BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 1

Nama Mahasiswa : APRINDA MAREZTY

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 021935009

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4432/ OTOMASI DALAM KEARSIPAN

Kode/Nama UPBJJ : 47/ PONTIANAK

Masa Ujian : 2021/22.2 (2022.1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
JAWABAN NO 1

Aspek legalitas dalam proses pengarsipan kearsipan (Records Management) merupakan sistem yang
dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi, menurut Wikipedia. Banyaknya
aktivitas yang menyebabkan meluasnya ledakan informasi dalam bentuk dokumen yang ditemukan
dalam setiap perusahaan. Tujuan kearsipan yaitu untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian
kembali informasi yang dianggap penting dalam perusahaan. Keefektifan atau tidaknya tergantung pada
rancangan kearsipan pada setiap perusahaan.

Arsip dapat dibedakan menjadi dua kelompok yaitu, arsip transaksi yang terdiri dari cek, dokumen
pemesanan, dokumen pembelin dan nota-nota lainnya. Arsip transaksi ini biasanya diatur secara
sederhana berdasarkan urut nomor atau tanggal keluarnya. Sedangkan arsip referensi merupakan arsip
yang memerlukan sistem penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit. Arsip ini terdiri dari dokumen
surat menyurat, laporan, notulen rapat, akte perusahaan dan lain-lainnya.

Pengelolaan sistem arsip yang baik merupakan salah satu keharusan yang harus dimiliki oleh suatu
organisasi/perusahaan untuk memudahkan kelangsungan dan keberhasilan dalam mengelola sistem arsip
di dalamnya. Manfaat dengan adanya sistem kearsipan ini dapat memberikan manfaat baik secara
internal maupun eksternal perusahaan. Arsip yang dibuat harus menjadikan sumber informasi acuan dan
bahan pembelajaran berikutnya untuk perusahaan atau pihak yang berkepentingan.

Pengaturan kearsipan yang sebelumnya diatur dalam UU No 73 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan lalu kemudian digantikan dengan UU.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang disahkan
dan diundangkan pada tanggal 23 Oktober 2009. UU No 43 Tahun 2009 memberikan Kepastian Hukum
dalam penyelenggaraan Kearsipan Nasional yang artinya undang-undang ini akan memberikan kepastian
hukum untuk segala aktifitas penyelenggaraan kearsipan dalam perusahaan/organisasi. Arsip merupakan
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Aspek legal digitalisasi dan dampak hukum terhadap arsip mempunyai dampak teknologi
informasi terhadap administrasi yaitu meliputi :

1.Perubahan cara bekerja

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi untuk melakukan kegiatan terkait dunia administrasi
dan pengarsipan dapat dilakukan ditempat yang nyaman untuk melakukan keadministrasian. Pekerjaan
bisa dilakukan dengan lebih menyesuaikan kondisi yang mungkin memang tidak bisa dilakukan di
tempat yang mungkin kurang begitu leluasa untuk melakukannya.

2. Perubahan cara berkomunikasi

Cara berkomunikasi dapat dilihat untuk saat ini sudah tidak lagi dilakukan dengan cara yang kaku dan
konvensional. Saat ini sudah umum dan wajar apabila dalam menyampaikan informasi terkait akan
diselipkan lewat pesan singkat atau pesan elektronik dan multimedia, sambil menunggu dikirimkannya
informasi yang berbasis kertas atau hard copy. Penggunaan telepon kantor dengan yang masih manual
saat ini cukup dengan mengirimkan voice mail, voice notes, Whatsapp, mesenger, email, dan media
sosial lainnya akan mempermudah informasi yang didapatkan dengan baik dan lebih mudah dan bahkan
bisa lebih rinci detil informasi yang didapatkannya.
3. Perubahan persepsi tentang efisiensi

Perubahan ini membuktikan bahwa efisiensi sangatlah diperlukan dalam tata kelola administrasi yang
terus berkembang jenisnya dan diperlukan pemikiran yang benar-benar bisa membuat semuanya menjadi
lebih efisien dan praktis.

4. Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip

Untuk penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi atau arsip yang masih konvensional dan
mengandalkan sarana manual, semisal mesin tik, mesin stensil, kertas, untuk saat ini sudah sangat
berkembang. Banyak informasi atau arsip yang penciptaannya saat ini sudah menggunakan sarana atau
media elektronik misalnya dengan kamera digital, video, komputer dan sarana digital lainnya.

