Pengadaan ​Sarana dan Prasarana

A. Pengertian Pengadaan
Secara ringkas maksud dari pengadaan itu sesuai dengan yang dinyatakan dalam
Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pengadaan barang dan jasa
pemerintahan yakni menyatakan “Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan
pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan
secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa”.

1. Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Aktivitas pertama dalam manajemen sarana prasarana pendidikan adalah pengadaan
sarana prasarana pendidikan. Pengadaan perlengkapan pendidikan biasanya dilakukan
untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan pendidikan di suatu sekolah
menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, di hapuskan, atau sebab-sebab lain yang
dapat di pertanggung jawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga
tingkat persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang. Pengadaan
perlengkapan pendidikan seharusnya di rencanakan dengan hati-hati sehingga semua
pengadaan perlengkapan sekolah itu selalu sesuai dengan pemenuhan kebutuhan di
sekolah.

2. Langkah- langkah Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Kebutuhan akan sarana dan prasarana di sekolah haruslah direncanakan. Sebagai manajer
pendidikan, kepala sekolah haruslah mempunyai proyeksi kebutuhan sarana dan
prasarana untuk jangka panjang, jangka menengah, jangka pendek. Proyeksi kebutuhan
akan sarana dan prasana sekolah dibuat dengan mempertimbangkan dua aspek, ialah
kebutuhan aspek pendidikan di satu pihak dan kemampuan sekolah di pihak lain.
Sarana dan prasarana yang berupa gedung, sangat bagus kalau dibuat maketnya, agar
dapat diproyeksikan arah pengembangannya. Arah pengembangan tersebut, tentu sejalan
dengan proyeksi kebutuhan di masa yang akan datang. Guna memproyeksikan kebutuhan
sarana dan prasarana sekolah di masa yang akan datang, data tentang perkembangan
peserta didik, data tentang kebutuhan layanan pendidikan terhadap mereka, data tentang
kebutuhan berbagai macam ruangan baik untuk teori maupun praktik, haruslah dapat di
identifikasi. Dengan menggunakan analisis regresi, proyeksi kebutuhan 5 tahun, 10 tahun
dan 25 tahun kedepan akan dibuat.

3. Karakteristik Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah

Berdasarkan uraian tentang prosedur perencanaan pengadaan di atas dapat di tegaskan
bahwa perencanaan perencanaan perlengkapan sekolah tidaklah mudah. Perencanaan
perlengkapan pendidikan bukan sekedar sebagai upaya mencari ilham, melainkan upaya
memikirkan perlengkapan yang di perlukan di masa yang akan datang dan bagaimana
pengadaannya secara sistematis, rinci, dan teliti berdasarkan informasi dan realistis
tentang kondisi sekolah.
Agar prisip-prinsip tersebut betul-betul terpenuhi, semua pihak yang di libatkan atau di
tunjuk sebagai panitia perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah perlu mengetahui
 dan mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah di miliki, dana
yang tersedia, dan harga pasar.
Dalam hubungannya dengan program pendidikan yang perlu di perhatikan adalah organisasi
kurikulum sekolah, metode pengajaran, dan media pengajaran yang di perlukan.
Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu
sebagai berikut :
1. Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.
2. Objek pikir dalam perencanaan perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi sarana
prasarana pendidikan yang di butuhkan sekolah.
3. Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan efisiensi dalam
pengadaan perlengkapan sekolah.
Prinsip- Prinsip Pengadaan
Dalam rangka pengadaan atau memilih dan pemeliharaan alat-alat atau perlengkapan sekolah
sebagai satuan pendidikan merupakan tanggung jawab dari pemimpin sekolah atau kepala
sekolah. Maka kepala sekolah itu harus mampu untuk mengetahui bukan saja ilmu yang
berkenaan dengan prinsip-prinsip gedung serta mempunyai ilmu yang cukup banyak
berkenaan dengan alat-alat atau perkakas kantor baik itu kursi, meja, bangku dan lain
sebagainya. Menyangkut akan adanya prinsip dalam pengadaan ini yang harus dipahami oleh
pemimpin pendidikan serta dijadikan pedoman yakni sebagai berikut :
1. Bahwa semua orang yang ikut menggunakan secara teratur mengenai peralatan tersebut
haruslah dilibatkan dalam proses pemilihan ( pengadaan ).
2. Peralatan sekolah hendaknya serasi dengan interest kebutuhan dan kematangan anak.
Peralatan tersebut haruslah mudah dipindahkan dan mudah diatur.
3. Ukuran peralatan sebaiknya disesuaikan dengan keadaan murid, maka disini dalam
rangka pengadaan peralatan sekolah dibuat berbeda-beda setiap kelas sehingga dapat
disesuaikan dengan peradabaan besar kecilnya anak.
4. Lebih baik yang bervariasi maksudnya peralatan ini bentuk dan ukurannya berbeda
sehingga lebih menarik dan mudah disesuaikan dengan kenpentingan kelas tersebut.
5. Semua kelas hendaknya tidak diberi peralatan yang sama persis. Maka semakin berbeda
tingkatnya maka berbeda pula tentang peralatannya ( misanya untuk Sekolah Dasar
berbeda dengan Sekola Menengah Pertama.
6. Kemungkinan dengan peralatan yang akan dibeli harsulah perhatian

