Pengertian Peralatan Kantor (Office Equipment) adalah :

Alat-alat atau perlengkapan-perlengkapan yang dipakai dalam kantor guna

kelancaran perusahaan dalam melakukan/ melaksanakan kegiatan-kegiatan
administrasinya.

1. Perlengkapan kantor Berbentuk Lembaran

Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam
kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan
kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan Jual Perlengkapan

Kantor pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan
sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan
dengan peralatan kantor yang ada.

1.Map Arsip

hanging folder

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya
arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa
macam, antara lain sebagai berikut.
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap
folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini
akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun
penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan
pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang
ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip
yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang
arsip yang ada di dalam folder tersebut.
d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang
pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode
atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

2. Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan

sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu
sebagai berikut.
a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks
(pengelompokan) arsip.
b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga
di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-
surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip
yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.
a. Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok
utama (main subject).
b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok
sekunder (sub subject)
Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok
tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi
3. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung

sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih
dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada
lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan
peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau
sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut:
a. Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi
b. Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke
waktu
c. Pape thickness = tebal media informasi
d. File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara keseluruhan.
e. Access Room = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan
dan pengambilan file.

4. Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada

map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan
kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu
diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.
5. Kotak/Box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan

arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak
terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral
berderet ke samping)

2.PERLENGKAPAN KANTOR BERBENTUK BUKU

Berbentuk buku yaitu peralatan kantor yang berbentuk buku. misalnya buku catatan, buku
pedoman organisasi, buku alamat relasi, buku telepon, kamus, peta kota - kota besar, buku
tahunan, buku induk, buku tamu, buku agenda surat, buku catatan keuangan, dan buku objek
wisata.

1.BUKU TAMU

BUKU TAMU
Buku tamu merupakan salah satu buku pelengkap dalam
suatu administrasi Gudep. Buku Tamu memiliki tujuan
selain sebagai layanan gudep kepada para tamu/
undangan juga bukti otentik identitas serta mengetahui
siapa sajakah yang pernah berkunjung di gugus
depannya. Fungsi Buku tamu antara lain :
1. Mengetahui data jumlah banyaknya tamu yang
berkunjung.
2. Mengenal data tamu lebih dekat ( Nama. Alamat dll )
3. Mengetahui tujuan dan pesan yang diberikan sebagai
masukan Gugus Depan.
4. Tolok ukur perkembangan suatu Gugus Depan.
5. Bentuk kedekatan antara tamu/ undangan dengan tuan rumah
Berikut adalah format buku tamu.
2.Buku EXspedisi

Sebagai seorang administrator, tentunya kehadiran buku ekspedisi akan semakin meringankan
pekerjaannya. Apalagi kalau surat-menyurat yang masuk ke perusahaan sangat banyak.

3.Buku Memo

Fungsi surat memo

Tujuan dan Fungsi Memo
Tujuan penulisan memo yaitu untuk meminta atau memberikan informasi ataupun petunjuk pada
seseorang yang berkompeten. Fungsi memo yaitu sebagai bentuk komunikasi yang berisi
arahan, permintaan, atau keterangan tentang sesuatu yang harus dilakukan atau diselesaikan
dengan segera.
4.Buku agenda

Pengertian buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dalam satu tahun.
Fungsi buku agenda, meliputi:
1. Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
2. Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.
3. Untuk mengetahui penomoran surat keluar.
4. Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat.

Macam-macam buku agenda yaitu:

1. Buku agenda tunggal
Buku agenda tunggal digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan
nomor yang berurutan (campuran) pada tiap halaman untuk satu halaman.
5.BUKU JURNAL BESAR AKUNTANSI

Inilah Pengertian, Fungsi, Bentuk dan Contoh Buku Besar Akuntansi – Buku besar
akuntansi adalah wadah / alat/ buku tempat pemindahan akun yang berasal dari jurnal,
bentuk buku besar diantaranya adalah bentuk T dan bentuk staffel/skontro . Fungsi buku
besar sendiri adalah untuk menggolongkan akun/perkiraan yang sejenis agar mudah
diidentifikasi. Cara membuatnya pun tergolong mudah karena hanya dipindahkan akun-
akun perkiraan dari jurnal harian saja. Artikel akuntansilengkap.com berikut ini
dijelaskan contoh buku besar, pengertian buku besar, fungsi buku besar, dan bentuk buku
besar.

3.PERLENGKAPAN KANTOR NON LEMBARAN

Yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, gunting, pemotong kertas/cutter, pelubang
kertas (perforator), stapler, isi stapler (staples), baki surat (desktray),kalender, stempel (cap
perusahaan), cap kalender (numerator), bantalan stempel, jepitan kertas (binder clip), kotak
surat, kotak kartu nama, pita mesin TIK, tinta printer, dll.

1.PULPEN

Kegunaan : untuk menulis di atas lembaran.

Kelebihan : Tulisannya lebih tebal dan tajam daripada pensil

Kekurangan : cepat habis dan bocor.

2.PENGGARIS

Kegunaan : untuk mengukur.

Kelebihan : bisa menentukan ukuran dengan satuan cm

Kekurangan : mudah patah

3.PEMOTONG KERTAS

Kegunaan : memotong kertas

Kelebihan : bisa memotong kertas dalam ukuran banyak.

Kekurangan :kurang lurus.