JAWABAN NO 2
Arsip Nasional Australia telah dengan baik mengidentifikasi sistem-sistem informasi dan sistem-sistem
elektronik yang berkaitan dengan otomasi kearsipan(3). Disebutkan bahwa sistem manajemen arsip
elektronik (Electronic Records Management Systems = ERMS) sebagai jantung dari otomasi kearsipan
akan sangat terkait dengan sistem-sistem informasi bisnis transaksional (Transactional Business
Information Systems = BIS) dan sistem manajemen dokumen elektronik (Electronic Document
Management Systems = EDMS) yang umum digunakan di perkantoran.
Arsip Nasional Australia menggunakan istilah sistem manajemen informasi dan arsip (Records and
Information Management Systems = RIMS) untuk "memayungi" sistem apapun yang menghasilkan,
mengkaptur atau mengatur informasi, tanpa mengabaikan formatnya. RIMS dapat berupa sistem berbasis
kertas atau sistem digital. RIMS termasuk semua sistem yang menghasilkan, mengkaptur, mengatur dan
menjaga informasi digital, dokumen digital dan data.
Business information systems (BIS) adalah sistem yang mencipta, menyimpan, memproses, dan
menyediakan akses ke suatu informasi bisnis organisasi. Informasi ini dapat dalam berbagai bentuk dan
termasuk data, dokumen dan arsip.
Contoh dari BIS adalah: sistem manajemen kasus; sistem e-commerce (sistem yang mendukung e-
business dan transaksi online); sistem manajemen relasi klien; sistem data geospasial; sistem manajemen
finansial dan SDM; sistem pusat pemanggilan; dan pangkalan data yang dibuat berdasarkan tujuan
tertentu atau dikostumisasi.
Electronic records management systems (ERMS) adalah suatu bagian dari BIS yang tujuan
utamanya adalah untuk mengkaptur dan mengatur arsip digital. ERMS adalah sistem yang dirancang
secara khusus untuk mengatur penciptaan, penggunaan, perawatan dan pembuangan arsip digital untuk
tujuan menyediakan bukti aktivitas bisnis.
ERMS dibedakan dari BIS lainnya oleh kemampuannya untuk: menjaga kontekstual informasi dan
elemen data arsip dinamis secara tepat, dan hubungan antar arsip untuk memungkinkan identifikasinya,
mendukung nilainya sebagai bukti dan menyediakan akses padanya sepanjang waktu; memungkinkan
aplikasi proses manajemen arsip, seperti klasifikasi, registrasi, pencarian dan penarikan, preservasi dan
pembuangan; dan mengaplikasikan kontrol arsip, seperti kontrol akses dan keamanan, untuk
mempreservasi konten dan mengamankan integritasnya.
Electronic document management systems (EDMS) adalah bagian lainnya dari BIS. Tujuan
utama dari sistem ini adalah untuk mendukung penciptaan, revisi dan manajemen dokumen digital.
EDMS melakukan fungsi-fungsi seperti: penyimpanan dan peng-indeksan dokumen, untuk pencarian
dan penarikan yang mudah; integrasi dengan paket software perkantoran dan sistem pengiriman pesan;
memungkinkan kerja kolaborasi; dan menyediakan kontrol akses dan versi dari dokumen.
Spesifikasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antara manajemen dokumen dan manajemen
arsip.
 Manajemen dokumen: berkaitan dengan kemampuan untuk mengaplikasikan penciptaan, revisi dan
kontrol manajemen pada tingkat dokumen. Manajemen dokumen menempatkan kontrol yang terbatas
atas dokumen dan terutama berkenaan dengan kontrol akses dan versi. Fungsionalitas ini biasanya
disediakan melalui software EDMS.
Manajemen arsip berkaitan dengan kemampuan untuk mengapli-kasikan kontrol pada penciptaan,
penerimaan, perawatan, penggunaan dan pembuangan arsip, termasuk proses untuk mengkaptur dan
menjaga bukti, dan informasi tentang aktivitas dan transaksi bisnis dalam bentuk arsip (yang dapat
termasuk dokumen atau agregasi dokumen). Fungsionalitas ini biasanya disediakan melalui software
ERMS yang dikhususkan, meskipun bentuk BIS lain dapat juga memasukkan kemampuan manajemen
arsip.

