Menerapkan tata ruang kerja/kantor

(Office Layout)
Posted by S IT INUR H AFAD A on NOVEM BER 24, 2017

Tata Ruang Kantor (Pengertian, Tujuan.

Asas-asas, Prinsip, Bentuk Tata Ruang
Kantor, Contoh)
1. PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

PENGERTIAN
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering
disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan
sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata
ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

 Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-
alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan
bekerja bagi para karyawannya”.
 Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as
the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata
ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat
perlengkapan pada luas yang tersedia).

TUJUAN
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari
meja ke meja.
5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan
dengan karyawan lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu
yang datang.
9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa
keuntungan, diantaranya:

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui
satu bagian lain.
4. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
5. Pengawasan mudah dilaksanakan.
6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai
berikut:

1. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan

pekerjaan.
2. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
3. Pengawasan dapat dipermudah.
4. Hubungan dapat dipercaya.
5. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
6. Jalannya pekerjaan lebih lancar.
7. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

1. ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

2. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Azas tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas
itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi
dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja
dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat
lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa
langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak
terlalu lebar.
Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan
pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena
pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika
ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain
sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan
maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
 2. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor
3. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
4. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan
harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
5. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik
pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
6. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
7. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
8. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
9. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan
dibagian depan.
10. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan
hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
11. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga
yang mudah terjangkau oleh petugas.

C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

1. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk
bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:

 Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

 Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
 Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
 Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak
terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

 Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

 Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan
gerah.
 Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang
lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
 Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan
mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

1. II. Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-
pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan
pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati
dari satu sudut pandang.
Keuntungannya:

 Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

 Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
 Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya
harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
 Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
 Mudah merubah ruangan.
 Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani
dengan cepat dan luwes.
 Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit
menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:

 Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus
menerus.
 Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
 Pekerja akan kehilangan kepribadian.
 Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat
menggangu yang lain.
 Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu
pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.
 Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan
ruang tertutup.

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

 Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja
 kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit
dilakukan.

1. LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah
lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor
lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan
masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati.
Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:
– Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
– Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.
– Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.
– Udara yang bersih dan segar.
– Ongkos pemeliharaan yang rendah.
– Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

1. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

2. Perencanaan Cahaya

Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

1. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

2. Kualitas pekerjaan lebih baik.
3. Kesalahan-kesalahan berkurang.
4. Semangat kerja pegawai lebih baik.
5. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
6. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan Warna

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan
diantaranya:

1. Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

2. Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas
pegawai.
3. Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
4. Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
5. Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:

1. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan

dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk
merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu
pekerjaan.
2. Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan
berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan
perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
3. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan
ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi
ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap

tamu yang datang, diantaranya:

1. Kepercayaan terhadap kantor

2. Efisiensi atau produktifitas
3. Moral

3.Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-
keuntungan, diantaranya:

1. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin

2. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
3. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
4. Semangat kerja yang lebih tinggi
5. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
6. Kesan yang lebih baik dari para tamu

4.Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:

1. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai

2. Kesulitan mengadakan konsentrasi
3. Kesalahan yang lebih banyak
4. Kelelahan yang bertambah
5. Semangat kerja pegawai berkurang

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai,
hendaknya diperhatikan hal berikut:

1. Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara

2. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
3. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
4. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan
yang tidak banyak meneruskan suara.

1. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

2. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek
3. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer
4. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
5. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
6. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang
kantor tersebut.
7. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

1. G.LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG

KANTOR

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
2. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam
lingkungan kantor itu.
3. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan
berpedoman pada teknik penataan meja kerja.
 4. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor
dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat
memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.

TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA RUANG KANTOR

Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan
kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap
personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil
suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja
perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang
kantor yang baik.
Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan

yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau
dengan posisi beradu punggung.
2. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri
atas beberapa baris.
3. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu
disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang
sedang mendapat layanan.
4. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm
dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang
menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan
personil.
6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada
rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
7. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang
banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi
ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang
banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.
8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising)
ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain
yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi
9. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan
ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya
10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh
dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.
11. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi
ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel
ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga
12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat
rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan
tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5×3,6 (9 m2), untuk
 keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari
pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.

STANDAR RUANG KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan
diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh
di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE
OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus
dimiliki oleh setiap ruang kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

Kebersihan

Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk
setiap petugas.

Suhu Udara

Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C =

61F)

Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam
ruang kerja

Penerangan Cahaya

Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan
penerangan dirawat dengan seharusnya

Fasilitas kesehatan

Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta
terpelihara kebersihannya

Fasilitas Cuci

Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk
harus disediakan untuk secukupnya.

Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat
penampungan khusus

Tempat pakaian

Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak
dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah

Tempat duduk

petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki
bila perlu

Lantai, gang , dan tangga

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk
tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya
harus cukup terlatih

Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban

berat yang dapat mendatangkan kecelakaan

Pertolongan pertama

Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama
maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu

Penjagaan kebakaran

Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus
disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran

Pemberitahuan kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3
hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK

Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan
diantaranya:
 1. Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
2. Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
3. Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang
pekerjaan tersebut.
4. Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang
pekerjaan tersebut.
5. Penerangan atau pencahayaan yang baik.
6. Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
7. Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan
kenyamanan ruangan

Sumber: http://rahmah-daniar-n4hy.blogspot.co.id/2014/05/tata-ruang-kantor-
pengertian-tujuan.html