PROSEDUR PENGADAAN PERALAAN KANTOR

pengertian

Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

Pada waktu menyususn perencanaan perbekalan perlu memperhatikan hal-hal sebagai beriikut Menyediakan dan Mengikuti prosedur

pengelolaan perbekalan Menentukan jenis, kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yang diperlukan Menyediakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan

menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operaskional Menyimpan dan memelihala perbekalan Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan Menghapuskan perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku

Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang Petugas memeriksa persediaan barang di gudang Surat diserahkan ke bendahara Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan Apabila sudah disetujui, maka diserahkan ke bagian logistik untuk melkaukan pembelian barang tersebut Sebelum barang diterima, barang tersebut diuji atau diperiksa Jika sudah cocok maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang Setelah selesai pencatatan, barang-barang tersebut di simpan di gudang dan didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya

Prosedur pengadaan alat tulis-menulis dan perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan

1. Pengadaan barang bergerak

Pengadaan barang habis pakai Urutan perencanaan a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barant tersebut tiap bulan c. Menyusun rencana pengadaan barang tersebt menjadi rencana triwulan kemudian menjadi rencana tahunan

Pengadaan barang tidak habis pakai Urutan perencanaan a. Menusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengna rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan dapat dipakai b. Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan c. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan

2. Pengadaan barang tidak bergerak

tanah

bangunan

Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya sesuai kebutuhan Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai dengan maksud serta memperhatikan perencanaan tata kota Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air dan alat pengangkutan Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang sudah ditentukan untuk bahan pengajuan rencana anggaran Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun di pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survei

Mengadakan survei tentang keperluan bangunan yang akan direncanakan dengan maksud memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi yang menggunakan, jumlah pemakai, dan jenis serta jumlah perabot yang akan ditempatkan Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan Menyusun penahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana penahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memerhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan

Contoh :
BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR No : .. Harap diberikan seperti tersebut di dalam daftar berikut ini untuk kepentingan ............................................ .........

Identifikasi Kebutuhan
Untuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan/perlen gkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/ perlengkapan suatu kantor.

No

Kode 02-03-17-0223-00 02-04-44-0072-32

Nama Barang Amplop

Tipe

Spesifikasi

merk

Jumlah

coklat

27,5 x 43 cm

JAYA

2 box

Bateray

Calkulator

fx-992

Casio

10 buah

02-05-58-08Benang Tali 10-00 01-01-21-0000-04 dst

Rapia

plastik

1 kg

Keyboard

102 keys

5 buah

Alur Penanganan Perlengkapan Kantor:

1. 2. 3. 4. 5. Pengadaan : Penyimpanan Pendistribusian Pemeliharaan Penghapusan

Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

Pelaksanaan penyimpanan perlu memperhatikan

Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan Memenuhi syarat penyimpanan barang Memperhatikan sifat barang yang disimpan Memperhatikan jangka waktu penyimpanan barang Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus disediakan

Pengeluaran/Pendistrib usian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barangbarang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Manfaat penghapusan

Pembebasan barang dari tanggung jawab organisasi yang mengurusnya Dapat meringankan kerja inventaris Membatasi kerugian yang lebih besar, yang biasanya disebabkan oleh biaya pemeliharaan atau perbaikan atau biaya lain karena barang tersebut tidak dipergunakan lagi