MATERI KD.

6
OTK SARANA DAN PRASARANA
MENERAPKAN PENGGUNAAN MESIN KOMUNIKASI KANTOR
(OFFICE COMMUNICATION)

Aloka
Kompetensi Indikator Pencapaian Materi si Kegiatan
Penilaian
Dasar Kompetensi Pokok Wakt Pembelajaran
u (JP)
3.6. 3.6.1. Menjelaskan definisi Mesin 30  Mengamati Pengetahua
Menerapkan mesin komunikasi Komunikasi untuk n:
penggunaan kantor Kantor (Office mengidentifika  Tes
mesin 3.6.2. Menguraikan jenis- Communication si dan tertulis
komunikasi jenis mesin komunikasi ) merumuskan  Penuga
kantor (office kantor 1. Definisi masalah san
communication 3.6.3. Mengemukakan mesin tentang mesin
) prosedur komunikasi komunikasi Keterampila
pengoperasian mesin kantor kantor (office n:
4.5.Mengguna komunikasi kantor 2. Jenis-jenis communicatio  Unjuk
kan mesin 3.6.4. Mengemukakan mesin n) kerja
komunikasi prosedur pemeliharaan komunikasi  Mengumpulka
kantor (office mesin komunikasi kantor n data tentang
communication kantor 3. Prosedur mesin
) 1.2.1. Melakukan identifikasi pengopera komunikasi
mesin-mesin sian mesin kantor (office
komunikasi kantor komunikasi communicatio
berdasaran kantor n)
kebutuhan/tuntutan 4. Prosedur  Mengolah data
pekerjaan dengan pemelihara tentang mesin
tepat an mesin komunikasi
1.2.2. Menggunakan mesin- komunikasi kantor (office
mesin komunikasi kantor communicatio
kantor dalam n)
menyelesaikan  Mengomunikas
pekerjaan kantor ikan konsep
dengan tepat sesuai mesin
standar prosedur yang komunikasi
berlaku kantor (office
1.2.3. Memelihara mesin- communicatio
mesin komunikasi n)
kantor setelah
dipergunakan sesuai
dengan
standar/petunjuk
manual

A. DEFINISI MESIN KOMUNIKASI KANTOR

Perkembangan Mesin Komunikasi diawali dengan semakin majunya teknologi komputer,

membuat mengecilnya ukuran fisik komputer seperti laptop, tablet dan sebagainnya.
Kecenderungan orang untuk berpindah –pindah mobile sehingga pemanfaatan sarana
telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Sehingga dapat dikatakan
dengan perkembangan mesin komunikasi dalam perkantoran mengakibatkan munculnya Kantor
maya. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang
sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukungmahalnya sewa
lahan dikota-kota besar mendorong tumbuhnya kantor maya, sehingga orang tidak lagi harus
datang dan bekerja dalam kantor secara fisik.
Kegiatan kantor dapat dilakukan dimanapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam
komunikasi elektronik.Untuk Keperluan ini banyak perusahaan portal internet menyediakan jasa
kantor maya. Telekomunikasi mencakup komunikasi lewat radio. Telekomunikasi mungkin
1
menyampaikan percakapan, bahan tulis dan tangan, gambar faesmile, lukisan dan sebagainya,
atau citra televisi. Sistemnya dapat internal, yaitu di antara titik-titik di dalam gedung atau
kelompok gedung yang sama, atau eksternal, yaitu berhubungan melewati koneksi Telkom
dengan titik-titik yang lebih jauh di negara yang sama atau negara lain.

Kelebihan Mesin Komunikasi dalam Kantor

1.   Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin-mesin kantor
dan sebagainya.
2.   Mengurangi biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya
seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga administratif
3.   Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi
formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan
dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus
4.   Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja
maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan
tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai
5. Mendukung kegiatan sosial. Orang –orang yang tidak dapat meniinggalkan rumah menjadi
bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

Kekurangan Mesin Komunikasi dalam Kantor

1.   Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena
kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan
jarang dilakukan
2.   Bisa muncul rasa ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh
komputer maupun perusahaan penyedia kantor maya, sehingga tenaga kerja yang
dibutuhkan menjadi berkurang
3.   Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang
untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka.
4.  Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan dirumah, Kegiatan-
kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kantor.

