PENYELENGGARAAN RAPAT

A. PENGERTIAN RAPAT

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok

yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi,
baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui
musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi
yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan
tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai
kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

B. FUNGSI RAPAT
1. Untuk memecahkan masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi.
3. Sebagai forum demokrasi.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan
perusahaan/organisasi.
5. Sebagai sarana bernegoisasi.

C. Macam – Macam Rapat

1. Menurut tujuannya,yaitu:
a) Rapat penjelasan(information conference) ialah rapat yang bertujuan untuk
memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang
diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dan tata cara kerja baru,
untuk mendapatkan keseragaman kerja.
b) Rapat pemecahan masalah (problem solving conference) bertujuan untuk mencari
pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan
sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan
masalah-masalah lain, saling mengait.
c) Rapat perundingan (negotiation conference) yaitu rapat yang bertujuan
menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling
merugikan keduabelah pihak.
2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
a) Rapat Resmi (Formal Meeting)
Rapat Resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-
masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yag mengatur
kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan
terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda
rapat.
b) Rapat Tidak Resmi (informal meeting)
Rapat Tidak Resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan
yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya
dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba. Para
peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.
c) Rapat terbuka
Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi/
perusahaan dan materi yang dibahas tidak memiliki sifat yang rahasia.
d) Rapat Tertutup
 Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan
masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:

a) Rapat mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas
maslah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b) Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu.
Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.
c) Rapat Semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahs
masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program -
program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
d) Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan
Komisaris.
4. Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas:
a) Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
b) Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah
yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan
bersama.
5. Menurut saluran hubungan dalam oranisasi
a) Rapat vertikal adalah pertemuan yang diadakan antara pimpinan dan bawahan
dengan tujuan untuk memberikan informasi mengenai berbagai bentuk
peraturanatau kebijakan pimpinan atau juga untuk mengambil suatu keputusan.
b) Rapat horizontal adalah rapat yang didakan antar pejabat atau pegawai yang
memiliki jabatan setingkat. Bertujuan untuk mendapatkan suatu Kerjasama dan
koordinasi antar unit organisasi.

D. PERSYARATAN PELAKSANAAN RAPAT YANG BAIK:

1. Suasana terbuka
2. Tidak ada monopoli
3. Partisipasi aktif dari peserta rapat
4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
6. Pertanyaan singkat dan jelas
7. Disiplin waktu

E. Perencanaan dan Persiapan Rapat

Ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadika pedoman atau pegangan dalam persiapan
nya, yaitu :
l. Why : Mengapa rapat perlu diselenggaraka ?
Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
2. What : Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat?
Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
3. Who : Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut?
Hal ini utuk menentukan peserta rapat yang akan diundang.
4. Where : Dimana rapat akan diselenggarakan?
Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
5. When : Kapan rapat akan diselenggarakan?
Hal ini untuk menentukan hari, tanggal, dan waktu rapat akan diselenggarakan.
6. How : Bagaimana rapat akan diselenggarakan?
 Hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala
atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih
dahulu, atau dengan menggunakan LCD Projector, Tape Recorder, dan alat lainnya.
F. Persiapan Rapat / Pertemuan
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat Formal
a. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau
penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan
terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan
mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun
secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
b. Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.
Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian
konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan
peserta rapat.
c. Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan
kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada
waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai
berikut :
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau
pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa.
Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para
peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada
pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk
mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
d. Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di
atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang
pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti
konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai
dokumentasi.

e. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
1. Agenda rapat.
2. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat
sebelumnya).
3. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan
sebagainya).
 Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk
masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut
memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan
pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

f. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut
:
1. While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block note denagn bolpointnya.
7. Name tag untuk peserta.
8. Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu
daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah
barang yang dibutuhkan.

g. Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam
rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah
tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang
rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat
diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian
tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan
dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :
1. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah
datangnya sinar matahari tersebut.
2. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau
terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkur
3. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada
beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a) Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini
pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :
 b) Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk
menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya
konferensi :

c) Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat
informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:

d) Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi
kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

h. Akomodasi/penginapan
 Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan
menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang
cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar,
hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

i. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta
rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka
sekretaris harus menyiapkannya.

j. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta
rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika
pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini
akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan
dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan selama rapat berlangsung.
3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat
para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah
tersedia.

k. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya
disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

l. Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan
untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang
perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi
dengan baik?
4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah
disiapkan dalam suatu map?
5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

G. PENYELENGGARAAN RAPAT
Berikut proses yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat :
1. Membuka Rapat
Hal – hal yang harus disampaikan dalam membuka rapat, yaitu :
a. Menyampaikan acara rapat
b. Menyampaikan tata tertib rapat
c. Menyampaikan motivasi
d. Melakukan pengenalan masalah yang akan dibahas
e. Menyampaikan tujuan rapat
f. Menyampaikan saran/ tanggapan
 2. Proses Rapat
Pada saat rapat berlangsung, pimpinan rapat harus mampu mengatur jalannya
rapat agar berjalan dengan tertib dan harus bisa mengatasi masalah yang ada.
Selama rapat berlangsung, sekretaris bertanggungjawab untuk membuat cataan
pelaksanaan rapat. Terdapat dua bentuk catatan rapat yakni :
a. Verbatim, yaitu cataan lengkap mengenai seluruh pembicaraan yang dibahas
dalam rapat tanpa ada yang dikurangi atau ditambahi.
b. Notula, yaitu jenis catatan yang memiliki isi berbagai berbagai bentuk pokok-
pokok pembicaraan saat rapat berlangsung.
3. Penutupan rapat
Rapat yang berlangsung pada akhirnya akan di tutup oleh pimpinan rapat.

H. TIPE PESETA RAPAT

1. Tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauandan
kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain.
2. Tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menentang pendapat atau tidak
setuju dengan pendapat peserta yang lain.
3. Tipe pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif. Peserta rapat
tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan
informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat
lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran, dan lebih bersifat
pendiam.

I. TIPE PEMIMPIN RAPAT

1. Tipe otoriter, yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak, merasa paling
berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan
kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
2. Tipe demokratis, yaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau menerima
kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat
untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah,
pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.
3. Tipe laizess-faire, yaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan kepada
para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat
pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok,
tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja

TEKNIK PENGENDALIAN RAPAT

1. Pengendalian rapat bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan

kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya
secara bergantian. Peserta rapat diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa
harus melalui pemimpin rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasi jalannya
pembicaraan. Jika pembicaraan dirasa sudah cukup, pemimpin dapat menghentikan
perdebatan dan menyimpulkannya menjadi sebuah keputusan rapat.
2. Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan
kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para
peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pemimpin rapat dengan waktu
dan jumlah penanya yang sudah ditentukan.
 3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang
memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan
pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat
langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika
situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara
pengendalian bebas terbatas.

PELAKSANAAN RAPAT

1. Suasana pertemuan berlangsung terbuka

2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir
5. Bahasa harus komunikatif
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
8. Adanya notulen
9. Adanya rapat
10. Media rapat
11. Waktu

Berikut ini beberapa teknik bertanya pada saat rapat sedang berlangsung.

1. Pertanyaan Langsung (direct question)

Pertanyaan langsung merupakan pertanyaan yang biasanya dilakukan oleh pemimpin

rapat, dengan memberikan pertanyaan langsung pimpinan bertujuan untuk memberikan
motivasi dan dorongan agar peserta rapat dapat berpartisipasi aktif. Namun jika orang
yang ditanya secara langsung tidak dapat menjawab pertanyaan pimpinan tadi malah
akan membuat kurang percaya diri.
Contohnya: Pimpinan bertanya pada salah seorang peserta rapat "Menurut Pak Joko,
bagaimana cara meningkatkan penjualan komputer perusahaan kita bulan depan?"

2. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan(Indirect questions)

Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada
peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan
bersama oleh forum rapat.
Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open
management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?

3. Pertanyaan Umum (overhead question)

Pertanyan umum merupakan teknik bertanya kepada seluruh peserta rapat. Tujuan
menggunakan teknik bertanya umum adalah untuk mengaktifkan seluruh peserta rapat
agar sama-sama berfikir menjawab pertanyaan yang ditujukan kepada seluruh peserta
rapat.
Contohnya: Saudara-saudara apakah kita perlu menambah cabang perusahaan yang
baru?
4. Pertanyaan Terbuka (open question)
Pertanyaan terbuka adalah teknik bertanya kepada seluruh peserta dengan pertanyaan
terbuka, maksudnya adalah pertanyaan diajukan secara terbuka dan menimbulkan
jawaban yang bermacam-macam. Kalimat pertanyaan terbuka biasanya diawali dengan
apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh: Berapa lama kita akan menyewa tanah tersebut?

