MAKALAH TEKNOLOGI PERKANTORAN

TEKNOLOGI OTOMATISASI PERJAAN CHECKING

Oleh

Kelompok 3

Nama anggota kelompok :

1. Muhammad Makhasin 20004272

2. Rani Kirana 20004282
3. Sihara Novayanti 20004502
4. Zahra Rama Dini 20004297

PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN

AKADEMI MANAJEMEN ADMINISTRASI
YOGYAKARTA
2022
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

DAFTAR ISI........................................................................................................ii

KATA PENGANTAR.........................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang...........................................................................................1
B. Rumusan Masalah.....................................................................................7
C. Tujuan Penulis...........................................................................................7

BAB II PEMBAHASAN

A.Pembahasan................................................................................................8
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan................................................................................................22
B. Saran..........................................................................................................22

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................23

ii
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahnya
kepada kita semua sehingga dapat menyelesaikan tugas membuat makalah yang berjudul
“teknologi otomasi pekerjaan checking“ dan tersusunnya makalah ini harapan kami
semoga dapat menjadi amal jariyh beliau yang amat berjasa kepada kami. Aamin.

Tujuan kami membuat makalah tersebut untuk memenuhi tugas dosen pada mata
kuliah teknologi perkantoran dan untuk menambah wawasan untuk para pembaca dan
juga bagi penulis.

Kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Ivan Tinarbudi Gavinov, S.Pd.,
M.T selaku dosen pembimbing untuk memberikan kritik dan saran demi perbaikan
makalah ini akan kami terima, Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak
baik yang menyusun maupun yang membaca dan kaum muslimin pada umumnya aamin.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Yogyakarta,

Penulis

Kelompok 3

iii
 BAB I

PENDAHAULUAN

A. LATAR BELAKANG

Teknologi perkantoran terdiri dari dua kata yaitu teknologi dan perkantoran , secara
singkatteknologi dapat diartikan sebagai ilmu (Tedja Purnama, 1989:1) Kata
teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses
yang dilaksanakan dalam upaya untukmewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi
adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang- barang yang diperlukan bagi
kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana
(1980:1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhikebutuhan
manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan- akan memperpanjang,
memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak
manusia”.Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan
mengembangkan kemampuan darisuatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu
dalam suatu bidang. Teknolgi merupakanaplikasi ilmu dan engineering untuk
mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas danmemperbaharui kondisi
manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek.Perkantoran berasal
dari kata kantor mendapat imbuhan per dan an. Berikut ini adalah kutipan dua
pengertian dari kantor : Menurut prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirjo dalam bukunya
“Dasardasar office management” mendefinisikan kantor sebagai unit organisasi
yang terdiri atas tempat,staf personil, dan operasi ketatausahaan guna membantu,
( Prajudi Atmosudirjo, 1972:25) Drs.Moekijat, mendefinisikan kantor sebagai tempat
dimana pekerjaan tata usaha dilakukan. Yangdimaksud tempat adalah ruangan,
gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin- mesin kantor
dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja. Dengandemikian,
perkantoran dapat didefinisikan sebagai segala hal atau sebagai sesuatu
yang berkenaan dengan kantor, baik sebagai tempat maupun sebagai aktifitas yang
terjadi didalamnya.Teknologi perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk
manusia dalam melakukantugasnya dalam kegiatan administrasi ( Tedja Purnama,
1989;1) Kegiatan tersebut antara lain seperti mencatat, menghimpun, mengolah,
1
 2

memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-

bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.
Perincian pekerjaan kantor
Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang di dalamnya terdapat
5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan
menyimpan). Apabila masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan
kantor.

Menurut leffingwell dan EM Robinson, yang dikutip Drs. Soedaryono pekerjaan

kantor dapat diperinci dalam kegiatan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal

2. Membuat rekening
3. Menyimpan warkat
4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai.
5. Mengurus, membagi-bagi, mengirimkan dan menyurat pos.
6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and
addressing work)
7. Macam-macam pekerjaan seperti penelepon, menerima tamu, pekerjaan
pesuruh (meycelianecus, such as telephone, receiving visitors,
messengerservice)
8. Tugas-tugas khusus  dengan maksud  untuk menyederhanakan sistem,
menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
9. Surat menyurat, mendikte, mengetik
10. Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan

GR. Terry  telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan- perusahaan di

Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan
kantor. Hasil penyelidikan menunjukkan
 3

bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang
pokok dengan perbandingan waktu dalam presentase sebagai berikut:

1. Mengetik (typing)                           = 24,6%

2. Menghitung (calculating)              = 19,5%
3. Memeriksa (checking)                   = 12,3%
4. Menyimpan warkat (filling)         = 10,2%
5. menelpon (telephoning)             = 8,8%
6. Menggandakan (duplicating)      = 6,4%
7. Mengirim surat (mailing)              = 5,5%
8. Lain-lain                                               = 12,5%
____________________________________
Jumlah                                                                  = 100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. T erry
di atas, penullis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan
pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb:
1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi:
– Mengetik
– Menghitung
– Memeriksa
– Menstensil
– Membubuhkan cap/stempel
– Menelepon
– Menyalin
– Memilah-milah (sortir)
– Melekatkan
– Menandai
– Menyampul
– Membagi- bagi
 4

2. Bahan baku
Bahan baku yang lazim digunakan dalam pekerjaan kantor adalah:
– Abjad/huruf
– Tanda baca
– Angka
– Tanda hitung, dan
– Garis
– Tulisan
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
A.      Pengertian Teknologi Perkantoran
Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia
dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat
atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia.
Teknologi perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia dalam
melakukan tugasnya dalam kegiatan administrasi ( Tedja Purnama, 1989;1). Kegiatan
tersebut antara lain seperti mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak,
mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan
menggunakan mesin – mesin kantor.
Dari pengertian diatas kita dapat mengetahui bahwa teknologi perkantoran berkaitan
dengan penggunaan peralatan dan mesin mesin atau teknologi untuk membantu
manusia dalam melaksanakan perkerjaan administrasi yang dilakukan dikantor. 

B.       Perkembangan Teknologi Perkantoran dan Pengaruhnya 

Peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan
zaman dan teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang
penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik
dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan
computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat yang
lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan dengan jarak
yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan kompleksitas teknologi
perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri,
 5

prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu. Perkembangan teknologi perkantoran

mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil
kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya.
a.    Dampak positif terhadap ketenagakerjaan yaitu: 
·       Peningkatan mutu tenaga kerja 
·       Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja 
·       Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja 
·       Meringankan tanaga dan pikiran pegawai 
·       Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu 
·       Mempercepat penyelesaian pekerjaan 
·       Mempermudah menyelesikan pekerjaan 
·       Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor 
·       Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan 
·       Memenuhi standar mutu tertentu 
·       Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor 

b.    Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan

sekali terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai
berikut :
·       Megurangi penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran 
·       Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu 
·       Menimbulakan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan
pemborosan 
·       Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya 
·       Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang
memerlukan biaya. 
 6

OTOMATISASI PERKANTORAN
A.      Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal
terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada orang yang berbeda di
dalam maupun diluar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran
merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikkan proses pelaksanaan pekerjaan. Otomatisasi merupakan penggunaan
mesin-mesin untuk menjalankan tugas fisik perkantoran yang dilakukan oleh
manusia.
B.       Tujuan Otomatisasi Perkantoran
1.      Penggabungan dan penerapan teknologi
2.      Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor
3.      Otomatisasi memberikan kemampuan Pemecahan masalah kelompok
4.      Otomatisasi adalah pelengkap dalam perkantoran, bukan pengganti
5.      Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
6.      Meminimalkan biaya dan waktu
7.      Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan
lebih cepat
 7

B. RUMUSAN MASALAH
1. Pekerjaan apa saja yang di lakukan pada bagian checking
2. Apa saja jenis-jenis mesin kantor
3. Apa saja jenis-jenis aplikasi omoatisasi perkantoran
4. Alat apa saja yang digunakan untuk checking baik manual maupun otomatis

C. TUJUAN PENULISAN
1. Dapat mengetahui pekerjaan apa saja yang dilakukan pada nagian checking
2. Dapat menetahui apa saja jenis-jenis mesin kantor
3. Dapat mengetahui jenis-jenis aplikasi otomasiasti perkantoran
4. Dapat menetahui alat apa saja yang digunakan untuk checking baik manual
maupun otomatis.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PEKERJAAN YANG DILAKUKAN PADA BAGIAN CHECKING

Dalam sebuah kantor atau perusahaan checking merupakan salah satu jenis perjaan
yang penting di mana checking meiliki tugas untuk memastikan bahwa sasaran dan
hal yang telah direncanakan dapat berjalan sesuai rencana atau target,dengan cara
membuat membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan
keuangan,membuat grafik dan lainya yang sekiranya dapat memberikan informasi
mengenai pencapaian sesuatu.