B. JENIS-JENIS MESIN KOMUNIKASI KANTOR

1. Intercom
6. Telephone answering machine
2. Telepon
7. Dictaphone
3. Handpone
8. Teleks
4. Switch board
9. faximile
5. Loudspeaking telephone
 
 
C. PROSEDUR PENGOPERASIAN MESIN KOMUNIKASI KANTOR

1. PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE

1. Pengertian intercom/aiphone
   Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti
hubungan di dalam.
2.   Fungsi intercom
     Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:

2
 —  Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke
pihak lainnya
—  Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor
—  Menghindari mondar-mandirnya para pegawai
—  Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor
sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai
Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:
—  Sebagai media informasi
—  Sebagai media pengetahuan
—  Sebagai media hiburan
3.   Cara mengoperasikannya
       Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
                Intercom yang digunakan di kantor-kantor
—  Angkat gagang telepon
—  Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
—  Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-
tuut
—  Lakukan pembicaraan
                Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)
—  Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat
—  Pilih atau cari saluran yang kita tuju
—  Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju
  
 
2. Penggunaan Telepon
1.  Pengertian telepon
     Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak
lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
2.   Macam-macam pesawat telepon
—  Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah
—  PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya
melalui operator
—  \PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya
secara langsung atau tanpa melalui operator
3.   Cara penggunaan telepon
—  Penggunaan telepon untuk percakapan local
—  Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

3. PENGGUNAAN HANDPHONE
1.   Pengertian handphone
     Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan
maupun tulisan.
2.   Macam-macam merk handphone
—  Sony ericsson
—  Nokia
—  Motorola
—  Samsung
—  LG
3.   Cara menggunakan handphone
      Cara mengirim berita
—  Tekan tombol yang dituju
—  Mulailah pembicaraan
—  Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No
      Cara menerima berita
—  Tekan tombol yes
—  Dengarkan pembicaraan
—  Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai
4.   Cara pengisian pulsa
—  Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan:
—  Dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan pasca bayar
—  Dengan electronic
3
4. PENGGUNAAN SWITCHBOARD
1. Pengertian switchboard
    Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat
sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari
tempat yang satu ke tempat yang lain.
2.   Macam-macam switchboard
—  Switchboard dengan system telepon kunci (key telephone) yaitu telepon yang dilengkapi
dengan sakelar yang digerakkan dengan tangan dan dipergunakan untuk menyampaikan
isyarat. Sistem ini disebut juga dengan kunci pengisyaratan (signaling key), karena sakelar-
sakelar dilayani dengan tangan guna memindahkan isyarat(pesan) dari telepon pada papan tuts
telepon.
—  Switchboard dengan system pemburuan (hunting system) yaitu sistem yang memburu
bagian-bagian yang sedang tidak dipakai (yang menganggur dalam suatu kelompok). Sistem ini
disebut juga PABX (Privat Automatic Bauch X-change) yaitu sistem sambung telepon (pribadi
yang otomatis)

3.   Keuntungan dan kelemahan switchboard

    Keuntungannya
—  Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri
—  Menghemat waktu, tenaga dan biaya
—  Dapat berhubungan dengan pihak luar
Kelemahannya
—  Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator
—  Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada
perusahaan tersebut

PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON

1. Pengertian penjawab telepon
    Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya
adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat
dilakukan secara efektif dan efisien
2. Keuntungan dan kelemahan mesin penjawab telepon
     Keuntungannya
—  Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar
—  Dapat merekam dari dua arah
—  Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan
—  Dapat memanggil di mana saja kita berada
    Kelemahannya
—  Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali.