JAWABAN NO 3

Arsip Elektronik
Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi
berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen
elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat,
dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. Menurut National Archives and Record Administration
(NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana
hanya komputer yang dapat memprosesnya. Electronic records merupakan informasi yang terkandung
dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan
menyimpannya sebagai bukti kegiatan (Srirahayu, 2013:2).
Di Kementerian Keuangan sendiri arsip elektronik diatur ketentuan bentuknya, berupa :
a. teks, gambar, audio, dan video
b. arsip elektronik lainnya dalam format (ekstensi) tertentu.
Pengelolaan Arsip
Dalam pengelolaan arsip elektronik dilakukan beberapa kegiatan, yaitu :
a. penciptaan arsip elektronik berupa:
- pembuatan arsip elektronik yaitu kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu
untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan
Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang penciptaannya dalam format elektronik dan
arsip hasil proses alih media.
- penerimaan arsip elektronik dari eksternal Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang
diterima dalam format elektronik serta arsip hasil proses digitisasi arsip.
Ketentuan dalam penciptaan arsip elektronik, sebagai berikut:
- sesuai dengan prosedur dan menggunakan sistem informasi yang berlaku.
- dalam format yang sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas, yang berlaku di lingkungan
Kementerian Keuangan.
Sementara kegiatan dalam penciptaan arsip elektronik, meliputi:
- Registrasi arsip elektronik
- Agregasi, merupakan akumulasi dari entitas arsip elektronik yang saling berkaitan dan/atau memiliki kesamaan
tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan. Kegiatan ini ditentukan berdasarkan suatu tingkatan sesuai
dengan kebutuhan, antara lain: agregasi pada Tingkatan Seri (Series), agregasi pada Tingkatan Berkas (File),
agregasi pada Tingkatan Item
b. penggunaan arsip elektronik
 - dilaksanakan berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
- diberikan selama waktu penggunaan dan otomatis akan tertutup oleh sistem informasi pengelolaan
arsip elektronik.
- harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengelolaan arsip elektronik.
c. kegiatan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan dalam rangka :
- antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem elektronik sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
- preservasi arsip elektronik, yang dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:
o migrasi, yang merupakan proses pemindahan arsip elektronik dari perangkat yang telah usang
ke perangkat terkini
o konversi, yang merupakan proses perubahan format arsip elektronik ke format data untuk
preservasi jangka panjang
o enkapsulasi, yang merupakan proses membungkus arsip elektronik, metadata, spesifikasi
format, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk membaca informasi arsip tersebut di
masa mendatang
o emulsi, yang merupakan proses penciptaan kembali lingkungan sistem sebagaimana arsip
elektronik tersebut diciptakan.
d. penyusutan arsip elektronik
pelaksanaan kegiatan dalam penyusutan arsip elektronik, yaitu :
- pemindahan arsip elektronik inaktif oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. dilakukan pada arsip
elektronik yang telah memasuki masa retensi inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
dilingkungan Kementerian Keuangan dengan cara pemindahan hak akses dan/atau database dari
Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
- pemusnahan arsip elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata cara pemusnahan
arsip di lingkungan Kementerian Keuangan melalui koordinasi dengan Pusat Sistem Informasi
dan Teknologi Keuangan dan/atau Unit Kerja yang memiliki kewenangan pengelolaan sistem
dlan teknologi informasi.
- penyerahan arsip elektronik statis ke lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip elektronik yang
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip berketerangan permanen dan dilaksanakan berdasarkan
ketentuan penyerahan arsip statis di lingkungan Kementerian Keuangan.
Tata Cara Alih Media Arsip Elektronik
Merupakan kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka
memudahkan akses arsip dan pemeliharaan arsip dilakukan untuk mendukung pemeliharaan arsip
dengan memperhatikan:
a. kondisi arsip, dengan kriteria, antara lain:
- arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik
- arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru
- informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui
lagi karena perkembangan teknologi
b. nilai informasi, dengan kriteria paling sedikit:
 - informasi yang harus diumumkan secara serta merta berdasarkan ketentuan peraturan
perundangundangan mengenai keterbukaan informasi publik.
- informasi yang termasuk dalam kategori arsip berketerangan permanen dalam Jadwal Retensi
Arsip Kementerian Keuangan.
- dilaksanakan sesuai dengan tata cara alih media arsip.
Alih media arsip dilakukan terhadap materi arsip pada media tertentu sebagai berikut:
o bentuk kertas dan/atau analog ke bentuk elektronik;
o bentuk elektronik versi lama ke bentuk elektronik versi baru;
o bentuk elektronik ke bentuk kertas dan/atau analog; atau
o bentuk media satu ke media yang lain.
pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip, meliputi :
a. Unit Kerja yang memiliki tugas melakukan urusan tata usaha
b. Unit Pengolah,
c. Unit Kearsipan
d. Pejabat Fungsional Arsiparis

Dari hasil pengelolaan arsip elektronik tersebut diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai berikut :

Manfaat Sistem Pengarsipan Elektronik

Menurut Sukoco (2006:112), terdapat beberapa manfaat sistem pengarsipan elektronik, yaitu sebagai
berikut:
1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
2. Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan
menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam
bentuk full text dokumen.
4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprint-nya tanpa
dapat mengubahnya.
5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam
bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau kurang
lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).
6. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisisr
karena tersimpan secara digital.
7. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan mudah dilakukan
melalui LAN maupun internet.
8. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan
secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang compatible.
Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun
pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan.