B. JENIS – JENIS MESIN KANTOR

1. Mesin Ketik Manual
Adalah mesin yang pertama yang digunakan untuk mencetak kata.
Merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan perkantoran
mesin ini digunakan tanpa memerlukan listrik
Jenis-jenis mesn ketik manual:
 Standar yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai
dari 13 sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk
mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas double
folio.
 Semi standar yaitu mesin tik berukuran 13 mesin tik ini juga dilengkapi
tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan dengan menggunakan kertas
berukuran ½ kali folio
 Portable yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran 9 ½ hingga
10. Mesin ini akan dianggap sangat praktis karena terbentuknya yang mudah
dibawa kemana-mana
2. Mesin Ketik Elektronik
Adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan
tenaga listrik
Mesin ketik ini memiliki cirri-ciri sebagai berikut:

8
 9

 Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

 Komponen dan cara kerja mesin mekanis
 Tulis-tulisannya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah
saklar
Jenis huruf-huruf mesin tik elektrik antara lain
 Mesin tik elektrik dengan system huruf  batang
 Mesin tik elektrik dengan system huruf  bola
  Mesin Hitung Manual
3. Mesin jumlah manual
adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana tetapi cara
menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya relatif
lama. Mesin jumlah manual termasuk salah satu jenis mesin hitung karena berupa
mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.
Jenis-jenis mesin hitung :
 Menurut kemampuannya dibedakan menjadi:
a. Mesin jumlah : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah,
mengurangi dan mengalikan sederhana.
b. Mesin hitung : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah,
mengurangi, mengalikan, membagi.
 Menurut tenaga penggeraknya dibedakan menjadi:
a.    Mesin hitung tangan : mesin hitung yang digerakkan dengan tangan (tenaga
manusia), dilengkapi dengan engkol.
b.     Mesin hitung listrik : mesin hitung yang digerakkan dengan tenaga listrik.
 Menurut cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:
a.    Mesin hitung mekanik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen
mesinnya mekanis
b.    Mesin hitung elektronik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen
mesinnya terdiri dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak
saling bergerak, biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.
 Menurut jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:
 10

a.    Mesin hitung berkunci sepuluh : mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu
banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0 samapi 9.
b.    Mesin hitung berkunci penuh : mesin hitung dengan kunci / tuts pada papan
kunci jumlahnya banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.
 Menurut penyajian hasilnya dibedakan menjadi:
a.    Mesin hitung pencetak : mesin hitung yang mencetak angka-angkanya pada
kertas hitung / kertas roll.
b.    Mesin hitung tidak mencetak : mesin hitung yang tidak, mencetak angka-
angkanya pada kertas hitung
4. Mesin Penjilid
1.    Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :
 Menurut jenisnya dapat dibedakan atas:
a.    Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid
buku-buku dalam jumlah besar.
b.    Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk
menjilid laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.
 Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:
a.    Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan.
b.    Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.
2.    Ciri-ciri mesin penjilid
 Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan
menyerupai album foto.
 Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih
dahulu.
 Tenaga penggerak tangan
 Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
3.     Cara kerja mesin penjilid
 Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.
 Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-
lubang kertas sampai seluruhnya rapi.
 Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.
 11

4.   Cara pemeliharaan mesin penjilid

 Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
 Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.
 As dan per mesin sesekali diberi pelumas.
5.    Macam-macam plastik penjilid yaitu:
 Plastik penjilid bulat
 Plastik penjilid oval
 Plastik penjilid punggung sempit.