5. PENGGUNAAN TELEX
1.   Pengertian telex
     Adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk
menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri.
2.   Bagian-bagian dan fungsi telex
—  Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim.
—  Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun.
—  Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan
3.  Cara menggunakan telex
     Kegiatan merekam
—  Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan
—  Ketik naskah yang akan dikirim
—  Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:
—  Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak
berlubang.
—  Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek
      Kegiatan mengirim
—  Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim
—  dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang
berkode “0”
4
 —  Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim
—  Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali
—  Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai
1. Pengertian facsimile
     Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya
serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.
2.   Fungsi facsimile
—  Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
—  Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
—  Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat
difungsikan untuk:
—  Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar
—  Mencetak sampai beberapa lembar kopi
—  Menyimpan berbagai alamat

3.   Keuntungan facsimile
—  Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas
—  Waktu yang lebih cepat
—  Data yang akurat
—  Hemat tenaga dan biaya
—  Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya
4.   Cara pengoperasian facsimile
—  Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
—  Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju
—  Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
—  Tekan tombol YES
—  Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board
—  Lalukan pengkopian

6. PENGGUNAAN MESIN DIKTE

1.   Pengertian mesin dikte
  Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin
kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan
secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.
2.    Fungsi mesin dikte
—  Untuk mencatat atau merekam hal-hal yang berkenaan dengan penugasan yang
diberikan pimpinan kepada bawahan
—  Untuk mendiktekan surat-surat dengan cepat yang dilakukan oleh seorang pegawai
3.  Cara menggunakannya
      Untuk printer
—  Tekan tombol power
—  Tekan tombol printer
       Untuk facsimile
—  Tekan tombol power
—  Tekan nomor facsimile yang dituju
—  Tunggu jawaban
          Untuk scanner
—  Tekan tombol power
—  Tekan perintah scanner

7. PENGGUNAAN MESIN MIKROFILM

1.            Pengertian mesin microfilm
                Menurut ensiklopedi administrative diartikan microfilm yaitu film berukuran 8 atau
16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat-warkat yan pada akhirnya akan
rusak apabila disimpan terlalu lama apalagi di bawah udara yang berubah-ubah.
2.            Bentuk-bentuk microfilm
                Microfilm roll
—  Roll film ukuran 16 mm x 100 feet
—  Roll film ukuran 35 mm x 100 feet
5
                Microfilm jaket
—  Berupa strip film yang berisi 12 frame yang dimasukkan ke dalam kantong plastic ukuran 4
x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 = 60 arsip.
                Microfiche
—  Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor
—  Microfiche yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan menduplikasikan microfilm jaket
menjadi mikrifiche memakai peralatan microfilm duplicator
                Microfilm aparatur card
—  Berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm.
—  Microfilm cartridge
—  Bentuknya seperti roll film tetapi berada dalam kotak dengan film berukuran 16 mm x 100
feet.
3.   Macam-macam peralatan microfilm
—  Camera berfungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film
—  Prodessor berfungsi untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah berisi arsip
sebagai hasil kerjaan kamera
—  Duplicator berfungsi untuk mengadakan atau membuat kopi film
—  Reader berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televise
—  Reader printer, tidak saja dipakai sebagai alat baca tetapi juga untuk mencetek kembali
microfilm yang dibaca ke dalam bentuk kertas dengan berbagai ukuran

8. PENGGUNAAN TRANSPARANCY MAKER
Transparancy ada dua jenis yaitu:
—  Intra red dengan ciri-ciri:
—  Salah satu sudutnya terpotong
—  Warna transparansi tidak bening (agak buram)
—  Tulisan atau gambar tidak dapat dihapus
—  Harus menggunakan alat transparancy maker waktu menulis atau menggambar
                Write on dengan ciri-ciri:
—  Transparansi warnanya bersih atau bening
—  Lembar transparansi bisa langsung ditulisi
—  Dapat dihapus
Cara menggunakan transparency maker adalah:
—  Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS ukuran kuarto, dengan
batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri
—  Kemudian kertas difotokopi dengan mesin fotokopi Xerox atau merk lainnya
—  Letakkan hasil fotokopi di atas lembar transparansi dan yang terpotong sudutnya diletakkan
di kanan atas
—  Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan
—  Tempatkan materi/bahan  di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong ke dalam
 