Disamping itu ada juga beberapa prinsip yang berlaku secara umum untuk proses
pengadaan ini yakni sesuai dengan Kepres No.80 tahun 2003, Pengadaan barang/jasa wajib
menerapkan prinsip-prinsip :
a. efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan
daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu
sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
b. efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah
ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran
yang ditetapkan.
c. terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia
barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di
 antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu
berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;
d. transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa,
termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi,
penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa
yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya;
e. adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon
penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak
tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;
f. akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi
kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai
dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.

Perencanaan perlengkapan sekolah seherusnya memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:

1. Harus betul-betul merupakan proses intelektual;
2. Di dasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif menganai masyarakat
sekolah dan kemungkinan pertumbuhannya, serta prediksi populasi sekolah;
3. Harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran;
4. Visualisasi hasil perencanaan perlengkapan sekolah harus jelas dan rinci, baik jumlah,
jenis, merek, dan harganya.

Jenis-jenis pengadaan sarana dan prasarana

Sahertian, (1994:174-176) menambahkan bahwa diperlukan pula tata cara pengadaan barang
bergerak dan tidak bergerak, yaitu:
1. Perencanaan pengadaan barang bergerak
a. Barang-barang habis pakai
1. Menyusun daftar pertanyaan berdasarkan analisis kebutuhan
2. Menyusun perkiraan biaya pengadaan barang setiap bulan.
3. Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana truiwulan/ rencana
tahunan.
b. Barang-barang tak habis pakai
1. Menganalisa dan menyusun daftar keperluan barang sesuai dengan rencana
kegiatan sekolah sambil memperhatikan barang-barang yang masih ada dan sudah
dipakai.
2. Memperkirakan biaya/ harga barang yang direncanakan berdasarkan standar yang
telah ditentukan.
3. Menetapkan skala prioritas pengadaannya berdasarkan dana yang tersedia
mengenai kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahuanan.
2. Barang tak bergerak
1. Tanah
2. Bangunan
Menurut Syahril (2009:40-44) adapun jenis sarana-prasarana yang akan diadakan dan
akan dipenuhi oleh Suatu sekolah ataupun satuan pendidikan yakni sebagai berikut :
1. Pengadaan tanah
2. Pengadaan bangunan
 3. Pengadaan perabot
4. Pengadaan Buku
Untuk pengadaan buku dapat dilakukan dengan 4 cara, yaitu:
1) Membeli
2) Menerbitkan sendiri
3) Menerima bantuan/hadiah
4) Menukar
Dalam hal ini yang biasa dilakukan oleh sekolah adalah membeli dan menerima bantuan/hibah.
Sebab jika menerbitkan sendiri akan sangat membutuhkan waktu yang lama, sedangkan jika
menukar tidak semua materi akan sesuai dengan materi yang diajarkan atau dengan kurikulum.
Alat yang dimaksud dalam hal ini terdiri atas alat-alat kantor dan alat-alat pendidikan. Adapun
yang termasuk alat kantor ialah alat-alat yang biasa digunakan di kantor seperti: mesin tulis,
mesin hitung, mesin stensil, komputer, alat-alat pembersih dan sebagainya.

D. Tata Cara Pengadaan

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
persekolahan. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
persekolahan tersebut adalah sebagai berikut. Tata cara dalam melakukan pengadaan
sarana prasarana sekolah itu ada beberapa cara yakni sebagai berikut :
1. Pembelian ( membeli )
2. Penerimaan Hibah atau Bantuan
3. Penyewaan
4. Pinjaman
5. Pendaurulangan
6. Penukaran
7. Perbaikan atau Rekondisi

Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan dan Implementasinya

Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada Kepres No. 80 tahun 2003
yang telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun 2007. Pengadaan sarana dan
prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur sebagai berikut:
a. Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.
b. Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
c. Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang ditujuakan kepada pemerintah
bagi sekolah negeri dan pihak yayasan bagi sekolah swasta.
d. Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat persetujuan
dari pihak yang dituju.
e. Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akan dikirim ke sekolah yang
mengajukan permohonan pengadaan sarana dan prasarana tersebut.