5. Pertanyaan Mengembalikan (reverse question)

Yang dimaksud pertanyaan mengembalikan adalah mengembalikan pertanyaan
kepada orang yang bertanya atau dengan kata lain, pertanyaan dijawab dengan
pertanyaan lagi. Pertanyaan ini juga dapat di tanyakan lagi kepada peserta rapat yang
lain, sehingga semua orang aktif memikirkan jawaban pertanyaan tersebut.

6. Pertanyaan Faktual (fact Question)

Pertanyaan ini diajukan untuk mencari fakta dan keterangan lain. Contoh: Siapa saja
yang menangani penjualan komputer itu?

7. Pertanyaan Retoris(Rhetorical question)

Pertanyaan retoris adalaah pertanyaan yang tidak memerlukan jawabannya, karena
orang lain sudah tahu jawabannya.
Contohnya: Kalau buka kita yang memajukan perusahaan ini, siapa lagi?.

8. Pertanyaan Penghargaan (question Award)

Pertanyaan penghargaan ditujukan karena ingin memberikan penghargaan kepada
orang yang memberikan ide atau masukan yang berguna.
Contoh: Bapak Amin, Bapak mengatakan bahwa membuka cabang baru di
Tanjungmorawa akan meningkatkan omset penjualan. Bisakah Bapak jelaskah lebih
lanjut?.

9. pertanyaan yg terpenting (Leading Question)

Maksud leading question ialah suatu pertanyaaan yang diungkapkan padahal
jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.
Contohnya: Sarana yang kita miliki masih kurang, bukan?
Menulis Notula/Notulen Dan Contoh
Pengertian Notula/Notulen Rapat
Notula/notulen rapat adalah ringkasan tentang jalannya rapat, seminar, diskusi, atau
sidang dan hal yang dibicarakan serta diputuskan dalam rapat tersebut dari awal acara
sampai akhir acara. Menurut kamus bahasa indonesia notulen atau notula bermakna
cacatan singkat mengenai jalannya persidangan / rapat serta hal yang dibicarakan serta
diputuskan. Notulen rapat bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara meyeluruh.
Notulen rapat dibuat supaya kita dapat mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai
dokumentasi kegiatan rapat. Notula/notulen adalah cacatan kecil dalam rapat biasanya
ditulis oleh notulis.

Fungsi Notula/Notulen Rapat

Notula/Notulen merupakan catatan ringkas, padat, sistematis, dari suatu kegiatan sidang.
Fungsi notula/notulen sangatlah penting terhadap kegiatan rapat tersebut. Karena di
dalam notulen/notula semua kegiatan rapat akan dibuktikan secara tertulis, berikut
fungsi notulen/natula :
1. Berfungsi sebagai bukti tertulis telah diadakannya rapat/sidang
2. Sebagai pengukur sukses atau tidaknya suatu rapat
3. Dan berfungsi sebagai pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari
keputusan rapat
Isi Notula/Notulen Rapat
Isi yang terkandung didalam notulen/notula yaitu sebagai berikut :
1. Tujuan kegiatan rapat/sidang
2. Hal - hal yang akan dibahas dalam rapat
3. Saran dan keputusan dari pelaksanaan acara
4. Waktu pelaksanaan kegiatan
5. Pihak - pihak yang terkait atau hadir dalam acara
Susunan Notula/Notulen
Didalam menulis notulen ada rangkaian yang harus diperhatikan agar disaat notulen
tersusun sinkat dan sistematis. Berikut susunannya :

a. Kepala Notulen, Kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen.
Adapun kepala notulen berisi tentang :
1. Nama atau tema yang di bahas
2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempal pelaksanaan acara
5. Unsur - unsur yang terlibat dalam acara (Ketua dan wakil ketua,
sekertaris, notulis, peserta.)

b. Isi notulen, isi notulen adalah bagian dari notulen yang berupa hal-hal yang di bahas
 dan hasil keputusan rapat. Isi Notulen ditulis agar dapat membedakan dari susunan
sistematis. Susunan sistematika dalam isi notulen dapat dibagi menjadi 4 yaitu :
1. Kata Pembuka
2. Pembahasan
3. Pembacaan keputusan
4. Waktu (Jam) Penutupan

c. Bagian akhir notulen, Bagian ini merupakan penulisan terakhir yang terkandung
didalam notulen yang membahas penjelasan tentang hal - hal akhir penulisan notulen.
Bagian akhir notulen dibagi menjadi 3 yaitu :
1. Nama jabatan
2. Tanda tangan
3. Nama pajabat, pangkat, atau NIP

d. Penandatanganan, Penandatanganan berisi tentang tanda tangan dari pihak - pihak

yang diangap penting dan bertanggung jawab atas terlaksananya acara rapat
tersebut.Notula biasanya ditanda tangani oleh ketua,wakil ketua, sekertaris, notulis.