9. PENGGUNAAN OHP (OVERHEAD PROJEKTOR)
Keunggulan OHP antara lain:
—  Gambar atau tulisan dapat diperbesar dengan perbandingan 1,5 sampai 2 kali dari aslinya
—  Terdapat tombol pengatur focus pencahayaan
—  Refleksi lensa dapat diatur
—  Bila lampu mati, ada lampu cadangan yang secara otomatis dapat menyala
 
Di samping itu OHP juga memiliki keuntungan yaitu:
—  Mudah penggunaannya
—  Dapat menjelaskan sesuatu sambil bertatap muka dengan hadirin atau peserta
—  Menghemat waktu
—  Tidak perlu dipadamkan ketika pembicara memberikan penjelasan sehingga peserta mudah
melakukan pencatatan

D. PROSEDUR PEMELIHARAAN MESIN KOMUNIKASI KANTOR

Pemeliharaan Telepon

6
 cara yang dapat dilakukan dalam perawatan telepon, antara lain sebagai berikut,

1) bersihkan pesawat telepon setiap hari dengan menggunakan alat yang

sesuai
2) letakkan gagang telepon dengan benar sehingga jika ada panggilan masuk
telepon bisa berfungsi dengan baik
3) sediakan kertu perawatan atau kartu perbaikan
4) lakukan pemeriksaan label penyambung telepon ke sentral /kotak telepon
5) jika telepon mati atau ada kerusakan hubungi bagian teknisi peralatan
perusahaan
6) bila teknisi perusahaan telah mencoba memperbaikinya dan tetap tidak tidak
ditemukan solusinya, segera hubungi petugas telekomunikasi terdekat

Pemeliharaan Faksimile
Mesin faksimili atau faks adalah alat komunikasi yang masih sering digunakan oleh
sejumlah orang. Kalau dipelihara dengan baik, maka akan bisa memperpanjang umur
pemakaiannya. Biarkanlah dia bekerja maksimal, kita bisa memeliharanya dengan
sederhana sebagai berikut:

1) Dokumen yang hendak dikirim jangan terlalu tebal, juga jangan kotor dan
sobek. Ini mencegah pembacaan agar tidak terganggu, yang dapat
menyebabkan hasil faks ada noda.
2) Pakailah spare part orisinil pabrik. Hindari spare part yang tidak orisinil,
karena bisa membuat mesin faks rusak.
3) Dengan rutin membersihkan roll dalam mesin faks, waktu membersihkan
pakailah kain yang bersih untuk mengelap.

Pemeliharaan Telex
1) Aliran listrik untuk pesawat teleks tidak perlu dimatikan.
2) Sebelum menekna tombol start ,nomor telex relasi harus sudah diketahui.
3) segera putuskan hubungan dengan menekan tombol stop pada saat :
•    Tercetak AAB yang neragukan (cacat).
•    Tercetak AAB yang tidak dikehendaki.
•    Mulai akna mengadakan pertukaran berita, tetapi angka atau hurufnya tidak
terbaca.

