.
Mengingat waktu pembayaran tersebut sudah lewat dua minggu, maka besar harapan kami
Saudara akan mengirim uang pembayaran faktur melalui BNI 1946 setempat.
Atas perhatian Saudara kami kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,
PT CHAILAS PHARMA
R. Soebianto
Direktur

81

Contoh 2 (surat penagihan dan peringatan kedua)

PT CHAILAS PHARMA
Jalan H.Samanhudin No. 39
Jakarta
No

100/CP/

Lamp

Hal

Pembayaran faktur No. 87/VIII/

2 Oktober 20..

Kepada
Apotik MEGANANDA
Jalan Pemuda No. 135 Semarang
Dengan hormat,
Berhubungan sampai saat ini kami belum menerima jawaban atas surat kami No. 076/CP/
tanggal 15 September 20..mengenai faktur kami No. 87/VIII/ yang barang-barangnya telah lama
Saudara terima, maka kami terpaksa meminta perhatian Saudara agar segera mengirimkan uang
pembayaran faktur tersebut.
Atas perhatian Saudara kami kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,
PT CHAILAS PHARMA
R. Soebianto
Direktur

82

Contoh 3 (surat penagihan dan peringatan ketiga)

PT CHAILAS PHARMA
Jalan H.Samanhudin No. 39
Jakarta
No

100/CP/

Lamp

Hal

Pembayaran faktur No. 87/VIII/

24 Oktober 20..

Kepada
Apotik MEGANANDA
Jalan Pemuda No. 135 Semarang
Dengan hormat,
Sudah dua kali kamimengirim surat kepada Saudara, yakni tanggal ... No. ...,
dan tanggal .. No. tetapi menyesal sekali kedua surat tersebut tidak mendapat
perhatian Saudara sebagaimana mestinya.
Oleh karena itu dengan sangat menyesal pula kami beritahukan kepada Saudara bahwa bila sampai
tanggal 1 November 20 Saudara masih belum menyelesaikan pembayarn faktur kami tersebut diatas,
maka kami terpaksa akan menyerahkan tagihan ini kepada kantor inkaso/bank.
Demikian agar mendapat perhatian Saudara.

Hormat kami,
PT CHAILAS PHARMA
R. Soebianto
Direktur

83

Contoh 4 (surat penagihan disertai ancaman)

PT CHAILAS PHARMA
Jalan H.Samanhudin No. 39
Jakarta
No

151/CP/

Lamp

Hal

Pembayaran faktur No. 87/VIII/

15 Desember 20..

Kepada
Apotik MEGANANDA
Jalan Pemuda No. 135 Semarang
Dengan hormat,
Berhubungan kami telah beberapa kali memberikan peringatan kepada Saudara mengenai
permintaan pembayaran faktur kami No. 87/VIII/ tanggal 5 Agustus 20 seharga Rp. ..dan
yang terakhir kami telah menyerahkan tagihan ini kepada Bank, namun demikian Saudara masih tetap
tidak memperdulikan akan kewajiban Saudara melunasi faktur tersebut kepada kami.
Mengingat waktu pembayaran faktur itu sudah lebih dari tiga bulan dan kami kira waktunya sudah
cukup lama, maka setalah kami mempertimbangkan sebaik-baiknya kiranya tiadaa jalan lain lagi bagi
kami selain menyerahkan persoalan ini kepada yang berwajib ke Pengadilan Negeri setempat.
Namun demikian kami masih akan memberikan kebijaksanaan yang terakhir kepada Saudara
untuk melunasi faktur tersebut sampai akhir bulan ini. Bila sampai akhir bulan ini ternyata Saudara
masih juga belum melunasinya, terpaksa ini akan diserahkan kepada pengadilan tersebut.
Demikianlah agar hal ini mendapat perhatian Saudara sepenuhnya.

Hormat kami,
PT CHAILAS PHARMA

84

R. Soebianto
Direktur

Contoh 4 (surat penagihan disertai ancaman)

PT CHAILAS PHARMA
Jalan H.Samanhudin No. 39
Jakarta
No

151/CP/

Lamp

Hal

Pembayaran faktur No. 87/VIII/

15 Desember 20..

Kepada
Apotik MEGANANDA
Jalan Pemuda No. 135 Semarang
Dengan hormat,
Berhubungan kami telah beberapa kali memberikan peringatan kepada Saudara mengenai
permintaan pembayaran faktur kami No. 87/VIII/ tanggal 5 Agustus 20 seharga Rp. ..dan
yang terakhir kami telah menyerahkan tagihan ini kepada Bank, namun demikian Saudara masih tetap
tidak memperdulikan akan kewajiban Saudara melunasi faktur tersebut kepada kami.
Mengingat waktu pembayaran faktur itu sudah lebih dari tiga bulan dan kami kira waktunya sudah
cukup lama, maka setalah kami mempertimbangkan sebaik-baiknya kiranya tiadaa jalan lain lagi bagi
kami selain menyerahkan persoalan ini kepada yang berwajib ke Pengadilan Negeri setempat.
Namun demikian kami masih akan memberikan kebijaksanaan yang terakhir kepada Saudara
untuk melunasi faktur tersebut sampai akhir bulan ini. Bila sampai akhir bulan ini ternyata Saudara
masih juga belum melunasinya, terpaksa ini akan diserahkan kepada pengadilan tersebut.
Demikianlah agar hal ini mendapat perhatian Saudara sepenuhnya.