Pengertian Notulis Dan Tugas Notulis

Menurut kamus besar bahasa indonesia (kbbi) notulis adalah orang yang bertugas membuat
notula (catatan rapat). Dengan begitu notulis adalah orang yang mampu meyimak, dan
menulis dengan baik agar hal - hal yang ada dalam diskusi tartangkap dengan baik.
Sederhananya notulis adalah seseorang yang yang mencatan hasil dari jalannya diskusi
dari mulai awal hingga akhir acara.

Tugas Notulis
Notulis mempuyai tugas dan peranan yang sangat penting didalam diskusi. Berikut beberapa
tugas dan hal - hal yang harus ditulis notulis di dalam diskusi :
1. Mencatat topik permasalah
2. Mencatat waktu (jam) dan tempat diskusi dilaksanakan
3. Mencatat jumlah peserta
4. Menyimak dan menulis segala hal atau proses yang berlangsung
dalam diskusi
5. Menuliskan kesimpulan atau hasil diskusi
6. Mendokumentasikan catatan tentang diskusi yang telah dilakukan

Menyusun notula (notulen)

Menyusun notula (notulen) adalah proses pengadaan laporan tertulis mengenai hasil
suatu rapat atau pengertian. Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan
atau keputusan dalam rapat.

Fungsi notula
yaitu sebagai dokumentasi (data/arsip) pertemuan :

- sebagai panduan melaksanakan kegiatan

- sebagai dasar pelaksanaan sebuah kegiatan
- sebagai acuan pertemuan selanjutnya

Jenis notula :
- Notula Harfiah adalah laporan mengenai sumbangan pendapat peserta
- Notula Rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat.

Penjelasan fungsi :
1. Sebagai panduan pelaksanaan kegiatan sebuah pertemuan pasti menghasilkan
simpulan (keputusan), biasanya hasil tersebut dijadikan panduan dalam melaksanakan
kegiatan
2. Sebagai dasar pelaksanaan sebuah kegiatan, lebih tepatnya hasil sebuah pertemuan
3.Sebagai acuan pertemuan selanjutnya
dengan adanya notula, kita bisa mengkaji sebuah pertemuan-pertemuan sebelumnya,
untuk dijadikan acuan dalam melaksanakan pertemuan yang lain.
Contoh Notulen/Notula

NOTULA RAPAT ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)

SMA N 2 UNGARAN

Hari & tanggal : Sabtu, 26 Oktober 2013

Waktu : Pukul 10.00 - 12.00 WIB
Tempat : Ruang OSIS SMA N 2 UNGARAN
Materi rapat : Rencana penyelenggaraan seminar pembuatan film dokumenter
Pimpinan rapat : Andika Pratama Pasaribu (Ketua OSIS)
Notulis : Anita Rahma
Jumlah peserta : Hadir: 15 orang
Tidak Hadir: -
Susunan acara : 1. Pembukaan
2. Pembahasan
3. Penutup
Pokok bahasan : 1. Tujuan diadakan seminar.
2. Waktu dan pelaksanaan seminar.
3. Peserta seminar.
4. Biaya penyelenggaraan semminar.
5. Pembicara seminar
6. Pembentukan panitia peyelenggara seminar.
Hasil pembahasan :
1) Kegiatan seminar bertujuan untuk menggali potensi dan kreativitas seni peserta
seminar.
2) Kegiatan seminar diselenggarakan pada 17 November 2013
3) Peserta merupakan pelajar atau mahasiswa
4) Biaya berasal dari anggaran OSIS untuk bidang kesenian dan sponsor.
5) Pembicara seminar adalah sutradara film dokumenter Joni Mananta (dalam
konfirmasi)
6) Panitia penyelenggara seminar diketuai oleh Amziral Taufani.
Ungaran Barat, 26 Oktober 2013
Ketua Notulis

Andika Pratama Pasaribu Anita Rahma