E. ALAT BANTU PERAGA

Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara
penyaji dan pendengar (biasanya digunakan dalam rapat dll)
Fungsi alat bantu peraga
1. Membantu menyajikan dalam mengarahkan isi presentasi
2. Menamamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat dan mendalam
3. Menghindari verbalisme/penggunaan kata berlebihan
4. Menimbulkan perhatian
5. Menghemat waktu karena proses pendalamam dan pemahaman dapat berjalan lancer dan
mudah
Maksud dan tujuan menggunakan alat peraga:

1. Membantu penyempurnaan mode penyajian/presentasi sehingga didapatkan komunikasi

efektif

7
 2. Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian sehingga tidak
menimbulkan kebosanan
3. Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama
4. Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung

Ruang lingkup alat bantu peraga

Yang dapat ditangkap melalui Alat peraga yang dapat Alat peraga yang tidak bersuara
panca indra diproyeksikan dan tidak diproyeksikan
1. Chalk board
1. Tape recorder 1. Slide projector
2. Flip chart
2. Video tape recorder 2. Film strip
3. White board
3. Radio 3. Movie film
4. Flannel graph
4. Televisi 4. Opaque projector
5. Grafik
5. Over head projector
6. Formulir
  (OHP)
7. Buku dll
 
 

Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan
komunikasi

Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor:

1. Penyampaian informasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien

2. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan dilingkungan kantor
3. Meningkatkan produktifitas kerja
4. Mempercepat proses pekerjaan

 A. Telepon

Pelayanan telepon Telkom digunakan secara begitu luas sehingga tidak memerlukan
uraian umum. Adapun jenis yang paling lazim digunakan adalah :
a.   Telepon meja (tablephone) dan Triphone untuk diletakan di atas meja.
b.   Telepon dinding (wallphone) untuk dipasang pada dinding
c.   Telepon dengan pegeras suara (lound speaking telephone) yang tidak perlu dipegang sewaktu
bicara
d.   Telephone genggam (handphone) bentuknya kecil sehingga mudah di bawa kemana saja.
Sekarang ini telepon semacam ini semakin digunakan oleh kalangan eksekutif serta semakin
marak pula digunakan oleh muda-mudi yang ekonomi keluarganya mampu.
Ada beberapa peralatan tambahan aksesoris yang dapat di pasang pada pesawat
telepon jika perlu yakni antara lain :
a.   Bel dengan berbagai ukuran untuk digunakan bila bel standar tidak berbunyikeras
b.   Sinyal, lampu yang memperjelas bel secara umum
c.   Head set, kombinasi penerimaan dan mikrofon yang dipasang pada ikat kepala dari kawat.
Walaupun umumnya digunakan oleh operator papan saklar, alat ini dapat pula di pasang untuk
8
 menerima pesanan, petugas pemeriksa dan pegawai lain yang menggunakan telepon,
sedangkan kedua tangannya harus bebas agar dapat melakukan pekerjaan lain.
d. Boks koin, (versi yang portable), digunakan untuk mengumpulkan tagihan dari anggota
masyarakat atau staf yang mengadakan pembicaraan telepon pribadi
e. Alat pemanggil, yang dapat digunakan untuk pemutaran angka otomatis untuk nomor telepon
yang sering digunakan. Alat pemanggil dengan tombol, menyimpan hingga 32 nomor, yang
masing-masing tombol dapat diputar dengan menekan tombol tertentu. Alat Pemanggil kartu
memutar angka bila kartu yang sudah dilubangi sebelumnya. Pada alat pemanggil kartu nomor
disimpan pada kartu plastic berlubang. Sedangkan alat pemanggil pita menyimpan hingga 400
nomor pada pita magnetic Sebuah roda bersimpul berputar hingga nama pelanggan yang akan
dipanggil muncul pada lubang dan ketika tombol diketik, nomor bersangkutan diputar.
f.     Meter untuk mengetahui panggilan
Juga terdapat alat-alat seperti alarm otomatis, yang dapat dibeli dari pabrik. Sebelum
menggunakan alat-alat ini, anda dianjurkan mengecek ke kantor Telkom untuk mengethaui
boleh tidaknya alat-alat bersangkutan digunakan.
Perangkat Penjawab Telepon
Alat ini secara otomatis menjawab telepon yang tidak diangkat dan dapat:
1.   Mengirimkan pesan yang direkam kepada pemanggil
2.   Meminta pemanggil untuk merekam pesan
3.   Digunakan sebagai mesin dikte jarak jauh
4.   Secara otomatis mengulang setiap pesan yang direkam oleh pemanggil, sewaktu diminta untuk
melakukannya dengan menggunakan kata sandi rahasia yang diucapkan lewat telepon oleh
orang yang berwenang.
B. Radio telepon