Banyak pihak yang menyatakan bahwa definisi yang telah ada tentang arsip tidak dapat mengakomodir
keberadaan arsip elektronik. Berkaitan dengan hal tersebut, International Council on Archives (ICA)
mendefinisikan arsip sebagai: informasi yang terekam dibuat atau diterima dalam memulai, menjalankan
atau menyelesaikan kegiatan institusional atau individu dan yang terdiri dari konten, konteks dan struktur
yang cukup untuk memberikan bahan bukti kegiatan.

Menurut ICA, arsip dapat diklasifikasikan ke dalam dua kriteria:

1. berdasarkan fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagai jenis aktivitas dan transaksi di dalam
lingkungan perkantoran. Sebagai contoh: berkas kasus, berkas pengadilan, berkas (yang berorientasi
pada aktivitas) subyek, berkas pegawai, berkas korespondensi, dokumen web site, dsb; dan/atau
2. berdasarkan bentuk dan formatnya. Sebagai contoh: dokumen yang diolah dengan pengolah kata
(word), database, dokumen hypertext, gambar, spreadsheets, e-mails, voice mails, video, dsb.

Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management, arsip memiliki beberapa karakter untuk
mendukung tugas pokok dan fungsi serta memberikan bahan bukti:
1. Otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan dengan konteks, struktur dan konten. Artinya
arsip dimaksudkan memiliki pokok isi.
2. Reliabilitas, yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahan bukti yang dapat dipercaya. Arsip
tersebut memiliki konten yang dapat dipercaya karena secara lengkap dan akurat menggambarkan
transaksi, aktivitas, dan fakta-fakta.
3. Integritas, yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dan tidak dapat diubah.
4. Ketergunaan, yaitu kesanggupan arsip untuk menempatkan, menemukan kembali, menyajikan, dan
menginterpretasikan aktivitas dan transaksi kegiatan organisasi.

Berdasarkan ICA Study 16, struktur dan konteks merupakan kunci untuk memahami suatu arsip.
Struktur berkaitan dengan bagaimana arsip direkam, termasuk penggunaan simbol-simbol, tata letak,
format, media, dan sebagainya.
Menurut ICA Study 16, metadata adalah data yang mendeskripsikan konteks, konten dan struktur
arsip dan manajemen arsip.
Seperti yang disebutkan di dalam konsep arsip, informasi tentang konteks adalah salah satu elemen
yang diperlukan untuk memberikan bahan bukti kegiatan yang dihadirkan di dalam arsip.
Pada arsip elektronik, konsep tersebut muncul di semua bentuk informasi, yang diperlukan untuk
memahami dan menggunakan arsip (misalnya: dokumentasi sistem yang diperlukan pada saat arsip
dimigrasikan ke platform yang baru, atau dipindahkan ke lembaga kearsipan statis). Metadata dapat
menyajikan maksud yang berbeda, seperti penemuan kembali, ketergunaan, otentisitas, reliabilitas,
pemeliharaan, preservasi, dan penilaian.
Study ICA 16 menyebutkan definisi sistem pengelolaan arsip sebagai suatu sistem informasi yang
dikembangkan untuk maksud penyimpanan dan penemuan kembali arsip, serta diatur untuk mengontrol
fungsi tertentu pada penciptaan, penyimpanan dan akses arsip untuk melindungi otentisitas serta
reliabilitas arsip.
Pada penciptaan arsip, ICA Studies 8 menjelaskan bahwa berbeda dengan lingkungan arsip tradisional,
daur hidup arsip pada lingkungan arsip elektronik harus dikembangkan ke belakang pada tahap sebelum
penciptaan arsip, yang dirujuk sebagai tahap "konsepsional"(6).
Identifikasi ketentuan untuk arsip dijelaskan di dalam ICA Study 16, yang merupakan tahap ketiga
dalam implementasi pengelolaan arsip dan ketentuan arsip statis yang harus dipreservasi di dalam suatu
lingkungan sistem informasi yang baru atau sistem yang telah ada. Tahap ini bertujuan untuk
mendefinisikan secara jelas:
1. arsip mana yang harus dikaptur dan dipelihara;
2. mengapa organisasi harus mengkaptur arsipnya;
3. berapa lama arsip perlu dipelihara;
4. karakter arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan.
Arsip Nasional Australia memberikan suatu cara bagaimana menentukan retensi arsip elektronik
dengan mengidentifikasi kemungkinan tanggal penentu dan kalkulasi tanggal evaluasi dari penentuan
tanggal tersebut, atau mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai guna sekunder dan menentukan tanggal
evaluasinya(7).
Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik, jadwal retensi
harus:
1. dibuat untuk setiap jenis informasi,
2. disetujui oleh seluruh unit kerja yang terkait dan pejabat di dalam organisasi,
3. disetujui setelah mencari bantuan hukum untuk menjamin bahwa masalah hukum dapat diselesaikan,
4. seluruh sistem dan dokumentasi prosedural yang dibuat harus tercakup di dalam jadwal retensi,