1.

Jelaskan perbedaan antara dokumen elektronik (electronic document) dan arsip

elektronik (electronic record)? 

Konsepsi Arsip Elektronik

International Council On Archives (ICA) mendefinisikan arsip sebagai :
Informasi yang terekam dibuat atau diterima dalam memulai, menjalankan, atau menyelesaikan
kegiatan institusional atau individu dan yang terdiri dari konten, konteks, dan struktur yang
cukup untuk memberikan bahan bukti kegiatan.

Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management, arsip memilliki beberapa karakter untuk
mendukung fungsi dan tugas pokok serta memberikan bahan bukti berikut ini.
Autentitas = Karakter orisinil arsip
Reliabilitas = Memberikan bukti yang tepat dan akuran
Integritas = arsip yang lengkap dan tidak dapat dirubah
Kegunaan = kesanggupan arsip untuk menempatkan, menemukan kembali, menyajikan, serta
menginterpretasikan aktivitas dan transaksi kegiatan organisasi.

Arsip elektronik menurut International Council of Archives (ICA), yaitu: arsip elektronik adalah
arsip yang dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengan menggunakan komputer
digital.
Menurut Undang – undang Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi Transaksi Elektronik
disebutkan bahwa: “ Dokumen Elektronik adalah setiap informasi Elektronik yang dibuat,
diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik,
optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan /atau didengar melalui computer
atau Sistem Elektronik, termasuk tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya,
huruf, tanda , angka, kode akses, symbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat
dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.”

Pengertian dokumen menurut ISO 15489-1 (Records Management – Part 1: General)

adalah unit informasi terekam yang terstruktur, secara logis atau fisik, not fixed as records.
Sedangkan arsip adalah dokumen yang dibuat, diterima dan disimpan sebagai bukti dan
informasi oleh sebuah badan organisasi, atau orang, untuk memenuhi kewajiban hukum atau
dalam transaksi bisnis. Arsip elektronik adalah arsip yang terdapat pada media penyimpanan
elektronik, yang dihasilkan, dikomunikasikan, disimpan dan/atau diakses dengan menggunakan
peralatan elektronik.
Perbedaan antara arsip elektronik dan dokumen elektronik adalah bahwa arsip elektronik
pada dasarnya diciptakan dalam suatu konteks transaksi atau bisnis dan disimpan sebagai bukti
dari aktivitas bisnis tersebut, yakni ia memiliki tujuan evidensial, sedangkan dokumen elektronik
umumnya diciptakan dan dikelola menggunakan berbagai data dan sarana manajemen dokumen,
seperti perangkat lunak Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS).
Apabila dokumen elektronik ini merupakan bagian dari transaksi bisnis maka ia merupakan arsip
elektronik.

2. Apa yang dimaksud dengan metadata?

Menurut ICA Study 16 (2005), metadata adalah data yang mendeskripsikan konteks, konten dan
struktur arsip dan manajemen arsip. Metadata merupakan konsep penting untuk arsip elektronik
karena metadata tentang konteks dan struktur arsip diperlukan untuk membuat arsip dapat
dipahami. Arsip elektronik sangat bergantung tidak hanya kepada konteks administratife yang
terdokumentasi dengan baik, tetapi juga pada metadata yang mendeskripsikan bagaimana
informasi terekam. Proses kegiatan dan fungsi serta sistem pengelolaan arsip dari penciptaan
arsip organisasi adalah bagian konteks dari arsip tersebut. Metadata adalah bagian penting dari
informasi kontekstual untuk membuktikan otentisitas, realibilitas, dan integritas arsip yang
menjadi bagian penting dari arsip elektronik.
Menurut ISO 23081-2 (2008) tentang Information and documentation-Records management
processes-Metadata for records, Part 2 : Conceptual and implementation issues, Secara umum
dijelaskan bahwa organisasi membutuhkan system informasi untuk menangkap dan mengelola
informasi kontekstual yang tepat untuk membantu penggunaan, pemahaman, manajemen dan
akses terhadap arsip dari waktu ke waktu. Informasi ini sangat penting untuk menegaskan
keaslian, keandalan, integritas, kegunaan, dan kualitas bukti arsip. Secara kolektif informasi ini
dikenal sebagai metadata untuk mengelola arsip.
Jajang Jailani

BMP ASIP4434 Otomasi dalam kearsipan