BENTUK BENTUK RAPAT

Beberapa macam-macam rapat dilihat dari segi peninjauannya:

1.  Menurut tujuannya,yaitu:     
a)     Rapat penjelasan(information conference) ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan
penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi,
tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.
b)     Rapat pemecahan masalah (problem solving conference) bertujuan untuk mencari
pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem
solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling
mengait.
c)      Rapat perundingan (negotiation conference) yaitu rapat yang bertujuan menghindari
timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan keduabelah
pihak.
2.   Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
a)     Rapat formal (formal meeting) ialah rapat  yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan
terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat
undangan.
b)     Rapat informal (informal meeting) ialah rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu
perencanaan formal. Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.
3.   Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:
a)     Rapat mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas maslah-
masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b)     Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu. Misalnya,
membahas rugi bulan yang lalu.
c)      Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan
Komisaris.
4. Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas: 
a)     Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
b)     Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang
dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.
5. menurut namanya, dibedakan menjadi tiga jenis:
a)     pertemuan kerja adalah rapat atau rapat para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-
hal yang berhubunga dengan pelaksanaan tugas suatu instansi
b)     Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan msalah kedinasan atau kerjaan (biasanya
dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas diinstansi pemerintahan)
c)      Musyawarah kerja adalah kata lain dari rapat kerja.     
6. Menurut urgensinya, dibedakan menjadi dua jenis:
a)     Rapat biasa adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang sudah
dianggap biasa
b)     Rapat penting adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang
dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi
anggota organisasi atau perusahaan itu sendiri.       
7. Menurut pesertanya, dibedakan menjadi:
a)     Rapat vertikal adalah pertemuan yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah
bawahan atau atasan.
 b)     Rapat horizontal adalah rapat yang didakan antar pejabat suatu organisasi/ perusahaan yang
sederajat.

PERENCANAAN RAPAT

            Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat
penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat
perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

            Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya
rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat
yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang
telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan
kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan
pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel
telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari
sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar
segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan :
·         Jumlah partisipan
·         Hubungan masing-masing partisipan
·         Level keintiman
·         Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
·         Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

2. Persiapan Aministrasi
a.       Membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum
penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b.      Menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan
perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c.       Menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa
lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai
dokumentasi.
d.     Mempersiapkan bahan rapat
       Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :

Ø  Hasil rapat yang lalu

Ø  Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
Ø  Peraturan-peraturan yang diperlukan
Ø  Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
Ø  Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
            Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :
·           Papan dan alat tulis
·           Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
·           OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.
·           Sound system, tape recorder
·           Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
·           Block note, ballpoint
·           Tustel handycam untuk mengabadikan rapat

f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)

PELAKSANAAN RAPAT

1.        Suasana pertemuan berlangsung terbuka

2.        Para peserta rapat berpartisipasi aktif
3.        Adanya kendali dari ketua rapat
4.        Hindarkan debat kusir
5.        Bahasa harus komunikatif
6.        Hindarkan monopoli ketika berbicara
7.        Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
8.        Adanya notulen
9.        Adanya rapat
10.    Media rapat
11.    Waktu

PERENCANAAN RAPAT

            Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat
penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat
perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

            Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya
rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat
yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang
telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan
kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan
pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel
telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari
sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar
segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan :
·         Jumlah partisipan
·         Hubungan masing-masing partisipan
·         Level keintiman
 ·         Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
·         Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

2. Persiapan Aministrasi
a.       Membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum
penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b.      Menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan
perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c.       Menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa
lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai
dokumentasi.
d.     Mempersiapkan bahan rapat
       Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :

Ø  Hasil rapat yang lalu

Ø  Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
Ø  Peraturan-peraturan yang diperlukan
Ø  Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
Ø  Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya

e. Persiapan peralatan rapat

            Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :
·           Papan dan alat tulis
·           Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
·           OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.
·           Sound system, tape recorder
·           Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
·           Block note, ballpoint
·           Tustel handycam untuk mengabadikan rapat

f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)