Materi Fasilitas Kantor

Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran

Pengelolaan Fasilitas bertujuan untuk :
1. Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem perencanaan secara
hati-hati dan seksama.
2. Mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana secara tepat dan efisien
3. Mengupayakan pemeliharaan sarana dan pra sarana agar siap pakai apabila
diperlukan
4. Membnatu personil dalam memberi layanan secara profesional dalam bidang sarana
dan pra sarana.
5. Dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja personil.

Jenis jenis fasilitas Fasilitas dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fasilitas fisik
dan fasilitas uang. Fasilitas fisik adalah segala sesuatu yang berupa benda atau
yang dapat dibendakan, yang mempunyai peranan dapat memudahkan dan
melancarkan suatu usaha fasilitas fisik dapat disebut juga dengan fasilitas
materiil. Karena fasilitas ini dapat memebrikan kemudahan dan kelancaran bagi
suatu usaha dan biasanya diperlukan sebelum suatu kegiatan berlangsung.
Fasilitas uang adalah segala sesuatu yang dapat memberi kemudahan suatu
kegiatan sebagai akibat dari nilai uang. Pengertian Fasilitas Adalah segala
sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan suatu usaha.
Sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha tersebut
biasanya berupa benda benda atau uang.

Pengertian sarana Sarana adalah segala fasilitas yang diperlukan dalam suatu
kegiatan/ aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, yang dapat meliputi barang
yang bergerak maupun barang tidak bergerak.

Pengertian Kantor : Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di

mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen
maupun berbagai tugas dinas lainnya.

Sarana yang terkait dalam suatu kantor adalah :

a. Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:
1. Faktor lingkungan tetangga.
2. Faktor dekat.
3. Faktor harga.
4. Faktor dekat labour market.
5. Faktor jalan keluar masuk pegawai.
6. Faktor keamanan.
b. Gedung
1. Dapat memberikan fasilitas.
2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.
c. Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat
dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap
kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus
dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang
kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesinmesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode
kerja dan kebutuhan kantor.
Prinsip prinsip manajemen fasilitas kantor :
a. Prinsip pencapaian tujuan : berhasil bilamana fasilitas selalu siap pakai setiap saat

bila akan digunakan.

b. Prinsip efisiensi : kegiatan pengadaan fasilitas dengan perencanaan, disertai dengan
juknis penggunaan dan pemeliharaan.
c. Prinsip administratif : pengelolaan fasilitas memperhatikan undang-undang (UU),
peraturan, instruksi dan pedoman yang berlaku.
d. Prinsip kejelasan tanggung jawab : perlu kejelasan tugas dan tanggungjawab personil
e. Prinsip kekohesifan : manajemen fasilitas hendaknya dapat terealisasikan dalam
bentuk proses kerja yang kompak dan baik.
6. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan pengadaan fasilitas
adalah sebagai berikut :
a. Cara melakukan perencanaan fasilitas
b. Kapan perencanaan fasilitas
c. Prosedur perencanaan fasilitas
d. Analisis kebutuhan fasilitas
7. Jenis jenis pengadaan fasilitas meliputi :
a. Cara pengadaan fasilitas dengan lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat
sendiri, menerima hibah.
8. Pengaturan fasilitas Kegiatan setelah fasilitas diadadakan dan tiba di kantor adalah
menyimpan atau meletakkan ditempat yang aman agar tetap terpelihara. Suatu prinsip
yang perlu diketahui bahwa kemudahan pengaturan fasilitas dipengaruhi oleh :
a. Banyaknya alat untuk tiap macam
b. Banyaknya ruangan
9. Penyimpanan
Menyimpan adalah meletakkan atau menaruh di tempat yang aman. Gudang adalah
ruangan tertentu yang digunakan untuk menyimpan barang perlengkapan. Gudang ada
macam-macam jenisnya. Yaitu gudang tertutup, terbuka dan campuran. Sarana gudang
dibedakan menjadi sarana teknis dan administrasi. Sarana teknis : rak gudang, rak
tertutup, alas kisi (pallet), forklift truk (bila sangat diperlukan)
Sarana administrasi : surat pengantar, formulir, berita acara.

10. Pemeliharaan fasilitas kantor

Tujuan pemeliharaan
a. Agar fasilitas / barang dapat bertahan lama
b. Untuk menjaga keselamatan barang agar tetap aman
c. Agar barang tersebut dapat digunakan seefisien mungkin dan seefektif mungkin
d. Untuk melatih agar bertanggung jawab bagi si pemakai maupun petugas
pemeliharaan.
Fungsi pemeliharaan
a. Menjaga agar barang tetap dalam keadaan baik dan utuh
b. Agar setiap saat dapat segera digunakan sampai batas umurnya
c. Untuk membedakan pemanfaatan barang yang masih bisa dipakai dan barang yang
sudah rusak