KLASIFIKASI PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR

A.      Macam Peralatan Kantor di Gedung Perkantoran Modern

Peralatan ini bersifat wajib dimiliki oleh sebuah kantor untuk menunjang kegiatan sehari-
hari didalam kantor.
1.    Komputer 
Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang tekah
diinputkan sebelumnya. Zaman sekarang komputer merupakan salah satu peralatan
utamadalam perkantoran modern.
2.    Printer 
Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer  baik berupa teks,
gambar, tabel ataupun foto.
3.    Mesin Fotocopy
Mesin Fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan  kembali dokumen
sengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik.
4.    Scanner
Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotocopy. Hasil
dari scanner ditampilkan dulu pada layar monitor  computer, kemudian dapat dirubah dan
dimodifikasi sehingga hsilnya lebih bagus.
5.    Mesin Laminating
 12

Mesin Laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastic
atau film. Mesin ini biasanya ada pada kantor yang berhubungan dengan administrasi
kependudukan, pembuatan kartu identitas, misalnya KTP, SIM.
6.    Mesin Ketik
Mesin Ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set timbol-
tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.

B.       Perlengkapan Perkantoran
1.    Pengertian perlengkapan kantor
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.  Tujuan kantor tidak akan tercapai
tanpa adanya perlengkapan kantor.  Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar
suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan
efisien. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor
yaitu:
 Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;
 Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;
 Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;
 Sebagai asset dan pelengkap kantor.
2.    Jenis-Jenis Perengkapan Kantor
a.    Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
 Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali
pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa
meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.  Misalnya: kertas, karet penghapus,
pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.
 Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang
kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik, pelubang kertas,
gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan
sebagainya.
b.    Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.
3.    Istilah-Istilah Perlengkapan Kantor
 13

Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut:
 Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam
pemakaiannya sehari-hari di kantor, benda tersebut tidak tahan lama. Misalnya:
kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.
 Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan
tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.
 Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam
pekerjaan tata usaha.  Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor
dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).
 Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya
terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha. 
Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.
 Perabot kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah melekat
(menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor.  Misalnya : lemari yang telah
jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.
 Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada
umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor.  Misalnya :
gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.
 Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk
mengadakan komunikasi.  Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone,
dan sebagainya.
 Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran
komunikasi antara penyaji dengan pendengar.  Misalnya:tape recorder, video tape
recorder, televise, dan sebagainya.
 14

C. APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
1. Word Processing
Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau
cetak.
2. Electronic Mail / E-mail
Electronic Mail dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat
pada telepon konvesional.
3. Voice Mail
Voice Mail hampir sama dengan Electronic Mail. Perbedaannya ketika akan
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan
bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan.
4. Electronic CalendaringElectronic Calendaring merupakan penggunaan jaringan
computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh
manajer.
5. Audio Conferencing
Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan
melakukan konferensi.
6. Video Conferencing 
Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Orang yang
berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada
di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
7. Computer Conferencing
Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga memberi kemampuan
seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya
konferensi.
8. Facsimile Transmission
 15

Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang
dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat
salinan atau copy di ujung yang lain.
9. Video Text
Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi
tekstual pada layar crt.
10. Image Storage and Retrieval
Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk
melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11. Desktop Publishing
Desktop Publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter
A. Fasilitas Dalam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Teknologi Perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup
penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut
a. Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu :
 Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga
manusia.
 Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan
tenaga listrik atau baterai
b. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya, yaitu :
 Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya
tampak bergerak dalam operasinya.
 Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen
elektronik, berupa kabel-kabel.
c. Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu :
 Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
- Mesin tulis                        - Mesin dikte
 - Mesin penomor                - Asahan pensil

Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Otomatisasi Perkantoran  

 16

a. Kelebihan Penggunaan Otomatisasi Perkantoran  

 Meningkatkan Produktifitas Kerja
 Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga
 Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat
b. Kerugian Penggunaan Otomatisasi Perkantoran  
 Menjadi Ketergantungan akan teknologi
 Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia
sekarang dilakukan oleh system OA
 Banyaknya ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa
merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia
 17