Radio telepon merupakan sarana komunikasi yang berguna antara stasiun pusat dan
unit bergerak seperti mobil, truk, atau alat yang dilengkapi dengan alat portabel. Perangkat
radio seperti ini sering juga dikenal dengan perangkat dua meteran seperti HT (handi talki).
Rick serta sebelas meteran seperti olben.
C.  Teleprinter

9
 Teleprinter hampir sama dengan telepon. Akan tetapi, bila telepon menggunakan kata-
kata lisan maka teleprinter adalah menggunakan kata-kata tertulis. Teleprinter adalah mesin
yang dapat mengetik pesan, teks yang direproduksi dari kejauhan pada mesin yang serupa.
Mesin pengiriman dan peneriman tersebut dihubungkan dengan kabel telegram atau radio.
Teleprinter dapat menyewa pada pelayanan teleks, mesin ini dapat dihubungkan dengan
memutar angka, dengan mesin teleks pelanggan lain, temasuk yang berada di luar negeri.
Biaya dibebankan untuk setiap hubungan menurut waktu yang digunakan. Selain itu, alat
tersebut dapat digunakan untuk menerima dan mengirim telegram dan kawat.
Teleprinter yang dihubungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup sampai
ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk diterima dan dicetak secara
otomatis. Pelayanan ini sangat penting untuk komunikasi internasional di antara zona waktu
yang berbeda. Bila perlu pesan dapat diacak agar tetap rahasia hingga dirapikan kembali oleh
yang berwenang.

D. Telegram Facsimile

Dengan telegram facsimile (atau komunikasi grafis) bahan tertulis, gambar, lukisan, dan
sebagainya dapat dikirim lewat saluran telepon umum atau pribadi atau lewat radio.
Bahan yang akan dikirim diumpanakan, pada kertas berukuran A4 atau A5, ke dalam
mesin pegirim dan diteruskan melewati mesin drum. Drum serupa pada mesin penerimaan
memuat kertas fotografik.
Caranya kerjanya:
1.   Pengirim mengadakan kontak dengan stasium melalui telepon terlebih dahulu. Sebuah tombol
lalu ditekan pada titik pengiriman untuk menghidupkan drum yang berputar dengan kecepatan
sama pada kedua mesin pengirim maupu penerima
2. Sewaktu drum pada titik pengirim berputar, kertas pun disoroti oleh sinar lampu, dan ketika
sorotan jatuh pada bidangnya terang atau gelap, sinyal dikirimkan ke titik penerima. Di sini,
sinyal tersebut diubah kembali menjadi cahaya yang jatuh pada kertas fotografik sehingga
menghasilkan salinan facsimile.
E. Telenote

Ini adalah sistem untuk pengiriman bahan yang ditulis atau digambar dengan tenaga
lewat sirkuit telepon, entah pribadi, nasional atau internasional. Pengirim memggambar atau

