INISIASI 1

Definisi Arsip dan Manajemen Dokumen Elektronik

TUTOR : TUMINI SUJOKO

Definisi Arsip dan manajemen Arsip Elektronik

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
Peran rekod/arsip dalam organisasi

 Sumber informasi penting organisasi

 Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi
 Akuntabilitas organisasi
 Mahal dalam penciptaan dan pemeliharaan.

Rekod/arsip adalah
• mission-critical business resource –harus dan perlu
dikelola— manajemen rekod
Manajemen Dokumen Elektronik
Dalam pengelolaan dokumen institusi maupun perusahaan ada tiga (3)
metode, yaitu:

 Metode Sentralisasi
Pengelolaan dokumen perusahaan yang dipusatkan pada satu unit
khusus kearsipan yang berada di kantor pusat. Metode ini hanya
dapat digunakan untuk perusahaan/organisasi yang tidak terlalu besar
dan tidak memiliki cabang atau kantor tersebar, sehingga akan lebih
mudah di dalam melakukan kontrol dokumennya.
Manajemen Dokumen Elektronik
 Metode Desentralisasi
Pengelolaan dokumen perusahaan manakala setiap unit/cabang/kantor memiliki bagian
khusus yang menangani pengelolaan dokumen tersebut, namun pengaturan dan kebijakan
pengelolaanya diatur oleh kantor pusat dan memiliki standarisasi yang berlaku pada
seluruh unit/cabang/kantor yang tersebar di beberapa daerah/tempat yang jauh dari
kantor pusat.

 Metode gabungan (Sentralisasi dan Desentralaisasi)

Pengelolaan dokumen perusahaan/organisasi dengan cara menggabungkan 2 (dua) metode
sentralisasi dan desentralisasi. Metode ini digunakan karena perusahaan/organisasi
memiliki jenis dokumen yang sangat beragam, sehingga dibutuhkan pemisahan pengelolaan.
Dengan demikian dokumen perusahaan yang bersifat umum dapat dikelola oleh masing-
masing unit/cabang/kantor di luar kantor pusat, sedangkan yang bersifat khusus dan
memiliki tingkat kerahasiaan dan kepentingan yang tinggi dikelola oleh unit kearsipan
pusat.
Manajemen dokumen elektronik

Record Electronic dapat didefinisikan "an electronic is a record that is

suitable for manipulation, transmision or processing
by a digital computer".

(Pengolahan rekod elektronik adalah rekod yang senantiasa mampu

ditranmisikan, dikelola, dan diproses dengan komputer secara digital).
(International Council on Archival (1996:p.5)
Proses penciptaan arsip/dokumen elektronik

A. Penciptaan secara elektonik atau otomasi

Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip
elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti
kamera digital, perekam suara, perekam video, computer, dst

B. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital

Proses ini lebih dikenal dengan sebutan digitalisasi arsip sebagai
proses penciptaan arsip elektronik dengan tujuan untuk melindungi
arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.
Proses penciptaan arsip/dokumen elektronik

Manajemen dokumen elektronik adalah pengganti dari

pekerjaan yang bersifat manual ke dalam sistem
elektronik dengan menggunakan aplikasi yang sesuai
dengan kebutuhan.
Jenis penyimpanan arsip elektronik

A. Media Penyimpanan Magnetik

• Harddisk
• Floppy disk drive
• Zip driver

B. Media Penyimpanan Optikal

• CD (compact Disc)
• DVD (digital video Disc)