D. ALAT YANG DIGUNAKAN UNTUK CHEKING BAIK MANUAL

MAUPUN OTOMATIS

A. Ada beberpa alat atau system yang digunakan untuk checking secara
otomatis diantaranya adalah
1. FineReport
FineReport adalah aplikasi pemvisualisasi data untuk membuat grafik,
laporan dan dashboard. Anda dapat membuat grafik dasar seperti diagram
pie, grafik garis, dan grafik canggih lainnya seperti scatter, gelembung,
funnel, radar, dan grafik Gantt dengan mudah. Selain itu, FineReport juga
menyediakan peta yang mengesankan. FineReport tidak hanya memiliki
peta arus, heat map, dan peta kustom tapi juga dapat bekerja dengan peta
GIS seperti Google. Efek dinamis seperti peta 3D dan peta yang dapat
berotasi secara otomatis akan memberi Anda pengalaman yang tidak
terlupakan.
2. Chartblocks
Chartblocks adalah aplikasi pembuat grafik online yang memperboleh
Anda mendesain grafik dengan mengimpor data dari spreadsheet, database
melalui API. Atau Anda dapat mengetiknya secara menual. Grafik dapat
dihasilkan dalam format SVG, PNG, dan PDF.
Grafik tersebut dapat beradaptasi ke layar dan perangkat ukuran apapun
berkat teknologi D3.js-nya. Anda dapat meng0embed grafik ke halaman
web dan membagikan mereka ke Twitter dan Facebook.
Tapi ada satu kelemahannya, volume data yang dapat di-upload ke situs
terbatas dan tidak terdapat banyak jenis grafik.
Chartblocks menyediakan paket gratis untuk penggunaan pribadi, paket
profesional seharga $20 per bulan dan paket elite seharga $65 per bulan
dimana Anda dapat membuat 50 grafik maksimum.
3. Microsoft Excel
adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan
didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft
 18

Windows dan Mac OS. Software ini dikenal juga sebagai Microsoft Office
Excel, MS. Excel atau sering disebut sebagai Excel saja. Fungsi
IF merupakan salah satu fungsi paling populer di Excel, yang
memungkinkan Anda membuat perbandingan logis antara nilai dan
perkiraan. Oleh karena itu, pernyataan IF dapat memiliki dua hasil. Hasil
pertama jika perbandingan Anda Benar dan hasil kedua jika perbandingan
Salah.
4. Duplichecker
Situs cek plagiarisme gratis lainnya bisa Anda temui di Duplichecker.
Namun karena gratis, tentunya akses yang dimiliki juga terbatas. Anda
hanya bisa melakukan cek plagiarsme dengan jumlah maksimum 1000
kata per pencarian.
Hasilnya akan ditampilkan secara persentase dilengkapi dengan sumber
teks. Jika tidak terdeteksi adanya plagiat, maka akan muncul kalimat "No
Plagiarism Detected!"

B. Checking juga dapat dilakukan secara manual dengan cara Memeriksa

atau menteliti berkas ataupun data-data yang ada secara satu persatu
namun itu pasti memerlukan wwaktu yang lama.
 19

GAMBAR PERALATAN KANTOR SECARA OTOMASTIS

Gambar 1 mesin penghancur kertas

Gambar 2 mesin penggitung uang

 20

Gambar 3 mesim absen

Gambar 4 mesin numbering

Gambar 5 komputer
 21

Gambar 6 plashdisk
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Penerapan otomatisasi teknologi pada perkantoran meningkatkan produktivitas kerja

pegawai dan memudahkan perusahaan dalam menjalankan seluruh kegiatan
perkantorannya. Peran otomatisasi teknologi pada perkantoran diyakini mampu
meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan kemudahan yang
tinggi. Penggunaan aplikasi komputer yang merupakan ringkasan Sistem Informasi
Manajemen kini banyak diterapkan di kantor-kantor pemerintah maupun swasta dengan
sistem database yang kompleks sehingga peningkatatan produktivitas kerja pegawai
meningkat sangat signifikan. Biasanya setiap perusahaan mempunyai suatu aplikasi
pemograman khusus perusahaan itu sendiri tentunya untuk memudahkan melakukan
chacking pada sebuah perkantoran.

B. SARAN

Saran kami adalah semua perusahaan harus menggunakan teknologi yang ada untuk
memudahkan aktivitas dalam manajemen perkantorannya. Kemajuan otomatisasi
teknologi perkantoran saat ini sangat memberikan efek positif dalam kegiatan manusia.

22
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.umitra.ac.id/media/files/891362105492.pdf

https://finereport.com/id/visualisasi-data/aplikasi-pembuat-grafik/

https://www.cnbcindonesia.com/tech/20211110160923-37-290518/rekomendasi-8-situs-
web-cek-plagiarisme-akurat-dan-gratis

23