10
 menulis dengan menggunakan bolpoin yang dihubungkan dengan kabel yang fleksibel ke
transmitor. Secara serentak, garis-garis yang sama dirunut di atas kertas oleh alat penerima
pada ujung lain sirkuit telepon. Pengiriman dapat terjadi secara bersamaan dengan percakapan
telepon sehingga memungkinkan pesan tertulis dilengkapi dengan ilustrasi gamar, rumus atau
informasi lain yang tidak dapat diungkapkan dengan mudah dalam kata-kata. Alat untuk
mengirim dan menerima dapat berupa unit yang terpisah, atau tergabung di dalam satu
instrumen, yaitu transreciever.
F. Sistem Komunikasi Lain
1. Sistem Pemanggil Umum
Sistem pengeras suara ini digunakan secara luas di pabrik, toko, supermarket, kantor
dan sebagainya. Sistem pemanggilan umum ini sebagai sarana untuk memberikan instruksi
atau mendapatkan orang yang mungkin tidak berada di ruang kantor mereka. Sistem ini bisa
digunakan di kantor, memiliki kerugian, yaitu untuk menarik perhatian satu orang, maka
perhatian semua pekerja lain teralih dari pekerjaan mereka.
2.   Lokasi Staf
Sistem sinyal sederhana dengan bel untuk memanggil kurir atau juru tulis sudah
merupakan hal yang umum. Ada pula sistem sinyal yang dirancang untuk melacak eksekutif
dan orang lain yang selalu berkeliling di dalam gedung yang besar atau wilayah yang luas
dalam menjalankan tugas mereka. Sinyal ini dapat berupa bunyi, kombinasi lampu berwarna,
atau radio. Bila sinyal dibuat oleh radio, orang yang mungkin dipanggil harus membawah
sebuah alat penerima berukuran kecil yang memancarkan sinyal dibawah kendali transmiter
pusat. Alat penerima berukuran saku juga menyediakan fasilitas pembicaraan satu atau dua
arah untuk menyampaikan pesan.
3.    Televisi Sirkuit Tertutup (close – circuit television)
Ini adalah sarana komunikasi yang memiliki kegunaan yang sangat bervariasi. Suatu
sistem yang terdiri dari sebuah kamera vidio, sirkuit penghubung dan layar televisi; hubungan
suara juga dapat disediakan bila perlu. Sistem ini mungkin pula dihubungkan dengan alat
perekan vidio/suara yang akan menyimpan sinyal yang melewati sirkuit, sehingga
memungkinkan sinyal tersebut diputar ulang pada layar monitor belakang. Pada dasarnya,
televisi sirkuit tertutup adalah sarana untuk melihat kejauhan, umumnya antar sirkuit pribadi.
Di kantor, gedung, toko dan sebagainya, televisi sirkuit tertutup digunakan sebagai alat
bantu keamanan. Alat ini memungkinkan penjaga untuk mengamati banyak daerah kritis dari
ruang pusat. Alat ini juga digunakan untuk menyampaikan informasi, misalnya berita keuangan
dan bursa efek, dan sebagai sarana untuk manayangkan dokumen yang disimpan dalam
departemen pengarsipan pusat pada layar di belakang kantor yang jauh.
G. Jaringan Area Lokal (Local Area Network/LAN)
1) Jaringan Bintang
Lalu lintas suara dalam lebar gelombang (bandwidth) yang terlalu rendah untuk
menangani transmisi vidio. Lebar gelombang berhubungan dengan kemampuan LAN untuk
mengirim bit (bit adalah sepotong kata). Kenbanyakan LAN bekrja pada satu juta (bpd).
Kecepatan fektivitasnya bergantung pada apakah sistem bersangkutan merupakan gelombang
lebar atau gelombang dasar. Sistem gelombang dasar lebih murah dan beroperasi hanya pada
satu saluran frekuensi pada satu kesempatan atau menggunakan kabel koaksial yang
sederhana. Sistem gelombang lebar menggunakan kabel yang lebih rumit dan beroperasi pada
lebih dari satu frekuensi sekaligus.
2) Wangnet
Jaringan ini adalah pesaing dan dirancang terutama digunakan wangnet, tetapi dengan
menggunakan sambungan antar muka khusus dapat dihubungkan dengan peralatan buatan
pabrik lain. Wangnet dapat menangani teks, data, suara dan vidio. Masing-masing dari jenis
transmisi yang berbeda tersebut memiliki salurannya sendiri atas sambungan komunikasi,
sehingga sistem jenis ini dikenal sebagai gelombang lebar (broadband).
Suatu jaringan kabel serat-optik akan digunakan dan sinyal akan diteruskan dari antena
cakram ke jaringan komputer pengalih yang kemudian akan mengarahkan transmisi melintas

