MENYUSUN PERSYARATAN POTENSI PERSONIL ADMINISTRASI

Nama : Nilam Mutiara Cahayani

Kelas : X-BDP2
Pelajaran : Administrasi Umum

A.PENGERTIAN PERSONIL KANTOR

Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak.

Tentunya kita sering mendengarnya dengan istilah karyawan.
Dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau
karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan
dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai
suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan
tunjangan.

1. MACAM-MACAM PERSONIL KANTOR

 Administrator atau petugas pelaksana administrasi

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan
yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam
melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

 Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang
lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana
dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
 Staf atau pembantu ahli
Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam
bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
 Worker atau pegawai/pekerja
Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
2. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PERSONIL KANTOR

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan
besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung
jawab personil kantor sebagai berikut;

 Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau

dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara
keseluruhan
 Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan
bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat
keluar dan masuk
 Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan
keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk
 Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan
kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat
surat keluar
 Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau
orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor

3. PERANGKAT KERJA PERSONIL KANTOR

Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja,

lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik,
pesawat telepon, dan lain sebagainya.

Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas

admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa kemudahan penggunaan
komputer;
Dengan microsoft word tidak perlu lagi repot-repot berulang kali
mengetik surat
Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat memudahkan
pengerjaan laporan keuangan
Aplikasi data base
Alat scanner
Lokal area networking
Email
4. TAHAPAN-TAHAPAN PENGADAAN PERSONIL KANTOR
Analisis jabatan
Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan,
perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab
musabab, duduk perkara

Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai

hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description),
spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job
evaluation)

Analisis jabatan berguna untuk:

 Perekrutan dan seleksi karyawan

 Kompensasi gaji karyawan
 Evaluasi jabatan
 Penilaian prestasi kerja karyawan
 Pelatihan (training)
 Promosi dan pemindahan karyawan
 Organisasi
 Memperkaya pekerjaan
 Penyederhanaan pekerjaan
 Penempatan karyawan
 Rekrutmen, Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan
mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan
kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi
swasta maupun pemerintah.

5. SYARAT-SYARAT PERSONIL KANTOR

Persyaratan pengetahuan
Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal Persyaratan
ketrampilan

Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern,

seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan
 administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-
tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:

 Menghimpun
 Mencatat
 Mengolah
 Menggandakan
 Mengirim
 Menyimpan
 Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang

menyangku kepribadian:

 Cara berbicara dan cara berjalan

 Sikap badan pada saat duduk
 Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan
waktu dan acaranya
 Sifat bersih dan rapi
 Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri
 Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan dalam
bekerja
 Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian
 Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:

Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense of

belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga
 Tekun dan rajin
 Kesabaran
 Kerapian
 Dapat menyimpan rahasia