IDENTIFIKASI KEPERLUAN RAPAT

Berikut ini kita bahas satu per satu ketiga keperluan rapat tersebut.
A. Mempersiapkan Bahan Rapat
Yang dimaksud bahan di sini ialah materi atau zk masalah yang akan dibahas dalam
rapat.Beberapa bahan yang harus dipersiapkan, yaitu:
a. Agenda rapat.
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan
dalam suatu rapat.

b. Notula, yang merupakan hasil rapat sebelumnya (apabila rapat tersebut merupakan
kelanjutan dari rapat sebelumnya).
 c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan/dibahas dalam rapat (makalah, laporan-laporan
dan sebagainya) yang merupakan materi yang akan dirapatkan.
d. Beberapa peraturan yang dibutuhkan.
 Menyusun Peraturan Rapat
1) Pembuatandraftpasal-pasaldanayat-ayatnya.
2) Setiap pasal dan ayat diuraikan secara jelas dan detail sehingga tidak
menimbulkan kesalahpahaman dan pertikaian.
3) Pasal dan ayat yang dibuat harus mewakili dari kebutuhan semua pihak.
4) Semua ketentuan yang tercantum di dalam peraturan harus dapat melindungi
segala hak dan kewajiban semua peserta rapat.
5) Peraturan ditulis sesuai dengan kaidah sistematika yang berlaku (ada
kepala/pembukaan, isi pasal/batang tubuh, dan penutup/kaki).
6) Bahasa yang digunakan harus jelas dan baku sesuai dengan EYD.

e. Bahan-bahan acuan berupa buku, majalah, media cetak atau elektronik yang sesuai
dengan materi rapat.
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk
masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut
memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan
pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
Notula Rapat
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula
adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan.
Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus
ditulis dengan teliti, tepat dan jelas.
I. Fungsi catatan pertemuan
a) Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di
pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau
penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak
dilaksanakan tugas tersebut.
b) Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi
rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
c) Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya
sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
d) Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga
dapat mengingatkan para peserta rapat.
e) Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan
dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
f) Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat
fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli
hukum.
II. Teknik menyusun notula
1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat.
Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat
pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan
pimpinan dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan
namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang
 5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

III. Urutan susunan notula:

1. Judul notula
2. Tanggal, bulan, dan tahun notula dibuat
3. Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat
4. Nama pimpinan dan sekretaris rapat
5. Jumlah peserta rapat yang diundang
6. Jumlah peserta rapat yang hadir (nama-nama peserta rapat disebutkan apabila peserta
rapat yang hadir kurang dari 10 orang, tapi bila peserta rapat lebih dari 10 orang, nama-
nama peserta rapat yang hadir terlampir dalam daftar hadir)
7. Jumlah peserta yang tidak hadir
8. Acara atau agenda rapat
9. Jalannya rapat atau risalah rapat (dari acara pertama sampai dengan penutup)
10. Tanda tangan pembuat notula
11. Pengesahan oleh pimpinan rapat
IV. Jenis-jenis notula
Notula ada dua jenis, yaitu :
a. Notula Harafiah
Notula Harafiah adalah laporan mengenai sumbangan pendapat atau saran dari setiap
peserta rapat. Dalam kegiatan notula harafiah notulis tidak berhak atau tidak boleh
 meniadakan suatu bagian. Pada umumnya laporan harafiah berbentuk catatan stenografi
atau penulisan kembali hasil rekaman atau perpaduan dari keduanya. Contoh notula
harafiah adalah laporan hasil siding DPRD Tk. II.
b. Notula Rangkuman
Notula Rangkuman adalah laporan ringkas / singkat tentang suatu pembicaraan dalam
rapat. Dalam pembuatan notula ini seorang notulis harus pandai/mahir apa yang dikatakan
oleh setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan.

B. Mempersiapkan Peralatan Dan Perlengkapan Rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :
1. White board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.

Flip chart atau bagan balik yang merupakan media untuk membuat/menggambar
kumpulan ringkasan, skema, gambar, tabel yang dibuka secara berurutan berdasarkan
topik materi pembelajaran.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5. Video Shooting atau handy carp

6. Tape recorder dan kaset

7. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

8. Block note denagn bolpointnya.

9. Name tag untuk peserta.

 10. Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar
kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang
dibutuhkan.
C. Mempersipakan Akomodasi dan Transportasi
1. Akomodasi
Rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berhari-hari tentunya
harus disediakan akomodasi atau penginapan. Akomodasi yang baik turut mempengaruhi
kinerja para peserta rapat.
sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat
tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan
kearsipan penginapan untuk peserta rapat.
2. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanakan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta
rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, sekretaris
harus menyiapkannya.