11
 jaringan tersebut ke penerima. Teknologi tersebut dapat mengubah secara dramatis transmisi
percakapan telepon, televisi, surat kabar, transfer dana elektronis antar rumah tangga, bisnis
dan bidang sektor umum.
H. Mesin Dikte
Mesin Dikte merupakan sarana yang memungkinkan korespondensi, laporan, intruksi,
dan sebagainya untuk direkam kemudian disalin oleh seorang juru ketik. Rekaman dapat
digoreskan, seperti halnya jalur dibuat pada sabuk plastik atau disk, atau magnetik pada pita,
disk, atau sabuk. Rekaman yang digoreskan bersifat permanen dan tidak dapat dikoreksi
selama pendiktean. Namun, rekan tersebut dapat disimpan dengan sedikit bahaya atau rusak
atau penghapusan yang tidak disengaja. Rekaman yang digoreskan dapat diserut untuk
menghilangkan permukaan yang beralur dan kemudian digunakan ulang. Banyaknya
penggunaan ulang pergantung pada ketebalan bahan. Rekaman magnetik dapat dihapus dan
dikoreksi selama pendiktean. Rekaman ini dpat pula dihapus dan digunakan ulang, barangkali
sampai ratusan kali, kecuali rekaman dengan goresan yang tidak dapat dihapus.
Walaupun mesin dikte dapat dioperasikan dengan sedikit latihan, para eksekutif
dianjurkan untuk mendengarkan secara kritis rekaman mereka sendiri dan berlatih untuk
mengucapkan kata-kata dengan cermat. Kecerobohan dalam mendikte menyebabkan kesalahan
dalam salinan atau, paling tidak pemborosan waktu juru ketik dalam mendengarkan rekaman
dua atau tiga kali sambil berusaha menangkap kata atau frase yang tidak jelas.
I.     Mesin Stenografi
Ini adalah mesin yang memungkinkan operator menyalin dikte, merekamnya dengan
ketikan. Setiap baris di atas pita kertas menggambarkan suku kata yang dicetak dengan
menekan secara serentak kombinasi tombol yang tepat pada mesin. Mesin itu sendiri itu mudah
dipindah-pindahkan dan operator yang terampil dapat mencapai kecepatan yang sangat tinggi.
Mesin stenografi sangat cocok untuk pembuatan laporan rapat, karena pitanya dapat
diteruskan kepada juru ketik sekali-kali selama jalannya rapat sehingga pengetikan dapat
berlangsung hampir secara serentak.
Perbandingan antara mesin stenografi dan mesin dikte
Sistem steno yang lazim digunakan terdiri dari dia jenis:
a.   Sistem steno yang dapat ditulis dengan kecepatan tinggi tetapi hanya setelah pelatihan dan
praktek yang ekstensif
b.   Sistem steno yang kerap didasarkan kepada abjad yang normal, yang lebih mudah dipelajari,
tetapi tidak dapat dituliskan dengan begitu cepat.
Kemampuan menulis dengan kecepatan tinggi penting dalam pembuatan laporan yang
harfiah, tetapi sistem yang lebih lambat kerap dirasa memadai untuk tujuan umum.
Kebiasaan mediktekan surat bisnis dan sebagainya kepada penulis steno mulai
digantikan oleh penggunaan mesin dikte karena mesin memberikan keuntungan utama seperti
berikut:
a.   Juru ketik tidak perlu hadir dalam pendiktean
b.   Dikte dapat direkam butir demi butir sementara personel muncul
c.   Dikte dapat direkam jauh dari kantor
d.   Rekaman dapat dikirim lewat pois untuk disalin
e.   Penyalinan oleh juru ketik dari rekaman yang baik dapat lebih cepat daripada penyalinan dari
catatan steno

12