Hormat kami,
85

PT CHAILAS PHARMA
R. Soebianto
Direktur

Contoh 4 (surat penagihan disertai ancaman)

APOTIK MEGANANDA
Jalan Pemuda No.175
Semarang
No

111/AP/

Lamp

Hal

Penangguhan pembayaran
Faktur Saudara No. /./
Kepada
Yth. Direktur PT . CHAILAS PHARMA
Jalan H. Samanhudi No. 39
Jakarta

Dengan hormat,
Membalas surat Saudara tanggal 15 September 20.. No. 76/CP/. dengan sangat menyesal kami
beritahukan belum dapat melunasi pembayaran faktur tersebut seperti ynag telah kami janjikan. Hal ini
dikarenakan kami baru saja mendapat kemalangan yang sebagian besar barang-barang yang ada
digudang kami telah habis terbakar.
Sehubungan dengan ini kami mohon dengan hormat sudilah Saudara memberikan kebijakan
kepada kami untuk menangguhkan pembayaran faktur tersebut sampai akhir bulan ini.
Kami percaya bahwa Saudara akan dapat memberikan kebijaksanaan tersebut, mengingat kami
baru pertama kali ini terppaksa menangguhkan pembayaran kepada Saudara.
Atas kebijaksanaan Saudara kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,
86

Apotik MEGANANDA

R. Soebianto
Direktur

BAB XV
Penutup
A.

Kesimpulan
Dalam kehidupan sehari-hari sangat dibutuhkan sebuah informasi, informasi dapat diperoleh
melalui berbagai media salah satunya melalui surat. Dalam penulisan surat diperlukan cara-cara
dan syarat-syarat yang telah ditetapkan agar sipembaca dapat mengerti dengan jelas. Dengan
adanya penulisan makalah ini juga bisa membantu agar dapat membedakan surat resmi dan tidak
resmi .

B.

Saran
Dari tugas makalah tersebut, banyak hal yang dapat kita pelajari. Seperti halnya yang sudah kami
harapkan dan sampaikan pada kata pengantar tugas makalah ini, yaitu semoga dengan
terselesaikannya makalah ini dapat menambah wawasan kita dan pemahaman kita mengenai
bagaiaman cara yang dilakukan sebelum kita membuat surat dengan aturan-aturan yang telah di
bahas pada makalah ini.

Daftar Pustaka
Triyatna, Slamet. 2014. Korespondensi Bahasa Indonesia. Kebumen; Media Tera
87

Triatya, Slamet. 2014. KORESPODENSI BAHASA INDONESIA untuk Perguruan Tinggi.

Kebumen: MEDIA TERA
T, Leo. 2002. Menulis Surat Lamaran Kerja Bahasa Indonesia Dilengkapi Dengan Persiapan Untuk
Menghadapi Wawancara. HARMONI
http://firmansyam22.blogspot.cpm/2014/10/makalah-korespodensi.html?m=1
Drs.Triyatna, Slamet M. Pd. 2012. Korespondensi Bahasa Indonesia. Kebumen : Media Tera.
http://id.wikibooks.org/wiki/subjek:Bahasa_Indonesia/Materi:kalimat
Hutabarat, dkk. 1990. Korespondensi Bahasa Indonesia. Jakarta: DepdikbudSudarso, Caca dkk. 1992.
Surat-Menyurat dalam Bahasa Indonesia. Jakarta: Pusat bahasa.
Triyatna, Slamet. 2014. Korespondensi Bahasa Indonesia. Kebumen : Media Tera.
Karmila ,bella. 2012. Resume Kewirausahaan. http://www.Bellakarmilah.blogspot.com . Diakses pada
tanggal 08 Maret 2015.
Aniatih. 2014. Pendidikan Administrasi Perkantoran. http://www.aniatih.blogspot.com . Diakses pada
tanggal 08 Maret 2015.
Triyatna,Slamet. 2014. Korespondensi Bahasa Indonesia. Yogyakarta : Media Terta
Barus,Sanggup. 2011. Korespondensi Indonesia. Universitas Negeri Medan
Closet,veronika.Korespondensi Bahasa Indonesia.
https://veronikacloset.files.wordpres.com/2010/07/korespondensi-bahasa-indonesia.pdf, (di unduh 25
Februari 2015)
Triyatna Slamet.2014.Korespondensi Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi.Yogyakarta:Mediatera.
http://lololali.blogspot.com/2012/10/pengertian-dan-contoh-surat-pribadi.html(diakses4 maret 2015)
https://www.google.com/search?q=pengertian+surat+pribadi&ie=utf-8&oe=utf-8(diakses4 maret 2015)
Anhar. 1980. Pengurusan Surat dan Kearsipan. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Finosa, Lamudin. 1992. Korespondensi Indonesia. Jakarta : CV Mawar Gempita.
http://contohsurat123.blogspot.com/2014/02/contoh-surat-perjanjian-yang-benar.html
Triyatna, Slamet, 2014. Korespondensi Bahasa Indonesia. Kebumen: MEDIATERA.
http://nengwulanmanis.blogspot.com/2013/04/sistem-informasi-akuntansi-penjualan_2325.html
http://lilis-eka.blogspot.com/2012/09/pengertian-surat-penagihan.html
Triatna, Slamet. 2014. Korespondensi Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi.

Yogyakarta :

Mediatera.

88

89