4.PELUBANG KERTAS/PERFORATOR

Kegunaan : untuk melobangi kertas

Kelebihan :bisa melubangi dengan ukuran lingkaran yg sama

Kekurangan : sifatnya tidak terukur.

 5.STEPLER

Kegunaan : menjepret kertas.

Kelebihan : menyatukan kertas yg satu dengan yang lain.

Kekurangan : cepat rusak.

4.PERLENGKAPAN KANTOR BERBENTUK MESIN

Mesin Kantor
adalah rangkaian sistem alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah,
dan menghasilakan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor. Mulai kantor yang paling
kecil sampai kantor yang paling besar tidak pernah luput dari penggunaan mesin kantor.Mesin
kantor meliputi:
a. Mesin Tik
b. Mesin Hitung adalah mesin untuk menghitung jumlah suatu barang atau uang yangsekiranya
terlalu banyak sehingga dengan mesin ini dapat mempermudah penghitungan. Contoh:
Kalkulator. Banknote Counting,dll
c. Mesin Pengganda adalah mesin yang digunakan untuk menggadakan dokumen. Contoh: mesin
stensil, multigraph, photocopy, printer
d. Mesin label (labeling machines)
e. Mesin pembuka sampul surat (letter openers)
f. Mesin penomor (numbering machines)
g. Komputer.
Jenis-jenis mesin kantor beserta penjelasannya
pekerja kantor pasti membutuhkan mesin- mesin kantor untuk menunjang dari pekerjaannya,
dari mencetak/ print dokumen, memperbanyak dokumen, mengirim email dan sebagainya.
banyak fasilitas mesin yang memfasilitasi pekerjaan tersebut,
dibawah ini akan saya sampaikan macam - macam alat atau mesin perlengakapan kantor yang
tentu mempermudah pekerjaan anda.
1. Mesin diftafon

yaitu satu diantara mesin kantor yang dimaksud sebagai mesin dikte atau mesin imla. Mesin
diktafon dipakai dalam soal mencatat surat, kata untuk kata dari dikte yang dikerjakan dengan
cara lambat-lambat, hingga mesin ini sangat mungkin supaya kata itu bisa dicatat jadi tulisan
oleh seseorang pegawai.
2. Mesin Komputer

Mesin computer bisa disebutkan sebagai mesin kantor yang serbaguna. Mesin computer bekerja
dengan memakai tenaga listrik dengan kekuatan pengeloaan data yang luas serta bermacam.
Diluar itu, terkecuali dapat memproses data mesin computer dapat juga dipakai dalam menaruh
data dengan kemampuan yang begitu besar.
3. Mesin stensil

Mesin stensil termasuk juga satu diantara mesin pengganda dokumen yang ada banyak dipakai di
kantor – kantor sampai saat ini. Berdasar pada langkah kerja mesin stensil, ada dua
penggolongan yaitu mesin stensil manual serta mesin stensil listrik

4. Mesin scanner

Mesin scanner termasuk juga semacam mesin pengganda yang bisa menyalin lagi kembali
beragam sistem, keadaan atau kondisi fisik satu lembaran atau kertas lewat pembuatan master
sheet lewat cara merekam.
Mesin scanner bekerja seperti mesin foto copy yang bisa menyalin satu dokumen. Bedanya, pada
hasil copy dari mesin scanner, bukanlah ada dibawah tetapi selain dokumen aslinya.
 5. Printer

adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun
gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu penggetil
(picker) sebagai alat mengambil kertas dari baki (tray). Baki ialah tempat menaruh kertas. Tinta
atau tinta bubuk (toner) adalah alat pencetak sesungguhnya, karena tinta atau tinta bubuk
digunakan untuk menulis/mencetak pada kertas.

5..PERLENGKAPAN KANTOR BERBENTUK PERABOT

Perabot Kantor
adalah benda-benda kantor yang pada umumnya dipergunakan untuk melaksanakan tugas
kantor dan juga dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Ruangan
kantor yang ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor.
Kelebihan dan Kelemahan Menggunakan Peralatan Kantor

Kelebihan :
1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
2. Menghemat tenaga dan waktu.
3. Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan
pengawasan.
4. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
5. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
6. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
7. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.
Kelemahan yaitu:
1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.
2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.
3. Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.
4. Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.
5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.
 PERABOT KANTOR

Perabot kantor, dalam bahasa Inggris disebut office furnishings atau office furnitures, adalah
benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk
melaksanakan tugas tata usaha.
Drs. The Liang Gie, dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran, mengemukakan
bahwa perbekalan kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau
metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat.
Perabot-perabot umumnya dipergunakan sebagai alas tempat kerja atau ruang tempat
penyimpanan, seperti meja tulis atau lemari arsip

A. Macam – macam perabot kantor (Office Furniture)

1. Meja, memiliki beberapa macam yaitu :
a. Meja Staff

Meja yang biasa di gunakan oleh staf,terutama bagian administrasi atau tata usaha.

b. Meja Resepsionis (Penerima Tamu)

 Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi informasi
yang berhubungan dengan perusahaan.

c. Meja Direksi

Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan bentuk dan desain yang dapat mewakili
gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut.

d. Meja Rapat

Meja yang digunakan pada saat pertemuan rapat.

e. Meja Samping
 Meja samping biasanya digunakan oleh seorang sekretaris dan pimpinan, biasa disebut
meja return.

2. Kursi, memiliki beberapa macam yaitu :

a. Kursi Direktur

b. Kursi Manager